De 10 sprogbud Redskaber til god tekstproduktion med modtager i fokus
1. Skriv godt! Afstem teksten efter modtager! Eksempel uden hensyn til modtager:! Lægen skriver til patienten: De skal være fastende fra midnat for at undgå fejlsynkning under bedøvelsen. Under undersøgelsen trykker jeg Dem på bughulen.! Eksempel med hensyn til modtager:! De skal være fastende fra midnat for at undgå, at De får noget galt i halsen, mens De er bedøvet. Under undersøgelsen trykker jeg Dem på maven.
2. Skriv personligt! Brug personlige pronominer (jeg, vi, du, De, Dem osv.) i stedet for upersonlige ord! Brug aktiv i stedet for passiv! Skriv konkret, høfligt og venligt Eksempel på upersonlig, passiv (og dermed uvenlig) stil:! Undertegnede skal hermed anmode om, at beløbet indbetales inden 14 dage. Samme eksempel med personlige ord og aktiv, venlig form:! Jeg vil hermed bede Dem om, at De indbetaler beløbet inden 14 dage.
3. Skriv forståeligt Overdriv ikke brugen af fagord og fremmedord: Eksemplerne fra før:! Fejlsynkning (få noget i den gale hals)! Bughulen (maven)
4. Skriv konkret! Vælg ord længst nede på abstraktionsstigen (kald en spade for en spade og ikke for et graveredskab )! Brug verbale udtryk frem for nominale udtryk (som fx verbalsubstantiver):! Produktets fremstilling sker maskinelt! Vi fremstiller produktet på en maskine! Hermed får man en aktiv og personlig stil
5. Skriv opløst! Sæt punktum, når du er færdig med én information, dvs. lav korte perioder.! Vær specielt opmærksom på hv-ord og undgå indskudte (parentetiske) sætninger:! Af din ansøgning, som vi med tak modtog i går, fremgår det, at du har 3 års erfaring fra en lignende stilling, hvilket vi mener er en stor fordel i det job, du søger.! Tak for din ansøgning, som vi modtog i går. Af den kan vi se, at du har 3 års erfaring fra en lignende stilling. Det mener vi, er en stor fordel i det job, du søger.
6. Skriv ligeud! På tekstniveau:! Begynd med det væsentligste, anfør først derefter biomstændighederne.! På sætningsniveau:! Hovedsætning helst før ledsætning! På syntagme-niveau (dvs. i sætningsleddene)! Undgå kancellisløjfer! Fx ikke: de for opgavens løsning nødvendige hjælpemidler findes på computerne i it-lokalerne.! Men hellere: De hjælpemidler, som er nødvendige for at løse opgaven, findes på computerne i it-lokalerne.
7. Skriv overskueligt! Brug gode og sigende overskrifter (fx i e-mails og breve)! Lav nyt afsnit, når du går over til et andet emne! Brug gerne punktopstillinger til at skabe overblik.
8. Skriv mundtligt! Pas på papirklichéer og omsvøbsvendinger:! såfremt hvis! skrivelse brev! rekvirere bestille! Undgå visse sammensatte verber:! forespørge spørge! fremsende sende
Denotation/konnotation! Denotation: et ords grundbetydning! Konnotation: et ords bi- eller medbetydning (det, at ordene giver forskellige associationer)! Fx:! sofa/chaiselongue:! begge er udtryk for et møbel med fire ben og ryglæn, som man kan sidde/ligge i (samme denotation)! chaiselongue har dog en mere fornem konnotation end sofa! fremmedarbejder/gæstearbejder: fremmedarbejder har en negativ konnotation, hvorimod gæstearbejder har en mere positiv konnotation. Denotationen er den samme.
9. Skriv sammenhængende! Sørg for overbindinger (brug ord som skaber logisk sammenhæng i din tekst)! Undgå bump! (opstår, når kæden brydes, og sammenhængen mellem sætning 1 og sætning 2 eller mellem afsnit 1/afsnit 2 mangler.
10. Skriv læsbart! Se Skriv forståeligt (bud 3) og Skriv opløst (bud 5), dvs. skriv korte perioder, undgå fagord, fremmedord, lange ord, indskud og sammensætninger! Lav evt. en lix-test (Læsbarhedsindeks): en optælling af! Antallet (procentdelen) af lange ord! Antallet af ord pr. periode! Skal helst ligge under 45 (= svær)
11. Skriv korrekt!! Overhold normerne for:! At stave korrekt! At sætte tegn korrekt! At bruge korrekte bøjningsformer (han lære aldrig noget, han har lagt i sengen, jeg ligger lige bogen her)! At bruge korrekt sætningsopbygning (syntaks)! Fx sin/hans/hendes (han tog hans hat og gik hans vej og slæbte hans ben efter ham!) (han tog sin hat og gik sin vej og slæbte sine ben efter sig)