DEBATOPLÆG FREMTIDENS RÅDGIVNINGSYDELSER
DEBATOPLÆG: FREMTIDENS RÅDGIVNINGSYDELSER Debatoplægget er udgivet af Bygherreforeningen. Debatoplægget er støttet af Bygningsstyrelsen og Realdania. Debatoplægget er udarbejdet af Lars Bertelsen, Rolf Simonsen og Hanne Ullum (Bygherreforeningen). Projektets følgegruppe består af Per Christensen (Alectia), Ann-Marie Lewis (BAM), Niels Sørensen (Banedanmark), Michael Christensen (CCO Arkitekter), Ole Kristian Bottheim (DTU), Jeppe Blak-Lunddahl (Emcon), Per Poulsen (Novo Nordisk) og Aksel Frandsen (Wicotec Kirkebjerg). Projektets styregruppe består af Henrik L. Bang (Bygherreforeningen), Henrik Stub (Bygningsstyrelsen), Michael Ryager (Bygningsstyrelsen) og Lars Autrup (Realdania). København, juni 2016
EN FÆLLES VEJ TIL BEDRE RÅDGIVNING I BYGGERIET Der har de seneste år været debat om kvaliteten af rådgivningsydelser i byggeriet. Det er et emne, der fylder meget for byggeriets parter, og der er meget, der kan gøres fra alle involverede. På den ene side oplever de professionelle bygherrer, at der er for mange projekteringsfejl og -mangler i det projektmateriale, som rådgiverne leverer og at dette ofte medfører store økonomiske og tidsmæssige konsekvenser for både bygherre, entreprenører og brugere af byggeriet. På den anden side mener rådgiverne, at årsagen til problemerne skal findes i den måde bygherrerne køber ind på. Bygherrernes ønsker anses ofte som urealistiske i forhold til, hvad der kræves leveret, og der afsættes for få penge til projekteringen i forhold til de ressourcer, som rådgiverne skal bruge for at løse opgaven. Organiseringen af projekteringsopgaverne er i opbrud, og der opstår ofte tvivl om rollefordelingen, og hvor de rigtige kompetencer er. Der er mange grænseflader, og de er sjældent veldefinerede. Derfor bliver projekteringsledelsen en mere og mere central ydelse, der dog er svagt defineret og relativt personafhængig. Rådgivningsydelserne er et knudepunkt i byggeprocessen, og situationen med de aktuelle problemer og udfordringer er uholdbar. Der er brug for at finde frem til årsager, mulige løsningsveje og iværksætte nye måder at tilrettelægge rådgivning i byggeriet. Derfor sætter Bygherreforeningen sammen med Bygningsstyrelsen og Realdania rådgivningsydelserne til debat, så det kan diskuteres, hvad der skal kendetegne fremtidens rådgivningsydelser. 3
LÆSEVEJLEDNING Dette debatoplæg er udgivet som optakt til et debatseminar den 27. juni 2016 for særligt inviterede praktikere. På debatseminaret er det målet at igangsætte en debat omkring en række formulerede hypoteser og generere ideer og viden. Den viden, der indsamles på seminaret, vil efterfølgende anvendes i en afrapportering, der udkommer i efteråret 2016. Afrapporteringen bliver en konkretisering af de væsentligste pointer fra seminaret og giver anbefalinger til hele branchen omkring fremtidens rådgivningsydelser. Debatoplægget er bygget op omkring tre spor bygherrerne, rådgiverne og branchen. For hvert spor præsenteres de hypoteser, der ønskes diskuteret, samt en kort uddybning af disse. Dernæst følger en række overvejelser, der er fundet i interviews, som er foretaget med brancheorganisationerne Dansk Byggeri, DANSKE ARK, DI Byg, FRI og TEKNIQ samt diskussioner i projektets følgegruppe. Målet er, at debatoplægget er let overskueligt, men også anvendeligt som igangsætter for debatten på seminaret og i branchen generelt. Vi håber, at du vil læse oplægget og gøre dig refleksioner om, hvad der bør kendetegne fremtidens rådgivningsydelser i dansk byggeri. God læselyst! 5
