1. Indledning Aftale om anden organisering af arbejdsmiljøarbejdet på Københavns Universitet I henhold til Finansministeriets cirkulære af 1. juni 2011 om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (Samarbejdsaftalen) og Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed af 15. oktober 2010 kan virksomheder for at styrke og effektivisere samarbejde om sikkerhed og sundhed indgå en aftale om en anden organisering af arbejdsmiljøarbejdet. Denne aftale beskriver rammerne for, hvordan Københavns Universitets fakulteter og institutter kan organisere arbejdet med det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Intensionen med aftalen er at styrke det strategiske arbejdsmiljøarbejde på KU og forbedre fakulteter og institutters mulighed for at organisere arbejdsmiljøarbejdet, så det er tilpasset deres organisation og arbejdsmiljøforhold. Aftalen skal medvirke til at sikre, at arbejdsmiljøarbejdet fremadrettet organiseres, så opgaverne løses bedst muligt og universitetet får en handlekraftig og ressourcebevidst arbejdsmiljøorganisation. 2. Fælles rammer for arbejdsmiljøarbejdet på Københavns Universitet 2.1 Arbejdsmiljøpolitik Arbejdsmiljøarbejdet på Københavns Universitet gennemføres i overensstemmelse med de overordnede rammer, som er fastsat i Grundprincipperne for personalepolitik 2008-2012 samt i KU s strategi, der bl.a. fastslå, at KU skal være en bæredygtig og sund arbejdsplads med et arbejdsmiljø, som understøtter den enkelte medarbejder og skaber arbejdsglæde. I tillæg til disse har Arbejdsmiljørådet og Hovedsamarbejdet vedtaget en arbejdsmiljøpolitik, som omfatter alle KU s arbejdspladser. 2.2 Arbejdspladsvurdering Københavns Universitet gennemfører hvert 3. år en APV for hele universitetet. Der følges op på kortlægningens resultater og udarbejdes handlingsplaner på institut-, fakultets- og universitetsniveau. 2.3 Årlig arbejdsmiljødrøftelse Alle institutter, fakulteter og universitetet skal gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse, der planlægger og sætter mål for arbejdsmiljøindsatsen. Indholdet i arbejdsmiljødrøftelsen er fastsat af Arbejdstilsynet og kan suppleres med interne KU retningslinjer, herunder også hvornår drøftelsen skal gennemføres. 3. Organisering af arbejdsmiljøarbejdet Arbejdsmiljøarbejdet består af både strategiske og operationelle opgaver. Med strategiske opgaver menes de overordnede, planlæggende, fremadrettede og koordinerende opgaver, og med operationelle opgaver menes de daglige opgaver. De strategiske og operationelle opgaver er beskrevet i bekendtgørelsen om virksomhedernes samarbejde om sikkerhed og sundhed og egne KU bestemmelser. På Københavns Universitet etableres en organisering af det psykiske og fysiske arbejdsmiljøar- 1
bejde, som sikrer, at både det strategisk og daglige arbejdsmiljøarbejde håndteres mest hensigtsmæssigt. 3.1 Det psykiske arbejdsmiljø Ansvaret for håndtering af det psykiske arbejdsmiljø ligger i samarbejdsudvalgene. Denne organisering har været aftalt praksis på KU siden september 2006 og denne organisering videreføres. Det sikres, at mindst én valgt arbejdsmiljørepræsentant er repræsenteret i samarbejdsudvalget. For at sikre det nødvendige samarbejde og koordinering af den samlede arbejdsmiljøindsats skal der mindst én gang om året afholdes møde mellem det enkelte samarbejdsudvalg og det relevante arbejdsmiljøudvalg. 3.1.1 Opgave- og funktionsvaretagelse ift. det psykiske arbejdsmiljø Aktiviteter og metoder Det enkelte samarbejdsudvalg skal planlægge, lede og koordinere arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø, på det område, som udvalget dækker. Psykisk arbejdsmiljø er de påvirkninger, der særligt indebærer en risiko for en psykisk helbredsforringelse. Det drejer sig bl.a. om arbejdets organisering og indhold, forholdet mellem kolleger og mellem ledelsen og medarbejderne, arbejdsrelateret stress, mobning eller anden krænkende adfærd. I forbindelse med gennemførelse af APV skal samarbejdsudvalget deltage i hele processen fra planlægning til gennemførelse og opfølgning. Udvalget skal medvirke til, at der sker den nødvendige opfølgning på, at de