703 FUNKTIONÆRERNES BOLIGSELSKAB I LYNGBY/TAARBÆK KOMMUNE REFERAT Bestyrelsesmødet den 9. marts 2016 kl. 17.00 i bestyrelseslokalet Lyngvej 52, kld., Lyngby. Bestyrelsen: Formand Merete Sivertsen, Niels Nielsen, Birgit Borke, Michael Löwe og kommunalt udpeget Anne Grete Bülow. Fraværende uden afbud: kommunalt udpeget Anne Grete Bülow Fra Boligkontoret: Gitte Weien. Udsendt den 11. marts 2016 Indhold cases/mdr16/mdr-2014-00168 Ad 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde i oktober...2 Ad 2 Revisionsprotokol...2 Ad 3 Meddelelser...2 Ad 4 God selskabsskik - Fokus punkter for bestyrelsen...2 Ad 5 Boligstøtte direkte fra Udbetaling Danmark...3 Ad 6 Budget 2016-2017 og beboermøde 14. april 2016...4 Ad 7 Eventuelt og næste møde...4 side 1/5
Ad 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde i december Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Referat fra dec. 2015 Ad 2 Revisionsprotokol Der er intet nyt i revisionsprotokollen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ad 3 Meddelelser - Byggeudvalg. Status og varsling. Orientering om brevet om varsling der udskydes. Status om fejl mv. der medtages fra de tre deltagere fra bestyrelsen på mødet på mandag den 14. marts 2016. - Borgmestermøde med kommunen den 22. februar 2016 herunder borgermøde på biblioteket Merete har nævnt for borgmesteren, at den kommunalt udpegede ikke møder op til møderne. Generelt orientering ud fra referatet med emner om styringsdialog og boliger til flygtninge. Der er anvisning til hver fjerde bolig, så Carlshøj c kan byde dem velkommen. Niels som formand for afd. får oplysninger om tilflyttede mv. Emnet og nedsættelse af velkomstgruppe kan bringes op på beboermødet. - Kursus i Holte for bestyrelser i april tilmelding hos Gitte Weien 20. April 2016 vedr. Organisationsbestyrelsen. Gitte tilmelder Michael, Merete, Birgit og Niels til kursus den 20. April 2016 i Holte. - Lokalrådsprisen med frist for indstilling 8. marts 2016 http://www.bdk.dk/media/6975086/bdkprisen-2016-flyer.pdf - BL kreds valgmøde 6. april 2016 Det indstilles, at bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Referat fra borgmestermøde Se ovenstående med kursiv. Herudover kan oplyses at næste lokalrådsmøde er 12. april 2016. Ad 4 God selskabsskik - Fokus punkter for bestyrelsen I forlængelse af repræsentantskabsmødet i december planlægges bestyrelsen fokus emner for bestyrelsesåret. Boligkontoret har udviklet et 10 punkts program, hvor bestyrelsen via besvarelse på de 10 spørgsmål kan tilkendegive, hvad bestyrelser ønsker af fokus emner det kommende år. Emnerne: 1) Fremtidsvisioner og strukturelle forhold side 2/5
2) Hjemmeside og digitale løsninger 3) Boligsociale udfordringer 4) Bestyrelsens sammensætning 5) Bdk ydelser og service 6) Din service dit valg 7) Personale politik 8) Styringsdialog med kommunen 9) Økonomiske oversigter 10) Bestyrelsens interne samarbejde I 2015 besluttede bestyrelsen nedenstående fokuspunkter: - pkt. 1 som vedrører vinduesudskiftning og fjernvarme, - pkt. 2 hjemmesiden er netop startet på i bdk, - pkt. 8 styringsdialogen indlægges som fast pkt. i OB, - pkt. 10 bestyrelsens interne samarbejde. Bestyrelsen drøfter og tager stilling til de 10 spørgsmål på mødet. Det udfyldte spørgeskema God selskabsskik følg og forklar Bestyrelsen drøftede og gennemgik de ti spørgsmål og svarede "ja" til 1) Strukturelle forhold således at to bestyrelser samles til en. Det foreslås på beboermødet i april 2016. Herudover færdiggørelse af vinduesprojekt og fjernvarme. 3) Boligsociale udfordringer: Velkomst og modtagelse af flygtninge og alle andre nye beboer. Aktivitetsgrupper, Facebook gruppe mv 4) Bestyrelsens sammensætning: Frivillighedscirklen har bestyrelsen fået gennemgået cirklen på BL konference og vil præsenterer den på beboermødet, hvor beboerne kan melde sig til at deltage evt. i ældre gruppe, aktivitetsgruppe eller lignende 6) Din service dit valg : Bestyrelsen vil gerne have pjecen og vil overveje beboerundersøgelser. 