Maj 2008 Frederikshavn Kommunes Indkøbsstrategi
Forord Indkøbsstrategien er det centrale arbejdsredskab for indkøbskontoret, når det de kommende år skal udmønte indkøbspolitik og analyse i konkrete økonomiske gevinster og organisatoriske forandringer. Indkøbsstrategien bliver dermed også interessant for en lang række interessenter i og udenfor Frederikshavn Kommune. Strategien er derfor også en platform for kommunikation om indkøb og et ankerpunkt for den løbende koordinering og justering, der nødvendigvis må finde sted i en dynamisk kommune som Frederikshavn. Verden omkring Frederikshavn er i konstant bevægelse. Derfor må indkøbsstrategien nødvendigvis være et levende dokument. Strategien må dog ikke blive mere levende, end den hele tiden kan anvise en rimelig fast retning for, hvor indkøb skal bevæge sig hen de kommende fire år. Helle Haugaard Andersen indkøbskoordinator 2
Indholdsfortegnelse 1. Baggrund...4 2. Formål...5 3. Projektperioden 2007-2010...6 4. Mål...7 5. Rammer...8 6. Forudsætninger...9 7. Indkøbsadfærd...10 8. Organisering, opgaver og ansvar...14 3
1. Baggrund Ved indgangen til 2007 blev Skagen, Sæby og Frederikshavn kommuner sammenlagt til det, der i dag hedder Frederikshavn Kommune. I forbindelse med sammenlægningen besluttede direktionen, at der skulle foretages en analyse af indkøbsområdet med henblik på en effektivisering og afdækning af et eventuelt besparelsespotentiale. Analysen afdækkede et ikke ubetydeligt gevinstpotentiale. På den baggrund blev det i april 2007 besluttet at igangsætte et indkøbsprojekt. Indkøbsprojektets mål var at indhøste de afdækkede gevinstpotentialer. Ud over analysen af Frederikshavn Kommunes indkøb er der udarbejdet en indkøbspolitik. På grundlag af analysen og politikken udarbejdes en indkøbsstrategi. 4
2. Formål Formålet med indkøbsstrategien er tosidigt. For det første skal strategien konkretisere Frederikshavn Kommunes indkøbspolitik, og give politikken liv i form af konkrete handlingsanvisninger. For det andet skal strategien angive, hvordan analysen af Frederikshavn Kommunes samlede indkøb, og de heri opstillede besparelsespotentialer, gøres til virkelighed med umiddelbart fokus på projektperioden 2007-2010. Indkøbsstrategien for Frederikshavn Kommune beskriver med andre ord den sti, som indkøbskontoret skal bevæge sig ad fra 2007 til 2010 for at opfylde de mål, der er opstillet i indkøbspolitikken og indkøbsanalysen. 5
3. Projektperioden 2007-2010 Perioden 2007 til 2010 kan karakteriseres som en projektperiode, hvor indkøbskontoret skal implementere den opstillede udbudsplan (se afsnit 7) ved anvendelse af de procedurer og handlingsplaner, der anbefaledes i analysen af indkøbsområdet. Dette skal ske med henblik på at indfri såvel de kortsigtede som langsigtede mål, der er beskrevet i afsnit 4, og i overensstemmelse med de retningslinjer, der er formuleret i indkøbspolitikken. Grafisk kan den langsigtede plan for implementeringen i projektperioden fremstilles på følgende måde: 2007 1.aug Aftaler skal indgås 2007 1.aug Fase 1 2008 1.jan 2008 1.jan Fase 2 2009 1.aug 1.jan Opsamling 1 Midtvejsevaluering Justering af strategi Aftaler skal anvendes Fase 3 2009 1.aug 1.jan 1.aug 1.aug Fase 4 2010 1.jan 1.aug Opsamling 2 2010 Slutevaluering Udarbejdelse af ny strategi 1.jan 1.aug Som illustreret er projektperiodens fire år opdelt i to hovedperioder, der hver afsluttes med en evaluering. Evalueringerne danner basis for de justeringer i planen, der findes nødvendige, for at indfri de opstillede mål samt udarbejde en ny strategi for de efterfølgende år. I første del af programmet er fokus på, at der skal indgås en række centrale, obligatoriske aftaler. Det er indgåelsen af disse aftaler, der danner basis for den gevinstrealisering, der skitseres i afsnittet om de økonomiske mål. I den anden del af programmet er fokus på, at de centrale, obligatoriske aftaler også bliver anvendt i organisationen, samt at der sker en generel ændring af indkøbsrutiner i overensstemmelse med, hvad der er beskrevet i afsnittene om indkøbsadfærd samt de procesmæssige mål. 6
