E-MAILPOLITIK FOR NORDJYLLANDS AMT

E-MAILPOLITIK FOR NORDJYLLANDS AMT 1 Indledning Nordjyllands Amt har som mål at skabe en åben og digital forvaltning, hvor borgere og erhvervsliv sættes i centrum med døgnåbne selvbetjeningstjenester på Internettet og effektiv og hurtig sagsbehandling. Medarbejderne vil på denne baggrund i stadig højere grad komme til at kommunikere gennem e-mail, og dette tages der hånd om i nærværende politik. E-mailpolitikken har til formål at sikre, at: e-mail håndteres lige så professionelt som papirpost Nordjyllands Amts omdømme ikke lider skade driftsstabiliteten af Nordjyllands Amts IT-systemer sikres det står klart, på hvilke vilkår Nordjyllands Amt benytter sig af sin adgang til den enkelte ansattes e-mail i medarbejdernes fravær medarbejderne kender deres rettigheder og pligter i forbindelse med håndteringen af e- mail Denne udgave af e-mailpolitikken erstatter alle tidligere udgaver og er gældende for alle ansatte i Nordjyllands Amt med en officiel e-mailadresse. 2 Generelt om e-mail 2.1 E-mailens status E-mail sidestilles med enhver anden form for kommunikation med Nordjyllands Amt, og skal behandles på samme måde som henvendelser pr. post, telefon eller fax. E-mailsystemet er oprettet med henblik på arbejdsrelateret brug, og Nordjyllands Amt opfatter derfor enhver e-mail sendt via amtets systemer som tilhørende amtet. Derfor har amtet i det omfang det skønnes nødvendigt for sagsbehandling, IT-systemernes drift eller andre forhold adgang til at gøre sig bekendt med og disponere over disse data. Dette vil især kunne blive aktuelt i forbindelse med en medarbejders fravær eller ved mistanke om misbrug, jf. afsnit 6 om sikkerhed. 1

2.2 E-mailens indhold Medarbejdere, som sender e-mail via Nordjyllands Amt postsystemer, skal være opmærksomme på, at de repræsenterer Nordjyllands Amt, og at de derfor skal overveje indhold og ordlyd af e-mail. Dette gælder alle e-mail sendt fra Nordjyllands Amts postsystem, idet e-mail nemt kan blive fejladresseret, videresendt eller af andre årsager blive læst af uvedkommende. Medarbejderne bør endvidere overveje, i hvilke sammenhænge de opgiver deres arbejdsmail i privat sammenhæng (f.eks. i forbindelse med chat, debatfora og nyhedsgrupper på Internet), da mailadressen bliver forbundet med Nordjyllands Amt. 3 Hvem sender Nordjyllands Amt e-mail til 3.1 Offentlige myndigheder Nordjyllands Amt er omfattet af edagsaftalen, der fastlægger, at digital kommunikation er hovedreglen, når offentlige myndigheder kommunikerer med hinanden, og at papirpost kun benyttes undtagelsesvist. Nordjyllands Amt anvender på denne baggrund som udgangspunkt e-mail i kommunikationen med andre offentlige myndigheder. 3.2 Internt i Nordjyllands Amt For at sikre en sammenhængende digital sagsbehandling i Nordjyllands Amt anvendes e- mail internt i kommunikationen mellem amtets egne institutioner og medarbejdere. 3.3. Privatpersoner og virksomheder E-mail anvendes i kommunikationen med private personer eller virksomheder, som har kontaktet Nordjyllands Amt via e-mail, eller hvor der foreligger en aftale om, at kommunikationen kan ske via e-mail. Det er vigtigt, at der er en berettiget forventning om, at den pågældende privatperson eller virksomhed modtager og læser e-mailen. 3.4 De ansattes private brug af e-mail E-mailen er oprettet med henblik på arbejdsrelateret brug. De ansatte kan dog i begrænset omfang anvende deres e-mail på arbejdspladsen til privat kommunikation. E-mail og vedhæftede filer, der er mærket privat, personligt eller lignende, må som udgangspunkt 2

