Notat Emne Til Kopi til Statusnotat for rengøring i med særligt fokus på udbud af rengøring udvalget Nis Schultz Den 4. februar 2010 Århus Kommune I er rengøring af skoler, dagtilbud, specialtilbud og FU tilbud m.v. en decentralt forankret opgave. I, Bygninger er ansat 2 rengøringskonsulenter til at understøtte rengøringsydelsen. Det specificerede budget til rengøring i i 2010 på det decentrale niveau er 164 mio. kr. fordelt med 111 mio. kr. til skoler og FU området og 53 mio. kr. til dagtilbud og dagplejen. Bygninger Grøndalsvej 2 Postboks 4069 8260 Viby J Det decentrale niveau tildeles rengøringsbudget på baggrund af et fælles kvalitetsniveau, som tager højde for de forskelle i behov der følger af de forskellige brugere af bygningerne. Politisk grundlag I forbindelse med Budget 2007 blev en rengøringsbesparelse vedtaget. I den forbindelse blev rengøringskvaliteten harmoniseret og korrigeret i overensstemmelse med det vedtagne budgetniveau. Samtidig blev forskellige organiseringsforsøg på skoleområdet afprøvet. Sagsnummer: M5/2006/03901-024 Sagsbehandler: Jacob Hansen Beuschau Telefon: 8940 2000 Telefon direkte: 51576756 Telefax: 8940 3490 De særskilte forsøg på skoleområdet er efterfølgende blevet afløst af en harmoniseret ramme for decentral organisering af rengøringen sammen med udbudsprøvning af rengøring på 12 skoler, 24 klubber og 256 dagtilbudsafdelinger. Udførelse af rengøringsudbud Udbudsprøvningen blev gennemført henover 2008 09. Det samlede udbud blev udbudt i 141 basisdelaftaler og 13 kombinationsdelaftaler. Dermed er der tale om en gennemførelse af 141 selvstændige udbud gennemført samtidigt og indenfor nogle fælles rammer. Samtidig var der med de 13 kombinationsdelaftaler en overbygning på de selvstændige udbud, hvor tilbudsgivere, ved at give en samlet rabat kunne byde samlet på alle basisdelaftaler i et område. Side 1 af 5
En basisdelaftale bestod af en skole for sig, et dagtilbud for sig eller et FU tilbud for sig. Dog kunne et dagtilbud eller et FU tilbud være delt i 2 basisdelaftaler, hvis der i de enkelte FU og dagtilbudsafdelinger var en kombination af eget rengøringspersonale og brug af private rengøringsleverandører. Denne opdeling var lavet -dels af hensyn til muligheden for at give eget bud på de delaftaler, hvor der var eget personale tilknyttet opgaven, -dels for at sikre, at såvel mindre som større rengøringsfirmaer havde mulighed for at byde på opgaverne, og endelig af hensyn til leveringssikkerheden ved at kunne sprede opgaven på flere leverandører samt for at respektere det decentrale budgetansvar. Udbudsformen var begrænset udbud, hvilket betød at tilbudsgiverne skulle prækvalificeres. 13 rengøringsfirmaer ansøgte om prækvalifikation og 10 blev prækvalificerede. Se bilag for oversigt over prækvalificerede firmaer. Tildelingskriteriet var økonomisk mest fordelagtigt bud, hvilket betød at pris og kvalitet blev vægtet overfor hinanden i et 60:40 forhold i vurderingen af hvilket bud der skulle vinde. Ud af de 141 basisdelaftaler blev 140 delaftaler vundet af en privat leverandør, og udbud af én delaftale blev teknisk annulleret idet eget bud var økonomisk mest fordelagtigt. Ud af de 140 basisdelaftaler der gik til en privat leverandør blev 96 vundet i en kombinationsdelaftale. I 10 af 13 områder er det således den samme private leverandør der gør rent i alle udbudte decentrale enheder. Den samlede rengøringsopgave er fordelt på 6 leverandører. Men der er indgået 140 separate kontrakter om rengøringen. Se bilag for oversigt over