Fakta o udsan om de muliheder o trusler, kommunerne står over for netop nu o om at løse dem 2011 7 SKARPE TIL TRØJBORG Mater kommunerne at væle fra - eller forstår de kun at bye til? Læs svaret på dette o 6 andre spørsmål til KL's formand, Jan Trøjbor. SIDE 6-7 Lav flere fejl Hvis du for alvor vil inddrae borerne, skal du turde lave fejl, lyder rådet fra Skanderbor Festival. SIDE 8-9 Innovation i en sparetid Kommunerne vil fortsat satse på udviklin, selv om økonomien halter, konstaterer Jacob Torfin, RUC. SIDE 12-13
02 Trendens2011 Spot på udfordriner Leder Et uforbeholdent blik på kommunernes fremtid Malene Kjær-Jepsen formand for ffuk Du sidder lie nu med anden udave af Trendens et maasin, der sætter spot på aktuelle kommunale udfordriner. Vi håber, at det vil ive di od inspiration o lidt at tænke over, at vi i Trendens 2011 belyser tre veje til at håndtere den aktuelle kommunale virkelihed: FRAVALG, SAMSKABELSE o TEKNOLOGI. Trendens 2011 er udviklet i et samarbejde mellem manaementkonsulentvirksomheden Capacent, kommunikationsfirmaet Tankean o Foreninen for Udviklinskonsulenter (ffuk). Samarbejdet er båret af en fælles intention om at beskrive kommunernes udfordriner o potentialer på en ny måde. Formålet er at ive di et uforbeholdent blik ind i den dalida, udviklinskonsulenterne i kommunerne møder i 2010. O det, de forventer i fremtiden krydret med input fra kommunale topledere. Det enkelte ffuk-medlem observerer, analyserer o vurderer til stadihed forskellie dele af kommunernes virkelihed fra sin nøleposition i de kommunale oranisationer. Med omkrin 400 medlemmer landet over oplever ffuk den kommunale virkelihed på første hånd o det er denne indsit, Trendens 2011 byer på. Læs Trendens 2011 o bliv, ennem fakta fra Capacents undersøelse, ffuk s vurderiner o Tankeans artikler klædt på til at komme ba om kommunernes strateiske udfordriner netop nu. God læselyst! Foreninen for Udviklinskonsulenter, ffuk www.ffuk.dk Foreninen for Udviklinskonsulenter er en forenin for alle, der arbejder med udviklin på strateisk niveau i kommuner o reioner. ffuk blev stiftet i 2005 for at skabe et fællesskab, hvor medlemmerne udvikler hinanden falit, iver hinanden sparrin o inspiration o styrker hinanden i rollen som interne konsulenter. ffuk vil være aktiv frontløber i udviklinen af den kom munale sektor o være synli i den offentlie debat. ffuk har 380 medlemmer fra kommuner o reioner. Tankean www.tankean.dk Tankean leverer vanebrydende visuel kommunikation til de danske kommuner o deres selskaber. Tankean har eksisteret siden 1986. Tankean hjælper med at fortælle kommunernes ode historier til borere, medarbejdere, kunder o samarbejdspartnere. Tankean har 22 ansatte i Frederikshavn o København. Capacent www.capacent.dk Med udanspunkt i Capacents sammensætnin af Manaement Consultin, Market Research o People Services hjælper Capacent kommunerne med at enerere kritisk viden, udvikle strateier o optimere processer med et stærkt fokus på udviklin af menneskelie ressourcer. Capacent er Nordens førende konsulenthus med flere end 500 medarbejdere. Capacent har hovedsæde i København o kontorer i Danmark, Sverie, Island, Finland o Nore.
Data o interview Trendens2010 03 Økonomien sætter dasordenen Topchefer o udviklinskonsulenter ser tilpasnin som den største udfordrin for kommunerne Af Jesper Høeh, director, Capacent A/S o Bjarne Kastber, senior manaer, Capacent A/S Ny analyse af trendenser i kommunerne Kommunernes overordnede strateiske udfordriner skifter naturlivis ikke lie fra det ene år til det andet. Det ør snarere de strateiske initiativer eller virkemidler, der taes i anvendelse. Capacent har netop ennemført en analyse, der bl.a. viser, at kommunernes altoverskyende udfordrin frem mod 2011 (fortsat) er at tilpasse o udvikle den kommunale service i en stram økonomisk virkelihed. Nole kalder det effektiviseriner, andre er mere direkte o kalder det besparelser o omprioriteriner. De mest radikale forudser en uundåeli omlænin af hele velfærdssamfundet herunder kommunernes fremtidie rolle i samfundet. I den ennemførte analyse, som baseres på vurderiner fra en række kommunale topchefer med»strateiske briller«på samt en bred kreds af kommunale udviklinskonsulenter med aktuelle handson erfariner, er der identificeret flere spændende trendenser. Udviklin af økonomistyrin Effektiviserin af administrative rutiner Ledelsesudviklin Diitaliserin af ydelser Forbedrin af samarbejde internt i kommunen Bruer o borerinddraelse Kvalitetssikrin af eksisterende ydelser Tilpasnin af oranisationen (strukturen) Kompetenceudviklin af medarbejdere Tiltræknin af kompetent arbejdskraft Afbureaukratiserin internt i kommunen Samarbejde med andre kommuner Forbedrin af kommunens omdømme Samarbejde med private leverandører Hvor viti er følende emner for din kommune netop nu? 77 15 75 19 6 71 25 4 68 25 7 59 32 9 52 39 16 50 36 14 49 34 17 44 44 12 43 35 22 32 33 35 27 44 29 23 42 35 15 35 50 0% 50% 100% 8 Meet / i høj rad I noen rad I mindre rad / slet ikke Stinin / fald i forhold til sidste år Udviklinen det seneste år Udviklin af økonomistyrinen o effektiviserin af de administrative rutiner står oså i år højest på dasordenen. Ikke overraskende kommunerne bliver klemt på penepunen, o den demorafiske udviklin med flere ældre fortsætter, o de store årane af ældre nærmer si pensionsalderen