Undersøgelse af Fredensborg Kommune Handicap og Socialpsykiatri

Undersøgelse af Fredensborg Kommune Handicap og Socialpsykiatri SKYTTE & LAURITSEN A/S Socialfaglig virksomhed KØBENHAVN ÅRHUS AALBORG Telefon 70 20 31 41 info@skytte-lauritsen.dk www.skytte-lauritsen.dk CVR 30 28 02 96

Indholdsfortegnelse 1 Indledning 2 Undersøgelsesdesign 2.1 Desk Research 2.2 Interviews 2.3 Definitioner 2.4 Undersøgelsens opbygning 3 Serviceniveau og kvalitetsstandarder 4 Fokus- og indsatsområder 4.1 Organisering 4.1.1 Sagsantal og sagsbehandlerressourcer 4.2 Kompetenceforhold 4.3 Bestilling 4.4 Opfølgning af ydelser 4.5 Arbejdsgange - Work Flow 4.6 Sagsgennemgang 4.6.1 Sagsgennemgang eksisterende sager 4.6.2 Sagsgennemgang nye sager 4.7 Revisitering 4.8 Vurdering 5 Sammenfatning 5.1 Forslag til målgrupper og serviceniveau 6 Anbefalinger 7 Bilagsoversigt 8 Om Skytte & Lauritsen A/S

1. Indledning Fredensborg Kommune har rettet henvendelse til Skytte & Lauritsen A/S med henblik på at få gennemført en undersøgelse af voksenhandicapområdet i kommunen. Undersøgelsen tjener det formål, at anvise hvorledes udgiftsstigningerne kan bremses eller nedbringes, samt få skabt sikkerhed for om kommunens håndtering af voksen/handicap området er optimal. Baggrunden for undersøgelsen er, at udgifterne til voksenhandicapområdet siden kommunalreformen, har vist sig stigende i Fredensborg Kommune. 2. Undersøgelsesdesign Til udarbejdelsen af undersøgelsen har Skytte & Lauritsen A/S (herefter benævnt SL) udarbejdet et undersøgelsesdesign. Undersøgelsesdesignet sikrer en effektiv arbejdsproces med fokus på det endelige output. Undersøgelsesdesignet er illustreret i nedenstående model. Opstartsfasen indeholdt en afdækning af ønsker og behov samt gensidig forventningsafstemning imellem Fredensborg Kommune og SL. Konkret indeholdt fasen et møde med repræsentanter for kommunen, hvor ønsker, muligheder, tidsplan og dataindsamlingsmetoder blev drøftet. Efterfølgende gennemførte SL et opstartsmøde med lederen af Handicap og Socialpsykiatrienheden og de involverede sagsbehandlere hvor baggrund for undersøgelsen og information om formål, dataindsamling, metode og afrapportering blev fremlagt. Dataindsamlingsfasen bestod af indhentelse af en række relevante dokumenter fra Fredensborg Kommune som procesbeskrivelser, kvalitetsstandarder m.m. I denne fase blev der ligeledes lavet sagsgennemgang af 22 sager og gennemført kvalitative interviews med leder af Handicap og Socialpsykiatri og sagsbehandlerne i enheden. Interviewene blev gennemført med udgangspunkt i en interviewguide udarbejdet af SL. Undersøgelsesfasen tog udgangspunkt i de indsamlede data og indeholdt kortlægning og beskrivelse af arbejdsgange, organisering samt sagsgennemgang. Undersøgelsen byggede dels på medarbejdernes beskrivelser og oplevelser og på det udleverede og indsamlede materiale. De indsamlede data blev analyseret og vurderet i forhold til de opstillede problemstillinger. Undersøgelsen førte til konkrete anbefalinger til brug for Fredensborg Kommunes videre arbejde med området. 3

Rapporteringsfasen omhandlede udarbejdelsen af den endelige undersøgelse med skriftlige fremstilling af de konkrete anbefalinger. Rapporteringsfasen foregik med fokus på undersøgelsens modtagere, som primært er forvaltningen i Fredensborg Kommune. Rapporteringsfasen indeholdt desuden et møde mellem Fredensborg Kommune og SL den 31. marts 2011, hvor 1.udkast af undersøgelsen blev gennemgået. 2.1 Desk Research SL har gennemgået skriftligt materiale modtaget fra Fredensborg Kommune. Formålet med gennemgangen var, at SL kunne få indsigt i de rammer, der er sat i Fredensborg Kommunes daglige praksis. Kortlægningen bruges dels som baggrund for hele undersøgelsen og som rettesnor for hvorledes Fredensborg Kommune implementerer disse rammer og formålsbeskrivelser. Følgende materiale udgør datagrundlaget: Kvalitetsstandarder på områderne SEL 103, 104, 107 og 108 Procesbeskrivelse visitation handicapsager Forretningsgangsbeskrivelse for håndtering af forpligtelsen som handlekommune jf. retssikkerhedsloven 9-9c Bevillings- og revisitationsskema Tjekliste til brug ved indberetning af sager og foranstaltninger i KMD Børn og Voksne Skema til revisitation af sager i 1. og 2. kvartal 2011 22 sager, som SL har gennemgået 2.2 Interviews Med udgangspunkt i de indsamlede data fra Desk Research gennemførte SL interviews med ledelse og sagsbehandlere fra Handicap og Socialpsykiatrienheden. Formålet med interviewene var at få uddybet og kvalificeret de data, der blev indsamlet og bearbejdet, herunder sikre at ledelsen og medarbejderne fik mulighed for at fremkomme med kommentarer og erfaringer i forhold til potentielle udviklingsområder. Interviewene tog ikke afsæt i konkrete sagsforløb. Følgende interviews er gennemført: Interview med leder af Handicap og Socialpsykiatrienheden. Interview med fokusgruppe, idet sagsbehandlerne fra Handicap og Socialpsykiatrienheden. Formålet med interviewet med leder af Handicap og Socialpsykiatrienheden var, at få indblik i organisationen, herunder kompetenceforhold, økonomistyring, redskaber og værktøjer, samt tværfagligt samarbejde. Formålet med fokusgruppeinterviewene var, at udarbejde Work Flows på paragrafområderne for at få indblik i sagsbehandlernes arbejdsgange og faser. 2.3 Definitioner Nedenstående beskriver anvendte definitioner i undersøgelsen. Serviceniveau Med serviceniveau forstås at der fastlægges et niveau og retningslinjer for, hvornår en borger er indenfor en bestemt målgruppe er berettiget til at få støtte og sociale ydelser, der er tilpasset netop denne målgruppe. 4

