Godkendt på bestyrelsens møde 3-13, 17.06.13. Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Dato: 19-06-2013 BT/lt Sagsnr.: 2013-012-00033 Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 2-13, 29.-30.04.2013 EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Ann Helén Bay (AHB) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Grimur Lund (GL) Ulla Tofte (UT) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Lars Arendt-Nielsen (LAN) Pirkko Liisa Raudaskoski (PLR) INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted (LR) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Tina Bujakewitz (TB) Søren Valgreen Knudsen (SVK) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam (rektor) Inger Askehave (prorektor) Peter Plenge (universitetsdirektør) Til stede Fraværende Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: 9.00 den 29.04.2013 Mødet sluttede kl.: 13.00 den 30.04.2013 Referent: Bettina Thomsen/Lene Krogh-Jørgensen Næste ordinære møde: 17.06.2013 Afdelingschef Yvan Pedersen, Rigsrevisionen, deltog under punkt 6 og 7. Kontorchef Bjørn Olsen, Rigsrevisionen, deltog under punkt 6, 7 og 8. Statsautoriseret revisor Michael Stenskrog og statsau- 1
toriseret revisor Henrik Kragh, PricewaterhouseCoopers, deltog under punkterne 6-11. Økonomichef Erik Grave Kristensen og chefkonsulent Kristian Trolle Schultz, Økonomiafdelingen, deltog under punkterne 6-12. Punkt 3 vedr. ændring af valgreglerne ifm. kliniske professorer og kliniske lektorer blev flyttet til efter punkt 11. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 1-13, 04.02.13 Bilag: A. Sagsfremstilling af 11.03.13 B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 1-13, 04.02.13 af 13.02.13 Det blev bemærket, at dekanernes svar på spørgsmålet om arbejdsløshed for de enkelte fakulteter fremover skal skrives i referatet. Referatet blev godkendt. 3. Ændring af valgreglerne ifm. kliniske professorer og kliniske lektorer Bilag: A. Sagsfremstilling af 08.04.13 B. Indstilling fra Valgudvalget af 28.01.13 C. Udkast til Regler om valg til Aalborg Universitets styrende organer af 08.04.13 Bestyrelsen godkendte ændringen af valgreglerne. 4. Orientering fra bestyrelsesformanden Bestyrelsesformanden orienterede om en aktuel diskussion om universiteternes bygninger, herunder om reformering af SEA-ordningen. Der er indgået aftale om, at renten for fremtidige lejemål vil blive mere markedskonform. Formandskredsen og rektorkredsen har afholdt møde med folketingets videnskabsudvalg, hvor et af de store emner omhandlede universiteternes styringsstruktur. Formanden orienterede om vedtagelsen af en ny lov om ligestilling. Loven indebærer bl.a., at der skal udarbejdes en ligestillingspolitik, ligesom bestyrelser med en ulige kønsfordeling skal udarbejde måltal for det underrepræsenterede køn. AAU opfylder allerede kravet om en ligelig kønsfordeling i bestyrelsen, ligesom Ligestillingsudvalget har udarbejdet en strategi på området. Den 30. april afholdes der møde om lægeuddannelsen på initiativ fra Region Nordjylland. Formanden orienterede desuden om årsfesten. 2
5. Orientering fra rektor Bilag: A. Sagsfremstilling af 16.04.13 B. Orientering fra rektor af 16.04.13 Rektor oplyste, at universiteterne fra 1. juli har hjemmel til at udbyde uddannelser i udlandet, forudsat at statsmidlerne ikke indgår i finansieringen. 1. prioritets kvote 2-ansøgningerne er steget med 29 %, mens de direkte ansøgninger uden om KOT er steget med 51 %. Rektor orienterede om universiteternes bygninger i forbindelse med det kommende optag. Det vurderes, at der i sommeren 2013 er lokaler nok i København og Esbjerg, mens der er udvidelsesmuligheder i Aalborg. Rektor orienterede desuden om samlingen af aktiviteter på hovedcampus, havnefronten i Aalborg samt campus i hhv. København og Esbjerg samt om renoveringen og moderniseringen af undervisnings- og forskningsfaciliteter. Det blev aftalt, at bestyrelsen på et senere møde skal tage en strategisk diskussion om økonomien i udbygningerne, samlingen af campus m.m. Bestyrelsen bakkede op om omstruktureringen i København. Universitetsdirektøren bemærkede i den forbindelse, at campusrådet, som er et ledelsesorgan, vil nedsætte et antal udvalg, hvor medarbejdere og studerende er repræsenteret. Rektor orienterede om ministeriets beslutning om ikke længere at udbyde eliteuddannelser. Prodekanerne har drøftet emnet, og AAU vil fremover fokusere på mere differentieret talentpleje. 