Afrapportering 2016 Intern kontrol Fællescenter Økonomi og IT
Afrapportering 2016 Intern kontrol 1. Indledning Formålet med den interne kontrol er, jfr. Regulativ for økonomisk styring, at sikre at vedtagne procedurer og kontroller efterleves, samt medvirke til at der etableres hensigtsmæssige forretningsgange. Den interne kontrol er udover at være en kontrollerende part også rådgiver eller sparringspartner i forhold til de enkelte institutioner og afdelinger, med det formål at sikre betryggende og hensigtsmæssigt ledelsestilsyn med fokus på at kontroller og rutiner til stadighed effektiviseres. Den interne revision er et supplement til den eksterne revision, og det årlige omfang af den interne revision skal i henhold til Regulativ for økonomisk styring som udgangspunkt omfatte 3-4 institutioner og 1-2 afdelinger, som udvælges i samarbejde med økonomichefen. Den interne kontrol for 2016 er i et vist omfang blevet påvirket af den arbejdsmæssige situation i økonomiafdelingen hvor en økonomikonsulent tidligt i 2016 valgte at søge nye udfordringer. Den interne controller har som følge heraf fungeret som økonomikonsulent på Teknik og Miljø området i ca. et halv år sammen med jobbet som intern controller. 2. Den udførte interne kontrol I rapporten for den interne kontrol i 2015 blev der defineret følgende fokusområder for den interne kontrol for 2016: Digitalisering af det økonomiske ledelsestilsyn. Opdatere og implementere Regulativ for økonomisk styring, herunder bl.a. retningslinjer for håndtering af kontantkasser samt udarbejdelse af mangelfulde dokumenter Mellemkommunale betalinger på øvrige områder Der er i 2016 lavet intern kontrol på følgende områder: Håndtering af kontantkasse på samtlige ældrecentre, herunder udarbejdelse af procedurer. Digitalisering af det økonomiske ledelsestilsyn for Fællescenter Økonomi & IT, Center Arbejdsmarked, Driftenheden og Øster Hornum Børneunivers. Mellemkommunale betalinger på førtidspensionsområdet, ældreområdet og skoleområdet, herunder controlling og udarbejdelse af forretningsgange. FB60 bilag ledelsestilsyn. 2
2.1. Håndtering af kontantkasser på ældrecentre, herunder udarbejdelse af procedurer. På kommunens ældrecentre forefindes der en del kontantkasser - typisk i det enkelte ældrecenters køkken eller dagcenter. I 2015 blev der igangsat et projekt med henblik på at blive bedre til at håndtere de kontantkasser der findes i kommunen, hvor der bl.a. blev udarbejdet forretningsgange til håndtering af kontantkasser for Himmerlands-billetten og Børnecenter Himmerland. I 2016 har fokusområdet været kommunens ældrecentre, hvor der er konstateret en del uhensigtsmæssigheder i de enkelte ældrecentres håndtering af kontantkasser, bl.a. manglende afstemninger, opbevaring af store beløb gennem længere tid og ikke mindst opbevaring af kontanter i ikke aflåste pengeskabe. I 2016 er der lavet intern kontrol af følgende ældrecentres håndtering af kontantkasser: Bælum Ældrecenter Møllevangen Haverslev Ældrecenter Haversdal Nørager Ældrecenter Rørbæk Ældrecenter Engparken Skørping Ældrecenter Teglgårdsminde Støvring Ældrecenter Mastruplund Suldrup Ældrecenter Himmerlandshave Terndrup Ældrecenter Øster Hornum Ældrecenter Birkehøj På Ådalscenteret i Støvring forefindes der ingen kontantkasser. Der er udarbejdet procedurer for samtlige kantinekasser, hvor fokus er på daglig afstemning, sikker opbevaring af pengene i aflåst pengeskab samt ugentlig indsætning af pengene i pengeinstitut. Der er ligeledes udarbejdet procedurer for samtlige kontantkasser i dagcentre og lignende ud fra samme principper, dog med knap så stramme regler da aktivitetsniveauet her er væsentlig lavere. Der indsættes derfor ikke beløb hver uge i banken dette styres ud fra et fastsat beløb, som maksimalt må forefindes i kontantkassen. 