4. Mål Målene for indkøbskontoret i Frederikshavn Kommune er opdelt i henholdsvis økonomiske og procesmæssige mål. De økonomiske mål er knyttet til bedre aftaler via centralt indgåede kontrakter, som det er obligatorisk at anvende i organisationen. De procesmæssige mål er knyttet til en effektivisering af disponeringen i de enkelte enheder. I tilfælde af konflikt rangerer de økonomiske mål over de procesmæssige. Økonomiske mål I tidsrummet 2007 2010 skal Frederikshavn Kommune spare 22,5 mio. kr. på indkøb. Gevinsten skal tilvejebringes gennem indgåelse af centrale indkøbsaftaler. Gevinsten er fordelt over alle fire år på følgende måde: 2007 2008 2009 2010 I alt for 2007-2010 Nettogevinst 2.500.000 5.000.000 7.500.000 7.500.000 22.500.000 Procesmæssige mål I samme tidsrum skal Frederikshavn Kommune nå en række procesmæssige mål, der er knyttet til anvendelsen af e-handel - Antal transaktioner. Der måles på, hvor mange transaktioner, der gennemføres i Webbestilling. - Indkøbsvolumen. Der udtages et antal centralt indgåede aftaler, som er repræsenteret med katalog på kommunens e-handelsløsning. På grundlag af leverandørstatistikker og data fra e- handelsløsningen beregnes den procentvise volumen, der indkøbes via WebBestilling. 2007 2008 2009 2010 august januar juni januar juni* januar* juni* E-handelstransaktioner (stk) 250 500 1000 2000 4000 8000 10000 Indkøbsvolumen (% af samlet køb) 2,5 7,5 15 22,5 30 37,5 45 * Antallet af transaktioner og den procentvise brug af WebBestilling er forbundet med en del usikkerhed og skal på baggrund af de erfaringer, der indhentes det første halvandet år, derfor revurderes i januar 2009. Dette sker i forbindelse med projektperiodens midtvejsevaluering. 7
5. Rammer Indkøbspolitikken og analysen af Frederikshavns Kommunes samlede indkøb udgør naturlige rammer omkring formuleringen af kommunens indkøbsstrategi. Derudover er den gældende lovgivning en del af den ramme, som strategien er formuleret indenfor. I denne forbindelse tænkes særligt på EU-udbudsdirektivet samt Tilbudsloven. Det skal bemærkes, at fra den 1. juli 2007 gælder der med ændringen af tilbudsloven nye regler om annoncering af offentlige indkøb. Overordnet set betyder reglerne, at offentlige myndigheder forud for en kontrakttildeling skal annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser, der har en værdi på 500.000 kr. eller derover. Som hovedregel måles kontraktværdien over en 4-årig periode. Herudover tilstræber Frederikshavn Kommune at indgå indkøbsaftaler under hensyntagen til social ansvarlighed og bæredygtighed. I praksis indebærer dette, at der stilles krav til leverandører om at overholde relevante internationale standarder, ligesom der stilles mere produktspecifikke krav til bl.a. materialer og bortskaffelse osv. Miljøbelastende produkter erstattes i størst mulig omfang af mindre miljøbelastende produkter. I vurderingen indgår den samlede miljøbelastning, herunder de arbejdsmiljømæssige aspekter. Der tages hensyn til personer (brugere, personale) og til materialer (inventar, overflader, beklædning, apparatur m.v.). De ergonomiske konsekvenser indgår i denne sammenhæng, ligesom MED-udvalgene og arbejdsmiljøenheden inddrages i