SPØRGSMÅL OG SVAR I PRÆKVALIFIKATIONSFASEN FOR UDBUD VEDR. EPJ/PAS
1. Spørgsmål & Svar i prækvalifikationsfasen... 1
1.Spørgsmål & Svar i prækvalifikationsfasen Ordregiver har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 29.06.2017 1 Jeg har set, at Region Syd nu har offentliggjort udbudsmateriale på deres hjemmeside. Dog er der rigtig mange filer, og jeg kan ikke se muligheden for at downloade en zip-fil. Har du mulighed for at hjælpe med at gøre en zip-fil tilgængelig? Nej. Region Syddanmark har ikke mulighed for at gøre en zip-fil med udbudsmaterialet tilgængelig. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 04.07.2017 2 3 Spørgsmål til ESPD, Del IV B Udvælgelseskriterier, Økonomisk og finansiel formåen Feltet ser ud til at have ændret sig, idet man tidligere plejer at skulle angive et År og et Beløb. Nu bedes der om start- og sluttidspunkt i stedet for år. Er dette korrekt? Spørgsmål til ESPD, Del V Afslut, Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere Dette felt mangler helt og er ikke muligt at udfylde. Når man efter udfyldelsen af ESPD en får oversigtsvisningen, bliver dette felt dog synligt med default-udfyldelsen Nej. Vi kan derfor ikke svare andet på dette felt er det korrekt? ESPD'et og felterne i ESPD'et har ændret sig i takt med erfaringerne med brugen af ESPD'et. Det er korrekt, at der skal indsættes et start- og sluttidspunkt på dato-niveau, dvs. dato for opstart af referencen og eventuel dato for sluttidspunkt for referencen eller lade feltet stå blankt, såfremt referencen fortsat er kørende. Der er tale om en fejl i ESPD'ets elektroniske version, der skjuler feltet. Udvælgelsen vil dog under alle omstændigheder foregå i henhold til udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.9), jf. sidste linje, hvor det fremgår, at udvælgelsen gennemføres på baggrund af ansøgernes besvarelse af ESPD'et del IV.C vedrørende "Teknisk og faglig formåen". I del IV.C skal ansøger indføre sine lignende referencer, der vil danne grundlag for egnethedsvurderingen og eventuel udvælgelse af de bedst Side 1
egnede. Ordregiver ønsker, at begrundelsen for, hvorfor referencen er relevant beskrives i forlængelse af beskrivelsen af referencen fremfor i feltet i del V. 4 5 6 Bemærkning fra Ordregiver: ESPD opdateret version 2 Spørgsmål vedr. støtteerklæring. Hvis Leverandøren vælger at støtte sig på en underleverandørs tekniske og faglige formåen, fremgår det af udbudsbekendtgørelsens punkt VI.3, at der skal vedlægges et særskilt ESPD udfyldt af underleverandøren. Der efterspørges ikke nogen støtteerklæring. Er det korrekt opfattet, at der kun skal indleveres et særskilt ESPD for underleverandøren og altså ikke nogen støtteerklæring? Udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3) Ansøger mener, at det vil øge læsevenligheden at beskrive leverancerne i et underbilag til ESPD en fremfor i ESPD'ens tekstboks. Vil Ordregiver acceptere, at Ansøgers beskrivelsen af de betydeligeste leverancer vedlægges i et underbilag til ESPD dokumentet? ESPD filerne (XML og PDF) er blevet opdateret til en version 2, hvor der er lavet et par tilpasninger og tilføjelser til ESPD'et i forhold til indførelse af udbudsbekendtgørelsens nummer, angivelse af procedureform, opdateret navn på ordregiver og tilpasning af felt i de frivillige udelukkelsesgrunde. Det er korrekt opfattet, at der på nuværende tidspunkt i forbindelse med aflevering af prækvalifikationsanmodningen alene skal indleveres et særskilt ESPD for den støttende underleverandør. ESPD'et fungerer som en foreløbig støtteerklæring. Der vil på en senere tidspunkt i processen blive anmodet om en støtteerklæring fra underleverandøren. Ordregiver kan ikke tillade, at der vedlægges referencer som underbilag til ESPD'et. Referencerne med beskrivelse af de betydeligste leverancer skal indføres i ESPD'ets afsnit IV.C. Baggrunden herfor er, at det er et klart krav i udbudsloven, at ordregiver skal kræve ansøgernes anvendelse af ESPD'et til at dokumentere overholdelse af krav til egnethed og udvælgelse, jf. udbudslovens 148. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 05.07.2017 7 I spørgsmål-svar af 4/7 har ordregiver svaret på spørgsmål vedr. Del IV B Udvælgelseskriterier, Økonomisk og finansiel formåen og spørgsmålet Feltet ser ud til at have ændret sig, idet man tidligere plejer at skulle angive et År og et Beløb. Nu bedes der om Det er korrekt, at ansøger ved angivelse af samlet årsomsætning skal angive start- og slutdato for det regnskabsår, som er gældende for nøgletallet. Dette sikrer en hurtig efterprøvning af, hvorvidt der er angivet de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår. Side 2
start- og sluttidspunkt i stedet for år. Er dette korrekt? Ordregivers svar gælder dog for referencer, og ikke for IV B Udvælgelseskriterier, Økonomisk og finansiel formåen, der omhandler omsætningstal for de seneste 3 år. Det er dette felt, vi mener er ændret, så man nu skal angive start- og sluttidspunkt. Er dette korrekt? Spørgsmål modtaget mundligt på Informationsmøde d. 04.07.2017 offentliggjort d. 05.07.2017 8 Bliver der radiotavshed hen over ferien? Vi svarer frem til d. 21/7 jf. udbudsloven. 9 Får vi notifikationer via e-mail om spørgsmål og svar? Nej, svar bliver alene lagt på hjemmesiden. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 07.07.2017 10 Vedrører den nye version af ESPD i xml format. Tilbudsgiver udarbejdede et udkast til ESPD ved at slå 2 ESPD er sammen ved hjælp af den først fremsendte xml fil samt en xml fil vi tidligere havde benyttet. Dette fungerede godt. Efter der er offentliggjort en ny xml version fra Ordregiver har vi forsøgt at benytte samme fremgangsmåde. Dette fungerer desværre ikke, følgende fejl meddeles Den uploadede fil kunne ikke læses korrekt. Er det en gyldig ESPD-anmodning eller et gyldigt ESPD-svar? Ordregiver kan konstatere, at der er en teknisk fejl i den offentliggjorte version 2 af ESPD'et. Der er derfor uploadet en ny version (v3), der indholdsmæssigt er identisk med version 2. Herefter er det ikke muligt at komme videre i processen med udfyldelse af ESPD et. Side 3
11 I ESPD ets del II Afsnit A skal man ifølge den nye vejledning af 30. juni kun krydse af i Ja, hvis man deltager som konsortium. Deltager Leverandøren i en underleverandørkonstellation fra andre virksomheder skal der alene afkrydses med Ja i del II afsnit C. Kan dette bekræftes? Ved deltagelse som et konsortium skal samtlige deltagende virksomheder krydse af i "Ja" i ESPD'ets del II.A. Ved ansøgers deltagelse i udbuddet med støtte af en underleverandør, skal ansøger krydse "Ja" i del II.C. En støttende underleverandør skal udfylde hele ESPD'ets del II og skal sørge for at krydse "Nej" i del II.C. Derudover skal en støttende underleverandør udfylde de dele af ESPD'et, som ansøgeren skal basere sig på hos underleverandøren. Det indebærer eksempelvis, at en støttende underleverandør ikke skal angive nøgletal i ESPD'et, såfremt ansøger alene vil basere sig på underleverandørens referencer. 12 Er det korrekt opfattet, at ESPD et ikke skal underskrives hverken af Hoved- eller underleverandør? Det er korrekt opfattet. 13 Vil Ordregiver venligst præcisere, hvilke dele af Underleverandørens ESPD en eventuel underleverandør skal udfylde? Af Udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3 fremgår følgende: I så fald skal ansøgers eventuelle underleverandører tillige vedlægge et særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Det er usikkert, hvad der menes med den sidste parentes, hvor der henvises til del II, selvom sætningen omhandler del III?. 14 Såfremt Leverandøren baserer sig på en Underleverandørs kapacitet i form af referencer fra Underleverandøren, skal denne reference da fremgå af Underleverandørens eget ESPD eller Henvisningen til ESPD, del II.C (parentesen) er relateret til ansøgeren og ikke underleverandøren. I forhold til underleverandørens udfyldelse af ESPD henvises til besvarelsen af spørgsmål 11. Såfremt en ansøger baserer sig på en underleverandørs referencer, skal underleverandørens referencer fremgå af underleverandørens ESPD og ikke af Side 4