6. Godkendelse og underskrivelse af revisionsprotokollat til årsrapport 2012 (LUKKET PUNKT OFFENTLIGGØRES EFTER MØDET) Bilag: A. Sagsfremstilling af 25.04.13 B. Revisionsprotokollat til årsrapport for 2012 C. Udvidet revisionsprotokollat vedr. gennemgang af budget- og estimatafvigelser for 2012 Revisionsprotokollatet blev gennemgået af statsautoriseret revisor Michael Stenskrog og statsautoriseret revisor Henrik Kragh. Revisorerne udtrykte overordnet tilfredshed med økonomisystemerne. Det anbefales dog, at der er fokus på økonomicentrene, herunder at der arbejdes intensivt med at få tidsregistreringen implementeret fuldstændigt i 2013. Revisorerne anbefaler i den forbindelse en månedlig overvågning af tidsregistreringen, samt at institutlederne gøres ansvarlige for registreringen. Bestyrelsen udtrykte utilfredshed med fremskridtet i implementering i tidsregistreringen af projekter, da dette umuliggør retvisende perioderapporter. 3
Revisorerne accepterer den ordning, at kontrakter aktiveres allerede inden underskrift, såfremt der er meget stor sikkerhed omkring aftaleindgåelsen. Revisorerne bemærkede dog, at det kræver en meget høj disciplin. Bestyrelsen drøftede sagen og besluttede at fastholde det hidtil anvendte princip, hvor de ikke juridisk indgåede kontrakter holdes ude af regnskabet. Dette medfører en forøgelse af driftsresultatet på 9 mio. kr. i 2012. Revisorerne bemærkede den fejldisponering, at der er indkøbt inventar for 22 mio. kr., mens der kun er anvendt for 9 mio. kr. Det anbefales, at der etableres et centralt disponeringssystem til disponering og godkendelse. I forhold til den udvidede protokol vedr. budget- og estimatafvigelserne i 2012 bemærkede revisorerne, at aktivitetsniveauet er øget markant, uden at man har fået de indtægter, som man har budgetteret med. Desuden har planlægning og opfølgning ift. Sydhavnen og udflytning fra Ballerup ikke været tilstrækkelig. Økonomistyringen er ifølge revisorerne tilstrækkelig til almindelig drift, men store afvigelser som etablering af Sydhavnen o.l. kræver supplerende økonomistyring. Det blev aftalt, at der snarest muligt udarbejdes budgetter for afslutningen af etableringen i Sydhavnen. Det anbefales desuden, at alle omkostninger vedr. lokationen i København registreres (med stedkode). Bestyrelsen tog protokollatet samt det udvidede protokollat vedr. budget- og estimatafvigelserne for 2012 til efterretning. Protokollatet bliver efterfølgende tilrettet i forhold til korrigeret regnskabsresultat, jf. ovenstående. Bilagene offentliggøres efter mødet. 7. Rigsrevisionens erklæring og beretning vedr. årsrapport 2012 (LUKKET PUNKT - OF- FENTLIGGØRES EFTER MØDET) Bilag: A. Sagsfremstilling af 16.04.13 B. Rigsrevisionens skr. til AAU af 02.01.13 C. Rigsrevisionens rapport om revisionen ved AAU, januar 2013 D. Rigsrevisionens skr. af 16.04.13 vedr. erklæring og beretning om årsrevisionen af AAU s årsrapport 2012 E. Rigsrevisionens erklæring og revisionsberetning om revision af AAU s årsrapport for 2012, april 2013 Afdelingschef Yvan Pedersen og kontorchef Bjørn Olsen, Rigsrevisionen, orienterede om revisionen og tilsynet med institutionsrevisor. Rigsrevisionens overordnede opfattelse er, at regnskabet er rigtigt. Rigsrevisionen har lavet stikprøver på udviklingskontrakten og finder, at dokumentationen er tilfredsstillende. Rigsrevisionen bemærkede aktiveringen af det for meget indkøbte inventar. Bestyrelsen besluttede at fastholde aktivering af inventaret med det formål at fokusere på forbruget heraf. 4
Bestyrelsen besluttede, at fastholde den hidtil gældende praksis, hvor kontrakter først indregnes, når de er juridisk bindende. Dette vil også gælde for periodeopfølgningerne. Rigsrevisionen reviderer rapporten i henhold til bestyrelsens beslutning. Bestyrelsen tog Rigsrevisionens beretning til efterretning. Bilagene offentliggøres efter mødet. 8. Godkendelse og underskrivelse af årsrapport 2012, herunder afrapportering på målopfyldelse af udviklingskontrakt 2012-2014 (periodeopfølgning behandles også under dette punkt) (LUKKET PUNKT OFFENTLIGGØRES EFTER MØDET) Bilag: A. Sagsfremstilling af 15.04.13 B. Udkast til årsrapport 2012 C. Periodeopfølgning 3-2012 (er tidligere udsendt til bestyrelsen) Rektor orienterede om årets resultat på -165 mio. kr. Der har været en indtægtsstigning på 6 % og en omkostningsstigning på 16 %. Rektor orienterede desuden om opstramningen af økonomistyringen, herunder det skærpede tilsyn med TEK-NAT, månedlige økonomirapporter, 3-års-budgettering, præcisering af, at der skal udvises