Kvalitetsstandarder Kvalitetsstandarder er et redskab, der synliggør og formidler kommunens serviceniveau på ydelser inden for et givent område. Kvalitetsstandarder indeholder blandt andet en generel serviceinformation om den hjælp, borgerne kan forvente, hvis der er behov for hjælp til personlig og praktisk bistand med videre, og beskriver dermed kommunens serviceniveau. Se mere udførlige beskrivelser under afsnit 4.3. Arbejdsgange/Work Flow Med arbejdsgange/work Flow forstås en arbejdsproces som består af en række forbundne trin. Det er en skildring af en sekvens af operationer, som udføres af en person eller grupper. Forretningsgangsbeskrivelser Med forretningsgangsbeskrivelser forståes udførlige beskrivelser af forskellige opgaver/ arbejdsprocesser. Forretningsgangsbeskrivelserne skal sikre, at der findes fælles- og standardiserede forretningsgange indenfor de forskellige områder, som der arbejdes udfra. Disse besvarer endvidere - hvem, der gør hvad, hvornår og på hvilket niveau. 2.4 Undersøgelsens opbygning Undersøgelsens opbygning tager udgangspunkt i afsnittet omkring serviceniveau og kvalitetsstandarder. Herefter følger afsnittene omkring organisering, kompetenceforhold, bestilling, opfølgning af ydelser, arbejdsgange og sagsgennemgang. Dernæst er der et opsamlingsafsnit, der sammendrager rapportens hovedkonklusioner i læsevenlig udgave. Dette afsnit er tiltænkt relevante nøglepersoner, der ikke har behov for at gennemgå alle undersøgelsens delafsnit, da opsamlingsafsnittet hurtigt giver indsigt i de centrale felter og udviklingsområder. Undersøgelsen afsluttes med anbefalinger til Fredensborg Kommune. 5

3. Serviceniveau og kvalitetsstandarder For at belyse om Fredensborg Kommunes serviceniveau er højere end serviceniveauet hos de kommuner i landet, som har de laveste udgifter på voksenhandicapområdet, har SL valgt at fokusere på kvalitetsstandarder for følgende ydelsesområder: Beskyttet beskæftigelse - SEL 103 Aktivitets - og samværstilbud - SEL 104 Midlertidige botilbud - SEL 107 Længerevarende botilbud - SEL 108 Dette fokus skyldes dels, at netop disse områder er udgiftstunge og dels at Fredensborg Kommune har godkendte kvalitetsstandarder på disse områder. SL har fravalgt at forholde sig til kvalitetsstandarden for SEL 97, da SL efterfølgende er blevet opmærksom på, at denne kvalitetsstandard endnu ikke er politisk godkendt. Dette fravalg er Fredensborg Kommune blevet oplyst om til midtvejsevalueringen d. 11. marts 2011. Til brug for udvælgelsen af hvilke kommuner der skulle indgå i sammenligningen af serviceniveau, har SL gjort brug af ECO - nøgletalssystemet. 1 I ECO - nøgletalssystemet inddeles landets kommuner i mindre grupper med de kommuner, de umiddelbart er sammenlignelige med indenfor et givent udgiftsområde. I den sammenligningsgruppe som Fredensborg Kommune tilhører på voksenhandicap området, har SL udvalgt nedenstående kommuner, da disse kommuner udfra regnskab 2009, budget 2010 og 2011 alle ligger på et lavt udgiftsniveau. 2 Gribskov Kommune Greve Kommune Hillerød Kommune Køge Kommune Halsnæs Kommune Efterfølgende har SL undersøgt om de ovenfor udvalgte kommuner har godkendte og offentliggjorte kvalitetsstandarder for SEL 103, 104, 107 og 108. Af de udvalgte kommuner, var Hillerød og Halsnæs de eneste kommuner, der havde kvalitetsstandarder på alle ydelsesområderne. SL har, for at undersøge dette, afsøgt de udvalgte kommuner og kontaktet de områdeansvarlige pr. telefon og mail med direkte forespørgsel herom. Udover kommunerne i sammenligningsgruppen har SL ligeledes søgt efter kvalitetsstandarder blandt kommuner med de laveste udgifter på området i hele landet, men det har kun været muligt at finde to kommuner, som havde tilgængelige kvalitetsstandarder på de udvalgte områder. Det er SL's oplevelse, at der generelt er meget få kommuner, der endnu har udarbejdet og fået politisk godkendt kvalitetsstandarder for SEL 103, 104, 107 og 108. Dette skyldes formentligt primært, at der for de nævnte ydelser endnu ikke er et egentligt lovkrav herom, som det er tilfældet med SEL 83 og 86. Det skal dog i den forbindelse nævnes, at der tidligere har været lovkrav om kvalitetsstandard for SEL 108, men det er blevet ophævet med BEK nr. 75 af 22/01/2010. 3 Se i øvrigt bilag 1 for yderligere information om denne udvælgelsesproces. 1. http://www.akf.dk/eco 2. I følge landgrafikken for ECO Nøgletal - område 870 - tilbud til voksne med særlige behov. 3. https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=129968 6

Til brug for sammenligningen af serviceniveau har SL valgt, at lade sig inspirere af Servicestyrelsens vejledende materiale til udarbejdelse af kvalitetsstandarder på ældreområdet, da der umiddelbart ikke foreligger lignende materiale vedrørende kvalitetstandarder, som er målrettet voksenhandicapområdet. 4 Servicestyrelsen opfordrer til at gøre brug af redskaberne på andre forvaltningsområder, herunder det specialiserede socialområde. Udfra Fredensborg Kommunes nuværende udformning af kvalitetsstandarder på ovenstående ydelsesområder, er en egentlig sammenligning vanskelig i forhold til nuværende serviceniveau med andre kommuners serviceniveau. Dette skyldes primært, at Fredensborg Kommunes kvalitetsstandarder i deres nuværende form, ikke indeholder en målgruppekategorisering og et operationelt serviceniveau til brug i visitations øjemed. Endvidere mangler der redskaber til effektmåling af, om de bestilte ydelser opfylder behovene hos borgerne. Med dette henvises der blandt andet til kontinuerlig brug af sagsbehandlingsmæssige redskaber, som f.eks handleplaner og fortløbende modtagelse af pædagogiske handleplaner og statusbeskrivelser fra leverandørerne. SL skal dog nævne, at sagsbehandlerne til fokusgruppeinterviewet informerer, at der er en løbende aftale med leverandørerne om sagsopdatering, såfremt der forekommer ændringer/episoder med borgeren, hvorfor det er vigtigt, at sagsbehandleren bliver opdateret herom. Om kvalitetsstandarderne skal/kan tilrettes yderligere i forhold til gældende lovgivning, kan ligeledes i forhold til Fredensborg Kommune nuværende kvalitetsstandarder være vanskeligt at vurdere. Gældende retspraksis i form af principafgørelser i forhold til de enkelte ydelser vil med fordel kunne bruges som en løbende rettesnor i konkretiseringen af f.eks. visitationsgrundlaget. En yderligere konkretisering af ovennævnte områder vil altså være nødvendig, hvis kvalitetsstandarderne fremover skal bruges til at anskueliggøre kommunens serviceniveau og samtidig afstemmes med gældende lovgivning. Eksempler på kvalitetsstandarder med denne form for konkretiseringsgrad kan ses i Hillerød Kommunes kvalitetsstandarder for henholdsvis SEL 103 og 104. 5 I disse kvalitetsstandarder er visitationsgrundlaget blandt andet fastsat udfra funktionsevne niveauer, og der laves effektmåling, som en del af en fast opfølgningsprocedure en gang årligt. Endvidere stilles der i ovenstående kvalitetsstandarder fra Hillerød Kommune krav om brug af handleplan i forbindelse med ydelsen samt specifikke krav til, hvad der skal være indeholdt i den pædagogiske handleplan. Ovenstående emner, omhandlende serviceniveau, kvalitetsstandarder og brugen af handleplan uddybes senere i undersøgelsen. 4. http://www.servicestyrelsen.dk/kvalitetsstandarder 5. http://www.hillerod.dk/home/forborgere/voksne_med_saerlige_behov/kvalitetsstandarder.aspx 7

