AFLD I/S Uldjydevej 2 DK-7400 Herning telefon +45 97 37 33 77 e-mail afld@afld.dk www.afld.dk CVR-nr. 13 81 47 08 Dato 23. maj 2017 sagsnr. 17050003 reference /lama Rettelsesblad nr. 1 vedr. Indsamling af dagrenovation i Ringkøbing-Skjern Kommune Hermed fremsendes rettelsesblad nr. 1 vedr. udbuddet Indsamling af dagrenovation i Ringkøbing- Skjern Kommune. Svar på indkomne spørgsmål Følgende spørgsmål er pr. 22. maj 2017 indkommet vedr. udbud af Indsamling af dagrenovation i Ringkøbing-Skjern Kommune. Spørgsmålene er skrevet med kursiv og svar med almindelig skrift. Pkt. 2.5 Oplysninger om entreprenørens egne forhold. Hvor mange referencer ønsker AFLD, at der angives i ESPD-dokumentet? 3 referencer er tilstrækkelig. Pkt. 2.10 Ændringer i ydelsen. Entreprenøren skal inden for de afgivne tilbudspriser acceptere: Ændringer i opgaven og dens sammensætning på +/- 25% i den totale entreprisesum. Da der endnu ikke er indgået en kontrakt er der ikke tale om kontrakt ændringer og jævnfør udbudslovens 179 anses ændringer der er forudset i udbudsmaterialet i klare og præcise klausuler ikke som ændringer af grundlæggende elementer. Pkt. 2.14 Forsikring/Pkt. 3.3 Indsamling af affald.
Udbyder er naturligvis opmærksom på at beholderne slides med årene, men ifølge beholderleverandøren bør levetiden for en beholder minimum være 12 år. Derfor vil det som udgangspunkt være entreprenørens ansvar hvis nyere materiel går i stykker i forbindelse med tømning. Der har tidligere været eksempler på enkelte biler med mange ødelagte beholdere og i sådanne tilfælde vil det altid være entreprenørens ansvar at lift og tandkam er korrekt sat op i forhold til materiellet. I forhold til overfyldning mv. må det bero på en konkret vurdering. Mandskabet bør ikke tømme en beholder hvis de mener den ødelægges ved tømning. Pkt. 2.19 Kommunikation. Teksten ændres til hverdage i tidsrummet 8-16 Pkt. 3.2 Til og afmeldinger Teksten ændres som foreslået af spørger to indsamlingsdage er acceptabelt hvis ikke andet er aftalt. Pkt. 3.3 Indsamling af affald
Sommerhustømningerne dækker 38 tømninger årligt og udbyder fastlægger de præcise uger der tømmes i en sæson hen over efteråret. Dermed er den samlede plan for tømningsuger i 2017/2018 ikke fastlagt på nuværende tidspunkt. I forhold til bringeordning så er det korrekt at der er tale om nedgravede løsninger, men der er ikke ret store bevægelser mellem ordningerne og til og frameldinger går næsten lige op. Byder skal derfor ikke forvente ret store udsving. Pkt. 3.4 Batterier og småt elektronikskrot Som udgangs punkt skal poser med batterier senest tømmes ved aflæsning på modtageanlæg. Udbyder er imidlertid villig til se på ordningen og undersøge om der er mulighed for at ændre proceduren, sammen med modtager. Pkt. 3.4.1 Indkøb og levering af udstyr Det er korrekt at borgerne selv kan indkøbe stativer og beholdere, men der er som udgangspunkt altid en dialog mellem borger og udbyder i forbindelse med beholderskift og i det øjeblik der sker et skift efter aftale med en borger sørger udbyder for opmærkning og registrering. Ses der uautoriseret materiel på en tur er skal mandskabet indberette forholdet via APP en til systemet hos udbyder. Pkt. 3.4.2 Krav ved indsamling af dagrenovation i sække og beholder.
Først og fremmest skal arbejdet selvfølge kunne udføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt og ATvejledning 2.24 skal overholdes, men der vil altid være adresser med mindre udfordringer (trapper eller lignende mindre stigninger kantsten mv.) i sådanne tilfældevil det til enhver tid være en konkret vurdering fra mandskabets side om tømning kan udføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Det er korrekt forstået at affald ikke må flyttes over i en anden sæk. Ordningen vedr. overfyldt sæk ændres så den ligner en overfyldt beholder: Er sækken ikke mere overfyldt end at tømningen kan udføres skal sækken medtages er der lægges informationsmateriale til borgeren. Kan sækken ikke tømmes dokumenters det med billede og sækken efterlades den og der lægges informationsmateriale til borger som efterfølgende kan dele affaldet op og bestille en ekstra tømning eller tilkøbe en ekstra sæk, hvor tømningen således er betalt. Om kærren er overlæsset må altid være en konkret vurdering. Der må ikke ske spild fra kærren som følge af overfyldning og arbejdet skal udføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt.
