K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET Forretningsgang for forvaltning af eksternt finansierede projekter Version 1.0 af 1. juni 2015
Indholdsfortegnelse FORORD 3 KAPITEL 1: FORMÅL, MÅLGRUPPE OG OPBYGNING 4 1.1. Formål... 4 1.2. Målgruppe... 4 1.3. Opbygning... 4 KAPITEL 2: KRAV OG RAMMER 6 2.1. Hjemmelsgrundlag for udførelse af eksternt finansierede aktiviteter... 6 2.2. Eksterne krav... 6 2.2.1. Revision... 7 2.3. Interne krav... 7 2.3.1. Retningslinjer for eksternt finansierede aktiviteter... 7 2.3.2. Samarbejde med eksterne parter... 8 2.4. Journaliseringskrav... 8 2.5. Ansvars- og kompetenceforhold... 8 KAPITEL 3: INDTÆGTSDÆKKET VIRKSOMHED (DR30) 10 3.1. Forudsætninger og betingelser for udførelse af aktivitet... 10 3.2. Særlige forhold vedr. IV... 10 3.3. Yderligere information vedr. IV... 11 KAPITEL 4: TILSKUDSFINANSIERET FORSKNINGSVIRKSOMHED (DR50) 12 4.1. Forudsætninger og betingelser for udførelse af aktivitet... 12 4.2. Særlige forhold vedr. tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed... 12 4.3. Yderligere information vedr. TFV... 13 KAPITEL 5: ANDRE TILSKUDSFINANSIEREDE AKTIVITETER (DR60) 14 5.1. Forudsætninger og betingelser for udførelse af aktivitet... 14 5.2. Særlige forhold vedr. ATA... 14 5.3. Yderligere information vedr. ATA... 14 KAPITEL 6: OVERHEAD 15 6.1. Indtægtsdækket virksomhed (DR30)... 15 6.2. Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (DR50)... 15 6.3. Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (DR60)... 15 6.4. Disponering over optjent overhead... 16 OVERSIGT OVER ANVENDTE FORKORTELSER 17 Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 2 af 17
Forord Nærværende forretningsgang er en beskrivelse af de regler, ledelsen for Københavns Universitet (KU) har besluttet skal være gældende for den administrative og økonomiske forvaltning af eksternt finansierede projekter på KU. Forretningsgangen og tilhørende bilag er tilgængelige på KUnet. På KU skelnes der overordnet mellem aktiviteter finansieret af midler, som KU modtager direkte på finanslovens underkonto 10 ( 19.22.01.10.) KU s almindelige virksomhed og aktiviteter finansieret af midler fra andre kilder, f.eks. andre offentlige institutioner, private og offentlige fonde samt EU. Samlet defineres midler fra andre kilder end KU s finanslovskonto som ekstern finansiering. Denne forretningsgang beskriver alene regelsæt for eksternt finansierede aktiviteter, der udføres med indtægtsdækning og håndteres på selvstændige delregnskaber (DR): Indtægtsdækket virksomhed (IV) Tilskudsfinansierede forskningsvirksomhed (TFV) Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) Retsmedicinske ydelser håndteres på eget delregnskab (DR40) og er ikke omfattet af nærværende forretningsgang, idet dette område har egen forretningsgang. De konkrete procedurer og handlinger forbundet med forvaltningen af eksternt finansierede projekter er beskrevet nærmere i følgende retningslinjer, der er bilag til forretningsgangen: Retningslinjer for indtægtsdækket virksomhed (DR30) Retningslinjer for forvaltning af eksternt finansierede projekter (DR50 og DR60) I nærværende retningslinjer anvendes termen projekt synonymt med det i KU s økonomisystem, Navision Stat (NS), og registreringsramme definerede sag. Endvidere anvendes økonomifunktion som udtryk for institutternes/fakulteternes egne økonomi- og regnskabsfunktioner, uden hensyn til organisering og evt. anden navngivning. Forretningsgangen er tiltrådt af KU s ledelse og gældende fra 1. juni 2015 og erstatter Forretningsgang for eksternt finasierede projekter af 1. november 2011 med tilhørende bilag. Forretningsgangen er tilgængelig på KUnet. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 3 af 17