I afsøgningen af kvalitetsstandarder i landets kommuner er SL en del gange stødt på udsagn om, at de nøgletal, der er i øjeblikket er tilgængelige på området, hvad enten det er de kommunale nøgletal eller ECO-nøgletallene, vurderes til at være særdeles usikre i sammenlignings øjemed. Dette skyldes store forskelle i konteringspraksis kommunerne imellem. I Region Midtjylland har flere kommuner derfor valgt at gå sammen om at lave en løbende Benchmarkanalyse på det specialiserede socialområde, hvor konteringspraksis nøje afstemmes kommunerne imellem. SL har på grund af denne usikkerhed omkring konteringspraksis valgt ikke at inddrage ECO nøgletallene som et egentligt analyseparameter i denne undersøgelse, da der ville være risiko for at drage forkerte konklusioner på baggrund af ikke valide data. Såfremt konteringspraksis afstemmes nøje imellem flere kommuner med de samme rammebetingelser, ville en løbende Benchmarkanalyse danne ét godt sammenligningsgrundlag for serviceniveauet kommunerne imellem. KL's Benchmarkingsværktøj til voksenhandicapområdet vil umiddelbart være nærliggende at gøre brug af i den forbindelse. 6 Benchmarkingsværktøjet er gratis at bruge og giver mulighed for at sammenligne udgifterne med f.eks. 5 udvalgte, sammenlignelige kommuner og dermed give en idé om, hvordan udgiftsniveauet ligger ift. disse. Fordelen herved er bl.a. at holde fokus på de store indsatsområder på det specialiserede voksenområde: at tilpasse økonomien med serviceniveauet og at sikre et realistisk budget og god budgetopfølgning. 6. http://www.kl.dk/raaderumsportalen/artikler/75051/2010/09/nyt-benchmarkingvarktoj-pavoksen handicapomradet/ 8

4. Fokus- og indsatsområder SL har foretaget en undersøgelse af den nuværende situation i Fredensborg Kommunes Handicap og Socialpsykiatrienhed og har identificeret de kritiske områder. De udvalgte emner kommer i dybden med de mest centrale punkter, som SL har valgt at have fokus på med afsæt i undersøgelsens hensigter. Der gåes i dybden med tre fokusområder. Disse er illustreret i nedenstående figur for at give overblik over virkningerne. 4.1 Organisering Fredensborg Kommunes Handicap og Socialpsykiatrienhed er organiseret således, at der overordnet set arbejdes udfra en modificeret BUM-model (Bestiller-Udfører-Modtager - modellen). Denne model dækker over en organisering, hvor der er adskillelse imellem bestiller og udfører hvilket betyder, at alle dele af visitationen er forankret hos bestilleren, dvs. Handicap og Socialpsykiatrienheden. I den rene" BUM-model er det bestillerens opgave, gennem individuel visitation, at tildele den enkelte bruger den service, vedkommende har krav på udfra et politisk fastlagt serviceniveau, der ofte er udtrykt gennem en kvalitetsstandard. Ved at adskille de tre funktioner, Bestiller-Udfører-Modtager, skabes klare ansvarsområder og mulighed for en effektiv, fokuseret indsats i de enkelte funktioner. Herefter er det udførerenhedens opgave, at udføre den konkrete serviceydelse hos brugeren. Bestillerenheden har ofte det budgetmæssige ansvar i forhold til de områder, som bestillerenheden visiterer til. Typiske hovedopgaver for henholdsvis myndigheden og udførerdelen i en BUM-model er: 9

I den rene BUM-model er der en skarp adskillelse mellem bestiller og udfører. I Fredensborg Kommune er der ikke en fuldstændig skarp adskillelse mellem Handicap og Socialpsykiatrienheden og det udførende led i forhold til de kommunale opgaver i forbindelse med visitering. I Fredensborg Kommune har Handicap og Socialpsykiatrienheden myndighedsansvaret og varetager bestillerfunktionen, mens interne- og eksterne leverandørenheder står for udførelsen af servicen til brugerne. Det skal samtidig nævnes, at flertallet af foranstaltninger er køb af eksterne ydelser, idet Fredensborg Kommunes egen tilbudsvifte ikke dækker tilstrækkeligt. Dette gælder primært tilbud jf. 107 og 108. BUM organiseringen er aktuelt ikke formaliseret og standardiseret på tværs af Handicap og Socialpsykiatrienheden. Der tages derfor kun udgangspunkt i principperne i modificeret BUMmodel, fortæller lederen af Handicap og Socialpsykiatrienheden. Lederen af Handicap og Socialpsykiatrienheden giver i interviewet udtryk for, at der i praksis ikke arbejdes med en bestemt model, og en optimering af organiseringen vil være hensigtsmæssig, da BUM- modellen på nuværende tidspunkt ikke bliver fuldt udnyttet, da denne ikke er implementeret sufficient i dagligdagen. Under interviewet fortæller leder af Handicap og Socialpsykiatrienheden, at der som en organisation arbejdes med visionen og tænkningen: Borgeren i centrum. Dette blev dog ikke uddybet nærmere under interviewet. Det har i rapporten ikke været muligt at inddrage det formål og de intentioner, der er for BUM konstellationen i Handicap og Socialpsykiatrienheden, da disse ikke foreligger på skrift. Når formål og intentioner med BUM konstellationen i Fredensborg Kommune nævnes, er dette ud fra den betragtning, at få indsigt i de ledelsesmæssige intentioner, der i sin tid har været for brugen og etablering af BUM-modellen. På denne måde skabes der indblik i de oprindelige tanker, og modellen kan løbende justeres og tilpasses, såfremt der sker ændringer undervejs, eller formålet ikke længere er aktuelt. Når SL vælger at fremhæve organiseringen i Fredensborg Kommune, er dette for at rette fokus på de overordnede rammer, der med fordel kan fremhæves og tydeliggøres endnu mere i kommunen. Dette vil blandt andet give sagsbehandlerne en ekstra ballast i form af forståelse for den overordnede organisering og en styrkelse af sagsbehandlernes adfærd i kraft af myndighedsrollen. BUM-modellen er én måde at skærpe fokus på myndighedsansvaret. Generelt bliver kravene større og større til sagsbehandlerne i kommunerne. De skal agere indenfor fastsatte mål og rammer samtidig med, at de skal leve op til kommunens værdigrundlag. Et grundlag, som ofte fokuserer på den direkte kontakt og relation mellem kommunens sagsbehandlere og kommunens borgere. Ydermere skal der være fokus på økonomien og borgeren, som gerne skal have det bedste tilbud til den billigste pris. For Fredensborg Kommunes sagsbehandlere indgår ovenstående krav ligeledes i stillingsbe- 10

