Udbudsadministrator for 4Projects 4Projects manual for Udbudsportal og Aflevering af tilbud IKT:knowhow www.iktknowhow.dk Mynstersvej 3, 3. tv. info@iktknowhow.dk DK-1827 Frederiksberg T: (+45) 31 45 46 03
1. Indhold 1. Indhold 2 2. Forklaring 3 2.1. Kerne kompetencer 3 2.2. Beskrivelse af tekniske udtryk 3 2.3. Udbudsportalen 4 2.4. Tilbudsprocessen 5 3. Udbud 6 3.1. Opret et Udbuds Bibliotek og Udbud 6 3.2. Ændre Udbud 10 4. Udbudsdokumenter 11 4.1. Tilføj Udbudsdokumenter via Statisk virtuel Bibliotek: 11 4.2. Tilføj Udbudsdokumenter via Dokumentmappe: 12 4.3. Revider Udbudsdokumenter 16 5. Invitation 22 5.1. Inviter tilbudsadministrator 22 5.2. Inviter kollegaer (udbudsadministratorer) 23 6. Udbudskoordinering 26 6.1. E-mail notifikation 26 6.2. Spørgsmål og svar 27 6.3. Diskussioner 28 6.4. Opgaver 30 7. Vurdering af tilbud 33 8. Resultat 34 9. Support 35
2. Forklaring 4Tendering modulet er integreret med 4Projects, hvilket sikrer et gnidningsfrit udbud. 2.1. Kerne kompetencer 4Tendering sørger for: Dokument og Informations Ledelse Samarbejde Starte og overvåge spørgsmål Invitere til Udbud Tilbudsaflevering med Tilbudsadministrator 2.2. Beskrivelse af tekniske udtryk I 4Tendering bruges forskellige termer omkring roller og indhold, der for overblikkets skyld beskrives meget kort. Udbudsadministrator: Er den/de person/er, der er ansvarlige for den overordnede styring af Udbuddet; de har mulighed for at overvåge en række af Udbud. Udbudsadministrator er også ansvarlig for at udvælge det vindende tilbud. Udbuds Bibliotek: Et Udbuds Bibliotek indeholder én eller en serie af Udbud oprettet af Udbudsadministrator. Udbud: Et Udbud er det sted, hvor Tilbudsadministratorer bliver inviteret til at afgive deres tilbud på et bestemt Udbud. Flere Tilbudsadministratorer kan inviteres af Udbudsadministratoren. Udbudsadministratoren definerer hvordan Udbuddet er konfigureret. Statisk Bibliotek: Statiske Biblioteker er et middel til, at samle elementer af forskellige dele af strukturen (dvs. tegninger, e-mails, dokumenter, opgaver osv.) i et samlet Bibliotek. Biblioteket låser de valgte versioner og opdateres IKKE automatisk med nye versioner. Dvs. bibliotekets indhold er statisk og evt. opdateringer af nye revisioner skal manuelt registreres ved hjælp af Søg efter opdateringer funktionaliteten. Tilbudsadministrator: Er den/de person/er, der organiserer tilbuddet fra én tilbudsadministrator til Udbuddet. Det er også ham der er tegningsberettiget og altså kun ham, der kan aflevere tilbuddet. Tilbud: Der oprettes et Tilbud for hver af de bydende Tilbudsadministratorer, der har accepteret invitationen til Udbuddet. Tilbudsadministratorerne uploader deres filer til Tilbuddet se mere herom i Tilbudsadministrator manualen.
Afleveringsbibliotek: Er et bibliotek, der samler forskellige filer (eks. tegninger, dokumenter, opgaver osv.) på ét overskueligt sted. Biblioteket opdaterer ikke automatisk nye versioner af en fil, indholdet er statisk og opdateringer må altså foretages manuelt. Udbudsfase Acceptfristsfrist: Tilbudsadministratorer har indtil Udbudsfase Tilmeldingsfristens dato og tid til at læse Udbuds dokumenterne og vælge om de vil acceptere invitationen om at afgive tilbud. Udbudsadministratorer kan vælge at forlænge fristen, hvis dette er nødvendigt. Udbudsfase Afleveringsfrist: Tilbudsadministratorer har indtil Udbudsfase Afleveringsfristens dato og tid, til at aflevere deres tilbudsdokumenter. Afleveringsfrist: Tilbudsadministrator har indtil Afleveringsfristens dato og tid, til at aflevere deres dokumenter. Har Udbudsadministrator tilladt Tilbagetrækning kan Tilbudsadministrator nå at trække sine dokumenter tilbage inden Afleveringsfristen er udløbet ændre i dem, uploade igen og aflevere. 2.3. Udbudsportalen 4Tendering udbudsportalen er opbygget over udbuds og tilbudsprocessen, hvorfor den består af: Oprettelse af udbud Rolle tildeling Invitation af kollegaer Udbudsmaterialet Udbudsbetingelser Invitation af tilbudsadministratorer Kommunikation/opgaver Vurdering af tilbud
2.4. Tilbudsprocessen Marts 2014
3. Udbud Udbudsadministratorer er ansvarlige for den overordnede styring af udbuddet. Deres rolle begynder med oprettelsen af udbuddet, hvor det er nødvendigt at konfigurere udbuddet og uploade udbudsdokumenter til de bydende. Når udbuddet er oprettet og udbudsdokumenterne er uploadede, er Udbudsadministratoren ansvarlig for at invitere Tilbudsadministrator til at deltage i udbuddet. Herudover er Udbudsadministratoren også ansvarlige for at invitere kollegaer fra deres egen administration til udbuddet. Når alle Tilbudsadministratorer er blevet inviteret til udbuddet, har Tilbudsadministratoren mulighed for at vælge om de vil acceptere at deltage i udbuddet. Når Tilbudsadministratoren har accepteret kan Udbudsadministrator også kommunikere med dem gennem hele udbudsprocessen via en dedikeret kommunikationsmappe. Udbudsadministratorens sidste opgave er at vurdere de afleverede tilbud og udvælge det vindende tilbud. Nogle udbud har flere faser, hvor Udbudsadministrator derfor også kan være ansvarlig for den næste fase af udbuddet. 3.1. Opret et Udbuds Bibliotek og Udbud Udbuds Biblioteker kan kun oprettes på projektniveau og hvert Udbuds Bibliotek kan indeholde flere Udbud.