Kapitel 1: Formål, målgruppe og opbygning 1.1. Formål I KU s portefølje af eksternt finansierede projekter er der repræsenteret mange forskellige typer af bevillingsgivere, store og små bevillingsbeløb samt forskellige krav til såvel den administrative som den økonomiske forvaltning heraf. Eksternt finansierede projekter indgår på lige fod med den almindelige virksomhed i KU s planlægnings- og opfølgningscyklus, idet den eneste principielle forskel på forskningsaktivitet udført under KU s almindelig virksomhed og eksternt finansierede forskningsaktiviteter er finansieringskilden og evt. bindinger på bevillingen. Det overordnede formål med forretningsgangen og tilhørende bilag er at sikre god økonomistyring på KU, herunder: Understøttelse af KU s kerneydelser inden for uddannelse og forskning på en enkel og effektiv måde Understøttelse af KU s bestyrelse i dens funktion med bl.a. godkendelse af budgetter og regnskaber Overholdelse af de lovmæssige krav, der stilles til forvaltning af eksternt finansierede projekter Ensartet administrativ behandling og fremgangsmåde på KU i forhold til f.eks. ansøgningsprocedure, godkendelsesprocedure for indgåelse af samarbejdsaftaler, kontrakter og sikring af forskningsresultater og patenter Ensartet økonomisk forvaltning af KU s projektportefølje, således at KU er i stand til at efterkomme de interne rapporteringsbehov, der måtte forekomme på alle organisatoriske niveauer af såvel budget- som regnskabsmæssig karakter At KU kan imødekomme de økonomiske og statistiske rapporteringskrav fra bevillingsgivere og andre eksterne interessenter At KU s portefølje af eksternt finansierede projekter til hver en tid afspejler en portefølje af igangværende projekter, som er optaget korrekt i KU s regnskab At kendte og ensartede administrative og økonomiske procedurer minimerer det ressourcetræk, der er forbundet med den daglige forvaltning af projekter. 1.2. Målgruppe Forretningsgangen og særligt de tilhørende retningslinjer er tiltænkt som et opslagsværk rettet mod de medarbejdere på KU, der er involveret i administration af eksternt finansierede projekter. Målgruppen er således overvejende medarbejdere i økonomifunktioner på institutter og fakulteter samt i Fællesadministrationen (FA). 1.3. Opbygning Forretningsgangen er metodemæssigt opbygget med en hoveddel og en bilagsdel, jf. nedenstående Model 1: Metode for opbygning af forretningsgang og tilhørende bilag. I hoveddelen er dels beskrevet de overordnede rammer og regler for forvaltning af eksternt finansierede aktiviteter på KU og dels skitseret de eksterne og interne krav til forvaltningen, journaliseringskrav samt ansvars- og kompetenceforhold. Herudover er der i kapitlerne 3, 4 og 5 for hver af de eksternt finansierede akti- Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 4 af 17
viteter angivet de grundlæggende forudsætninger og betingelser, der skal være opfyldt, for at aktiviteten må udføres, samt særlige kendetegn der knytter sig til den pågældende aktivitet og delregnskab. Afslutningsvist er beskrevet de overordnede principper for overhead. Bilagsdelen uddyber hoveddelens oplysninger med mere konkrete procedurebeskrivelser i retningslinjer for henholdsvis indtægtsdækket virksomhed (DR30) og eksternt finansierede aktiviteter (DR50 og 60). Model 1: Metode for opbygning af forretningsgang og tilhørende bilag HOVEDDEL Krav og rammer Indtægtsdækket virksomhed (DR30) Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (DR50) Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (DR60) Overhead Kapitel 1-2 Beskrivelse af formål og målgruppe samt eksterne og interne krav. Kapitel 3-5 Forudsætninger og betingelser for hver af de tre aktivitetstyper. Kapitel 6 De overordnede principper og regler for overhead. BILAGSDEL Retningslinjer for indtægtsdækket virksomhed (DR30) Retningslinjer for forvaltning af eksternt finansierede projekter (DR50 og DR60) Beskrivelse af krav til journalisering, de forskellige faser i forvaltningen af eksterne midler, særlige fokuspunkter mv. Forretningsgangen er omfattet af KU s gældende regnskabs- og økonomiinstrukser. Institutter og fakulteter kan, inden for rammerne af denne forretningsgang, udarbejde yderligere retningslinjer og arbejdsgangsbeskrivelser. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 5 af 17