tegnelsen. Mere konkret betyder det blandt andet større sagsstammer, flere administrative opgaver i kraft af udarbejdelse og opfølgning af handleplaner for samtlige borgere. Generelt set vil der i en længerevarende periode være mere arbejde for sagsbehandlerne, der også skal håndtere sagerne for de hjemtagne borgere på baggrund af ny lovgivning. Dette vil i en periode betyde travlhed men på sigt vil gennemgangen af sagerne, udarbejdelse af handleplan og opfølgning af disse give mere styring over sagerne. Dette stiller derfor sagsbehandlerne i en ny situation. I dag er det ikke længere nok at være god til sit håndværk, man skal også mestre forhandlerrollen. En kompetence, som gør, at sagsbehandlerne bliver den ledende part og udgør en aktiv del i den daglige økonomistyring. Det er vigtigt, at sagsbehandlerne klædes ordentlig på til at håndtere de vanskelige møder, som opstår med borgere og ikke mindst med leverandørerne. Af andre fordele, der kan opnås ved tydeliggørelsen af organisering er især tydelig ansvarsfordeling mellem myndighed og leverandør, fokus på retssikkerhed for borgeren, bedre økonomistyring og overholdelse af budgetter, fokus på kvalitetssikring og tilsyn, fokus på dokumentation og effektvurdering. Forudsat der ikke rettes fokus på at fremhæve organiseringen, kan dette være en ulempe for kommunen og sagsbehandlernes daglige arbejde, idet der ikke er et håndhævet bagland at henvise til. Ved at rette opmærksomhed på den overordnede organisering kan dette være med til at styrke sagsbehandlernes myndighedsrolle og funktion i det daglige arbejde både internt og eksternt. 4.1.1 Sagsantal og sagsbehandlerressourcer SL har sorteret og filtreret de lister over aktive sager, som SL har fået udleveret, udfra de oplyste cpr. nr. intervaller, som de tre sagsstammer er opdelt efter. Som det fremgår af oversigtsskemaet i bilag 2 fordeler både antal borgersager, det samlede antal ydelser og de enkelte ydelser sig nogenlunde jævnt blandt de tre sagsbehandlere med enkelte udsving. Såfremt alle disse sager/ydelser er reelt aktive, dvs. kræver løbende behandling, opfølgning og revisitering ville det være hensigtsmæssigt, at overveje om Handicap og Socialpsykiatrienheden skal tilføres flere sagsbehandlereressourcer. SL har i denne forbindelse været i kontakt med tre andre kommuner for at sammenligne de sagsbehandlermæssige ressourcer. SL er blevet oplyst om at: Køge Kommune har syv sagsbehandlere på Voksenhandicapområdet med 150 cpr. numre pr. sagsbehandler. Halsnæs Kommune har fire sagsbehandlere og bliver om kort tid fusioneret med seks sagsbehandlere fra Socialpsykiatrien. Vejen Kommune har fem sagsbehandlere på Voksenhandicapområdet med 150 cpr. numre pr. sagsbehandler. 11

4.2 Kompetenceforhold I forbindelse med interviewene har SL efterspurgt en kompetenceplan i Handicap og Socialpsykiatrienheden. Der foreligger aktuelt ikke en nedskrevet kompetenceplan på paragrafniveau, der angiverhvilken kompetence den enkelte sagsbehandler har i forhold til at bevillige tilbud på egen hånd, eksempelvis i form af beløbsangivelse. SL anser kompetenceplanen som et nødvendigt styreredskab for såvel medarbejdere som ledere for at sikre faglighed, økonomi og serviceniveau. En detaljeret kompetenceplan anvendes generelt i mange kommuner, som et nødvendigt styringsredskab for såvel sagsbehandlere som ledere for at sikre en ensartet administrativ praksis. Lederen af Handicap og Socialpsykiatrienheden og sagsbehandlerne redegør for en række kompetenceforhold, der aktuelt er gældende i i enheden. Disse forhold er nedskrevet og sagsbehandlerne som udgangspunkt afsæt i gældende kompetencer. SL bemærker dog, at de kompetenceforhold der refereres til af sagsbehandlerne og lederen af Handicap og Socialpsykiatrienheden ikke stemmer overens med hinanden. Ydermere fremgår og stemmer kompetenceforholdene ligeledes heller ikke overens med Fredensborg Kommunes dokument omkring forretningsgange. Kompetenceforhold i Handicap og Socialpsykiatri: 7 Op til kr. 100.000 - Sagsbehandler Over kr. 100.000 - Centerchef Over kr. 1.000.000 - Politisk udvalg I interviewene giver sagsbehandlerne udtryk for gode faglige overvejelser omkring sagerne. De beretter, at de dagligt har en eller anden form for sparring med hinanden. Det er denne sparring, der er med til at ensrette niveauet. Trods en daglig sparring er disse arbejdsgange ikke standardliserede, og der arbejdes som nævnt ikke ud fra en kompetenceplan. Til inspiration er der i bilag 3 vist et eksempel på en mulig kompetenceplan. I eksemplet er der kun taget udgangspunkt i Servicelovens 107 og 108. En kompetencefordeling af de resterende paragraffer er ligeledes vigtig og nødvendig. 4.3 Bestilling Handicap og Socialpsykiatrienheden har som tidligere skrevet udviklet kvalitetsstandarder på flere relevante lovområder og er endvidere igang med at udarbejde kvalitetsstandarder på flere områder. SL har modtaget kvalitetsstandarder på fire centrale områder, som Fredensborg Kommuner er i gang med at udvikle. De fire områder er: Beskyttet beskæftigelse - SEL 103 Aktivitet og samvær stilbud - SEL 104 Midlertidige botilbud - SEL 107 Længerevarende botilbud - SEL 108 7. Forretningsgangsbeskrivelse for håndtering af forpligtelsen som handlekommune jf. retssikkerhedsloven 9-9c 12