kun åbnes af medarbejderen selv. Medarbejderen må dog acceptere, at e-mail kan blive læst af sikkerhedsmæssige årsager, jf. afsnit 6 om sikkerhed. 4 Hvad må sendes via e-mail 4.1 Hvilke dokumenter kan sendes digitalt? Som hovedregel kan langt de fleste dokumenter sendes pr. almindelig e-mail i kommunikationen med andre offentlige myndigheder og internt i Nordjyllands Amt. Dette gælder eksempelvis: Invitationer Dagsordner Mødemateriale (notater mv.) Referater Høringer Orientering af andre parter om afgørelser Rapporter Breve Indsigelser Dokumenter der gives aktindsigt i især ved henvendelse fra pressen Der kan endvidere uden problemer indgås aftaler via e-mail, såfremt alle parter accepterer retningslinier for aftaleindgåelse, reklamationer m.m. 4.2 Hvilke dokumenter kræver særlige sikkerhedsforanstaltninger? Der er fortsat enkelte dokumenter, der af sikkerhedsmæssige grunde ikke må sendes via almindelig e-mail uden for amtets interne netværk. Disse dokumenter kræver anvendelse af digital signatur for, at de kan sendes med e-mail. Digital signatur er en teknisk måde at sikre sin e-mail på. Digital signatur betyder, at man har sikkerhed for, at meddelelsen kommer fra den, der påstår at have sendt den, at den ikke er blevet ændret siden den blev sendt, og at ingen uvedkommende har kunnet læse den. 3

Brugen af digital signatur forudsætter, at der er etableret en digital signaturløsning for administrationen/institutionen. Endvidere er det et krav, at modtageren af e-mailen ligeledes har en digital signatur. I tilfælde, hvor det endnu ikke er muligt at sende e-mail med digital signatur sendes dokumenterne med brevpost. Følgende dokumenter må ikke sendes via almindelig e-mail uden for amtets interne netværk, men skal udveksles med digital signatur eller sendes som brevpost: 1. Dokumenter, der indeholder følsomme/fortrolige oplysninger, f.eks. oplysninger om borgernes personlige forhold eller borgernes CPR-numre. 2. Dokumenter, hvor der i lovgivningen stilles særlige krav til dokumentet, f.eks. hvor underskrifter specifikt nævnes som forudsætning for gyldighed. 3. Dokumenter, der ikke findes digitalt hos afsender. VIGTIGT: I tilfælde af, at dokumentet ikke sendes digitalt, er det i henhold til edagsaftalen den offentlige myndighed, der ikke ønsker at kommunikere digitalt, der skal sandsynliggøre, at dokumentet er omfattet af én af ovenstående undtagelser. Al post, der sendes indenfor amtets netværk, kan betragtes som sikker post, og selv e-mail med følsomt eller fortroligt indhold kan derfor sendes uden yderligere sikkerhedsforanstaltninger. Der sendes indenfor amtets netværk, når både afsenders og modtagers e-mailadresser ender på nja.dk eller nja.int. Eksempel på e-mail med fortroligt indhold, som gerne må sendes: Afsender: xxx@vuc.nja.dk Modtager: yyy@nja.int Eksempel på e-mail med fortroligt indhold som ikke må sendes: Afsender: xxx@vuc.nja.dk Modtager: zzz@hf-vuc.dk 4

4.3 Udvekslingsformater Der kan opstå problemer ved udveksling af dokumenter ved hjælp af e-mail. Problemerne opstår, hvis afsenders filformat er forskelligt fra det, som modtager sædvanligvis anvender. De fleste moderne kontorpakker kan i dag udveksle dokumenter. Det anbefales generelt, at udveksle dokumenter i de mest brugte filformater. Formatproblemer løses i praksis ofte ved, at modtageren selv konverterer dokumentet. Hvis dokumentet ikke kan læses, sendes mailen retur med anmodning om, at dokumentet fremsendes i et andet format. Hvis det anvendte format giver problemer for modtagere, anbefales det at bruge formatet PDF, som fællesudvekslingsformat. Der gælder følgende retningslinier for digital udveksling af dokumenter: 1. Masseudsendelser af dokumenter: Anbefales som hovedregel udsendt som link til tekst på Internettet. Hvis det er nødvendigt at udsende masseforsendelsen som e-mail, anbefales det at udsende dokumentet i formatet PDF. 2. Færdige officielle dokumenter: Giver Nordjyllands Amts formater problemer for modtagere, anbefales formatet PDF som fælles udvekslingsformat. 3. Arbejdsdokumenter anbefales udsendt i redigerbart format, som begge samarbejdspartnere kan læse. Giver de anvendte formater problemer for modtagere, anbefales formatet PDF som fælles udvekslingsformat. 5 Retningslinier for afsendelse og modtagelse af e-mail Retningslinierne for afsendelse og modtagelse af e-mail gælder såvel for den eksterne kommunikation med andre offentlige myndigheder, private personer og virksomheder, som for den interne kommunikation mellem enkelte administrationer/institutioner inden for Nordjyllands Amt. 5.1 Afsenderadresse for Nordjyllands Amt generelt E-mail sendt fra de officielle hovedpostadresser vil i modtagers indbakke optræde med myndigheden eller institutionen som afsender, f.eks. Nordjyllands Amt / Amtsgården. E- mail sendt fra de ansattes e-mailadresser, vil i modtagers postkasse optræde med den ansatte som afsender efterfulgt af institution, f.eks. Jens Jensen / Nordjyllands Amt. 5