Kapitel 2: Krav og rammer 2.1. Hjemmelsgrundlag for udførelse af eksternt finansierede aktiviteter KU er omfattet af bekendtgørelse af lov om universiteter (universitetsloven). I henhold til Universitetsloven kan universiteterne drive indtægtsdækket virksomhed og tilskudsfinansierede aktiviteter. Af Finansministeriets gældende budgetvejledning fremgår regler for anvendelse og hjemmel, disponeringsregler mv. for udførelse af aktiviteter under: Indtægtsdækket virksomhed (IV) Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (TFV) Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA). I henhold til budgetvejledningens bestemmelser er KU forpligtet til, budget- og regnskabsmæssigt, at kunne adskille de tre ovennævnte tilskudsfinansierede aktiviteter. Samtidig skal disse aktiviteter samt indtægtsdækningen heraf kunne adskilles fra den finansiering KU modtager direkte via finansloven. Dette krav opfyldes ved, at KU i forbindelse med den budget- og regnskabsmæssige registrering benytter en selvstændigt tocifret dimension i KU s kontostreng. Denne dimension benævnes delregnskab (DR) og er en kategorisering af aktiviteten og dermed indtægtsdækningen. De midler KU modtager direkte på KU s finanslovskonto budget- og regnskabsføres på: DR10: Almindelig virksomhed. På KU budget- og regnskabsføres de eksternt finansierede aktiviteter på følgende tre delregnskaber, der overordnet beskrives i nærværende forretningsgang: DR30: Indtægtsdækket virksomhed (IV) DR50: Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (TFV) DR60: Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA). Lovhjemmel til at udføre aktiviteter under IV og TFV opnås på bevillingslov eller ved tilslutning fra Folketingets Finansudvalg. Aktivitet under ATA kan, efter godkendelse af Finansministeriet, oprettes på forslag til lov om tillægsbevilling. I forhold til forvaltningen af eksternt finansierede projekter er KU underlagt en række lovbestemmelser samt beslutninger truffet af KU s ledelse. FA har det overordnede ansvar for at overvåge lov- og cirkulæreændringer mv. for dette område og indarbejde ændringer i forretningsgange sammen med evt. andre ledelsesmæssige beslutninger. Det betyder samtidig, at der, i forhold til lov- og cirkulæreændringer, kan være fortolkningsopgaver og fortolkningsansvar for FA. Det administrative arbejde, der i finanslovssammenhæng er forbundet med forvaltningen af eksternt finansierede projekter, varetages af Koncern-økonomi. 2.2. Eksterne krav Som selvejende institution er KU underlagt de regler, der er gældende for denne type af statslig virksomhed. Når KU indgår i samarbejdsrelationer, specielt med private virksomheder, fonde og organisationer, skal KU være opmærksom på, at der er nogle lovkrav, som KU ikke kan fravige i forbindelse med indgåelse af disse samarbejder. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 6 af 17
I relation til forvaltningen af eksternt finansierede projekter er KU underlagt en række lovmæssige bestemmelser mv., som har til formål at sikre en økonomisk korrekt afrapportering af KU s aktiviteter, herunder oplysninger til brug for statistiske formål. KU s regnskab skal indeholde detaljerede oplysninger om budget og forbrug på såvel institut, fakultets- og universitetsniveau. Herudover skal regnskabet forklare aktivitetsniveauet på udvalgte formål og målsætninger, herunder hvorvidt KU har nået målsætningerne i forhold til indgået resultatkontrakt. KU skal bl.a. kunne dokumentere det samlede forbrug af henholdsvis statslige og ikkestatslige midler gennem regnskabsaflæggelse til Uddannelses- og Forskningsministeriet. Endvidere skal KU aflægge retvisende regnskaber til mange forskellige eksterne bevillingsgivere i henhold til den enkelte bevillingsgivers regler herom. 2.2.1. Revision KU s regnskab revideres af Rigsrevisionen i henhold til lov om revision af offentlige regnskaber. KU har indgået en aftale med et privat revisionsfirma om den praktiske udførelse af revisionen. Revision af eksternt finansierede projekter sker bl.a. i henhold til ovennævnte budgetvejledning, nærværende forretningsgang samt fortolkninger af hvad Rigsrevisionen og det private revisionsfirma betragter som værende korrekt forvaltning af eksternt finansierede projekter. Formålet med revisionen er at få en begrundet overbevisning om, at KU s portefølje af eksternt finansierede projekter er optaget økonomisk korrekt i KU s samlede regnskab, og at KU i øvrigt overholder de krav, som forventeligt kan stilles til forvaltningen af netop denne type projekter. 