OS2dagsorden - release notes

OS2dagsorden - release notes Version 2.1 release notes maj 2015 Indholdsfortegnelse OS2dagsorden 2 Hvad er OS2dagsorden? 2 Alle fordelene 2 Teknologien 3 Dagsordensproduktionssystemer 3 Github (koden) 3 JIRA (samarbejde) 3 Introduktion til release maj 2015 3 Test 4 Hvem står bag releaset 4 Nyheder for slutbrugeren 4 Send til en ven 4 Mine indstillinger 5 Deling af talepapir 6 Nyheder for Dagsordenssamleren 7 Brugervenlige udvalgsoversigter 7 Brugerroller 7 Kontoindstillinger 8 "Budget" knappen 8 Nyheder for systemadministratorer 10 Versionering 10 Links til udvalg kan have forskellige farver 11 Forkortelse af udvalgsnavne 11 Administration 11 Ændringsønsker 12 Samlet oversigt over issues hånderet i releaset 13

OS2dagsorden OS2dagsorden er en skræddersyet løsning til papirløse møder, og erstatter bunker af papir til udvalgsmøder, bestyrelsesmøder og andre møder i kommuner og offentlige myndigheder. Hvad er OS2dagsorden? OS2dagsorden er en skræddersyet løsning til papirløse møder, og erstatter bunker af papir til udvalgsmøder, bestyrelsesmøder og andre møder i kommuner og offentlige myndigheder. OS2dagsorden er reel open source, platforms- og styresystemsuafhængigt og fungerer i alle nye browsere der understøtter HTML5. Dvs. at løsningen kan bruges på alle PC er og tablets blot der er internet. Alle fordelene Er intuitiv og nem at bruge Moderne look der er tilpasset tablets Intuitive indgange til møder Avanceret fritekstsøgning i alt indhold Digital understøttese af budgetlægning Talepapir til dagsordenspunkter Mulighed for at dele talepapirer Tag noter til dagsordenspunkter og bilag Send til en ven -funktion Halvårskalender med farver og mødelinks Avancerede rettighedslag Personlig opsætning af sin profil Kan anvendes både til politikere Kan anvendes i administrationen Mange konfigurationsmuligheder Automatisk vedligehold af brugere og rettigheder via Active Directory Udvidet administrator-funktionalitet Mindsker administrativt arbejde Frigør værdifuld tid i hverdagen

OS2dagsorden har ingen licensudgifter eller betaling for antallet af brugere. Så 4000 brugere koster det samme som 50 brugere om året nemlig 0 kr. I Syddjurs Kommune har samtlige 3500 politikere, ledere og medarbejdere adgang til politiske og organisatoriske dagsordner og referater i OS2dagsorden. Løsningen bruges til så forskellige fora som stående politiske udvalg, MED, ledermøder og interne visitationsudvalg. Teknologien OS2dagsorden er en selvstændig Drupal-løsning. Derudover anvendes OS2pdfconverter til at konvertere bilag til pdf og html. Dagsordensproduktionssystemer OS2dagsorden håndterer input fra Acadre MM, SBSYS, Ditmer Agenda Management og edoc. Github (koden) Koden til OS2dagsorden kan hentes på Github: https://github.com/os2dagsorden JIRA (samarbejde) Samarbejdet vedr. OS2dagsorden foregår på JIRA: https://os2web.atlassian.net/secure/rapidboard.jspa?rapidview=5&view=planning Introduktion til release maj 2015 Version: 2.1 Gittag: 7.x-2.1.0 Github: https://github.com/os2dagsorden/os2dagsorden-2.0.git OS2dagsorden er et niveau 2-projekt under OS2 Offentligt digitaliseringsfællesskab (www.os2.eu) hvilket betyder at der er styrede versioner af koden, Anvisninger på best practice for udrulning samt at det er muligt at indgå aftale med leverandører om support og evt. drift.

OS2dagsorden anvendes af de enkelte myndigheder under eget driftsansvar. Test Aftestning af OS2dagsorden har fået yderligere fokus i denne opdatering, da vi går fra en version 1 til en version 2. Når hovednummeret stiger er det tegn på grundlæggende forandringer i løsningen. I dette tilfælde for at ensarte med andre leverandørers tilretninger på OS2web, samt en grundlæggende optimering af importhastigheden. Hvem står bag releaset Dette release er et samarbejde mellem Ballerup Kommune, Ringsted Kommune og Syddjurs Kommune. Bellcom har stået for udviklingen. Nyheder for slutbrugeren Send til en ven Man kan nu anvende funktionaliteten Send dagsordenspunkt til en ven, der gør det muligt at sende punkter til eksterne der ikke er brugere af løsningen. Funktionaliteten tilgås med det lille icon med brevet og den grønne pil. Man bliver herefter spurgt om kontakt info og kan give en besked om hvorfor man sender punktet. (se næste side) Det er muligt for administrator at begrænse funktionaliteten så visse punkter ikke kan sendes til brugere der ikke er i OS2dagsorden.