2.2 Digitalisering af det økonomiske ledelsestilsyn. I henhold til Rebild Kommunes Regulativ for Økonomisk Styring er den budgetansvarlige pligtig til at udøve et overordnet økonomisk ledelsestilsyn, hvor de overordnede rammer for ledelsestilsynet er beskrevet i regulativets bilag 2.2. I regulativet er der ikke fastsat en bestemt metode som det økonomiske ledelsestilsyn skal udføres på, udover at ledelsestilsynet skal udføres effektiv efter en vurdering af væsentlighed og risiko, samt at kontraktholder er forpligtet til at beskrive sit ledelsestilsyn og hvordan det dokumenteres. Den enkelte kontraktholder har således selv, med udgangspunkt i de retningslinjer der er beskrevet i Regulativ for Økonomisk Styring, udformet sit eget økonomiske ledelsestilsyn, herunder manuel stikprøvekontrol af bilag ud fra kriterier om væsentlighed og risiko. De systemmæssige muligheder der har været til rådighed til dette har indtil medio september 2016 ikke været særlig gode, men fra og med medio september 2016 er det systemmæssigt blevet muligt at automatisere bilagskontrollen ud fra centralt definerede kriterier. Planen for den elektroniske bilagskontrol er at systemet automatisk 3
udtager 15% af bilagene til kontrol hver måned, hvor kontraktholder den 1. hverdag i måneden får en systemmail om at der er udtaget bilag til kontrol. Kontraktholder gennemgår bilagene ud fra de kriterier der er foreskrevet, bl.a. i Regulativ for Økonomisk Styring, og Fællescenter Økonomi & IT følger op på at kontrollen er foretaget. I 2016 er den elektroniske bilagskontrol implementeret i følgende enheder: Fællescenter Økonomi & IT Center Arbejdsmarked Driftsenheden Øster Hornum Børneunivers Den elektroniske bilagskontrol implementeres for den resterende del af kommunen i første halvår 2017. Sideløbende med implementeringen af den elektroniske bilagskontrol køres et projekt som har til formål at ensrette og opkvalificere det øvrige økonomiske ledelsestilsyn. Der er som et tilbud til den enkelte centerchef eller kontraktholder udarbejdet en skabelon til hvordan det økonomiske ledelsestilsyn kan beskrives og dokumenteres. Skabelonen tager udgangspunkt i følgende punkter fra Regulativ for Økonomisk Styring: beskrives og dokumenteres hvordan det økonomiske ledelsestilsyn foretages. 1. Sikring af et retvisende budget og budgetforudsætninger 2. Løbende budgetopfølgning, herunder specifikt bilags- og løn kontrol 3. Sikring af korrekt bogføringsproces 4. Sikring af et tilstrækkeligt internt kontrolniveau ved kasser 5. Afstemning af beholdnings-/mellemregningskonti 6. Betryggende opbevaring af værdier tilhørende andre 7. Registrering af kommunens fysiske aktiver 8. Overholdelse af kommunens vedtagne politikker Som beskrevet i Regulativ for Økonomisk Styring så er det den enkelte kontraktholder der er ansvarlig for at beskrive og dokumentere sit økonomiske ledelsestilsyn under hensyntagen til bl.a. institutionens størrelse, medarbejdernes erfaring og kvalifikationer, områdets karakter, opgavens omfang m.v. Det er dog hensigtsmæssigt at der er en vis ensartethed i afrapporteringen af ledelsestilsynet, og derfor skal hver enkelt kontraktholder/afdeling/center hver måned udfylde og underskrive skemaet nedenfor, som overordnet dokumentation for at ledelsestilsynet er gennemført. Den underskrevne rapport over udført ledelsestilsyn samt tilhørende dokumentation for stikprøvevis bilagskontrol og andre kontroller skal til enhver tid på forlangende kunne fremlægges. Dokumentationen skal i.h.t. Regulativ for Økonomisk Styring opbevares i 3 år + indeværende år. 4