arbejdet efter behov. Ved valg af leverandører lægges vægt på, at der vælges produkter, der opfylder kravene til én af de offentligt kontrollerede miljømærkeordninger. Økologiske varer bør i størst muligt omfang tages med i aftaleindgåelse/leverancer. I overensstemmelse med Frederikshavn Kommunes Agenda 21 strategi stilles der ved indkøb af elforbrugende produkter, de samme krav til produkternes energiforbrug, som Elsparefondens A-klub anvender. Det sociale ansvar efterleves bl.a. ved krav til, at leverandørerne efterlever SA8000 (Social Accountability). SA8000 er en kombineret proces- og performancestandard, der kan bruges i alle typer af brancher over hele verden. Ovenstående gælder også for indkøb af varer, der er produceret i udlandet. Kommunen gennemfører pt. projektet Energibyen Frederikshavn, hvorfor indkøbspolitikken naturligvis afspejler, at Kommunen skal fungere som en modelby for vedvarende Energi. Desuden lægges der vægt på bæredygtige indkøb. Dette betyder konkret, at indkøb skal ske i respekt for principperne for fair trade. 8
6. Forudsætninger - Ledelsesopbakning Indkøbskontorets mål er ambitiøse. Det er indkøbskontorets formål at bidrage positivt til forbedring af kommunens økonomi, ligesom det medvirker til at trække organisationen sammen om at gøre tingene på samme måde. Dette sker gennem implementering og anvendelse af en række ensartede metoder og rutiner på tværs af hele organisationen. Det resulterer derfor også i, at der ændres på den måde, de enkelte decentrale enheder hidtil har fortaget sine indkøb på. Skal indkøbskontorets arbejde kunne gennemføres og målene realiseres, er ledelsens samlede opbakning en afgørende faktor. - Momentum Der er lang tid til 2010 og så alligevel ikke. Så længe den samlede ledelsesopbakning er til stede, vil indkøbskontoret indenfor den planlagte tidsfrist være i stand til at indgå de centrale aftaler, der er skitseret i planen. Skal aftalerne også gøres til noget, der faktisk anvendes i hele organisationen, og skal der høstes procesmæssige gevinster af at ændre på vanerne, er det vigtigt, at gryden hele tiden holdes i kog, ligesom der i perioder skal lægges så meget brænde på ilden, at gryden også vil være tæt på at koge over. - Måling og afrapportering Lige så vel som organisationen skal holdes til ilden, skal også indkøbskontoret holdes i gang og på sporet. Dette sker gennem løbende målinger af de fremskridt, der sker i projektperioden, samt faste afrapporteringer til styregruppen. - Indkøbskompetence Indkøbskontorets drift er baseret på, at der sker en dokumenterbar forbedring af Frederikshavn Kommunes økonomi via gennemførsel af udbud i overensstemmelse med EU-udbudsdirektivet og den danske konkurrencelovgivning. Den løbende udvikling på lovgivningsområdet kræver desuden, at der sker en stadig kompetenceudvikling af medarbejderne i indkøbskontoret. - E-handel E-handel er en forudsætning for, at de centrale obligatoriske aftaler implementeres. Derudover er e- handel er i sig selv en medvirkende årsag til, at organisationens indkøbere forholder sig loyalt til aftalerne. E-handel medvirker til at skabe det nødvendige overblik over aftaler og indkøb, hvormed der skabes basis for, at indkøbskontoret er i stand til at forhandle endnu bedre rabatter hjem til kommunen. 9
