Nyhedsbrev DECEMBER 2009 Deltag i vores Julekonkurrence Se side 9 BRANDSOFT I dette nyhedsbrev Status for 2009 1 Ny medarbejder 2 Hjemmesider 2 Backup via internet 2 25 år med Brandsoft 4 Kurser 8 Ny kontoplan 8 Ressourcestyring 9 Nye momsregler 10 Kalendersystem 11 Årskørsel 12 Brandsoft 1984-2009 25 år STATUS FOR 2009 OG 25 ÅR PÅ BAGEN Først vil vi starte med at sige mange tak til alle vores mange brugere, for det gode samarbejde i 2009. Vi vil også gerne sige velkommen til de mange nye brugere der er kommet til i løbet af 2009, heriblandt de tidligere brugere af Kirkefondets regnskabssystem, som Brandsoft efter en aftale med Kirkefondet nu har konverteret til vores kirkeregnskab. 2009 blev også året hvor vi fik flyttet vores kommunale kirkegårds kunder over på internet platformen. I løbet af året har vi kørt nogle kampagner for at få skiftet de sidste kunder over på internet programmerne, og vi er efterhånden ved at have fået alle med. 2009 er for Brandsoft et lidt særligt år, da det d. 1. december er 25 år siden Kurt Påskesen startede firmaet hjemme i børneværelset i privaten. I andre brancher er 25 år måske ikke noget at prale af, men inden for EDB branchen er det dog nok værd at nævne. Gennem stort set alle årene har kirkerne og kirkegårdene spillet en helt central rolle i Brandsofts udvikling. EDB løsninger der helt specifikt kunne anvendes inden for denne sektor blev hurtigt vores speciale. I starten var der mange udbydere på området, men efterhånden er det tyndet meget ud. Vores konstante fokus på området, og vores vilje til hele tiden at drive udviklingen fremad, har gjort at vi i dag, efter 25 år er en af de sidste på banen. Men udviklingen stopper jo ikke her, tværtimod! Med vores internet programmer har vi først lige taget fat på mange af de muligheder og løsninger vi fremover vil kunne tilbyde. Vi har valgt at fejre vores fødselsdag med nogle gode tilbud som du kan læse om her i nyhedsbrevet. Samtidigt har vi fået lavet en hel masse gavekort på juleænder, og vi trækker lod imellem alle kunder der indsender en løsning på vores lille juleopgave. I disse år mødes kirken og menighedsrådene af stadig flere krav til administration, styring og samarbejde. Vi ser det som vores opgave, at sikre brugerne af et Brandsoft system til enhver tid har et værktøj der lever op til de krav der stilles, men samtidigt også er et værktøj der er let at gå til. Lige nu er en af de store opgaver for os, at sikre en smertefri overgang til den nye kontoplan i 2011. I denne forbindelse vil kassekladden og vores budget værktøj få en gennemgribende omskrivning, således man nemt kan anvende dimensionsbegreberne i den nye kontoplan. Vi glæder os til at tage fat på opgaverne der kommer, og vi håber vi i samarbejde finder gode løsninger på de nye udfordringer. Glædelig jul og godt nytår fra os alle i Brandsoft! OBS! Telefon support i Julen 21-23 dec. kl. 8.00-16.00 28-30 dec. kl. 8.00-16.00 28.-30. december har vi nedsat bemanding så der kan forekomme ventetid på telefonen.
