Indhold. Socialfagligt Fokus, Frederiksgade 12, 5700 Svendborg, CVR:

Transkript

1 Indhold 1. Indledning... 3 Tjekliste... 3 Politikken bygger på vores værdier og mission... 3 Forståelig, åben, respektfuld og imødekommende... 3 Opbygning af de kommende kapitler Godt sprog til og for modtageren Skriv til og for modtageren... 4 Skriv til den, som skal læse det, du skriver... 4 Skriv, så det passer til den valgte genre skriv godt, og bliv forstået... 4 Skriv hovedemnet først... 4 Skriv dansk Liv i sproget fastholder læseren... 5 Skriv kun, hvad du også ville sige til modtageren... 5 Skriv aktivt med tydelig afsender... 5 Ud med ing og else pas på verbalsubstantiverne Indsæt præcise overskrifter... 6 Overskrifter skal hjælpe læserne... 6 Brug tid på dine overskrifter... 6 Undgå ord som vedrørende, angående eller ad Undgå lange sætninger... 7 De længste sætninger skal ikke være ret lange... 7 Ud med lange afsnit... 7 Undgå sætningsforlængere... 7 Papirord skal i papirkurven... 7 Liste med papirord og forslag til mere nutidige ord Brug ord, læseren kender... 8 Forstår din læser vores fagudtryk?... 8 Skriv ordene ud... 9 Uforståelige, sammensatte ord Glem ikke grammatikken glem ikke stavning og komma Elleve tips til rigtige kommaer... 9 Vi bruger det traditionelle komma

2 1) Sæt komma mellem helsætninger ( 48) ) Sæt aldrig komma foran navnemåde ) Sæt kun komma foran hv-ordet ( 50) ) Sæt komma foran der eller som, når de kan erstatte hinanden ( 50) ) Komma i lovhenvisninger ) Sæt komma i opremsninger ( 46) ) Sæt komma efter bydemåde ( 30) ) Sæt altid komma omkring ledsætninger ( 49-50) ) Sæt komma omkring indskudte sætninger ( 49-50) ) Sæt altid komma (eller et andet tegn) foran men ( 47) ) Sæt komma mellem stillingsbetegnelser og titler ( 46) Store og små bogstaver Ikke altid helt logisk med stort og småt Love med småt De med stort du med småt Skriv afgørelser, borgerne forstår Skriv venligt og nutidigt Vi skriver til ikke-jurister Vi er dus i breve og afgørelser Slut af venligt og imødekommende Skabeloner er grundlaget Skabeloner er redskaber Brug skabelonerne med omtanke Afgørelsens side 1 resultatet Den vigtige afgørelse først Begrundelsen for afgørelsen Begrundelser er altid vigtige Beskriv hovedhensyn og regler Skab sammenhængen mellem sagens fakta og de juridiske regler Flere begrundelser Skriv ikke referat af sagen Hvor kommer vores oplysninger fra? Bemærkninger til afslag eller klage Vigtigt for borgeren Regler Henvis til de regler og den praksis, du har anvendt

3 1. Indledning Tjekliste Brug Sprogpolitikken. Har du et aktivt og konkret sprog, er overskrifterne gode og korte, er der tungt fagsprog, og er afsenderen tydelig? Skriv venligt, respektfuldt, åbent og imødekommende, så din tekst passer til sunde medmenneskelige værdier Tænk over, hvem modtageren er, og sæt dig i modtagerens sted Skriv det vigtigste først både i teksten som helhed og i den enkelte sætning Brug aldrig udtryk, som du ikke også ville bruge mundtligt Læs altid teksten højt for dig selv. På den måde finder du selv mange fejl. Tjek samtidig forståeligheden ud fra borgerens udgangspunkt Spørg gerne andre, hvordan de forstår budskabet i din tekst. Politikken bygger på vores værdier og mission Sprogpolitikken er en del af vores samlede image og gælder for al skriftlig, ekstern kommunikation, også mails, kontrakter hjemmeside og informationer, som vi offentliggør i firmaets navn såvel som i vores brevprodukt InForma. Forståelig, åben, respektfuld og imødekommende Sprogpolitikken bidrager til, at vi behandler alle kunder, borgere, samarbejdspartnere og interessenter på en imødekommende og kompetent måde. Den måde, vi kommunikerer på, har stor betydning for, hvordan vi bliver opfattet. Derfor skal den skriftlige kommunikation være velovervejet, og det faglige indhold skal være af høj kvalitet. Den sproglige form skal være klar, korrekt, forståelig og tidssvarende. Dette gælder i øvrigt også for det visuelle udtryk, der til sammen skal understøtte hinanden symbiotisk. Den sproglige og visuelle stil skal afspejle, at vi leverer troværdige og fagligt respektable produkter kombineret med en venlig og imødekommende holdning over for de mennesker, vi skriver til. Opbygning af de kommende kapitler Sprogpolitik indeholder retningslinjer, råd og redskaber til, hvordan du kan skrive forståeligt, åbent og imødekommende. I kapitel 2 finder du generelle retningslinjer for godt sprog i Socialfagligt Fokus. I kapitel 3 er de grammatiske regler samlet sammen med 11 tips om kommaer. I kapitel 4 finder du retningslinjer og regler, som særligt gælder for breve rettet mod sagsbehandlingen. Kapitel 4 er et supplement til de generelle regler i kapitel 2 og 3. Husk, at når du skriver på vegne af Socialfagligt Fokus, så bidrager du til, hvordan vores omverden opfatter hele firmaets arbejde. 3