Opret Udbuds Bibliotek: 1. Højre klik på det Projekt i Navigationstræet, hvor du ønsker at oprette et Udbuds Bibliotek. 2. Hold muse-pilen over Ny og vælg Udbuds Bibliotek. Opret Udbud: 1. Højre klik på det Udbuds Bibliotek hvor Udbuddet skal oprettes. 2. Hold muse-pilen over Ny og vælg Udbud. 3. Du befinder dig efterfølgende i Installationsguiden til konfigurering af dit Udbud.
4. Her kan du indtaste Navn og Beskrivelse af Udbuddet. Det er desuden muligt at konfigurere følgende aspekter af dit Udbud i Udbudsindstillinger: Udbudsfase: a. Udbudsfase navn: Udbudsfase navn kan specificeres i udbuddet for at gøre styring af specifikke faser i gennem udbudsprocessen mulig. b. Udbuds acceptfrist: Udbuds Acceptfristen giver dig mulighed for at specificere dato og tid, for hvornår Tilbudsadministratorer senest skal have accepteret invitationen til at deltage i Udbuddet. NB: Husk du altid kan skubbe fristen frem i tiden, men ikke tilbage! c. Afleveringsfrist: Afleveringsfristen giver dig mulighed for at specificere dato og tid, for hvornår Tilbudsadministratorer skal have uploadet deres Tilbudsdokumenter. NB: Husk du altid kan skubbe fristen frem i tiden, men ikke tilbage!
Udvidede indstillinger: a. Tilbudsadministrator skal aflever til standard afleveringsbibliotek. Udgør et ekstra niveau i udbudsportalen med både mapper og afleveringsbiblioteker. Det gør de bydende i stand til at anvende udbudsportalen som deres interne udbudsprojektweb (fravælges oftest ved mindre udbud/indkøb). Denne mulighed tvinger Tilbudsadministratorerne, der deltager i Udbuddet, til at aflevere deres Tilbudsdokumenter i Afleveringsbiblioteker. Når muligheden ikke er aktiveret, vil alle de dokumenter som Tilbudsadministratorerne uploader være synlige umiddelbart efter uploadning. b. Tilbud synlige ved aflevering. Dette gør det muligt at se de uploadede dokumenter før afleveringsfristen. Når muligheden ikke er aktiveret, kan uploade dokumenter ikke ses af Udbudsvirksomheden før efter Afleveringsfristen. c. Tillad tilbagetrækning af Afleveringer. På den måde kan Tilbudsadministrator indenfor afleveringsfristen, udføre nødvendige ændringer til deres Tilbud og gen-uploade. d. Tillad sikkerhedskonfiguration (anbefales ikke). 5. Under Biblioteksindstillinger, sikr dig at mappen/bibliotekets præferencer mht. Kultur, Tidszone og Format er sat til hhv. Dansk (Denmark), (GMT + 01:00) Bruxelles, København, Madrid, Paris og Dansk (Denmark). Klik på det lille plus-tegn og fjern først V-tegnet ved nedarve, hvis én eller alle ikke er sat rigtigt op. 6. Obligatoriske felter? 7. Når konfigureringen af Udbuddet er tilpasset virksomhedens behov færdiggøres oprettelsen af Udbuddet ved at trykke på Anvend. Udbuddet vil nu være synlig i Navigationstræet.
3.2. Ændre Udbud 1. Højre klik på det Udbud der skal ændres i Navigationstræet. 2. Hold muse-pilen over Konfigurer og vælg Mappe/Bibliotek. 3. Dette aktiverer Mappe/biblioteks opsætningsguide se beskrivelse ovenfor.
4. Udbudsdokumenter Der er to forskellige måder at tilføje udbudsdokumenter til Udbuddet. Hvis dokumenterne allerede findes i Projektwebben, hvori Udbuddet er placeret, kan de samme dokumenter tilføjes Udbuddet ved at vedhæfte dem til et Statisk virtuel Bibliotek kaldet Afleveringsbibliotek. Alternativt, hvis dokumenterne ikke allerede findes i hverken Projektweb, Portefølje eller Projekt, kan der oprettes Dokumentmapper i udbuddet og uploade dokumenterne direkte herind. 4.1. Tilføj Udbudsdokumenter via Statisk virtuel Bibliotek: 1. Højre klik på Udbuddet hvor dokumentet skal tilføjes. 2. Hold muse-pilsen over Ny og vælg Afleveringsbibliotek. 3. Udfyld Navn. 4. Klik på Tilføj/fjern vedhæftede filer. a. Klik på det lille plus-ikon udfor Søg i:
b. Find og markér de mapper hvor dokumenterne befinder sig og tryk Ok. c. Afslut med Søg. d. Vælg de dokumenter du ønsker at vedhæfte til Afleveringsbiblioteket ved at klikke på det lille plus ikon til venstre. e. Vedhæft de valgte dokumenter ved at trykke på Ok. 5. Udfyld som minimum de resterende obligatoriske metadata. 6. Afslut med et klik på Ok. 7. Vælg Versions litra eller bogstav og Versions status. 8. Er dokumenterne private, dvs. at de kun skal være synlige for få udvalgte ud- og tilbudsadministratorer sæt V-tegn i Privat og vælg modtagere ved at klikke på forstørrelsesglasset. 9. Skal brugere notificeres pr. email sæt da V-tegn i Notificer via email og vælg modtagere ved at klikke på forstørrelsesglasset. 10. Dokumenterne er nu synlige for alle ud- og tilbudsadministratorer. NB: Det er kun de versioner, der er uploadet, som Tilbudsadministratorer og andre kan se. Alle senere og tidligere versioner er gemt. Overskriftsinformationen i toppen af egenskaberne vil fortsætte med at referere til den seneste tilgængelige revision så den forbliver tro mod indholdet. 4.2. Tilføj Udbudsdokumenter via Dokumentmappe: For at tilføje dokumenter til en Dokumentmappe skal, der først oprettes en Dokumentmappe.