E-mail, med et indehold, der kan betragtes som officielt, skal som udgangspunkt sendes fra institutionens/administrationens hovedpostadresse, idet det er vigtigt, at det allerede i modtagerens indbakke fremgår tydeligt, at afsenderen er Nordjyllands Amt. Udvekslingen af arbejdsdokumenter, notater etc. der er en del af de ansattes løbende kommunikation sker fra medarbejderens egen afsenderadresse. I praksis betyder det, at de dokumenter som medarbejderne før hen sendte i en officiel kuvert fra den enkelte administration eller institution, skal sendes som en e-mail fra den pågældendes administrations eller institutions hovedpostadresse. Eksempelvis betragtes forvaltningsafgørelser, høringssvar, politiske afgørelser, svar på borgerhenvendelser som officielle, afsluttede dokumenter, der sendes fra institution til institution eller fra institution til privat virksomhed/borger. Ved sådanne officielle, skriftlige skrivelser sendes der fra administrationens/institutionens hovedpostadresse. Sendes der internt på de enkelte institutioner, fx mellem medarbejdere på amtsgården, anvendes medarbejdernes egne e-mailadresser. 5.2 Oplysninger om afsender Samtlige medarbejdere ved Nordjyllands Amt skal nederst i deres e-mail oplyse følgende: Navn, stilling, kontor, ansættelsessted, telefon, e-mailadresse og web-adresse, f.eks.: Med venlig hilsen XX Fuldmægtig i YY-kontoret Nordjyllands Amt Tlf. 9635 XXXX xx@nja.dk www.nja.dk Oplysninger kan tilføjes e-mailen automatisk ved hjælp af en autosignatur 1. 1 Hvis man anvender webmail, via webmail.nja.dk, påføres autosignaturen ikke automatisk, hvorfor oplysningerne skrives manuelt nederst i e-mailen. 6

5.3 Modtageradressen Nordjyllands Amt sender som udgangspunkt officielle e-mail til andre offentlige myndigheders hovedpostadresser. E-mail betragtes som officielle ud fra principperne beskrevet i afsnit 5.1 Emnefeltet kan ved brug af hovedpostadresser anvendes som en ekstra styring i forhold til adresseringen, f.eks. Emne: Att. Teknik- og miljøområdet, XX. 5.4 Kvittering for modtagelse af e-mail E-mail sidestilles med andre henvendelser, hvorfor der skal etableres en fast tilbagemeldingspraksis til afsenderen med kvittering for modtagelsen og evt. behandlingstid, hvor det er relevant. Selvom afsenderen teknisk kan "bestille" en bekræftelse på, om modtageren har læst e-mailen, skal Nordjyllands Amt kvittere som dokumentation for modtagelsen. 5.5 Fejlsendt post Ved modtagelse af en fejlsendt eller fejladresseret e-mail, skal e-mailen sendes videre til rette vedkommende, såfremt denne kan identificeres. Såfremt rette vedkommende ikke kan identificeres sendes e-mailen videre/retur til modtagers hovedpostkasse. 5.6 Håndtering af medarbejdernes postkasser Det er den enkelte medarbejder, der har ansvaret for regelmæssigt at åbne e-mail i den personlige postkasse. Der skal på de enkelte områder og institutioner i Nordjyllands Amt etableres en pasningsordning for medarbejdernes postkasser i tilfælde af fravær, og medarbejderne skal være bekendt med denne pasningsordning. Pasningsordningen kan enten bestå i en automatisk videresendelse af alle e-mail eller ved at give en anden medarbejder adgang til at læse ens e-mail. Ved kortere tids fravær er det tilstrækkeligt at anvende et autosvar. 7