handlinger, der igangsættes faktisk bliver gennemført og at resultaterne heraf er tilfredsstillende. Udvalgene har desuden ansvaret for at resultaterne af arbejdspladsvurderingerne synliggøres overfor medarbejderne. Samarbejdsudvalgene skal gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse for så vidt angår det psykiske arbejdsmiljø. Arbejdsmiljødrøftelsen sætter rammen for samarbejdsudvalgets arbejde med det psykisk arbejdsmiljø og skal skabe en systematik, der sikrer, at arbejdet med trivsel og det psykiske arbejdsmiljø konkretiseres og at der følges op på fastsatte mål. Arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø tages desuden op på det årlige fælles møde mellem arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg. 3.2 Det fysiske arbejdsmiljø Ansvaret for og arbejdet med det fysiske arbejdsmiljø er placeret i arbejdsmiljøorganisationen. Arbejdsmiljøorganisations medlemmer består af valgte arbejdsmiljørepræsentanter og udpegede arbejdslederrepræsentanter. Arbejdsmiljøorganisationen skal planlægge, lede og koordinere arbejdet med en række opgaver i relation til det fysiske arbejdsmiljø. Opgaverne er bestemt af lovgivningen og/eller egne bestemmelser på KU og er meget forskellige fra fakultet til fakultet og fra institut til institut alt afhængig af, hvilke arbejdsopgaver, der udføres på de enkelte fakulteter. På nogle fakulteter og institutter vil arbejdet med det fysiske arbejdsmiljø omhandle kemi, ergonomi, indeklima, maskinsikkerhed mv., mens det fysiske arbejdsmiljø på andre fakulteter og institutter hovedsagelig vil handle indeklima, træk og ergonomi.. Den store variation i hvilke opgaver arbejdsmiljøorganisationen skal håndtere betyder, at det er vigtigt, at fakulteter og institutter, inden for visse rammer, selv kan bestemme, hvordan de vil organisere arbejdsmiljøarbejdet. Derved får de mulighed for at vælge den organisering, der bedst understøtter de arbejdsmiljøopgaver, der skal løses på det enkelte fakultet og institut. 2
3.2.1 Opgave- og funktionsvaretagelse ift. det fysiske arbejdsmiljø Aktiviteter og metoder I forbindelse med gennemførelse af APV skal arbejdsmiljøorganisationen deltage i hele processen fra planlægning til gennemførelse og opfølgning. Organisationen skal medvirke til, at der sker den nødvendige opfølgning på, at de handlinger, der igangsættes faktisk bliver gennemført og at resultaterne heraf er tilfredsstillende. Udvalgene har desuden ansvaret for at resultaterne af arbejdspladsvurderingerne synliggøres overfor medarbejderne. Den lokale arbejdsmiljøorganisation har desuden ansvaret for at resultaterne af arbejdspladsvurderingerne synliggøres overfor medarbejderne. Arbejdsmiljøorganisationen skal gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse for så vidt angår det fysiske arbejdsmiljø. Arbejdsmiljødrøftelsen sætter rammen for organisationens arbejde med det fysiske arbejdsmiljø og skal skabe en systematik, der sikrer, at arbejdet med det fysiske arbejdsmiljø konkretiseres og at der følges op på fastsatte mål. 3.3 Organisering på KU-niveau Der etableres et Arbejdsmiljøråd (AMKU) med én valgt arbejdsmiljørepræsentant og én udpeget arbejdslederrepræsentant fra hvert fakultet og fra Fællesadministrationen. Det forudsættes, at fakulteternes og FA s repræsentanter har mandat og kompetencer til at kunne varetage fakultetets og fakultetets medarbejderes interesser i AMKU. Formandsposten varetages af en repræsentant for KU s øverste ledelsen (rektor, prorektor eller universitetsdirektør). For at styrke koblingen mellem AMKU s arbejde og arbejdet med personalepolitik, planer for campusudvikling med mere, udpeger HSU en ledelsesrepræsentant (dekan) og to medarbejderrepræsentanter til AMKU. Det skal sikre, at arbejdsmiljø betragtes helhedsorienteret og at dialog og samarbejde om det fysiske og psykiske arbejdsmiljø finder sted løbende. AMKU skal ligeledes udpege en valgt arbejdsmiljørepræsentant til HSU. Arbejdsmiljørepræsentanter deltager i HSU møde, når der er emner af relevans for det psykiske arbejdsmiljø på dagsordenen. i AMKU. AMKU skal, på baggrund af tilbagemeldinger fra fakulteterne, godkende den samlede organisering af arbejdsmiljøarbejdet på universitetet. 