Microsoft Office 2013 Excel Pivot tabeller og dataanalyse

Microsoft Office 2013 Excel Pivot tabeller og dataanalyse Af Per Larsen

Indhold 1 Indledning... 3 Hvad er Pivottabeller... 3 2 Datamateriale... 4 Oprettelse af en Pivottabel... 5 Den 1. Pivottabel.... 5 Opsætning af Pivotabellen... 6 Klargøring af datamateriale... 8 Gennemgang af indhentet datamateriale... 8 Tilføj ny data... 11 Tilføj data til dit dataområde.... 11 Ændring af dataområdet.... 12 Felttede og delte celler... 13 Ændring af data til tabel... 15 Sådan ændrer du et datasæt til en tabel... 15 3 Fanebladet Design... 17 Typografier for Pivottabel... 18 Indstillinger for Povottabeltypografi.... 18 Påvirkning af Subtotaler... 20 4 Gruppering af data... 22 Gruppering af datoer... 22 Gruppering af tal... 26 5 Filtrering af data... 30 Udsnitsværktøj... 30 Indsæt Tidslinje... 33 6 Beregninger og opstillinger... 34 Tæl med Pivot... 34 Vis detaljer i en tabel... 36 Sletning af datakilde... 38 Vis data på forskellige måder... 40 Beregnet felt... 42 Beregnet element... 46 Anbefalede Pivottabeller... 51 Pivotdiagram... 52 Indstillingsmuligheder... 57 Layout... 18 Copyright. Dette materiale er ophavsretligt beskyttet. Det er tilladt at anvende hæftet her til privat/personlig brug. Derimod må du ikke anvende materialet kommercielt, ligesom du ikke må videresende digitale kopier til venner og bekendte eller andre personer uden for din husstand, sprede materialet i flere kopier til flere brugere eller stille det til rådighed elektronisk/online. Ønsker du at anvende materialet til andet end privat/personlig brug, kræver det tilladelse enten fra forfatter Per Larsen eller KompetenceSilkeborg, og brug af materialet vil være i forbindelse med et 1 eller 2 dages kursus. Du henter al materiale fra /pivot2013 2

1 Indledning Hvad er Pivottabeller Pivottabeller er uden diskussion det mest alsidige og fleksible værktøj i Excel. Det giver dig mulighed for at tage rå data, og hurtig og let ændre det til en imponerende, aktiv, undervisende og smukt rapport. Når du har gennemgået dette kursus, vil du være dus med alt hvad Pivottabeller tilbyder. Du vil ikke bare blive stærk i dataanalyse i Pivottabeller, men også hurtig se hvordan du kan drage fordel af programmet. Kurset giver dig også en masse tips og tricks, samt gennemarbejdede startegier som du omgående kan anvende i dit daglige arbejde. Ved at tage dette kursus vil du kunne spare tid, og blive mere effektiv i dit arbejde. Du vil opdage at du bliver mere produktiv og du vil hurtigere kunne få det resultat du ønsker lettere og hurtigere. Kurset her er delt op i 2 dele. 1. del er hvordan Pivottabeller virker 2. del er opgavehæfte, hvor der er 3 opgaver. Data: Hent øvelsesfiler til dette kursus på: /pivot2013 3

2 Datamateriale Et godt datamateriale er et Excel regneark, hvor hver kolonne har sin egen overskrift. Hvor der ikke er flettede eller delte celler, og hvor der ikke er tomme rækker eller kolonner. Hver kolonne skal have ensartet data. Det vil sige, at tal, beløb og tekst skal stå i hver sin kolonne. Husk at en tabel er delt op i: Række Kolonne 4

Oprettelse af en Pivottabel Den 1. Pivottabel. Start med at hente og åbne filen Månedlig-afdeling-udgifter.xlsx Klik på fanebladet Indsæt Klik på Pivottabel Nu får du marcherende myrer omkring din talopstilling. Du får dialogboksen Opret Pivottabel Klik OK Du får Værktøjer til Pivottabel Du får en feltliste Du får en Pivottabel objekt Du får nu et nyt faneblad Ark1 Tips! Vær opmærksom på, at klikker du uden for Pivottabel objektet fosvinder din feltliste. Klikker du igen i din Pivottabel objekt, kommer din feltliste tilbage igen. 5

Opsætning af Pivotabellen For at gøre det lettere at forstå hvad en Pivottabel egentlig er, er det letteste at ændre tabeller til tabeltypen for tidligere MS Officeversioner. Klik på fanebladet Analyser Klik på Pivotabel Klik på Indstillinger Klik på Indstillinger igen Klik på Vis Klik på Klassisk Pivottabellayout Klik på OK Bare rolig vi kommer tilbage til den rigtige visning igen senere. Her er så den klassiske visning. Hver af felterne i Feltlisten refererer til et område i Objektområdet. Værdier, altså tal, skal som udgangspunkt trækkes til værdifeltet. I værdifeltet trækkes normalt de værdier man ønsker at beregne på, opsummere m.v., f. eks. salgsdata. Hver af felterne i feltlisten refererer til et område i Dataområdet. Tabelfelter er overskrifterne på de kolonner der findes i det Excel regneark der er grundlaget for Pivottabellen 6

Tips! Du kan vinge det enkelte feltnavn af på den lille tjeckbox der er ud for hver feltnavn. Du kan trække det feltnavn til det område i dataområdet du ønsker. Du kan trække det enkelte feltnavn til det område i feltlisten du ønsker. Du kan højreklikke på det enkelte feltnavn, og her vælge hvilke område du vil have flyttet feltet til. Opgave 1 Hent filen Månedlig-afdeling-udgifter Opret en Pivottabel Ændre udseende til klassisk Pivottabellayout Klik på fluebenet ud for Beløb Træk afdeling til kolonnefeltet Selv om de enkelte afdelinger forekommer flere gange i regnearket, ses hver enkelt afdeling kun én gang i Pivottabellen. I feltlisten vil du se, at Beløb nu hedder Sum af Beløb, og at beløbet for den enkelte afdeling nu er opsummeret. 7

Klargøring af datamateriale Gennemgang af indhentet datamateriale Inden du går i gang med at konvertere dit regneark til en Pivottabel, skal du sikre dig at din opstilling er klar. Hent og åben Excel filen Forbered-data.xlsx. Der er mange ting galt med denne fil, og får du ikke rettet tingene inden du danner din Pivottabel, bliver resultatet helt forkert. Gennemgå datafilen for fejl 1. Overskrifter er i flere rækker 2. Der er tomme kolonner 3. Der er tomme rækker 4. Der er data som ikke tilhører tabellen. Du skal ændre overskrifterne over hver kolonne, så de ikke er i delte eller flettede celler. Du skal slette alle tomme rækker og kolonner. Det er en god ide at flytte al data, der ikke er en del af datamaterialet til din Pivottabel, nogle celler væk fra dine data (f.eks. kommentarer) Tips! Du kan springe til den næste tomme række ved et klikke på + Tips! Du kan slette rækker og kolonner ved at markere dem, og klikke på + 8