Økonomisk ledelsestilsyn gennemført: Dato: Ledelsestilsynet gennemført af: Navn: Underskrift af den budgetansvarlige Ledelsestilsynet omfattede: 1. Bilagskontrol, herunder sikring af korrekt bogføringsproces (månedsvis) 2. Kontrol af FB60 Bilag (kvartalsvis) 3. Kontrol af medarbejdere med udbetalingsrettigheder gennem fagsystemer (årligt) 4. Sikring af et retvisende budget og budgetforudsætninger (årligt) 5. Budgetopfølgning (kvartalsvis) Sæt kryds ved de emner som er indeholdt i ledelsestilsyn et Sæt kryds hvis emnet ikke er relevant i forhold til ledelsestilsynet 6. Lønopfølgning (månedsvis) 7. Sikring af tilstrækkelig intern kontrolniveau ved kontantkasser (månedsvis) 8. Afstemning af beholdnings-/mellemregningskonti (løbende efter behov) 9. Betryggende opbevaring og administration af værdier tilhørende andre (kvartalsvis) 10. Registrering af kommunens fysiske aktiver (kvartalsvis) Bemærkninger i forbindelse med den udførte kontrol: Denne side opbevares som dokumentation af det gennemførte ledelsestilsyn 2.3 Mellemkommunale betalinger Som beskrevet i sidste års afrapportering af den interne kontrol har kommunen ved ekstern hjælp gennem 2014 og 2015 kørt et projekt med særlig fokus på at kontrollere om der på førtidspensionsområdet blev udbetalt ydelser til borgere hvor Rebild Kommune ikke har betalingsforpligtelsen indenfor følgende områder: 5
6-års reglen, som vedrører mellemkommunale betalinger på førtidspension, hvor Rebild Kommune ikke har betalingsforpligtelsen, jfr. Retssikkerhedslovens 9c, stk. 7. Institutionsreglen, som vedrører mellemkommunale betalinger på førtidspension, hvor Rebild Kommune ikke har betalingsforpligtelsen, jfr. Retssikkerhedslovens 9c, stk. 2-4. Projektet har ind til videre indbragt Rebild Kommune ca. 1,2 mio. kr. som er indregnet i årsregnskabet for 2015. Fra projektet henstår der stadig 1 sag som ligger i Ankestyrelsen. Hertil kommer at projektet også omfatter områder hvor kommunen kan forbedre vilkårene for den kommunale udligning, hvor der er kørt projekt indenfor følgende områder: BBR, som vedrører berigtigelse af BBR-registreringer og som ændrer på kommunens socioøkonomiske indeks, som ligger til grund for tilskudsberegningen ved den kommunale udligning. Betalingskommunefolketal, det kommunale udligningssystem har til formål at udligne de demografiske og sociale forskelligheder, som afspejler kommunernes diversitet. Som nævnt i sidste års afrapportering anslås det at ovennævnte projekter har bidraget med netto ca. 4,9 mio. kr. i 2016, som der var taget højde for i budgettet. Inspireret af de gode resultater fra tidligere år, så er arbejdet med at forbedre den interne kontrol og arbejdsgangene på øvrige områder, hvor der sker mellemkommunale refusioner, fortsat i 2016 og 2017. Fokusområderne har været at forbedre arbejdsgangene og den interne kontrol på følgende områder: Borgere der modtager førtidspension med relaterede udgifter, og som flytter til Rebild kommune på institution, egen bolig eller lignende hvor der er anden betalingskommune. Borgere der modtager uddannelses-/kontanthjælp med relaterede ydelser, og som flytter til Rebild kommune på institution, egen bolig eller lignende hvor der er anden betalingskommune. Unge mellem 18 og 23 år, som flytter til Rebild kommune på institution, egen bolig eller lignende hvor der er anden betalingskommune. Unge