2.3. Interne krav For at kunne sikre en hensigtsmæssig og effektiv økonomiforvaltning har KU s ledelse behov for information, der er pålidelig, gennemsigtig og rettidig. Dette er en grundlæggende forudsætning for både at kunne opfylde KU s egen ambition om god og effektiv økonomistyring og for at kunne opfylde omverdenens krav til KU om økonomisk rapportering af høj kvalitet. Informationen skal være pålidelig for at sikre at ledelsen træffer sine beslutninger på det korrekte grundlag, gennemsigtig for at ledelsen er i stand til at kunne gennemskue sammensætningen af den økonomiske information, og rettidig for at evt. faresignaler kan opdages i tide, så korrigerende handlinger kan iværksættes. For at sikre tilstedeværelsen af disse tre vitale forhold (pålidelighed, gennemsigtighed og rettidighed) i styringen af KU er det nødvendigt at stille krav om ensartet økonomisk forvaltning og registrering på hele KU. Hermed vil der på overordnet niveau være mulighed for at kunne aggregere økonomiske data fra institut- og fakultetsniveau til et konsolideret universitetsniveau. 2.3.1. Retningslinjer for eksternt finansierede aktiviteter Alle økonomiske og regnskabsmæssige procedurer i relation til eksternt finansierede aktiviteter foretages som udgangspunkt efter samme principper som aktiviteter under KU s almindelige virksomhed (DR10). For at sikre overholdelse af disse procedurer er der udarbejdet følgende retningslinjer for de eksternt finansierede aktiviteter: Retningslinjer for indtægtsdækket virksomhed (DR30) Retningslinjer for forvaltning af eksternt finansierede projekter (DR50 og DR60). Retningslinjerne er bilag til nærværende forretningsgang. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 7 af 17
2.3.2. Samarbejde med eksterne parter Der kan opstå spørgsmål i forbindelse med indgåelse af samarbejde med KU s omverden, og det er derfor vigtigt at institutter, fakulteter og FA er opmærksom på forhold, der er ufravigelige. Specielt hvornår der er tale om et tilbud fra FA, og hvornår der er tale om en pligt over for FA, hvad angår inddragelse i f.eks. ansøgningsfasen og en evt. efterfølgende kontraktforhandlingsfase. Der henvises til KU s Forsknings- & Innovations (F&I) oversigt vedrørende Rolle- og ansvarsfordeling, som findes på www.cms.ku.dk/fa-sites/fi-sites/eu/ansogning. På F&I s hjemmeside (www.fi.ku.dk) findes nærmere information om, hvilke samarbejdsformer KU har med omverdenen, herunder hvilke forhold man skal være speciel opmærksom på. Såfremt der i ansøgningsøjemed opstår tvivl af juridisk karakter, f.eks. omkring publiceringsrettigheder eller kommerciel udnyttelse af forskningsresultater, skal institutter og fakulteter kontakte F&I. 2.4. Journaliseringskrav I henhold til lov om offentlighed i forvaltningen er KU forpligtet til at journalisere dokumenter, der er modtaget eller afsendt i forbindelse med KU s virksomhed, og som har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Dokumenter i forbindelse med forvaltning af eksternt finansierede aktiviteter er omfattet af journaliseringspligten. Formålet med journalisering af sagsdannende dokumenter er at sikre, at KU er i stand til at dokumentere økonomiske og evt. juridiske rettigheder i en given sag. Herudover skal KU efterleve lovgivningen, herunder kunne efterkomme ønsker om aktindsigt fra eksterne interessenter, hvor sagsdannende materiale for et eller flere projekter ønskes forelagt. For detaljeret information om hvilke dokumenter, der er omfattet af journaliseringspligten, henvises til Kapitel 1. Journalisering i ovennævnte retningslinjer. 2.5. Ansvars- og kompetenceforhold Ansvars- og kompetenceforhold ved forvaltning af eksternt finansierede projekter på KU fremgår bl.a. af gældende Instruks for rektor på Københavns Universitet og Institutlederinstruks, der kan fås ved henvendelse til Rektorsekretariatet. Rektors godkendelsespligt er i praksis uddelegeret til dekaner og institutledere i forbindelse med indgåelse af aftaler om eksterne samarbejder. I overensstemmelse med ovennævnte instrukser gælder i daglig praksis generelt, at Institutlederen skal godkende medarbejdernes aftaler om varetagelse af eksternt finansierede projekter. Det er institutlederens ansvar at sikre, at juridiske og økonomiske forhold er skriftligt afklaret, samt at dette er sket i henhold til gældende praksis på området, herunder at fakultet og/eller FA har været inddraget i