med stor hast. Effektiviserinen på syehusene betyder, at der bliver flere ambulante behandliner, o alt i alt betyder det, at flere ældre skal serviceres i kommunen. Det er kritisk at vide hvad ivne aktiviteter o services koster. Altså øre det mere ennemskuelit. Kommunerne skal have nole»håndta«til at kunne se, hvad der økonomisk sker, når der henholdsvis skrues op eller ned for aktivitetsniveauet. Økonomistyrinen er et centralt prioriterinsværktøj. Dytie ledere er aførende for at få løst de mane strateiske udfordriner, så det kan ikke undre, at ledelsesudviklin holder den samme 3. plads som sidste år. Til enæld er tiltræknin af kompetent arbejdskraft dalet ned på listen fra, at 51 % fandt det»i høj eller meet høj rad«vitit til i år 43%. Det skyldes sikkert den aktuelle situation på arbejdsmarkedet, men i interviewrunderne blev det understreet, at man må forvente, at allerede i 2012 vil billedet vende, o det vil ien blive svært at få kompetente medarbejdere i kommunerne. Øet diitaliserin af ydelser o forbedrin af samarbejdet på tværs i kommunen er oså højt på listen. Det er i da 68% mod 51% i 2009, der vurderer det»i høj eller meen høj rad«er vitit. Det skyldes måske, at det kan være lettere at ennemskue evinster ved at optimere disse områder end ved tilpasnin af oranisationen, som tilsvarende er faldet fra 58% til 49%. Bruer- o borerinddraelse er røet op fra, at 38% fandt det»i høj eller meet høj rad«vitit til i år, hvor tallet er 52%. Det stemmer fint sammen med, at der i næsten alle interviewrunderne nævnes nødvendiheden af, at civilsamfundet i lant højere rad end hidtil skal inddraes i at løse flere kommunale opaver.
04 Trendens2011 Medlemsundersøelse Fraval, samskabelse o teknoloi Årets trendenser taer afsæt i kommunernes stramme økonomiske virkelihed Jesper Høeh, partner Capacent Bjarne Kastber, senior manaer Capacent 1. Fraval behov for realisme omkrin det kommunale serviceomfan Udiftspresset på kommunerne vokser år for år, men indtæterne kan ikke føle med. Derfor er kommunernes økonomi meet hårdt spændt for, o der står besparelser o effektiviserin på dasordenen. Der må ske en nedjusterin af borernes forventniner til kommunens ydelser, barrierer o uformelle hierarkier, som er forhindriner for forandrin, må identificeres, o man må i højere rad end hidtil forplitie si på tværs af oranisationen o enerere løsniner sammen med andre områder end lie sit eet. Salamimetoden med at skære en lille procentdel på alle områder holder ikke lænere. Den skaber en nedskærinskultur i oranisationen, som medfører et dårlit arbejdsmiljø o rinere service for borerne. Derfor må kommunerne prioritere deres aktiviteter på alle niveauer, o her spiller fraval en central rolle. Fraval er en positiv handlin en Besparelsesområder Antal besvarelser Procentfordelin Børne- o uneområdet 78 60 % Socialområdet 78 60 % Ældreområdet 70 54 % Kultur- o fritidsområdet 56 43 % Teknik o miljø 42 32 % Beskæftielsesområdet 41 32 % Ved ikke 25 19 % Je forventer ikke, kommunen vil ennemføre besparelser 13 10 % ffuk's medlemmer har i undersøelsen vurderet, hvilke områder, deres kommune vil spare på i det kommende år. nødvendi del af enhver prioriterin. Det vanskeliste ved fraval for både mennesker o kommuner er, at man skal ive slip på det, man har for at få noet nyt. I det ennemførte survey peer respondenterne på de områder, hvor fravalene vurderes uundåelie. Inen områder forventes at å upåvirket iennem. Børne- o Uneområdet, Socialområdet o Ældreområdet synes do at være de mest oplate for at skulle reducere servicen over for borerne. Men som en af fokusrupperne konkluderede, der skal»en codyl krisestemnin til, før man kan handle o ændre serviceniveauer«. 2. Samskabelse behov for nytænknin i samspillet med borerne Riti mane i interview-runderne o 52 % af de adspurte i analysen, peer på, at civilsamfundet i lant højere rad skal inddraes i at løse endnu flere kommunale opaver end i da Se tabellen nedenfor. Aktører, kommunen forventes at samarbejde mere med Procentandel Borerinddraelse i opaveløsnin 52 % Bru af private leverandører 43 % Samarbejde med andre kommuner 52 % Samarbejdet med andre kommuner får oså en høj score, mens bru af private leverandører får en noet mindre. Styrken ved en øet involverin af borerne er bl.a. en øet fleksibilitet i forhold til private leverandører o fastansatte kommunale medarbejdere. Så meet tyder på, at vi skal tilbae til et mere forplitiet fællesskab, bl.a. ved at udvikle partnerskaber med fx frivillie oranisationer, forældre o borerrupper. Samskabelse skal fremover være borerinddraelse på den udviklende måde o
