FORBEREDELSE OG INSTALLATION

Transkript

1 1

2 Indholdsfortegnelse 1. FORBEREDELSE OG INSTALLATION FORBEREDELSE SOFTWARE TIL STREGKODEGENKENDELSE KLISTERMÆRKER MED STREGKODER PÅ HVOR BESTILLES KLISTERMÆRKER MED STREGKODER? INSTALLATION AF STREGKODESOFTWARE WINDOWS XP 5 2. OPSÆTNING PARAMETRE FELTBESKRIVELSE BRUGERPARAMETRE 7 3. SCANNING SCAN BILAG TRYKKNAP BESKRIVELSE SCAN DOKUMENTER 9 4. FORESPØRGSLER SCANNEDE BILAG TRYKKNAP BESKRIVELSE SCANNEDE DOKUMENTER TRYKKNAP BESKRIVELSE INDLÆSNING, REGISTRERING OG BOGFØRING AF BILAG ACCOUNTPLUS FINANSKLADDE TRYKKNAP BESKRIVELSE INDGANGSBOGEN OG FAKTURAPULJEN TRYKKNAP BESKRIVELSE GODKENDELSESKLADDEN OG BETALINGSKLADDEN GENVEJSTASTER I KLADDERNE 14 2

3 1. Forberedelse og installation 1.1. Forberedelse Har du bestilt en problemfri scannerløsning, kommer der en tekniker og installerer scanneren, samt de softwaredrivere, der skal til for at kunne anvende scanneren på ectrl. Inden scanneren ankommer, skal du beslutte dig for, om du ønsker at anvende stregkoder på dine bilag. Stregkoden anvendes til automatisk at tildele bilaget det rigtige bilagsnummer, og til at adskille flersidede bilag, der blot lægges i én bunke i arkføderen på scanneren Software til stregkodegenkendelse For at kunne anvende stregkoder til genkendelse af bilags- og dokumentnumre (og for at kunne adskille en fil indeholdende flere bilag) skal Pegasus Smartscan Barcode være installeret. Stregkodesoftwaren kan rekvireres ved at sende en mail til itsolutions@deloitte.dk. Softwaren koster kr. ekskl. moms pr. kopi, dvs. pr. scanner i virksomheden. Se installationsvejledning i kapitel Klistermærker med stregkoder på Alle bilag skal forsynes med et klistermærke med en stregkode på. Klistermærket placeres på første side af hvert bilag. Bilag på flere sider skal kun have ét klistermærke. Klistermærket placeres typisk øverst og i midten på den første side. Er der andre stregkoder på bilaget, er det vigtigt, at klistermærket sidder oven over det andet klistermærke eller ovenpå, så det helt er dækket Hvor bestilles klistermærker med stregkoder? Klistermærker med stregkoder på kan i princippet bestilles i den lokale kontorforsyningsbutik. Man skal oplyse nummerserien, man ønsker at anvende, og man skal specificere, at stregkoden skal være EAN13- typen. Man bestiller typisk en rulle med 500 eller 1000 klistermærker ad gangen. Vi bestiller vores egne klistermærker hos Det fungerer rigtig godt. De leverer typisk indenfor et par dage Installation af stregkodesoftware Når du har bestilt stregkodesoftwaren, se pkt. 1.2, modtager du en vejledning til installation af stregkodesoftwaren. 3

4 1.6. Windows XP Hvis du kører Windows XP, skal du også have installeret Windows Imaging. Dette er teknikeren instrueret i at installere, men hvis du ønsker at forberede det, kan du gøre det ved at gå ind på --> Vælg menuen ectrl --> Hjælp til selvhjælp --> Scanning. Kør SHScanSetup.exe for at installere nødvendige komponenter. Filen fylder ca. 4 MB. 2. Opsætning 2.1. Parametre Under AccountPlus/Opsætning/Scanning sættes parametrene op for scanningen. 4

5 Feltbeskrivelse 5

6 2.2. Brugerparametre Af de øvrige muligheder under Opsætning/Scanning er det kun Brugerparametre, der skal nævnes, øvrige punkter bruges meget sjældent. Brugerparametre ser således ud. Scannerindstillinger Vis scannerdialog. Sættes et flueben her, vil scannerdialogen blive vist i forbindelse med, at scanning startes. Dette kan være godt som en start, da man i scannerdialogen kan konstatere, at scanneren er sat korrekt op til at scanne i sort/hvid og med en opløsning på 200 DPI (punkter pr. tomme). Registrering Separat skærmbillede for bilag. Her kan sættes et flueben, hvis man har en opsætning med to skærme, således at den ene skærm kan bruges til at vise bilaget. Temporært katalog Temporært katalog. Angiver blot, hvor de scannede sider gemmes midlertidigt, indtil de overføres til ectrl efter scanning og godkendelse af brugeren. 6

