Afrapportering 2018 Intern kontrol. Fællescenter Økonomi og IT

Transkript

1 Afrapportering 2018 Intern kontrol Fællescenter Økonomi og IT

2 Afrapportering 2018 Intern kontrol 1. Indledning Formålet med den interne kontrol er, jfr. Regulativ for økonomisk styring, at sikre at vedtagne procedurer og kontroller efterleves, samt medvirke til at der etableres hensigtsmæssige forretningsgange. Den interne kontrol er udover at være en kontrollerende part også rådgiver eller sparringspartner i forhold til de enkelte institutioner og afdelinger, med det formål at sikre betryggende og hensigtsmæssigt ledelsestilsyn med fokus på at kontroller og rutiner til stadighed effektiviseres. Den interne revision er et supplement til den eksterne revision, og det årlige omfang af den interne revision skal i henhold til Regulativ for økonomisk styring som udgangspunkt omfatte 3-4 institutioner og 1-2 afdelinger, som udvælges i samarbejde med økonomichefen. 2. Den udførte interne kontrol I rapporten for den interne kontrol i 2017 blev der defineret følgende fokusområder for den interne kontrol for 2018: Konsolidering af det økonomiske ledelsestilsyn herunder sikre at samtlige institutioner og centre følger modellen for det økonomiske ledelsestilsyn på en hensigtsmæssig måde. Opdatere og implementere Regulativ for økonomisk styring, herunder bl.a. færdiggørelse og implementering af beskrivelse og dokumentation for det økonomiske ledelsestilsyn, samt udarbejdelse af mangelfulde dokumenter. Færdiggørelse af arbejdsgange på områder hvor der er mellemkommunale betalinger for at imødegå og forebygge, at Rebild Kommune ikke mister berettigede refusioner. Der er i 2018 lavet intern kontrol på følgende områder: Håndtering af kontantkasse på Søparken, herunder udarbejdelse af procedurer, samt gennemgang af interne kontroller. Håndtering af kontantkasser på RebildPorten, herunder udarbejdelse af procedurer, samt gennemgang af interne kontroller. Det økonomiske ledelsestilsyn for hele Rebild Kommune, som blev færdigimplementeret i slutningen af 2017 kontrollen har i 2018 særligt haft fokus på den elektroniske bilagskontrol. Mellemkommunale betalinger på vedligeholdelsestræning efter 86 i SEL og træning efter 140 i SUL, herunder controlling og udarbejdelse af forretningsgange. FB60 bilag (bilag med en godkender) ledelsestilsyn Håndtering af kontantkasser på Søparken. På Boformen Søparken forefindes der en udlægskasse og en hovedkasse som i princippet fungerer som én kontantkasse. Udlægskassen bruges i det daglige til udlæg for beboerne 2

3 for at lette det administrative arbejde og hovedkassen bruges til at fylde udlægskassen op til et forudbestemt max. beløb hver uge. Alle Søparkens personaler har adgang til udlægskassen, da dette er en nødvendighed for fleksibiliteten bl.a. i forhold til Søparkens geografiske placering. Til gengæld er det kun lederen og bogholderen der har adgang til hovedkassen. Der er for både udlægskassen og hovedkassen procedurer for hvordan kasserne håndteres i hverdagen, herunder retningslinjer for: Opbevaring af kasserne Opbevaring af nøglerne til kasserne Hvem der er ansvarlig for kasserne og hvem der har adgang til kasserne Hvor ofte kasserne afstemmes Hvordan man forholder sig ved tyveri eller mistanke om tyveri I forbindelse med udlæg for beboerne fra udlægskassen er der ligeledes lavet en detaljeret procedurer for hvordan den enkelte beboer månedsvis afregner udlæg. Man har tidligere administreret enkelte af beboernes økonomiske midler, men dette tilbyder man ikke længere og man forventer, at der i løbet af 2019 er fundet værger til de beboere hvor man stadig administrerer midler Håndtering af kontantkasser på RebildPorten. På RebildPorten sælges der en masse forskellige ting i butikken bl.a. forskellige bøger og DVD er med relevans for kommunen men også fiskekort, oversigtskort over Rold skov, postkort, cykelkort, opera billetter, Himmerlandskurve og meget mere. En del af varerne på hylden er varer man har i kommission og andre er varer man selv køber og sælger videre, og herudover sælger man også guidede ture. Salget håndterer man ved enten at modtage kontanter, eller der betales med dankort eller MobilePay. Selv om salget er overskueligt omsættes der på årsbasis alligevel for et pænt beløb, og da der ikke findes kasseapparat er der følgende udfordringer i forbindelse med salget der skal håndteres: Kontantsalget styring og bogføring Salget på MobilePay styring og bogføring Salget på Dankort styring og bogføring Håndtering af lagerstatus på kommissionsvarer Afstemning af kontantkasse Afstemning af bankkonto hvor MobilePay og Dankortindbetalinger går ind på Til styring af ovennævnte udfordringer har vi udarbejdet et Excel ark (se skema nedenfor), som dels giver angiver bogføringen for en given periode og samtidig holder styr på lagersituationen på hver enkel kommissionsvare. Samtidig er der i nederst i skemaet indbygget en automatisk afstemning af kontantkassen, som selvfølgelig skal tjekkes manuelt efter. Tallene i skemaet nedenfor er fiktive, og kun indsat for at give et indtryk af hvordan Excel arket fungerer. 3

