Nyhedsbrev december 2011 Kære kolleger For et par uger siden var vi nogle hundrede, der mødtes på Ørnevejens Skole til informationsmøde. Det var et tætpakket program med mange forskellige emner på dagsordenen. Jeg håber, at alle deltagere nu føler sig godt informerede om både den kommende organisation, huslejemodel, sundhedsprojekt og meget andet og takker for jeres store engagement og positive tilgang til den komplicerede proces, som vi er i gang med. Etableringen af Ejendomscenteret er nemlig indviklet! Selvom jeg ville ønske, at jeg kunne svare præcist og konkret på alle spørgsmål, kan det desværre ikke lade sig gøre. Vi er kommet langt, men der er også et godt stykke endnu, og mange udfordringer ligger endnu foran os. Dansk Servicerådgivning har nu afsluttet deres kortlægning og analyse af ejendomsservicefunktionerne. Det har været et stort arbejde, som har involveret rigtig mange medarbejdere. Men jeg synes, det har været det hele værd. Vi har fået et godt overblik, og Dansk Servicerådgivnings anbefalinger er et godt udgangspunkt, når vi skal træffe beslutninger om serviceniveau og aftaleformer. Tak til alle jer, der har været med i samarbejdet med Dansk Servicerådgivning. Tak for jeres tid, og tak for jeres store og positive engagement i opgaven. I dette nyhedsbrev kan du læse om noget af alt det, der sker lige for tiden. Vi er ved at være parat med en organisation for Ejendomscenteret. Inden længe skal vi beslutte os for et serviceniveau, og fra nytår indfører vi en huslejemodel. Jeg vil gerne takke alle for godt og positivt samarbejde i årets løb. Det får vi brug for at fortsætte i det nye år, hvor vi har mange store beslutninger og opgaver foran os i årets første måneder. Jeg glæder mig til at komme endnu længere med Ejendomscenteret og ønsker alle dejlige juledage og et godt nytår. De bedste hilsner Har din kollega fået nyhedsbrevet? Ikke alle har adgang til en pc og intranettet på arbejdet. Print derfor nyhedsbrev og invitation til de af dine kolleger, som ellers ville gå glip af informationen. Indhold Hvem gør hvad... 2 Huslejemodel og SLA... 3 Dansk Servicerådgivning er færdig med analysen... 4 Afdelingsleder for Drift og Service... 4 Forslag til ny organisation... 5 Ejendomscenteret og det rummelige arbejdsmarked... 6 Hvad sker der, når du bliver overflyttet... 7 De næste skridt på vej... 8 Bent Westerberg Chef for Ejendomscenteret 1
Hvem gør hvad efter den 1. januar 2012? - opgaver og ansvar Vi er midt i en overgangsfase. Meget er på plads, og den 1. januar 2012 er en skæringsdato, men ikke alt er klar. De kommende måneder bliver en indkøringsperiode, hvor ledere og medarbejdere både i Ejendomscenteret og i de skoler og institutioner, vi samarbejder med, må tage godt vare på hinanden og de opgaver, vi alle har en fælles interesse i. Vi må hjælpes ad med at få det hele til at fungere bedst muligt i overgangsfasen. Eksisterende aftaler fortsætter Det gælder for alle driftsforhold, at alle eksisterende aftaler gælder, indtil der er truffet anden aftale med Ejendomscenteret. Er en aftale ved at udløbe? Kontakt Ejendomscenteret (Bo Niebuhr, tlf. 9845 6208) og aftal, hvordan overgangen skal være. Snerydning Vintersæsonen 2011/12 er godt i gang. Derfor fortsætter de eksisterende aftaler og den snerydningspraksis, der er i dag på den enkelte ejendom. Udgifterne til snerydning afholdes på de samme konti som i dag, og disse konti overføres til de kommende servicecentre. Midlertidige ansættelser En del teknisk servicepersonale og rengøringsmedarbejdere er ansat midlertidigt. Er en midlertidig ansættelse ved at udløbe? Og er du i tvivl om, hvordan det skal håndteres? Kontakt Bo Niebuhr, tlf. 9845 6208, og aftal med ham, hvordan I gør det. Ejendomscenterets administration på Ørnevej i Frederikshavn får for tiden en del spørgsmål om, hvordan man skal forholde sig til forskellige