tilbudsgivere der fik tildelt delaftalekontrakter. De udbudte decentrale enheders samlede tildelte rengøringsbudget i 2009 udgjorde 59 mio. kr. Det samlede basisvederlag for de 140 delaftaler udgjorde 48 mio. kr. På skoleområdet var der således en difference mellem decentralt budget og basisvederlag på 8,5 mio. kr., på dagtilbudsområdet en difference på 2 mio. kr., og på FU området en difference på 0,5 mio. kr. Især på skoleområdet er der udover basisvederlaget typisk udgifter til ekstraydelser til specialrengøring. Udbudsresultatet betød at 127 kommunalt ansatte rengøringsassistenter i henhold til Udviklingspolitikken skulle vælge om de ville virksomhedsoverdrages, omplaceres i Århus Kommune eller modtage andet Side 2 af 5
tilbud i overensstemmelse med Udviklingspolitikken. 34 valgte virksomhedsoverdragelse. Udførelse af udbudsprøvet rengøring Den 1. august 2009 overtog de private leverandører rengøringsopgaven indenfor de delaftaler, hvor opgaven hidtil ikke havde været løst af kommunalt ansat rengøringspersonale. 1. oktober 2009 overtog de private leverandører rengøringsopgaven i de resterende delaftaler, hvor rengøringsopgaven frem til dette tidspunkt blev løst af kommunalt ansat rengøringspersonale. Det differentierede opstartstidspunkt var valgt af hensyn til at sikre overgang for de af de kommunale rengøringsassistenter som ikke valgte virksomhedsoverdragelse inden kontraktstart. Det er en del af kontraktgrundlaget at den private leverandør månedligt udarbejder egenkontrol af den leverede rengøringskvalitet. Denne månedlige kvalitetskontrol drøftes med den decentrale leder, hvilket giver mulighed for en dialog om den leverede kvalitet. Kontrakten stiller ligeledes krav om udbedring af svigt og mangler og giver mulighed for økonomisk kompensation. Hvis der er tale om gentagne svigt eller grov svigt betegnes det på bestemte vilkår som misligholdelse af kontrakten, og hvis kontrakten misligholdes 2 gange indenfor 6 måneder, er der tale om væsentlig misligholdelse, hvorefter ordregiver kan ophæve kontrakten. Ud af de 6 valgte leverandører har 3 erfaringer med rengøring i Århus Kommunes dagtilbud, 4 har erfaring med rengøring i FU tilbud, mens ingen har erfaring med rengøring på de århusianske skoler. På nuværende tidspunkt kan der erfares en sammenhæng mellem leverandørens erfaringer og de udfordringer der har været med opstarten af rengøring. Den største leverandør har hverken erfaring med skoler eller dagtilbud. Det kan være en væsentlig forklaring på, at en væsentlig del af opstartsvanskelighederne har koncentreret sig om kontrakter med denne leverandør. Alle leverandører er forpligtet til månedligt at lave egenkontrol af deres leverede rengøringskvalitet. Egenkontrollen aftales med ordregivers decentrale leder. En leder i dagtilbud, FU tilbud eller på skolen skal således tildele rengøringen en karakter. Når denne karakter omsættes på en skala fra 1-5, hvor 5 er meget tilfreds og 1 er meget Side 3 af 5
utilfreds fordeler gennemsnittet sig per leverandør fra 4 til 3,6. Hvor den største leverandør har det laveste karaktergennemsnit. De udfordringer der har været vedrører generelt, at det fastsatte rengøringsprogram ikke leveres fuldstændigt. Der mangler arbejdsplaner og tegningsmateriale. Kommunikation mellem leverandør og modtager er til tider mangelfuld, og der er eksempler på, at leverandørens frontpersonale ikke er bekendt med hvilke ydelser der er omfattet af kontraktens obligatoriske del, og dermed har kategoriseret obligatoriske ydelser som tilkøbsydelser. Leverandørs