4 4

5 Der er udarbejdet procedure for hvordan kontantkassen håndteres i hverdagen, samt retningslinjer for: Opbevaring af kassen Opbevaring af nøglerne til kassen Hvem der er ansvarlig for kassen og hvem der har adgang til kassen Hvor ofte kasserne afstemmes Hvordan man forholder sig ved tyveri eller mistanke om tyveri 2.3 Det økonomiske ledelsestilsyn med særligt fokus på elektronisk stikprøvekontroller. Formålet med det nye økonomiske ledelsestilsyn er at sikre en høj kvalitet, samt at ledelsestilsynet foretages på en hensigtsmæssig måde og ud fra ensartede retningslinjer. I henhold til Rebild Kommunes Regulativ for Økonomisk Styring er den budgetansvarlige pligtig til at udøve et overordnet økonomisk ledelsestilsyn, hvor de overordnede rammer for ledelsestilsynet er beskrevet i regulativets bilag 2.2. I regulativet er der ikke fastsat en bestemt metode som det økonomiske ledelsestilsyn skal udføres på, udover at ledelsestilsynet skal udføres effektiv efter en vurdering af væsentlighed og risiko, samt at kontraktholder er forpligtet til at beskrive sit ledelsestilsyn og hvordan det dokumenteres. Som beskrevet i afrapporteringen for 2016 og 2017, så er der i strategisk ledergruppe vedtaget en ensretning af hvordan det økonomiske ledelsestilsyn skal foretages. I afrapporteringen for 2017 er der beskrevet hvilke punkter der fokuseres på i ledelsestilsynet og hvor ofte der følges op på det, og for god ordens skyld nævnes punkterne her: 1. Bilagskontrol, herunder sikring af korrekt bogføringsproces (hver måned). 2. Kontrol af FB60 bilag (kvartalsvis). 3. Kontrol af medarbejdere med udbetalingsrettigheder gennem fagsystemer (årligt). 4. Sikring af retvisende budget og budgetforudsætninger (årligt). 5. Budgetopfølgning (kvartalsvis). 6. Lønopfølgning (hver måned). 7. Sikring af tilstrækkelig intern kontrolniveau ved kontantkasser (hver måned) 8. Afstemning af beholdnings-/mellemregningskonti (løbende efter behov). 9. Betryggende opbevaring af værdier tilhørende andre (kvartalsvis). 10.Registrering af kommunens fysiske aktiver (kvartalsvis). Det er den enkelte chefs eller kontraktholders ansvar at sikre, at ledelsestilsynet foretages og beskrives i henhold til de udarbejdede retningslinjer. Den interne kontrol i 2018 har særligt haft fokus på pkt. 1 den elektroniske bilagskontrol og pkt. 2 FB60 bilag. Den elektroniske bilagskontrol Planen for den elektroniske bilagskontrol er, at systemet automatisk udtager 15% af bilagene til kontrol hver måned, hvor kontraktholder den 1. hverdag i måneden får en 5