7 3. Scanning 3.1. Scan bilag Når du skal i gang med at scanne bilag, placeres de i scanneren, enten lægges på scannerens glasplade eller placeres i scannerens arkføder, scannes ind i ectrl via AccountPlus/ Periodisk/Scanning/ Scan bilag (se indledningen vedrørende stregkode klistermærker og placering) Trykknapbeskrivelse 7

8 3.2. Scan dokumenter AccountPlus/Periodisk/ Scanning /Scan dokument Scanning af et dokument foregår på fuldstændig samme måde som scanning af et bilag. Dokumentet kan knyttes til en ønsket tabel i Axapta (fx debitortabellen) via dokumenthåndtering. Det kræver dog, at dokumentstyring (modulet Basis/Opsætning/Dokumentstyring ) er opsat korrekt. 8

9 4. Forespørgsler 4.1. Scannede bilag Ved aktivering af AccountPlus/Forespørgsler/Scanning/Scannede bilag fås et overblik over alle scannede bilag, som endnu ikke er bogført. Ligesom i finanskladden kan man ved under Vis at vælge Bogførte eller Alle få et overblik over henholdsvis de bogførte bilag eller alle scannede bilag Trykknapbeskrivelse 4.2. Scannede dokumenter Ved aktivering af AccountPlus /Forespørgsler/Scanning/Scannede dokumenter fås et overblik over alle scannede dokumenter Trykknapbeskrivelse 9

10 5. Indlæsning, registrering og bogføring af bilag 5.1. AccountPlus finanskladde Når finanskladden åbnes fra AccountPlus-modulet, kan scannede bilag registreres. Når trykknappen Linjer med scannede bilag aktiveres, åbnes kladden, og man kan se hvor mange bilag, der ikke er registrerede. Tryk på knappen Hent bilag og man kan vælge det bilag, der skal registreres i kladden. Kladden er identisk med den almindelige kladde bortset fra, at det scannede bilag kan ses, og at der er 6 trykknapper knyttet til det scannede bilag (se nedenfor). Når de scannede bilag manuelt er tastet ind i kladden, kan kladden på almindelig vis kontrolleres og bogføres. Bemærk, at det scannede bilag er knyttet til posteringen, så hvis man senere henter posteringen frem igen (fx fra kontoplanen), så kan man også se det scannede bilag (fra kontoplanen eller kreditortabellen trykkes Posteringer, efterfulgt af Scannet bilag ) Trykknapbeskrivelse 5.2. Indgangsbog og Fakturapulje Scannede bilag kan registreres direkte i Indgangsbogen (AccountPlus/Kladder/Indgangsbog). De registreres og bogføres på samme måde som beskrevet i kapitel 5.1. bortset fra at man skal angive hvem, der skal godkende kladden, anføres under Faktura, Godkendt af og man evt. kan tilknytte et indkøb til bilaget, anføres under Faktura nederste punkt Indkøb. Her vælges den relevante indkøbsordre. Når Indgangsbogen er bogført, kan man finde og godkende bilaget i Fakturapuljen (AccountPlus/Kladder/Fakturapulje) eller tilknytte bilaget til et indkøb via trykknappen Indkøb. De bilag, der skal godkendes af brugeren, vil blive vist som standard. Brugeren kan vælge vis Alt for at se alle bilag, der ligger til godkendelse. 10

11 Trykknapbeskrivelse 5.3. Godkendelseskladde og Betalingskladde Hvis man bruger trykknappen Indkøb i Fakturapulje godkendes bilaget automatisk, og bilaget kan indhentes i betalingskladden fx efter forfald; men bilaget kan IKKE hentes ind i godkendelseskladden. Et bilag, der ikke er tilknyttet et indkøb, og som er accepteret i Fakturapulje, kan indsættes i Godkendelseskladden via trykknappen Hent accepterede bilag i Godkendelseskladde. Når Godkendelseskladde er bogført, kan bilaget hentes ind i Betalingskladden fx efter forfald og bogføres. For en nærmere beskrivelse af registreringer af kreditorfakturaer henvises til undervisningsmaterialet til kreditormodulet. 11

12 6. Genvejstaster i kladderne CTRL + Home Gå til første side CTRL + End Gå til sidste side CTRL + Pageup Gå til toppen af siden CTRL + Pagedown Gå til bunden af siden CTRL + Pil op Scroll en smule op CTRL + Pil ned Scroll en smule ned 12