Holdniner o viden Trendens2011 05 Hvilke midler forventer du, at din kommune vil tae i anvendelse for at ennemføre effektiviserinstilta inden for det nærmeste par år? Diitaliserin/IT-anvendelse 85 % Procesoptimerin 70 % Indkøb o outsourcin Ledelse 45 % 52 % Kompetenceudviklin 28 % Andet 5 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % Procentandel det skal ikke bare være som et supplement, men en ny måde at udvikle kerneydelserne på. Men det skal øres på den ritie måde. Det må ikke øres for bureaukratisk, så det forhindrer borerne i at ive sin hjælp, o på den anden side må det ikke føles som en ekstrabelastnin for kommunen. Det kræver en holdninsændrin hos borene o kommunens ansatte, o dernæst skal der sættes processer i an, hvor folk mødes omkrin den fremtid, vi år ind i. Borerne o andre interessenter skal selv tae fuldt ejerskab til aktiviteter o projekter, som er til avn for lokalsamfundet. Hvis kommunen deltaer som lyttende medspiller, kan samarbejdspartnere ennemføre projekter o udføre masser af arbejde for fællesskabet. O det skal vel o mærke ikke kun være inden for områder, hvor man selv har en direkte interesse, fx i ens barns børnehave, men alle steder, hvor der er et behov. 3. Teknoloianvendelse et reelt effektiviserinsmiddel Behovet for effektiviseriner er uomtvistelit. Spørsmålet er mere hvilke midler, der kan taes i anvendelse. I hele 85 procent af de besvarelser der er indkommet i den landsdækkende analyse blandt viklin. Ledelse er et område, der er kommet mere i fokus, o som forventes at nyde stiende opmærksomhed i årene fremover. kommunale udviklinskonsulenter, nævnes diitaliserin o øet it-anvendelse som midlet til effeklin som en kærkommen mulihed til at øre Kommunerne skal ribe den teknoloiske udviktiviserin i kommunerne. Fokus er her ikke blot på arbejdet mere effektivt. Kravene til service stier, o der bliver færre medarbejdere. Det ælder at lade borere o virksomheder selvbetjene si men oså i højere rad at understøtte en automatiserin af den kommunale service. af ældre vil stie betydelit i de kommende år. fx typisk inden for ældreområdet, hvor antallet Derfor skal kommunerne udnytte teknoloien på Som det ses af fiuren <ovenfor>, er der oså alle niveauer. Det ælder diital sasbehandlin andre virkemidler, der vil blive brat i spil. Det o borerservice, men det ælder oså robotter, ælder procesoptimerin, som repræsenterer en maskiner o teknoloi, som kan reducere mænden af manuelt arbejde. Indsatsen kræver stærke traditionel effektiviserinstilan, indkøbsoptimerin, som ikke rammer oranisationen internt kompetencer blandt ledere o udviklinsansvarlie o samarbejde på tværs af o i kommunerne. så hårdt, o endeli ledelse o kompetenceud- Fakta om datarundlaet Data er indsamlet af Capacent o primært indsamlet i første kvartal 2010. Der er dels anvendt et elektronisk survey omfattende 130 udviklinskonsulenter fra ffuk, der samlet repræsenterer 69 procent af landets 98 kommuner. Dels ennem to fokusruppeinterview med udviklinskonsulenter fra Vest- o Østdanmark. Endeli har bestyrelsesmedlemmer fra de fire chefforeniner KOMDIR (Kommunaldirektører), OHRC (Offentlie HR chefer), KTC (Tekniske chefer) samt BKF (Børne- o Kulturchefer) bidraet med holdniner o synspunkter på fire separate fokusruppemøder.
06 Trendens2011 Prioriterin T r e n d e n s 1 Fraval Udiftspresset på kommunerne vokser år for år, men indtæterne kan ikke føle med. Derfor er kommunernes økonomi meet hårdt spændt for, o der står besparelser o effektiviserin på dasordenen. Salamimetoden med at skære en lille procentdel på alle områder holder ikke lænere. Den skaber en nedskærinskultur i oranisationen, som medfører et dårlit arbejdsmiljø o rinere service for borerne. Derfor må kommunerne prioritere deres aktiviteter på alle niveauer, o her spiller fraval en central rolle. Fraval er en positiv handlin en nødvendi del af enhver prioriterin. Kommunerne skal afvikle ammelt for at kunne udvikle nyt. sparevejen fører ikke frem 7 spørsmål om fraval til KL's formand Jan Trøjbor S p ø r s m å l 1 Hvilke fraval kan/skal kommunerne foretae for at få økonomien til at hæne sammen? Kan det blive nødvendit at væle noet fra for at få råd til udviklin? I den kommunale økonomi foreår der hele tiden en prioriterinsdiskussion oså i bedre tider end de nuværende. At prioritere er en kerneopave for ethvert byråd, o hvad man vil prioritere lokalt, er op til det enkelte byråd at tae stillin til. Det er jo derfor, vi har et lokalt demokrati. En aktuel problemstillin i stort set alle kommuner er de voldsomme stininer i udifterne til de specialiserede sociale områder, der omfatter anbrate børn o une, specialundervisnin o handicappede. Det kan ikke fortsætte i en situation som nu, hvor kommunerne har en meet stram økonomi. Ellers risikerer vi voldsomme nedskæriner på det såkaldte normalområde altså børnepasnin, folkeskole o ældrepleje. Så her har kommunerne en fælles udfordrin. S p ø r s m å l2 Er kommunerne ikke bedre til at skabe nyt end til at væle noet ammelt fra? Det er altid sjovere at være innovativ o skabe nyt end at ennemføre besparelser, det er klart. O bee elementer indår jo i den kommunale hverda. Men lie nu er adskillie kommuner i an med at enåbne deres budetter o ennemføre omfattende sparerunder for at sikre, at udifterne ikke skrider. Det er udtryk for rettidi omhu o et eksempel på, at kommunerne så absolut er i stand til at tae ansvar for at styre økonomien oså når det kræver upopulære beslutniner. S p ø r s m å l3 Hvilke fraval må staten øre for at få kommunernes økonomi til at hæne sammen? Indtil videre væler reerinen alene sparevejen som løsnin på de økonomiske problemer. Det tror je er uklot. Je kunne odt savne en større vilje fra reerinen til at ennemføre reformer, der øer arbejdsudbuddet o dæmper borernes forventniner til, hvad vi kan forvente fra det offentlie. S p ø r s m å l4 Er fraval en viti opave for kommunerne eller er det statens ansvar? Det er rundlæende Folketinets ansvar at beslutte, hvilke velfærdsordniner vi skal have i dette land. O dermed oså, hvilke rupper der har krav på hvilke ydelser. Men kommunerne har