Ovenstående kvalitetsstandarder vurderes af SL umiddelbart som værende gavnlige for sagsbehandlernes daglige arbejde, da disse indeholder gode beskrivelser af, hvordan der skal tages hånd om en sag i de forskellige faser i sagsbehandlingsprocessen. Den valgte metodik vil endvidere være med til at give enheden en ensartet arbejdsgang, idet der aktuelt ikke foreligger ensartede forretningsgange for sagsbehandlerne. Dog ses de foreløbigt udarbejdede kvalitetsstandarder ikke som værende tilstrækkelige, da disse ikke angiver en præcis målgruppekategorisering og serviceniveau. Umiddelbart indeholder de beskrevne standarder nærmere interne arbejdsgangsbeskrivelser for medarbejderne end konkrete standarder med økonomifokus for foranstaltningerne. Samtidig skal det dog angives, at de udarbejdede standarder er vigtige redskaber i sagsbehandlernes daglige beskæftigelse og er medvirkende til at give afdelingen et fælles fundament. Sagsbehandlerne beretter til fokusgruppeinterviewet, at ovenstående kvalitetsstandarder imidlertid ikke implementerede og anvendes ikke i dagligdagen. Kvalitetsstandarderne anses af sagsbehandlerne ikke værende nyttige og brugbare i forbindelse med sagsbehandlingen på nuværende tidspunkt. Såfremt kvalitetsstandarderne bliver implementeret tilstrækkeligt i dagligdagen og effektueret i såvel ledelsen og medarbejdernes arbejde, vil dette på sigt kunne give en besparende effekt. Mere anvendelige kvalitetsstandarder skal indeholde: Serviceinformation til borgerne om den hjælp, de kan forvente at modtage, hvis der opstår et behov. Beskrivelse af serviceniveauet. Beskrivelse af indholdet, omfanget og udførelsen af hjælpen. Operationelle mål for ydelserne og en beskrivelse af, hvordan der følges op på de fastsatte mål. Kommunalbestyrelsens kvalitetskrav til leverandører af hjælp, herunder krav til personalets kompetencer, arbejdsmiljø m.v Kommunalbestyrelsen skal mindst én gang om året følge op på målene for kvaliteten af hjælpen og de fastlagte kvalitetskrav til leverandørerne. 8 Da Handicap og Socialpsykiatrienheden på nuværende tidspunkt, ikke har et fastlagt serviceniveau for Servicelovens paragraffer, der ud fra en faglig vurdering kan bestemme ydelsens indhold og omfang, kan der i visitationen være differentieringer i forhold til hvad borgeren får. Der kan derfor på baggrund af dette opstå forskelle i det serviceniveau, borgerne modtager. SL har ud fra indeværende viden omkring Nyborg Kommune forespurgt til oplevelserne og erfaringerne herom. Nyborg Kommune oplever, at det har været positivt og udbytterigt at få et serviceniveau fastsat på området. 8. Kvalitetsstandarder på ældreområdet - en redskabkasse til arbejdet. 13

Gruppelederen for Handicap og Psykiatriafdelingens oplevelse er, at sagsbehandlerne har lettere ved at styre bevillingerne overfor borgeren, og der er en langt bedre forståelse, når borgeren oplyses om, at der er et serviceniveau. Det er positivt i forhold til styring af økonomien og tilgangen til borgeren med de fastsatte rammer. Endvidere oplever gruppelederen, at udførerenhederne har genvundet deres faglige stolthed i det mere strukturerede arbejde med borgeren, idet udførerenhederne i kraft af det fastsatte serviceniveau ligeledes har nogle rammer at arbejde udfra. Det er derfor nemt, da der på forhånd er sat retningslinjer for, hvordan der tages hånd om borgeren, når denne visiteres til den pågældende ydelse. I forhold til serviceniveauet er det stadig et individuelt skøn med afsæt i den enkelte borger, og der er fortsat mulighed for at gå ud over det fastsatte serviceniveau, hvis dette skønnes nødvendigt og i stedet for en anbringelse. 4.4 Opfølgning af ydelser Sagsbehandlerne beretter om flere faktorer, der skaber udfordringer i deres dagligdag. Det drejer sig blandt andet om handleplanerne, som sagsbehandlerne udarbejder på borgeren. Sagsbehandlerne informerer om, at der er en tidsudfordring i forhold til at udarbejde og lave opfølgning på handleplaner. Handleplanen er borgerens plan for målet med indsatsen, afstemt efter borgerens forudsætninger. Det er dermed en fælles plan for borgeren og kommunen. Iflg. Lov om Social Service 141 fremgår følgende om handleplaner: 141. Når der ydes hjælp til personer under 65 år, efter afsnit V, skal kommunal-bestyrelsen som led i indsatsen skønne, om det er hensigtsmæssigt at tilbyde at udarbejde en handleplan for indsatsen, jf. dog stk. 2. Ved denne vurdering skal der tages hensyn til borgerens ønske om en handleplan samt karakteren og omfanget af indsatsen. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen skal tilbyde at udarbejde en handleplan, når hjælpen ydes til: 1).personer med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller 2) personer med alvorlige sociale problemer, der ikke eller kun med betydelig støttekan opholde sig i egen bolig, eller som i øvrigt har behov for betydelig støtte for at forbedre de personlige udviklingsmuligheder. Stk. 3. Handleplanen skal angive: 1) formålet med indsatsen, 2) hvilken indsats der er nødvendig for at opnå formålet, 3) den forventede varighed af indsatsen og 4) andre særlige forhold vedrørende boform, beskæftigelse, personlig hjælp, behandling, hjælpemidler m.v. Stk. 4. Handleplanen bør udarbejdes ud fra borgerens forudsætninger og så vidt muligt i samarbejde med denne. Det er sagsbehandlernes ansvar, at der udarbejdes en handleplan som sikrer en målrettet indsats, der beskriver og synliggør formål, indsats, status, aftaler og øger retssikkerheden for borgeren, og som samtidig lever op til Servicelovens- og Retssikkerhedslovens bestemmelser. Handleplanen er den plan, der udarbejdes til det enkelte tilbud og som beskriver, hvordan borgeren og tilbuddet samarbejder om at realisere målene i handleplanen. Det enkelte tilbud har ansvaret for, at der minimum en gang årligt gennemføres en evaluering af handleplansarbejdet. Derudover skal sagsbehandlerne også sikre opfølgning af handleplanen hvert år, eller i tilfælde hvor der ikke længere er overensstemmelser mellem mål og midler i planen. 14

Nedenstående figur angiver virkningen af en effektfuld sagsbehandling, hvor der er fokus på opfølgning: Handleplanen er et uundværlig styringsredskab og brugt rigtigt kan disse fungere som: 9 Et koordineringsredskab der tydeliggør indsatsen for borgeren. En samarbejdsaftale der klarlægger borgerens væsentligste mål i det kommende år, og hvordan de skal gennemføres og evalueres. Et kvalitetsdokument der klarlægger det grundlæggende serviceniveau, som borgeren kan forvente fra systemet. Et myndighedsdokument der fortæller borgeren, hvad kommunen har bevilget af hjælp og hvorfor. Sagsbehandlerne i Handicap- og Socialpsykiatrienheden oplyser, at de ikke altid udarbejder handleplaner på borgeren, og der er mindre fokus på den lovgivningsmæssige opfølgning af handleplanerne, såfremt disse ikke er udarbejdet, og dette skaber en sårbarhed i forhold til styring af foranstaltningerne. Men idet Servicelovens 141 ikke er en skal paragraf, kan borgeren fravælge handleplanen. Der opstår på baggrund af dette en uensartethed i sagerne, da det i dag kun er i sager vedrørende SEL 107 og 108 der udarbejdes handleplaner. 9. Rambøll 2001: Sådan arbejder du med individuelle handleplaner en håndbog 15