Nu kan du danne din pivottabel. Sørg for at din cursor står i dine data, klik på fanebladet indsæt, og klik på Pivottabel i afsnittet Tabeller. Læg mærke til at de marcherende myrer går hele vejen rundt om din talopstilling. Som udgangspunkt er det en god at bibeholde de indstillinger der kommer frem i dialogboksen Opret Pivottabel. Husk at klikke på OK Tilret dine data. Nu skal du tilrette dine data. Lad os antage at du vil se omsætning pr. region. Klik på Region og klik på Pris. Da Pris er numerisk data, vil det altid blive placeret i Ʃ VÆRDIER, og Region vil placerer sig i RÆKKER. Læg mærke til din Pivot rapport. Du får dine regioner, men prisen opsummerer blot priser pr. region, nok ikke nogen umiddelbar brugbar data. Måske var det en god ide, at ændre det til den gennemsnitlige pris pr. region. Ændring af data Højreklik på en af priserne. I menuern vælger du Værdifeltindstillinger. Det er i denne boks du kan ændre opsummeringsindstillingerne, eller med andre ord de statistiske funktioner. I stedet for Sum skal du klikke på Gennemsnit, og klik på OK. Nu får du den gennemsnitlige pris pr. region. Tips! Der er tre måder at ændre værdiformater i Pivottabeller på, og vi kommer ind på alle tre måder i løbet af dette kursus. 9

Det giver en frygtelig masse decimater efter kommaet, og det skal naturligvis også ændres. Højreklik igen på et af tallene, vælg Værdifeltindstillinger, og vælg Talformat. Du kan ændre antallet af decimaler flere steder i dialogboksen Formater Celler. Ændrer du antallet af decimaler under feltet Tal, får du blot reduceret antallet af decimaler, men ændrer du antallet af decimaler i feltet Valuta, får du indsat betnelsen Kr. foran dine tal. Klik på Valuta, se at Excel umiddelbart foreslår to decimaer, og klik på OK. Nu har du den gennemsnitlige pris pr. ordre fordelt på de enkelte regioner. Opgave 2 Åbn filen Forbered-data.xlsx. Klargør dit dataområde til oprettelse af en Pivottabel. Opret en Pivottabel. Hent Pris, Region og Antal bestilt ned i Feltlisten. Ændre Pris og Antal bestilt til gennemsnit ved at højre klikke på tallene i Pivottabellen, og ændre antallet af decimaler til to, ved. hhv. at bruge Tal og Valuta i dialogboksen Formater Celler. Din færdige rapport skulle gerne se nogen lunde sådan ud. 10

Tilføj ny data Tilføj data til dit dataområde. Når du tilføjer ny data i dit Excel regneark er det nogle ting du skal være opmærksom på. Åbn Excelfilen Pizzabaren.xlsx. På baggrund af indholdet danner du en Pivottabel, og i feltlisten klikker du samtlige felter af. Læg mærke til, at alle kolonner fra din opstilling, der indeholder tal, placeres i området Ʃ VÆRDIER. Se på din rapport, og læg mærke til hvordan de 7 produkter er stillet op. Du har både stk. pris, antal og en opsummeret pris. Du har desuden fået hovedtal, som opsummerer alt. Klik på Ark1, hvor din oprindelige talopstilling af tal er placeret. Nu skal du tilføje og ændre data i opstillingen. Start med at ændre prisen på Vesuvio fra 67,75 til 99,00. Ændre navnet Amore til Amors Pile. Indsæt i række 11 et nyt produkt ved navn Roma, til en pris på 65,50, og et salg på 4 stk. På fanebladet ANALYSÈR finder du knappen Opdater i gruppen Data. Hvad er der sket? Prisen på Vesuvio er ændret fra 67,75 til 99,00. Amore er ændret til Amors Pile, men hvor er det nye produkt Roma blevet af? På fanebladet med din Pivottabel klikker du på knappen Skift Datakilde i gruppen Data (Knappen er lige til højre for knappen ANALYSÈR) Nu kan du se hvor dine data kommer fra. Du kan også se, at det nye produkt ikke er med inden for området af de marcherende myrer, og altså derfor ikke er med i din Pivottabel. 11

Ændring af dataområdet. Du har flere måder at ændre dit tataområde på. Naturligvis kan du starte helt forfra, du kan klikke på Shift + for at flytte de marcherende myrer en række ned af gangen, du kan også klikke på Shift + Ctrl +, hvorved du markerer alle de rækker du måtte have tilføjet. Opgave 3 Åbn Excelfilen Pizzabaren.xlsx. Opret en Pivottabel på baggrund af det bestående datamateriale, ved blot at klikke dem af i Feltlisten, og gerne i logisk rækkefølge, og ud fra denne lav en rapport som indeholder alle kolonner. Tilføj tre nye varelinjer, og ændre dataområdet til at indeholde al datamateriale. Opdater derefter en din Pivottabel så ændringerne bliver synlige. 12

Felttede og delte celler Som vi tidligere har været inde på, skal dataområdet være forberedt til oprettelse af Pivotabeller. Nu skal vi se på konsekvenser af forkert datamateriale, og hvad der skal til for at rette op på eventuelle skader. Åbn filen Fejl-i-datakilde.xlsx Dan en Pivottabel ud fra datasættet. Hov, hvad sker der? Enten får du en advarsel om fejl i dit datasæt, eller du får en Pivottabel der kun indeholder én kolonne. Lad os se hvad der er galt. For det første er række 1 flettet og centreret. For det andet er cellerne i række 3 og 4 flettet. Du skal ophæve fletningen af cellerne, for at få din Pivottabel til at virke. Marker celle A3 og A4, fra fanebladet Hjem klikker du på Ophæv fletning af celler under Flet og centrer i blokken Justering. Opgave 4 Hent og åbn filen Fejl-i-datakilde.xlsx Marker alle de flettede celler, i hver kolonne, og ophæv fletningen. Dan herefter en ny Pivottabel, og sikre dig, at alle kolonner er med i Feltlisten i din Pivottabel. OBS! Sørg for at der ikke er tille celler mellem dine overskrifter og dine data, evt. ved at slætte række 4 og tilføj overskriften Pris i kolonne F 13

Dan nu din rappoet ved at trække Sælger til RÆKKER, Kategori til KOLONNER og Antal til VÆRDIER. Nu skulle din rapport gerne se sådan ud. Skjul Feltliste og overskrifter Nu skal du fjerne alle unødige informationer, så det kun er din rapport der står tilbage. Klik på Feltliste, Knapperne +/- og Feltlisteoverskrifter Tilbage har du nu den rene rapport. Der skete ikke noget da du klikkede på Knapperne +/-, men du vil senere i dette kursus se hvilken gavn denne knap her. Nu ligner det ikke en Pivottabel mere, med en ganske almindelig opstilling. Den eneste måde du kan se, at det faktisk er en Pivottabel, er ved at klikke i Dataområdet, hvorved du får fanebladet Værktøjer til Pivottabeller frem. 14

