Tværgående koordinering i komplekse familiesager - Analyse af koordineringen i 12 konkrete komplekse familiesager, hvor familier har behov for ydelser fra flere forvaltninger Side 1 af 9 Baggrund Der er aktuelt stor politisk og fagligt fokus på at udvikle den tværgående koordinering og sikre sammenhængende indsatser i komplekse familiesager, hvor der er flere kommunale aktører involveret. For familier med komplekse problemstillinger gælder, at de ofte modtager indsatser og ydelser dels fra forskellige forvaltninger, dels fra forskellige organisatoriske enheder indenfor den samme forvaltning. Familierne oplever dermed ikke alene at stå overfor forskellige medarbejdere, men også ofte forskellig lovgivning og forskelle i serviceniveau. For familierne kan dette give anledning til forvirring og i nogle tilfælde en oplevelse af manglende koordinering og sammenhæng. Af aftale om styring, struktur og samarbejdskultur i Aarhus Kommune, der blev godkendt den 19. marts 2013, fremgår, at Sociale Forhold og Beskæftigelse sammen med Børn og Unge skal udarbejde et forslag til etableringen af en tværgående koordinatorfunktion for udsatte familier med behov for ydelser fra flere forvaltninger. Forslaget skal baseres på en analyse af koordineringen i en række eksisterende sager. Denne analyse er udarbejdet på baggrund heraf. SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Socialforvaltningen Aarhus Kommune Familier, Børn og Unge Jægergården, Værkmestergade 15 8100 Aarhus C Telefon: 89 40 20 00 Direkte telefon: 87 13 41 70 E-mail: familierbu@aarhus.dk Direkte e-mail: hfa@aarhus.dk www.aarhus.dk Sagsnr. 13/025356-17 Sagsbehandler: Helle Fallesen Tværfaglig gennemgang af 12 konkrete familiesager I marts-april 2014 er gennemført tværfaglige mini-audits i 12 konkrete komplekse familiesager. Formålet med de 12 mini-audits er, ud fra de konkrete sager, at opnå læring om og indsigt i, hvad der kan være af udfordringer, faldgruber og muligheder i at koordinere og skabe sammenhæng for familierne i sager med mange aktører. Udvælgelse af sager Der er udvalgt i alt 12 sociale sager, som alle er kendetegnet ved, at der er tale om familier med børn under 18 år, og hvor familien har kontakt til flere afdelinger, forvaltninger og/eller magistratsafdelinger. Gennemgangen er afgrænset til at have fokus rettet på den koordinering og det samarbejde, der har fundet sted i løbet af 2013.
I forhold til de udvalgte sager er der otte sager fra Familiecentret, tre sager fra Handicapcentret for Børn samt en sag fra Voksenhandicap. Side 2 af 9 Der er i de enkelte sager stor forskel i antallet af aktører. I de fleste af sagerne er der aktører fra såvel Børn og Unge som Beskæftigelsesforvaltningen og Socialforvaltningen. I enkelte sager er der også aktører fra Sundhed og Omsorg repræsenteret. Sagerne er endvidere kendetegnet ved, at der ofte er flere aktører involveret fra den samme forvaltning. Eksempelvis er der i flere af sagerne aktører fra både børne- og ungeområdet og voksenområdet i Socialforvaltningen. I flere af sagerne er der endvidere flere forskellige foranstaltninger igangsat samtidig og dermed øges antallet af aktører, som familierne er i kontakt med. Udover de kommunale aktører har familierne typisk også kontakt til en række andre offentlige og private aktører. Eksempelvis egen læge, sygehus, frivillige organisationer, private og offentlige institutioner m.v. Dertil kommer familiens eget netværk. De 12 audits har alene omfattet de kommunale aktører i sagen. I alt har 70 af de involverede professionelle haft mulighed for at deltage i de gennemførte mini-audits. Dette er kun et udsnit af den større gruppe af kommunale aktører, der er tilknyttet familien. En oversigt over såvel de kommunale som eksterne aktører i de enkelte sager er opstillet i bilag 1. Det skal understreges, at der ikke er tale om en udtømmende liste på individniveau. Den praktiske gennemførelse Formen for de 12 mini-audits er et to-timers møde, hvor de forskellige aktører i fællesskab udarbejder en tidslinje for året 2013, ud fra hvad de hver især har haft af kontakt og aktiviteter med dels familien, dels de øvrige aktører i sagen. I den efterfølgende fælles refleksion sættes fokus på opsamling af læring af forløbet i forhold til koordineringsbehov og -muligheder. Udover de involverede aktører i den konkrete sag er der til hver audit tilknyttet et gennemgående panel med repræsentanter fra involverede forvaltninger. For at sikre borgerperspektivet er der i auditten udpeget en repræsentant, der alene har til formål til at agere borger.