6 systemmail om, at der er udtaget bilag til kontrol. Kontraktholder gennemgår bilagene ud fra de kriterier der er foreskrevet, bl.a. i Regulativ for Økonomisk Styring. Der er lavet følgende stikprøveplaner: Center Natur og Miljø (herunder administration og Driftsenheden i alt 2 stikprøver pr. måned) Center Plan, Byg og Vej (administrationen 1 stikprøve pr. måned) Center Sundhed, Kultur og Fritid (herunder Tandplejen, Sundhedsplejen og træning/forebyggelse, Kulturskolen, Naturskolen, Ungdomsskolen, bibliotekerne og administrationen i alt 6 stikprøver pr. måned) Center Arbejdsmarked (herunder Borgerservice, Jobcenter, Udbetaling og administration i alt 10 stikprøveplaner pr. måned) Fællescenter Sekretariat (herunder HR og udvikling, Intern service, Rengøring og kantine, Ejendomme samt Erhverv og Turisme i alt 5 stikprøver pr. måned) Center Børn og Unge (herunder Skoler, Specialskole, Børnehaver og PPR inklusion i alt 19 stikprøver pr. måned) Center Pleje og Omsorg (Ældrecentre, Sygeplejen, Hjælpemiddeldepot, Hjemmeplejen, Produktionskøkkenet og Borgervisitation og Administration i alt 18 stikprøver pr. måned) Center Familie og Handicap (Børnecenter Himmerland, Voksne Boformer, Socialfaglige tilbud Børn og Unge + voksne samt administration i alt 6 stikprøver pr. måned) Fællescenter Økonomi & IT i alt 1 stikprøve pr. måned Samlet set er der lavet 68 elektroniske stikprøveplaner i Rebild Kommune, som hver måned automatisk udsendes til centerchefer, kontraktholdere og ledere i kommunen. Der udsendes således årligt 816 stikprøvekontroller, hvoraf 767 er gennemført og 49 ikke er gennemført. De generelle regler for stikprøvekontrollerne er at den enkelte chef/leder/kontraktholder skal lave sit økonomiske ledelsestilsyn, og dermed også stikprøvekontrollen senest den 15. i måneden. Overordnet set udføres de månedlige stikprøvekontroller tilfredsstillende. Det vurderes dog alligevel, at der er brug for større fokus på det økonomiske ledelsestilsyn, da der i 2018 er 6% af stikprøvekontrollerne der ikke er udført, hvoraf knap 4% er mere end én måned gammel. Stikprøvekontrollerne er vigtige og de virker. I 2018 er der i mindst et tilfælde konstateret uregelmæssigheder, med anvendelse af kommunale midler, som har ført til bortvisning af medarbejder. FB60 Bilag FB60 bilag er bilag der anvendes i forbindelse med straks udbetalinger, og som i modsætning til andre udbetalinger kun kræver én godkender, så denne form for bilag stiller naturligvis større krav til ledelsestilsynet. Af hensyn til fleksibiliteten i hverdagen har kommunen valgt fortsat at give mulighed for at benytte FB60 bilag, om end vi forsøger at begrænse brugen mest muligt. FB60 bilag er i 2018 kun brugt af Arbejdsmarked, og ledelsestilsynet foretages én gang i kvartalet. 6

7 Ledelsestilsynet foretages af den ansvarlige centerchef på baggrund af manuelle stikprøver foretaget af den interne controller, som har udtrukket 10 15% af bilagene til kontrol. Ledelsestilsynet har i 2018 ikke givet anledning til anmærkninger, dog kan vi konstatere at henstillingen til at begrænse brugen af FB60 bilag mest muligt bliver hørt, og brugen af FB60 bilag er igennem 2018 reduceret l så meget, at det næsten er ikke eksisterende. 2.4 Mellemkommunale betalinger Som beskrevet i tidligere års afrapportering af den interne kontrol, så har der de sidste år været stor fokus på områder, hvor der sker mellemkommunale refusioner. Der er udarbejdet arbejdsgange med indarbejdet controlling indenfor de områder, hvor der sker mellemkommunale refusioner. Den øgede fokus på området har de senere år indbragt Rebild Kommune adskillige millioner, men også synliggjort at der har været udfordringer med arbejdsgangene indenfor de områder, hvor der sker mellemkommunale refusioner. Derfor har fokus, fra efteråret 2016, været på at få lavet nogle arbejdsgange som sikre, at der sker en løbende fakturering af de ydelser som Rebild Kommune leverer, hvor der er et andet betalingskommune forhold. Der er typisk flere centre/afdelinger involveret i de områder, hvor der leveres ydelser med mellemkommunale refusioner. Dette gør opgaven med udarbejdelse af arbejdsgange meget kompleks, og derfor er det vigtig at arbejdsgangene laves på tværs af organisationen med inddragelse af ansvarlige medarbejdere fra de involverede centre. Det er ligeledes vigtig, at der er fuld klarhed over hvornår opgaven overdrages til et andet center/afdeling. Der er med udgangen af 2018 lavet arbejdsprocedurer på følgende områder hvor der er mellemkommunale refusioner: Borgere der modtager førtidspension med relaterede udgifter, og som flytter til Rebild kommune på institution, egen bolig eller lignende hvor der er anden betalingskommune. Borgere der modtager uddannelses-/kontanthjælp med relaterede ydelser, og som flytter til Rebild kommune på institution, egen bolig eller lignende hvor der er anden betalingskommune. Unge mellem 18 og 23 år, som flytter til Rebild kommune på institution, egen bolig eller lignende hvor der er anden betalingskommune. Unge under 18 år, som flytter til Rebild kommune på institution eller plejefamilie hvor der er anden betalingskommune. Unge under 18 år som går i skole i Rebild Kommune, men bor i anden kommune (grænsekrydsere). Borgere der henvises til vedligeholdelsestræning efter 86 i SEL med anden betalingskommune. Borgere der ønsker at modtage træning efter 140 i SUL med anden betalingskommune Borgere der anbringes i Rebild Kommune og visiteres til misbrugsbehandling af Rebild Kommune med anden betalingskommune Borgere der ønsker at benytte Rebild Kommunes rusmiddelteam med anden betalingskommune Hertil kommer at der én gang årligt laves controlling af de borgere som bor i plejebolig eller ældrebolig og som har anden betalingskommuneforhold, men som modtager boligstøtte betalt af Rebild Kommune. 7