3.4 Organisering på fakultets- og institutniveau Fakulteter og institutter skal vælge den organisering af arbejdsmiljøorganisationen, som sikrer, at de kan løse såvel deres strategiske som deres operationelle opgaver bedst muligt. Fakulteterne kan, hvis de finder det hensigtsmæssigt, udstikke mere præcise rammer for størrelsen af arbejdsmiljøorganisationen. Dette skal ske i samarbejde mellem fakultetsledelsen og repræsentanter for medarbejderne. Fakultetet skal, på baggrund af tilbagemeldinger fra institutter og afdelinger, godkende den samlede organisering af arbejdsmiljøarbejdet på institutter og afdelinger. Det skal ske i samarbejde mellem fakultetsledelsen og repræsentanter for medarbejderne. 3
3.4.1 Organisering ift. strategisk opgaver Med henblik på at løse de strategiske opgaver har fakulteter og institutter mulighed for at vælge en af følgende organiseringer: Valgmuligheder på fakultetsniveau 1. Der etableres et fakultetsarbejdsmiljøudvalg (FAMU) med medlemmer valgt fra institutniveauet og med en formand fra fakultetsledelsen, dvs. dekan, prodekan eller fakultetsdirektør. Fakulteterne fastlægger i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere den præcise sammensætning af FAMU. For at sikre det nødvendige samarbejde og koordinering af den samlede arbejdsmiljøindsats skal der mindst én gang om året afholdes møde mellem det enkelte FAMU og det relevante FSU. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse for det fysiske arbejdsmiljø gennemføres i FAMU. En fælles arbejdsmiljødrøftelse for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø kan gennemføres på det årlige fællesmøde med FSU. 2. Flere fakulteter kan etablere et fælles FAMU. Medlemmerne vælges blandt repræsentanterne i arbejdsmiljøorganisationen på fakulteterne. Det skal sikres, at der er arbejdsmiljørepræsentanter fra de deltagende fakulteter i udvalget. Formanden for et tværfakultært FAMU skal være en repræsentant for en af fakultetsledelserne (dekan, prodekan eller fakultetsdirektør). For at sikre det nødvendige samarbejde og koordinering af den samlede arbejdsmiljøindsats skal der mindst én gang om året afholdes møde mellem de relevante samarbejdsudvalg og det fælles FAMU. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse for det fysiske arbejdsmiljø gennemføres i det fælles FA- MU. En fælles arbejdsmiljødrøftelse for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø kan gennemføres på det årlige fællesmøde med de relevante FSU er. 3. Der etableres et FAMU og udvalget suppleres med mindst en medarbejderrepræsentant og lederrepræsentant fra FSU. Fakultetsledelsen skal være formand. Fakulteterne fastlægger i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere den præcise sammensætning af udvalget. i FAMU. 4. FSU varetager både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøorganisationen skal være repræsenteret i FSU med mindst to arbejdsmiljørepræsentanter. i FSU. Valgmuligheder på institutniveau 1. Der etableres institutarbejdsmiljøudvalg (IAMU). Medlemmer af IAMU er repræsentanter fra arbejdsmiljørepræsentanterne og arbejdslederne. Institutterne fastlægger i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere den præcise sammensætning af IAMU. Institutledelsen (institutleder, viceinstitutleder eller institutadministrator) skal være formand. For at sikre det nødvendige samarbejde og koordinering af den samlede arbejdsmiljøindsats skal der mindst én gang om året afholdes møde mellem IAMU og LSU. 4