Generelle udfordringer ved komplekse sociale sager På baggrund af de 12 mini-audits er det muligt at identificere følgende generelle udfordringer: Side 3 af 9 Relationer Formidling af viden og information Organisering Disse gennemgås nedenfor. Relationer mange aktører De komplekse sociale sager er kendetegnet ved, at der er mange aktører involveret, dels fra forskellige forvaltninger, dels indenfor samme forvaltning. Som oftest er de kommunale aktører imidlertid ikke de eneste, der er involveret i sagen. Der er ofte en lang række øvrige offentlige og private aktører, som familierne i større eller mindre omfang har kontakt til. Det er fx egen læge, sygehus, regionale institutioner, private tilbud og organisationer m.fl. Dertil kommer familiens eget netværk. Jo flere børn og voksne en familie består af, jo større vil aktørkredsen alt andet lige være, og med antallet af aktører vil antallet af fokuspunkter og målsætninger typisk også forøges. Således kan der i nogle familier være et stort og meget forskelligartet fokus, hvor nogle tiltag retter sig mod børnene, mens andre retter sig mod de voksne. De mange forskellige aktører kan særligt for familien, men også for de professionelle aktører, resultere i et manglende overblik. Formidling af viden og information manglende kendskab til hinanden Når aktører fra forskellige forvaltninger, forskellige organisatoriske enheder indenfor samme forvaltning, eksterne aktører, netværk m.v. er involveret i en konkret sag, kan et manglende kendskab aktørerne imellem være en særlig udfordring. Manglende kendskab kan til dels være et udtryk for, at aktørerne ikke faktuelt er bekendt med hinandens involvering i familiens sag. I andre sager er manglende kendskab udtryk for, at aktørerne ikke har et tilstrækkeligt indblik i omfanget og karakteren af de andre aktørers indsats i forhold til familien. Dette kan skyldes, at antallet af aktører gør det svært at bevare overblik, at aktørerne kommer fra højt specialiserede enheder, og hver især varetager meget specifikke indsatser, eller at aktørerne kommer fra forvaltninger, som organisatorisk ligger langt fra hinanden.
Organisering parallelle indsatser I sager, hvor mange forskellige aktører er involveret, og disse har begrænset indbyrdes kendskab til hinanden, kan en udfordring være, at der er iværksat flere parallelle indsatser. Dette giver anledning til forvirring og frustration hos familien, og kan samtidig risikere at svække virkningen af den enkelte indsats. Side 4 af 9 Gode erfaringer På baggrund af de 12 mini-audits har det været muligt at identificere følgende gode erfaringer: Kontinuitet Samtykke fra familien Kendskab til hinanden Tydelig koordination med faste aftaler og klar rollefordeling Netværksmøder Samarbejdsmøder og professionsudvikling Signs of Safety Disse gennemgås nedenfor. Kontinuitet De 12 mini-audits har vist en generel tendens til, at kontinuitet i aktørkredsen bidrager til at skabe sammenhæng for såvel familien som de professionelle aktører, samt til at forbedre samarbejdet aktørerne imellem. I sager med kontinuitet i forhold til særligt aktørerne på myndighedsområdet har der ofte også været et højt informations- og samarbejdsniveau mellem aktørerne. Samtykke fra familien Udveksling af viden og information mellem de forskellige aktører er betinget af, at