7) Personale politik: Sårbarhed skal planlægges evt. med udveksling med andre. Vilkår bliver taget op i forbindelse med lokalaftale. Driftschefen og bestyrelsen tager aktuelle drøftelser, hvis der er nogle emner i en fælles dialog med ejendomsmesteren. Bestyrelsen vil gerne have en orientering efter MUS samtale eller lignende årlig status. 8) Styringsdialog: Bestyrelsen vil gerne have det fast på dagsorden, så bestyrelsen kan drøfte emner. Kommunen afholder det årlige møde i december, så det kan med fordel behandles på oktober måneds møde. OB modtager alle sammen rapporterne som bilag til mødet. Ad 5 Boligstøtte direkte fra Udbetaling Danmark Fra den 1. juni 2014 er der sket ændringer, som berører udbetalingen af boligstøtte fra Udbetaling Danmark. Ændringen betyder bl.a., at alle boligorganisationer kan lave en aftale med Udbetaling Danmark om at få boligstøtte udbetalt. Støtten bliver herefter fratrukket i huslejen for den enkelte beboer. For at vi kan få boligstøtten udbetalt, skal der indgås en aftale mellem boligorganisationen og Udbetaling Danmark, og boligen skal være registreret i huslejeregisteret. Boligstøtten fratrækkes i huslejeindbetalingen og er med til at minimere boligorganisations tab på dårlige betalere. Det koster ikke noget at være med i ordningen. Udbetaling Danmark har hjemmel til at udbetale boligstøtten til udlejer iflg. lov om individuel boligstøtte 42, stk. 2, jfr. bekendtgørelse nr. 139 af 11. februar 2013 om udbetaling af boligstøtte, 3. Link til bekendtgørelsen med hjemlen til at indgå aftale om den praktiske gennemførelse af udbetalingen ligger her: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=145159 Der udsendes orienteringsbrev til lejerne i forbindelse med at aftalen træder i kraft. side 3/5
Det indstilles, at bestyrelsen indgår en aftale med Udbetaling Danmark om at få boligstøtte udbetalt. Ad 6 Budget 2016-2017 og beboermøde 14. april 2016 Der planlægges beboermødet den 14. april 2016 på Lyngby stadion, Lundtoftevej 53 i Lyngby. Afdelingsbestyrelsen har planer om at nedlægge sig selv, således at der kun er en organisationsbestyrelse i selskabet. Budgettet for afdelingen er fremsendt til afdelingsbestyrelsen samtidig med dagsorden til dette møde. Der er lagt op til 0,0% i stigning både i husleje og antenne. Afdelingen har et større overskud, som skal føres tilbage i budgettet, således at beboerne der har opsparet det også får gavn af det. Derfor forhøjes henlæggelserne til vedligeholdelse på konto 120 næsten tilsvarende, så der ikke kommer for store udsving i lejen, når overskuddet er afviklet. Bestyrelsen drøfter beboermødet og forslaget om at nedlægge afdelingsbestyrelsen samt tager budgettet for afdelingen til efterretning. Budgettet for afdelingen Bestyrelsen bakker op om afdelingsbestyrelsens beslutning. Ad 7 Eventuelt og næste møde Årshjulet for selskabet skal planlægge bestyrelsens møder. FU er planlagt til 19. september kl. 14 på kontoret i Holte. Efter beboermødet aftales ny mødeplan efter behov. Niels blev konstitueret som næstformand i bestyrelsen. Michael indkøber en pc til bestyrelsen og får derigennem e-mail mv. op til kr. 6.000,- Gitte kontaktes vedr. rekvisition og faktura. Årshjul Mødeplan for Organisationsbestyrelsesmøder 2016: Møde Dato Organisationsbestyrelsesmøde afholdes Lyngvej 42, kælder 9. Marts 2016 kl. 17.00 Budget for afd. 5. Oktober 2016 kl. 17.00 Styringsdialog 15. December 2016 kl. 17.00 Regnskab og budget for selskab Mødeplan for Repræsentantskabsmøde 2016: Møde Dato Repræsentantskabsmøde afholdes Lyngvej 42, kælder 15. december 2016 kl. 18.30 side 4/5
Referent Gitte Weien side 5/5