Ændring af data til tabel Som vist i sidste afsnit kan det være besværligt at tilføje ny data til et eksisterende dataområde, det være sig nye rækker eller nye kolonner. Det har Excel naturligvis en løsning på. Ved at ændre datasættet til en tabel kommer man let og elegang uden om alle problemer. Sådan ændrer du et datasæt til en tabel Hent og åbn filen Pizzabaren.xlsx Sæt courseren i dataområdet, klik på fabladet Indsæt. I blokken Tabeller, klikker du på Pivottabel, men denne gang skal datasættet stå på samme side som Pivottabellen. Læg mærke til, at dit dataområde er defineret i Tabel/Område Du skal sikre dig at du har marcherende myrer omkring dit datasæt. Klik i feltet Eksisterende regneark. Pak dialogboksen sammen. Klik på celle G1, pak dialogboksen ud igen, og klik på OK. Nu får din Pivottabel på samme Ark, hvor dit dataområde er. Du kan se, at alle kolonner er i Feltområdet, og du kan nu begynde at forme din Pivottabel. Men i og med at du har defineret et fast dataområde vil det give problemer hvis du skal tilføje nye kolonner og rækker. Luk filen uden at gemme den, og åbn filen Pizzabaren.xlsx igen. Klik i dataområdet, og i blokken Tabeller klikker du denne gang på Tabel. Du får igen marcherende myrer omkring dit dataområde, og i dialogboksen Opret tabel kan du se hvor du henter dine data fra til din tabel. Klik på OK 15

Du har nu konverseret dit dataområde til en Tabel, og du kan se, at du ved hver kolonne har fået en dropwown pil, med hvilken du kan sortere i dine data. Du har også fået et nyt faneblad (Tabelværktøjer) hvorfra du kan ændrer designet på din tabel. Sæt courseren i dataområdet, klik på fabladet Indsæt. I blokken Tabeller, klikker du på Pivottabel, men denne gang skal datasættet stå på samme side som Pivottabellen. Læg mærke til, at dit dataområde er defineret i Tabel/Område som Tabel1 Klik i feltet Eksisterende regneark. Pak dialogboksen sammen. Klik på celle G1, pak dialogboksen ud igen, og klik på OK Tilføj nu en ny kolonne med overskriften Størrelse, og to nye rækker med produktnavnene Roma og Venedig. Klik i dit Pivotområde, klik på fanebladet ANALYSÈR og klik på opdater. Nu vil du se, at både nye rækker og kolonner er med i din Pivottabel. Det er altså en god ide at konvertere dataområdet til en tabel, hvis man må formode at der på et tidspunkt vil blive tilføjet rækker eller kolonner. Tips! Klikker du i din tabel, kan du i Fanebladet Tabelværktøjer / Design i blokken egenskaber (Helt ude vil venstre) navngive din tabel. Dette bruger du, hvis du har flere tabeller du skal junglere mellem. 16

3 Fanebladet Design Når du skal danne din Pivotrapport, er det vigtigt at den tager sig godt ud. Den skal være overskuelig, og indeholde de informationer der er brug for. Alt dette tilretter du under fanebladet Design. Lad os komme i gang. Hent filen Design-Faneblad.xlsx Klik i dataområdet, klik på Tabel under fanebladet indsæt. Du har nu dannet en tabel ud fra dit datamateriale, og læg mærke til, at denne gang var grundlaget for oprettelse af tabel, og dermed en Pivottabel på plads. Ingen flettede celler, overskrifter i hver kolonne m.v. Læg mærke til, at du får fanebladet TABELVÆRKTØJER med underpunktet DESIGN frem. Disse er kun gældende for den almindelige tabel, og IKKE for Pivottabellen. Klik igen på fanebladet indsæt, og klik denne gang på Pivottabel. Du får nu to nye faneblader, nemlig ANALYSÈR og DESIGN under VÆRKTØJER TIL PIVOTTABEL frem, og det er fanebladet DESIGN vi nu skal gennemgå. Læg mærke til, at du har fået tildelt et nyt Ark (Ark1), som du skal starte med at omdøbe. Dobbeltklik på arkfanen og kald den Pivot Rapport. Klik på Region, og klik derefter på Sælger. Nu får du listet den enkelte Sælger under hver enkelt Region, og læg mærke til, at de automatisk flytter sig til Området Rækker. Klik på Antal. Da dette er numeriske værdier flyttes de automatisk til området Værdier. Nu skal du klikke på Kategori. Automatisk flyttes den til Rækker, men den skulle være placeret under Kolonner. Du skal derfor tage Kategori, og trlkke feltet fra Rækker til Kolonner. 17

Klik på fanebladet DESIGN Klik på Mereknappen i blokken Typografier for Pivottabel Hvis du kører musen over de enkelte typografier, vil du se, at din Pivotrapport ændrer typografi. Noget er pænere end andet, men brugbart er det. Klil på det tomme område til højre for typografierne, så Mereknappen folder sig sammen igen. Nu skal vi kikke på blokken Indstillinger for Povottabeltypografi. Først er der Stibede rækker og Stibede kolonner. Klik på den hver for sig, se hvad de gør. Du kan også lade dem begge være klikket til samtidigt. Du kan bruge disse knapper samtidigt med at du bruger dine Typogrefier, blot skal du være opmærksom på, at nogle af typografierne overskriver de stribede kolonner eller rækker. De næste knapper er Rækkeoverskrifter og kolonneoverskrifter. Overskrifter er måske så meget sagt, for disse knapper tilføjer eller fjerner blot stregerne under Række-eller kolonneoverskrifter. Layout Knapperne med tomme rækker eller kolonner giver næsten sig selv, så vi skynder os videre til næste spændende knap, nemlig Rapportlayout. Som du kan se, er der fem forskellige layoutformer. Den øverste, Vis i kompakt format, er den layoutform der udgangspunktet. er 18

Som udgangspunkt tilføjer de forskellige layoutformer en ekstra kolonne, hvor de enkelte Sælgere er listet, og Tabelformat tilføjer en Total under hver Sælger. Ønsker du at få udfyldt de tomme celler under Sælgernavn skal du bruge Gentag alle tabelpostnavne. Det kan godt være, at det ikke umiddelbart ser brugbart ud, men vi kommer senere ind på brugen af disse navne. Næste knap er Hovedtotaler. Hovedtotaler er den kolonne F Hovedtotaler for rækker er totalen for den enkelte Region for hver Sælger. Hovedtotalen for kolonner er totalen for hele kolonnen, altså det samlede tal for samtlige tal i hver kolonne. 19

