Dialogmøde om TrivselOP - alt hvad du skal bruge Denne manual kan bruges af lederen eller arbejdsmiljøgruppen, alt efter hvordan I fordeler opgaven. Indholdsfortegnelse Før dialogmødet: Tjekliste til din planlægning... 2 Før Dialogmødet: Spørgsmål til resultaterne fra TrivselOP rapporten... 3 Tidsplan for processen... 4 Under dialogmødet idéer til at holde processen på sporet... 5 Dialogmødets faser... 6 Efter dialogmødet - erfaringsopsamling... 15
Før dialogmødet: Tjekliste til din planlægning Før du går i gang med at lave anerkendende dialogmøde er det vigtigt, at rammerne er afklaret. Nedenstående spørgsmål kan bruges som inspiration. Formål Hvad er dit formål med at lave anerkendende dialogmøde? Deltagere Hvem skal deltage? Hvordan tilrettelægges det, så flest mulige medarbejdere deltager? Planlægning af processen Hvordan skal processen planlægges? Hvornår skal processen ske? Få alle trin i processen sat ind i en tidsplan. NB! Hvis du er leder: Husk at involvere arbejdsmiljørepræsentanten (og arbejdsmiljølederen hvis ikke du selv har den rolle). Dialogmødet er en del af APV en, og derfor er det vigtigt, at du får input til de relevante arbejdsmiljøfaglige forhold. Afklaring af mødeledelsen Hvem skal lede mødet? Lederen, arbejdsmiljørepræsentanten eller kunne det være en fordel at få en lederkollega til at klare det? Prioritering af punkter inden for fysisk og psykisk arbejdsmiljø Hvilke 5 positive punkter vil du fremhæve inden for både fysisk og psykisk arbejdsmiljø på dialogmødet? Hvilke 5 negative punkter vil du prioritere inden for både fysisk og psykisk arbejdsmiljø at præsentere på dialogmødet? Hvordan kan du formulere de negative punkter om til ønsker og drømme? Hvad vil du sætte fokus på ved de særlige psykiske belastningsfaktorer? Hvad vil du sætte fokus på i forhold til sygefravær og ulykker? Hvad er dine succeskriterier for mødet? Planlægning af opfølgning Hvilke betingelser er der for opfølgningsarbejdet? Hvilken økonomi er der til opfølgning? Hvordan vil du agere på nævnte ting, som ikke bliver prioriteret på dialogmødet? Hvornår får du lavet et udkast til handlingsplan til klinikledelsen? Hvordan sikrer du, at handlingsplanen bliver synlig for alle? Hvordan vil du opsamle erfaringerne og evaluere processen? Information til deltagere Hvordan vil du motivere og kommunikere om det anerkendende dialogmøde undervejs? (møder, direkte personlig kommunikation, opslagstavler, intranet, nyhedsbreve, kreative indslag eller andet?) Hvordan vil du introducere deltagerne til det anerkendende dialogmøde? Hvordan får du afstemt deltagernes forventninger til opfølgningsprocessen? Hvordan vil du kommunikere om handlingsplanen?
Før Dialogmødet: Spørgsmål til resultaterne fra TrivselOP rapporten Følgende spørgsmål kan bruges til inspiration i en indledende analyse og som forberedelse til den dialogproces, der skal være med medarbejderne. Hvad er dine umiddelbare reaktioner på resultatet? Hvad overrasker dig? Hvad er ikke overraskende? Hvilke styrker og hvilke udviklingsområder fremtræder umiddelbart tydeligst? Kan du genkende billedet? Hvad gør dig nysgerrig? Hvilke områder i undersøgelsen har du behov for at få uddybet yderligere? (Det kan være en god idé, at se spørgsmålene fra spørgeskemaet igennem for få et overblik over, hvad der præcist er spurgt om). Hvordan ser du, at de udviklingsmuligheder, der peges på, kommer til udtryk i dagligdagen? Hvordan ser du styrkerne komme til udtryk i dagligdagen? Hvad er der efter din vurdering behov for at arbejde videre med? Hvordan tror du, at medarbejderne vil reagere på resultatet? Hvad tror du er vigtigt for medarbejderne at arbejde videre med? Er der lavthængende frugter ting, der umiddelbart kan løses med det samme?