Politisk ansvar Trendens2011 07 et betydelit råderum til at foretae prioriteriner mellem de forskellie serviceområder inden for rammerne af den lovivnin, Folketinet vedtaer. S p ø r s m å l5 Når kommunerne effektiviserer er det så fraval, prioriterin eller blot nye måder at løse opaverne på? Effektiviserin handler rundlæende om at løse samme opave for færre ressourcer, så borerne får mest mulit for deres skattekroner. Dermed kan effektiviserin sikre, at en kommune skaffer si råderum til at prioritere servicen på et eller flere områder til avn for borerne eller, som vi ser det flere steder i øjeblikket, at kommunen får økonomien til at hæne sammen. S p ø r s m å l6 Kan du nævne vellykkede eksempler på fraval i kommunerne? KL har netop udivet en publikation, der indeholder et væld af eksempler på kommunale effektiviseriner o forenkliner, der har friivet midler til Jan Trøjbor (S), 54 år Medlem af kommunalbestyrelsen i Horsens 1978-1986. Medlem af Folketinet fra 1987-2005. industriminister, transportminister, forskninsminister, minister for udviklinsbistand o forsvarsminister 1994-2001. Bormester i Horsens Kommune fra 2006. Formand for Kommunernes Landsforenin fra 2010. omprioriterin i driften. Fx har Gladsaxe Kommune ved hjælp af lean halveret sasbehandlinstiden for byetilladelser. S p ø r s m å l 7 Reerinen taler meet om best practice at øre som de billiste kommuner på alle områder. Vil det være et aktivt fraval at føle de billiste kommuner, eller vil det være en serviceforrinelse? Det er fint, at kommunerne har mulihed for at sammenline deres udifter på de enkelte områder med hinanden. O i KL forsøer vi aktivt at understøtte, at kommunerne lærer af hinandens ode o dårlie erfariner. Men det er urealistisk o ikke ønskelit, at alle kommuner skal føle de billiste kommuner på alle områder. Meninen med det kommunale selvstyre er jo netop, at vi har en ret til at prioritere forskellit. Man skal oså huske, at der er stor forskel på de enkelte kommuners udiftsbehov, så det er slet ikke mulit at få alle kommuner ned på den billiste kommunes niveau.
08 Trendens2011 Involverin T r e n d e n s 2 Sponsorer hedder leekammerater i Skanderbor. Her er verdens første vindmølle, der ikke producerer, men bruer strøm produceret o finansieret af Vestas. Samskabelse Alle taler om o alle år ind for borerinddraelse. Når det bliver en ekstra opave o en belastnin for kommunen o oranisationen, er opaven rebet forkert an. Samskabelse er borerinddraelse på den fede måde. Her taer borere o andre interessenter initiativet o får dermed fuldt ejerskab til aktiviteter o projekter, som er til avn for lokalsamfundet. Hvis kommunen deltaer som lyttende medspiller, kan samarbejdspartnere ennemføre projekter o udføre masser af arbejde for fællesskabet. fede fejl fører frem Skanderbor Festival har stor succes med at inddrae publikum o firmaer Tekst : Stener Glamann, Tankean as Hvis du laver én fejl til 10.000 kr., har du aranteret lavet 9 succeser til 100.000 kr. Derfor kan kommuner o virksomheder kun skabe fornyelse, hvis de ør op med fejlkulturen. Udsanet kommer fra Flemmin Dybbøl, der er en del af den 22 mand store ledelse i Skanderbor Festival. Enan var det en lille musikfestival i smukke omivelser. I da er det Danmarks næststørste festival, en millionforretnin, en arbejdsplads med 16 fuldtidsjob o en omsætninsdynamo for Skanderbor o omen. I smukke omivelser. Selv om det er alvor, når mane mennesker direkte o indirekte lever af beivenheden, så er der stadi masser af rin o skøre idéer på Birkevej i Skanderbor, hvor festivalen o firmaet Smuk Business a/s holder til. Det sjove, det skøre o det leende er en helt central del af kulturen i festivalen o sikkert oså runden til, at den har klaret si så flot, publikumsmæssit o økonomisk. Der skal altid noet nyt, sjovt, på Danmarks smukkeste festival. Man kan overnatte i en kæmpe øldåse, sætte an i en kæmpe cd-jukebox via sin mobiltelefon eller blive spulet o vasket af kæmpeblomster ved søen. Hvert år kommer 1-2 nye idéer til, o de kommer ikke ud af den blå luft. Vi har mane, der kommer med ode idéer. Vi henter dem blandt 11.000 hjælpere o 25.000 æster. Noen ane bearbejder vi idéerne o laver vores ene projekter ud af dem, andre ane lader vi folk selv køre med deres idéer, fortæller Flemmin Dybbøl. Forslaene vælter ind. Sidder Flemmin Dybbøl til en privat midda en aften o fortæller om sit arbejde, kommer der altid en masse forsla på bordet. Folk opfatter simpelthen Skanderbor Festival som et sted, hvor inen idé er for skør. Det er den heller ikke, o det er tit de mest urealistiske idéer, som bliver de største succeser. Vi tør træffe beslutniner med maven, o vi tør rine af vores fejl. Man må erne øre noet dumt, bare hensiten var od. Så beår man heller ikke den samme fejl to ane, konstaterer Flemmin Dybbøl. Han mener, at det er hemmeliheden ba en vellykket inddraelse af bruerne. Til enæld kan han ikke få øje på kommuner, som har haft succes med borerinddraelse. Højdepunktet af inddraelse er en messe, hvor man kan aflevere en idé i en rød postkasse. Skulle der komme et forsla, bliver det skudt ned, fordi der sidder noen i systemet o tænker: Hvem kan blive sure over det her? Kommunerne er ennemsyret af fryten for at lave fejl, o den kultur skal brydes ned, før man kan lave reel borerinddraelse, mener Flemmin Dybbøl.
