Hold 1, 2014 LOGBOG. Denne logbog tilhører:

Transkript

1 Ledelse af borger og patientforløb på tværs af sektorer Et lederudviklingsforløb for ledere i Sundhed og Omsorg i Aarhus Kommune og ved Aarhus Universitetshospital Hold 1, 2014 LOGBOG Denne logbog tilhører:

2 2

3 Fra kerneydelse til kerneopgave De vigtigste pointer fra Kick-off arrangement, herunder Anders Seneca s oplæg om Kerneopgaven AUH og MSO s kerneopgave er: 3

4 Udforskning i felten! Lidt om Interessent-interviews Formålet med et interessent-interview er at se dit arbejde ud fra dine interessenters synsvinkel. Det giver svar på spørgsmålene: Hvad ønsker mine interessenter fra mig? Hvad har de brug for at jeg gør? Udkomme Øget klarhed om, hvordan mit arbejde har betydning, set fra mine interessenters synsvinkel En forståelse af, hvordan mine interessenter vurderer værdien af det jeg skaber for dem Ideer til hurtige forbedringer, der har værdi/betyder noget Synliggørelse af barrierer og forhindringer det er nødvendigt at fjerne En bedre og dybere personlig relation med mine nøgle-interesssenter Hvad et interessent-interview IKKE er Meningsmålinger (f.eks.: Hvad synes du om dette er hint, som jeg er i gang med at planlægge? ) En mulighed for at sælge specielle aktiviteter ( Synes du ikke også, at dette ville være en vigtig ting at gøre? ) En situation, hvor man stiller lukkede spørgsmål (dem man kan svare JA eller NEJ til) Hvilket øre lytter du med? 4

5 Interview med BORGER/PATIENT Formålet med interviewet er at undersøge, hvordan mødet med primær/sekundær sektor ser ud fra borgerens/patientens og frontmedarbejderens synsvinkel. Forberedelse! minutter (i ikke-forstyrrende omgivelser) 5 min egen refleksion, derefter dele refleksioner i gruppen Gør dig bevidst, hvilke fordomme og forudfattede meninger du evt. kunne have om den person I skal interviewe og personens situation. Fokuser på formålet med interviewet Forestil dig det bedst mulige resultat af denne samtale (både for jer og den I interviewer) Visualiser den fremtid, som I ønsker at skabe (for borgeren/patienten i mødet med primær/sekundær sektor), og tænk på, hvordan denne samtale kunne blive et lille første skridt i den retning Egne refleksioner 5

6 Gruppens forberedende refleksioner før interview Mindset under interviewet Indstil jer på: At forholde jer åbent og nysgerrigt til den andens perspektiv At lytte med empati. Dvs. at I forsøger at leve jer ind i den andens oplevelse og virkelighed At I ikke skal forsvare jer. Tage stilling eller vurdere, hvad der er rigtigt eller forkert. Blot bruge jeres undring til at undersøge med. 6

7 Interview med BORGER/PATIENT Interview-guide 1. Hvad er det vigtigste (mål) for dig som patient, når du er indlagt på hospitalet/ modtager hjælp fra kommunen i dit hjem/bosted? 2. Hvad kan vi (som ledere i hhv. kommune/hospital) gøre for at hjælpe dig til at nå dit mål? 3. Hvordan vurderer du, om vi har hjulpet dig bedst muligt i dit forløb? 4. Hvis vi kunne ændre to ting inden for vores ansvarsområde, inden for de næste 6 måneder, hvad ville så skabe den største værdi for dig som borger/patient? 5. Hvad tror du der kan gøre det svært for sådan nogle ledere som os at tage hensyn til dine krav og forventninger? 6. Hvad kunne du til at råde sådan nogle ledere som os til for at du blev bedst muligt hjulpet (mod dit mål)? 7. Hvad får du lyst til at råde sådan nogle ledere som os til? Undervejs i interviewet kan I stille uddybende spørgsmål. Noter det ned, I lægger mærke til, så ordret som muligt. 7

8 Efter interviewet! Brug 10 minutter på at tænke over de særlige indsigter I har fået, og skriv dem ned i logbogen (brainstorm) Eftertanker borger/patient-interview 8