NY MEDARBEJDER Brandsoft har valgt at udvide kapaciteten i vores web design afdeling. der gør det hurtigt og let at få indhold fra sit Brandsoft system og over på sin hjemmeside. Det gør vi fordi vi får flere og flere opgaver hvor administrative løsninger og hjemmesider skal kunne arbejde sammen og dele data. Vi har derfor pr. 1. oktober ansat Brian Johansen, der i flere år har arbejdet med tilsvarende løsninger. Med Brians bidrag håber vi at kunne få sat skub i en udvikling Brian Johansen HJEMMESIDER Som det fremgår af rubrikken ovenfor har vi nu valgt at dedikere en medarbejder til opgaven med at lave hjemmesider, og ikke mindst lave moduler der kan levere indhold til hjemmesider. Vi har i længere tid arbejdet med at kunne hente f.eks. kort data fra kirkegårds kortet og vise dem på en kirkegårds hjemmeside, eller hente kalender oplysninger og vise dem på sognets hjemmeside som aktivitetsoplysninger osv. Men vi har ikke rigtigt fået lavet et standard værktøj som hurtigt og let kunne hjælpe os med disse opgaver. Vi håber nu at vi hurtigt kan komme videre, således vi snart kan præsentere en løsning der gør det let at vedligeholde indholdet på sognets eller kirkegårdens hjemmeside. Vi forventer at det bliver muligt at få lukket op for en testhjemmeside i en periode, så kan man i sognet selv vurdere om det er en løsning man ønsker at forsætte med. Brandsoft vil kunne tilbyde en komplet løsning hvor vi designer hjemmesiderne fra bunden, laver integration til de ønskede Brandsoft moduler, og hoster den færdige løsning. Vi vil naturligvis også kunne levere komponenter til allerede eksisterende hjemmesider. Vil du vide mere er du velkommen til at kontakte Kurt Påskesen hos Brandsoft. BACKUP VIA INTERNET Backup via internet er en ny service som Brandsoft kan tilbyde som alternativ til backup på USB nøgler, CD ROM, harddisk osv. Data backup sker som normalt via et medfølgende backup program, men i stedet for at gemme data lokalt, transporteres de via internettet til et professionelt backup center. Det betyder at data nu er sikkert placeret uden for huset, og de vil til enhver tid kunne genskabes. Data opbevares i flere versioner, dvs. man f.eks. kan genskabe en tekst fil som den så ud før man lavede den seneste rettelse. Via den medfølgende software kan man selv bestemme om backup skal ske på bestemte tidspunkter, og efter et bestemt mønster, ligesom man selv kan vælge hvilke dele af maskinen man ønsker at få taget backup af. Du kan læse mere om backup og priser på vores hjemmeside under produkter. Her kan du hente en brochure hvoraf også priserne fremgår. 2
25 år s jubilæum 1984-2009 Siden starten d. 1. december 1984 har vi i Brandsoft beskæftiget os med at tilpasse administrative EDB løsninger til den danske folkekirke. Med 25 gode år bag os, kan vi med sikkerhed sige, at vores løsninger har vist deres værdi. Vi vil naturligvis forsætte med at udnytte de erfaringer vi samlet, til at bygge videre på vores løsninger i de næste 25 år. Vi fejrer vores fødselsdag i december måned ved at give en Lenovo netbook med hver bestilt programmodul. Løsningen skal være bestilt i december måned. Tilbuddet gælder ved bestilling af et eller flere af følgende moduler: Graver, Kirkegård, Kort, Regnskab, Ressource, Krematorie, Mobil. Få en eller flere netbook med oven i handlen i hele december måned! Lenovo Ideapad S12, til en værdi af kr. 2.995,- Ring og få et godt jubilæums tilbud på en EDB løsning til dit sogn En netbook er velegnet til surfing på internettet, og til mindre tekstbehandlingsopgaver, mail o.l. Du kan også vælge i stedet at få trukket 2.995,00 kr. ekskl. moms pr. modul - fra købsprisen. Graver Kalender Kirkegård Kort Syn Backup Regnskab Ressourcer CPR FLØS Mobil Et Brandsoft system kan sættes sammen af en række moduler, som kan arbejde sammen via internettet. På vores hjemmeside kan du læse mere om modulerne, og du kan bestille produktbeskrivelser af de enkelte moduler. Modulerne kan også tilpasses sogne der samarbejder om opgaverne. Brandsoft vil gerne benytte lejligheden til at sige tak for godt samarbejde igennem 25 år B R A N D S O F T Viborgvej 97. DK-7400 Herning. Danmark. Tel +45 9626 3535. Fax +45 9626 3537. www.brandsoft.dk 3