8 Det er tilstræbt, at der i de udarbejdede arbejdsprocedurer er indeholdt en vis form for controlling, som typisk foretages 1-2 gange årligt. Hvor meget har det så givet i kroner og øre, at der er implementeret nye arbejdsprocedurer på områderne med mellemkommunale betalinger? Det er svært at give et præcist tal på det spørgsmål, da man med arbejdsgangsbeskrivelserne typisk fanger fejlene inden de sker det er jo faktisk det der er formålet med dem. Et eksempel er, at man med de arbejdsgangsbeskrivelser der ligger på unge under 18 år, som går i skole i Rebild Kommune, men bor i en anden kommune (grænsekrydsere) automatisk fanger når antal elever ændres, hvilket eksempelvis er sket fra august 2018 til december 2018 hvor antallet er øget fra 75 elever til 78 elever. Når man så ved, at en elev koster ca /år så koster det over kr. årligt hvis man ikke får faktureret de 3 elever videre til rette betalingskommune. Vi kan med implementering af de nye arbejdsgangsbeskrivelser sige at de 3 elever fanges i vores controlling, men det kunne de jo reelt set også være blevet med de gamle forretningsgange risikoen for at det ikke ville ske er bare større. Det samme gør sig gældende med de øvrige arbejdsgangsbeskrivelser også her er det svært at give et præcist tal på hvor meget de ændrede arbejdsgange og kontroller har givet i 2018, men vores bedste skøn er at vi har fanget knap kr. ved de skærpede interne kontroller. En sidegevinst ved at implementere ovennævnte forretningsgange er, som en medarbejder siger: At det rent faktisk har øget effektiviteten samtidig med at kvaliteten også er øget. Vi forsøger hele tiden at spotte områder, hvor der forekommer mellemkommunale refusioner, og hvor der ikke er udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelser sker det så vil det naturvis løbende blive håndteret. 2.5 Garantiprovision forsyningsselskaberne Som beskrevet i afrapporteringen for 2017, så er der ændret praksis med hensyn til Rebild Kommunes opkrævning af garantiprovision overfor forsyningsselskaberne. Ændringerne er sket i overensstemmelse med Vestre Landsrets domsafsigelse den 25. januar 2016, som fastslår at kommunerne er forpligtet til at opkræve en årlig individuel beregnet garantiprovision for de garantier der stilles overfor forsyningsselskaberne. Vi har valgt at tage ændringen af praksis med i rapporten selv om det måske falder lidt udenfor området intern kontrol og så alligevel ikke, da det er en del af den interne kontrol, at sikre at lovgivningen i videst muligt omfang følges. I Rebild Kommune har vi valgt følgende kriterier for at sikre en individuel vurdering/beregning af hvert enkelt forsyningsselskab: Selskabets gæld pr. forbruger Kundernes mulighed for at fravælge selskabet (tilslutningspligt) Selskabets evne og mulighed til at sikre at indtægter kan dække udgifter Selskabets evne og mulighed for at betale renter og afdrag på lån Markedsrenten på vurderingstidspunktet Vi tilstræber en løbende dialog med forsyningsselskaberne og forsøger hvert år at gøre vores kriterier for fastsættelse af garantiprovision så markedskonform som muligt. Der er i 2018 faktureret ca kr. i løbende garantiprovision til forsyningsselskaberne. 8

9 3.0. Planer for 2019 Ud over den generelle interne kontrol er der fokus på følgende områder i 2019: Økonomiske ledelsestilsyn i 2019 vil der være fokus på, at det økonomiske ledelsestilsyn foretages i henhold til retningslinjerne herfor og der vil blive foretaget 4-6 kontrolbesøg i kommunens afdelinger og institutioner. Et fokusområde er at forbedre styringen på befordringsområdet (NT) der skal bl.a. udarbejdes arbejdsgangsbeskrivelser til forbedring af denne styring. Opdatering af Regulativ for økonomisk styring har været på agendaen de sidste par år. Opgaven er kompleks og omfangsrig, men det er planen at der inden udgangen af 2019 er færdiggjort en opdatering af regulativet. 9