ForældreIntra som en lærer oplever det ForældreIntra er nyt modul i SkoleIntra. Det er en udvidelse til Skoleporten, der giver lærere og forældrene i en klasse mulighed for at kommunikere og samarbejde elektronisk. I ForældreIntra, der er et beskyttet område af Skoleporten, kan læreren bl.a. lægge besked til forældre, fortælle om og vise billeder fra klassen, skrive på opslagstavlen, oprette debatfora samt lave elektroniske tilmeldingsblanketter til arrangementer på skolen. Forældrene har også mulighed for at skrive beskeder til læreren og hinanden, tilmelde sig arrangementer ol. I det følgende gøres rede for nogle af mulighederne i ForældreIntra og lærere, der vil inddrage og benytte ForældreIntra i skole-hjem samarbejdet får en håndsrækning til at komme godt i gang. I det følgende går jeg ud fra, at skolens SkoleIntra-administrator har installeret ForældreIntra og har tildelt forældrene brugernavne. Klasselærer i 3.b, Karin Nissen, vil gerne i gang med at bruge ForældreIntra og starter med at se på, hvordan ForældreIntra egentlig ser ud. Hun åbner skolens Skoleport og finder et nyt menupunkt, ForældreIntra. Når man klikker på dette menupunkt, skal man angive sit brugernavn og adgangskode for at komme videre. Karin skal blot angive sit brugernavn og kode fra LærerIntra. Forældrene skal bruge hvert sit brugernavn og kode for at kunne komme ind men mere om det senere. Karin Nissen bliver nu budt velkommen til ForældreIntra og kan som lærer vælge mellem de forskellige klasser.
Karin vælger 3.b, den klasse hun er klasselærer for. Der er endnu ingen, der har arbejdet med 3.bs ForældreIntra derfor er klassens side i ForældreIntra endnu ret tom. Klassens skema er vist, det hentes automatisk fra skemaet i LærerIntra. Karin kan se, at man kan lægge billeder ind samt skrive opslag og meddelelser. Under Dialog mellem skole og hjem er det muligt at skrive beskeder og lave tilmeldinger eller deltage i et debatforum. Desuden kan man slå op på flere informationer om klassen. Disse informationer stammer næ-
sten alle fra LærerIntra, hvor man som lærer fx kan skrive klassens aktiviteter ind i skolens aktiviteskalender eller udfylde ugeplaner til eleverne. Karin vil gerne tage ForældreIntra i brug og vil lægge nogle meddelelser ud til 3.bs forældre. Opslagstavlen Hun starter med opslagstavlen. Og klikker på de tre pile, der åbner Klassens opslagstavle. Hun kan både skrive opslag inde fra ForældreIntra eller inde fra LærerIntra. Karin opretter et nyt opslag og beslutter, at det skal slettes efter en måned så har alle forældre haft en chance for at læse det efter forældremødet i næste uge. Klassens billeder Karin lægger også et billede ind. Hun klikker på Klassens billeder og tilføjer et nyt billede, som hun udpeger blandt de billeder, hun tog fra den sidste emneuge. Nu bliver billedet lagt ind i klassens billedsamling på ForældreIntra. Det nyeste billede bliver så altid vist på forsiden af ForældreIntra.
Både forældre og lærere kan skrive opslag på opslagstavlen og lægge billeder ind under Klassens billeder. Nu ser ForældreIntras side for 3.b således ud og det har kun taget 5 minutter. Dele af ForældreIntra vedligeholdes inde fra LærerIntra Karin vil også prøve at lægge en meddelelse ind til forældrene. Hun kan ikke lægge den ind, mens hun er på Skoleporten det kan kun ske fra LærerIntra. Hun lukker derfor Skoleporten ned og åbner LærerIntra. Under menupunktet Admin > ForældreIntra kan man arbejde med de forskellige dele af ForældreIntra. Hvis en lærer ikke kan se menupunktet ForældreIntra, skyldes det sikkert, at administrator endnu ikke har givet vedkommende adgang til det. Herunder ses Karins muligheder for at lægge indhold ind på klassens ForældreIntra. Menupunkter markeret med gråt er forbeholdt for SkoleIntras administrator.