25 ÅR MED BRANDSOFT 1. december 2009 runder vi i Brandsoft 25 år. Over sådan en periode sker der naturligvis mange ting, vi har derfor prøvet at lave en slags tidslinie der giver et overblik over nogle af de vigtigste begivenheder i vores historie Tidslinie for Brandsoft i 25 år. 1984 I forbindelse med at de første pc ere kom til Danmark tog Kurt Påskesen beslutningen, at gøre sin hobby til sit levebrød, og stiftede Brandsoft. Kurt havde igennem nogle år arbejdet med at lave små programmer, der kunne løse forskellige praktiske opgaver for mindre virksomheder i Brande området. 1985 Dataflex vælges som udviklingsværktøj. Brandsoft færdiggør et system til administration af minkfarme. Levering af produktionsstyringssystem til virksomheden Metric Nortra i Hjerm. Kurt på børneværelset i Brande Levering af administrativt system til FAKK forbundet. 1986 Den første ansættelse af en ny medarbejder. Henrik Justesen ansættes som programmør i Brandsoft. 1987 Brandsoft deltog for første gang på en messe med det nyudviklede kirkegårdssystem. Programmeringen af softwarekomponenter til andre softwarevirksomheder vokser i omfang. Der udvikles smarte plug-ins til styring af sikkerhed, adgangskontrol, printere etc. med navne som Supershell og Xscroll. 1988 Nørre Tranders, Holstebro og Vejle kirkegårde fik som de første kunder leveret kirkegårdssystemet i 1988. I forbindelse med leverancerne til de første kirkegårde fik Kurt Påskesen og Frank Hansen deres første kontakt, Frank var ansat hos IBM forhandleren Computerland. Brandsoft leverer administrativt varmeafregningssystem til virksomheden Varmekontrol i Aalborg. Opgaven overtages som underleverandør til EH-Data. Farre Food i Give får leveret lønsystem, med en række specialudviklede moduler til styring af produktion og løn. 1989 Familien blev for stor og lokalerne for små. Brandsoft flytter fra privaten og ind i nye lokaler i det gamle rådhus på Storegade i Brande. Udviklingen af det, der senere skal blive til planteskoleprogrammet Plantsoft starter. I begyndelsen er det hensigten at programmet kun skal anvendes af Poul Frederiksens Planteskole i Nakskov, hvor Benni Hansen er IT ansvarlig. Brandsoft deltager på Dataflex konference i Miami, USA, hvor Brandsoft demonstrerer sine udviklingskomponenter. BFC Data i Herning køber lønsystemet med kildetekst. Systemet integreres ind i BFC Datas øvrige produktserie. Nordisk Fjer i Middelfart køber en produktions og akkord beregningssystem. Jysk rejsebureau i Århus laver aftale med Brandsoft om support og programmering af rejsebureausystem. 4
25 ÅR MED BRANDSOFT 1990 IBM Danmark går aktivt ind i markedsføringen af kirkegårdssystemet, og det blev kirkegårdssystemets store gennembrud. IBM arrangerede i starten af halvfemserne en række seminarer rundt omkring i hele Danmark, og sørgede for at alle inden for branchen blev inviteret. 1991 Frank Hansen bliver ansat i Brandsoft. Brandsoft leverer et landsdækkende fangebogholderi/lønsystem til Direktoratet for Kriminalforsorgen. Alle fængsler og anstalter bruger systemet til aflønning af de indsatte. Softwarehuset Unik System design køber Brandsoft lønsystem med kildetekst. Systemet skal leveres til en række boligforeninger. 1992 Brandsoft blev omdannet til et aktieselskab med Kurt, Henrik og Frank som aktionærer. FLØS modulet blev udviklet i samarbejde med Kirkeministeriet, Helsingør Stift og PLS Consult. Systemet var færdigt i slutningen af 1993. Brandsoft køber en anpart i PF Data i Nakskov, der sælger Planteskolesystemet som Brandsoft har udviklet for PF Data. Byg Data laver udviklingsaftale med Brandsoft om deres kalkulationssystem til håndværkere. 