1. Opret Dokumentmappe: a. Højre klik på Udbuddet hvor dokumentet skal tilføjes. b. Hold muse-pilsen over Ny og vælg Dokumentmappe. c. Indtast som minimum Navn på mappen og udfyld gerne flere metadata og indstillinger for Dokumentmappen. d. Dernæst vælges om Dokumentmappen skal være Privat. Privat: i. Sæt V-tegn ved Privat boksen under drop-down menuen Privat Sikkerhed ii. Under modtagere vælges de personer du vil tillade adgang til dokumentmappen ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter.
1. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. 2. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Offentlig: i. Sæt V-tegn ved Er Offentlig under drop-down menuen Offentlige Filer. Dette gør de seneste versioner af dokumenterne i denne mappe tilgængelig. 1. Ønskes alle versioner tilgængelige sæt V-tegn ved Gør Alle Versioner Tilgængelige. 2. Og hvis Dokumentmappen kun skal være offentlig i en periode sæt V-tegn ved Udløbet og indtast datoen hvorefter dokumentmappen igen skal være privat. E-mail drop boks: i. Sæt V-tegn ved E-mail drop boks under drop-down menuen E-mail drop boks. Dette gør mappen til en drop boks med egen e-mail og alle dokumenter der sendes til e-mailen uploades til dokumentmappen. 1. Indtast ønsket e-mail adresse i E-mail drop boks adresse feltet og verificer evt. at e-mail adressen er gyldig og ledig ved at klikke på det lille konvolut/v-tegns ikon. 2. Vælg status på de dokumenter der uploades. 3. Vælg om alle dokumenter skal uploades enten som pdf, message eller original fil. 4. Vælg om alle vedhæftede filer skal uploades enten som pdf, message eller original fil. e. Obligatoriske felter f. Banner og vandmærke g. Afslut med Anvend. 2. Tilføj filer til Dokumentmapper: Der er 2 måder at tilføje filer til Dokumentmappen på: Højre klik Upload-ikon Højre klik: 1. Højre klik på den dokumentmappe som du ønsker at uploade dokumentet til. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Dokument.
Upload-ikon: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at uploade til. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden tryk på ikonet Nyt dokument yderst til venstre på Ikon-værktøjslinjen. Uanset hvilken af ovenstående du vælger kan du nu uploade dit dokument, notificere de nødvendige brugere og indtaste de nødvendige metadata. Arbejdsgangen er som følger: 1. Vælg filen der ønskes uploadet ved at klikke på Select. 2. Find filen og klik Åbn. 3. Filen uploades nu og når den er uploadet vises dette i samme linje, hvorefter du for mulighed for at uploade endnu en Primær fil. For at Uploade dokumenter fra din private mappe se afsnit herom længere nede. 4. Upload også sekundære filer, hvis der er behov for det. 5. Indtast ny som minimum de obligatoriske felter (markeret med rødt). a. Navnet på filen bliver automatisk fyldt ind i Navn. b. Version angives automatisk som A, men det kan ændres. c. Ejer og Udarbejdet af sættes automatisk til den bruger der uploader, men det kan ændres ved at klikke på drop-down menuerne. Her kan du vælge mellem de Brugere der har adgang til Dokumentmappen. d. Vælg Status. e. Udfyld evt. andre obligatoriske felter. 6. Klik Upload. Upload dokumenter fra Personlig sted: 1. Brug én af de mange standard metoder til at komme ind i Upload. 2. Ved siden af Tilføj Primær Fil ser du Flere Indstillinger klik på den. 3. Du har nu mulighed for at trykke på Personlig sted. 4. Når du har trykket på Personlig sted kan du nu søge blandt dine personlige filer. Vær opmærksom på at disse filer er uregistrerede og at de skal registreres for at blive synlige for andre brugere se nedenfor. 5. Tryk Søg for at se dine filer. 6. Vælg de filer du gerne vil uploade ved at markere dem skal du vælge flere holdes Ctrl nede. 7. Klik Ok. Registrér uregistrerede dokumenter: 1. Find frem til de uregistrerede dokumenter enten gennem søgning eller Navigationstræet ved at klikke på +-ikonerne indtil den rigtige mappe er fundet og klik på den. 2. Den/de uregistrerede dokumenter er kun synlige for den som har uploadet dokumentet og vises med kursiv skrift. 3. Markér de dokumenter, der skal registreres, ved at klikke på dem skal du markere mere end en holdes enten Shift nede for at vælge klynger eller Ctrl for at vælge enkelte dokumenter. 4. Klik på den lille sorte pil og vælg Registrer. 5. Et nyt pop-up vindue vises.
6. I dette pop-up vindue kan du vælge hvor filen skal placeres, og registrerer du flere filer, kan du placere dem forskellige steder i strukturen. Det er også her du tildeler filerne de nødvendige metadata som eks. status. Husk at du kan bruge Auto-refill når du har udfyldt én og de resterende skal have samme metadata. 7. Skal filen slettes fra dit Personlige sted, så sæt V-tegn i boksen ud for Fjern fra personlig bibliotek?. 8. Når du er færdig med at indtaste metadata for alle uregistrerede dokumenter tryk Ok. 4.3. Revider Udbudsdokumenter Revider filer i dokumentmapper: Der findes 3 måder at revidere filer i Dokumentmapper på. De er som følger: Enkeltvis Multirevidering Live revider Enkeltvis: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig.