Det kan også sættes per bruger, men alene af administratoren. Dette sættes på bruger profilen. At sende til en ven medsender også dagsordenspunktets bilag og andet der er tilknyttet punktet. Det er løsningens administrator der beslutter om funktionaliteten skal være aktiveret i løsningen. Mine indstillinger Der er kommet en del tilføjelser til brugerens egen side (Mine indstillinger). Her beskriver vi blot hvordan disse ændringer optræder overfor den almindelige bruger. Der er yderligere funktionalitet som træder i kraft for administrator. For den almindelige bruger ser kontoindstillingerne ud som nedenfor. Nedenfor er vist de felter man selv kunne redigere vedr. navn og organisation. I dette release er dette blevet forbedret med at brugeren selv kan styre hvad de vil se i kalenderen (hvis administrator giver dem lov9. Og det er desuden stadigt muligt selv at vælge hvilke udvalg man gerne vil følge. Løsningen er blevet forbedret så det er nemt at læse hvilke udvalg man følger samt tilmelde sig nye. Dette sker nu via drag and drop under Mine indstillinger.

Deling af talepapir Det er nu muligt at dele talepapirer med andre brugere. Det er en simpel udgave af denne funktion og vi regner med at den løbende bliver udviklet. Deling af talepapir skal være aktiveret af din administrator for at det er muligt at benytte.

Nyheder for Dagsordenssamleren Brugervenlige udvalgsoversigter Brugernes egne sider er blevet forbedret s det er nemmere og mere overskueligt at tildele roller for udvalg. Der kan bruges drag and drop af det enkelte udvalg over i den rolle som brugeren skal have for dette udvalg. Brugeren selv kan kun sætte følger men admin kan tildele alle roller. Medlem af: Følger: Følger+: Følger++: Fuld adgang til alt vedr. udvalget. Her kommer udvalget i ens oversigt og man kan modtage notificeringer om opdateringer hvis dette er aktiveret i løsningen og for udvalget. Bruges til brugere som ikke er medlem af udvalget men skal have adgang til at se lukkede punkter. Bruges til brugere som ikke er medlem af udvalget men skal have adgang til at se lukkede punkter samt personfølsomme punkter. Brugerroller Brugerrollerne er udvidet i dette release så man kan invitere personer udenfor kommunen ind i løsningen, og alene give dem adgang til at se de udvalg de er medlem af. Dette gøres på brugerens oversigt, der er udvidet som beskrevet nedenfor.

Som dagsordenssamler og brugeradministrator bør du have adgang til Administrator+, som kan ses ovenfor. Kontoindstillinger Dagsordenssamlerens eller Administrator+'s oversigt på en brugerside er kan mere end hos brugeren selv. Dette er lavet for at håndtere alle de undtagelser der kan opstå. "Budget" knappen Nogle OS2-kommuner opretter et ESDH-møde til at håndtere emner og dokumenter i forbindelse med den kommunale budgetlægningsproces. Herved bliver alle dokumenter og informationer tilgængelige for politikkere såvel som medarbejdere i kommunen der har adgang til OS2dagsorden. I nogle kommuner, eks. Syddjurs, er det alle 3200 medarbejdere.

Løsningen er tilrettet så det er nemt at synliggøre dette udvalg i højremenuen. Og linket i højremenuen vil altid vise den nyeste version af en dagsorden eller et refereat fra dette udvalg. En administrator kan hjælpe med at sætte udvalget op.

Nyheder for systemadministratorer Versionering Men det er nu muligt for alle at se hvilken version af OS2dagsorden der køres på, samt finde koden. Man får informationerne på den allerførste side, også selv om man ikke er logget ind. Mødeorganisering Man kan kategorisere møder som politiske eller organisatoriske, hvilket styres på selve udvalgsopsætningssiden. Som kan findes her: [domane]/admin/structure/taxonomy/os2web_meetings_tax_committee På brugerens egen side er det muligt at krydse af hvilken af de 2 typer der skal listes i ens oversigter. Eller begge. Der er blevet gjort en del for at synliggøre hvilke udvalg der importeres, om de er aktive og hvordan de er grupperet. Nedenfor kan et eksempel på denne oversigt ses.

Aktiv / Inaktiv Importer / Importer ikke Hvis et udvalg er sat til aktivt vises de i oversigterne over udvalg i løsningen. Er det Inaktivt vises det ikke i oversigter og bør så være grupperet med et andet udvalg for at møder fra dette udvalg kan findes. Her bestemmes det om der importeres noget på dette udvalg. Et udvalg der er Inaktiv og som ikke importeres findes alene i løsningen fordi det automatisk er importeret fra ESDH, men ikke skal bruges Links til udvalg kan have forskellige farver I denne version er det muligt at sætte udvalgsfarven direkte fra den side hvor man tilretter et udvalg. Forkortelse af udvalgsnavne Til brug i oversigterne i dagsordensløsningen er der ofte brug for en forkortet udgave af et udvalg. F.eks. til liste oversigterne på forsiden eller i halvårs kalenderen. På udvalget kan man derfor sætte et langt, mellem og kort navn på et udvalg Mødeimport Udvalgene kan i denne version importeres direkte fra mødestyringen hvis man er administrator. P.t. er der lavet automatisk udtræk og oprettelse for Acadre MM, hvor alle udvalg overføres. Importen er også blevet udvidet til at kunne håndtere importen og visningen af flere tillægsdagsordener, hvor det tidligere kun var muligt at have en. Under importen er det desuden nu muligt at benytte et meget simpelt filter for tegn man ønsker fjernet under import. Det kunne f.eks. være hvis der kommer tekst med i importen som har en titel i teksten som får en anden formatering end resten af teksten, eks. et H2 tag. Administration Brugeroversigten er blevet forbedret så det er nemmere at finde en bruger man skal rette, men f.eks. også at finde alle brugere der har fået tildelt Følger++. Dette kan bruges til hurtigt at lave masse-ændringer, eller til intern revision af hvem der har disse adgange.