kontaktperson på skolerne er ikke tilgængelig på det obligatorisk niveau, og opfølgning på svigt og mangler har ikke været tilfredsstillende. De oplevede udfordringer kan i et vist omfang tilskrives opstartsvanskeligheder, som også skal i ses sammenhæng med at ingen af skolerne og en række dagtilbud ikke tidligere har haft ekstern rengøringsleverandør. I et vist omfang kan vanskelighederne tilskrives den løbende afklaring af den interne organisation, herunder rekruttering og oplæring af nye rengøringsassistenter, som særligt den største leverandør har været igennem i opstartsfasen., Bygninger har fulgt opstartsfasen tæt. Rengøringskonsulenterne har i hele opstartsfasen været til rådighed for decentrale enheder der har efterspurgt rådgivning og bistand til dialogen med deres leverandører. Der har i opstartsfasen hyppigt været henvendelser, som er blevet håndteret enten ved telefonisk rådgivning og bistand, deltagelse i møder med den decentrale leder og dennes leverandør, besigtigelse af kvalitetsniveau eller direkte kontakt mellem rengøringskonsulent og leverandør. I disse bilaterale kontakter gennemgås leverandørens egenkontrol og der stilles krav til opfølgning på svigt og mangler, samt tilpasning af praksis i overensstemmelse med kontraktens krav. Samtidig giver det også anledning til at rette fejl og mangler bl.a. i forhold til rengøringsmetode, midler, egenkontrol og samarbejde. Dermed understøtter rengøringskonsulenterne også de eksterne leverandørers udførelse af rengøringsopgaven. Udover den bilaterale kontakt deltager, Bygninger i et kvartalsvist mødeforløb med den største leverandør, hvor der hidtil har været holdt 3 møder på ledelsesniveau og 3 møder på teknisk niveau. Herudover har der været afholdt et statusmøde på teknisk niveau med de 5 øvrige leverandører. Side 4 af 5
De forskellige dialogformer har været medvirkende til at løfte samarbejdet, og har skærpet leverandørernes fokus på at levere den obligatoriske kvalitet på korrekte vilkår, ligesom det har medført interne ændringer hos særligt den største leverandør. Udover det dialogbaserede samarbejde har, Bygninger sendt et formelt påkrav for misligholdelse af én konkret kontrakt. Det følger af beslutningen om udbudsprøvning, at der skal ske en evaluering. På baggrund af evaluering kan der tages stilling til den videre organisering af rengøring i. De nuværende kontrakter løber i 3 år, hvorefter de kan forlænges i 2 x 1 år. Rengøring med egne assistenter Hovedparten af skolerne har fortsat egne assistenter. I henhold til den harmoniserede organisering af rengøringen i skal den enkelte decentrale enhed med egne rengøringsassistenter udføre egenkontrol. 12 skoler har indsendt deres egenkontrolskemaer, hvilket efter ovennævnte skala giver dem et karaktergennemsnit på 4,1. Udover egenkontrollen gennemfører, Bygninger årligt en uvildig kvalitetskontrol af den leverede rengøring. Den første uvildige kvalitetskontrol igangsættes senere i indeværende år. På dagtilbudsområdet er alle afdelinger med eget personale gået over til rengøring efter microfibermetoden. Det nye udstyr er indkøbt efter den kommunale indkøbsordning. Mopper og midler har ikke kunnet leve op til de nødvendige kvalitetskrav. Derfor har, Bygningers rengøringskonsulenter haft flere møder med leverandøren og indkøbsafdelingen, hvilket har resulteret i, at leverandøren stiller nye mopper og midler til rådighed, hvorefter overgangen til microfibermetoden kan genstartes i foråret med ny oplæring af dagtilbudsassistenterne. Side 5 af 5