BYGHERRERNES KOMPETENCER OG FORRETNINGSGANGE HYPOTESE Bygherrerne skal styrke deres evne til at indkøbe rådgivnings ydelser Rådgiverne ønsker en klar beskrivelse af opgaven, men det er svært for bygherren at beskrive denne præcist. Bygherrerne søger rådgivning for at blive klogere og har måske ikke viden nok om rådgivernes arbejde til at kunne beskrive opgaven. De frygter således, at de ved at beskrive opgaven i detaljer kan komme til at udelade vigtige ydelser. Samtidig synes rådgiverne, at det er ærgerligt, hvis rammerne for projektet lægges for stramt eller bliver en decideret hindring, hvis de lægges forkert på grund af manglende afklaring. VÆRD AT OVERVEJE hvordan bygherren kan arbejde med udbudsstrategier for rådgivningsydelser hvordan bygherren i højere grad kan fokusere på at skabe overordnede rammer for rådgivernes arbejde, frem for at præcisere de ønskede ydelser specifikt hvordan bygherren kan definere ydelser og behov på et niveau, hvor de ikke bliver hindrende for en fremtidig udvikling af projektet, men kan tilpasses løbende hvordan den indledende markedsdialog kan have en positiv effekt på bygherrens udfordringer hvordan bygherrerne kan konceptualisere typer af projekter, så de er lettere at gå til uden at skulle starte forfra hver gang 6
HYPOTESE Bygherren skal tættere på processerne for, at projektet får den rigtige rådgivning Byggeriet er fuldt af komplekse processer, der gør det vanskeligt at planlægge og designe et byggeri i begyndelsen af processen. Derfor er der nødvendigvis mange centrale beslutninger, der bliver taget undervejs i byggeriet, og uklare beslutningskompetencer og langsommelige processer er et problem i denne sammenhæng. Samtidig er der mange områder, hvor rådgiveren skal tage beslutninger på bygherrens vegne, og her er det vigtigt, at der er et klart mandat. VÆRD AT OVERVEJE hvordan bygherren kan blive mere afklaret om egne evner og kompetencer i forhold til viden om byggeriets processer samt om en sådan afklaring vil gøre det muligt at nå det rigtige rådgivningsniveau tidligere om det er væsentligt, at bygherrens kompetencer er byggefaglige og om denne dermed bør være aktiv i de faglige diskussioner for at sikre en god rådgivning, eller om bygherren i højere grad skal kunne tage risici og have ledelsesmæssige kompetencer om bygherren skal orkestrere samarbejdet i projektet aktivt, eller stole på at parterne er professionelle nok til at indfri målsætninger og levere til tiden om bygherren skal indkøbe ekstern granskning eller gennemføre projektgennemgang eller projektoptimering for at kvalificere projektmaterialet 7
RÅDGIVERNES KOMPETENCER OG FORRETNINGSGANGE HYPOTESE Manglende forventningsafstemning og for få ressourcer fører til utilstrækkeligt projekt materiale med fejl og mangler Der opleves for mange fejl og mangler i projektmaterialet, hvilket er årsag til frustrationer hos alle parter i byggeprocessen. Desuden opleves det, at rådgiverne ikke evner at projektere de tekniske installationer på en måde, der gør, at de kan udføres og afleveres til tiden med god funktionalitet. Det er både et projekteringsproblem og et udførelsesproblem, men i begge tilfælde har rådgiverne et ansvar. Rådgiverne oplever, at opgaven sjældent er godt beskrevet, og at det derfor er svært at levere, hvad der er brug for. Det er ligeledes vanskeligt at forventningsafstemme rådgivningsydelsen inden projektet går i gang, hvis det skal kunne udvikle sig undervejs. VÆRD AT OVERVEJE hvor kvaliteten af rådgivernes arbejde særligt halter hvorfor der opstår projekteringsfejl og -mangler hvorfor rådgivernes kvalitetssikring ikke fungerer om der kan skabes rum for innovative løsninger samt, at projekter kan udvikle sig undervejs, hvis der i højere grad fokuseres på at præcisere problemstillinger frem for opgaver hvordan udbudsmaterialets detaljeringsgrad kan laves mere overordnet, så en ændring i projektet undervejs ikke ses som en fejl hvordan entreprenører og leverandører kan inddrages tidligere i projekteringen for at optimere projektmaterialet 8