1993 Brandsoft leverer kursussystem til Direktoratet for Kriminalforsorgens uddannelsescenter. Et system der administrerer samtlige kurser på indenfor Direktoratets område. 1994 Oracle vælges som udviklingsplatform i Brandsoft og erstatter det DOS baserede udviklingsmiljø Dataflex, der har været anvendt siden 1985. Fra det tidspunkt begynder udviklingen af Windows programmer. 1995 Med Windows95 leverer Brandsoft de første Windowsbaserede programmer. Det første modul er regnskabssystemet. Alle systemer skal i disse år programmers fuldstændigt om for at kunne køre på Windows. Lissy og Frank på kontoret i Brande 1996 Der ansættes flere medarbejdere og lokalerne udvides til hele den øverste etage i det gamle rådhus. Bl.a. blev Lissy Kristensen og Lars Rasmussen ansat, begge er stadigvæk i virksomheden. 1997 Brandsoft køber virksomheden PF Data i Nakskov. Benni Hansen bliver ansat i Brandsoft, med ansvar for salg af planteskolesystemer. Brandsoft laver udviklingsaftale med EDB udviklingsselskabet for Bedemænd. Der laves et generelt bedemandssystem til hele bedemandsbranchen i en Windows-udgave. Systemet får navnet Opus2. 1998 Brandsoft overtager virksomheden Midtco Data, der primært har solgt hardware. Windows versionen af kirkegårdssystemet er færdig. 1999 Lokalerne i Brande er blevet for små, Brandsoft flytter til Viborgvej 97 i Herning. 2000 På trods af mange dommedagsprofetier om et totalt sammenbrud i alle computersystemer, skete der ingenting ved årtusindskiftet. En række programmer var dog blevet omskrevet for at kunne håndtere årtusindskiftet. 5
25 ÅR MED BRANDSOFT Plantsoft detail, et helt nyt modul til detail planteskoler udvikles. Plantsoft til produktionsplanteskoler leveres i en Windowsudgave. Brandsoft stifter et web udviklingsselskab sammen med Bestseller koncernen i Brande. Virksomheden får navnet Webseller A/S og udvikler web programmer til primært tekstilvirksomheder. Der ansættes flere udviklere og sælgere i virksomheden, der skal arbejde med den nye internetteknologi. 2001 Den kommunale version af kirkegårdssystemet bliver udviklet i forbindelse med et projekt for Århus kommunale kirkegårde. To af de eksisterende kunder, Esbjerg og Aalborg kirkegårde blev flyttet over på dette system. I dag benyttes det kommunale system af de kommunale kirkegårde i Esbjerg, Århus, Randers, Aalborg, Odense og København. I samarbejde med Herning provsti og Kirkeministeriet laves et pilot projekt med kirkeregnskab på internettet. Alle sogne i Herning provsti deltager. Der laves aftale med Danmarks Planteskoleejerforening og Landsforeningen af Danske Plantehandlere om udviklingen af en webbaseret database, der indeholder samtlige planter, som produceres i Danmark. Databasen rummer både beskrivelser, stregkoder og billeder af planterne. Systemet får navnet Florainfo. 2002 Brandsoft får verdenspatent på et specielt softwaremodul og metoder til at lave holdbart farveprint på planteetiketter. Produktet får navnet Brandsoft label. Det blev fra starten en stor succes og endte med at blive en hel forretning i sig selv, som blev solgt fra i 2005. Brandsoft beholdt dog softwaredelen, som fortsat udvikles. Brandsoft får prisen Årets produkt på Glee messen i England for etiketsystemet. 2003 Graversystemet til de mindre kirkegårde bliver færdigt og er et selvstændigt produkt tilpasset den mindre kirkegård. På messe med etiketter i USA Brandsoft deltager på IPM, en af Europas største planteskolemesser i Essen, Tyskland. Brandsoft outsourcer udviklingsopgaver til Manila på Philipinerne. 2004 Der etableres en række forhandlere af Brandsoft label. I 2004 findes forhandlere i England, Holland, Tyskland, Norge, Sverige, Finland, Italien, Frankrig, Spanien, USA. 2005 Bo Grønt kæden i Norge vælger Plantsoft detail som løsning for hele kæden. 