I interviewet omtaler sagbehandlerne en lang række sager, hvori der ikke er lavet opfølgning.sagsbehandlerne ser dette som værende for tidskrævende, og der har hidtil ikke været ressourcer til at lave opfølgning på sagerne, da sagsbehandlerne i forvejen er overbebyrdede. En opfølgning på sagerne vil være gavnlig, da borgere som ikke længere har behov for en ydelse, kan få deres sag passiveret til gavn for både borgeren og kommunens økonomi. I de sager, hvor der ikke er handleplaner, kan det forekomme at leverandørerne inden foranstaltningens opstart skal foretage en afklaring af borgeren, for at få indsigt i borgerens behov og kunnen. Dette indebærer, at udførerne bruger en del ressourcer på at udarbejde helt nye beskrivelser på borgeren. 4.5 Arbejdsgange - Work Flow I fokusgruppeinterviewet med sagsbehandlerne fra Handicap og Socialpsykiatrienheden blev der bl.a. fokuseret på, at få arbejdsgangene identificeret for at kunne lave detaljerede Work Flows, da disse skulle være med til at kortlægge medarbejdernes daglige drift med henblik på at vurdere, om en optimering af sagsbehandlingen er mulig. Udarbejdelsen af Work Flows var endvidere tænkt til at identificere de forskellige faser og trin, medarbejderne arbejder ud fra. Ved at udarbejde Work Flows kortlægges arbejdsprocesserne og hvordan de udarter sig i de forskellige faser. Dette er med til at give både ledere og medarbejdere indsigt i den daglige drift, og det kan samtidig være medvirkende til at ensarte arbejdsgangene, da kortlægningen vil påvise de forskellige tilgange, der er i dag. SL er blevet bekendt med en række tendenser, som ikke er gennemgående blandt sagsbehandlerne. Dette detaljeres i kortlægningen, hvor differentieringen fremgår. De udarbejdede Work Flows illustrerer arbejdsfaserne for henholdsvis SEL 103, 104, 107 og 108. De fremstillede Work Flows kan ses i bilag 4. Work Flowet har en umiddelbar brist i forhold til hvornår i processen og i hvilke paragrafområder, der skal udarbejdes en 141 handleplan. Som Work Flowet viser, gøres dette på nuværende tidspunkt med forskellige tilgange, mens det i nogle tilfælde slet ikke gøres. Der ses derfor, som tidligere beskrevet, mindre fokus på opfølgningsdelen, da dette foregår ad hoc. Overordnet beskriver sagsbehandlerne arbejdsgangene som ovenfor skitseret. Kortlægningen bærer præg af en relativt ens arbejdstilgang blandt dem alle. Sagbehandlerne er samtidig opmærksomme på de forskellige metoder og er pt. i gang med at udarbejde kvalitetsstandarder på flere områder. Herunder er det for sagsbehandlerne udarbejdelsen af arbejdsgange omkring opfølgning i et sagsforløb, der er væsentligt, og som er med til at give afdelingen et ensartet ansigt indadtil såvel som udadtil. På nuværende tidspunkt vurderer sagsbehandlerne selv, hvorledes sagsbehandlingsprocessen skal udarte sig. Igennem gruppeinterviewet blev formuleringen nogle gange brugt til at beskrive og forklare systematikken, som medarbejderne anvender. 16

De udarbejdede Work Flows er brugbare men en nærmere finpudsning af arbejdsgangene ville være gavnlig, da en skarp fordeling af faserne og en struktureret tilgang til arbejdsopgaverne er mest udbytterig. Se bilag 5 for skitse over systematisk sagsbehandling. Den manglende opfølgning kan medføre, at foranstaltningerne kan komme til at fortsætte uden et egentligt behov. Det er derfor vigtigt, at den lovgivningsmæssige opfølgning bliver overholdt. Under interviewet blev sagsbehandlerne spurgt til tidsperspektivet omkring sagsbehandlingsprocessen. Se generisk tidslinje nederst i bilag 4. Den umiddelbare vurdering er, at når en sag starter op, bruger sagsbehandlerne ca. 2-3 mdr. på at behandle sagen i den primære del. Dette foregår i faserne et til seks. Derefter er det videre til fase syv til ni, som er indstillingsfasen. Denne fase varer ca. 2-3 uger, afhængig af hvor hurtigt sagen bliver vurderet af Centerchefen. Efter indstillingen er godkendt kan det fra sag til sag variere, hvor hurtigt borgeren kan starte op i forhold til den foranstaltede ydelse. Såfremt der er ventelister, kan der gå op til flere år på ventelisten. Der er typisk ventelister på 107 og 108 tilbud. Hvis der derimod er en ledig plads, kan borgeren starte op med det samme. Denne arbejdsgang foregår i fase ti. Sagsbehandlerne udtrykker under fokusgruppeinterviewet et ønske om at være en aktiv del af indstillingsfasen for at kunne give Centerchefen et mere nuanceret billede af sagen/borgeren. SL anser en dialogbaseret tilgang i forlængelse af indstillingen som værende udbytterig. På denne måde bliver sagsbehandlerne involveret i hele sagsbehandlingsprocessen. Dette kunne blandt andet imødekommes ved at oprette et visitationsfora/møde, hvor sagerne kunne drøftes. Det kunne blandt andet være sagsbehandleren, der har ansvaret for at indkalde til mødet. Deltagere i mødet er de fagfolk, der er omkring borgeren. Alle relevante samarbejdspartnere i en sag bør indkaldes, såfremt det er muligt. Formål med mødet er: at afklare om borgeren ligger indenfor målgruppen. at sikre borgeren det rette tilbud fra starten. Med baggrund i sagens akter drøftes eventuelle spørgsmål og borgerens aktuelle ressourcer og vanskeligheder, som samarbejdsparterne ser det. Formålet og aftaler omkring borgeren formuleres klart. Efter foranstaltningsopstart er næste trin i sagsbehandlingsprocessen opfølgningsdelen. Sagsbehandlerne beretter, at de ikke systematisk arbejder med handleplaner og opfølgning. En opfølgning laves oftest 1 år efter borgeren er placeret i et tilbud. 17