der enten er lovgivningsmæssig hjemmel eller at der fra familiens side gives samtykke hertil. Ved udveksling af information og anden kontakt til hinanden, ses en klar tendens til, at aktørernes samarbejde lettes. Det tættere samarbejde bidrager til, at aktørerne i højere grad formår at sikre en helhedsorienteret indsats til gavn for familien. Ligeledes ses der eksempler på, at mængden af møder og aktører, som familien skal forholde sig til i hverdagen, mindskes. Kendskab til hinanden I de sager, hvor aktørerne har haft et godt kendskab til hinandens opgave og indsats, ses ofte flere positive følgende virkninger. Kendskab bidrager til at få de forskellige indsatser til at understøtte hinanden og skabe sammenhæng for familien. Kendskab medvirker ligeledes til, at det i højere grad bliver lettere at varetage egne opgaver, fordi man som aktør har vished om, at
problemstillinger, som ellers kunne give anledning til bekymring, bliver håndteret af andre aktører. Side 5 af 9 Tydelig koordination med faste aftaler og klar rollefordeling Der har i flere sager været én aktør, oftest myndighedsrådgiveren, som har påtaget sig en koordinerende rolle. Kendetegnende for disse sager er, at der har været højt informationsniveau og tæt samarbejde mellem aktørerne. Koordinering har i disse sager medvirket til at skabe kendskab og sikre en helhedsorienteret indsats. Derudover er koordinering og klare aftaler en måde, hvorpå man kan mindske de faldgruber, der opstår, når der er udskiftninger i aktørkredsen. Det behøver dog ikke nødvendigvis være myndighedsrådgiveren, som påtager sig den koordinerende rolle. I ét tilfælde var koordinatoren en hjerneskadekoordinator fra MSO, som i øvrigt havde mulighed for at læse journaler på tværs af forvaltninger, og denne sag viste ligeledes at have positive effekter for samarbejdet og sammenhængen i sagen. I en anden sag blev ansvaret for koordineringen delt mellem myndighedsrådgiveren og en aktør på udførerområdet. De to aktører fordelte arbejdet således, at myndighedsrådgiveren stod for koordineringen ift. aktørkredsen, mens familiebehandleren på udførerområdet varetog koordineringen og kontakten i forhold til familien. Netværksmøder I flere af sagerne har afholdelse af et eller flere netværksmøder været af afgørende betydning for at belyse barnets, den unges og familiens situation og udviklingsmuligheder samt sikre sammenhæng i indsatsen. Netværksmødet er etableret som et tværfagligt netværk mellem Børn og Unge og Socialforvaltningen. Alle faggrupper, der har med barnet, den unge og familien at gøre, kan efter skriftligt samtykke fra forældrene indkalde til et netværksmøde, og alle har pligt til at deltage. På netværksmødet mødes de professionelle sammen med familien. Hensigten med netværksmødet er at målrette, systematisere og koordinere den indsats, der sættes i gang, og som ikke kan løses indenfor de enkelte fagområder. Mini-auditterne har vist, at netop ved at mødes i et tværfagligt samarbejde sammen med forældrene sikres større kendskab på tværs og bedre sammenhæng i indsatsen. I forhold til at sikre koordinering og opfølgning på aftalerne indgået på netværksmødet er det i de fastlagte procedurer omkring netværksmødet et krav, at der udpeges en koordinator på hvert netværksmøde. At dette overholdes, er et løbende fokusområde.