2006 Brandsoft vinder et EU-udbud fra Kirkeministeriet om udvikling af et budgetværktøj til provstierne. Provstisystemet bruges af alle landets provstier til indsamling og opfølgning på budget og regnskabsdata fra alle sogne i hele landet. Samtidig med provstisystemet udvikles økonomiportalen, hvor alle kasser skal aflevere regnskaber og budget. 2006 bliver en milesten i udviklingen hos Brandsoft. Det blev året hvor vi for alvor begyndte flytningen af programmerne til internettet. Allerede tilbage i 2001 2002 havde der været eksperimenteret med dette, men dengang var forbindelserne for langsomme og udbredelsen af internettet ikke tilstrækkelig. 2007 Brandsoft overtager samtlige rettigheder til bedemandssystemet Opus. Systemet flyttes over på en web platform og samtlige bedemænd konverteres til web. 6
25 ÅR MED BRANDSOFT 2008 Brandsoft overtager virksomheden BSF Consult, der har solgt kirkegårdssystemer i mere end 20 år. Alle kunderne konverteres til et Brandsoft web system. Brandsoft overtager Kirkefondets kirkegårdskunder. Alle kunderne konverteres til et Brandsoft web system. Alle web systemer flyttes fra Brandsoft i Herning til det nye hosting center i Århus. Centret indeholder alle tekniske installationer til drift af et moderne og sikkert hosting miljø. Hele serverparken og backup systemet udskiftes og der indkøbes nye IBM blade servere og San disksystemer. 2009 Det nye hosting center i Århus Brandsoft overtager Kirkefondets regnskabskunder, som alle flyttes over på Brandsoft web system. Omprogrammeringen af alle systemer, der skal over på web er færdig, med undtagelse af FLØS, der vil blive flyttet over i 2010. Overgangen til web-baseret teknologi er blevet en stor succes, og fra starten var mange kunder interesseret i at blive flyttet med. Siden er der faktisk ikke blevet solgt andet end internet versioner af programmerne. I oktober er der mellem 3.500-4.000 tilknyttede brugere, som dagligt bruger et af systemerne. 7
KURSER Vi er begyndt at gøre klar til at afholde en række kurser i løbet af 2010. Der er ingen tvivl om at der vil blive mange kursus aktiviteter i det nye år, da der sker en række ændringer inden for det administrative område, hvoraf de vigtigste : Ny kontoplan der træder i kraft 1/1 2011, og som skal bruges i budgetlægnings arbejdet i 2010. Ny udformning af budgetskema. Nye momsregler som træder i kraft 1/1 2010. På vores kurser vil vi bl.a. komme ind på de nye begreber der introduceres med den nye kontoplan, nemlig art og formål, hvad dækker det over, og hvordan bruger man kontoplanen i sit daglige arbejde? På samme måde vil vi på kurserne prøve at beskrive hvorledes de nye momsregler i praksis anvendes i regnskabet. Vi vil løbende tilpasse vores udbud af kurser i 2010. Som noget nyt vil vi prøve at annoncere kurserne via kirkeportalen, således man bliver gjort opmærksom når der er nye kurser. På vores hjemmeside vil man løbende kunne følge med i hvilke kurser der aktuelt tilbydes NY KONTOPLAN Vi har i efterhånden lang tid vidst at der er en ny kontoplan undervejs, og den var i hovedtræk allerede beskrevet i den grønne betænkning vedr. folkekirkens lokale økonomi. Men nu nærmer tiden hvor kontoplanen skal tages i brug sig hastigt, det bliver i første omgang i forbindelse med budgetlægningen for 2011. Vi har dog endnu ikke modtaget den endelige kontoplan. Den består af to dele, en del der vedrører formål og en del der vedrører art. Kontoplanen med hensyn til formål er stort set fastlagt, og det er denne del der primært skal bruges i forbindelse med budget 2011. Vi håber på at art delen kommer på plads hurtigst muligt, således vi kan komme i gang med at forberede overgangen i god tid. Det er vores helt klare mål at Brandsoft regnskab skal understøtte den nye kontoplan på en måde så enhver der tidligere har arbejdet med kirkeregnskab også efterfølgende let vil kunne løse opgaven. Vi udbygger i denne forbindelse vores regnskabssystem med en avanceret momsrapport der gør det muligt at