4 2. Godt sprog til og for modtageren Vores standardbreve retter sig mod mennesker med forskellige forudsætninger. Forudsætningerne kan være meget forskellige fra vores. Derfor bør du gå din læser så meget i møde som overhovedet muligt. Det er vores opgave at sætte os i læserens sted ikke omvendt. 2.1 Skriv til og for modtageren Skriv til den, som skal læse det, du skriver Vi lever af at rådgive, og vi har mange praksisrelaterede opgaver. Det er vores opgave og pligt at skrive, så vores læsere får det størst mulige udbytte. Vi henvender os til flere forskellige målgrupper: borgere, forvaltninger, chefer, lokalpolitikere, advokater, jobansøgere og mange flere. Alle disse grupper skal opleve en imødekommenhed og kunne forstå vores skriftlig kommunikation. Inden og mens du skriver, kan du forestille dig, at du fører en samtale med modtageren. Når du læser din næsten færdige tekst igennem, skal du læse med modtagerens briller. Skriv, så det passer til den valgte genre Læseren har forskellige forventninger til de forskellige kommunikationskanaler. Et brev er en genre, et tilbud en anden, og et produktblad eller en PowerPoint-præsentation noget helt tredje. Hver af disse kanaler har en særlig stil og krav til, hvordan du møder læserens forventninger. Jo bedre det lykkes, desto bedre vil læseren forholde sig til dit budskab. 2.2 skriv godt, og bliv forstået Skriv hovedemnet først Sproget bliver væsentligt lettere at læse og forstå, hvis du nævner hovedemnet først med et navneord og et udsagnsord tidligt i sætningen. Bi-omstændigheder, forbehold, nuancer med videre skal komme bagefter eller i sin egen sætning. Sagt med andre ord: Skriv det vigtigste på den vigtigste plads i en sætning/tekst: Først! Skriv dansk Meget jura og analysesprog er traditionelt kendetegnet ved omvendt ordstilling eller kancellistilen, hvor en masse ord og information kommer før navneordet og udsagnsordet (hovedsætningen). Denne sætningsopbygning er altid sværere at læse end sætninger, hvor navneordet og udsagnsordet er placeret tidligt. Derfor skal du undgå sætninger med såkaldt forvægt, særligt hvis din sætning er lang. Det er hverken smart eller professionelt at skrive Det af kommunen udøvede skøn eller Den af kommunen fastsatte frist eller Den af kommunen fastsatte vurdering. Skriv direkte og mere mundret som fx: Vi vurderer og Vi har fastsat en frist, som. Det er heller ikke tidssvarende at skrive Du har indgivet anmodning om genoptagelse. I stedet kan du skrive: Du har bedt os om at genoptage din sag. 4