sparsommelighed, samt at rektor fremover indstiller lejekontrakter til formandskabet. Der er fortsat kraftig vækst i optaget, hvorfor der laves beredskab ift. lokaler og undervisere. Der indføres desuden adgangsbegrænsning på visse uddannelser i 2014. Rektor indstillede til bestyrelsen, at budgettet udvides i 2013 frem for at sænke standarden. Bestyrelsen træffer beslutning herom på junimødet. Bestyrelsen understregede behovet for øjeblikkeligt at få etableret retvisende månedsrapporter. Formanden understregede, at retvisende månedsrapporter er en forudsætning for god styring og for bestyrelsens muligheder for at holde det nødvendige overblik i forbindelse med godkendelse af større beslutninger. Bestyrelsen understregede, at en hård opbremsning ikke er ønskelig, men aktuelt er det en nødvendighed, medens månedsrapporteringen bringes på plads. Det er væsentligt, at det karakteristiske ved AAU fastholdes såsom grupperum, studiemiljø mv. Bestyrelsen besluttede at underskrive årsrapporten forudsat, at ændringen af resultatet fra 156 til 165 mio. kr. foretages. Bilaget offentliggøres efterfølgende. 9. Godkendelse af AAU s investeringspolitik (LUKKET PUNKT OFFENTLIGGØRES EFTER MØDET) Bilag: A. Sagsfremstilling af 16.04.13 B. AAU s investeringspolitik af 16.04.13 Bestyrelsen godkendte investeringspolitikken. 5
10. Drøftelse af budgetteringsprincipper 2014 Rektor orienterede om de generelt uændrede principper. Principperne er dog ændret på ph.d.- området, hvor der nu lægges vægt på tildelte grader fremfor optag, på rektors rådighedssum, som nu budgetteres under fællesområdet sammen med finansielle poster samt om it-service, som indarbejdes i budget 2014. Bestyrelsen godkendte, at rektoratet arbejder videre med budget 2014 efter disse hovedlinjer. Dog udtrykte bestyrelsen behov for øget indsigt i den underliggende budgettering, og specifikt et behov for at have indsigt i den underliggende budgettering for TEK-NAT. Det er ønsket, at der etableres et tæt samarbejde mellem TEK-NAT s økonomicenter og den kommende nye økonomidirektør for universitetet. Det blev aftalt, at dekan Eskild Holm Nielsen deltager på junimødet og orienterer om budgetprincipperne på TEK-NAT. 11. Langsigtet økonomisk prognose for Aalborg Universitet Økonomichef Erik Grave Kristensen redegjorde for en forecast-model og oplyste, at flerårsbudgetteringen bør tage udgangspunkt i strategiske mål og ikke blot have karakter af fremskrivning. Det foreslås, at der igangsættes et pilotprojekt, herunder nedsættelse af en projektgruppe, inddragelse af økonomicentrene og udarbejdelse af en testmodel. Bestyrelsen tilsluttede sig forslaget om flerårsbudgettering. Det skal dog først og fremmest prioriteres at få de månedlige perioderapporter på plads snarest muligt. 12. Valg af revisor for ny 3-årig periode (LUKKET PUNKT) Bilag: A. Sagsfremstilling af 15.04.13 B. PwC s udkast til aftalebrev af april 2013 med dertil hørende bilag (Bilagene var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere) 13. Fastlæggelse af mødeplan for 2014 Bilag: A. Sagsfremstilling af 12.04.13 Bestyrelsens møder afholdes i 2014 således: Mandag den 6. februar (ikke korrekt efterfølgende rettet til mandag den 3. februar) Mandag den 28. april Mandag den 23. tirsdag den 24. juni Mandag den 27. oktober (i Sydhavnen) Mandag den 15. december 6
Det blev desuden oplyst, at årsfesten i 2014, hvor universitetet har 40-års jubilæum, afholdes den 11. april. Sekretariatet udsender en mail herom til bestyrelsen. 14. Meddelelser Bilag: A. Fællesadministrationens årsberetning 2012 B. Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af 15.04.13 C. Brochure for Efter- og Videreuddannelse på Aalborg Universitet 2013-2014 Punktet om TEK-NAT s udviklingsplaner flyttes til junimødet. Oktobermødet afholdes i Sydhavnen, hvorfor præsentationen af SUND flyttes til decembermødet. Det blev aftalt, at bestyrelsen på et senere møde skal drøfte universitetets kommunikations- og markedsføringsstrategi. 15. Eventuelt Ingen bemærkninger. 16. Opslag af rektors stilling (LUKKET PUNKT) Bilag: A. Sagsfremstilling af 11.04.13 B. HR-afdelingens oplæg vedr. ansættelse af ny rektor 2014 af 11.04.13 (Bilagene var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere) 17. Beslutning om 2-dagesmøde eller dagsmøde i juni Junimødet afholdes som heldagsmøde den 17. juni (inkl. aften) med mulighed for overnatning. Sekretariatet forsøger at flytte mødet til Aalborgområdet. Punktet om ligestilling flyttes evt. til senere møde. 7