processen, såfremt der er krav herom. Opgaven kan i praksis være uddelegeret fra institutlederen til en anden person, men det er institutlederens ansvar at denne bemyndigede person er bekendt med gældende praksis på området. Institutleders godkendelse af projektet er en tilkendegivelse af, at instituttet kan huse bevillingen og har bl.a. til hensigt at sikre, at instituttets øvrige ordinære opgaver kan varetages som planlagt under hensyn til de ressourcer, instituttet råder over. Institutlederens godkendelse er samtidig en tilkendegivelse om, at denne er bekendt med den økonomiske risiko, Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 8 af 17
der er forbundet med forvaltningen af projektet, herunder at instituttet skal dække et evt. underskud. Bevillingshaver disponerer som udgangspunkt over bevillingen og kan afholde udgifter i forhold til projektets budget under ansvar over for institutlederen. Bevillingshaver er på KU s vegne ansvarlig over for bevillingsgiver for overholdelse af bevillingen. Økonomifunktionen servicerer bevillingshaver i dette arbejde. Institutlederen skal altid orienteres, såfremt projektets økonomiske udvikling afviger fra det forudsatte. Institutlederen er ansvarlig for forvaltningen af instituttets samlede portefølje af eksternt finansierede projekter og står til ansvar herfor over for fakultetet. I forbindelse med afslutningen af hvert regnskabsår afgives en Institutledererklæring til dekanen. Fakultetsledelsen er ansvarlig for fakultetets samlede portefølje af eksternt finansierede projekter og skal i forbindelse med afslutningen af hvert regnskabsår afgive en Dekanerklæring til rektor. Herved bekræfter fakultetet, at man har sikret sig, at projektporteføljen er aktiv og fremtræder økonomisk retvisende i KU s samlede regnskab, samt at der er taget stilling til evt. konstaterede eller forventede tab. Nærmere beskrivelser af rolle- og ansvarsfordelingen for instituttet, fakultetet, FA og KU s ledelse i relation til forvaltning af eksternt finansierede aktiviteter findes i retningslinjer for henholdsvis eksternt finansierede projekter og indtægtsdækket virksomhed, der er bilag til nærværende forretningsgang. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 9 af 17
Kapitel 3: Indtægtsdækket virksomhed (DR30) Indtægtsdækket virksomhed (IV) er typisk kommercielle forsknings-, udviklings- og undervisningsopgaver eller faglig rådgivning inden for KU s forskningsstrategi. Projekter, hvor der er tale om en ren erhvervsmæssig udnyttelse af eksisterende ekspertise eller udstyr, og der ikke tilføres ny viden, er altid af typen IV. Budget- og regnskabsmæssig aktivitet for indtægtsdækket virksomhed registreres i Navision på dertil oprettede sag og sagsopgaver. 3.1. Forudsætninger og betingelser for udførelse af aktivitet Under indtægtsdækket virksomhed er følgende forudsætninger og betingelser: Aktivitetsområderne skal være naturlige udløbere af KU s almindelige virksomhed. Der må ikke for kredsen af aftagere bestå en pligt til at aftage de pågældende varer eller tjenesteydelser. KU skal kunne adskille den produktion af varer eller tjenesteydelser, der søges udført med indtægtsdækning, fra KU s øvrige opgaver KU skal fastsætte prisen på den enkelte vare og ydelse således, at der ikke sker konkurrenceforvridning over for private eller offentlige konkurrenter, og således at alle omkostninger forbundet med aktiviteten dækkes. Under de enkelte fakulteter kan der forekomme særlige områder, hvor andre end ovennævnte eksempler på aktivitet udføres i henhold til reglerne for IV, f.eks. patientbehandling. 3.2. Særlige forhold vedr. IV For indtægtsdækket virksomhed er der en række særlige forhold, herunder: Det kan ved indgåelse af skriftlig aftale med rekvirenten fastlægges, at offentliggørelsen af forskningsresultaterne udskydes eller ikke foretages. Det kan ved indgåelse af skriftlig aftale med rekvirenten fastlægges, at denne erhverver sig rettigheder til kommerciel udnyttelse af evt. resultater. Ved rekvireret forskning, hvor en virksomhed ønsker en konkret forskningsmæssig opgave løst, skal der foreligge en skriftlig aftale, der bl.a. regulerer ovennævnte rettigheder. IV-aktiviteten finansieres altid fuldt ud af rekvirenten. Der må således ikke