kreativitet o åbenhed Trendens2011 09 Aaah, man skulle bo i en øldåse, sade en af festivallederne en skøn sommerda i haven. Det kan man så nu. Iføle ham år det ikke at hive folk ind til en temada, hvor de skal ud at lee med ild, o så tro, at de pludseli bliver kreative. De kan arbejde med kreative værktøjer o måske oså få et par idéer, men det bliver aldri til noet, før nulfejls-spøelset er væk, o maven får lov at bestemme. Sponsorer hedder leekammerater på skanderborsk. Man kan ikke bare få et banner ind på pladsen eller en reklame i prorammet. Der skal være en kreativ idé erne Kommunerne er ennemsyret af fryten for at lave fejl udviklet sammen med Skanderbor Festival. Nole virksomheder må vente i flere år på at komme til, fordi den ode idé bare ikke er dukket op. Når den kommer, betaler virksomheden for at føre den ud i livet. Det iver aktivitet for festivalen o opmærksomhed for virksomheden. For eksempel har Vestas installeret en vandret vindmølle, som er den eneste vindmølle i verden, der bruer strøm i stedet for at producere strøm. Selv om det kreative fylder meet i festivalen, er der både retnin o stærke værdier. Mantraet er, at alt skal være smukt, både fysisk o menneskelit, o det styrer mane beslutniner. En næsten flad oranisation er ikke bare flip det er nødvendit. For at få alt klar til onsda kl. 12, hvor 25.000 feststemte æster vil inden for hen et, skal der træffes en million små beslutniner o aftaler, o tusinder af deadlines skal overholdes. Hvis alt det skulle å op o ned ennem et hierarki, var der højst festival hvert tredje år. Så medarbejdere o frivillie på alle niveauer har ret o plit til at træffe beslutniner. Endeli fremhæver Flemmin Dybbøl de såkaldte findaf-møder. Her beslutter ledelsen, hvilke aktiviteter, der skal nedlæes. Det er hårdere at finde af end at finde på, men det er en lie så nødvendi del af fornyelsen. Flemmin Dybbøl, helt alm. direktør i Smuk Business A/S, hvor de ansatte selv væler deres titel.
10 Trendens2011 helhedssyn xxx T r e n d e n s 3 Teknoloi Kommunerne skal ribe den teknoloiske udviklin som en kærkommen mulihed til at øre arbejdet mere effektivt. Kravene til service stier, o der bliver færre medarbejdere. Derfor skal kommunerne udnytte teknoloien på alle niveauer. Det ælder diital sasbehandlin o borerservice, men det ælder oså robotter, maskiner o teknoloi, som kan reducere mænden af manuelt arbejde. Indsatsen kræver stærke kompetencer blandt ledere o udviklinsansvarlie o samarbejde på tværs af o i kommunerne. Selvbetjenin skal ive kunden en fordel Professor opfordrer til helhedsløsniner for at høste evinster Tekst: Stener Glamann, Tankean as Hvilken fordel får boreren ud af at udfylde en blanket via kommunens hjemmeside? Spørsmålet kommer fra professor Susanne Bødker fra Aarhus Universitet. Hun er projektleder på egov+, som er et forskninsprojekt, der skal skabe bedre kommunal service ennem ny anvendelse af it. Susanne Bødker er overbevist om, at kommunerne både kan o skal effektivisere deres drift ved hjælp af ny teknoloi både administrative systemer o selvbetjeninsløsniner. Men det kommer slet ikke af si selv. Der har været masser af selvbetjeninsløsniner, som funerer i en periode, hvor de lier på forsiden af kommunens hjemmeside, men så dør de efterhånden hen. Der er oså eksempler på fine løsniner, som KMD har trukket tilbae, fordi de slet ikke blev brut, fortæller Susanne Bødker. Fire forhindriner Hun peer på fire forhold, som kommunerne skal være opmærksomme på: 1. Selvbetjenin skal ive boreren en fordel, som for eksempel netbanken, hvor man kan få det fulde overblik o spare pene ved selv at betale sine reniner. 2. Boreren henvender si ofte i mere komplekse situationer som skilsmisse, hvor de skal have løst flere opaver på én an. Så kan det være mere tryt at få personli betjenin end at surfe rundt o finde elektroniske blanketter. 3. Meet få borere er fortrolie med kommunens systemer, fordi de sjældent har bru for dem. 4. De offentlie systemer hæner ikke sammen, så boreren skal flere steder hen for at få en komplet sasbehandlin. Kommunen må for eksempel ikke trække data om borerens indkomstforhold fra SKAT. Helhedsorienterede løsniner Susanne Bødker anbefaler kommunerne at tae udanspunkt i boreren, når de tænker selvbetjeninsløsniner.
