N O T A T Etablering af kommunernes fælles itsamarbejde Kommunerne kan efter salget af KMD ikke længere øve indflydelse på itudviklingen gennem ejerskabet, men alene ved at optræde som samlet stor aktør og kunde. KL s bestyrelse har derfor besluttet at omdanne Kommune Holding til et bestillerselskab, Kommunernes Fælles It (KF-it A/S), der skal samle kommunerne om fælles standarder, fælles it-indkøb og fælles itløsninger. I dette korte notat præciseres selskabets formål, kerneopgaver; organisering og samspillet med kommuner samt principper for finansiering og styring. Formål og mål med KF-it Der er tre formål med etableringen af KF-it: 1. at skaffe kommunerne bedre og billigere it-løsninger gennem flere leverandører 2. at støtte kommunerne over for leverandørerne 3. at understøtte KL s interessevaretagelse for at sikre kommunerne størst mulig indflydelse på egen administration Den 12. januar 2009 Jnr 00.12.00 G01 Sagsid 000185305 Ref NJV njv@kl.dk Dir 3370 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/1 Målene for selskabet er gennem et tæt samarbejde med kommunerne at sikre: at kommunerne får fælles forhandlingskraft på it-markedet, at standarder og sammenhænge mellem systemerne sikres, så systemerne fra forskellige leverandører kan spille sammen at kommunerne kan deles om den knappe og dyre it-ekspertise, og at kommunerne på et praksisnært plan bevarer en fælles it-handlekraft over for staten at den enkelte kommune ikke selv skal opfinde den dybe tallerken, men at kommunerne sammen udvikler fælles løsninger
KF-it s it-relaterede kerneopgaver For at understøtte disse mål skal KF-it løse fire it-relaterede kerneopgaver. Opgaverne stiller krav til kompetencer til og udvikling af viden om KF-it. 1. Gennemføre fælles digitale projekter om nye standarder eller fælles krav til it-løsninger Både når det gælder om at overholde lovgivningen, understøtte arbejdsgange og udforme konkrete løsninger for sagsbehandling, borgerbetjening og ledelsesinformation er det afgørende, at kommunerne i fællesskab opsamler viden og gennemfører nyudvikling, så den kan gøres tilgængelig for alle kommuner og deres it-leverandører. Opbygges denne viden ikke fælles, skal hver enkelt kommune selv kortlægge sit it-behov, beskrive indhold i systemerne i udbudsmateriale, sikre overensstemmelse med aktuelle lovkrav og tiltrække leverandører. Fælles digitale projekter kan typisk opstå på to måder. Enten i tæt samarbejde med kommuner, hvor KF-it samler kommuner om nyudvikling. Her vil KF-it etablere grundlaget for et (fælles) udbud. Eller hvor KF-it som samarbejdspartner for KL medvirker til at udvikle fælles offentlige projekter som en del af KL s interessevaretagelse. I arbejdet vil direkte involvering af kommunerne og kommunale eksperter være meget vigtig. 2. Vedligeholdelse af fælles standarder og it-løsninger Når et udviklingsprojekt er afsluttet, vil kommunerne ofte stå med en fælles vedligeholdelsesopgave, som KF-it skal løse typisk i tæt samspil med KL. Kommunernes og it-leverandørernes opbakning til standarder kræver, at de bliver vedligeholdt, når kommunernes behov ændrer sig, fx ved lovændringer. For de fælles ejede it-løsninger, skal KF-it også styre leverandøren, både ved drift og vedligeholdelse. En central opgave vil være opfølgning på overgangsaftalen med KMD, dvs. foretage prisovervågning, overvåge servicemål, styre standardisering mv. 3. Salg, markedsføring og udbredelse af standarder og it-løsninger Hovedparten af KF-it s samlede aktivitet skal på sigt være efterspørgselsorienteret og dermed finansieret af kommunerne. KF-it skal derfor udbrede og markedsføre abonnementer på standarderne og udrulle fælles løsninger over for kommuner og it-leverandører, så KF-it s investeringer bliver betalt tilbage. 4. Konsulentbistand til kommuner over for it-markedet KF-it skal på kommercielle vilkår udbyde konsulentopgaver for kommuner - fx bistå kommuner ved udbud, it-indkøb, eller tvister med it-leverandører. Det kræver, at KF-it har erfarne konsulenter med sektorkendskab og netværk fra rådgivning og it-implementering i kommunerne. 2