efterregulere delvis moms. Kassekladden understøtter de nye arter og formål ved hjælp af et forslagsværktøj, der gør det let at finde de korrekte kombinationer af art og formål på alle posteringer. Det er naturligvis ikke os der skal bestemme hvordan vores kunders kontoplan skal se ud, derfor er skiftet til den nye kontoplan kun et tilbud vi giver til brugerne. Via regnskabsprogrammet vil vi bede om brugernes accept ved skift til den nye kontoplan. Dette skift giver så adgang til den nye kassekladde og til det nye budgetværktøj. Da budget 2011 skal afgives i forhold til den nye formålskontoplan, kræver aflevering af budget og udskrivning af budget 2011, at man skifter over på den nye kontoplan fra 2011. Vi skal nok informere grundigt om skiftet inde i selve regnskabsprogrammet når muligheden for at komme over på den nye kontoplan 2011 bliver åbnet. Så lad være med at begynde at lave budget 2011 i din gamle kontoplan, med mindre det er fordi du ikke vil skifte kontoplan. 8
RESSOURCESTYRING Brandsoft ressourcestyring er 100 % webbaseret, som alle andre Brandsoft moduler. Ressourcemodulet består af 4 dele, som er fuldt integreret. Dermed undgås tidsrøvende dobbeltindtastning af data. Data fra ressourcemodulet kan desuden bruges af andre moduler f.eks. digitale kort og gravstedskartotek, som er en forudsætning for en effektiv ressource- og plejeplanssystem. Registrering af tid og forbrug på touch-skærm. Medarbejderne registrerer selv deres dagseddel på en touchskærm i mandskabsrummet. Komme-gå-registrering. Erstatter stempelure. Nu kan mødetid og sluttid registreres direkte på touchskærmen af medarbejderen. Touch-skærm til medarbejderen Afspadseringsregnskab. Medarbejderen registrerer forhold, der har indflydelse på afspadsering, sygefravær osv. på touch-skærmen. Plejeplaner (fra 2010). Med baggrund i Skov & Landskabs rapport om Driftsstyring på kirkegårde er ressource modulet udvidet med plejeplaner, der som de øvrige dele, kan bruges af andre Brandsoft moduler. VIND ET GAVEKORT TIL EN JULEAND I anledning af julen udlodder vi 50 gavekort på kr. 250,- til brug ved køb af juleanden i Kvickly For at deltage i lodtrækningen om de 50 gavekort skal du inden onsdag d. 16 december, finde denne adresse på internettet www.brandsoft.dk/juleand Her kan du læse om konkurrencen. For at deltage skal du være kunde hos Brandsoft, og du kan kun indsende et svar. Vinderne vil få besked via mail torsdag d. 17. december og gavekortene vil blive sendt herfra til de heldige vindere. 9
NYE MOMSREGLER 1. januar 2010 træder nye momsregler i kraft. Inden man begynder at bekymre sig om de nye momsregler, er det dog hensigtsmæssigt først at finde ud af om sognet i det hele taget er momspligtig, hvilket man kun er såfremt man har momspligtigt salg på over kr. 50.000,-. Man kan dog vælge at lade sig frivilligt momsregistrere uanset omsætningen. De nye regler betyder bl.a. at der ikke længere skal betales moms af renter på gravstedslegater. I stedet skal momsen afregnes ved indbetalingen af legatet. Ydelser i tilknytning til begravelser og bisættelser er som udgangspunkt fritaget for moms, mens varer der leveres i tilknytning til begravelser og bisættelser er momspligtige. Ren- og vedligeholdelse af gravsteder er momspligtig, hvilket også gælder øvrigt arbejde i forbindelse med gravsteder. Dette gælder også ved indgåelse af flerårige aftaler herunder legataftaler. Kirkekoncerter er som udgangspunkt momspligtige. Der kan søges om momsfritagelse i forbindelse med velgørende arrangementer. Vederlag i forbindelse med udlejning af bygninger til arrangementer er momsfritaget. Levering af ydelser mellem menighedsråd, f.eks. ved udlejning af materiel er ikke omfattet af momsloven, da der er tale om leverancer fra en institution til en anden under samme ministerområde. Dette er i hovedtræk reglerne for så vidt angår moms på indtægter. Med hensyn til momsfradrag på udgifter