4.6 Sagsgennemgang SL har i alt udtaget 20 sager til sagsgennemgang. 12 af sagerne er sager, som Fredensborg Kommune har haft handleforpligtigelsen på før d. 1. januar 2011. Disse benævnes herefter som eksisterende sager. De resterende sager er sager, som Fredensborg Kommune har hjemtaget d. 1. januar 2011. Disse benævnes herefter som nye sager. Alle sagerne er udvalgt med henblik på at få følgende kriterier opfyldt: At de indeholder både et botilbud og et beskæftigelsestilbud eller aktivitets- og samværstilbud At de er udgiftstunge At de fordeler sig jævnt imellem afdelingens 3 sagsbehandlere. De 12 eksisterende sager er blevet gennemgået i forhold til nedenstående kategorier: 10 Henvendelse Sagsoplysning Vurdering Afgørelse Opfølgning Derudover er der i disse 12 sager, såfremt det er muligt, blevet lavet en vurdering af hvordan Fredensborg Kommunes kvalitetsstandarder følges i praksis og hvilke eventuelle nye udgiftsreducerende handlemuligheder, der er i sagerne. De otte nye sager er blevet gennemgået med henblik på en afklaring af, om Fredensborg Kommuner er retslig handlekommune, og hvad der ville være formålstjenligt for Fredensborg Kommune at fokusere på i forbindelse med en revisitation. Selve sagsgennemgangen er placeret i bilag 6 for de eksisterende sagers vedkommende og for de nye sagers vedkommende i bilag 7. Der er ligeledes udarbejdet et overbliksskema over alle sagerne. Dette kan ses i bilag 8. Sagerne og sagsbehandlerne er i rapporten blevet anonymiseret via nummering. SL har i den forbindelse udarbejdet en særskilt sagsliste, som gør det muligt for Fredensborg Kommune at identificere sagerne efterfølgende. Nedenfor ses en gennemgang af hvilke generelle tendenser SL har kunnet udlede af sagsgennemgangen. Denne gennemgang følger samme struktur og opdeling af sagerne som ovenfor beskrevet. Den 11. april 2011 bliver SL i samarbejde med Fredensborg Kommune opmærksomme på, at trods de forventede og bestilte formalia i forhold til systemadgang, er dette ikke blevet imødekommet. SL har på baggrund af dette ikke haft fuld adgang til Acadre, og der kan derfor være dokumenter, der af den grund ikke er medtaget i sagsgennemgangen og vurderingen herom. Såfremt der foreligger store mængder af dokumenter, der kan være medvirkende til at belyse sagerne mere nøjagtig, kan disse på et senere tidspunkt indgå i gennemgangen. I kraft af det manglende systemindblik kan der i nogle af sagerne være tale om fejlfulde vurderinger. 10. Kategorierne er hentet fra den generiske model for sagsgange på voksenhandicapområdet i Deloitte forprojekt vedr. digitalisering af handicap- og udsatte voksenområdet. 18

4.6.1 Sagsgennemgang eksisterende sager SL har gennemgået de udvalgte sager på baggrund af ovenstående kriterier. Overordnet set er der udviklingspotentiale i håndtering af sagerne, da der på nogle markante områder ikke arbejdes hensigtsmæssigt. Der er i afdelingen ikke udarbejdet fælles forretningsgange for, hvordan der tages hånd om en sag fra start til slut, og dette medvirker til at skabe en disparat tilgang til sagerne. Generelt i sagsbehandlingen ses der mindre fokus på de skriftlige aktiver i sagerne. Dette i form af manglende info i forhold til henvendelse, generel sagsoplysning, skriftlige, velargumenterede og fagligt funderede vurderinger, samt skriftlige, velargumenterede og fagligt funderede afgørelser. Der ses også mindre fokus på udarbejdelse af handleplaner og opfølgning af disse. Overordnet set fremgår det ikke i sagerne, hvordan kontakten/henvendelsen er forekommet. Såfremt det fremgår, består det oftest af et kort journalnotat, mail eller brev, der passivt fremstiller sagens karakter. Informationer vedrørende borgerens funktionsnedsættelse og ressourcer, samt indhentning af relevante oplysninger fra interessante instanser, der er vigtige i forbindelse med sagsbehandlingen, er ligeledes ukomplet. Dette er dog ikke nødvendigvis ensbetydende med, at disse ikke bliver indhentet eller behandlet, men det afspejles ikke i det elektroniske sagssystem. Dette gør sig også gældende for vurderinger og afgørelser i sagerne. På nuværende tidspunkt arbejdes der ikke kvalificeret med at fremstille disse essentielle dokumenter. De foreliggende vurderinger og afgørelser er ikke indsigtsgivende, og der er ingen faglige begrundelser for, hvorfor den pågældende borger netop har behov for den valgte ydelse. Denne tilgang stemmer ikke overens med den oplyste arbejdsgang i forhold til, at sagsbehandlerne skal udarbejde skriflige indstillinger for sager over 100.000 kr. til Centerchefen. Der var ikke indstillinger i de gennemgåede sager, som alle udgiftsmæssigt er over denne beløbsgrænse. Derudover arbejdes der ikke effektivt med handleplaner og opfølgning af disse, og dette kan medvirke til, at nogle sager kører uden et egentligt behov. Som nævnt er handleplanen et værdifuldt redskab til at skabe overblik, og holde styr på foranstaltningen og økonomien herom. Som tidligere skrevet er der i Handicap og Socialpsykiatri enheden udarbejdet kvalitetsstandarder på områderne SEL 103, 104, 107 og 108. SL bemærker via sagsgennemgangen, at disse ikke er implementeret i det daglige arbejde og bliver derfor ikke anvendt af sagsbehandlerne i forhold til behandling af sagerne. Ydermere meddeler sagsbehandlerne til fokusgruppeinterviewet, at kvalitetsstandarderne ikke anvendes i forbindelse med sagsbehandlingen. Af andre punkter, som ligeledes er vigtige at fremhæve, er manglende overskrifter og dateringer af dokumenterne, som er med til at give overblik i en sag. Vigtige dokumenter såsom afgørelser, handleplaner, vurderinger, partshøringer mv. skal adresseres klart og tydeligt i en sag. Ovenstående udfordringer skaber en sårbarhed i forhold til det omfang, sagerne skal være oplysende og informationsgivende, da disse generelt ikke er oplyst tilstrækkeligt. Som ny medarbejder, leder eller ved overtagelse af sager ved eventuelt sygdom mv., kan de manglende oplysninger skabe problemer, da de foreliggende sagsakter ikke giver sufficient indsigt i sagen, borgeren og dertilhørende informationer. 19

Såfremt der ikke er styr på ovenstående områder, kan forvaltningen komme i klemme med lovgivningen. Forudsat disse ting ikke udbedres, kan det som led i en afgørelse af en sag tilsidesætte væsentlige sagsbehandlingsregler, og medføre at afgørelsen bliver ugyldig. I forbindelse med sagsgennemgangen har SL kigget nærmere på mulighederne for nye handlemuligheder for de 12 udvalgte sager. Disse er uddybet under hver sag i bilag 6. 4.6.2 Sagsgennemgang nye sager SL har ligeledes gennemgået de udvalgte nye sager med afsæt i de tidligere beskrevne kriterier. I de nye sager har fokus været, at revisitere sagerne med henblik på billigere og alternative tilbud. Idet sagerne er behandlet i andre kommuner, er der ikke taget højde for de sagsbehandlingsmæssige aspekter. Sagerne er vurderet udfra et socialfagligt perspektiv og ved en gennemgang af de eksisterende journaler, relevant materiale i form af eksempelvis statusbeskrivelser, handleplaner eller andre skrivelser fra tidligere handlekommuner. I forhold til at revisitere sagerne er det vigtigt, at der foreligger en række relevante oplysninger, som kan give indblik i borgerens behov og funktionsevne. Dette har umiddelbart ikke været muligt i alle sager, da nogle af dem ikke har været oplyst tilstrækkeligt. For de sager, hvor det har været muligt, er der stillet forslag om revisitering - se notater herom i de enkelte sager i bilag 7. Udfra en gennemgang af bopælhistorik på de 8 nye sager fandt SL én sag som bør undersøges nærmere i forhold til problematikken omkring retslig handlekommune og mellemkommunal refusion. Se notat herom i bilag 7. 4.7 Revisitering Tanken med sagsgennemgangen i undersøgelsen havde blandt andet til formål at vurdere, om borgerne var visiteret til rette niveau i forhold til deres behov. Dette skulle samtidig også give konkrete bud på, om nogle borgere var nødt til at visiteres anderledes. I kraft af revisitering og nye handlemuligheder for de 20 gennemgåede sager, er der en række udfordringer. For det første er visse af de af SL gennemgåede sager ikke fuldt ud belyst via det skriftlige materiale. Det er vigtigt i den enkelte sag, at der eventuelt foreligger en funktionsevnevurdering, som er af en kvalitet, der muliggør en vurdering til brug for revisitation. Herudover skal handleplan og andet relevant og opdateret materiale foreligge. Dette kan for eksempel være pædagogiske handleplaner, statusbeskrivelser, lægelige dokumenter mv. Vurderingen af hver enkelt borgers behov og deraf følgende udgiftsniveau er derfor udtryk for den bedst mulige faglige bedømmelse ud fra det foreliggende materiale. 20