Tidsplan for processen Tid Uge 14 Uge 15 Uge 16 Uge 17 Uge 18 Uge 19 Uge 20 Uge 21 Uge 22 Uge 23 Uge 24 Uge 25 Opgave Reservere tid til mødet hos deltagere. Reservere lokale til mødet Forberede dialogmødet Drøfte resultater fra TrivselOP Forberede dialogmødet herunder materialer m.m. Afholde af dialogmøde Samle oppå møde, herunder møde med klinik- / funktionsledelsen Implementering og løbende sparring med am-grupperne 4
Under dialogmødet idéer til at holde processen på sporet Hvis deltagere i det anerkendende dialogmøde begynder at arbejde modsatrettet, kan du forholde dig anerkendende. Det vil sige at: du lytter nysgerrigt og åbent til den anden du lytter ligeværdigt til den anden du giver ikke udtryk for om du er enig eller ej så også en eventuelt frustrerede person vil opleve sig hørt og forstået. Bag ethvert problem ligger en frustreret drøm - så spørg ind til den frustrerede drøm. Eksempler på spørgsmål man kan stille: Hvad vil du ønske dig i stedet for? Hvad vil du gerne have var anderledes og på hvilken måde? Hvad ville det betyde for dig og andre i forhold til jeres opgaveløsning? Hvilke ting har du selv prøvet og hvordan virkede det? Hvad er muligt at gøre anderledes konkret? Hvilke forskellige muligheder kan du bedst lide og tror på? Hvad er fordelen ved at gøre det? Hvad er det første skridt i den rigtige retning? Hvad vil du konkret gerne gøre anderledes og hvornår? 5
Dialogmødets faser 6
Drejebog for dialogmøde Tilpasning af materialet til dit brug Indsæt dine egne TrivselOP-resultater i PowerPoint-præsentationen Indsæt dit bud på de drømme og ønsker, der ligger bag udfordringerne fra TrivselOP i PowerPoint-præsentationen Praktisk planlægning og materialer Bestil lokale Bestil forplejning Planlæg bordopstilling og hæng flipovers op i lokalet (til hver gruppe) Hav ekstra flipoverpapirer med til gruppearbejdet Læg post-it og tusser på bordene Blanke plancher til at skrive på Tusser Tape Post-it Klæbemasse til plancher/malertape Forslag: sæt deltagerne ved borde, hvor de kan tale sammen tre og tre (6 mandsborde) 7
Drejebog for dialogmøde Tidsforbrug Overskrift Aktivitet Formål 5 min Velkomst og indledning af mødet Du byder velkommen og præsenter målet for TrivselOP og dialogmødet. Vis PowerPoints/plancher: Målet med TrivselOP Øge de ansattes trivsel og forbedre arbejdsmiljøet og derved bidrage til at styrke produktiviteten samt kerneydelserne i patientbehandling, forskning og uddannelse Målet med dialogmødet Skabe dialog om resultaterne fra TrivselOP Give input til lederen og arbejdsmiljøgruppen om ønsker til et bedre arbejdsmiljø Give konkrete handlingsforslag til lederen og arbejdsmiljøgruppen til opfølgning på TrivselOP og på andre udfordringer i trivslen og i arbejdsmiljøet Målet med at den anerkendende dialogiske tilgang Bruge TrivselOPs vurdering af problemerne som basis for at undersøge mulighederne for at forbedre arbejdsmiljøet At deltagerne føler sig velkomne 8
Tidsforbrug Overskrift Aktivitet Formål 5 min Om programmet 5 min Den anerkendende dialogiske tilgang Vis PowerPoint/planche: Programmet for dagen Og gennemgå kort programmet Vis herefter PowerPoint om: Forventningsafstemning og opfølgning på tværs Og fortæl om, at der må vælges ud og prioriteres Vis PowerPoints/plancher: (NB! se noter til PowerPoint/planche) Den anerkendende dialogiske tilgang hvad opnår man? To forskellige tilgange Sproget påvirker vores handlinger Billede om at se muligheder (NB! se noter til PowerPoints/plancher) At deltagerne får overblik over, hvad der skal ske i dag At deltagerne ved, hvad der vil ske efterfølgende At deltagerne inspireres til at tænke anerkendende og se muligheder 9
Tidsforbrug Overskrift Aktivitet Formål 25 min Energi og stolthed i nutiden (Hvad vil vi bevare og have mere af?) Vis PowerPoint/planche: Præsentation af styrkerne fra TrivselOP (grøn top 5 fra det psykiske arbejdsmiljø og jeres egen vurdering af styrkerne i det fysiske arbejdsmiljø på PowerPoint/planche) Giv deltagerne plads til at stille afklarende spørgsmål ( i alt ca. 10 minutter) Vis PowerPoint/planche med spørgsmål til deltagerne: Energi og stolthed i nutiden Tænk hver især på en arbejdssituation, som gav dig energi og som du er særlig stolt af.. lad eventuelt resultaterne fra TrivselOP inspirere dig NB! Giv gerne selv et eksempel: I sidste uge oplevede jeg at og det fortæller hvor kompetente vi er/ hvor gode vi er til at hjælpe hinanden/.. Vis PowerPoint/planche med opgave til deltagerne: Del dine tanker med din sidemand (skriv gerne dit svar ned på vedlagte papir, som AMG indsamler) Hør til sidst 1-2 deltageres historier i plenum ( ca. 10-12 minutter i alt) At deltagerne får kendskab til resultaterne af TrivselOP At sætte fokus på de positive elementer i arbejdsmiljøet At få et billede af hvor vi oplever styrkerne 10