Udbyder kan godt acceptere at sække der kan bakkes til smides direkte i bilen. Udbyder accepterer at reservebil er fremme inden for 4 timer, men udbyder skal orienteres straks entreprenøren er vidende om et nedbrud og senest indenfor en time. Pkt. 3.5 Plastforing til beholder. Historisk set er rullerne udleveret i ugerne 4, 5 og 6 på baggrund af lister fra udbyder. Pkt. 3.6 Tømningsplan for indsamling af dagrenovation. I forhold til programmel fastholder udbyder programmet RenoWeb i hele perioden og der vil således ikke være behov for ændrede elektroniske programmer hvis eksisterende programmer kan udveksle data med RenoWeb. Entreprenøren skal til enhver tid kunne fremvise kørelister, men kravet om kørerækkefølge slettes. Pkt. 3.7 Tillægsydelser.
Det er korrekt at ekstra sække er sække solgt via udbyder og prisen for sækken dækker både sækken og tømningen. I forbindelse med entreprisen afregnes efter antal afhentede sække altså ved tømning. 3.7.2 Ekstraordinær tømning af beholdere Teksten ændres til: Glemmere der indkommer før kl 12.00 skal hentes samme dag, men glemmere der indkommer efter kl 12.00 skal hentes senest næste dag inden kl 12.00 Det er korrekt at der mangler et punkt i tilbudslisterne. Der tilføjes en linje i tilbudsliste R3 og R5 og der kommer således en revideret tilbudsliste med rettelsesbladet. Pkt. 5 Krav til indsamlingen Den nuværende ordlyd fastholdes. Pkt. 5.2 Generelle indsamlingskrav.
Det er korrekt at det naturligvis ikke er entreprenørens ansvar at boltene mangler, men det er entreprenørens ansvar at konstatere det og få dem monteret inden tømning. Tømning skal foregå i overensstemmelse med almindelige procedurer og kutyme. Vurdering af støj og lugt er en konkret vurdering fra situation baseret almindelig sund fornuft og evt. støjmålinger mv. I tilfælde hvor sækken ikke kan tømmes pga. vægt er det i orden at lade den stå se i øvrigt svaret vedr. pkt. 3.4.2 overfyldt beholder. Pkt. 5.3 Indsamlingstidspunkter Teksten rettes således at indsamlingen på helligdage følger samme tid som normale hverdage altså 6:00 18:00 Beskrivelsen i udbudsmaterialet fastholdes Pkt. 5.4 Standpladser og adgangsveje Antallet er anslået - der findes ingen adresser i dag. Pkt 5.6 Fastgørelse af beholdere
Det er en fejl i udbudsmaterialet. Det drejer sig om et meget begrænset antal beholdere og det er sidestillet med containerskjul ol., som også skal indregnes i prisen. Der ydes således ikke merbetaling herfor. Pkt. 5.7 Vanskeligheder ved indsamling (uden for matrikler) Vurdering af adgangs og kørevejenes beskaffenhed er altid en konkret vurdering fra sag til alle steder skal der naturligvis kunne køres med almindelige biler. Der skal generelt køres efter forholdene således at hastighed tilpasses omstændighederne på stedet. Hvis mandskabet ikke mener at en vej er farbar indberettes det til udbyder som vurderer forholdene. Pkt. 5.7.1 Vejrligsindsamling I forbindelse med vejrligsdage forventes et tæt samarbejder mellem udbyder og entreprenør for at komme mest smidigt igennem problemerne. Det også kunne omfatte en forlænget tømningstid efter aftale. Pkt. 5.8 Håndtering af problemer / fejl ved indsamlingen Problemer med indsamling kan dække over alt fra overfyldninger til løse hunde og parkerede biler mv. de fleste ting er almindeligt kendt i branchen. I forhold til afhentning er det korrekt at beholderen/sækken i det omfang det er muligligt skal medtages ved første forseelse og der lægges information til borger. Kan beholder ikke tømmes pga. parke-
rede biler eller andet efterlades den og der lægges information til borger omkring afhjælpning. Se endvidere pkt. 3.4.2. Procedure er ændret jf. pkt. 3.4.2 antal enheder der ikke har fået tømt er ikke relevant. I forbindelse med ekstra sække ved beholder er det korrekt at der er tale om en rigtig solgt af udbyder. Pkt. 5.9 Manglende afhentning
Proceduren er ændret jf. pkt. 3.7.2 Pkt. 5.10 Beskadiget materiel Se pkt. 2.14 og hvis materiel dokumenteres defekt inden tømning via APP en er entreprenør ikke ansvarlig. Det kan accepteres at beskadiget materiel erstattes af tilsvarende og af samme alder. Pkt. 5.12 Transport og aflevering Normale åbningstider er 7-16, men der kan laves aftaler om egne vejekort og adgang uden for åbningstid Der vil ligeledes være mulighed for adgang og aflæsning på helligdage Pkt. 6.1 Registrering af henvendelser, opfølgning mv.