ske medfinansiering fra KU s almindelige virksomhed, og alle udgifter skal henføres til IV-projektet, svarende til fuld omkostningsdækning. KU kan ved misligholdelse af en kontrakt pådrage sig et kontraktretsligt erstatningsansvar. IV-projektet skal derfor altid være omfattet af forsikring for produktansvar og professionelt ansvar. Denne forsikring er tegnet og betalt af FA. I henhold til Finansministeriets budgetvejledning må det akkumulerede resultat ikke være negativt fire år i træk. Over- eller underskud inden for et givent finansår kan videreføres til et efterfølgende år. Overskud skal overflyttes til DR10: Almindelig virksomhed, hvor det kan forbruges. Det vil i praksis sige, at selve IV-projektet ikke skal udvise noget stort øko- Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 10 af 17
nomisk overskud, idet fortjenesten skal opkræves som overhead på projektet og overføres til forbrug på DR10. 3.3. Yderligere information vedr. IV For en mere udførlig beskrivelse af de gældende regler for udførelse af indtægtsdækket virksomhed på KU henvises til Retningslinjer for indtægtsdækket virksomhed (DR30). Med henblik på korrekt kategorisering af aktivitet på delregnskab kan Regnskabssektionen i Koncern-økonomi evt. kontaktes. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 11 af 17
Kapitel 4: Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (DR50) Af Finansministeriets budgetvejledning fremgår følgende eksempler på indtægter for tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (TFV): Private gaver og tilskud, indtægter i forbindelse med samarbejdsaftaler samt offentlige fonds- og programmidler mv. Hertil kommer en betydelig omsætning på projekter finansieret af EU. Budget- og regnskabsmæssig aktivitet for denne aktivitetstype registreres i KU s økonomisystem med angivelse af DR50 i kontostrengen. Nedenfor er angivet en definition på de fire ovennævnte finansieringskilder/samarbejdsformer. Private gaver og tilskud defineres som midler fra privatpersoner, private virksomheder, selvejende institutioner hvis kapitalgrundlag ikke hidrører fra staten, organisationer samt ikke-statslige fonde og legater. Omfatter tillige legater, der er oprettet for private tilskudsmidler, men som bestyres af KU. Vær opmærksom på donationer, det vil sige midler, hvor der hverken er krav til formålet for anvendelsen eller efterfølgende krav om faglig eller økonomisk rapportering. Disse donationer indtægtsføres direkte på DR10: Almindelig virksomhed. Samarbejdsaftaler defineres som aftaler indgået mellem KU og offentlige institutioner og/eller private virksomheder, hvor begge parter skyder ressourcer ind i projektet. Den eksterne parts bidrag skal ikke betragtes som en betaling for en egentlig ydelse/produkt, men som et tilskud til aktiviteten. Offentlige fonds- og programmidler defineres som offentlige midler, f.eks. forskningsrådsmidler, der normalt tildeles efter ansøgning, dvs. i konkurrence med andre institutioner. EU-forskningskontrakter defineres som forskningsaftaler direkte mellem EU-kommissionen og KU samt aftaler mellem koordinator og KU, hvor KU er partner. 4.1. Forudsætninger og betingelser for udførelse af aktivitet Under tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed er følgende forudsætninger og betingelser: Aktivitetsområderne skal være naturlige udløbere af KU s almindelige virksomhed. Emner skal således falde inden for det pågældende instituts normale virke. Aktiviteten skal karakteriseres som værende ikke-kommerciel for KU. Aktiviteter med et for KU kommercielt tilsnit udføres som indtægtsdækket virksomhed (DR30). Som udgangspunkt må der først afholdes udgifter på projektet, når der foreligger et bindende juridisk tilsagn om støtte, f.eks. bevillingsskrivelse, kontrakt eller samarbejdsaftale. Eneste undtagelse er projekter, der delvist finansieres af KU s almindelige virksomhed (forudsat medfinansiering), jf. afsnit 4.2. Særlige forhold vedr. tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed. 4.2. Særlige forhold vedr. tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed For tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed er der en række særlige forhold, herunder: Når forskningen finansieres helt eller delvist af offentlige midler, er der pligt til at offentliggøre forskningsresultaterne. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 12 af 17