5 2.3 Liv i sproget fastholder læseren Skriv kun, hvad du også ville sige til modtageren Selv om vi skriver komplicerede tekster, bør vi søge at skabe liv i vores tekster. Dette gælder i særlig grad de tekster, som ikke indgår i sagsbehandlingen, fx i præsentationer, på hjemmesider og i produktbeskrivelser. Hvis en tekst er meget ensartet og monoton, taber du nemt læseren. Læseren kommer til at kede sig eller oplever, at du som afsender er uengageret i at formidle budskabet. Hvis du synes, det er svært at skabe liv på skærmen, så skriv, sådan som du ville fortælle indholdet til en, du kender godt, fx din ægtefælle eller nabo. Hvordan holder du deres interesse fanget? Hvilke ord forstår de? Hvad ville de synes er interessant? Skriv aldrig noget, som du ikke også ville bruge mundtligt det gælder også i breve og brevfraser. Prøv at forestille dig brevmodtageren sidde over for dig, når du skriver. Brug mange eksempler fra den virkelige verden, så læseren kan se for sig, hvad du mener. Du kan fx omtale en person i arbejdsprøvning med permanente lidelser i bevægeapparatet, men med muligheder for alternativer. Men du kan også omtale eller eksemplificere ham ved at skrive: En tidligere murer på 49 år, som har for ondt i ryggen til at mure, prøver nu, om han kan arbejde med sine hænder som skolepedel. Det er ikke svært at regne ud, hvilken beskrivelse af den samme mand som andre uden for jobcentret finder mest interessant at læse. Skriv aktivt med tydelig afsender Udsagnsord på dansk har en aktiv og en passiv form. Den passive form ender på s i nutid: Et eksempel: Det afgøres, at. Den aktive form ende på r i nutid: Et eksempel: Vi afgør, at. Den passive form bliver stort set aldrig brugt i aviser, litteratur, taler og på hjemmesider eller i talesproget. Passive udsagnsord kan være praktiske i nogle sammenhænge, fx i korte overskrifter, notater og referater eller blot som afveksling i en lang publikation, hvor afsenderen er tydelig. Men den passive form bliver let distancerende. Når du bruger den passive form, kan du hurtigt komme til at skjule, hvem der står bag udsagnsordet, så afsenderen og dermed den ansvarlige bliver diffus. Derfor er den aktive form særlig vigtig i afgørelser, hvor det skal være helt tydeligt for borgeren, hvem der har afgjort hvad, hvem der har ansvaret for hvad afsender som modtager. Samtidig viser du et engagement i modtageres situation. I breve skal du derfor som udgangspunkt altid bruge den aktive form af udsagnsordene. Så undgår du også, at sætningerne vokser sig lange og komplicerede. Og du skriver i overensstemmelse med vores vision om at være åbne, kommunikerende og involverende. Eksempler på aktivering af passivt sprog: 5

6 Det vurderes, at Vi vurderer, at Hermed fremsendes brev til underskrivelse og returnering Du modtager hermed et brev, som du skal underskrive og sende tilbage / Vi sender dig hermed et brev, som... Ud med ing og else pas på verbalsubstantiverne Hold også et godt øje med de såkaldte verbalsubstantiver. Det er udsagnsord, som er gjort til navneord, og som ofte rummer store mængder information. Af og til er du derfor nødt til at oversætte dem ved hjælp af en hel sætning (som i det nederste eksempel). Verbalsubstantiver ender typisk på ing og else. I øvrigt har fagtermer ofte form af verbalsubstantiver (se mere om fagtermer i 2.6). Eksempler er partshøring, samlivsophævelse og ressourceforløbsydelse. Hvis du fastholder, at fagtermen er nødvendig, fx i et brev til en borger, bør du have oversættelsen med og først og fremmest bruge oversættelsen (som i næstsidste eksempel). Eksempler på tungt og let sprog med ing og else: Med henblik på belysning af sagen For at belyse sagen Der skal ske en underretning af borgeren Borgeren skal have besked Telefonisk henvendelse Ringe Til brug for vurdering af - For at vurdere Meddelelse af fristforlængelse - Forlænge fristen Forinden mødebehandling af rehabiliteringssagen kan finde sted - Før vi kan behandle din sag på et møde om rehabilitering Ved modtagelse af ressourceforløbsydelse Når du modtager beløbet (fx) den såkaldte ressourceforløbsydelse (identificeres én gang) Ved modtagelse Når vi har modtaget/når du har modtaget. 2.4 Indsæt præcise overskrifter Overskrifter skal hjælpe læserne En overskrift skal kort og præcist fortælle læseren, hvad den efterfølgende tekst handler om. Den skal gøre det let for læseren at finde rundt i teksten. Hvad kommer hvor og hvornår? En overskrift skal også gerne give din modtager lyst til og interesse for at læse det, du har brugt tid på at skrive. En overskrift skal normalt ikke fylde mere end én linje. En god overskrift betyder ofte, at du kan undgå en tung indledning i de næste sætninger. Faktisk skal den rigtig gode overskrift gerne kunne ramme hele indholdet af den efterfølgende tekst ind i en form for sagsresumé. Brug tid på dine overskrifter Uanset om du skriver et brev, en artikel til LinkedIn, en kontrakt, tekst i en analyse eller lignende, skal du ofte bruge ekstra tid på både de store og de små overskrifter. 6