Der er kun krav til tømningsregistrering på bilerne indenfor forsøgsområdet syd for Hvide Sande. Det er tømningen der skal registreres og ikke kun afvigelserne. Udbyder er opmærksom på problematikkerne. I det omfang mandskabet observerer mangler ved beholdere og stativer i forhold til opmærkning mv. skal dette indmeldes i systemet og det er så udbyders ansvar at bringe forholdene i orden. Som angivet ovenfor er det udbyders ansvar sikre korrekt opmærkning. Det kan bekræftes at der opkræves bod jf. pkt. 18 hvis beholdere/sækkestativer ikke er korrekt mærkede, men der forventes en løbende opfølgning på manglende tags mv. fra mandskabets side.
Ifølge leverandørensoplysninger kan Renotrack/Renomobil løse opgaven, men der er også andre produkter på markedet. Der skal selvfølgelig samtidigt monteres læseudstyr på bilen og en håndscanner til stregkoder. Pkt. 6.2 Samarbejde mellem udbyder og entreprenør Normal åbningstid er mandag til fredag kl 8-16 Det kunne være i forhold til vejr eller evt. forureningsulykker mv. Bestemmelsen har ikke tidligere været anvendt. Pkt. 6.3 Kontraktstart i kommunen En indkøringsperiode på 3 mdr. for forsøgsområdet kan godt accepteres og er der større problemer med opmærkning mv. end forventet kan der træffes nærmere aftale herom. Pkt. 6.4.1 Årligt medarbejderarrangement Arrangementet ligger normalt sidst på eftermiddagen, men ikke uden for arbejdstid. I forhold til bodssystemet kan der aftales nærmere herom i dette tilfælde. Nej det kan der ikke da det er afhængigt af antal punkter på mødet osv. Pkt. 6.6 Driftsrapporter Kravet slettes
Pkt. 6.7 Bodssystem Det er udbyders indtryk at bodssystemet fungerer i dag og derfor fastholdes det den nuværende form. Det er 50 stk. pr. entreprise og det fastholdes som 50 stk. hele året. Det skal forstås som pr. placering hvor der spildes perkolat. Der tænkes på f.eks. på tilfælde hvor et beholderlåg er knækket slå følge af manglende montering af lågbolte før tømning. Der kan ikke garanteres 100 % overensstemmelse da det er dynamisk system, men den nuværende entreprenør løbende melder tilbage hvis der observeres uoverensstemmelser bør der overensstemmelse mellem det registrerede og forholdene i marken. Som beskrevet i pkt. 6.3 accepteres der en længere indkøringsperiode i forsøgsområdet og der opkræves således ikke bod før materiel er korrekt opmærket. Det er korrekt at der er tale om en bod pr. bil/læs.
Det bekræftes at der er tale om løbende ruteændringer i kontraktperioden og ikke ved opstart. Det er en fejl. Boden er sat til 500 kr./stk. Pkt. 7.1.1 Små indsamlingskøretøjer Biler med en maksimal tilladt totalvægt på 8,5 ton kan godt accepteres Pkt. 7.5 Krav i forhold til miljøet Udbudsteksten fastholdes. Pkt. 8 Personale. De almindelige bestemmelser i dansk lov om arbejdssteders indretning skal overholdes og gældende arbejdsmiljøregler skal ligeledes overholdes. Mandskabet skal sikres ordentlige forhold i overensstemmelse med gældende lovgivning gældende overenskomster mv. Det er alvorlig anklage og naturligvis skal der mere til end en enkelt udokumenteret påstand til, men det kan heller ikke forventes at der ligger video eller lydoptagelser mv. af alt. Det vil dog altid kræve flere af hinanden uafhængige henvendelser før bestemmelsen tages i brug. Tilbudslister
Alle 5 adresser er i byerne. Der er 2 adresser i Videbæk - en i Spjald en i Tarm og en i Ringkøbing