Der er arbejdet meget med at gøre løsningen nemmere at konfigurere. Der er derfor mange nye konfigurationsmuligheder til selv at styre hvordan dagsordens løsningen er opsat og fungerer: [domane]/admin/config/os2dagsorden/settings Ændringsønsker Oplever du fejl, eller mangler, på OS2dagsorden kan du bidrage til forbedringen og den videre udvikling af løsningen ved at oprette en sag i det fælles projektstyringsværktøj JIRA. OS2 s JIRA kan findes på via dette link: https://os2web.atlassian.net/secure/rapidboard.jspa?rapidview=5&view=planning Man skal være en bruger i løsningen for at kunne lægge opgaver ind, men alle issues er offentligt tilgængelige. Vedlæg gerne dokumentation og beskrivelser i form af: Skærmbilleder URL (siden fejlen opstod på) En liste over trin, der gør at en oplevet fejl kan reproduceres

Samlet oversigt over issues hånderet i releaset DAGS-39 DAGS-50 DAGS-51 DAGS-53 DAGS-54 DAGS-70 DAGS-71 DAGS-74 DAGS-105 Admin: Muligheden for at have et langt navn, et kortere navn og en forkortelse på udvalg. Til brug i forskellige lister og oversigter. Admin: Funktionalitet til at gruppere møder som politiske eller organisatoriske. Admin: Mapning mellem udvalg i Acadre og os2dagsorden, i forbindelse med den automatiske oprettelse af fremtidige møder. Admin: Udvidelse af rettighedderne til at håndtere udvalgsmedlemmer, udvalgsmedlemmer med adgang til lukkede punkter eller personfølsomme punkter. Admin: Muligheden for at angive og vælge farverne på udvalgende direkte fra løsningen Admin: OS2dagsorden skal kunne hente en oversigt over planlagte møder fra Acadre MM Admin: Man skal kunne sætte en værdi på en bruger der gør at vedkommende kun kan se sit eget udvalg Send til en ven - inkl. dagsordenspunktets bilag Version2: Opdatering til version 2 af os2dagsorden DAGS-108 Konvertering af noter ved opgradering til os2dagsorden version 2. DAGS-109 Grundig gennemtestning af os2dagsorden version 2 DAGS-110 DAGS-111 DAGS-116 DAGS-134 DAGS-142 DAGS-149 DAGS-152 DAGS-155 DAGS-172 DAGS-173 DAGS-174 DAGS-175 DAGS-181 Skift af kilde vedr. planlagte møder fra SOFD til Acadre MM Brugervenlig oversigt og editering af Udvalg i os2d Konvertering af noter OS2dagsorden 2 - inden idriftsættelse Flere filtreringsmuligheder på i bruger oversigten så man nemmere kan finde medlemmer af udvalg, eller brugere med specielle rettighedder. Positivlisten" vedligeholdes på den enkelte Committee Export funktion til at eksportere alle møde Id'erne som backup Gennemgang og opdatering af Licensen og readme filerne i koden. på https://github.com/os2dagsorden Automatisk oprettelse af møder fra Acadre MM Udvikling af grafisk gengivelse af udvalgs listerne. Versionsnummer (alle cifre) og Git-rep skal fremgå af løsningen Test af ny version på ipad - især "Mine indstillinger" Udvidelse af løsningen til at håndtere mere end en tillægs dagsorden Test på ipad

DAGS-182 DAGS-183 DAGS-188 DAGS-198 DAGS-199 DAGS-200 DAGS-202 DAGS-205 DAGS-216 DAGS-226 Forbedringer til løsningen på Ipad Forbedringer til løsningen på Ipad Rettelser til brugerens min side Organisatoriske møder og politiske møder skal være en rettighedssetting per bruger Hent tillægsdagsorden dokument/pdf Vis/Skjul udvalg på mine udvalg, kommende møder, seneste møder. Årstalsangivelse på kalenderen i højremenu og Halvårskalender Tilrette sbsys dagsordens import så den indlæsser bullet rækkefølge i db. Tillføjelse af roller til udvalg Mulighed for i Acadre MM at angive HTML tags der skal fjernes under import af møder. Her f.eks. H2 tags der var indsat i tekstener.