7 Det er her, du med lidt kreativitet kan indfange mange læsere og skærpe deres lyst til at læse hele din tekst. Ofte kan det betale sig at arbejde et par ekstra gange med overskrifterne, når du er ved at være færdig med din tekst. Sæt ikke punktum, kolon eller andre tegn efter en overskrift bort set fra? efter det sidste ord i overskriften. Undgå ord som vedrørende, angående eller ad Du skal undgå at bruge indledende ord som vedrørende, angående eller ad. De er overflødige og er papirord (læs mere i kapitel 2). Hvis du vil bruge et indledende ord, kan du bruge ordet om. Men pas på, at din sætning ikke bliver tung i ordstillingen. 2.5 Undgå lange sætninger De længste sætninger skal ikke være ret lange Sætningslængder på max 100 tegn (inkl. mellemrum) giver et nutidigt og læsbart sprog. Se antal tegn under Gennemse og Ordtælling. Den efterfølgende sætning indeholder 97 tegn. Varier i stedet mellem korte og længere sætninger, så der ikke kommer en lang række lange sætninger efter hinanden. Ud med lange afsnit Undgå lange afsnit, men indsæt mellemrum mellem sætningerne og brug overskrifter. Korte afsnit gør teksten mere læsevenlig og overskuelig. Et afsnit skal sjældent være længere end seks linjer, før det virker meget langt og læseren kan tabe lysten til at læse videre. Korte afsnit kan også hjælpe dig som skribent med at overskue, hvad du vil sige, hvornår og i hvilken rækkefølge. Undgå sætningsforlængere Du skal undgå såkaldte sætningsforlængere som: idet, hvilket, hvorfor, hvoraf og lige som. Sætningsforlængere gør blot sætningerne unødigt lange, påklistrede og uoverskuelige og hægter modtageren af. I stedet skal du opdele lange sætninger og argumentationskæder i korte sætninger. Du kan fx bruge bullets og lister. Du kan også hjælpe læseren med at opsamle løbende ved at skrive: Det vil sige/det betyder/konsekvensen er/konklusionen er derfor. Men pas på, at dine sætninger ikke bliver meget lange! Papirord skal i papirkurven Der er mange ord, som vi aldrig ville drømme om at bruge i vores talesprog eller i en telefonsamtale med en borger, men som vi jævnligt bruger i vores breve igen: Brug ikke ord på skrift, som du aldrig ville bruge mundtligt. For så er det papirord, som ikke hører med til et nutidigt sprog med læseren i fokus. 7

8 En sætning som Under henvisning til ovennævnte skrivelse, hvori De udbad Dem yderligere oplysninger, fremsendes hoslagt er fyldt med papirord, som ingen ville bruge mundtligt, fx i telefonen. Sætningen kunne i stedet lyde Vi sender xxx som svar på dit brev, hvor du bad om flere oplysninger. Liste med papirord og forslag til mere nutidige ord Indimellem er det muligvis på sin plads at bruge et enkelt eller to af papirordene. Men overvej altid, hvorfor og brug ordene i højre kolonne i stedet for: Akter Afholde Anmode Anbringende Anse/anså Dags dato eller d.d. Hense til Inden Fremsende Hvorledes Indeværende år Nærværende (afgørelse) Opstart Primo/medio/ultimo Påbegynde Samtlige Sikrede Skrivelse Såfremt Således Undertegnede Yderligere Inden fire uger. Bilag, materiale eller dokumenter Holde Bede om Synspunkt, argument Vurdere/vurderede I dag Tage hensyn til/i betragtning af Før Sende Hvordan I år Denne (afgørelse), afgørelsen Start eller begyndelse I begyndelsen/i midten/i slutningen Begynde Alle Han, hun, borgeren eller personen Brev Hvis Så/derfor/derved Vi/os/jeg/mig/kommunen Flere/desuden Inden for fire uger / i løbet af / inden 1. december. 2.6 Brug ord, læseren kender Forstår din læser vores fagudtryk? I den terminologi, vi bruger i vores branche, er der mange særlige ord og udtryk, som dækker et bestemt forhold eller område præcist og entydigt. En almindelig borger og læser vil have meget svært ved at gennemskue den præcise betydning af mange fagord som fx hjemvise, partshøring, anbringender, samlivsophævelse, ressourceforløbsydelse osv. Ord der i øvrigt ofte er verbalsubstantiver. Mange af fagudtrykkene kan du ofte erstatte med mere forståelige ord eller oversætte med en kort sætning. Spørg derfor altid dig selv, om du tror, modtageren kender det fagord eller det særlige begreb, du er i færd med at bruge. Er du i tvivl, så find en erstatning, eller forklar ordet. Oversæt fx altid latinske diagnosebetegnelser med de danske betegnelser, hvis det er muligt. 8