Subtotaler giver kun mening, hvis der er mere end en postering i et givent område. I dette tilfælde har vi både Sælger og Region i Rækker. Om disse er i en eller to kollonner, alt efter hvilken Rapportlayout du har valgt, er ligegyldigt. En subtotal er en sammenlægning at tal inden for et givent område. I vores Pivottabel har vi allerede subtotaler, nemlig for hver sælger. Du kan vælge subtotaler øverst eller nederst for hver gruppe, eller i dette tilfælde for hver Sælger, men vær opmærksom på, at visningen øverst for hver gruppe er afhængig af hvilken design der er brugt. Påvirkning af Subtotaler Sørg for at du i Subtotaler har klikket på Vis subtotaler nederst i gruppen. Klik på dropdownpilen i Sælger i Rækkefeltet i Feltlisten, og vælg Feltindstillinger. 20

Nu får du Feltindstillingerne for Subtotaler frem. Som udgangspunkt står den til automatisk. Klikker du på ingen, fjernes blot alle Subtotaler. Klikker du på brugerdefineret kan du vælge en eller flere typer af Subtotaler. Klik på Gennemsnit, og se hvordan Pivot nu laver subtotalen om til gennemsnit. Pivot kan sagtens håndtere at du vælger flere typer Subtotaler santidigt. Vælg igen brugerdefineret, og Sum, Antal, Gennemsnit, Max og Min. Klik på OK og se resultatat. 21

4 Gruppering af data Gruppering af datoer Hvis du er i den heldige situation at have datoer i dit regneart / Pivottabel, vil du snart opdage hvor mange ting du kan gøre i Pivottabeller. Det er altid bedre at have datoer, end f.eks. navne på måneder eller ugedage. Grunden er, at du kan udtage år, måneder og ugedage fra en dato, du kan ikke gøre det modsatte. Åbn filen Gruppering-af-datoer.xlsx Sæt din coursor i dataområdet, og dan din Pivottabel. Jeg har i forvejen konverteret dataområdet til en tabel. Det er ikke nødvendigt, men som tidligere fortalt, er det en rigtig god idé, hvis man senere skal tilføje ny data. Klik på fanebladet INDSÆT, klik på Pivottabel i gruppen TABELLER og klik på OK Læg mærke til den 1. kolonne Ordre Dato Hvis kolonnen med dine datoer, er med korrekt indhold, behøver du blot at vinge dine datoer af i Feldlisten, så placeres dine data i RÆKKER i områdesektionen. 22

Du får nu: Dine datoer placeret i Kolonne A Dine datoer vinget datoer af i Feldlisten Dine datoer placeret i Kolonne i Områdesektionen. Læg mårke til formatteringen af datoerne. Det er en god idé lige at gennemse Kolonne A i Pivottabellen, for at sikre at alle datoer har samme format. Klik nu på en tilfældig dato, og klik på knappen Gruppefelt i Gruppen Gruppér. Du får nu Dialogværktøjet Gruppering frem. Læg mærke til, at du kan gruppere dine datoer efter Dage, Måneder, Kvartaler og År. Arbejder du med tidspunkter, kan du også gruppere efter Sekunder, Minutter og Timer. Nu skal du markere både Måneder, Kvartaler og År og klik på OK. Du får nu delt Kollonne A op i: År Kvartaler Måneder Du får tilføjet nye felter i din Feldliste Du får placeret de nye felter i RÆKKER i Områdesektionen. Tips! Når du arbejder med datoer, er det en god idé at tilføje År i Feltlisten. Grunden er, at Pivot er ligeglad med hvilke datoer eller måneder der hører til de enkelte År, og du kan risikere at få data placeret i de forkerte år. Naturligvis kan det have mening ikke at tilføje År til feltlisten, hvis du f.eks. vil have et gennemsnit af alle forekomster af en given måned. 23

Du skal nu have tilføjet nogle værdier til vores Pivotrapport. Start med at trække Antal til Værdier i Områdesektionen. Nu får du antal af solgte produkter ud for hver Måned, sorteret efter Kvartal. Nu skal du lave en Krydstabulering. En krudstabulering er beregning af flere variable data samtidigt. Træk År og Måneder fra Række til Kolonne i Områdesektionen. Naturligvis i nævnte rækkefølge. 24

Nu har du en Rapport hvor du i Kolonne A har månederne, og i hvert år kan nu se de kvartalsmæssige afsætning fordelt på År. Det giver vist ikke ret meget mening, vel! Prøv nu at fjerne Kvartaler helt. Du kan enten vinge Kvartaler af i Feltlisten, eller du kan tage fat i Kvartaler i Områdesektionen, og ganske enkelt trække den uden for Feltlisten. Nu kommer der noget brugbart. Du får nu en Rapport, der viser de opsummerede værdier for hver måned i de enkelte år, samt en Hovedtotal for den enkelte måned. Det er let at flytte rundt på de enkelte poster i Områdesektionen, og derved hurtigt få brudt dine data ned alt efter det niveau du ønsker. 25

Gruppering af tal Gruppering af tal er lidt anderledes end gruppering af datoer. Start med at åbne filen Gruppering-af-tal.xlsx, og dan din Pivottabel. Det er den samme fil som før, nu er der blot blevet tilføjet en kolonne med ordrenumre. Ordrenummerne er blot fortløbende numre. Hvis du klikker på Ordre Nummer i Feltlisten, bliver den automatisk sat i Værdifeltet i Områdesektionen, da det er en numerisk værdi. Det er ikke hvad du skal bruge, derfor skal du trække posten fra værdier til Rækker. Nu har du alle dine ordrenumre listet op i Kolonne A. Klik nu op Antal. Antal er også en numerisk værdi, og posten vil derfor blive placeret i Værdier i Områdesektionen. Selve rapporten er vist ret ubrugelig, det er blot en opsummering af antal produkter pr. ordre. En idé kunne være at gruppere ordrene til mere overskuelige data. 26

Klik i en af cellerne der indeholder et Ordre Nummer. Klik på Gruppefelt i Gruppen Gruppér. Nu kommer den op med Dialogboksen Gruppering, og som du kan se, er den noget anderledes end Dialogboksen ved gruppering af datoer. Tips! Hvis knappen Gruppér ikke er aktiv, skal du se om ikke du har markeret data i både kolonne A og B. Sørg for at det kun er én celle med ordrenummer der er markeret. Dialogboksen Gruppering angiver: Første tal i serien Sidste tal i serien Forslag til hvor mange serien skal grupperes med I vores tilfælde her klikker du blot på OK, og dine data bliver ændret til noget mere brugbart. Dette skal vi dog have ændret. Klik på Opdel Gruppe, og klik igen i Gruppér. Denne gang skal du ændre serien om til at den grupperes med 50. Det kan godt være, at det på nuværende tidspunkt ikke ser særlig brugbar ud, men når du har så store datamængder, at de er svære at overskue, er dette virkeligt et kraftigt værktøj, Bare vent til analyseopgaverne, så vil du se fordelene ved dette værktøj. 27