7. Indkøbsadfærd Den ønskede indkøbsadfærd i organisationen Realiseringen af de gevinster, der opnås gennem indkøbskontorets indgåelse af bedre aftaler, danner grundlag for forandringer i organisationens indkøbsadfærd. Ændringerne i indkøbsadfærden er nødvendige, hvis der skal kunne bygges videre på det fundament, der støbes i projektperioden 2007-2010. I forbindelse med implementeringen af indkøbsstrategien vil indkøbskontoret derfor arbejde for at fremme følgende indkøbsadfærd i Frederikshavn Kommune: Anvendelse af centralt indgåede, obligatoriske aftaler Brug af e-handel Ressourcebeviste indkøb i relation til anvendt arbejdstid og bestillingsfrekvens Miljøbevidste indkøb i relation til ydre miljø og arbejdsmiljø Socialt ansvarlige indkøb i relation til etisk forsvarlige produktionsforhold hos leverandører og underleverandører Bæredygtige indkøb i respekt for principperne for fair trade i relation til handelsbetingelser. Skal strategiens mål opfyldes og den ønskede indkøbsadfærd blive til reelle velfungerende rutiner, må arbejdet med indkøb angribes systematisk og vedholdende. I indkøbsprojektet arbejdes derfor til stadighed efter de planer og delstrategier, der er skitseret nedenfor. Relationer til lokale leverandører og erhvervsorganisationer Indkøbskontoret søger til stadighed at udbygge samarbejdet med de lokale leverandører og erhvervsorganisationer. Dette sker dels ved en løbende og direkte dialog mellem indkøbskontoret og organisationerne samt ved deltagelse i orienteringsmøder, hvor der informeres om regler og procedurer for kommunens indkøb. Derudover orienteres der løbende om aktuelle udbudsforretninger på kommunens hjemmeside. Sideløbende tilgår samme information til erhvervsorganisationerne med henblik på, at de orienterer de lokale leverandører. Udbudsplan Grundlaget for, at der købes ind efter centrale obligatoriske aftaler er, at aftalerne er indgået og gjort tilgængelige for brugerne. På grundlag af foranalysen er Frederikshavn Kommunes indkøb derfor opdelt i en række varegrupper, der udbydes, implementeres og gevinstrealiseres i et stadig stigende tempo fra 2007 til 2010. Selve udbuddet og kontraktindgåelsen på enkelte varegrupper er gennemført i en indledende fase i foråret 2007 forud for selve projektperioden. På hovedparten af varegrupperne gennemføres samme proces mere omfattende, i henhold til de nye standardmetoder og retningslinjer beskrevet nedenfor, i to faser fra august 2007 og frem. Varegrupperne og deres realiseringstakt, er vist i figuren herunder. 10
Varegruppe Fase 2007 % Realiseret potentiale 2008 % Realiseret potentiale 2009 % Realiseret potentiale 2010 % Realiseret potentiale Kopimaskiner 0 30% 61% 82% 100% Diabetesprodukter 0 92% 100% 100% 100% Voksenbleer 0 100% 100% 100% 100% Sygeplejeartikler 0 100% 100% 100% 100% Kontorartikler 0 100% 100% 100% 100% EDB-forbrugsstoffer 0 100% 100% 100% 100% Bøger og andre undervisnings/udlånsmaterialer 0 100% 100% 100% 100% Beklædning (omsorgs-,pleje- og køkkenper) 0 100% 100% 100% 100% Hardware 0 0% 100% 100% 100% Beklædning til Teknisk område 1 0% 63% 100% 100% Byggematerialer 1: Byggemarkedsprodukter 1 46% 100% 100% 100% Byggematerialer 2: Belægningssten 1 0% 75% 100% 100% Byggematerialer 3: PVC-rør 1 0% 50% 100% 100% Rengøringsartikler 1 0% 92% 100% 100% Vaskeriydelser 1: Måtter 1 2% 51% 88% 99% Vaskeriydelser 2: Linned 1 0% 50% 100% 100% Kaffe 1 25% 100% 100% 100% Beskæftigelsesprodukter 1: Hobbyprodukter 1 0% 83% 100% 100% Beskæftigelsesprodukter 2: Legetøj 1 0% 75% 100% 100% Beskæftigelsesprodukter 3: Sportsartikler 1 0% 67% 100% 100% Stomiprodukter 1 0% 92% 100% 100% Urologi 1 0% 92% 100% 100% Ortopædiske hjælpemidler 1: Fodtøj 1 0% 83% 100% 100% Ortopædiske hjælpemidler 2: Korsetter og bandager mv. 1 0% 42% 100% 100% Lyskilder 1 0% 67% 100% 100% Andre personlige hjælpemidler 1: Kompressionsstrømper 1 0% 92% 100% 100% Andre personlige hjælpemidler 2: Brystproteser 1 58% 100% 100% 100% Fødevarekøb hos Cateringfirmaer 1 0% 58% 100% 100% Inventar 