Kom-godt-i-gang med Ordre/Fakturering Marts 2006 s. 1
Vejledning i opsætning (minimum) til ordre/fakturerings-modulet i IT Business Light. Da der er tale om en den minimale opsætning, vil mange af modulets funktioner ikke blive vist. Uddybende forklaringer og øvrige opsætninger findes i online-hjælpen (F1). Følgende ting skal være oprettet i firmaet før man går i gang: Periodetabeller Kontoplan Koder/tekster - Momskoder, fejlkontonummer Du kan blandt andet læse om disse ting i 'kom godt i gang' vejledningen til IT Business. Marts 2006 s. 2
Opsætninger i koder/tekster Ikonet koder/tekster er tilgængelig under alle 4 faner. Kundeparametre Betalingsbetingelser: Man vælger den betalingsbetingelseskode og antal betalingsdage der skal være firmaets standard. Dvs. at det anvendes ved fakturering, hvis ikke andet er angivet på debitoren. Forklaring: - bilagsdato=fakturadato - Respitdage er det antal dage der tillægges forfaldsdatoen før rykkerudskrift og rente-/gebyrberegning foretages. Debitor/kreditor, Time/sag: Hvis man ønsker, at få integration mellem debitor/kreditor-modulet og finansmodulet (dvs. at de finansposteringer, der genereres ifm. fakturering automatisk overføres til finansdelen ex: omsætningskonto og debitorkonto), så skal man indsætte en af koderne 1-3. Det anbefales at anvende kode 3. Marts 2006 s. 3
Det er vigtigt at indtaste de momskoder der skal anvendes, ellers vil der ikke blive beregnet moms på fakturaen. Systemets standard ses i ovenstående billede. Transaktionskoder: Man skal oprette transaktionskoder til brug for debitorposteringerne (post.type 20). Funktionskoden angiver, om den enkelte postering er en indbetaling, faktura osv. Man kan anføre et modpostkontonummer på transaktionskoden. Det er dog ikke et krav, men vil blot blive foreslået, når man indtaster deb-/kred.-posteringer med den pågældende transaktionskode. Marts 2006 s. 4
Faste konti: I systemet er der defineret 13 faste konti (1-13). Ex. nr. 1: Debitorer (konto 5800) anvendes som samlekonto for ex. de fakturaer, indbetalinger der indtastes. Finanskontonummeret skal naturligvis være et der passer til din kontoplan. Hvis du skal anvende deb.-/kred.-modulet skal du som minimum oprette de faste konti 1-6 med tilhørende finanskontonumre. Vil du have debitorsaldoen fordelt på flere samlekonti, end den der er defineret her, så skal du indtaste et andet finanskontonummer på den enkelte debitor. Under faste konti indtastes med fordel den samlekonto, der er mest anvendt. Ordre/fakturering: På fanen ordre/fakturering under koder/tekster kan du oprette eksempelvis varegrupper til brug for en opdeling/sortering af varekartoteket. Dette er dog ikke et krav, men kan give mulighed for opdeling/sortering af varerne. Marts 2006 s. 5
Opsætning mv. i modulet Ordre/fakturering Herunder vil blive gennemgået div. opsætninger, oprettelse af varer, fakturaer mv. Varer og priser (varekartotek): Først skal der oprettes nogle varer (såvel fysiske varer som tjenesteydelser) til varekartoteket. Når der faktureres i ordre/fakturerings-modulet dannes en faktura på baggrund af en eller flere varer i varekartoteket. Der er mulighed for at oprette forskellige individuelle oplysninger på den enkelte vare. Ex. enhedspris og enhedsbetegnelse (stk., timer, paller osv.) Det vil fremkomme på varelinien, når fakturaen indtastes (se afsnittet fakturering). Varenr. og varenavn SKAL udfyldes. De øvrige felter kan med fordel udfyldes, hvis man vil spare tid ifm. fakturering. Marts 2006 s. 6
Konteringsregler: Hvis man ønsker at få en mere deltaljeret fordeling af omsætningen, skal man oprette konteringsregler. Som vist nedenfor anføres et nummer på den enkelte vare i varekartoteket og under konteringsregler opretter man konteringskoden, dvs. hvilket finanskontonummer udfaktureringen af denne vare skal bogføres på. Hvis der ikke anføres en konteringskode på varen, så anvendes det under faste konti anførte finanskontonummer for varesalg (i eksemplet konto 1020). Man har også mulighed for at definere konteringsregler med udgangspunkt i hvilken debitor der bliver faktureret til. Dvs. at man opretter en konteringskode på den enkelte debitor i debitorkartoteket i stedet for, som vist nedenfor, på varekartoteket. På den måde kan man få en deltaljeret fordeling af omsætning pr. debitor. Man kan også kombinere disse to muligheder læs mere herom i onlinehjælpen (F1). Marts 2006 s. 7
Indstillinger: Under funktioner/indstillinger kan man lave nogle opsætninger. Eks. om man vil spørges om fakturaposter skal bogføres efter hver enkelt fakturering i modsat fald skal/kan man bogføre flere fakturaposter på én gang. Man kan også definere, hvilken bestemt udskriftsformular der, som standard, skal anvendes, når man laver en faktura, ordre, følgeseddel mv. Marts 2006 s. 8
Fakturering: Når alle opsætninger er på plads, så er man klar til at fakturere!!! Under ny kan man eks. vælge en faktura. Herefter skal man vælge den kunde, der skal faktureres. Marts 2006 s. 9
Derefter skal der vælges den/de varer der skal på fakturaen. Man kan højreklikke på varelinien og vælge vælg vare (lær genvejen ctrl+shift+v). Hvis man kan huske det varenummer man vil anvende, så indtastes det blot under kolonnen varenummer. Systemet foreslår altid en varelinie (under type), men man kan også lave f.eks. tekstlinier, hvor der i kolonnen tekst skrives den ønskede tekst hvis det felt er blankt kommer der en blank linie. Vælg vare giver et opslag på varekartoteket, hvor man finder den vare, man vil udfakturere (man trykker vælg vare i bunden af billedet eller alt+v). I et stort varekartotek kan man med fordel anvende søgefelterne til at finde varen. Marts 2006 s. 10
Man indtaster derpå antal (levér antal). Man kan rette varenavnet under tekst, enhedsprisen- /betegnelsen. Ved pil-ned kommer man til næste linie og man er klar til at lave en ny varelinie, tekstlinie eller rabatlinie. Se eksemplet nedenfor. NB: En rabatlinie sammentæller alle varelinierne ovenfor og man kan på rabatlinien anføre en samlet rabat-%. Man kan også vælge at anføre rabat-% på den enkelte varelinie, hvis procenten ikke skal være den samme på alle varerne. Når man er færdig med at udfylde fakturaen skal den udskrives. Marts 2006 s. 11
I næste skærmbillede kan man udskrive den endelige faktura ved tryk på start udskrift. Fakturaen vil da blive dannet og være klar til bogføring. Man har her mulighed for at rette fakturadatoen, hvis den skal være andet end dags dato. Ønsker man at se fakturaen inden den dannes endeligt, kan man trykke på prøveudskrift. Marts 2006 s. 12