Gruppering ved udvælgelse Åbn files Gruppering-af-udvælgelse.xlsx Denne gang skal du danne din Povottabel på en ny måde. Dataindholdet er allerede konverteret til en tabel, og på fanebladet DESIGN under TABELVÆRKTØJER finder du knappen Opsummer med pivottabel. Nu skal du danne din Pivottabel Klik på Region og Antal i Feltlisten, og din Rapport indeholder nu antal solgte varer fordelt på Regioner. Nu skal samle de jyske regioner for sig. Det gør du ved at tage fat i den enkelte, og trække den på plads. Når du har fået regionerne på plads, markerer du alle de jyske regioner, ved ar trække musen ned over dem, og klik på Gruppemarkering under fanebladet ANALYSÉR i gruppen Grupér. Lav nu den samme øvelse med det sidste to regioner. 28

Nu mangler du blot at omdøbe dine dine grupper til hhv. Jylland og Øerne. Du klikker blot på Gruppe overskriften, og skriver det nye navn gruppen skal have. Læg mærke til, at du har fået nye felter, både i feltlisten og i områdesektionen. Det vetyder, at du har mulighed for at flytte eller slette den nye post som du har lyst til. 29

5 Filtrering af data Udsnitsværktøj Åbn filen Udsnitsværktøjer.xlsx Da der allerede er dannet en tabel ud fra dataindholdet, klikker du blot inde i tabellen, klikker på fanebladet DESIGN under TABELVÆRKTØJER, og klik på Opsummering med pivottabel i gruppen Funktioner. Dan din Pivottabl, sæt Antal i VÆRDIER, Regioner i RÆKKER og Sælger i KOLONNER. Under fanebladet ANALYSÉR finder du knappen Unsnitaværktøjer. Klikker du på knappen kommer dialogboksen Indsæt udsnit. Udsnitsværktøjet indeholder alle kolonneoverskrifterne fra Feltlisten, og du har mulighed for at markere en enkelt eller, hvis du holder Ctrl knappen nede, flere felter samtidigt. Klik kun på Sælger, og klik på OK TIPS! Udsnitsværktøjer er et forholdsvis nyt værktøj, og findes ikke i Excel 2007 eller tidligere. 30

Nu kommer den eller de udsnitsværktøjer frem, som du har bedt om. Her er kun udsnitsværktøj for Sælger. Klik på Sælger Ann i udsnitværktøjet. Du vil nu opdage, at ikke kun er kun Ann synlig, Pivot har også fjernet alle forekomster, hvor der ikke er nogle værdier. Ann sælger ikke i Nordjylland, og derfor er regionen Nordjylland slet ikke synlig efter at udsnitsværktøjet er blevet brugt. Tips! Du kan nulstille udsniteværktøjet ved at klikke i øverste højre hjørne af dialogboksen, eller ganske simpelt kører musen ned over dialogboksen, med højre musetast nede. 31

Fjern dine udsniteværktøjer, og indsæt denne gang både Sælger, Kategori og Region. Tager du fat øverst i det enkelte udsnitsværktøj, kan du organisere dem, så de står pænt og nydeligt ved siden af hinanden. Læg mærke til, at du har fået fanebladet INDSTILLINGER under UDSNITSVÆRKTØJER øverst på båndet. Marker hver enkelt udsnitaværktøj, og Typografier til udsnitsværktøjer, giver du hver enkelt udsnitsværktøj forskellig typogtefi. Klik nu på Henrik. Nu vil du se, hvilke Regioner og hvilke Kategorier Henrik har omsætning. Det betyder altså, at du slet ikke behøver at markere de felter i Feltlisten som du vil lave udsnit af. Skulle du lave denne form for sortering uden udsnitsværktøjer, skulle du først soetere i flere niveauer, og derefter fjerne unødigt data. 32

Indsæt Tidslinje En tidslinje virker så samme måde som udsnitsværktøjet, blot de denne effekt bundet på af et felt der indeholder en eller anden form for tid, det være sig dato, måned, kvartal eller år. Åbn filen Tidslinje.xlsx Datamængden er allerede lavet til en tabel, og du skal blot danne en povottabel ud fra tabellen. Marker Produkt og Antal i Feltlisten, og automatisk flyttes Produkt til Rækker fordi det er alfanumeriske værdier, og Antal flyttes til Værdier fordi det er numeriske værdier. Under ANALYSÈR på fanebladet Værktøjer til pivottabel finder du i gruppen Filtrer knappen Indsæt Tidslinje. Klikker du på Indsæt Tidslinje får du en dialogboks frem, der indeholder et eneste felt, nemlig Dato. Marker feltet, og klik på OK Det skal lige siges, at der godt kan være flere forskellige kolonner i en tabel der indeholder et datoformat, derfor skal du markere feltet Dato i denne dialogboks, selv om det ser lidt underligt ud. Klik på OK Du får nu din tidslinje, der fungerer som et udsnitsværktøj. Klikker du på en måned i Tidslinjen, vil du se det solgte antal i denne måned i din Pivotrapport. Du kan markere flere efter hinanden måneder, du kan ved at holde Ctrl nede, markere forskellige måneder, og du kan fra dropdownknappen i øverste højre hjørne på dialogboksen ændrer din rappoet til at vise år, kvartaler, måneder eller dage. 33

6 Beregninger og opstillinger Tæl med Pivot Pivottabeller bruges normalt til at oprette rapporter ved at opsummere værdier eller at lave beregninger du fra værdier. Indtil nu, har vi udelukkende brugt tal, altså numeriske værdier, når vi hat føjet felter til Ʃ VÆRDI feltet i Områdesektionen, f, eks. Salg, antal, antal km. Men man kan også bruge Pivottabellen til at tælle. Åbn filen Tæl.xlsx Poret din Pivottabel, og træk Sælger ned i RÆKKE feltet. Du får nu dine sælgere listet op i din rapport. Feltet Sælger er bogstaver, altså en alfanumerisk værdi, som men jo ikke kan beregne på, men prøv alligevel at trække Sælger ned i Ʃ VÆRDIER, så værdierne både står i RÆKKE og i Ʃ VÆRDIER. Det du nu får, er en sammentælling af alle de gange dine sælgere er repræsenteret i din Excel Tabel. Ann står der 57 gange, og John står der 64 gange. Tilføjer du nu en talværdi, altså en numerisk værdi, vil Pivot automatisk addere alle forekomsterne. Træk Antal fra feldlisten til Ʃ VÆRDIER, og du vil nu have det antal gange den enkelte sælger forekommer i tabellen, samt det samlede antal varer den enkelte sælger har solgt, altså sum af antal. 34