Meddelelser Allerførst skal der lægges en meddelelse ind. Meddelelserne er i virkeligheden links til dokumenter, der ligger i et mini-dokumentarkiv, som det kendes fra LærerIntras arkiv. Her kan ligge dokumenter som fx program for en hyttetur, lærerens årsplaner, referater fra klasserådsmøder ol. Dokumenterne kan enten være almindelige dokumenter skrevet i et tekstbehandlingsprogram, fx Word eller man kan skrive dokumentet direkte i den indbyggede editor. Karin klikker på Meddelelse til forældre og vælger at sende et referat fra forældrerådsmødet, som hun skrev i går. Hun kan nu udpege dokumentet, der ligger på hendes computer og sende det.
Da Karin klikkede på Send blev dokumentet overført til ForældreIntra. Man kan også skrive sin meddelelse direkte - uden at skulle hente et dokument. Karin vil skrive en meddelelse om en hyttetur og vælger Skriv dokument i Editor. Her startes en lille to-trins guide. Først skal det nye dokument have et navn og man skal evt. vælge en skabelon, dvs. et dokument, der allerede er delvist udfyldt. (Skabelonerne kan laves af administrator og andre under Værktøj > Dokumentskabeloner). Karin vælger nu en Tom side og klikker på Næste. I editoren, der er et helt lille tekstbehandlingsprogram, kan Karin nu skrive et brev til forældrene om den planlagte hyttetur. Når det er færdigt klikker hun på Gem og dokumentet ligger nu under Meddelelser.
Klassens scrapbog Klassens scrapbog fungerer på præcis samme måde som editoren, der bruges til meddelelser. Scrapbogen er et enkelt dokument. Meningen er, at klassens lærer løbende kan tilføje nye tekstafsnit og billeder om klassens aktiviteter gennem hele skoleforløbet. Karin åbner lige Skoleporten for at tjekke, om meddelelserne nu også ligger på Skoleporten og det gør de sandelig!
Hvordan kommer forældrene ind på ForældreIntra? Karin skal have forældremøde i anden uge af september og vil der fortælle forældrene, hvordan de kan få adgang til 3.bs Forældreintra. Hun snakker med Steen, skolens intranet-administrator, der fortæller hende, at han kan oprette brugernavne til alle forældre ud fra deres telefonnumre helt automatisk. Han siger, at forældrene på mødet, så skal have vist, hvad de kan se på ForældreIntra så de kan blive motiveret for at gå derind og derefter skal de have deres brugernavn og en fælles adgangskode. Steen kom dagen efter med en fin udskrift, hvor alle forældrenes brugernavne og det fælles kodeord stod på. Lige til at udlevere til alle forældre på forældremødet. Når Jespers mor, Lise Jensen, første gang vælger ForældreIntra skal hun skrive sit brugernavn, 74618405a og den fælles kode: skoledag. Derefter skal hun i det næste skærmbillede selv oprette og indskrive sit eget private kodeord som skal bruges næste gang hun logger ind. Der er for resten også en seddel til Jespers far han skal også oprette sit eget kodeord, når han logger ind første gang. Førstegangskoden skoledag er oprettet af Steen og alle forældre på skolen skal bruge den. Den kan til enhver tid ændres. Når Jespers mor, Lise Jensen, logger ind på ForældreIntra med sit nye kodeord, kan hun se dette billede. Hun kan se, at hun har adgang til forældresider for både Jesper og datteren Lotte. Der er også mulighed for at skifte kode og logge ud.