Samarbejdsmøder og professionsudvikling Udover afholdelse af netværksmøder er der eksempler på, at de professionelle har afholdt samarbejdsmøder og gennemført professionsudvikling. Til forskel fra netværksmødet deltager forældrene ikke i disse møder. Side 6 af 9 Formålet med såvel samarbejdsmøderne og professionsudvikling er gennem en faglig drøftelse at sikre, at sagen er velkoordineret, og at de nødvendige faglige kompetencer er til stede i sagen for at kunne løse den konkrete opgave i familien. I de sager, hvor der har været afholdt samarbejdsmøder og professionsudvikling, ses dette at have betydet, at de professionelle aktører har fået en større viden om egne og andre aktørers muligheder og dermed dannet en platform og en rød tråd for det videre arbejde i familien. Samtidig har det betydet en lettelse for forældrene, da en del af koordineringen har kunnet klares, uden at de har skullet deltage i møder. Signs of Safety I flere af sagerne har der været anvendt Signs of Safety (SoS). SoS er en struktureret metode, som har til formål i fællesskab med familien samt det private og offentlige netværk at sætte fokus på det, der fungerer, det, der bekymrer, samt aftale konkret mål for det videre arbejde. Formålet er, at alle omkring barnet har viden og ansvar for, at der skabes større sikkerhed og trivsel for barnet. SoS er en metode, der både bruges til samtalerne med familierne og til netværksmøder, hvor familie, det private og det offentlige samles. Kendetegnet ved SoS er, at det er familiernes egen ord, der bruges og sættes mål ud fra, og ikke de professionelles fagudtryk. På netværksmøderne skrives det, der tales om, på en tavle, således at alle kan se og følge med i, hvad der fungerer, bekymrer, og hvad der skal ske til næste gang. For såvel de professionelle aktører som for familierne har den særlige systematik, der ligger bag SoS, bidraget med klarhed og tryghed. SoS er som metode ved at blive implementeret i et bredere omfang i Aarhus Kommune, idet det opleves, at det giver sammenhæng for borgeren. Hvor slår vi ikke til? Sektoropdeling Fælles for de gennemgåede sager er, at familierne modtager indsatser fra flere forskellige organisatoriske enheder/sektorer med hver deres lovgivningsgrundlag og budgetramme. De 12 mini-audits har indeholdt eksempler på sager, hvor der har været behov for unikke løsninger, som går på tværs af normale procedurer for arbejdsfordeling mellem forvaltninger og organisatoriske enheder indenfor samme forvaltning.
Eksemplerne viste tydeligt, at dette udgør en central udfordring, som det vil være nødvendigt at have fokus på fremadrettet. I de sager, hvor der er behov for unikke løsninger, udgør det en udfordring, at der ofte er en meget høj grad af specialisering indenfor de enkelte enheder, hvilket medfører, at hver aktør/enhed varetager en specialiseret og snævert afgrænset opgave. Som eksempel kan bl.a. fremhæves en sag, hvor en mor rammes af en alvorlig sygdom, og der derfor iværksættes foranstaltninger hos Sundhed og Omsorg i hjemmet. Disse foranstaltninger henvender sig til moderen og hendes sygdom, men er ikke tiltænkt familien, og derfor kan familien ikke få hjælp til børnenes tøjvask og madpakker m.v. Side 7 af 9 Det er ikke kun mellem forvaltninger, denne udfordring findes. Et andet eksempel er fra Socialforvaltningen, hvor der både er bostøttemedarbejdere fra voksenområdet og familiebehandlere fra børneområdet i hjemmet samtidig. I sådanne situationer kan der være behov for større fleksibilitet, hvad angår de opgaver, en aktør kan og skal varetage. Det skal understreges, at om end sektoropdeling ikke i sig selv er udtryk for manglende koordinering, vil det for borgeren kunne give anledning til en oplevelse af manglende sammenhæng og koordinering. Håndtering af akutsituationer De gennemgåede sager har vist, at der påhviler forvaltningen/forvaltningerne en særlig udfordring i forhold til håndtering af akutsituationer i familier, hvor der er et akut behov for støtte/foranstaltninger, og hvor familien ikke har et privat netværk at trække på. Manglende koordinering/vidensdeling Fælles for de gennemgåede mini-audits er, at der i alle 12 sager har været et stort behov for koordinering og vidensdeling mellem de involverede aktører. Som beskrevet ovenfor er dette behov blevet imødekommet i flere sager, men de gennemgåede mini-audits har også indeholdt eksempler på sager, hvor koordinationen og vidensdelingen har været utilstrækkelig. I disse sager mangler aktørerne viden om hinanden, eksempelvis en bostøtte, forældrehjælp og familiebehandler, som alle kommer i samme hjem, men varetager forskellige opgaver og har forskellige mål hermed. For såvel borgere som aktører har dette givet anledning til misforståelser og forvirring. Den manglende vidensdeling kan også komme til udtryk i forhold til mangelfuld vejledning/indsats i en familie, fordi involverede aktører mangler kendskab til, hvilke mulige indsatser fra andre forvaltninger eller organisatoriske enheder der kan være relevante for en families problemstilling.