2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres den fil, du ønsker at revidere. 3. Klik på Revidér ikonet i værktøjslinjen og vælg Revidér. 4. Dette åbner automatisk muligheden for at uploade et revideret dokument. Metadatene vil være udfyldt med de eksisterende detaljer på nær Versions feltet, der automatisk hopper til næste bogstav. 5. Upload det reviderede dokument og udfyld evt. modtagere og andre metadata som var du i gang med at uploade et nyt dokument se evt. afsnit 7.4. 6. Når du er færdig, klik på Revider Dokument. Alternativ: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedside kan du højre klikke på museikonet udfor navnet på den fil du ønsker at revidere. 3. Klik på Revider. 4. Herefter er det samme fremgangsmåde som ovenfor. Evt. modtagere ser filen under Seneste når de logger ind. Multirevidering: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres de filer du ønsker at revidere. 3. Klik på Revidér ikonet i værktøjslinjen. 4. Dette åbner automatisk Multireviderings vinduet. 5. Udfyld de obligatoriske og evt. andre metadata samt upload en ny fil for hver revision. 6. Når et metadata felt er blevet udfyldt (og stadig markeret blå farve) og de revisioner værdien skal kopieres til er valgt ved at bruge hhv. Shift og/eller Ctrl knappen, kan de kopieres videre ned i systemet ved at klikke på ikonet Kopier de fremhævede kolonneværdier til alle udvalgte. Er der flere felter i en revision du ønsker at kopiere markerer du hele revisionen
ved at klikke et vilkårligt sted på linjen. I værktøjslinjen sætter du nu V-tegn ved de felter du gerne vil kopiere og afslutter med at klikke på ikonet Auto-Udfyld øverst til venstre oven for værktøjslinjen. 7. Når du er færdig med at redigere klik på Ok. Live revider: Live Revider gør brugere I stand til at åbne og revidere en fil i 4Projects live. Når en fil er blevet åbnet, revideret og gemt ved at bruge Live Revidér laves automatisk en ny version af filen. Dette forenkler revideringsprocessen, da brugeren ikke behøver spilde tid med at downloade, revidere og uploade som en ny version. Oplever du problemer med Live revidering kan det være fordi 4Projects ikke er gemt som en sikker side i din browser eller fordi Office programmet ikke er indstillet korrekt kontakt IKT support. Aktivér Live Revidér: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres den fil du ønsker at revidere. 3. Klik på Live Revidér ikonet i værktøjslinjen. 4. Filen åbnes nu i det relevante program på din computer. NB: Har du Firefox får du en dialogboks med et link som du skal kopiere. Herefter åbner du det relevante program og vælger åbn fil eks. åbnes Microsoft Word klik på Filer > Åbn. I filnavnet indsættes det kopierede link og så klikkes Åbn. Hvis filen ikke åbnes er det fordi filtypen ikke understøttes. Se liste over de filtyper der understøttes af Live Revidér længere nede. 5. Her kan du nu læse og tilføje dine revideringer. 6. Når du er færdig med at revidere klik på Gem-ikonet og luk filen. 7. Filen gemmes nu som en ny version, og denne kan ses i oversigten i hovedvinduet. Hver gang en fil Live Revideres laves en ny version. For at redigere i en allerede eksisterende version, se afsnit 7.8 Redigér. Hvis en fil åbnes i Live Revidér, men ikke gemmes vil evt. revideringer ikke blive gemt og der vil heller ikke være en ny version. Alternativ: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden højre klikkes på museikonet til venstre for navnet for den fil du ønsker at revidere. 3. Vælg Live Revidér. 4. Herefter er det samme fremgangsmåde. Understøttede Fil Typer: Følgende Fil typer er understøttet af Live Rediger, forudsat at du har det relevante
program installeret på din computer. File Type.doc.docx.docm.dotm.dotx.mpp.mpt.potm.potx.ppam.ppsm.ppsx.ppt.pptm.pptx.rtf.vdw.vdx.vsd.vss.vst.vsx.vtx.xlam.xll.xls.xlsb.xlsx.xlsm Software Required Microsoft Word (All Microsoft Word versions) Microsoft Word 2007 + (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Word 2007 + (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Word 2007 + (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Word 2007 + (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Project (All Microsoft Project versions) Microsoft Project (All Microsoft Project versions) Microsoft Power Point 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point (All Microsoft Power Point Versions) Microsoft Power Point 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsfot Word (All Versions) Microsoft WordPad (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Excel (All Versions) Microsoft Excel (All Versions) Microsoft Excel (All Versions) Microsoft Excel 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Excel 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Excel 2007+ (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update)
Opdater og revider Statisk Bibliotek: Hvis emnerne i det Statisk Bibliotek er blevet revideret og du ønsker at Biblioteket skal vise dette kan du opdatere det. 1. For at opdatere og/eller revidere filer klikkes i Navigationstræet på navnet af det Statisk Bibliotek, der ønskes opdateret. 2. Tryk på Rediger ikonet øverst til venstre i værktøjslinjen. Opdater: 1. Under Indhold klik på Søg efter opdateringer ikonet. 2. Nye revideringer er fremhævet med rødt i vinduet.
Revider: 1. Følg punkt 1-2 under Opdater. 2. Udvælg de filer du ønsker at tilføje ved at sætte V-tegn ved dem og klik på Ny bibliotek Version. Dette skaber et nyt revisionssæt, dvs. at den eksisterende mappe kopieres, og i denne versionsstyres den/de reviderede filer. Alternativ: Hvis du vil tilføje en ny revision uden at gennemgå søgningen. 1. Klik i Navigationstræet på navnet af det Statisk Bibliotek som du ønsker at lave ny revision til. 2. Tryk på Rediger ikonet øverst til venstre i værktøjslinjen. 3. Under Version Historik i bunden af pop-up vinduet Statisk biblioteks detaljer klik på Oprette nye version ikonet. 4. Dette opretter en ny revision af det Statiske Bibliotek med de samme filer som før. 5. Tilføj nu nye filer ved at klikke på Tilføj eller fjerne vedhæftede filer under menuen Indhold og udfyld de obligatoriske metadata.