Autosvaret skal som minimum indeholde information om at: der er tale om et autosvar medarbejderen er fraværende hvornår medarbejderen er tilbage hvorvidt e-mailen bliver videresendt eller ej besked om hvem der alternativt kan tages kontakt til Eksempel på et autosvar: Tak for din henvendelse. Dette er et autosvar. Jeg kan desværre ikke besvare din henvendelse før mandag d. x/x. Din e-mail bliver ikke sendt videre. Hvis din henvendelse haster, kan du kontakte min kollega XX (XX@nja.dk / 9635 XXXX) Mange hilsner YY Fuldmægtig i XX-kontoret Nordjyllands Amt Tlf. 9635 XXXX YY@nja.dk www.nja.dk 5.6.1 Ved fratrædelse Ved fratrædelse skal medarbejderen rydde op i sin postkasse og sørge for, at e-mail åbnes af anden medarbejder, indtil postkassen nedlægges. Endvidere bør den enkelte medarbejder selv sørge for at fremsende orientering om fratrædelse til de kontakter, som ikke er arbejdsrelateret. Postkassen nedlægges ved, at medarbejderen eller en superbruger henvender sig til administrationen/institutionens IT-personale. 8

5.7 Håndtering af hovedpostkasser i Nordjyllands Amt Det skal fastlægges, hvem der har ansvaret for håndteringen af administrationens/institutionens hovedpostkasse(r), herunder journalisering, kvitteringsskrivelse og videredistribution til de relevante medarbejdere. 5.7.1 Håndtering af amtsgårdens hovedpostkasse se bilag 5.7.1 5.8 Journalisering Ind- og udgående e-mail, som indgår i sagsbehandling af enhver art, skal journaliseres. De enkelte institutioner skal udarbejde retningslinier for journaliseringen af e-mail alt efter hvilket journalsystem, der anvendes. De ansatte skal journalisere e-mail i henhold til de for institutionen/journalsystemet gældende retningslinjer. 5.8.1 Journalisering i FICS se bilag 5.8.1 6 Sikkerhed 6.1 Logning af e-mail Nordjyllands Amt registrerer alle ind- og udgående e-mail. Dette betyder, at afsender, modtager og emnefelt umiddelbart kan identificeres. Logningen gemmes cirka et år. Loggen anvendes på oversigtsniveau i forbindelse med den almindelige drift, eksempelvis ved fejlsøgninger, men kan under særlige omstændigheder anvendes af Nordjyllands Amt til at få indsigt i de ansattes e-mail. 6.2 Adgang til ansattes e-mail Nordjyllands Amt forbeholder sig retten til at skaffe sig adgang og indsigt i de ansattes e- mail, der ikke er angivet som privat personligt eller lignende, hvis dette er nødvendigt på grund af: sygdom, ferie eller fratræden sikkerhedsmæssige hensyn andre tungtvejende grunde. 9

Ovennævnte vil dog kun kunne ske efter Amtsdirektørens godkendelse. Hvis kontrolfunktionen anvendes, skal den pågældende medarbejder sammen med den relevante personaleforening/tillidsrepræsentant forinden have meddelelse herom i henhold til Persondatalovens regler. Det betyder, at medarbejderen skal have meddelelse om, hvem der indsamler oplysningerne, hvilke oplysninger der indsamles, til hvilke formål oplysningerne indsamles, hvem oplysningerne evt. videregives til, samt reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede. 6.3 Viruskontrol Amtets Firewall sikrer automatisk viruskontrol. Denne opfanger dog ikke alle virusangreb, og det er derfor nødvendigt, at også de ansatte tager visse forholdsregler. Det er nødvendigt at være specielt opmærksom på virus i forbindelse med: modtagelse af e-mail fra ukendt afsender, herunder vedhæftede filer med efternavn. exe, som aldrig bør åbnes, medmindre afsender er kendt download af filer fra Internet. 10

Bilag 5.7.1 Håndtering af amtsgårdens elektroniske hovedpostkasse Amtsgårdens elektroniske hovedpostkasse hedder nja@nja.dk. Det er amtsgårdens centrale journal som har ansvaret for åbne e-mail i hovedpostkassen og for at registrere det journalmateriale, som kommer ind ad denne vej. Det overordnede mål med denne vejledning er at sikre, at: 1. alt elektronisk post som modtages i hovedpostkassen bliver journaliseret løbende henover dagen på lige fod med papirposten. 2. der mindst tre gange dagligt formiddag, middag og eftermiddag bliver videresendt post fra den centrale postkasse til sagsbehandlerne 3. når en e-mail er sendt videre til sagsbehandleren sikrer journalen at der automatisk bliver sendt en kvittering om modtagelse til afsenderen. 4. sagsbehandlerne via en besked i deres indbakke bliver adviseret om, at der er journaliseret et dokument, hvorpå de er registreret som dokumentansvarlige 5. dokumentet bliver sendt videre til en anden sagsbehandler, hvis journalen får en autobesked om at sagsbehandleren ikke er til stede og kan se hvem der skal have mailen. 6. andre offentlige myndigheders post modtages digitalt Ad 1. Hovedpostkassen modtager såvel materiale, der skal journaliseres og materiale, som ikke skal journaliseres. Det materiale, som ikke skal journaliseres, vil blive videresendt til sagsbehandlerne uden, at det registreres i journalen. Det materiale, som skal registreres i FICS, vil blive journaliseret med samtlige bilag og der vil automatisk blive sendt en mail om, at der er modtaget et nyt dokument til den sagsbehandler, som står angivet på brevet, den sagsbehandler som arbejder på sagen eller hvis intet andet er angivet til den person, som journalen vurderer, skal have dokumentet. 11