indsættes i Hovedleverandørens ESPD? ansøgerens ESPD. 15 Er det korrekt forstået, at Ansøger ikke skal udfylde finansielle oplysninger for en underleverandør, som Ansøger baserer sin tekniske kapacitet på? 16 Udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.9 Vil Ordregiver uddybe hvad Ordregiver forstår ved: "et andet land med en tilsvarende sundhedssektor"? Det er korrekt forstået, jf. også besvarelsen af spørgsmål 11. Det betyder, at ansøger i en reference fra en ordregiver i et andet land end Danmark i referencen bør angive, hvorfor det andet land er tilsvarende sundhedssektoren i Danmark, herunder redegøre for, hvordan ligheden er i organiseringen af sundhedssektoren, herunder ved finansiering og processer i forbindelse med behandlinger. 17 Udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.9 Vil Ordregiver uddybe begrebet de seneste 5 år? Betegnelsen "de seneste 5 år" indebærer, at referencen skal være påbegyndt, udført eller afsluttet indenfor de seneste 5 år. De seneste 5 år er beregnet fra tidspunktet fra udbudsbekendtgørelsens afsendelse den 26.6.2017. 18 Udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.9 Ordregiver bedes præcisere modellen for evaluering af referencerne? Kan Ansøger eksempelvis opnå bedste vurdering med en enkelt referencebeskrivelse, hvis den opfylder alle referenceområderne? Eller vil Ansøger opnå en bedre vurdering ved at vise 5 referencer, der ikke nødvendigvis opfylder alle referenceområder? Evalueringen vil blive gennemført på baggrund af ansøgernes opfyldelse af erfaring med referenceområderne oplistet i punkt II.2.9. Dette gøres med fokus på, at de oplistede referenceområder er oplistet i prioriteret rækkefølge, hvorfor referenceområde 1 får større vægt en referenceområde 2 osv. Såfremt en ansøger har angivet én reference, der påviser stor erfaring med samtlige referenceområder, vil dette vægte positivt i den samlede vurdering. En ansøger vil opnå den bedste vurdering, såfremt der påvises 5 referencer, hvor hver reference påviser stor erfaring med samtlige referenceområder. Det vil dog også vægtes positivt, at der er påvist 5 referencer, der hver især påviser en stor erfaring på enkelte referenceområder, således at alle referenceområderne til sammen er dækket i ansøgningen. Side 5
Det er derfor som udgangspunkt ikke afgørende, hvor mange referencer, der angives i ESPD'et, men graden af erfaring, der påvises i de angivne referencer. Samlet set er der dog tale om en skønsmæssig vurdering, hvor både antallet af referencer samt referencernes opfyldelse af referenceområderne indgår i den samlede vurdering af referencerne. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 10.07.2017 19 Bilag 1: krav 1.0 og 1.1. vægter 40%, men de hedder 1.01 og 1.02 i bilag 1. Regionen bedes præcisere at det er disse krav der tænkes på. Samme forhold gælder for krav 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, som givetvis burde benævnes 1.03, 1.04, 1.05, 1.06 i udbudsbetingelserne? 20 Krav 1.11 er nævnt som evalueringskrav i udbudsbetingelserne, men i bilag 1 er 1.11 nævnt som et mindstekrav. Regionen bedes præcisere 21 Bilag 3 side 57: Der findes både et mindstekrav og et evalueringskrav med Ref.nr. 3.66 Dette er tilpasset med ændringsmarkeringer i udbudsbetingelserne, jf. offentliggjorte opdaterede version af udbudsbetingelserne. Krav 1.11 er et mindstekrav og udgår af udbudsbetingelsernes punkt 13.2, jf. vedhæftede opdaterede version af udbudsbetingelserne. Mindstekravet nummereres som 3.66a. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 22 Bilag 13: Der synes at være inkonsekvens imellem instruktion og bilag. I instruksen henvises til at punkt 4 skal udfyldes, men der Det er korrekt, at der i instruksen skal stå punkt 6. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til Side 6