praktiske driftsforhold på ejendommene efter nytår. Centerchef Bent Westerberg svarer på nogle af spørgsmålene her og håber, at det gode samarbejde kan fortsættes i overgangen til en ny måde at fordele ansvar og opgaver på. Budgettet Alle ejendomsrelaterede udgifter og budgetter bliver samlet under overskriften husleje i institutionens kontoplan. Når Økonomiudvalget har godkendt huslejemodellen, bliver budgettet rettet til, og institutionen får et budgettal, der svarer til huslejen. Disponeringsretten på huslejekontoen bliver i princippet overført til Ejendomscenteret den 1. januar 2012. Men også her er der en overgangsperiode. Indtil servicecentrene er på plads og i funktion, kan institutionernes ledere stadig foretage kortsigtede disponeringer til ejendommens drift. Når servicecentrene går i gang, overgår disponeringsretten til lederen af servicecenteret. Tvivl om disponeringer inden overgangen til servicecentrene? Kontakt: Skoler: Kristian K. Larsen, tlf. 9845 6257. Dagtilbud: John B. Andersen, tlf. 9845 6209. Tvivl om budgettet inden overgangen til servicecentrene? Kontakt Jens Christian Knudsen, tlf. 9845 6052. Da vi forventer, at der fremover skal være færre medarbejdere i drifts- og serviceområderne, er Ejendomscenteret af hensyn til det fastansatte personale meget opmærksom på at koordinere eventuelle forlængelser af midlertidige ansættelser. Det nye samarbejdsforhold Kort ind i 2012 begynder det detaljerede arbejde med samarbejdsmodellen, dvs. huslejemodellen med de aftaler, der hører til den. De berørte bliver involveret i at skabe det konkrete indhold, f.eks. ServiceLeveranceAftalerne. 2
Energibudgettet 2012 Fra den 1. januar 2012 går vi over til den nye måde at styre energibudgettet på. Hensigten er selvfølgelig at forbedre energiadfærden i alle kommunens ejendomme. Brugerne af en ejendom får et øget ansvar for at overholde energibudgettet; til gengæld er Ejendomscenteret ved at opbygge et energikorps, som kan hjælpe og vejlede. Alle brugere af ejendomme får i løbet af januar 2012 besked om energirammen for deres ejendom. Ved tildelingen af energiramme er der taget hensyn til forskellige forhold; for eksempel forbruget hidtil, korrektion for graddage og brug af bygningen udenfor dagtimerne. Vidste du at: Hvis din institution sparer på energien, får institutionen halvdelen af gevinsten. Læs mere om det i nyhedsbrevet fra oktober. Huslejemodel og SLA aftalen Når Ejendomscenteret overtager alle kommunale ejendomme og driften af dem, er der brug for en aftale mellem Ejendomscenteret og de skoler og institutioner, der bor i ejendommene. Den aftale kaldes for en huslejemodel. I huslejemodellen fastlægger vi det serviceniveau, som institutionen kan regne med, at Ejendomscenteret leverer. Serviceniveauet bliver beskrevet i en SLA = Service-Leverance-Aftale. I SLA en er der en beskrivelse af de behov, som institutionen har, og den ydelse, som Ejendomscenteret leverer. Ydelsen er f.eks. rengøring af bygningen. Selvom vi harmoniserer serviceniveauet på rengøring, er der altså stadig plads til, at behovene er forskellige i forskellige bygninger. Det kan være på grund af bygningens konstruktion eller på grund af de aktiviteter, der er i bygningen. Dette beskrives i SLA en for den enkelte bygning. Energibudgettet og den nye måde at fordele over- eller underskud på hver enkelt bygnings energibudget er også med i huslejemodellen. Når vi indfører huslejemodellen, indgår Ejendomscenteret en overordnet aftale med hvert fagcenter. Derefter beskrives og aftales der en SLA for hver enkelt bygning. Når samarbejdet så er i gang, bliver det med jævne mellemrum vurderet, hvordan opgaverne udføres. Huslejemodellen giver os mulighed for en bedre styring af ressourcer og omkostninger ved ejendomsdriften. Vi kan også sammenligne nøgletal for eksempel med andre kommuner og deres ejendomsdrift. 3