Ad 2. Hovedpostkassen gennemgås mindst tre gange dagligt, om formiddagen, om middagen og om eftermiddagen. Der er fremover post tre gange dagligt til sagsbehandlerne fra hovedpostkassen. Ad 3. I kvitteringsbeskrivelsen står der, at amtet har modtaget henvendelsen, og at den vil blive videresendt til sagsbehandling. Ad 4. Ved overgangen fra papirpost til elektronisk post vil der ikke længere blive sendt papir til sagsbehandlerne. Det er derfor vigtigt, at sagsbehandlerne, på anden vis, bliver adviseret om, at der er kommet nyt materiale i en sag eller at en ny sag er startet op. Fremover når posten bliver journaliseret vil der automatisk blive sendt en e-mail til sagsbehandleren om, at der nu er kommet et nyt dokument i sagen, eller at der er blevet oprettet en ny sag. Advisering om, at der er kommet et nyt brev vil ligge i indbakken. Sagsbehandleren kan så, via portalen, gå videre til journalsystemet, hvor det nye dokument kan ses. Ad 5. Såfremt sagsbehandleren ikke er til stede og har aktiveret et autosvar, hvoraf det fremgår hvem der skal kontaktes i stedet for, vil journalen sikre at mailen bliver videresendt til kontaktpersonen. Såfremt der ikke er angivet hvem der, i tilfælde af fravær, skal kontaktes, vil journalen ikke foretage sig yderligere. Ad 6. Offentlige myndigheder, der sender fysisk post til Nordjyllands amt, som i henhold til gældende retningslinier skulle have været sendt elektronisk, kontaktes, således at dokumenter i videst muligt omfang modtages elektronisk i stedet for i papirform. Det er journalens ansvar at kontakte afsenderne og at sikre at posten modtages elektronisk. 12

Midlertidig opbevaring af e-mail Post, som kommer via den centrale postkasse, vil blive gemt i et postkassearkiv i 30 dage efter modtagelsen, hvorefter mailen vil blive slettet. Det er yderst vigtigt, at sektorerne holder journalen opdateret med hvilke personer, der ansættes, hvilke personer der rejser og hvilke personer som flytter arbejdsområde, så det kan sikres, at journalmaterialet til enhver tid bliver sendt til den rette person. 13

Bilag 5.8.1 Journalisering i FICS For ansatte på amtsgården, og på en del af vore institutioner anvendes FICS som journalsystem, og der gælder følgende retningslinier. Afsendte e-mail, der kan betragtes som journalmateriale, journaliseres af den enkelte medarbejder, der sender e-mailen. Hvis der er tvivl om, hvorvidt e-mailen er journalmateriale, skal den altid journaliseres. Modtageren af en e-mail, der kan betragtes som journalmateriale, har ansvaret for, at den bliver journaliseret. Ved e-mail sendt til institutionens hovedadresse ligger ansvaret for journaliseringen ved den/de medarbejdere, der har ansvaret for institutionens hovedpostkasse. Sendes e-mailen direkte til en medarbejder, er det den enkelte medarbejder, der har ansvaret for at e-mailen journaliseres. Sendes e-mailen til flere medarbejdere er det den medarbejder, der står først i e-mailens tilfelt, der har ansvaret for journalisering, med mindre modtagerne indbyrdes har indgået en anden aftale. En e-mail, der skal journaliseres, kan ikke videresendes og journaliseres af en anden, da en videresendt e-mail vil blive registreret forkert i journalsystemet og stå med den oprindelig modtager som afsender. Videresendelse af e-mail til journalisering er derfor en procedure, der ikke må anvendes. Hvis e-mail undtagelsesvist skal journaliseres af andre end modtagerne, kan der oprettes et fælles katalog i Outlook. Til kataloget gives relevante ansatte adgang, og e-mail gemmes ind til de journaliseres af den rette ansatte. 14