HYPOTESE Rådgiverne mangler kompe ten cer på nogle af de områder, som bygherrerne efterspørger som centrale Bygherrerne har brug for rådgivere, der kan hjælpe med at lave realistiske og retvisende budgetter, vurdere risiko og følge op på økonomien undervejs, så der kan styres efter den i projektet. Mange bygherrer oplever et pres fra deres bagland om at levere byggeprojekter til tiden og til et bestemt budget. Grundet manglende kompetencer fastsættes budgetterne ofte ud fra et tidligt skøn eller overslag, som giver problemer senere i projektet. VÆRD AT OVERVEJE hvordan rådgiverne kan forbedre deres kompetencer inden for udbudsstrategi, budgettering, risikoledelse, projektøkonomi, valg af entrepriseform og byggestyring om der bør uddannes projekteringsledere, byggeledere og tilsynsfunktioner eller om rådgiverne bør styrkes på nye samarbejdsmodeller og kompetencer inden for de nævnte områder, så de ikke er afhængige af specialiserede underrådgivere om det er rådgiverne, der bør levere disse ydelser, eller om det snarere er bygherrerne, der skal kunne varetage disse opgaver eller som minimum styrkes, så de bedre kan efterspørge og indkøbe ydelserne om der er behov for nye budgetprocedurer, som understøtter muligheden for at bevillinger i højere grad bliver puljeopdelt frem for at være endegyldigt fastsat på forhånd eller anvendelse af forskellige honorarformer, der passer til forskellige typer opgaver 9
HYPOTESE Der er behov for at rådgiverne standardiserer og kvalitetssikrer deres ydelser, samt arbejder mere systematisk med læring og erfaringsopsamling Kvaliteten af rådgivningsydelserne opleves meget forskelligartet også selvom de kommer fra samme rådgivningsvirksomhed. Fokus på den enkelte rådgiver som person og dennes CV må ikke stå alene, men skal under bygges ledelsesmæssigt. Ensidigt fokus på CV er presser lønningerne op og dygtige rådgivere sælges til flere projekter, end de kan klare. Rådgivningsvirksomhederne skal blive bedre til at levere ydelser, der matcher opgaven og en ensartet kvalitet i leverancerne. VÆRD AT OVERVEJE hvordan rådgivningsvirksomhederne kan organisere sig, så de nødvendige kompetencer til at løse opgaven sættes i fokus om den hårde konkurrence fordrer, at rådgiverne har et A og et B hold, så de kan levere til forskellige priser, men dermed også forskellig kvalitet om bedre ledelse, gode rammer for samarbejde og understøttelse af en fælles forståelse blandt de involverede, kan være med til at sikre god rådgivning hvordan rådgiverne kan blive bedre til at opsamle erfaringer fra projekterne efter udførelsen, så de lærer af erfaringerne med de løsninger, som de har projekteret om standardisering af ydelser bliver laveste fællesnævner frem for et løft af kvalitet 10
HYPOTESE Projekteringsledelse er en central ydelse, der er afgørende for den samlede kvalitet af rådgivningen Byggeriets kompleksitet betyder, at der er mange parter, leverandører og specialister med i projekteringsprocessen. Det giver en masse delleverancer og grænseflader, der skal håndteres. Projekteringsledelsen er en helt central opgave for at sikre kvalitet i rådgivningen. Projekteringen styres meget forskelligt og er blandt andet afhængig af, om det er en arkitekt eller en ingeniør, der har projekteringsledelsen forskellene giver dog udsving i byggeriets fokus. VÆRD AT OVERVEJE hvordan vigtigheden af projekteringsledelsen kan italesættes om projekteringsledelse bør afsættes som en separat post i udbuddet om der bør være et objektivt sæt af kompetencer (ydelsesbeskrivelse) med fokus på ledelse, så projekteringen ikke svinger alt efter, hvilken aktør der har opgaven om projekteringslederen primært skal være fagligt dygtig eller have stærke ledelsesmæssige kompetencer hvordan projekteringsledelsen organiseres bedst om projekteringsledelsen er så central, at bygherren selv burde tage denne rolle 11