I 11 sager har det ikke været muligt at vurdere sagerne på et forsvarligt niveau på baggrund af manglende sagsdokumenter. Af andre udfordringer der kan være i kraft af revisitering, er et ændret serviceniveau for borgerne, da der i øget omfang bliver fokuseret på mulighederne for at erstatte tilbud udenfor Fredensborg Kommune med egne eller billigere og alternative tilbud, såfremt det er muligt. Revisitationen af sagerne er en kommunal myndighedsopgave som ikke kan overdrages til andre aktører. Erfaringen viser imidlertid, at kombinationen af en ekstern vurdering af sagerne og en efterfølgende revisitation er meget velegnet til at kvalitetssikre såvel service som udgiftsniveauet på udgiftstunge sagsområder. Derefter er det en myndighedsopgave at træffe de formelle beslutninger i forlængelse af sagsgennemgangen, herunder iværksættelse af ændringer, som der efter en konkret og individuel vurdering måtte være peget på. Hvis for eksempel borgeren vurderes at være visiteret til et tilbud, der er mere omfattende end borgerens aktuelle behov tilsiger, tages der skridt til at tilbyde et alternativt tilbud eller foretage tilpasning af det eksisterende tilbud. SL er opmærksom på, at der er forbundet en række udfordringer i forbindelse med revisitationer generelt. En udfordring kan være at få borgerne flyttet til et nyt tilbud. Dette drejer sig specielt om borgere, der har boet samme sted i mange år. For at overbevise disse borgere vil det kræve en stor indsat og motivationsarbejde med borgeren og de pårørende. Dette er noget, som sagsbehandlerne skal have fokus på og målrettet arbejde henimod. Ligeledes skal det nye tilbud leve op til de behov, borgeren har, idet sagsbehandleren skal kunne argumentere for, hvorfor det kan være fordelagtigt at tage imod et nyt tilbud, og at det er en relevant indsats. Såfremt Fredensborg Kommune vælger at fastsætte et operationelt serviceniveau, er det muligt at forestå en konkret vurdering i alle sager, hvor der kan foretages beregninger af konsekvenserne ved en revisitation i forhold til de besluttede serviceniveauer på ydelserne. Det betyder konkret, at Fredensborg Kommune vil få indsigt i pris på igangværende sager, pris ved en revisitation og herunder besparelsespotentialet. 21

4.8 Vurdering Generelt set er der behov for en revurdering af den valgte organisering, da den nuværende sammensætning af BUM-modellen ikke fungerer optimalt. De overordnede rammer er på nuværende tidspunkt ikke gennemtrængende i organisationen. SL vurderer et behov for en ledelsesmæssig beslutning om, hvorvidt der skal arbejdes efter en BUM konstellation, eller om der skal arbejdes efter helt nye principper. SL har set nærmere på ressourcerne i forbindelse med sagsantallet fordelt imellem de tre sagsbehandlere i afdelingen. SL's umiddelbare vurdering er, at sagerne fordeler sig jævnt blandt sagsbehandlerne. Dog bemærkes det store sags- og ydelsesantal som sagsbehandlerne har oparbejdet. SL har i forbindelse med interviewene, og ved diverse møder efterspurgt en kompetenceplan. Handicap og Psykiatrienheden har ikke en nedskrevet kompetenceplan, der angiver kompetenceforholdene for sagsbehandlerne i afdelingen på paragraf niveau. Dog redegør leder af Handicap og Socialpsykiatrienheden og sagsbehandlere for en række overordnede kompetenceforhold, som der arbejdes udfra i det daglige arbejde. Disse er imidlertid ikke implementeret tilstrækkeligt, da der er uoverensstemmelser i forhold til beløbsgrænserne. Dette bliver SL bekendt med under i fokusgruppeinterviewet med sagsbehandlerne og lederen af Handicap og Socialpsykiatrienheden. SL anser kompetenceplanen som et vigtig styringsredskab. SL vurderer, at de udarbejdede arbejdsbeskrivelser er gavnlige for sagsbehandlernes daglige arbejde, da disse indeholder gode beskrivelser af hvordan der skal tages hånd om en sag i de forskellige faser i sagsbehandlingsprocessen. Den valgte metodik vil endvidere være med til at give afdelingen en ensartet arbejdsgang, idet der aktuelt ikke foreligger ensartede forretningsgange for sagsbehandlerne. SL anerkender det igangværende arbejde med at udarbejde kvalitetsstandarder og vurderer dette som værende et meget væsentligt redskab fremadrettet. Det er afgørende for kvaliteten af disse, at de angiver en præcis målgruppekategorisering og angivelse af serviceniveau og har økonomisk fokus på foranstaltningerne. Udarbejdelse af kvalitetsstandarder, vurderer SL, vil på sigt styrke mulighederne for økonomistyring. Der foreligger ikke en egentlig tidsplan for udarbejdelsen og færdiggørelsen af kvalitetsstandarderne, hvilket efter SL s vurdering ville være hensigtsmæssigt. SL vurderer, at den manglende regelmæssighed omkring udarbejdelse af handleplaner er uhensigtsmæssig. De manglende handleplaner medfører unødvendigt merarbejde for levenrandørene, og fratager desuden Handicap og Socialpsykiatrienheden muligheden for at fastholde serviceniveauet, og at fastlægge mål for indsatsen med henblik på myndighedens mulighed for opfølgning i forhold til leverandørniveauet. Handleplanen skal ses som et vigtigt sagsbehandlingsredskab, der skal anvendes i alle henseender. Brugt korrekt kan handleplanen være medvirkende til at økonomi- og effektstyre de foranstaltede ydelser. Såfremt dette anvendes kan det på sigt indebære en styrket myndighedsfunktion, styrket visitation, bedre leverandør- og økonomistyring. De udarbejdede Work Flows har givet SL indsigt i sagsbehandlernes forskellige arbejdsfaser. Umiddelbart er arbejdsgangene relativt ens, men der er en række arbejdsrutiner, der ikke er ensrettede. Dette opstår flere steder og der kan med fordel rettes fokus på 22