Besked Karin vil lige prøve at skrive en besked til Lise om, at hun skal huske, at hun har lovet at tage kage med til forældremødet. Karin viste på sidste forældrerådsmøde, hvordan systemet virkede og gav samtidig de tre medlemmer af Forældrerådet adgang til ForældreIntra. De var alle tre enige om, at det var en super måde at kommunikere på og de synes også, at det ville være lækkert, hvis alle informationer om klassen lå samlet på ForældreIntra. Når forældrene vil skrive beskeder til læreren, skal de bruge beskedsystemet, der ligger på ForældreIntra. Men når lærerne skal skrive beskeder til forældrene, skal de i stedet bruge beskedsystemet i LærerIntra. Karin vælger derfor LærerIntra > Samarbejde > Beskeder. Derefter opretter hun en ny besked. Når Karin skal vælge modtagere af beskeden, kan hun normalt kun vælge navne blandt sine kolleger, fordi der kun er sat kryds ud for Medarbejdere og eksterne brugere. Hun krydser nu af ud for Forældre med adgang til ForældreIntra. og nu kan hun finde Lise Jensen på listen over mulige modtagere. Her findes alle de forældre, der til nu har valgt et personligt kodeord. Hvis forældrene endnu ikke har valgt et kodeord, kan man ikke sende en besked til dem endnu. Karin skriver sin besked og sender den. Beskeden er ikke en rigtig mail, idet den ikke sendes direkte til Lise Jensens e-mail Den bliver liggende på ForældreIntra. Lise Jensen kan kun se beskeden, hvis hun går ind på ForældreIntra og tjekker, om der er en besked til hende. Hvis Karin samtidig ville have sendt beskeden til en kollega, kunne hun have afmærket kollegaens initialer i listen over modtagere. Hvis man vil afmærke mere end én modtager, skal man holde CTRL-tasten nede, når man klikker på de øvrige modtagere. Tilmelding Karin har hørt, at man også kan lave elektroniske tilmeldinger til arrangementer på skolen. Hun er lidt usikker på, hvordan hun skal gøre det, så hun får igen fat i Steen, skolens intranet administrator. Han fortæller hende, at hun først skal oprette en tilmeldingsblanket og derefter en indbydelse. Steen viser lige Karin, hvordan man gør:
Man vælger Tilmeldinger til Arrangementer mm. i ForældreIntra menuen. Her ser man en liste over de oprettede tilmeldinger. Og man kan her vælge at oprette en ny tilmelding. Derefter bliver man ledt gennem en guide på fire trin. Trin 1 er, at man fortæller, hvad mødet hedder, hvem målgruppen er og hvor længe tilmeldingsblanketten skal vises. Man kan også vælge en evt. skabelon som skal bruges til at skrive selve indbydelsen til mødet. I trin 2 skal man tage stilling til, hvad der skal stå på selve tilmeldingsblanketten. Man vælger først, hvor mange spørgsmål, der skal være på blanketten.
Steen og Karin opretter 3 spørgsmål. De skal for hvert spørgsmål tage stilling til, hvordan svaret skal afgives: Skal det være et tal, JA/nej eller en tekst. Endvidere skal der være plads til at skrive en bemærkning derfor afkrydses dette. Guidens trin 3 er en editor, hvor man skal skrive selve invitationen til arrangementet. Og i trin 4 kan man så se resultatet af anstrengelserne: Den færdige invitation og tilmeldingsblanketten. Hvis der er noget, der skal rettes, kan man gå tilbage til de forrige trin i guiden. Blanketten kan skrives ud og den kan gemmes.
Når forældrene går ind på ForældreIntra, vil de nu kunne se, at der er en åben tilmeldingsliste, som de kan klikke sig ind på. Forældrene kan se indbydelsen ved at klikke på linket til venstre og tilmelde sig arrangementet ude til højre. Tilmeldingen sker ved at forældrene udfylder en tilmeldingsblanket: Derefter kan Karin inde i LærerIntra under ForældreIntra > Tilmeldinger til arrangementer mm. se, hvem, der har tilmeldt sig elektronisk og hun kan oven i købet også selv tilmelde forældre til mødet, hvis hun fx får tilmeldingen telefonisk eller tværs over køledisken i Superbrugsen.
Debatforum I ForældreIntra kan forældrene også skrive sammen i et debatforum. Klasselæreren/skolen kan beslutte, om debatfora er deltagerstyrede eller lærerstyrede. Et deltagerstyret debatforum tillader, at forældrene selv opretter debatfora, sletter indlæg og stoppe debatter osv. Et lærerstyret debatforum styres udelukkende af lærerne. Karin vælger at oprette et debatforum, der skal handle om elevernes sengetid. Hun vælger Admin > ForældreIntra > Debatforum for klassen forældre. Her kan hun oprette et nyt debatforum ved at give det en titel og skrive et oplæg til debatten. På ForældreIntra oplever forældrene det på denne måde: Der er et åbent debatrum det kan åbnes og forældrene kan læse oplægget til debat. Man skriver et indlæg ved at vælge linket til højre.
Indstillingsmuligheder Der er rige muligheder for at indstille, hvor meget forældrene skal kunne se på klassens side i ForældreIntra. Skolens administrator af SkoleIntra kan sammen med klassens lærere indstille, hvilke elementer, der skal være aktive for hver klasse. Karin og Steen beslutter at give forældrene alle mulighederne og at de vil bruge en halv time på det kommende forældremøde til at introducere de nye kommunikationsmuligheder. Og opfordre forældrene til at bruge dem. /CBL Skolesoft.dk August 2003