2 0% 42% 100% 100% Annoncer og reklame 2 0% 58% 100% 100% Benzin, Diesel og Fyringsolie 2 0% 58% 100% 100% Anden transport 2 0% 42% 100% 100% Rengøring & Vinduespolering 2 0% 0% 100% 100% Andre varekøb 2 0% 33% 83% 100% - vejsalt 2 0% 33% 83% 100% - skilte 2 0% 33% 83% 100% - brøndgods 2 0% 33% 83% 100% Andre tjenesteydelser 2 0% 33% 83% 100% Naturgas (Minus forsyningen) 2 0% 0% 100% 100% Gennemførelse af udbud Gennemførelsen af over 20 udbud indenfor et år kræver, at der bevidst arbejdes efter én standardprocedure. For at kunne nå at realisere de gevinster, der er knyttet til udbuddet af de enkelte varegrupper, behandles hver varegruppe efter følgende model: 11
- Indkøbsoptimering - Profilering af varegruppe og vurdering af indkøbsvolumen Planlæg Indkøbsstrategi Udvælg mest konkurrencedygtige leverandør Find potentiel Implementerings- leverandør plan og portefølje via besparelses- markedspotentialundersøgelse Operationel implementering/gevinstrealisering Drift Udarbejdelse af udvælgelses og tildelingskriterier Udarbejdelse af udbudsmateriale Udarbejdelse af kontraktmateriale Udsendelse af udbud og facilitering af proces frem til tilbudsafgivelse Udvælgelse af mest konkurrencemæssige leverandører Eventuelle forhandlingsrunder Indgåelse af kontrakter Kontraheringsmøde Offentliggørelse af tildelingsbeslutning i bl.a. EU-tidende Valg af leverandører Som det fremgår af modellen ovenfor, er udvælgelsen af den mest konkurrencedygtige leverandør et centralt delelement i udbudsrutinen. Fastlæggelse af hvilken leverandørstrategi der skal følges, sker særskilt for hver enkelt varegruppe. Fastlæggelse af strategien sker med udgangspunkt i følgende matrix: Udnyt købekraft Skab en fordel Økonomisk betydning af varegruppe Høj Lav Masse Indkøb Samling af volumen og indgåelse af fællesskaber og fokus på prispres Optimering af priser Geografisk sourcing Ukritiske indkøb Pragmatisk samling af volumen og fokus på prispres Optimering af priser Geografisk sourcing Strategiske indkøb Re-vurdering af produktkrav Fælles procesforbedringer Bearbejdning og evt. restrukturering af leverandørrelation Specielle Indkøb Re-vurdering af produktkrav Pragmatiske procesforbedringer Bearbejdning og evt. restrukturering af leverandørrelation Lav Markedskompleksitet (Høj kompleksitet = få leverandører, specielle produkter) Høj Frederikshavn Kommune udvælger generelt den eller de leverandører, der i forbindelse med udbud af konkrete varegrupper giver kommunen det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 12
Tilbuddenes fordelagtighed vurderes på grundlag af de evalueringskriterier, som kommunen har fastlagt under udarbejdelsen af udbudsmaterialet til hver varegruppe. Ved fastlæggelse af evalueringskriterier skal der ud over pris, service og kvalitet lægges vægt på følgende forhold Logistik. Herunder understøttelse af de kommunale institutioners lagerforhold og adgangsveje samt deres muligheder for med fordel at kunne foretage ressourcebevidste indkøb, men også køb der tager hensyn til miljø Forsyningssikkerhed. Herunder mulighederne for indkøb med kort varsel og bestilling ad flere kanaler. Fokus på leveringssikkerhed inkluderer også indhentning af referencer på potentielle leverandører samt kontrol af leverandørens økonomiske situation. E-handelsparathed. Herunder om den potentielle leverandør er i stand til at levere elektroniske kataloger og løbende kan holde disse opdateret. Desuden opmærksomhed på leverandørens hensigtsmæssige brug af e- faktura, samt leverandørens løbende opmærksomhed på udviklingen indenfor e-handelsområdet. Konsulentstøtte og tilgængelighed. Herunder i hvilket omfang