KU kan vælge at overtage ejendomsretten, herunder retten til at patentere og kommercialisere, til en opfindelse gjort af en ansat forsker, jf. Bekendtgørelse af lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner (Forskerpatentloven). Medfinansiering fra KU s almindelige virksomhed kan kun ske, såfremt KU selv har en forskningsmæssig interesse i projektet. Hvis tilskuddet er bevilget fra statslige fonds- eller programmidler, hvor det ved lov er forudsat at tilskuddet skal dække hele projektudgiften, må der ikke ske medfinansiering. Projekter, der delvist er finansieret af KU s almindelige virksomhed (dvs. at der er forudsat medfinansiering), kan iværksættes inden for rammerne af den almindelige bevillingsdel, inden der foreligger et juridisk bindende tilsagn om støtte fra den eksterne part. Eventuelle tab som følge af at den eksterne finansiering udebliver dækkes af instituttet under DR10: Almindelig virksomhed. Modydelse til bevillingsgiver består normalt kun i faglig og økonomisk rapportering. KU og evt. samarbejdspartner er ikke erstatningspligtige over for hinanden, såfremt projektet eksempelvis ikke fører til det ønskede resultat. Kompetence til ansættelse af personale på KU er ifølge universitetsloven placeret hos rektor. Rektors uddelegering af denne kompetence fremgår af Retningslinjer for rektors delegation af ledelseskompetence. 4.3. Yderligere information vedr. TFV For yderligere information om procedurer og forvaltning af aktiviteter under tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed, herunder håndtering af moms, henvises til Retningslinjer for forvaltning af eksternt finansierede projekter (DR50 og DR60). Spørgsmål til forvaltning af TFV rettes til Regnskabssektionen i Koncern-økonomi. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 13 af 17
Kapitel 5: Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (DR60) I henhold til Finansministeriets budgetvejledning kan der, for andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA), optages samme indtægtstyper som under tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed, men aktiviteten må ikke være forskningsorienteret. Der kan således være tale om private gaver og tilskud, indtægter i forbindelse med samarbejdsaftaler samt offentlige fonds- og programmidler mv. Hertil kommer en betydelig omsætning på projekter finansieret af EU. Budget- og regnskabsmæssig aktivitet for denne aktivitetstype registreres i KU s økonomisystem med angivelse af DR60 i kontostrengen. En definition af enkelte kategorier af finansieringskilder fremgår af Kapitel 4: Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (DR50). 5.1. Forudsætninger og betingelser for udførelse af aktivitet Under andre tilskudsfinansierede aktiviteter er der følgende forudsætninger og betingelser: Aktivitetsområderne skal være naturlige udløbere af KU s almindelige virksomhed. Emner skal således falde inden for det pågældende instituts normale virke. Aktiviteten skal karakteriseres som værende ikke-kommerciel for KU. Aktiviteter med et for KU kommercielt tilsnit udføres som indtægtsdækket virksomhed (DR30). 5.2. Særlige forhold vedr. ATA For andre tilskudsfinansierede aktiviteter er der en række særlige forhold, herunder: Aktiviteten må ikke være forskningsorienteret. Hvis dette er tilfældet, er der tale om tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (DR50). Er der tale om en formidlingsopgave, f.eks. konference eller seminar, er det afgørende, hvem målgruppen er. Hvis størstedelen af målgruppen er ikke-forskere, skal projektet kategoriseres som DR60 ATA. I tvivlstilfælde skal konferencer og seminarer altid kategoriseres som DR60 ATA. Som udgangspunkt må der først afholdes udgifter på projektet, når der foreligger et bindende juridisk tilsagn om støtte. Undtagelser kan eksempelvis være afholdelse af konferencer og seminarer, hvor det økonomiske fundament er deltagerbetaling. Kompetence til ansættelse af personale på KU er ifølge universitetsloven placeret hos rektor. Rektors uddelegering af denne kompetence fremgår af Retningslinjer for rektors delegation af ledelseskompetence. 5.3. Yderligere information vedr. ATA For yderligere information om procedurer og forvaltning af aktiviteter under andre tilskudsfinansierede aktiviteter, herunder håndtering af moms, henvises til Retningslinjer for forvaltning af eksternt finansierede projekter (DR50 og DR60). Spørgsmål til forvaltning af aktiviteter rettes til Regnskabssektionen i Koncern-økonomi. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 14 af 17