teknoloi Trendens2010 11 Professor Susanne Bødker fra Aarhus Universitet Der er bru for at desine nole mere helhedsorienterede løsniner, hvor borerne kan få løst hele deres sa på én an, uanset hvilken myndihed, der har ansvaret. Det kræver, at vi nedbryder nole siloer internt i kommunen o mellem kommunen o andre, sier Susanne Bødker. Som eksempel nævner hun den meet fleksible lov om barselsorlov. Sidste del af orloven kan kvinden o manden tae næsten, som det passer dem, o det kan være vanskelit at planlæe for den enkelte. Susanne Bødker kunne forestille si en samlet løsnin, som kommunen, a-kassen, arbejdsiveren o eventuelle oranisationer arbejder sammen om. Så kan forældrene både få råd o vejlednin, lære af andres erfariner, berene konsekvenser o ordne papirarbejdet på ét sted. Sasbehandlin starter forfra Netop den lov er i øvrit oså et eksempel på, at administrative systemer ikke iver noen effektiviserin i si selv. Hvis en far eller mor væler at holde barselsorlov 3 timer hver freda, så afslutter kommunen saen en an om uen o åbner en ny. Det er bare ét eksempel på, at det er mulit at rydde op i de administrative systemer, påpeer Susanne Bødker. Selv om der er mane udfordriner i at udnytte ny teknoloi til at forbedre servicen o øre driften mere effektiv, er Susanne Bødker sikker på, at kommunerne klarer opaven. Der bliver talt meet om at flytte kolde hænder til varme. Det er jo nødvendit på rund af økonomien, men oså fordi, der er mindre arbejdskraft i fremtiden. Så kommunerne skal løse opaven, o her spiller teknoloien selvføleli en rolle. Je er sikker på, at kommunerne kan o vil løse udfordrinen, lyder vurderinen fra Susanne Bødker. egov+ Tre jyske kommuner o tre it-virksomheder arbejder sammen med it-forskere om at udnytte nye web-teknoloier til at brine borere o forvaltnin tættere på hinanden. Projekt egov+ skal dreje udviklinen hen imod it-løsniner, hvor borere hjælper hinanden, o hvor der er bedre samarbejde på tværs af de kommunale forvaltniner. Deltaere: Aarhus Universitet, Aalbor Universitet, Handelshøjskolen i Århus, Aalbor Kommune, Rinkøbin Skjern Kommune, Århus Kommune, Alexandra Instituttet, KMD, Loica o Scan-Jour. www.eovplus.dk Robotter kan erstatte tusinder Robotter o telemedicin kan spare det offentlie for milliarder af kroner, kan forbedre service o livskvalitet o kan sikre tilstrækkeli arbejdskraft til plejeområdet i fremtiden. Det vurderer ABT-fonden, som uddeler pene til Anvendt Borernær Teknoloi. Forsø i Odense Kommune har vist, at robotstøvsuere kan spare 5000 årsværk på landsplan. Et elektronisk medicinkort vil kunne spare 700 stilliner, o det samme ælder videokonferencer for læer. Et forsø i Sønderjylland med at tae billeder af ældres sår o sende dem til læen har sparet mane ældre sønderjyder for amputationer o har betydet færre indlæelser. ABT-Fonden administrerer 3 mia. kr. til innovative løsniner, der kan fremtidssikre velfærden. www.abtfonden.dk
12 Trendens2011 medlemmernes ord Stadi fokus på udviklin Professor Jacob Torfin analyserer svar o udsan i ffuks medlemsundersøelse Af professor Jacob Torfin, Roskilde Universitet Kommunalreformen o kravet om nulvækst stiller store krav til kommunerne. Men hvordan opleves udfordrinerne eentli ude i kommunerne? Hvad er det, der er behov for at udvikle, o hvordan skal det øres? Det kan vi blive kloere på ved at se nærmere på de svar, som 130 kommunale udviklinskonsulenter har ivet på spørsmålet: hvad er de største strateiske udfordriner i kommunerne. Det er interessant at studere, hvad folk med fineren på pulsen o ansvar for at skabe udviklin i kommunerne mener, er de vitiste problemer o udfordriner. Det er oså spændende at se, hvilke svar på udfordrinerne de fremhæver. Forskere o eksperter kan komme med nok så mane lærde analyser af objektive facts o udviklinstendenser, men i sidste ende er det de lokale opfattelser af problemer o løsniner o viljen til at skabe forandrin, der styrer udviklinen i kommunerne. Svarene fra de 130 udviklinskonsulenter år i mane forskellie retniner, men der er allievel forbløffende mane ennemående temaer, o de forskellie temaer kan knyttes sammen til en forholdsvis sammenhænende historie om de strateiske udfordriner i kommunerne, o hvordan vi takler dem. It s the economy, stupid De økonomiske vilkår udør iføle udviklinskonsulenternes svar den allerstørste udfordrin for kommunerne. Det er do lædelit, at ambitionen i vid udstræknin er at få økonomien til at hæne sammen, samtidi med at man bevarer et fokus på udviklin. Mane af svarene kredser do først o fremmest om behovet for effektiviseriner o rationaliseriner, for eksempel ennem øet diitaliserin. Effektiviserin er nødvendi for at klare krydspresset mellem borernes stiende forventniner til den offentlie service o de snævre økonomiske rammer. Misforholdet mellem forventniner o ressourcer kan forbedres ved at afstemme borernes forventniner til den offentlie sektor. Alternativt kan man, som flere nævner, forsøe at forbedre ressourcerundlaet i kommunen ved at tiltrække nye virksomheder o borere ennem en mere offensiv brandin af kommunen o udviklin af lokale erhvervs- o bosætninsstrateier. Offentli innovation Tværående samarbejde mellem aktører kan både skabe kreativ lærin o ejerskab til nye løsniner Ubalancen mellem forventniner o ressourcer samt behovet for sammenhænende løsniner på tværående problemer inden for det sociale område, sundhed, klima o offentli sikkerhed har skabt en ny o viti innovationsdasorden. Mane af svarene fremhæver behovet for offentli innovation ud fra devisen: Work smarter, not harder. En øet satsnin på innovation iver både mulihed for at spare pene