den potentielle leverandør jævnligt kommer rundt til kommunens institutioner og afdelinger, og om adgangen til løbende service og support til den enkelte institution. Løbende brugerinddragelse Indkøbskontoret forestår udarbejdelsen af evalueringskriterierne og valget af leverandør(er). Fastlæggelsen af kriterierne for den enkelte varegruppe, og udvælgelsen af leverandør(er) sker imidlertid i et tæt samarbejde med brugerne. Det betyder, at der i forbindelse med opstart af en varegruppe, altid udpeges en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter for brugerne. Brugerrepræsentanterne udpeges af forvaltningerne, eventuelt efter indstilling fra indkøbskontoret. På en række områder kan brugerne defineres som borgere, hvorfor det er naturligt og i nogle tilfælde lovpligtigt at inddrage organisationer som Ældre- og Handicaprådet ved udarbejdelse af kravspecifikationer. Der skal ved udpegningen af brugerrepræsentanterne lægges vægt på, at de udpegede er: - Fagligt og organisatorisk kompetente indenfor den varegruppe, som de dækker - Motiverede og forandringsparate - Positive repræsentanter for indkøbsaftalerne ude i organisationen Håndtering af konflikter Det må forudses, at der mellem indkøbsfunktionen og brugerrepræsentanterne kan opstå uenighed om f.eks. den præcise fastlæggelse af evalueringskriterier eller endeligt valg af leverandør. Kan den samlede arbejdsgruppe ikke blive enig, forelægges sagen for styregruppen, der træffer en afgørelse. Gevinstrealisering Indkøbskontoret vil på kort sigt skabe synlige ændringer. Ændringerne afspejler sig i kommunens økonomi og synliggøres gennem en omfordeling af ressourcer fra budgetterne i institutioner og afdelinger til en central konto i kommunens regnskab. Omfordelingen foretages, når indkøbskontoret har dokumenteret, at en ny centralt indgået aftale, indeholder bedre priser end de, der hidtil er betalt i Frederikshavn Kommune. Alle gevinstrealiseringer skal inden iværksættelse behandles i styregruppen. Afrapportering Indkøbskontoret afrapporterer i projektperioden løbende til styregruppen og efter behov til Økonomiudvalget. I afrapporteringerne fremgår, hvordan indkøbskontorets arbejde forløber i forhold til de opstillede mål. Måling og evaluering Omkring årsskiftet 2008/09 foretages en midtvejsevaluering af det arbejde, der har været udført i projektperioden. Evalueringen indeholder en bagudrettet og en fremadrettet del. I den bagudrettede del evalueres de hidtidige resultater og praksis: Har man nået de mål, man satte sig i 2007, og har man fulgt de procedurer, som man havde til hensigt. Den fremadrettede del af evalueringen indeholder en analyse og vurdering af, i hvilket omfang, indkøbskontoret skal justere kursen, tage nye varegrupper op til behandling samt rette på de grundlæggende standardprocedurer man hidtil har betjent sig af. Der foretages en tilsvarende slutevaluering omkring sommerferien 2010. 13
8. Organisering, opgaver og ansvar I forbindelse med gennemførelse af strategien er indkøbsfunktionen i Frederikshavn Kommune organiseret som et projekt. Projektet er naturligt forankret i kommunens indkøbskontor og opbygget som angivet på tegningen herunder. Styregruppemedlemmerne skal sikre, at indkøbskontoret holder sig på den sti, som strategien angiver. I Frederikshavns Kommune består Styregruppen af Direktionen. Indenfor rammerne af strategien og i det omfang, det måtte være nødvendigt, skal styregruppen løbende justere på retningen med det formål at sikre fortsat succes og målopfyldelse. Styregruppens medlemmer skal agere som indkøbsfunktionens ambassadører i Frederikshavn Kommune. Internt i organisationen