Du kan ændre sum af antal, til at tælle antallet af forekomster. I Områdesektionen under Ʃ VÆRDIER klikker du på den lille pil der er i højre side af feltet med Sum af Antal (1). Klik på Værdifeltindstillinger (2) Klik på Antal (3) Klik på OK (4) Vi vil du opdage, at Pivot har lagt forekomsterne sammen, i stedet for at opsummere dem. 3 Går du tilbage i din tabel på arket med Salgs Data og fjerner antallet 14 i Række 10 under Ann, og går tilbage til Pivottabellen og Opdaterer under fanebladet ANALYSÈR, vil du opdage, at antallet af gange Ann er repræsenteret er 14 gange, men antallet af hendes salg er nu ændret til 13 gange. 1 2 4 Med andre ord, er ét af hendes salg ikke registreret. 35

Vis detaljer i en tabel Det er fredag eftermiddag, lige inden fyraften. Du har allerede gjort dig klar til at holde weekend, og pludselig kommer din chef, og forlanger at du finder alle oplysninger frem om hvad sælger Ann har som solgt på Sjælland. Normalt skulle du gøre det med en dobbelt sortering, hvis det havde været i et normalt regneark, men lad os se hvordan Pivottabellen kan gøre det let og enkelt, så du kan komme på weekend. Åbn filen Vis-detaljer.xlsx Opret din Pivottabel. Tips Se side 5 Da det er en sælger vi skal have fat i, er det nok en god ide, at trække Sælger ned fra Feltlisten til RÆKKER i Områdesektionen. Vi skal nok også have fat i Regioner. Hvis du sætter dem I KOLONNER laver du med det samme en Krydstabulering tabel. Tilføjer du nu Produkt Navn til RÆKKER begynder du nu at få en Pivotrapport med indhold. Det eneste er at der mangler nogle værdier. I dette tilfælde er det lige gyldigt om du bruger Antal eller Pris. Kikker du nærmere på indholdet af din rapport Kan du se, at Ann har haft 361 salg på Sjælland, og dobbelt du på de 361, får du de detaljer der ligger bag tallene. 36

Nu kan du aflevere rapporten til din chef og gå på weekend med sindsro. Da resultatet vises som en tabel, kan man naturligvis sorterer i de enkelte kolonner. Læg samtidigt mærke til, at du har fået de nye data i en særskilt Arkfane. Det betyder at du altid kan gå tilbage til din oprindelige Pivottabel og arbejde videre med den. Ønsker du at se samtlige salg Ann har foretaget, kan du vælge Hovedtotalen for Ann. Prøv denne gang at højreklikke på Hovedtotalen for Ann, og vælg Vis detaljer. Nu får du samtlige salg Ann har foretaget, og det vel og mærke i et særskilt ark. 37

Sletning af datakilde Når du skal danne en Pivottabel, skal du naturligvis have en datakilde at danne Pivottabellen ud fra, men når du først har dannet din Pivottabel kan du slette den oprindelige datakilde. Dette kan lade sig gøre, fordi dine data opbevares i en PivotCashe. Det kan være flere grunde til at fjerne de oprindelige data som din Pivottabel er dannet ud fra. En ting er, at filen kan være ganske tung, hvis din datakilde er meget stor, noget andet er, at det i mange tilfælde ikke er nødvendigt for slutbrugeren at se datakilden, men blot at nyde den Pivotrapport du har lavet. Åbn filen Uden-datakilde.xlsx Start med at oprette din Pivottabel, og lav en krydstabuleringsrapport. Lav opsætningen som her: KOLONNER = Kategori RÆKKER = Sælger og Region Ʃ VÆRDIER = Antal Du har nu to faneblade, nemlig Ark1, som indeholder din Pivottabel Salgs Data, som indeholder din datakilde Højreklikker du på fanebladet Salgs Data får du mulighed for at slette fanen. Du får nu en advarsel om, at sletter du fanen kan du ikke fortryde handlingen. Det er til dels også rigtigt, men det kan vi komme forbi, som du skal se om et lille øjeblik. Klik på Slet, og tilbage har du kun din Pivottabel. Du skal ikke være nervøs. Du har stadig din Pivottabel og din Pivotrapport. Du han stadig ændrer rapporten ud fra feltlisten, lige så meget du har lyst til. 38

Hvis du fra fanebladet ANALYSÈR vælger at opdatere dine data, får du af vide, at det ikke kan lade sig gøre. Du får en advarsel om at Referencen er ugyldig, og vælger du i stedet at skifte datakilden, vil du opdage, at du hverken kan skifte datakilden eller finde forbindelsesegenskaber. Men der er en vej uden om. Fra ARK1 hvor du har din Pivottabel, har du nederst dine hovedtotaler. Kan du huske fra forrige kapitel, om visning af detaljer fra din Pivottabel det er den samme fremgangsmåde du skal bruge her. Denne gang skal du blot få vist detaljer fra Hovedtallet af Hovedtallet. Nu får du en tabel på et nyt faneblad, der indeholder alle dine data, og herfra kan du enten lave en ny Pivottabel, eller du kan gå til ARK1 og oprette en ny dataforbindelse til det nye faneblad. 39

Vis data på forskellige måder Der er flere forskellige måder du kan få vist dine data på. Åbn filen Vis-data-som.xlsx Tips Se side 5 Opret en Pivottabel Træk sælger ned i feltet RÆKKER Træk Antal ned i feltet Ʃ VÆRDIER to gange Din rapport vil nu indeholde Sælger og to ens kolonner med antal af salg. I feltet Ʃ VÆRDIER klikker du på dropdownpilen i den nederste forekomst af Sum af Antal. Vælg Værdifeltindstillinger. Vælg fanebladet Vis værdier som. Klik på Ingen beregning, og vælg % af hovedtal. 40

Nu er dine to kolonner med antal salg ændret, så den ene kolonne viser det faktiske antal salg, mens den anden kolonne viser procentdelen for hver sælger ud fra det samlede salg. Vi kan gøre kolonnen med procentdele mere tydelige. Hvis du klikker i celle B3, altså overskriften for Sum af antal, kan du omdøbe kolonnen f. eks ti Total antal, ligesom du kan omdøbe celle C3 til % Andel. Der er mange, især grafiske effekter i Excel, som du kan mixe med Pivottabellen. Marker alle celler der indeholder en % sats, d.v.s. cellerne C4 til C12, og klik på fanebladet HJEM. I blokken Typografier klikker du på Betinget formateringer, og herunder kunne du f.eks. klikke på Detaljer, og vælge en tilfældig gradueringsfyld. Nu har du en pæn og visuel flot rapport. 41