Den aktive borger Fælles for de gennemgåede sager er, at familierne skal forholde sig til mange forskellige aktører og deltage i et stor antal møder m.v. Dette stiller store krav til borgere, som i forvejen ofte har mange udfordringer, og som derfor ikke altid kan overskue og magte de krav, der stilles. Det er ikke altid, at familierne magter den opgave, det er at være den aktive borger. Side 8 af 9 I flere tilfælde har der været eksempler på, at forældrene i en familie dagligt indkaldes til større antal møder i form af bl.a. skole-hjem-samtaler, netværksmøder, møder i Beskæftigelsesforvaltningen hos jobcentret eller ydelsescentret samt samtaler i alkoholbehandlingen eller lignende. Særligt i familier med flere børn, og/eller hvor forældrene har diagnoser eller misbrugsproblematikker, kan det være en overvældende udfordring at få hverdagen til at hænge sammen og samtidig være den aktive borger. Kritiske punkter anbefalinger Helhedsorienteret indsats Det er afgørende, at der i forhold til familier med komplekse problemstillinger foretages en helhedsorienteret indsats, som har fokus på både barnet/den unge samt forældrene. I den forbindelse vil det kunne være relevant at se på muligheden for, at én aktør varetager flere opgaver med henblik på at mindske antallet af aktører involveret i indsatsen i familien. Tværfaglig koordination Det er afgørende med en styrkelse af koordinationen i komplekse sociale sager, hvor en familie modtager indsatser fra flere forskellige forvaltninger eller organisatoriske indsatser indenfor samme forvaltning. Koordinationen skal sikre aktørernes indbyrdes kendskab til hinanden, styrke deres samarbejde og understøtte den helhedsorienterede indsats. Koordineringen skal foregå i regi af vidensdeling og faste netværksmøder. De gennemgåede sager har vist, at der erfaringsmæssigt sker noget, når aktørerne bliver bragt sammen i en sag, som gør, at nye løsninger og sammenhænge bliver synlige. Koordinatorrollen Det behøver ikke nødvendigvis være myndighedsrådgiveren, som indtager koordinatorrollen, ligesom det heller ikke nødvendigvis skal være den samme person, som varetager den koordinerende rolle ift. såvel de enkelte aktører som familien. Det anbefales dog, at koordinatoren udvælges blandt de aktører, som er involveret i én sag, således at aktørkredsen ikke udvides unødigt. I nogle sager kunne det være relevant med én overordnet koordinator og en praktisk udfører, som har kontakt til familien. Det afgørende er, at der er en, der kan fungere som sammenhængsskabende for familien, ligesom det skal være klart for de involverede, hvem der har ansvaret for koordineringen. Det vil være en klar fordel, hvis koordinatoren/koordinatorerne
har kompetence til at læse journaler på tværs af forvaltninger inspireret af en af de gennemgåede sager, hvor en hjerneskadekoordinator med fordel havde denne kompetence. Side 9 af 9 Større fleksibilitet i opgaveløsningen/fordelingen Der er et specifikt behov for større fleksibilitet i forhold til håndteringen af unikke sager, som ikke passer ind i eksisterende ydelser. Ydermere er der et generelt behov for at reducere sektoropdelingen, hvilket såvel ledelsesmæssigt som kompetencemæssigt er en udfordring. Sikring af sammenhæng for familien Det er ikke givet, at koordination mellem kommunale aktører er ensbetydende med, at en familie oplever sammenhæng og helhedsorienteret indsats. Det er derfor centralt, at de involverede aktører og særligt koordinatoren har opmærksomhed på familien og familiens oplevelse af at føle sig informeret og inddraget. Vigtigheden af at have systematik/metode, man arbejder efter Det er vigtigt, at der i komplekse, sociale sager arbejdes systematisk og med klare retningslinjer, som bidrager til at skabe sammenhæng for såvel familie som involverede aktører. Signs of Safety og den metode, der ligger heri, kan være en måde, hvorpå man kan skabe sammenhæng, koordination og kontinuitet i en indsats hos en familie. Bilag 1: Oversigt over aktører i 12 konkrete komplekse familiesager.