er billedet lidt mere kompliceret idet man her enten kan have fuldt fradrag, intet fradrag eller delvis fradrag. Man kan til en vis grad sammenligne det delvise fradrag med den tidligere halve moms. Det fulde fradrag for moms opnår man på omkostninger der kan henføres til en momspligtig leverance eller aktivitet. Dette kunne f.eks. være udgifter til planter der videresælges til gravstedsejere. Man har ingen fradragsret for moms på omkostninger der kan henføres til leverancer eller aktiviteter der er fritaget for moms. Dette kunne f.eks. være udgifter i forbindelse med udlejning af lokaler. Der er heller ikke fradragsret for omkostninger der ikke er omfattet af momsloven, dette kan f.eks. være begravelser. Der hvor det bliver kompliceret, er i forhold til den delvise fradragsret for moms på omkostninger, der kan henføres til 2 eller flere aktiviteter, som er henholdsvis momspligtige og momsfrie og/eller ikke omfattet af momsloven. Denne type omkostninger benævnes som fællesomkostninger, og her gælder den delvise fradragsret. Den delvise fradragsret er altså afhængig af hvilke aktiviteter der ligger bagved udgiften. Kirkeministeriet arbejder på en vejledning der skal gøre det nemt for de enkelte kasser at beregne satserne for den delvise moms. Desuden vil den nye formålskontoplan også være en hjælp i denne forbindelse, idet en omkostning der fordeles på 2 eller flere formål vil kunne tildeles selvstændig momskode i henhold til hvert formål. Du kan læse mere om de nye momsregler på vores hjemmeside, hvor der er link til SKAT s vejledning. Når man bruger delvis moms skal man finde en model at udregne momsen efter. For en kirkegård kunne dette f.eks. være forholdet imellem momsfrit salg og momspligtigt salg. Man starter altså med at skønne hvordan fordelingen mellem momsfrit og momspligtigt salg vil være over året, og ud fra det forhold beregner man fradragsprocenten. EKSEMPEL: En kirkegård har momspligtigt salg på 100.000 excl.moms og et momsfrit salg på 60.000, den samlede omsætning er altså 160.000. 10
NYE MOMSREGLER Den momspligtige andel udgør 62,5% (100000/160000 x 100). Dermed bliver det delvise momsfradrag på f.eks. indkøb af maskiner der bruges både til at lave arbejde der er momspligtigt og momsfrit altså på 62,5% af den fulde moms på 25%. Det kan regnes om til en momsprocent ved at starte med et bruttobeløb på 100, heraf udgør den fulde moms 20, 62,5% af 20 er 12,5, dvs. at vi ud af en udgift på brutto 100 får fradrag på 12,5. Dette regnes om til en momssats i regnskabssystemet ved at beregne hvor stor en del momsfradraget udgør i forhold til resten dvs. 12,5/87,5=0,1428571 som regnes om til procent ved at gange med 100 og dermed giver et momsprocent på 14,28571 Den delvise moms kommer altså i brug i forbindelse med bogføring af udgifter der har blandet anvendelse. I regnskabssystemet får du derfor brug for følgende momssatser Hel salgsmoms 25% Hel købsmoms 25% Delvis købsmoms, vedr. blandet anvendelse på kirkegården. For den enkelte kirkes vedkom- mende kan der komme momsfradrag på tale, såfremt kirken har en momspligtig aktivitet der giver indtægt, og at denne aktivitet er væsentlig. I sådanne tilfælde skal der udregnes en delvis moms for kirken i forbindelse med fællesomkostninger inden for kirkens område. Såfremt der er tale om en udgift der er fælles for kirkegården og kirken, kan denne udgift med fordel deles forholdsmæssigt mellem de to, og tilknyttes den momsprocent der gælder for hver af de to formål. Det vil typisk sige delvis moms på kirkegårdens del og 0 moms på kirkens del. KALENDERSYSTEM Brandsoft arbejder i øjeblikket på en total omskrivning af vores kalender system. Den nye version forventes at gå i luften i starten af det nye år. I den nye version er der blevet arbejdet utroligt meget med brugerinterfacet, hvilket skaber en langt bedre brugeroplevelse. Det bliver lettere at overskue flere personers