Beregnet felt Åbn filen Beregnet-felt.xlsx Vi har allerede både Pris og Antal, og det vil være enkelt at lave en ny kolonne med Indtægter, ved at gange Pris og Anral i en formel, og kopiere denne formel til alle celler i en ny kolonne. Men Pivot har en lettere måde at gøre det på, kaldet et Beregnet felt. Opret en Pivottabel ud fra tabellen i filen Beregnet-felt.xlsx. Tips Se side 5 Klik på Sælger i Feldlisten, og feltet Sælger skulle gerne flytte sil til RÆKKER i områdesektionen. Du har nu udelukkende dine sælgere listet op i kolonne A. Fra fanebladet ANALYSÉR klikker du på Felter, elementer og sæt i blokken Beregninger, og herunder klikker du på Beregnet felt. Du skal betragte beregnet felt som en ny kolonne, der indeholder de beregninger du foretager, altså ikke som en del af den bestående Pivottabel. 42

Det første du skal gøre er, at navngive din beregning. I dette tilfælde vil det være mest logisk at give beregningen navnet Indtægt. Herefter skal vi lave selve beregningen eller formlen. Start med at slette = 0 i formelfeltet. Klik på Pris under Felter og klik på Indsæt felt. Nu skal du skrive *, og klik på Antal. Klik på Indsæt felt. Klik på OK Tips! Du kan nøjes med at dobbeltklikke på et af felterne under Felter, så placeres feltet automatisk i formellinjen. Tips! Du må ALDRIG navngive en ny beregning et navn der allerede eksisterer som kolonneoverskrift. Du kan naturligvis lomme ud over det ved at indsætte _ eller mellemrum. Du får nu en ny kolonne med navnet Sum af Omsætning. Du får et nyt felt i feltlisten med Navnet Omsætning. Du får et nyt felt i områdesektionen med navnet Sum af Omsætning. Som med alle andre felter i feltlisten kan du slå feltet til og fra efter behag, og du kan flytte feltet rundt mellem RÆKKER, KOLONNER og VÆRDIER Som du har lyst til. 43

Vi fandt før indtægten pr. sælger, ved at gange Pris med Antal, og vi kan arbejde videre med Beregnet felt. Vi skal tildele den enkelte en bonus på kr. 50.000,00 såfremt hans eller hendes omsætning er over kr. 60.000.000,00, og det kan vi let gøre, nu hvor vi har indtægten. Klik på et tilfældigt indtægtstal, klik på Felter, elementer og sæt på fanebladet ANALYSÈR, og klik på Beregnet felt. Du skal nu lave en HVIS sætning, som siger, at hvis en sælger har en indtægt der er større end 60.000.000,- så skal pågældende have 50.000,- I bonus, ellers skal der udbetales 0,- i bonus. Sætningen i formellinjen skal være: =HVIS(Indtægt>60000000;50000;0) 44

Nu er det let at se hvem der skal have bonus, og hvem der ikke skal. Men hov! Alle steder hvor der ikke skal være Bonus skriver Pivot kun en bindestreg (-). Det er lidt svært, f.eks. at beregne et gennemsnit Ud fra ingenting, derfor skal bindestregen ændres til et 0. Klik på et tilfældigt tal i kolonnen Sum af Bonus. Højreklik og vælg Værdifeltindstillinger Vælg Talformat Vælg Standard eller Valuta Klik på OK Din rapport er færdig 45

Beregnet element Åbn filen Beregnet-element.xlsx Opret en Pivottabel ud fra tabellen i filen, og dan en rapport udelukkende bestående af Sælger og Antal. Om du vælger at klikke i felterne i Feltlisten eller om du trækker felterne ned i områdesektionen, vælger du selv. Husk at numeriske værdier automatisk flyttes til Ʃ VÆRDIER og alfanumeriske værdier flyttes til RÆKKER. Før vi skal danne et beretnet element, skal i lige have defineret hvad et element egenligt er. Et element er et tekstområde hvor der kan laves beregninger, på lige fod med gruppering af felter. Det er vigtigt at man klikker på et element, da beregninger ikke vil være aktivt hvis man her markeret, f.eks. et tal. Blot for at vise det. Prøv at klikke på Antallet 1515 ud for Ann. Klik herefter på Felter, elementer og sæt på fanebladet ANALYSÉR, og du vil se at Beregnet element ikke er aktivt. Klik nu på navnet Ann og lav den samme øvelse. Du vil nu se, at Beregnet element er aktivt. Dialogboksen Indsæt beregnet element i Sælger minder en del om den dialogboks vi havde fremme ved beregning af felt. Vi skal lave et beregnet element bestående af opsummering af salget fra Søren, Sam og Niels. 46

Start med at lave en ny overskrift, f. eks. Team 1 Nu skal du lave formlen. I formellinjen skal der stå =Søren+ Sam+ Niels Klik OK Tips! Formler i beregninger i Pivottabeller kan sagtens indeholde mellemrum i forhold til beregninger i Excel genetelt. Nu har du fået et nyt felt Team 1 som indeholder summen af Sørens, Sams og Niels afsætning. Du kunne naturligvis have lavet dette som en gruppering, men fordelen her er, at resultatet står i helt samme kolonne som udregningsgrundlaget, altså navnene på dine sælgere. Nu kan du fra dropdownlisten ud for Rækkenavne fjerne navnene Søren, Sam og Niels, for at få en komplet liste uden dobbelt udregninger. Resultatet som ses herunder indeholder Team 1 som er dine tre sælgere i teamet, samt alle dine andre sælgere. 47

Du kan også lave et Beregnet felt i en kolonne. Tilføj Kategori til KOLONNE. Vi kunne sætte Hardware og Software sammen og kalde dem for Materialer. Klik på ordet Hardware, klik herefter på Felter, elementer og sæt på fanen ANALYSÈR, og klik på Beregnet element. Du får nu dialogboksen Indsæt beregnet element i Kategori frem. Navngiv den nye beregning Materialer. I Formel skal der stå =Hardware + Software. Om du dobbeltklikker på navnene under Elementer, eller om du vælger at markere dem og klikke på Indsæt element, giver det samme. Klik på OK Du har nu et beregnet element med navnet Materiale, der opsummerer tallene for Hardware og Software. 48

Det er muligt at lave andre udregningsformer under Beregnet elementer. Forestil dig, at vi skal lave et salgsmål for en af sælgerne, Ann, der er den aktuelle Indkomst gange med 1,5. Klik i på tilfældig Sælger. Klik på Felter, elementer og sæt på fanebladet ANALYSÉR og klik på Beregnet element. I dialogboksen Indsæt beregnet element i Sælger starter du med at give beregningen et navn. I dette tilfælde Salgsmål. I formellinjen fjerner du =0 og dobbeltklikker på Ann under Elementer. Nu skal du gange Anns Indtægt med 1,5, derfor skal formlen være = Ann *1,5 Du får nu Anns salgsmål for Hardware, Service og Hardware, foruden salgsmålet for Materiale. Men pas på, for det samlede hovedtal giver de tra produkter + Materiale som jo er indeholdt i varegrupperne. Det betyder, at du skal være varsom med at bruge tallene uden gennemsyn. 49