menes formentlig punkt 6? I instruktionen fremgår at bilaget skal udfyldes i forbindelse med afgivelse af tilbud, mens det af punkt 6 fremgår at punktet udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelse. Regionen bedes præcisere afgivelse af foreløbigt tilbud. 23 Bilag 3, side 41: Krav 3.51.23 skulle formentlig have været 3.50.23. Det ligner en trykfejl Det er korrekt, at det skal være 3.51.23. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 24 Udbudsbetingelser, side 26: Her fremgår ikke at Underbilag 17D skal udfyldes af tilbudsgiver, men i instruktionen i Underbilag 17D fremgår "De styklister som Tilbudsgiver har opstillet ved besvarelse af bilag 6 skal i nærværende bilag prissættes...". I Underbilag 17D, punkt 5 fremgår endvidere "Her indsætter Tilbudsgiveren sine tilbudte priser for de enkelte dele af styklisterne." Regionen bedes præcisere. Underbilag 17D er kun vedlagt som pdf, så hvis bilaget skal udfyldes, savnes en Word version Det er korrekt opfattet. Derfor er underbilag 17D hermed lagt op i word, så tilbudsgivere kan udfylde sine priser på styklisterne. 25 Bilag 3, side 76: Regionen bedes bekræfte at der ikke findes et krav med ref.nr 3.133 Dette kan bekræftes. 26 Bilag 3, side 78: Der er et krav mellem ref.nr 3.143 og 3.144, som Det omtalte krav, som er et mindstekrav, mellem ref.nr 3.143 og 3.144 nummereres som 3.143a. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Side 7
ikke har noget ref.nr. Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 27 Bilag 3, side 78: Der findes to krav med ref.nr 3.146 Det sidst oplistede mindstekrav nummereres som 3.146a. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 28 Bilag 3, side 94: I krav med ref.nr. 3.186 Fremgår "Kunden ønsker en velfungerende integration mellem Løsningen og Medicinrobotter." Regionen bedes præcisere at der burde stå "Kunden ønsker en velfungerende integration mellem Løsningen og Medicoteknisk udstyr" Dette kan bekræftes. Ændringen vil blive foretaget som en opdatering af udbudsmaterialet efter Prækvalifikation og i forbindelse med opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 29 Udbudsbetingelser, side 26: Her fremgår ikke at Underbilag 7B skal udfyldes af tilbudsgiver, men i instruktionen i Bilag 7 fremgår "Tilbudsgiveren skal beskrive hver transaktion i Underbilag 7C og endvidere indarbejde dem i overskriftform i Underbilag 7B...". Regionen bedes præcisere. Dette er tilpasset i udbudsbetingelserne, jf. offentliggjorte opdaterede version af udbudsbetingelserne. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 11.07.2017 30 Til Underbilag 1D og Underbilag 3A skal der besvares med en generel beskrivelse af den tilbudte løsning ("Fristil"). Tillader regionen, at man besvarer i selvstændige dokumenter ud fra egen Nej, Ordregiver ønsker at bibeholde den anførte struktur. Ordregiver tillader således ikke, at man besvarer i selvstændige dokumenter ud fra egen skabelon. Beskrivelsen skal Side 8
skabelon eller skal beskrivelsen leveres i den af regionen leverede Word skabelon? 31 I de af regionen leverede Word-skabeloner lægges der op til at hver enkelt evalueringskrav besvares direkte i skabelonerne (hvor der står [Udfyldes af Tilbudsgiver]). Tillader regionen at der besvares med henvisninger til separate dokumenter? således leveres i den i den af Ordregiver leverede word-skabelon. Nej, Ordregiver ønsker at bibeholde den anførte struktur. Ordregiver tillader således ikke, at der besvares med henvisninger til separate dokumenter. Side 9