9 Skriv ordene ud Vi bruger som udgangspunkt ikke forkortelser i vores tekster, bortset fra dem som i sig selv er blevet til nye ord, fx EU og HK. Vi forkorter også meter, kilo og kroner til m, kg og kr. Det er meget begrænset, hvad du sparer af tid og plads ved at forkorte et ord eller et udtryk. Desuden er mange forkortelser ikke umiddelbart forståelige, som fx d.d., etc., og p.t. En tekst med mange forkortelser er svær at læse. Vi angiver datoer med bogstaver, fx 10. januar Uforståelige, sammensatte ord Et særkende ved det danske sprog ikke mindst blandt socialrådgivere er det, at vi hurtigt sætter ord sammen og derved danner nye ord. Men lad dig ikke friste til at bruge eller konstruere lange sammensatte ord. For almindelige læsere er de svære at forstå. Et par eksempler Anbringelsesgrundlaget grundlaget for, at vi anbringer XX / grundlaget for anbringelsen Erhvervsevnetabsafgørelse afgørelse om (dit) tab af erhvervsevne Anvendelsesbestemmelserne de bestemmelser, vi har anvendt Dispensationsmulighed (din) mulighed for at få dispensation Tilbagebetalingsspørgsmålet - spørgsmålet om tilbagebetaling / spørgsmålet om, hvordan XX kan betale tilbage Lettere bliver det ikke, hvis du også bruger fremmedord som fx adækvans, remonstration, habilitet. Væn dig til at bruge gode danske ord, hvor det er muligt, eller opløs ordet til flere kortere ord. 3. Glem ikke grammatikken glem ikke stavning og komma Vi følger Dansk Sprognævns regler for dansk retskrivning. Se: dsn.dk der ofte henviser direkte til retskrivningsreglerne sproget.dk der blandt andet giver eksempler på faste udtryk (fx hen ad vejen). 3.2 Elleve tips til rigtige kommaer Vi bruger det traditionelle komma Selv om vi har kendt dette komma længe, kan det være en svær kunst at sætte det korrekt. Brug tommelfingerreglerne nedenfor og kig hos Dansk Sprognævn på dsn.dk. Her finder du alle reglerne og mange flere eksempler (under de samme paragraffer som nedenfor). Dsn.dk er den digitale retskrivningsordbog. Her følger 11 kommaregler. Hvis du lærer at bruge de 11 regler, så vil langt de fleste af dine kommaer sidde rigtigt! 9