Udover de fire kerneopgaver har KF-it en opgave med at forvalte KL s kapital i selskabet samt ejendomme fra KMD, så længe de fortsat ejes. Organisering af KF-it KL s bestyrelse har besluttet at omdanne Kommune Holding til et bestillerselskab (KF-it A/S). Selskabet vil derfor fortsat være 100 pct. ejet af KL og bestyrelsen vil fortsat bestå af KL s formandskab. Kommunerne spiller en afgørende rolle KF-it skal organiseres, så der er et tæt samarbejde og en klar arbejdsdeling mellem selskabet og kommunerne og mellem selskabet og KL. Herudover vil KL i samarbejde med KF-it - etablere dialogfora med kommunerne om effektivisering og digitale løsninger på de centrale forvaltningsområder. Beslutningen om alle væsentlige projekter for selskabet sker i KF-it s bestyrelse. Direktionen i KF-it vil sikre et tæt samarbejde med kommuner og KL, fx i en porteføljegruppe. Kommunerne skal også typisk fungere som projektejer og levere formænd for projektstyregrupper, ligesom bemandingen bl.a. vil involvere indstationerede kommunale eksperter. Det er afgørende, at kommunerne har et ejerskab til projekterne. Involveringen skal ske på flere forskellige måder. Der vil i de kommende måneder blive inviteret til en debat om kommunernes engagement i selskabets aktiviteter. KF-it s finansieringsmodel og økonomi På sigt er det er målet, at hovedparten af KF-it s virksomhed skal hvile i sig selv. Det gælder projekter, hvor selskabet finansierer udviklingsfasen, men hvor kommunerne tilbagebetaler udviklingen i driftsfasen. Dermed er det kommunernes efterspørgsel, der bestemmer størrelsen af selskabet. Der vil imidlertid gå flere år, før dette mål kan nås. I de kommende år vil der være en lang række projekter, hvor anden (med)finansiering vil være nødvendig. Det er projekter, der er vigtige for kommunernes interessevaretagelse eller hvor der ikke er en kortsigtet kommunal gevinst. Eksempler på sådanne aktiviteter er: overvågning af transitionsaftalen med KMD, FLIS-projektet (ledelsesinformation og adgang til data). Datastandardiseringsprojektet er et standardiseringsprojekt, som ikke kan fuldt finansieres af kommuner. Disse forudsættes finansieret ved hjælp af selskabets øvrige indtægter i form af renteindtægter og huslejer, indtil ejendommene fra KMD er solgt. 3
Der kan endelig være mulighed for at medfinansiere fælles offentlige projekter, som hidtil har været finansieret via bloktilskuddet. KL s bestyrelse tillægger det meget stor betydning, at KF-it hurtigt kommer i gang. Mange opgaver skal løses indenfor de første år og inden overgangsaftalen med KMD udløber. Derfor må selskabet fra starten være tilstrækkelig kapitaliseret. Åbningsstatus og budget for selskabet udarbejdes så snart de nødvendige oplysninger i tilknytning til salget af de fælleskommunale selskaber foreligger. 4
Bilag Kommunernes involvering i selskabet Alle tre mål med etableringen af KF-it forudsætter en tæt involvering af kommunerne. Udviklingsprojekterne får først værdi, når gevinsterne realiseres i kommunerne. Styrken overfor leverandørerne forudsætter at kommunerne står sammen. At alle er med. Og endelig skal kommunerne fastholde den administrationspolitiske styrke i forhold til staten, hvilket efter bestyrelsens opfattelse forudsætter, at kommunerne som it-kunder er respekteret i branchen, at kommunerne i fællesskab fastholder deres forspring på itområdet under de nye forudsætninger, hvor kommunerne ikke længere sammen med KL står som ejere af den største leverandørvirksomhed på det kommunale