5. Invitation 5.1. Inviter tilbudsadministrator Når udbuddet er oprettet og de nødvendige dokumenter er uploadet skal Tilbudsadministratorer nu inviteres til udbuddet, så de kan se udbudsdokumenterne og afgive tilbud. NB: Den valgte tilbudsadministrator, der inviteres til udbuddet er tegningsberettiget dvs. det er ham der skal aflevere tilbuddet. Han har dog mulighed for at overdrage sit ansvar til en anden, indenfor et vidst tidsrum. Opret invitation: 1. I Navigationstræet klik på det Udbud som tilbudsadministratoren skal inviteres til. 2. I Indbakken klik på fanen Inviter til Udbud. 3. Har Tilbudsadministrator allerede en 4Projects Brugerprofil kan de tilføjes ved at søge på deres registrerede e-mail. Har Tilbudsadministrator ikke en 4Projects Brugerprofil kan de tilføjes ved at klikke på Ny Bruger, hvorefter dennes data indtastes. Vær opmærksom på at I virksomhedsnavn er det kun nødvendigt at indtaste de første 3 bogstaver så søger 4Projects efter virksomheden.
4. Er Tilbudsadministratorens virksomhed heller ikke oprettet i 4Projects klikkes først på Ny Virksomhed HUSK at tilføje en afdeling/hovedkontor. 5. I begge tilfælde afsluttes ved at trykke på Tilføj til Invitationsliste. 6. Udfyld evt. en meddelelse. 7. Når alle Tilbudsadministratorer er tilføjet til invitationslisten trykkes på Invitér. Herefter sendes nu en e-mail med invitationen. Overvåg en invitation: 1. I Navigationstræet klik på det Udbud som tilbudsadministratoren er inviteret til. 2. I Indbakken klik på fanen Inviterede/deltagere. 3. Under Status i den gule bjælke kan de inviteredes status ses. Der er 2 trin i invitationen. 1. trin der hedder Adgang angiver om den inviterede har fået oprettet en Brugerprofil på 4Projects. 2. trin der hedder Accepteret/Afvist er om den inviterede har accepteret eller afvist muligheden for at afgive tilbud. Slet invitation: 1. I Navigationstræet klik på det Udbud som den inviterede tilbudsadministrator er inviteret til. 2. I Indbakken klik på fanen Inviterede/deltagere. 3. Markér den eller de Tilbudsadministratorer, der ikke længere ønskes tilknyttet, ved at sætte V-tegn i boksen til venstre udfor navnet. 4. Klik på Tilbagekald invitation for valgte Tilbudsadministrator/er ikonet. 5. Klik Ok for at acceptere tilbagekaldelsen. 5.2. Inviter kollegaer (udbudsadministratorer) Invitationer bruges til at give Brugere adgang til specifikke Udbud. Invitationerne kan sendes til helt nye brugere, der ikke tidligere har haft adgang til 4Projects eller til brugere fra andre Projektwebs. Brugere kan blive inviteret ind på følgende standard roller: Admin, Editor, Revisor og Viewer såfremt disse er valgt i forbindelse med oprettelsen af udbuddet, ellers er kun Admin og Viewer tilråde. Inviter ny bruger: Hvis du har de fornødne tilladelser kan du tilføje brugere på følgende måde: 1. I Navigationstræet højre klikkes på det Udbud som brugeren skal have adgang til. 2. Hold pilen over Ny. 3. Klik på Invitation. 4. Indtast brugerens e-mail adresse. Hvis du vil tilføje mere end én bruger (e-mail adresse) skal der være ; i mellem dog uden mellemrum. 5. Tryk på Search. 6. Eksisterende brugere af 4Projects for et rødt ikon og deres data udfyldes automatisk. Nye brugere for et blåt ikon og du kan nu udfylde deres Fornavn, Efternavn og Virksomhed. a. Hvis Virksomheden ikke allerede findes i systemet klik da på Tilføj ny Virksomhed ikonet. Du kan altid tjekke Virksomhedernes detaljer ved at klikke på det lille virksomhedsikon. 7. Udvælg de brugere du ønsker at invitere ved at sætte V-tegn i boksen længst til
højre. 8. Tryk på Næste. 9. Du skal nu vælge den Sikkerhedsgruppe som de inviterede skal være medlem af, ved at sætte v-tegn i den gruppe som brugeren, som du også har sat v-tegn ved, skal tilknyttes: a. Admin gruppen giver brugeren tilføjelser på lige fod med Udbudsadministrator. b. Editor gruppen giver brugeren tilføjelser til at uploade tilbudsdokumenter. c. Revisor gruppen giver brugeren lov til at revidere dokumenter. d. Viewer gruppen giver brugeren tilføjelser til at læse evt. dokumenter. HUSK: at oprette Sikkerhedsgrupper specifikt til Udbuddet. 10. Klik på den grønne pil for at koble brugere med Sikkerhedsgruppen. 11. Hvis ikke alle brugere skal tilhøre den samme Sikkerhedsgruppe så gentag processen. 12. Når de valgte brugere og Sikkerhedsgrupper vises under Brugere tildelt til Sikkerhedsgrupper menuen tryk på Næste.
13. Tryk på næste og navngiv Invitationen den får automatisk et navn baseret på dens placering og invitationens dato og tid. 14. Angiv udløbsdatoen for Invitationen. 15. Tilføj evt. en ekstra e-mail besked og dokumenter fra Projektwebben, Porteføljen eller Projektet. 16. Hvis du ikke ønsker at sende invitationen nu, fjern V-markeringen ved Send invitationen til alle nu. 17. Tryk på Afslut.