10 1) Sæt komma mellem helsætninger ( 48) Når du har to navneord og to udsagnsord i en sætning, har du to helsætninger i en samlet sætning. Derfor skal du sætte komma i mellem henholdsvis det ene navneord og det ene udsagnsord og de andre to tilsvarende. Eksempler: Første helsætning er før kommaet, og anden helsætning er efter kommaet Det første navneord er her, og det andet navneord er her Der er et udsagnsord her, og der er endnu et udsagnsord her. 2) Sæt aldrig komma foran navnemåde Foran en navnemåde, det vil sige et udsagnsord i at form (at få, at skrive), skal du stort set aldrig sætte et komma så gør det aldrig, medmindre du er kommaekspert. Eksempel: Det kræver ikke ret meget at lære at sætte kommaer nogenlunde rigtigt. 3) Sæt kun komma foran hv-ordet ( 50) I sætninger, der starter med et hv-ord (hvad, hvem, hvilke, hvor m.fl.), sættes kommaet altid foran hv-ordet aldrig foran et senere der eller som. Eksempler: Ved I, hvor mange af afdelingens medarbejdere der vil med? Der blev stemt om, hvilke af de mange forskellige forslag fra gruppen som var bedst. 4) Sæt komma foran der eller som, når de kan erstatte hinanden ( 50) Hvis du kan erstatte der eller som med hinanden, skal der komma foran der eller som men ikke, hvis der lige har været et hv-ord, som der skulle komma foran. 5) Komma i lovhenvisninger Aktivlovens 5, stk. 1, fastslår 6) Sæt komma i opremsninger ( 46) Han fulgte reglerne om sætningslængde, aktive udsagnsord og sætningsforlænger Teksten var dels for lang, dels for uforståelig for ikke-jurister På én måde var det godt, på en anden måde skidt med aflysningen 7) Sæt komma efter bydemåde ( 30) Husk, at du skal følge reglerne i sprogpolitikken Ring nu, eller jeg kommer hen til dig! 8) Sæt altid komma omkring ledsætninger ( 49-50) Hvis mødet stadig er i gang, kan vi lige nå det Vi ved, at når tiden er inde, slår ministeren til Selvom vejrudsigten siger, det bliver regnvejr, tager vi til fodbold Ved ankechefen, om det skal på møde i dag? Der er ingen, der ved, hvem vi skal spørge i ministeriet. 9) Sæt komma omkring indskudte sætninger ( 49-50) Dette IT-problem, som mange kender til, er vanskeligt at løse Afdelingen, der lige er blevet moderniseret, kører effektivt. 10

11 10) Sæt altid komma (eller et andet tegn) foran men ( 47) Vi ser ikke Tour de France, men læser sager i sommervarmen Sagen var omfangsrig, men nem at afgøre på mødet Trætte, men lettede kom de tilbage fra retten. 11) Sæt komma mellem stillingsbetegnelser og titler ( 46) Den ansvarlige for InForma, redaktør Lars Erik Jensen Socialfagligt Fokus ansvarlige chef, direktør Morten Sylvest. 3.3 Store og små bogstaver Ikke altid helt logisk med stort og småt Det er ikke altid nemt at vide, om noget skal skrives med stort eller med småt. Et navn på en institution skal skrives med stort. Hvis der er tale om en af mange institutioner, skal det med lille. Så her er en liste med mange af de ord, vi ofte bruger i Socialfagligt Fokus: Beskæftigelsesministeriet eller ministeriet Beskæftigelsesministeren (embedet) eller beskæftigelsesminister (personen) Socialfagligt Fokus eller firmaet Rehabiliteringsnævnets sekretariat eller sekretariatet Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg Det Sociale Nævn eller de sociale nævn Svendborg Kommune eller kommunen Folketingets Ombudsmand eller ombudsmanden Højesteret, Østre Landsret, men landsret og byretterne CPR-nr. Love med småt Bemærk, at love altid skrives med lille begyndelsesbogstav, med mindre de har konstitutionel karakter som Grundloven eller Jyske Lov: serviceloven retssikkerhedsloven De med stort du med småt Tiltaleord som De, Dem, Deres og I skrives altid med stort, mens du, jer, jeres og vores altid er med lille. 4. Skriv afgørelser, borgerne forstår Du skal altid tænke på, at en afgørelse berører en eller flere konkrete mennesker. Derfor er det den berørte person, som i særlig grad skal kunne forstå din afgørelse. Dit brev skal naturligvis stiles til den, som har klaget eller gjort et krav gældende. Men vigtigst af alt er, at den berørte borger altid kan forstå indholdet. Hvis det drejer sig om en afgørelse, er det borgeren, som er den reelle modtager, også selv om afgørelsen implicit er stilet til Ankestyrelsen eller revisionen. 11