Kapitel 6: Overhead I forbindelse med udførelse af aktiviteter under delregnskaberne 30, 50 og 60 sker der et yderligere træk på universitetets ressourcer så som lokaler, opvarmning, elektricitet, rengøring, bygningsvedligeholdelse og især den administration, der på alle organisatoriske niveauer er forbundet med forvaltningen af disse projekter. Det overhead, det er muligt at opkræve af bevillingsgiver, skal således være med til at dække disse indirekte omkostninger. Definitionsmæssigt kan man opdele disse indirekte omkostninger i Administrative følgeomkostninger og Bygningsrelaterede følgeomkostninger. Nedenfor beskrives de overordnede principper for håndtering af overhead under de forskellige aktivitetstyper. Den praktiske håndtering af overhead i forbindelse med opkrævning, indtægtsføring mv. fremgår af afsnit om overheadallokering i nedennævnte retningslinjer. 6.1. Indtægtsdækket virksomhed (DR30) Ud over de ovennævnte indirekte omkostninger dækker overhead også fortjeneste og evt. udviklingsomkostninger. Prisen på den enkelte vare eller ydelse fastsættes således, at der ikke sker konkurrenceforvridning over for private eller offentlige konkurrenter, og således at alle direkte og indirekte omkostninger forbundet med aktiviteten dækkes. Der er for udvalgte IV-aktiviteter indført mulighed for varierende overheadsats ved prisfastsættelsen. For yderligere information om overheadsatser ved indtægtsdækket virksomhed henvises til Retningslinjer for indtægtsdækket virksomhed (DR30). 6.2. Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (DR50) Overheadsatsen for aktiviteter finansieret af statslige fonds- og programmidler mv. fremgår af Finansministeriets budgetvejledning. Ved aktiviteter finansieret af ikke-statslige bevillingsgivere findes der ingen regler, der hjemler tvangsmæssig opkrævning af overhead. I disse tilfælde skal der opkræves det maksimalt mulige overhead på baggrund af de samlede direkte omkostninger forbundet med projektet. Overheadsatsen kan afvige ved visse typer af EU-finansierede projekter. Endelig er visse typer af private gaver og tilskud pr. tradition fritaget for overheadopkrævning, idet disse bevillingsgivere ikke ønsker at bidrage økonomisk til KU s administration, men forudsætter tilstedeværelsen af et administrativt beredskab. For yderligere information henvises til Retningslinjer for forvaltning af eksternt finansierede projekter (DR50 og DR60). 6.3. Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (DR60) Overheadsatsen for andre tilskudsfinansierede aktiviteter kan bero på betingelserne for den pågældende bevillingsgiver samt den pågældende projekttype. For yderligere information henvises til Retningslinjer for forvaltning af eksternt finansierede projekter (DR50 og DR60). Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 15 af 17
6.4. Disponering over optjent overhead Som udgangspunkt disponerer dekanen over det overhead, som tilfalder det enkelte fakultet (fakulteter uden institutstruktur), mens institutlederen disponerer over det overhead, som tilfalder det pågældende institut. Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 16 af 17
Oversigt over anvendte forkortelser ATA DR DR10 DR30 DR40 DR50 DR60 EU F&I FA IV KU NS TFV Andre tilskudsfinansierede aktiviteter Delregnskab Delregnskab 10: Almindelig virksomhed Delregnskab 30: Indtægtsdækket virksomhed Delregnskab 40: Retsmedicinske ydelser Delregnskab 50: Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed Delregnskab 60: Andre tilskudsfinansierede aktiviteter Den Europæiske Union Forskning & Innovation organisatorisk beliggende i FA Fællesadministrationen på KU Indtægtsdækket virksomhed Københavns Universitet Navision Stat KU s økonomisystem Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed Version 1.0 af 1. juni 2015 Side 17 af 17