9 Interview med MEDARBEJDER Formålet med interviewet er at undersøge, hvordan mødet med primær/sekundær sektor ser ud fra borgerens/patientens og frontmedarbejderens synsvinkel. Forberedelse! minutter (i ikke-forstyrrende omgivelser) 5 min egen refleksion, derefter dele refleksioner i gruppen Gør dig bevidst, hvilke fordomme og forudfattede meninger du evt. kunne have om den person I skal interviewe og personens situation. Fokuser på formålet med interviewet Forestil dig det bedst mulige resultat af denne samtale (både for jer og den I interviewer) Visualiser den fremtid, som I ønsker at skabe (for borgeren/patienten i mødet med primær/sekundær sektor), og tænk på, hvordan denne samtale kunne blive et lille første skridt i den retning Vores forberedende noter 9

10 Gruppens forberedende refleksioner før interview Mindset under interviewet Indstil jer på: At forholde jer åbent og nysgerrigt til den andens perspektiv At lytte med empati. Dvs. at I forsøger at leve jer ind i den andens oplevelse og virkelighed At I ikke skal forsvare jer. Tage stilling eller vurdere, hvad der er rigtigt eller forkert. Blot bruge jeres undring til at undersøge med. 10

11 Interview med MEDARBEJDER Interview-guide 1. Hvad er dit vigtigste mål i dit arbejde. Hvordan kan ledere som os hjælpe dig med at realisere det? Hvad har du brug for at sådan nogle ledere som os gør? 2. Hvad har ledere som os tidligere gjort som var særlig hjælpsomt for at du kunne udføre dit arbejde? 3. I dit nuværende arbejde; Hvad frustrerer dig (mest), og hvad giver dig energi? 4. Kan du nævne de vigtigste forandringer, der p.t. sætter sit præg på hele kommunens og hospitalets samlede arbejdssituation og dermed dine opgaver? Hvad skal du i den forbindelse være mere opmærksom på? 5. Hvilke udfordringer og muligheder vil disse forandringer skabe? 6. Set ud fra de forandringer vi har talt om, er der så noget du skal holde op med at gøre? Er der noget du skal gøre mere af? 7. Hvordan vil du og dine kolleger opleve at forandringerne er lykkedes i hverdagen? At det er blevet en succes. 8. Er der noget i den sammenhæng I kunne teste af som en lille prøvehandling for at skabe læring gennem handling ( learning by doing )? 9. Hvem ville du have brug for at involvere for at sætte gang i en prøvehandling? 10. Hvad kunne vi gøre for at hjælpe dig til at få det til at ske? 11. Hvad ville være det næste praktiske skridt? Undervejs i interviewet kan I stille uddybende spørgsmål. Noter det ned, I lægger mærke til, så ordret som muligt. 11

12 Efter interviewet! Brug 10 minutter på at tænke over de særlige indsigter I har fået, og skriv dem ned i logbogen (brainstorm) Eftertanker medarbejder-interview 12

13 Efter interviewene Skriv en mail til de personer I har interviewet, hvor du takker for interviewet (12-24 timer efter interviewet). Brug anledningen til at formulere og fremhæve de vigtigste indsigter I fik fra samtalen (1-2 sætninger). Nøglecitater Udvælg 2-3 nøglecitater af det, hver af de interviewede har sagt, som udtrykker essensen af jeres indtryk. Skriv dem op på en flip-over. Borger/patient interview Medarbejder interview 13

14 Opsamling fra Nathøjskolen Hvad har jeg hæftet mig ved fra i går? Hvad gjorde særligt indtryk? De vigtigste pointer jeg tager med mig til min daglige praksis? 14