Dansk Servicerådgivning er færdig med analysen Dansk Servicerådgivning har været rundt i langt over hundrede ejendomme og talt med teknisk servicepersonale og rengøringsmedarbejdere om deres arbejde i og omkring bygningerne. Det hele er blevet skrevet op, så vi nu har et overblik over, hvilke opgaver der bliver løst, og hvor lang tid det tager. Dansk Servicerådgivning har også målt alle bygningerne op og blandt andet set på de enkelte rum i bygningerne for at vurdere, hvad der skal til for at holde rummene rene. Det er ingen overraskelse, at både tekniske serviceopgaver og rengøringsopgaver bliver løst meget forskelligt i kommunens bygninger i dag. Serviceniveauet er helt forskelligt fra skole til skole og fra institution til institution. Et af formålene med at etablere Ejendomscenteret er, at der skal være et ensartet serviceniveau i kommunens bygninger, når det gælder drift og renhold. Derfor skal Dansk Servicerådgivnings oplysninger og opmålinger bruges til at fastlægge, hvordan Ejendomscenteret skal løse opgaverne fremover. Dansk Servicerådgivning har afsluttet arbejdet med at give Frederikshavn Kommune fire anbefalinger om rengøring, teknisk service og terrænopgaver. Dansk Servicerådgivning har også beskrevet tre forskellige serviceniveauer for rengøring, hvor det i alle tre tilfælde er den oplevede kvalitet, der tæller. Det betyder for eksempel, at der ikke lægges vægt på, hvor tit et gulv bliver vasket, men om det er rent. Vejret skifter, og det er forskelligt, hvor meget skidt der følger med ind under børnenes sko nogle uger skal gulvet måske vaskes hver dag, mens det i andre uger er nok at vaske det en enkelt gang. Styregruppen for etableringen af Ejendomscenteret har allerede drøftet nogle af anbefalingerne, mens andre først vil blive behandlet senere. Styregruppen har heller ikke lagt sig fast på et forslag til serviceniveau for rengøring endnu. Afdelingsleder for Drift og Service hvem bliver det? Ejendomscenteret har to afdelingsledere, men mangler den tredje. Det er den person, der skal lede hele driftsog serviceområdet med opdelingen af kommunens ejendomme i servicecentre. For tiden er ansættelsesprocessen i gang. Ansættelsesudvalget arbejder på at finde den bedste til opgaven. Så snart beslutningen er truffet, og aftalen med vedkommende er på plads, kan du læse mere på Ejendomscenterets intranetside. (Og hvem er nu de andre to afdelingsledere? Det er Tommy Rise, Beredskab og logistik, og Peter Munk, Bygherre og anlæg). Ansættelsesudvalget: Bent Westerberg, centerchef Peter Munk, afdelingsleder Tommy Rise, afdelingsleder Bo Niebuhr, energikoordinator Ilse Kragh, TR Rengøring Svend Erik Nielsen, teknisk serviceleder Søren Sørensen, teknisk serviceleder 4
Forslag til ny organisation I disse dage er et forslag om Ejendomscenterets organisation på vej til politisk behandling. Centerchef Bent Westerberg foreslår, at Ejendomscenteret får tre afdelinger og en stab. Drift og service Drifts- og serviceafdelingen opdeles i geografiske områder: servicecentre. Hvert servicecenter har opgaverne med teknisk service og rengøring i alle ejendomme i sit område. Hvert servicecenter får en serviceleder, der er leder for alle medarbejdere i servicecenteret. Hver enkelt medarbejder har sit primære arbejde på en enkelt ejendom og arbejder tæt sammen med den skole eller institution, der bor i ejendommen. Men indimellem får man opgaver i andre ejendomme. Det kan for eksempel være som afløser for en af kollegerne, eller det kan være, fordi man har en særlig uddannelse til specielle opgaver. Nogle medarbejdere får specialist-opgaver. De har deres primære arbejde i et af servicecentrene eller i en af Ejendomscenterets andre afdelinger. Men de har samtidig opgaver i alle servicecentrene på lige præcis det opgaveområde, som de er specialister i. De enkelte servicecentre er ikke blevet