6. Udbudskoordinering Udbudsadministrator kan kommunikere med tilbudsadministrator på flere forskellige måder alt efter formål, omfang og foretrukne arbejdsmetode. E-mail notifikation Spørgsmål og svar Diskussioner Opgaver 6.1. E-mail notifikation Notifikationer giver dig mulighed for at udsende én notifikation til en liste af brugere med vedhæftede filer fra andre områder af Projektwebben. Notifikationer er tænkt som en e- mail med den fordel at den er registreret I 4Projects og tillader dig at vedhæfte filer fra Projektwebben uden først at skulle downloade dem. Notifikationer fungerer som en klassisk fordelingsliste med tildelt adgang til udvalgte dele af projektmaterialet. Uformel løsning hvor den enkelte bruger henter egne dokumenter ift. behov. Opret Notifikationer: 1. I Navigationstræet find og udvid området Distributioner ved at klikke på det lille +- ikon. 2. Klik på Notifikationer. 3. Hold muse-pilen over Ny. 4. Indtast et emne for Notifikationen. 5. Indtast en Status for Notifikationen. 6. Udfyld en Meddelelsestekst i feltet. 7. Udvælg nu Modtagerene af Notifikationen. 8. Du har nu mulighed for at tilrette de enkelte Notifikationers Meddelelsestekst ved at
trykke på Tilpasset Meddelelser. I den nye dialogboks kan der tilføjes ekstra meddelelser til de forskellige modtagere. a. Der kan tilføjes så mange ekstra meddelelser som du ønsker. Tryk på plus og minus knapper for at tilføje eller fjerne meddelelserne. b. For at tilføje modtagere til hver meddelelse, marker modtagernes navn og tryk på op og ned ikonerne for at flytte modtagerne mellem meddelelserne. c. Når du er færdig klik på Ok og du vender tilbage til Notifikationens dialogboksen. 9. Vælg en Status til de forskellige Modtagere. 10. Tilføj de vedhæftede filer der skal sendes med i Notifikationen ved at trykke på Tilføj/fjern vedhæftede Filer. De ønskede filer findes ved en søgning i systemet og filerne vedhæftes ved at trykke på +-ikonet. Når filerne er valgt tryk på Ok. 11. Når du er tilfreds med dine indtastninger og har vedhæftet de relevante dokumenter tryk på Ok for at sende Notifikationen. Notifikationerne kan ses men ikke gensendes ved at trykke på de enkelte elementer i Notifikationsmappen. Slet Notifikationer: Har du de nødvendige tilladelser kan du slette Notifikationer fra Projektwebben. 1. I Navigationstræet find og udvid området Distributioner ved at klikke på det lille +- ikon. 2. Klik på Notifikationer. 3. Højre klik på muse-ikonet til venstre for den Notifikation du ønsker at slette. 4. Klik på Slet. 6.2. Spørgsmål og svar Hver Tilbudsadministrator får, når de har accepteret at deltage i udbuddet, deres egen Konsultationsmappe, der registrer alle tilbudsadministratorens spørgsmål og adviserer udbudsadministrator om disse.
Mappen fungerer som et Diskussions Bibliotek (Se nedenfor). Udbudsadministrator kan vælge at: 1. Svare den enkelte tilbudsadministrator direkte enten i systemet eller pr. email. 2. Samle alle indkomne spørgsmål sammen og: a. sende en notifikation med samlet svar. b. uploade et samlet svar til udbudsmaterialet. 6.3. Diskussioner Diskussionsgrupper, spørgsmål/svar eller styret kommunikation gennem hele projektforløbet. Det hele foregår via mails, opsnappes automatisk som søgbare teksttråde. Opret et Diskussion Bibliotek: 1. I Navigationstræet højre klik på Projektet og hold musen over Ny. 2. Klik på Diskussion Bibliotek. 3. Herefter indtastes et navn på Diskussion Biblioteket og evt. en beskrivelse under menuen Basis Egenskaber. 4. Herefter kan tilføjes Tidskala Egenskaber, Modtagere og evt. lave en E- mail Drop Box. Tidsegenskaber: Den tidshorisont inden for hvilken du ønsker diskussionerne afviklet/løst. Modtagere: Her vælges de personer du vil tillade adgang til Diskussion Biblioteket ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. 1. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. 2. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig.
Privat mulighed: Det Projekt, som Diskussion Biblioteket oprettes i, har tilknyttet nogle forskellige brugere og det er ikke sikkert, at alle brugere skal have adgang til lige netop denne diskussion. Du har allerede udvalgt de modtagere, der skal have lov til at deltage i diskussionen, men alle andre brugere af Projektet kan stadig se og følge med i diskussionen. Sættes V-tegn ved Privat under menuen Modtagere, er det kun de modtagere, du har tilføjet som kan se emnerne i Diskussion Biblioteket. E-mail Drop Box: Funktionen E-mail Drop Box gør det muligt at e-maile nye diskussioner direkte til projektwebben. 1. Klik på E-mail Drop Box og i drop-down menuen sæt V-tegn ved E-mail Drop Box. 2. Skriv et e-mailnavn til drop boksen og klik på det lille konvolut/v tegn ikon til højre for at få verificeret e-mailnavnets tilgængelighed. a. Er e-mailen ikke tilgængelig indtastes et nyt eller det automatisk genererede forslag accepteres. 3. Ved færdiggørelse klik på Anvend. Tilføj en diskussion til Diskussion Biblioteket: Efter oprettelsen af Diskussion Biblioteket kan der nu oprettes Diskussioner: 1. Højre klik på Diskussion Bibliotek, hvor du ønsker at starte en ny diskussion. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Diskussion. 4. I pop-up vinduet gives Diskussion et Navn, tilføj en Beskrivelse og sæt Prioriteten (Høj, Medium eller Lav). 5. Derefter kan tilføjes en længere beskrivelse af diskussionens tema 6. Herefter tages stilling til Tid, der automatisk er sat som Ingen Forfaldsdato. Fjern V-tegnet ved at klikke på det og indtast herefter dato og tidspunkt for forfaldsdato, hvis det er aktuelt. 7. I menuen Brugere tilføjes de Brugere du ønsker skal deltage i Diskussionen ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Vælg desuden om Diskussionen skal være Privat og om Modtagerene skal notificeres pr. e-mail. 8. Under Vedhæftede filer kan tilføjes evt. aktuelle dokumenter enten fra Projektwebben eller din egen computer til brug i diskussionen. a. Filer allerede på Projektwebben tilføjes ved brug af Tilføj/fjern vedhæftede Filer. b. Filer på din lokale computer tilføjes ved brug af Tilføj/fjern Filer lokalt. i. Filerne vælges ved at klikke på Select. ii. Find frem til filen i dialogboksen og tryk på Åben iii. For at uploade flere filer klik på Tilføj og gentag punkt ii. iv. Færdiggør med et tryk på Anvend. v. Afslut med et tryk på Luk.