15 15

16 Relationel koordinering Hvor er du? Sæt kryds 16

17 Og social kapital De vigtigste pointer 17

18 18

19 Lidt om prototyper og prøvehandlinger Det gode ved en prototype er, at man får en umiddelbar succesoplevelse. Den gør, at man ikke mister modet, når man senere møder de der gå-galt-ting som man aldrig kan forudse. Når man arbejder med prototyper fokuserer man på mulighederne. Begrænsningerne viser sig hen ad vejen Maskiningeniør Vi bruger begreberne prøvehandlinger og eksperimenter som betegnelser for forskellige typer indsatser, der genererer praktiske erfaringer uden at være færdige løsninger. Hensigten er at undgå nogle af svaghederne ved traditionelle udviklingsprojekter. Her risikerer man at bruge betydelige ressourcer og tid på at tilrettelægge løsninger, som så i praksis viser sig at være mindre hensigtsmæssige. Når vi arbejder med konkrete prøvehandlinger af forskellig karakter, forkorter vi læringscyklus fra idé til handling til erfaring. På den måde kan vi generere erfaringer med færrest mulige omkostninger for hurtigst muligt at komme på sporet af løsninger, der virker. Prøvehandlingens mest tydelige kendetegn er, at vi ikke må kende løsningen på forhånd. Begrebet prøvehandling er i tæt familie med prototypen, som egentlig hører hjemme i industriens produktinnovation. Prototypen er typisk et fysisk produkt i sit allerførste stadium, dvs. den første materialisering af en idé, og oftest i fuld skala. I den offentlige sektor sker der også produktinnovation, men en stor del af innovationen består af nye handlinger, og derfor bruge vi begrebet prøvehandlinger. Fail fast learn quick! Ifølge Otto Scharmer, der har skrevet om Teori U, handler fælles skabelse om at få ideer op at stå ved hjælp af prototyper, og med hurtig læring at udvikle den eksisterende prototype ved hjælp af feedback fra alle interessenter. Dogmeregler for AUH-MSO prototyper og prøvehandlinger Opfylder kriterierne for en prototype Afspejler målene i lederudviklingsforløbene og den fælles kerneopgave Har klare succeskriterier (virker det/virker det ikke) Kan sættes i gang med det samme Kan overføres til flere områder Der skal være en deltager fra AUH i alle laboratoriegrupper 19

20 20

21 Prototyper og prøvehandlinger AUH-MSO HVAD SKAL VI PRØVE? HVORFOR SKAL VI PRØVE DETTE? HVAD VIL VI OPNÅ? Hvorfor lige denne prøvehandling? Hvad gør vi anderledes? o Er det en ny arbejdsproces? o Er det et nyt produkt vi leverer? o Skaber vi en ny værdi for borgeren/patienten? 21

22 HVORDAN VED VI OM DET VIRKER? Hvor lang tid vil vi prøve? Hvilke tegn på succes forventer vi at se? Hvordan vil vi holde øje med udviklingen? Hvornår ved vi nok til at evaluere handlingen? PLAN 22

23 23

24 Vores laboratioriegruppe Medlemmerne i vores laboratoriegruppe (navn, mail, telefon) Allerede i morgen vil vi Vi mødes igen (tid og sted) Og har i øvrigt af talt, at GÅ HJEMT AFPRØV OG VÆR NYSGERRIG! 24

25 Inddragelse af medarbejderne Min strategi og kommunikationsplan for at sikre at mine medarbejdere føler sig inddraget i arbejdet med og afprøvningen af prototyper og hele forløbet i det hele taget vil være 25

26 Inddragelse af min leder Hvad vil det være fordelagtigt af mig at inddrage min leder i? Hvad vil han/hun kunne bidrage til i forhold til prototyper, og i forhold til mit udbytte af dette ledelsesudviklingsforløb i det hele taget? Hvornår vil jeg tale med min leder om dette? 26

27 Eksempel på inddragelse af medarbejderne i afprøvning af prototype Der hænges 4 flip-overs op i kaffe/frokoststuen, som medarbejderne løbende kan skrive kommentarer på. Vi afprøver (i dag) Forventede fordele De styrende principper Forventede ulemper Uventede fordele Opmærksomhedspunkter Uventede ulemper 27

28 Inddragelse af min leder Hvad vil det være fordelagtigt af mig at inddrage min leder i? Hvad vil han/hun kunne bidrage til i forhold til prototyper, og i forhold til mit udbytte af dette ledelsesudviklingsforløb i det hele taget? Hvornår vil jeg tale med min leder om dette? 28

29 Laboratorie-dag 1 29

33 Ledelsesfaglig sparring 33

34 Løbende refleksioner prototype og prøvehandlinger i dagligdagen Status - hvordan går det med afprøvning af prototype og prøvehandlinger? Inddragelse af leder og medarbejdere Grænsekrydsende ledelse Mødet og samarbejdet med borgeren/patienten 1. Juni August September September