konstrueret endnu. Vi ved altså endnu ikke præcis, hvor stregerne skal slås på kortet. Når det sker, skal der tages forskellige hensyn. På den ene side skal vi sikre, at servicecentrene bliver så store, at det er økonomisk og organisatorisk bæredygtigt. På den anden side skal servicecentrene ikke være større, end at alle medarbejdere kan opleve en tilknytning til deres servicecenter, kollegerne og de ejendomme, som servicecenteret har opgaver i. Det skal også være muligt at bevare et godt kendskab til det, der sker i bygningerne, og de mennesker, der ellers arbejder der f.eks. lærerne på skolen. 5
Centerchef Bent Westerberg har indstillet til styregruppen, at der bliver fem servicecentre. Når de overordnede principper for organisering af Ejendomscenteret er blevet drøftet i HovedMED og politisk, går arbejdet med den endelige organisationsplan i gang. Bygherre og anlæg Beredskab og logistik Ejendomscenterets to andre afdelinger eksisterer allerede. Deres opgaver forandrer sig ikke grundlæggende, men der kommer nye måder at løse opgaverne på. For eksempel er der en digitalisering af byggesagerne på vej. De to afdelinger kommer også til at arbejde tæt sammen med resten af Ejendomscenteret. Ejendomscenterets stab Staben bliver tilpasset i løbet af 2012. Staben får fokus på Ejendomscenterets strategi og på udvikling af Ejendomscenterets opgaver. Det handler blandt andet om at sikre, at kommunen samlet set har de rigtige bygninger til de opgaver, den skal løse, og at vi udnytter bygningerne optimalt. Det er også staben, der har styr på økonomi, jura og kontrakter. Køb, salg og udleje af kommunale bygninger og grunde er med i stabens opgaver, og det er også her, vi finder grafikafdelingen. Nogle af opgaverne løser vi allerede i dag, andre skal bygges op. Det tager vi fat på i det nye år. Ejendomscenteret og det rummelige arbejdsmarked Nye øjne ser nye muligheder. Ellen Støve, nyuddannet i politik og administration, er ansat i job med løntilskud i Ejendomscenteret det næste halve år. Hun er driver. En driver er en medarbejder, der har særligt fokus på, at så mange borgere som muligt har en plads på arbejdsmarkedet. For nogle kan vejen til et fast arbejde gå via et midlertidigt job med løntilskud eller en virksomhedspraktik. For andre er det et skånejob eller et fleksjob, der er vejen frem. Ellens opgave er at se på mulighederne for den type job på Ejendomscenterets område, mest job med løntilskud og virksomhedspraktik. Det vil hun gøre i samarbejde med alle medarbejdere, med TR er og med MED-organisationen. Ellen Støve har kontor på Ørnevej i Frederikshavn. 6
Hvad sker der, når du bliver overflyttet til Ejendomscenteret? Når vi nytårsmorgen vågner til 2012, er rengøringsmedarbejdere og teknisk servicepersonale fra skoler og institutioner ansat i Ejendomscenteret. I princippet, i hvert fald. I første omgang mærker medarbejderne ikke noget til det. Den overflytning, som sker 1. januar 2012, er kun en overflytning af budgetposter og dermed af medarbejdernes lønbudget. Indtil videre har medarbejderne samme ansættelsesforhold som i dag, og der ændres ikke på hverken arbejdssted, opgaver, løn- eller ledelsesforhold. Den budgetmæssige overflytning sker af tekniske årsager. Det er nemlig forholdsvis enkelt at flytte budgetposter ved årsskiftet, men vanskeligt at gøre det midt i et år. 2012 er klar med servicecentrene, bliver du en del af det hold, der dækker alle bygninger i dit servicecenter. Det betyder, at du kan få opgaver andre steder end der, hvor du plejer at arbejde. Hvordan det kommer til at fungere i praksis, arbejder vi med i de kommende måneder, og vi drøfter det med styregruppen og de faglige organisationer. Vi bruger de første måneder af 2012 til at danne den drifts- og serviceafdeling, som rengøringsmedarbejderne og det tekniske servicepersonale fra skoler og institutioner skal