Forandrin forude Trendens2011 13 I undersøelsen har ffuk's medlemmer skrevet frie kommentarer. Her er de ord, som hyppist optræder. Jo større ordet står her i rafikken, jo flere ane har ffuk's medlemmer nævnt det. o skabe bedre o mere effektive løsniner. Både medarbejdere o bruere nævnes som kilder til udviklin af nye o kreative løsniner, men faktisk er der en lan række offentlie o private parter, der kan bidrae til at skabe innovation: politikere, offentlie ledere, medarbejdere, bruere, private virksomheder, konsulentfirmaer o eksperter. Tværående samarbejde mellem disse aktører kan både skabe kreativ lærin o ejerskab til nye løsniner. Behov for oranisationsforandrin Offentli innovation baseret på tværående samarbejde mellem aktører med forskellie erfariner, perspektiver o ideer kan fremmes ennem nole af de oranisationsforandriner, der fremhæves af udviklinskonsulenterne: siloerne skal nedbrydes, kommunerne skal afbureaukratiseres, o der skal skabes en kommunal innovationskultur, hvor fejl o skæverter i højere rad end i da ses som en kilde til lærin o forandrin. Bedre økonomistyrin kan bidrae til at finde de nødvendie ressourcer til at investere i innovative løsniner, der iver besparelser på sit. Administrativ o politisk ledelse Der er flere af svarene, der fremhæver behovet for offentli ledelse baseret på værdier, målsætniner o fremsyn. Værdier o målsætniner er vitie, fordi man ikke kan skabe innovation i et tomrum. Der skal være en normativ ramme, en politisk retnin o en fremadrettet åbenhed, hvis man kunne forestille si noet nyt. Et par af svarene understreer, at offentli ledelse ikke bare handler om prioriterin mellem forskellie driftsopaver, men oså om prioriterin af, hvor mane ressourcer der brues på drift, dokumentation o resultatmåliner, o hvor mane ressourcer der brues til udviklin o innovation. Endeli er der nole enkelte antydniner af behovet for at udvikle det politiske arbejde i byrådet. De lokale politikere er presset fra neden af borerne, fra oven af den statslie mål- o rammestyrin o indefra af de stærke o strateisk ledende embedsmænd. Der er derfor behov for politiske o oranisatoriske forandriner, hvis politikerne ikke skal ende som enten borernes ombudsmand eller et vedhæn til administrationen, men i stedet skal træde i karakter som politiske ledere af det lokale fællesskab. Jacob Torfin er professor i politik o institutioner på Institut for Samfund o Globaliserin, Roskilde Universitet. Han er leder af Center for Demokratisk Netværksstyrin o en af hovedkræfterne ba forskninsprojektet CLIPS, der søer at fremme samarbejdsdrevet innovation i den offentlie sektor.
xxxxx 14 Trendens2011 Tilbaeblik ner Kommu træd i karakter Innova tionskraft Gå i iven offens Lede lsen ta er initiati vet um Råder rne om ke ne opaver Lad med arbejd erne sprudl e Styrk kale den lo identitet Arbe jd tvær på s af kend te struk turer Trendens 2010 møder virkeliheden 21.49 18/05/0913:22:52 18-05-2009 Banner_nyt.indd Banner_5stk_nyt 4 format.indd 4 Banner_nyt.indd Banner_5stk_nyt 3 format.indd 3 Sidste år udpeede ffuk, Capacent o Tankean 4 trendenser. Vi ser tilbae på dem o sætter et par aktuelle historier på fra den virkelie kommunale verden. Kommuner træd i karakter! COLD HAWAII I THY 18-05-2009 18/05/09 13:22:50 21.49 Innovationskraft 60 FUNDRAISERE I VARDE Thisted Kommune er trådt i karakter faciliteter i Vorupør, Klitmøller o Varde Kommune: Fundraisin er frem-»innovation handler om at skabe en o er indået i et udviklende samar- Krik, som tilsammen udør demon- tiden, når der skal flødeskum på kaen. kultur, hvor det er en selvfølelihed, bejde med en kreds af entusiastiske strationsprojektet»det ode liv ved Varde Kommune fik, som en af de før- at alle tænker kreativt o hele tiden»surf-borere«om»buildin the cold Kysten«en del af projekt»mulihe- ste kommuner, øjnene op for mulihe- prøver at finde nye idéer o løsniner Hawaii«. dernes Land«. Realdania støtter det derne for finansierin via ansøniner på ammelkendte udfordriner. På den samlede projekt med 30 mio. kroner, til fonde o puljer til specifikke formål. måde liner innovation o fundraisin Lokale ildsjæle har sammen med poli- mod at Thisted Kommune stiller med tikerne i Thisted Kommune sat si for et tilsvarende beløb. O det var iføle Kommunen startede med at uddanne Nielbæk, der forventer, at kommunen at øre kysten til Nordeuropas bedste daværende bormester Erik Hove» 4 fundraisere, som skulle støtte o vej- allerede i 2010 henter 25 mio. kr. o surfområde med udviklinen af en en od handel«! lede de mane forskellie ansatte med året efter 40 mio. kr. et væsentlit at få finansieret de ode projektideer. supplement til den pressede kommu- række faciliterede surf-spots: Middles hinanden,«sier udviklinschef Jøren ved Hanstholm, Reef ved Klitmøller, Surferne har ivet lokalsamfundet en North Side ved Vorupør, Laoon ved opblomstrin. De kalder vestkysten Gruppen er i da udvidet til hele 60 Krik Vi o Puddle ved Vandet Sø. i Thisted Kommune for Cold Hawaii ansatte, der kommer fra alle dele af Med afsæt i Masterplanen for Buildin på rund af de helt specielle bøle- kommunen. De ved alt om, hvordan the Cold Hawaii har Fonden Realdania, o vindforhold. Det sker i en dansk man får finre i de meet store beløb, Bevica Fonden o Thisted Kommune kommune o det er som Hawaii, der lier i forskellie puljer, i EU o bevilet 20 mio. kroner til anlæ af bare koldere private fonde. nekasse.