skal ambassadørfunktionen særlig rettes mod kommunens ledergruppe. Eksternt skal ambassadørfunktionen særlig rettes mod de lokale erhvervsdrivende. Styregruppen samles hver sjette til ottende uge. Projektlederens primære opgave er at udøve ledelse i forhold til projektets deltagere med det formål at sikre projektets samlede målopfyldelse. Ledelsen udøves gennem en løbende styring og koordinering af projektets aktiviteter samt facilitering af beslutninger. Projektlederen har ansvaret for overholdelsen af tidsplan og budget samt for dokumentation af målopfyldelsen. Projektlederen afrapporterer overfor styregruppen, når denne er samlet. Projektlederen sikrer, at der sker en løbende information af og forankring hos projektets interessenter, såvel internt som eksternt i organisationen. Projektlederen sikrer, at der er en løbende kontakt til eksterne samarbejdspartnere i projektet, herunder det lokale erhvervsliv og pressen. Kommunens indkøbskonsulenter varetager hver især en portefølje af varegrupper. Den enkelte indkøbskonsulent er indenfor egen portefølje ansvarlig for, at de enkelte varegrupper profileres, udbydes, implementeres og gevinstberegnes i overensstemmelse med den opstillede udbudsplan og standardprocedurerne. I relation til profilering har indkøbskonsulenten ansvaret for, at der for den enkelte varegruppe tilvejebringes et tilstrækkeligt sikkert datagrundlag til at bringe varegruppen frem til et udbud. For så vidt angår udbuddet af varegruppen har indkøbskonsulenten ansvaret for, at udbuddet finder sted i overensstemmelse med gældende lovgivning og de procedurebeskrivelser, der gælder for udbud i Frederikshavn Kommune. Indkøbskonsulenten er ansvarlig for, at den til varegruppen tilknyttede arbejdsgruppe 14
fungerer efter hensigten, herunder at der indkaldes til møder i gruppen, og at der efter møderne udfærdiges referat som udsendes til arbejdsgruppens deltagere. Indkøbskonsulenten skal efter endt udbud sikre, at den indgåede aftale kommunikeres ud i organisationen, og at der fokuseres særligt på information til de arbejdsgrupper, for hvem aftalen er mest relevant. Indkøbskonsulenten skal positivt og deltagende medvirke til de løbende evalueringer og afrapporteringer, der skal ske til Styregruppe og Økonomiudvalg, og som er angivet i implementeringsprogrammet. Indkøbskonsulenten skal i samarbejde med projektledelsen løbende holde sig ájour med hensyn til marked, interne procedure og lovgivningskrav. Den primære opgave for medlemmerne af arbejdsgrupperne er at varetage den faglige interesse i forbindelse med indkøbsoptimeringen af de enkelte varegrupper. Arbejdsgruppen skal agere som praktiske repræsentanter for indkøbskontoret i forhold til at øge kendskabet til samt anvendelsen af de indgåede indkøbsaftaler ud i den resterende organisation. Deltagerne i arbejdsgrupperne udpeges af forvaltningerne, eventuelt efter indstilling fra indkøbskontoret. Medlemmerne af grupperne skal deltage i de møder, som den ansvarlige indkøbskonsulent indkalder til. Kan et arbejdsgruppemedlem ikke deltage i flere på hinanden følgende møder, udpeger forvaltningen på opfordring fra indkøbskontoret et nyt arbejdsgruppemedlem til erstatning af førstnævnte. De(n) e-handelsansvarlige i Frederikshavn Kommune har til opgave at sikre, at der til stadighed er stillet et opdateret og stabilt e-handelssystem til rådighed for kommunens indkøbere, samt at indkøberne løbende har mulighed for at erhverve og vedligeholde den fornødne kompetence til at kunne anvende systemet. Et opdateret og stabilt e-handelssystem indebærer, at så mange af de centralt indgåede aftaler som muligt er repræsenteret på