Tidsforbrug Overskrift Aktivitet Formål 45 min Ønsker til fremtiden Vis PowerPoint/planche: Præsentation af udfordringerne fra TrivselOP (Rød top 5 fra det psykiske arbejdsmiljø og rød top 5 fra arbejdsmiljørundering fysisk arbejdsmiljø skal være indsat) Vis herefter PowerPoint/planche Udfordringerne fra TrivselOP et bud på ønskerne og drømmene bag ( Indsæt dit bud på ønskerne og drømmene bag rød top 5 psykisk/fysisk arbejdsmiljø) Understreg, at det er sådan du umiddelbart ser det og at det er oplæg til en positiv snak fremhæv gerne igen den anerkendende tilgang og at deltagerne også får tid om lidt til at formulere deres egne ønsker og drømme. Giv deltagerne plads til at stille afklarende spørgsmål og kommentere på de formulerede ønsker/drømme (i alt ca. 20 minutter) Få kendskab til resultaterne af TrivselOP Få indblik i hvor vi ser udfordringerne Få indblik i, hvad vores ønsker og drømme er 11
Tidsforbrug Overskrift Aktivitet Formål Vis herefter PowerPoint/planche med spørgsmål til deltagerne: Hvilke af ønskerne/drømmene fra top 5" synes du er særligt vigtige? Hvilke andre drømme og ønsker har du til fremtiden? Deltagerne taler 3 og 3 ud fra dette spørgsmål og skriver deres yderligere ønsker og drømme på post-it: (12 minutter) Deltagerne lægger post-it ind på midten og fortæller til hinanden om, hvad de har skrevet en fra hver gruppe skriver overskrifter på drømmene på flipovers, som hænger på væggene (12 minutter) 12
Tidsforbrug Overskrift Aktivitet Formål 15 min Hvad er vigtigst hvad skal prioriteres? 30 min Konkrete forslag til handling (Hvordan opfylder vi vores ønsker til fremtiden?) Deltagerne går rundt og læser på hinandens flipovere de kan stille opklarende spørgsmål til hinanden Deltagerne sætter en streg ved de tre drømme, som efter deres opfattelse er de vigtigste at få gjort noget ved. Herefter tæller mødeledelsen stregerne sammen og udvælger de 5 drømme, som har fået flest stemmer. De 5 drømme skrives på flipover, som hænges op i lokalet. Herefter går deltagerne hen til den drøm, som de gerne vil være med til at udvikle konkrete forslag til. Vis PowerPoint/planche: Omsæt drømme og ønsker til konkrete forslag Giv jeres idé/forslag en titel Beskriv kort jeres idé/forslag husk det skal være konkret! Argumentér for, hvordan denne idé vil styrke patientbehandlingen og vores kerneydelse Hvad kan vi gøre for at omsætte vores idé til handling? - hver især? - som gruppe? - sammen med andre på Rigshospitalet? At deltagerne får lejlighed til at vise deres ønsker til prioritering At arbejdsmiljøgruppen får konkrete forslag til at bringe videre 13
Denne PowerPoint indeholder dispositionen for gruppeforarbejdet Deltagerne har ca, 30 minutter til at få produceret deres flipovere. Understreg: Det skal være så konkrete forslag som muligt Alle idéer er velkomne og bringes videre Tidsforbrug Overskrift Aktivitet Formål 10 min Fernisering - fremlæggelse af forslagene Invitér deltagerne til at gå rundt sammen og se og kommentere på de udstillede forslag på en anerkendende måde Husk at understrege, at alle flipovere samles ind og at du drøfter det med Arbejdsmiljøgruppen. Understreg endnu en gang at det er medarbejdernes forslag. 10 min Afslutning Mødeledelsen runder mødet af Vis afsluttende PowerPoint/plancher: Hvad sker der nu? Alle idéer bringes videre til arbejdsmiljøgruppen Tak for i dag! Tak for jeres input! - Tak til hinanden NB! Saml alle flipovere sammen 14
Efter dialogmødet - erfaringsopsamling Efter at du har gennemført dialogmødet kan det være godt at lave en erfaringsopsamling både på selve mødet, men også på selve processen. Nedenstående spørgsmål kan bruges som inspiration. Erfaringer fra selve anerkendende dialogmøde: Hvad har gjort indtryk? Hvordan har det været at lave anerkendende dialogmøde? Hvad har været godt? Hvis du skulle gøre mødet om igen, hvad skulle gøres anderledes? Erfaringer fra processen: Hvordan har det været at lave anerkendende proces? Blev dine succeskriterier opfyldt? Anvendte du den fornødne tid til planlægning, afholdelse, opsamling og evaluering? Hvordan blev der arbejdet med om der er forhold arbejdsmiljøet, der kan medvirke til sygefravær? Hvordan har du fået kommunikeret og synliggjort tilbagemeldinger på ting, som blev nævnt på dialogmødet? Hvordan har du synliggjort handleplanen? Hvordan har du synliggjort opsamling? Hvordan har du evalueret processen? 15