under 18 år, som flytter til Rebild kommune på institution eller plejefamilie hvor der er anden betalingskommune. Der har ligeledes været fokus på at forbedre arbejdsgange og den interne kontrol på ovennævnte 4 punkter hvor fortegnet er omvendt, det vil sige de borgere som vi anbringer i en anden kommune, men hvor Rebild Kommune er betalingskommune. Ved udgangen af 2016 er arbejdsgangen for borgere der modtager førtidspension med relaterede udgifter, og som flytter til Rebild Kommune med anden betalingskommune, udarbejdet. De andre procedurer er under udarbejdelse, men det er en meget tidskrævende proces som går på tværs af flere forvaltninger, så arbejdet fortsætter i 2017 hvor det også færdiggøres. I 2014 og 2015 blev der, som nævnt i sidste års rapport, lavet en gennemgående controlling på førtidspensionsområdet, så i 2016 har fokus været på skole- og institutionsområdet, samt på boligstøtteområdet. 6
Der er lavet en omfattende controlling på børn og unge som er anbragt i Rebild Kommune men som har et andet betalingskommune forhold. Controllingen har vist at de direkte omkostninger på ophold m.m. som udgangspunkt kører korrekt, og omkostningerne som udgangspunkt betales af den korrekte kommune. Men hvad angår skole- /institutionsomkostninger m.m. har controllingen vist at der er et stort forbedringspotentiale idet der er fundet ca. 4,2 mio. kr., som dækker perioden 2013 til medio 2016 og som skal viderefaktureres til den unges betalingskommune. Ved at få styr på disse processer skønnes det, at der fremadrettet vil være årlige mindreudgifter/merindtægter for kommunen på ca. 2,8 mio. kr. Der er ligeledes lavet en controlling af de borgere som bor i plejebolig eller ældrebolig og som har anden betalingskommuneforhold, men som modtager boligstøtte fra Rebild Kommune. Controllingen har resulteret i at der på området er fundet 0,2 mio. kr. på området. 2.4. FB60 Bilag FB60 bilag er bilag der anvendes i forbindelse med straks udbetalinger, og som i modsætning til andre udbetalinger kun kræver én godkender, så denne form for bilag stiller naturligvis større krav til ledelsestilsynet. Af hensyn til fleksibiliteten i hverdagen har kommunen valgt fortsat at give mulighed for at benytte FB60 bilag, om end vi forsøger at begrænse brugen mest muligt. FB60 bilag bruges kun af Arbejdsmarked og Fællescenter Økonomi og ledelsestilsynet foretages én gang i kvartalet. Ledelsestilsynet foretages af den ansvarlige centerchef, dog således at ledelsestilsynet for Fællescenter Økonomi foretages af den interne controller. Den interne controller udtager ligeledes de bilag der føres ledelsestilsyn, dog således at minimum 10 15% af bilagene undersøges ud fra et væsentlighedskriterium. Ledelsestilsynet har i 2016 ikke givet anledning til anmærkninger, dog kan vi konstatere at henstillingen til at begrænse brugen af FB60 bilag mest muligt bliver hørt, i det brugen af FB60 bilag igennem 2016 er faldet med ca. 70%. 3.0. Planer for 2017 Ud over den generelle interne kontrol er der fokus på følgende områder i 2017: Digitalisering af det økonomiske ledelsestilsyn implementering i resten af kommunen. Opdatere og implementere Regulativ for økonomisk styring, herunder bl.a. færdiggørelse og implementering af beskrivelse og dokumentation for det økonomiske ledelsestilsyn, samt udarbejdelse af mangelfulde dokumenter. Færdiggørelse af arbejdsgange på områder hvor der er mellemkommunale betalinger. Opgaverne er ret omfattende, og nogle af dem er igangsat i 2016 og fortsætter ind i 2017, men målet er at samtlige fokusområder færdiggøres i 2017. 7