Fra virkeliheden Trendens2011 15 Effektivi serin Kompetenceudskiftnin Høst e ffekten af kom mune samm menlænin en Kompetenceodt udviklin er k men ikke no IT ska ber rationale hvert år vt Arbejd proakti r med kompetence Medar bejderne kan se lv Kompetenceudskiftnin Lærin o videndelin en n del af kulture 21.49 18/05/0913:22:54 18-05-2009 5 5 format.indd Banner_nyt.indd Banner_5stk_nyt Kompetenceudskiftnin DIGITALE MUS-SAMTALER I HALSNÆS Banner_nyt.indd Banner_5stk_nyt 2 format.indd 2 Kompetence udviklin er odt Effektiviserin men ikke nok NY BUDGETMODEL I GENTOFTE 18-05-2009 18/05/09 13:22:49 21.49 Arbejd proaktivt med kompetencer»kompetenceudskiftnin virker nea- fuldstændit overblik over status på Effektivitet o kvalitet sammentæn- Der blev nedsat tre arbejdsrupper, tivt, der er jo ikke tale om, at med- afholdelse af samtaler o en stor admi- kes på Børne- o uneområdet i Gen- som skulle arbejde med hhv. norme- arbejdernes kompetencer skal væk, nistrativ hjælp ved udmøntninen af tofte Kommune. rin, visitation o kapacitet. Det, at men om at vi løbende har fokus på, trepartsmidlerne til centralt udbudte hvilke kompetencer den enkelte har, kurser. o hvilke kompetencer arbejdspladsen efterspører.«lederne selv var aktivt deltaende o I Gentofte Kommune har man udvik- var med til at definere den nye model, let en ny o smartere budetmodel, var ritit positivt o av ejerskab. Lærin o videndelin en del af kulturen Systemet har oså krævet en større hvor man»skærer til«samtidi med, Ideerne blev analyseret o prioriteret kulturændrin i oranisationen.»vi at man bevarer kvaliteten. Søren Kjel- o vi nåede frem til vores nye bud- Sådan sier HR-konsulent Hans Hal- taer processen i flere trin, o det lerup, administrativ leder i Datilbud, etmodel, hvor penene i lant højere lin fra Halsnæs Kommune, der, som næste vi vil arbejde med, er udarbej- Børn o Forebyelse fortæller: rad føler barnet o hvor vi hurti- den første kommune i landet, ved hjælp delse af CV er for alle medarbejdere»vores område er meet præet af ere kan justere, hvis virkeliheden af et dialobaseret IT-værktøj, har dii- samt beskrivelse af kompetencepro- traditioner, f.eks. omkrin hvordan ikke svarer til normerinen. taliseret hele processen omkrin med- filer så vi endnu mere målrettet kan man tildeler en normerin. For at Efterfølende har vi opfundet»børne- arbejderudviklinssamtalerne (MUS). arbejde med fortsat reduktion af kom- tænke i helt nye løsniner, der skulle o forebyelsesuniversitetet«, hvor Indførelsen af systemet, som pt. petenceabet«, sier HR-konsulent hjælpe os til at effektivisere, samti- lederne kommer o bliver klædt på oså håndterer tilmeldin til centralt Emil Simonsen. di med at vi havde fokus på kvalitet, til det nye budetansvar, hvilket har udbudte kurser, har betydet en kva- inviterede vi samtlie 73 dainstitu- betydet meet stor klarhed i forhold litetssikrin af MUS-samtalerne, et tionsledere til at deltae i processen. til de nye styrinsprincipper.«
16 Trendens2011 lærinspunkter ffuk mener Kommunernes hovedudfordrin bliver at tilpasse o udvikle servicen i en stram økonomisk virkelihed. Budskabet herfra lyder, at denne monsterudfordrin kræver: Fraval, samskabelse o teknoloi! Bolden FRAVALG kunne vi væle at sparke videre til politikerne, men en af vores fornemste opaver, som udviklinskonsulenter o andet embedsodtfolk er netop at understøtte politikerne i den helt nødvendie prioriterinsopave, de står overfor. Men måske kunne det være nyttit oså at lave fravals-øvelsen på vores ene skriveborde, i vores kalendere, i virksomheds- o afdelinsplaner, i arbejdsprorammer, strateier osv. o spøre os selv; har vi faktisk valt noet fra her, eller er det lutter tilval? Det er ikke for sjov, når vi kalder SAMSKABELSE for borerinddraelse på den fede måde. Vi kommer aldri til at overleve som lukkede, bedrevidende oranisationer. Vi skal ikke betrate borerne (foreniner, erhvervsliv osv.), som noen vi venlist hører eller indbyder til møder på rådhuset, men som vores allierede, vores værdifulde partnere uden hvem vi er fortabte, når vi forsøer at være på højde med nutiden o dens forventniner. måske kunne det være nyttit at lave fravalsøvelsen på vores ene skriveborde Diitaliserin o TEKNOLOGI er ikke bare et spørsmål om fiks, nye prorammer o udviklinen af robotter med støvklude. Det er et adfærds- o kulturprojekt som, kommunerne skal å ind i. Nu! O skal vi ikke starte med at fjerne skyklapperne med»arbejdskraftbesparende teknoloi«malet på indersiden. Måske kan service-,»mætiørende«eller endda frihedsunderstøttende teknoloier åbne for et andet mulihedsrum. Et rum som i øvrit er tapetseret med etiske udfordriner o dilemmaer, vi passende kan beynde at forholde os til. Opfordrinen er lad os brue løs af hinandens ode ratis ideér o erfariner. Bru ffuk, netværk, kolleaer, ledere, borere, teknoloi m.m. til at skabe de mest optimale løsniner. God arbejdslyst!