12 4.1 Skriv venligt og nutidigt Vi skriver til ikke-jurister Vores konkrete afgørelser og breve har stor betydning for den enkelte borger. Derfor skal du i særlig grad have for øje, at en stor del af vores modtagere ikke har samme juridiske baggrund, som vi har. Det er vores opgave og pligt at skrive så forståeligt, som det overhovedet er muligt. Dette gælder ikke blot i breve og afgørelser, men også i alle mulige andre skrivelser og vejledninger. Juraen og den medicinske vurdering i afgørelserne er tit kompliceret. Derfor er det vigtigt, at det sprog, vi bruger i afgørelserne, ikke gør juraen mere kompliceret. Du skal altid gøre dig umage for, at afgørelserne er lette at læse og forstå for den, som personligt er berørt af afgørelsen. Derfor skal afgørelser altid indeholde en god forklaring og være præget af en venlig og imødekommende tone. Vi er dus i breve og afgørelser Vi skriver du til modtagerne af vores breve og afgørelser. Du kan anvende De-formen, hvis du fornemmer, at en borger foretrækker De-form. Dog skriver vi ikke De til advokater eller andre parter, selvom de anvender De-formen i breve til os eller borgeren. Vi går ud fra, at de anvender De-formen på grund af tradition. Vi omtaler os selv som Socialfagligt Fokus eller kommunen første gang, og derefter vi. Slut af venligt og imødekommende I langt de fleste breve er det venligt og imødekommende at slutte af med: Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig. En sætning med den modsatte effekt kan fx lyde: Såfremt der er spørgsmål vedrørende ovenstående, kan der rettes henvendelse til undertegnede. 4.2 Skabeloner er grundlaget Skabeloner er redskaber En stor del af vores skriftlige kommunikation foregår gennem udviklingen af brevprojektet InForma. Det er her, at vores sprogpolitik for alvor kommer til udtryk. Derfor indeholder politikken også et særligt kapitel om standardbrevenes komposition, det vil sige opbygning af afsnit og prioritering af informationer. Det er vigtigt for at sikre, at skabelonerne får en gennemgående ensartethed og kvalitet. Skabelonerne er et vigtig fagligt og sprogligt værktøj, når sagsbehandleren skal skrive afgørelser og håndtere borgernes henvendelser i kommunens navn. Samtidig er de huskelister, som sikrer, at sagsbehandleren ikke overser ting, som skal med i afgørelsen eller brevet. Brug skabelonerne med omtanke Ambitionen med brevskabelonerne er, at de skal kunne dække sagsbehandlernes behov for skriftlig kommunikation med borgerne. Der kan dog ind imellem være behov for at ændre i skabelonernes formuleringer, hvis de ikke rammer den konkrete situation helt. Derfor er det vigtigt, at vi levner mulighed for, at sagsbehandleren altid kan tilføje sine egne kommentarer. 12

13 Det er i sidste ende sagsbehandlerens ansvar, at udformningen og indholdet af den enkelte skrivelse er korrekt og forståeligt. Det er derfor også sagsbehandleren, som afgør, om der skal tilføjes noget eller afviges fra skabelonen, men vi skal sørge for muligheden på de rigtige steder. 4.3 Afgørelsens side 1 resultatet Den vigtige afgørelse først Borgeren skal umiddelbart og straks kunne se, hvad resultatet går ud på. Fik borgeren medhold i sin henvendelse, og hvilken betydning har det for borgeren? Denne konklusion må gerne stå allerede i overskriften Umiddelbart derefter skal borgeren kunne identificere sagen i det første afsnit, så borgeren kan se, hvad vi svarer på. Skriv i indledningen både hvilken sag vi behandler, og hvilken henvendelse det drejer sig om. Punktopstillingen gør afgørelser tydeligere. Det skal altid fremgå helt klart, hvad borgeren har ret til, og hvilke konsekvenser afgørelsen får for sagens parter. Hvis en afgørelse består af flere led, fx en afgørelse om delvis bevilling og en anden om afslag, skal du skrive afgørelserne og deres konsekvenser i punkter hver for sig. Læseren skal ikke blive forvirret over at få flere afgørelser i et enkelt brev. 4.4 Begrundelsen for afgørelsen Begrundelser er altid vigtige Begrundelsen gør det muligt for borgeren at se, om vi har vurderet sagen korrekt. Alle afgørelser, også positive, skal indeholde en præcis og fyldestgørende begrundelse af hensyn til eventuelle andre parter og borgerens retssikkerhed. Begrundelsen skal forklare, hvorfor vi er nået til sagens resultat. Vi skal forklare, hvordan sagens faktiske omstændigheder fører til vores fortolkning af den juridiske regel sammenhængen mellem fakta og de relevante regler. Konkret tager vi udgangspunkt i forvaltningslovens 24: En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Derfor lægger vi i begrundelserne meget vægt på, at kommunikationen dækker alle relevante punkter i sagen. 13