9. Når du er tilfreds med diskussionen klik på Anvend. Tilføj en diskussion til Diskussion Biblioteket via E-mail: Hvis diskussionen har en E-mail Drop Box kan der oprettes en diskussion ved at sende en e-mail til Drop Boksens e-mail adresse. Alle modtagere af e-mailen bliver Modtagere i Diskussionen og alle vedhæftede filer bliver Vedhæftede Filer til Diskussionen. Svar på en diskussion: Du er blevet notificeret enten pr. e-mail eller kan se Diskussionen i din Projekt Indbakken. For at svare: 1. Tryk på navnet af Diskussionen. 2. Skriv dit svar i beskedfeltet. 3. Tilføj Modtagere. 4. Tilføj Vedhæftede Filer. 5. Når du er færdig. klik Ok. NB: Du kan også få vist de første 200 tegn af diskussionen og andres svar ved at højre klikke på den gule værktøjslinje og tilføje kolonnen Tekstudsnit. Luk og løs en Diskussion: 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Diskussionens navn. 2. Vælg Luk. 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes lukningen af Diskussionen. 4. Er Diskussionen løst sættes V-tegn ved Er elementet Løst?. 5. Tryk Ok for at færdiggøre. Slet en diskussion: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du Slette diskussionen. 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Diskussionens navn. 2. Vælg Slet. 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes sletningen. 4. Tryk Ok for at færdiggøre. 6.4. Opgaver Opgaver bruges til at notificere individer om en specifik opgave, der skal laves. Tidsfrister og deadlines kan etableres, og opgave processen kan overvåges, da opgavens status er umiddelbart synlig i Opgave Bibliotekets Indbakke. Opret et Opgave Bibliotek: 1. I Navigationstræet højre klik på Projektet og hold musen over Ny. 2. Klik på Opgave Bibliotek. 3. Herefter indtastes et navn på Opgave Biblioteket og evt. en beskrivelse under menuen Basis Egenskaber. 4. Herefter kan tilføjes Tidskala Egenskaber, Modtagere og evt. lave en E-mail Drop Box. Tidsegenskaber: Den tidshorisont indenfor hvilken du ønsker opgaverne udført.
Modtagere: Her vælges de personer du vil tillade adgang til Opgave Biblioteket ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. 3. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. 4. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Privat mulighed: Det Projekt, som Opgave Biblioteket oprettes i, har tilknyttet nogle forskellige brugere og det er ikke sikkert, at alle brugere skal have adgang til lige netop disse opgaver. Du har allerede udvalgt de modtagere, der skal detalje i opgaverne, men alle andre brugere af Projektet kan stadig se og følge med i opgaverne. Sættes V-tegn ved Privat under menuen Modtagere, er det kun de modtagere, du har tilføjet som kan se emnerne i Opgave Biblioteket. E-mail Drop Box: Funktionen E-mail Drop Box gør det muligt at e-maile nye opgaver direkte til projektwebben. 4. Klik på E-mail Drop Box og i drop-down menuen sæt V-tegn ved E-mail Drop Box. 5. Skriv et e-mailnavn til drop boksen og klik på det lille konvolut/v ikon til højre for at få verificeret e-mailnavnets tilgængelighed. a. Er e-mailen ikke tilgængelig indtastes et nyt eller det automatisk genererede forslag accepteres. 6. Ved færdiggørelse klik på Anvend. Tilføj en opgave til Opgave Biblioteket: Efter oprettelsen af Opgave Biblioteket kan der nu oprettes Opgaver: 1. Højre klik på Opgave Bibliotek, hvor du ønsker at starte en ny opgave. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Opgave. 4. I pop-up vinduet gives Opgaven et Navn og evt. en Beskrivelse, 5. Vælg Prioriteten (Høj, Medium eller Lav). 6. I Tildelt Til vælges opgavens ansvarlige. 7. I Brødtekst tilføjes en længere beskrivelse af opgaven. 8. Herefter tages stilling til Tidsskalaen og Færdiggørelsesprocenten. 9. I menuen Modtagere findes muligvis en række Standard modtagere, men ønsker du at tilføje flere til Opgaven gøres dette ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Vælg desuden om Opgaven skal være Privat, om Modtagerne skal notificeres pr. E-mail, om du ønsker Svar Påkrævet og om opgaven skal låses til den tildelte dvs. om du ønsker at deaktivere Viderestilling. 10. Under Vedhæftede Dokumenter kan tilføjes evt. aktuelle dokumenter enten fra
Projektwebben eller din egen computer til brug i opgaven. a. Filer allerede på Projektwebben tilføjes ved brug af Tilføj/fjern vedhæftede Filer. i. HUSK at vælge den mappe der skal søges i, ved at klikke på plus-ikonet udfor Søg i: b. Filer på din lokale computer tilføjes ved brug af Tilføj/fjern Filer lokalt. i. Filerne vælges ved at klikke på Select. ii. Find frem til filen i dialogboksen og tryk på Åben iii. For at uploade flere filer klik på Add og gentag punkt ii. iv. Færdiggør med et tryk på Anvend. v. Afslut med et tryk på Luk. 11. Når du er tilfreds med opgaven klik på Anvend. Tilføj en opgave til Opgave Biblioteket via E-mail: Hvis opgaven har en E-mail Drop Box kan der oprettes en opgave ved at sende en e-mail til Drop Boksens e-mail adresse. Den først e-mail modtager bliver Tildelt opgaven og alle andre modtagere af e-mailen bliver Modtagere i Opgaven og alle vedhæftede filer bliver Vedhæftede Filer til Opgaven. Løs en opgave: 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Løs. 3. I tekstboksen formuleres løsningen/svaret på opgaven. 4. Når du er færdig, klik Ok. NB: Du kan også få vist de første 200 tegn af diskussionen og andres svar ved at højre klikke på den gule værktøjslinje og tilføje kolonnen Tekstudsnit. Redigér en opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du redigere i Opgaven: 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Rediger. 3. Redigér nu der hvor det er nødvendigt. 4. Klik Ok. Luk en Opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du lukke en opgave. 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Luk. 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes lukningen af Opgaven. 4. Er Opgaven løst sættes V-tegn ved Er Løst. 5. Tryk Ok for at færdiggøre. Genåbn en opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du genåbne en opgave. 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Genåbn. Slet en opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du Slette opgaven.