it-marked. Det kan kun lykkes, hvis der sikres et praksisnært kommunalt ejerskab gennem involvering. I den kommende tid skal der både debatteres og eksperimenteres for hele tiden at have fokus på, hvordan den direkte kommunale indflydelse i og omkring KF-it sikres mest hensigtsmæssigt. I de næste måneder vil der blive inviteret til debat om mulighederne for kommunal inddragelse i forhold til: 1. Udvælgelse af projekter som KF-it gennemfører 2. Styring af de igangsatte projekter 3. Gennemførelsen af projekter 4. Vedligeholdelse af standarder og løsninger Udvælgelse af projekter Projekter i KF-it udvælges ud fra kommunal efterspørgsel. Der skal derfor etableres/udpeges fora til opsamling af kommunale behov og konkrete projektidéer. Hertil kommer, at KF-it skal gennemføre digitale projekter, der udspringer af det fælles offentlige samarbejde. Det Kommunale Digitaliseringsråd (DKD) spiller allerede en vigtig rolle som rådgiver for KL. Men også på de enkelte fagområder, chefforeningskontaktnetværk m.v. opstår mange af de fælles initiativer. På kommunaldirektørmødet i Brande den 25. november 2008 indstillede DKD, at kommunerne med forankring hos kommunaldirektørerne udarbejder en fælles kommunal handlingsplan for digitalisering. Der var på mødet tilslutning til at indgå i arbejdet med en sådan handlingsplan med involvering gennem de regionale kommunaldirektørfora. Handlingsplanen skal tage udgangspunkt i Den Fælles Kommunale Digitaliseringsstrategi fra 2006 5
og udforme en flerårig handlingsplan for, hvor digitalisering kan bidrage til effektivisering i kommunerne. Denne handlingsplan vil med klar og strategisk kommunal forankring i vid udstrækning kunne fungere som input til KF-it's aktiviteter. Udvælgelsen af projektidéer er selvfølgelig ikke et tilstrækkeligt grundlag for at igangsatte omfangsrige og ofte omkostningskrævende projekter. KF-it vil derfor, før et projekt indstilles til igangsættelse, udarbejde beslutningsgrundlag med kommunale business cases. Det er bestyrelsen, der har ansvar for aktiviteterne i KF-it. For at KF-it s bestyrelse kan prioritere med et overblik over alle projekter i og uden for KF-it, foreslås det, at KF-it etablerer en porteføljegruppe. Heri indgår både kommuner, KL og eksterne eksperter. En sådan portefølgegruppe eksisterer allerede i dag for Kommune Holding. Styring af de igangsatte projekter Når projekter først er udvalgt og igangsat er det selvfølgelig ligeledes relevant, at de løbende styres og tilpasses de kommunale behov. Porteføljegruppen vil løbende følge de aktuelle projekter i KF-it. De enkelte projekter skal desuden have en kommunal styregruppe typisk med en kommunal projektejer/formand for styregruppen. For projekter med væsentlig interessevaretagelse ift. staten, vil det typisk være KL, som er projektejer. Gennemførelsen af projekter I gennemførelsen af projekterne vil styregruppen selvfølgelig have en vigtig rolle. Ofte vil projekterne kræve indgående viden om den kommunale opgave, som projektet har til formål at it-understøtte bedre. Derfor vil det for de fleste projekter være helt afgørende at finde en model for kommunal inddragelse. Ikke kun gennem indstationering af kommunale eksperter, men også ved fortsat inddragelse af kommunerne i de beskrivelser af de kommunale arbejdsgange, som indgår i KL s arbejdsgangsbank m.v. Vedligeholdelse af standarder og løsninger Efter ibrugtagning af standarder og konkrete it-løsninger etableres organisering af vedligeholdelse. Vedligeholdelsesopgaven må ikke undervurderes. De arbejdsgangsbeskrivelser og de standarder, som bl.a. it-leverandørerne skal bygge deres tilbud og systemer for at kunne levere til et kommunalt 6
flerleverandørmarked, hvor systemerne kan snakke sammen, skal derfor hele tiden være ajour med både formelle og faktiske forudsætninger. 7