kalender på en gang. Man kan nu lave kalender hændelser kun på ressourcer så som lokaler og inventar. Man kan oprette egne aftale typer således man nu kan skelne mellem de forskellige typer af kirkelige handlinger og aktiviteter. Kalenderen vil fremover kunne startes op som et almindeligt program direkte fra skrivebordet. Dvs. kalenderen kan køre uden for webbrowseren. Fremover vil vi kunne tilbyde integration fra kalenderen til f.eks. sognets hjemmeside. Det betyder at man fra kalenderen kan vedligeholde hjemmesidens oversigt over f.eks. gudstjenester, foredrag og andre aktiviteter i sognet. Der vil også blive mulighed for at lave integration til andre af Brandsoft produkter, bl.a. kirkegårdssystemet som vil kunne vise hvilke huskedatoer der er lagt ind på aftaler om buketter og kranse på grave. Systemet indeholder mulighed for at man via SMS kan få besked om aftaler. Dette kan bl.a. bruges i forbindelse med kirkekor, hvor man kan sende fælles SMS besked ved korprøver. Systemet kan også sættes op til automatisk at varsko om kommende aftaler via SMS eller Email. BOOKING De kommunale kirkegårde er i øjeblikket ved at få udviklet en ny komponent til kirkegårdssystemet. Med den nye komponent bliver det muligt for bedemænd at booke kapel tider der dermed reserveres direkte i kirkegårdens sagssystem. Samtidig med bookning af tiden kan bedemanden oplyse om salmenumre, præst, pyntning osv. Dette modul er beregnet for det kommunale kirkegårdssystem, men det viser tydeligt at man netop med en web platform får nogle muligheder for at etablere nye sagsgange. Vi vil i årene fremover komme til at opleve en lang række områder, hvor man opbløder grænserne mellem de forskellige administrative systemer, og hvor data flyder på tværs af forskellige instanser for at havne der hvor de skal bruges i sagsbehandlingen. 11
SÅDAN LAVER DU ÅRSKØRSEL Du er klar til at lave årsafslutning/årskøre dit regnskab, når du har bogført alle bilag, eller så mange bilag som muligt, der vedrører regnskabsår 2009. Årskørsel i Brandsoft Finans: Regnskabet årskøres på følgende måde: 1. Dobbeltklik på menupunktet Regnskab 2. Dobbeltklik på menupunktet Stamoplysninger 3. Dobbeltklik på menupunktet Opsætning af regnskab 4. Klik på det regnskab du ønsker at årskøre, så det er markeret med den blågrønne linje 5. Klik på Regnskabsår 6. Kontroller at regnskabsår 2008 er spærret (dvs. at der er et flueben i kolonnen Spærret ud for regnskabsår 2008) 7. Hvis regnskabsår 2008 ikke er spærret gøres dette ved at klikke på regnskabsår 2008, så det er markeret med den blågrønne linje 8. Klik på Funktioner 9. Klik på Spær regnskabsår, så den bliver markeret med en prik 10. Klik på Ok 11. Vinduet Spærring af et regnskabsår vises 12. Klik på Udfør spærring 13. I det næste vindue skal du bekræfte, at du vil spærre regnskabsåret ved at klikke på Ja 14. Meddelelsen Regnskabsåret er nu spærret vises og du kan lukke vinduet ved at klikke på Luk 15. Regnskabsåret er nu markeret med et flueben i kolonnen Spærret 16. Herefter klikker du på regnskabsår 2009 så det er markeret med den blågrønne linje 17. Klik på Funktioner 18. Klik på Årskørsel, så den bliver markeret med en prik 19. Klik på Ok 20. Vinduet Advarsel vises. Her kan du se grundene til du ikke kan årskøre dit regnskab. Er alle betingelserne opfyldt klikkes på Ok 21. I det næste vindue kan du vælge at markere Udskriv bogføringsjournal med et flueben, så du får udskrevet en journal over din årskørsel til revisoren. 22. Klik på Udfør årsafslutning 23. Dit regnskabsår 2009 er årskørt når meddelelsen Årsafslutning udført succesfuldt vises. 24. Klik på Luk 25. Dit regnskab er nu årskørt. Herefter skal du kontrollere de overførte saldi på dine statuskonti i regnskabsår 2010, og du er klar til at bogføre bilag for regnskabsår 2010. B R A N D S O F T Viborgvej 97. DK-7400 Herning. Danmark. Tel +45 9626 3535. Fax +45 9626 3537. www.brandsoft.dk 12