Hvad nu hvis man laver en udregning inde i udregningen? Start med at fjerne Antal, ved at aftjekke den i feltlisten, derved forsvinder den fra områdesektionen. Fra fanebladet ANALYSÉR klikker du på felter, Elementer og sæt, og herunder klikker du på Beregnet felt. Giv den nye beregning Indtægt, og Lav formlen som Antal*Pris Klik på OK Kik rigtigt godt på resultatet. Der er noget hekt forkert. Hvis Anns salgsmål skal være hendes indtægt * 1,5, så har Pivot vist ikke lært at regne rigtigt. F.eks Hardware kr. 6.959.868,00 * 1,5, det kan vist aldrig give kr. 15.659.703,00 Hvad er der sket? Pivot har tager Sum af Antal og Sum af Pris, den tager altså ikke kun Antal gange med Pris, den lægger dem sammen og ganger dem med 1,5. Så hav hjertet og hjernen med når du bruger Beregninger. 50

Anbefalede Pivottabeller Anbefalede Pivottabeller kan bruges til to ting. Den kan hjælpe dig med at komme i gang, hvis du ikke har den fjerneste idé om hvad en Pivottabel er, og den kan bruges til at give dig en idé om hvilke rapporter der kan hentes ud fra dine Excel data. Åbn filen Anbefalet-Pivottabel.xlsx På fanebladet Indsæt, i blokken Tabeller finder du knappen Anbefalede Pivottabeller. Sørg for a din coursor står i datamaterialet, klik på Anbefalede pivottabeller. Nu får du en guide der består af to ting. 1. Forslag til forskellige udtræk af dit datamateriale. 2. Visning af hvordan det valgte materiale vil tage sig ud i en rapport. Du kan altid ændre det til en tom tabel, hvor du starter forfra, som dannede du selv Pivottabellen. Eller du kan skifte Kildedata Klik på det øverste eksempel. Klik på OK Nu kan du se hvordan Pivottabellen og rapporten er bygget op, ud fra de indstillinger Pivot har foreslået. 51

Pivotdiagram Åbn filen Pivotdiagram.xlsx Start med at oprette en Pivottabel Det første du skal gøre er, at flytte din Pivotrapport. På fanebladet ANALYSÉR i gruppen Handlinger finder du Flyt Pivottabel. Klik på Fluy pivottabel, og du får dialogboksen Flyt pivottabel frem. Klik på celle A6 Klik på OK Lav din Pivotrappoet ved at klikke på Region og Antal i Feltlisten. 52

Sørg for at din coursor står i dataområdet, og klik på Pivotdiagram i blokken Funktioner på fanebladet ANALYSÉR Nu kommer dialogboksen Indsæt diagram frem. Yderst til venstre har du de forskellige diagramtyper. Til højre, for oven har du undertyperne, Og under disse har du det valgte diagram. Klik på OK Nu får du dit diagram frem. Hvis du har kendskab til diagrammer i Excel, så er det de samme diagramtyper du får frem her, bortset fra, at et Pivotdiagram er bundet op af en Pivottabel. Læg mærke til, at du har Sum af antal både i dit diagram og i din Pivotrapport. 53

Højreklik på Sum af antal i dit diagram og vælg Værdifeltindstillinger. Du får nu Dialogboksen Værdifeltindstillinger frem. Klik på Gennemsnit Klik på OK Tips! Det er den samme dialogboks du ville kunne få frem hvis du havde højreklikket på et af tallene i din Pivotrapport Læg mærke til, at det ikke kun er diagrammet der ændres, det gør din Pivotrapport også. Højreklikker du på et af tallene i din Pivortrappoet, vælger Værdifeltindstillinger, og ændrer værdierne til f.eks. Sum, så ændrer diagramet sig også. 54

Læg mærke til, at når du klikker i dit diagram, får du tre nye faneblade frem: ANALYSÉR, DESIGN og FORMATÉR Herunder ligger en del værktøjer, til at arbejde med selve diagrammet, som du nok allerede kender fra det almindelige diagram i Excel. Klik på fanebladet DESIGN Klik på Tilføj diagramtitel Klik på Over diagram Indtast nu i celle A1 Antal pr. region Klik Ctrl + Enter Klik i feltet Total på diagrammet Klik = Klik på celle A1 Klik Enter Nu ændres diagramtitlen til Antal pr. region. Hvis du senere ændrer navnet i celle A1, ændres navnet i diagrammet også. 55

Nu skal du rilføje nye elementer fra din feltliste Træk Kategori ned i FILTRE. Læg mærke til, at dit rapportfilter er indsat både i diagrammet og i din rapport. Du kan bruge filtret, både fra diagrammet og rapporten, til at filtrere ned i dit datamateriale, så du f. eks. kun ser resultater for hardware. Klik på Kategori i dit diagram Vælg Hardware Klik på OK Ændrer du nogle af indstillingerne, vil du få en tragt, som indikerer at der er foretaget en ændring. 56

Indstillingsmuligheder Der er nogle indstillingsmuligheder i Pivot, som i nogle tilfælde kan være praktiske, for at bevare et overblik. Åbn filen Indstillingsmuligheder.xlsx Opret din Pivottabel Fra din Feltliste trækker du nu: Region til FILTRE Kategori til KOLONNER Sælger til RÆKKER Det eneste du nu mangler er at tilføje data der kan beregnes på. Træk Antal ned i Ʃ VÆRDIER. Det du nu har er en rapport der giver dig antal solgte enheder pr sælger fordelt på produkter. Du får vist resultaterne for alle regioner. Tidligere blev filtrer kaldt Sidefilter. Klikker du på Dropdownpilen ud for Region kommer alle dine regioner frem, og du kan vælge den region du er interesseret i, og hele din rapport ændres til den ønskede Region. Klikker du på Vælg flere elementer, får du mulighed for at vælge flere elementer samtidigt. Du kan se, at der har været foretaget en udvælgelse når der vises en tragt ved filtret. 57

Hver af områderne i områdesektionen har en lille dropdownpil ved de elementer der er i området, og klikker men på pilen, får men forskellige muligheder. Er det et tekstelement får du Feltindstillinger Er det et talelement får du Værdifeltindstillinger. Hver sæt feldindstillinger indeholder de elementer der skal bruges til hhv. beregninger og sammenlægninger og beregninger i forholdt til andre elementer. Der er en indstillingsmulighed for Pivottabeller, som du finder i det lille hjul øverst til højre i Feltlisten. Indstillingerne er til for at give dig større overblik og mere arbejdsplads. Du kan fjerne Feltlisten så du kun ser Områdesektionen eller omvendt. 58