Den årlige arbejdsmiljødrøftelse for det fysiske arbejdsmiljø gennemføres i IAMU. En fælles arbejdsmiljødrøftelse for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø kan gennemføres på det årlige fællesmøde med LSU. 2. Der etableres ikke IAMU. Institutledelsen har ansvaret for at koordinere det fysiske arbejdsmiljøarbejde i samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanterne og eventuelle arbejdslederrepræsentanter på instituttet. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse for det fysiske arbejdsmiljø gennemføres i samarbejde mellem ledelsen og de valgte arbejdsmiljørepræsentanter. En fælles arbejdsmiljødrøftelse for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø kan gennemføres på et årligt fællesmøde mellem arbejdsmiljøorganisationens medlemmer og LSU. 3. IAMU opretholdes og mindst en medarbejderrepræsentant og lederrepræsentant fra LSU skal være repræsenteret i IAMU. Sammensætning af IAMU er som i mulighed 1. i IAMU. 4. LSU varetager både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Mindst én valgt arbejdsmiljørepræsentant skal være medlem af LSU. i IAMU. Koordinerende arbejdsmiljøudvalg ved flere arbejdsgivere i samme bygning Udover ovenstående muligheder kan fakulteterne vælge at etablere udvalg, som koordinerer arbejdsmiljøarbejdet, hvor der er flere arbejdsgivere i samme bygning. Der kan også indgås aftale om at oprette bygningsarbejdsmiljøudvalg, hvor flere fakulteter er repræsenteret i samme bygning. Denne organisering er betinget af at bestemmelserne i 21, skt. 2 i Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed er overholdt. 3.4.2Organisering ift. operationelle opgaver For at løse de operationelle opgaver har institutter og afdelinger mulighed for at vælge en af følgende organiseringer: Valgmuligheder: 1. Der etableres arbejdsmiljøgrupper, som består af en valgt arbejdsmiljørepræsentant og en udpeget arbejdslederrepræsentant. Det er muligt at udpege arbejdslederen via delegationsbrev, jf. Københavns Universitets Lokalaftale om valg af arbejdslederrepræsentanter i arbejdsmiljøorganisationen af 30. september 2011. Institutterne fastlægger, hvor mange arbejdsmiljøgrupper, der skal etableres under hensyntagen til eventuelle retningslinjer fra fakultetet. 2. Der etableres arbejdsmiljøgrupper, som består af en valgt arbejdsmiljørepræsentant og en udpeget arbejdslederrepræsentant. Arbejdslederen skal udpeges blandt de ledere, der udelukkende eller i det væsentlige leder eller fører tilsyn med andres arbejde. Hvis der ikke er ledere nok kan en arbejdslederrepræsentant være arbejdsleder i flere arbejdsmiljøgrupper. Institutterne bestemmer selv, hvor mange arbejdsmiljøgrupper, der skal etableres. Institut- 5
terne bestemmer selv, hvor mange arbejdsmiljøgrupper, der skal etableres under hensyntagen til eventuelle retningslinjer fra fakultetet. 3. Der etableres ikke arbejdsmiljøgrupper. Arbejdsmiljørepræsentanterne refererer direkte til en repræsentant for instituttets øverste ledelse, som er arbejdsleder i henhold til lovgivningens bestemmelser. Institutterne bestemmer selv, hvor mange arbejdsmiljørepræsentanter, der skal vælges, under hensyntagen til eventuelle retningslinjer fra fakulteterne. Koordinering af arbejdsmiljøarbejdet For at sikre systematik og koordinering af det samlede arbejdsmiljøarbejdet på fakulteter og institutter kan der udpeges daglige arbejdsmiljøleder på fakultets- og institutniveau. Udpeges der ikke daglige arbejdsmiljøleder forudsættes det at ansvaret for koordinering af arbejdsmiljøarbejdet placeret entydigt på anden vis. 4. Organisationsdiagram I bilag 1 ses organisationsdiagrammer, som viser organiseringen på KU niveau og de forskellige muligheder for organisering på fakultets- og institutniveau for at løse henholdsvis de strategiske og de operationelle arbejdsmiljøopgaver.. 5. Opfølgning på aftalen Arbejdsmiljørådet vil én gang om året følge op på aftalen. Det vil ske i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Opfølgningen skal sikre at organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet er indrettet, så det strategiske arbejdsmiljøarbejde på KU styrkes samt at organisationen sikrer, at arbejdsopgaverne i relation det psykiske og fysiske arbejdsmiljø løses mest hensigtsmæssigt. 6. Ikrafttrædelse af aftalen Aftalen træder i kraft den 12. oktober 2011. 7. Opsigelse af aftalen Aftalen kan af hver af partnerne opsiges med tre måneders varsel til den første i en måned. Efter opsigelsen løber aftalen videre, indtil den erstattes af en ny aftale, men mindre samarbejdet mellem parterne ophører. Aftalen kan dog længst løbe i 12 måneder efter opsigelsen. Aftalen er tiltrådt af: For ledelsen: For de forhandlingsberettigede organisationer 6