14 Beskriv hovedhensyn og regler Det er vigtigt, at du så tidligt som muligt forklarer hovedbegrundelsen for afgørelsen. Det kan være svært at holde borgerens interesse fanget gennem en lang og indviklet afgørelse. Borgeren er mest interesseret i den konkrete forklaring på hans afgørelse. Husk, at tegn, tal og forkortelser hæmmer læsningen. Nævn som udgangspunkt reglen med ord, og vent med at henvise til reglens nummer til afsnittet om regler. Brug oplysningerne om sagens faktiske omstændigheder til at forklare, hvorfor vi har vurderet reglen, som vi har. Skabelonerne skal indeholde forslag til, hvordan sagsbehandleren kan forklare sin vurdering, hvor det overhovedet er muligt. Det er dog ikke hver gang, at borgeren kan nøjes med en generel forklaring, da sagsbehandleren altid skal forklare afgørelsen helt konkret. Hvis du henviser til praksis, skal du præcisere, hvilken afgørelse der er tale om, og hvorfor du mener, at den er relevant at henvise til. Skriv eventuelt, at borgeren kan læse den ved at søge på fx retsinformation eller Ankestyrelsens hjemmeside. Skab sammenhængen mellem sagens fakta og de juridiske regler Vi skal i begrundelsen gøre rede for de retsregler, vi har brugt. Henvisninger til love og paragraffer gør imidlertid teksten svær at læse. Derfor henviser vi som udgangspunkt ikke til paragraf, stk. og nr. i selve begrundelsen, men først sidst i brevet under afsnittet om regler. I ganske særlige tilfælde kan du dog i stedet forklare kort med ord, hvad den konkrete regel går ud på. Den generelle forklaring af reglerne understøtter din konkrete forklaring på afgørelsen. Men din konkrete forklaring er den mest interessante. Det er også den juridisk bindende begrundelse. Derfor skal den generelle forklaring komme efter den konkrete begrundelse. Flere begrundelser Husk at begrunde hver del af afgørelsen. Hvis afgørelsen består af delafgørelser om fx både accept og administration, er det mest overskueligt at begrunde hver delafgørelse for sig. Sæt en overskrift over begrundelsen til hver delafgørelse, så den er let at finde. Vi indføjer overskrifter som standardtekst, men du kan selv benytte samme fremgangsmåde i andre tilfælde, hvor sagen indeholder flere delafgørelser. Skriv ikke referat af sagen Vi referer ikke hele sagen, da vi går ud fra, at sagens parter er godt inde i sagen. Hvis der er modstridende oplysninger, er det dog vigtigt, at vi skriver, hvilken erklæring eller hvilket faktum vi har valgt at lægge til grund for vores afgørelse. Vi skal også altid begrunde, hvorfor vi har valgt det ene frem for det andet. Hvor kommer vores oplysninger fra? Vi skal gøre rede for, hvorfra vi har de oplysninger, som vi har lagt vægt på. Det er en væsentlig del af begrundelsen, at vi forklarer, hvorfra vi har de oplysninger, som har væsentlig betydning for afgørelsen. Henvis kun til de bilag, du reelt har brugt i argumentationen. Det behøver ikke være en bilagsfortegnelse. 14

15 4.5 Bemærkninger til afslag eller klage Vigtigt for borgeren Hvis en borger klager eller modtager et afslag, skal du altid forholde dig til alle borgerens synspunkter. Opret et særligt afsnit Bemærkninger til klagen/afslaget, medmindre du allerede har besvaret alle klagepunkter i selve begrundelsen. Vi skal besvare klagepunkterne serviceorienteret og imødekommende og så forståeligt som overhovedet muligt. Borgeren skal dels kunne se sig selv i vores svar, dels se at vi har læst og behandlet afslaget/klagen grundigt. Hvis et af borgerens synspunkter ikke har betydning for vores afgørelse, skal borgeren have et fyldestgørende svar på hvorfor. Du kan fx bruge formuleringen: Oplysningerne har ikke haft betydning for afgørelsen, fordi. 4.6 Regler Henvis til de regler og den praksis, du har anvendt Da vi ikke henviser til paragraffer og numre i selve begrundelsen, skal vi gøre det her. Henvis til paragraf, stykke, nummer og eventuelt litra. Det skal fremgå, hvad reglen handler om, fx lov om sygedagpenge 7, stk. 3, om forlængelse af. Teksten indgår i vidt omfang som standardtekst i skabelonerne. Vi skal desuden henvise til relevant praksis. Hvis du henviser til en af ankestyrelsens principafgørelser, skal du desuden oplyse, hvilket punkt principafgørelsen omhandler. Hvis du har ændringsforslag til sproget i vores skabeloner, er du altid velkommen til at kontakte Socialfagligt Fokus. 15