1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Slet 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes sletningen. 4. Tryk Ok for at færdiggøre. Tilføj en opgave til et Bibliotek: Denne funktion er især værdi fuld i forbindelse med dokumentation af kommunikationstråde. Hvis ikke det allerede er gjort skal der først oprettes et virtuelt bibliotek, hvor det giver mening at placere opgaven. 1. Markér derefter opgaven i Opgave Bibliotekets Indbakke ved at klikke på den. 2. Tryk på Tilføj til Virtuel Bibliotek ikonet i værktøjslinjen. 3. Find det virtuelle Bibliotek opgaven skal tilføjes til. 4. Klik Ok. 7. Vurdering af tilbud Når Tilbudsadministratorerne har afleveret deres Tilbud og Udbudsfase Afleveringsfristen er overskredet, kan Udbudsadministrator vurdere tilbuddene og vælge en vinder. Overvåg en invitation: 1. I Navigationstræet klik på det Udbud som tilbudsadministratoren er inviteret til. 2. I Indbakken klik på fanen Inviterede/deltagere. 3. Under Status i den gule bjælke kan de inviteredes status ses. Der er 2 trin i invitationen. 1. trin der hedder Adgang angiver om den inviterede har fået oprettet en Brugerprofil på 4Projects. 2. trin der hedder Accepteret/Afvist angiver om den inviterede har accepteret eller afvist muligheden for at afgive Tilbud. Se Tilbudsmateriale: 1. Udvid Udbuds Biblioteket med Udbuddet I Navigationstræet ved at klikke på det lille pil-ikon. 2. Udvid Udbuddet som Tilbudsadministratorerne har givet tilbud til ved at klikke på det lille pil-ikon. 3. Udvid den enkelte Tilbudsadministrators mappe ved at klikke på det lille plus-ikon. 4. Klik på det Afleverings Bibliotek eller, hvis Tilbudsadministrator skal anvende Afleveringsbiblioteker ikke er valgt i forbindelse med oprettelsen af Udbuddet, den Dokumentmappe hvori tilbuddene ligger. 5. Når indholdet i mappen er loadet i Indbakken kan de enkelte elementer vurderes ved at klikke på dokument navnet. Alternativ: 1. Udvid Udbuds Biblioteket med Udbuddet I Navigationstræet ved at klikke på det lille pil-ikon. 2. Klik på Udbuddet hvor indkomne tilbud skal vurderes. 3. Øverst i hovedvinduet vælges Seneste i menuen Vis mig: 4. Herefter vises alle seneste tilgængelige dokumenter.
8. Resultat Når tilbuddene er vurderet er det Udbudsadministratorens job at udvælge en vinder. Udvælg en vinder: 1. I Navigationstræet klik på det Udbud, hvor der skal findes en vinder. 2. I Indbakken klik på fanen Inviterede/deltagere. 3. Markér den Tilbudsadministrator med det vindende tilbud i listen. 4. Klik på ikonet. 5. Verificér at det er dette tilbud, der er vinder. 6. Den vindende får nu en e-mail tilsendt med meddelelsen. Er det én ud af flere faser i Udbuddet vælges de Tilbud der går videre til næste runde. 1. I Navigationstræet klik på det Udbud, der skal videre til næste fase. 2. I Udbuddets Indbakke trykkes på knappen Ny udbudsfase. 3. Vælg de Tilbudsadministratorer, der går videre og dermed fortsat skal have adgang til Udbuddet. 4. Angiv ny Udbudsfase Tilmeldingsfrist og Udbudsfase Afleveringsfrist. 5. Klik Ok.
9. Support Det er vores rolle at hjælpe dig Vi forstår, at hver enkelt personlig henvendelse er på sit eget niveau, afhængig af tidligere erfaringer og niveau af kendskab til systemet. Derfor tilpasser vi altid vores formidling til dig som henvender sig, og vi svarer i kortfattet, let at forstå, ikke teknisk sprog. Det sikrer, at du får det bedste ud af din henvendelse, og/eller dit team kan komme op på et operationelt niveau hurtigst muligt. Support Fri teknisk support alle hverdage for alle registrerede brugere. Alle hverdag ekskl. helligdage Telefontid 9:00 16:00 Support på dansk og engelsk Konfidentiel håndtering af alle henvendelser Responstid inden for maksimum 24 timer Mulighed for on-site supportbistand +45 31 45 46 03 support@4projects.dk Online Via internettet kan vi se din skærm, med din accept overtage styringen, og guide dig visuelt i forhold til din henvendelse. Kontakt os og book et tidspunkt for en online session. Vejledning Online vejledning og manualer findes på vores hjemmeside www.iktknowhow.dk under menuen Download.