portalen, at de præsenterede varer er korrekt prissat samt fyldestgørende beskrevet og afbilledet. Den e-handelsansvarlige skal desuden kunne rådgive og vejlede kommunens leverandører om brug af e- handelssystemet. Den e-handelsansvarlige fører løbende kontrol med i hvilket omfang kommunens indkøbere anvender e- handelssystemet til indkøb frem for andre veje såsom telefon og fax. I praksis arbejdes der aktivt imod fuld anvendelse af e-indkøb, hvor dette er muligt, ved at stille krav og afsætte ressourcer på såvel eksternt som internt niveau. De eksterne muligheder for at fremme indkøb via e-handelssystemet indebærer ikke kun, at der stilles krav til leverandører om rent praktisk at kunne understøtte e-handel. Således vil leverandørerne indenfor visse varegrupper herudover blive pålagt at arbejde aktivt for at fremme e-handel ved eksempelvis at afvise telefonbestillinger mv. Internt i kommunen koordinerer den e-handelsansvarlige ressourcerne i indsatsen for at fremme elektronisk handel. Dette sker i praksis eksempelvis ved jævnligt at afholde kurser for kommunens indkøbere i e- handelssystemets sammensætning, herunder hvilke leverandører der er tilsluttet samt hvordan der i praksis foretages en elektronisk varebestilling. Undervisning af kommunens indkøbere vil som udgangspunkt være centraliseret, men i visse tilfælde arrangeres også introduktions- og oplæringsforløb hos institutioner, hvor dette er nødvendigt. Den kommunikationsansvarlige har til opgave at sikre, at interessenter i forbindelse med indkøbskontorets arbejde løbende informeres om aktiviteter, der er relevante for den pågældende gruppe af interessenter. Dette indebærer også et ansvar for, at der til stadighed vedligeholdes effektive kommunikationskanaler og værktøjer, der i omfang og form dækker interessenternes behov. Informationskanaler og værktøjer skal være let tilgængelige for den øvrige projektgruppe. Dette sikrer, at information kan formidles nemt, sikkert, hurtigt og målrettet. De primære kanaler der skal anvendes i kommunikationsindsatsen omfatter bl.a. Intranettet, nyhedsbreve, KMD WebAftale, arbejdsgruppemøder og præsentationer for lokale erhvervsorganisationer. Disse understøttes af sekundære kommunikationskanaler såsom pressemeddelelser, internettet samt interne og eksterne informationsmøder mv. Med ansvaret for indkøbsovervågningen følger opgaven at sikre, at det løbende afprøves, i hvilket omfang Frederikshavn Kommune overholder de centralt indgåede obligatoriske aftaler. Overvågningen af enkelte varegrupper kan med fordel uddelegeres til de indkøbskonsulenter, der har ansvaret for de pågældende varegrupper. Ansvaret for indkøbsovervågning indebærer også, at der sker en løbende afrapportering til styregruppen. Den ansvarlige for gevinstberegning sikrer, at der ved opstart af nye varegrupper gennemføres en beregning af gevinstpotentialet i forhold til den hidtidige aftale eller indkøbsmønster. Den ansvarlige konsulent sikrer ligeledes, at der ved indgåelse af nye centrale, obligatoriske aftaler gennemføres en beregning af den faktiske gevinst på den nye aftale. 15
Den ansvarlige for gevinstberegning sikrer, at der i forbindelse med styregruppemøder fremlægges en oversigt over nye aftaler med forslag til fordelingsnøgle for den potentielle gevinst. Budget og Finansiering har ansvaret for gevinstrealisering. Hermed følger opgaven at sikre, at den af styregruppen godkendte gevinstberegning faktisk gennemføres og hjemtages til kommunens konto for indkøbsprojektet, Budget og finansiering sikrer, at der ved gennemførelse af faktisk gevinstrealisering kommunikeres til forvaltninger og institutioner. 16