BRANCHENS STRUKTURER OG INCITAMENTER HYPOTESE Incitamentsstrukturer kan mod arbejde rådgivningsydelsers kvalitet Ofte honoreres rådgiverne som en procentdel af det samlede byggeprojekt. Det betyder, at rådgiveren ikke nødvendigvis har incitament til at reducere byggeomkostningerne. Samtidig betyder aftaleformen, at det reelt kan betale sig for rådgiverne at sende dele af projekteringen videre til leverandører. Dette giver en asynkron projektering, flere grænseflader samt øget koordineringsbehov og risiko for fejl. VÆRD AT OVERVEJE hvordan rådgivernes afregningsform kan ændres, så den i højere grad bliver et incitament til at levere kvalitet i rådgivningsydelsen. om der skal gøres mere brug af skiverådgivning om udbudsreglerne øger ressourceforbruget og et fokus på pris om ydelsesbeskrivelserne er svære at bruge som grundlag for aftaler hvordan aftalesystemet og udbudsreglerne påvirker en uhensigtsmæssig incitamentsstruktur hvilke sanktioner der vil kunne anvendes i forhold til dårligt projektmateriale hvordan man undgår, at entreprenørerne udnytter dårligt projektmateriale til ekstraregninger hvilke incitamenter, der virker positivt i forhold til at få bedre rådgivningsydelser hvordan alle parter kan tilegne sig ledelsesmæssige kompetencer, så der skabes optimale strukturer for rådgivningen 12
HYPOTESE Projektets setup har stor betydning for, hvordan rådgiverne performer Rådgivningsydelsens kvalitet hænger i høj grad sammen med setuppet i det konkrete projekt. I totalentrepriser bliver entreprenøren den styrende, og fokus bliver ofte på prisen, hvilket ikke altid er befordrende for, at arkitekterne kan lave gode og kreative løsninger. Dog bliver processen nogle gange mere effektiv, da entreprenøren bedre kan beskrive behovet for rådgivning og ofte har bedre mulighed for at sammensætte et team på basis af erfaringer. VÆRD AT OVERVEJE hvorfor totalentreprenører bedre kan indkøbe rådgivningsydelser hvilke erfaringer i forhold til krav, organisering og samarbejde fra forskellige sammenhænge, der kan kopieres til standarder for at hæve den generelle kvalitet hvordan rådgiverne organiserer sig forskelligt i offentlige/private bygherrers projekter, hos totalentreprenører samt i OPP-projekter hvilke forskelle der er mellem totalentrepriser og andre entrepriser, eller om den reelle forskel ligger i, hvordan man sammensætter holdet om bygherrernes evne og mulighed for at styre og sammensætte det rigtige hold har betydning for, hvordan de kan efterspørge konkrete ydelser hvordan man kan skabe et fornuftigt fungerende hold ud fra et udbud om der er forskelle mellem rådgivernes arbejde i henholdsvis danske og udenlandske projekter i forhold til organisering, vilkår, regler, rammer, styringsredskaber og processer, som vi kan lære af og kopi ere til danske projekter 13
OM PROJEKTET Projektet omkring fremtidens rådgivningsydelser er støttet af Bygningsstyrelsen og Realdania. Projektet undersøger udfordringer og muligheder i forbindelse med rådgivningsydelserne, og er iværksat med en indledende undersøgelse, der er bygget op om en række hypoteser inden for tre spor: Bygherrernes kompetencer og forretningsgange Rådgivernes kompetencer og forretningsgange Branchens strukturer og incitamenter Hypoteserne er efterfølgende nuanceret gennem interviews med brancheorganisationerne Dansk Byggeri, DANSKE ARK, DI Byg, FRI og TEKNIQ. Ud fra denne nuancering er dette debatoplæg udarbejdet som afsæt for et debatseminar. Debatseminaret danner sammen med yderligere interviews fra fremtrædende aktører samt internationale perspektiver det empiriske grundlag for afrapporteringen, der udkommer i løbet af efteråret 2016. Afrapporteringen vil give en række pejlemærker for både bygherrer og rådgivere om, hvad der skal kendetegne fremtidens rådgivningsydelser i dansk byggeri samt bud på, hvordan branchen i fællesskab kan nå derhen. Gennem hele projektet medvirker en følgegruppe med bygherrer, bygherrerådgivere, rådgivere og entreprenører til at belyse og kvalificere den viden, der indhentes. På den måde søger projektet at være relevant i forhold til faggruppernes forskellige praksismæssige udfordringer, så der i sidste ende kan gives konkrete anbefalinger til branchen som helhed. 14