være med i. Når den nye afdeling er dannet, og lederne i den er tiltrådt, overflyttes medarbejderne i praksis. Først da får man ny leder og måske nye opgaver. Er du en af de medarbejdere, som overflyttes, bliver der altså ingen ændringer i januar måned. Indtil videre fortsætter du dit arbejde der, hvor du plejer. Når vi senere i Når Ejendomscenterets organisering er helt på plads, får du et tillæg til dit ansættelsesbrev. I tillægget står der blandt andet, at du får nyt ansættelsessted, fordi vi ændrer organisationen. Senere i 2012 kommer flere kommunale ejendomme end skoler og daginstitutioner med i Ejendomscenteret. Efterhånden som det sker, vil det blive aftalt, hvordan rengøringsmedarbejdere og teknisk servicepersonale i disse ejendomme bliver overflyttet til Ejendomscenteret. Husk at du på Ejendomscenterets side på intranettet kan hente nyhedsbreve, dokumenter samt orientere dig om centerets afdelinger og opgaver. Du finder siden ved i menuen at klikke Centre og dernæst Ejendomscenteret. På siden kan du også følge etableringen af Ejendomscenteret og læse aktuelle mødereferater mm. Interesserede uden for den kommunale organisation kan komme direkte til siden ved at kopiere og indsætte dette link: http://www.frederikshavn.dk/da/menu/borger/foelg+etableringe n+af+ejendomscenteret/foelg+etableringen+af+ejendomscenter et.htm 7
De næste skridt på vej... mod den nye organisation i Ejendomscenteret og mod et fælles serviceniveau Når forslagene til principper for den nye organisation er blevet drøftet og behandlet i HovedMED og politisk, bliver det tid at tage de næste skridt. Bygherre og anlæg og Beredskab og logistik fungerer allerede i dag, men afgiver opgaver til den nye Service- og driftsafdeling. Ejendomscenterets stab er også delvist etableret. Den tredje afdeling Service og drift bliver en samling af de driftsopgaver, som allerede ligger i Ejendomscenteret, og de driftsopgaver, som overflyttes fra andre centre. Allerførst skal der ansættes en afdelingsleder og træffes beslutninger om antallet af servicecentre. Grænserne mellem servicecentrene skal trækkes på kortet, så vi ved, hvilke ejendomme der hører til hvor. Når afdelingslederen er tiltrådt, går næste fase i gang. Det bliver ansættelse af de ledere, der skal stå i spidsen for hver sit servicecenter. I første omgang bliver stillingerne slået op internt. Når servicecenterlederne er på plads, kan vi begynde på organiseringen af det enkelte servicecenter. Hvis alt går efter planen, kan vi være færdige med dette arbejde i løbet af marts 2012. Undervejs er der løbende drøftelser med de faglige organisationer, og der bliver også forhandlinger om vilkår og ansættelsesforhold. Så snart organisationen tegner sig, går vi i gang med at danne en ny MED-struktur, der passer til den nye organisation. Samtidig med alt dette skal vi tænke på, hvilket serviceniveau der skal være for de tekniske serviceopgaver og rengøringsopgaverne. Hvilke opgaver skal vi løse, og hvor mange medarbejdere skal der til? Fremover bliver der færre kommunale ejendomme, og derfor bliver der også færre medarbejdere på drifts- og serviceområdet. Det er centerchef Bent Westerbergs mål at undgå afskedigelser. Gennem den senere tid er ledige stillinger blevet besat midlertidigt, og det er ikke sikkert, at midlertidigt ansatte medarbejdere kan få forlænget deres ansættelse. Måske er vi lidt for mange medarbejdere et sted og lidt for få et andet. Det kan derfor blive nødvendigt at flytte medarbejdere til nye arbejdssteder. Vilkårene for alt dette bliver forhandlet med de faglige organisationer. Giv os et praj Er der noget, vi overser i kommunikationen eller i processen om det nye ejendomscenter, så giv os et praj. Har du forslag til nyhedsbrevet eller til etableringen og processen: kontakt projektmedarbejder Ellen Støve på elso@frederikshavn.dk eller 98 45 62 03. 8