Fælles museums-it Analyse af museernes centrale registre og forslag til national it-infrastruktur Bilagssamling Bilagssamling 11. april 2011 CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY Devoteam Consulting. Kopiering og distribution kun tilladt efter aftale med Devoteam Consulting.
Indholdsfortegnelse 1. Bilag 1: Kort beskrivelse af museernes registreringssystemer og løsninger i analyse....3 1.1. Regin... 3 1.2. Andre løsninger... 4 1.3. De tre løsninger... 4 1.3.1. Løsning 1 Regin er tvunget registreringsværktøj... 5 1.3.2. Løsning 2 Regin fortsætter som hidtil... 5 1.3.3. Løsning 3 Fælles data... 6 2. Bilag 2: Økonomiberegninger...8 2.1. Anvendte parametre... 8 2.2. Anvendte kilder... 8 2.3. Løsningsforslagenes økonomi over 5 år fordelt på aktører... 8 2.4. Beregning af omkostninger til lokale placeringsløsninger og mediearkiver for Løsning 1 og 2... 9 2.5. Skalering af driftsomkostninger for de undersøgte løsninger... 9 2.6. Periodiserede omkostninger ved den foreslåede løsning (udgiftsbaseret)... 10 2.7. Omkostningsbaseret periodisering af omkostningerne inkl. finansieringsomkostninger... 11 3. Bilag 3: Afrapportering af kortlægning...12 3.1. Observationer om museer som anvender Regin... 12 3.1.1. It-organisation og -systemer... 12 3.1.2. Registrering og registreringspraksis... 13 3.1.3. Primære udfordringer og behov... 14 3.1.4. Nationalmuseet vurdering af Regin... 16 3.2. Observationer om museer som ikke anvender Regin... 17 3.2.1. It-systemer og organisation... 18 3.2.2. Registrering og registreringspraksis... 18 3.2.3. Primære udfordringer og behov... 19 4. Appendiks 1: Oversigt over gennemførte interviews og workshops...20 4.1. Interviews med museer der ikke anvender Regin... 20 4.2. Interviews med museer der anvender Regin... 20 4.3. Deltagere i workshops med brugere af Regin... 20 4.4. Interviews og workshops med medlemmer af styregruppen og nøgle personer i KUAS... 21 4.5. The Museum System (TMS)... 21 2
5. Appendiks 2: Dokumentation fra workshops med brugere af Regin...22 5.1. Regin Kunst... 22 5.1.1. Tema: Information Adgang & formidling... 22 5.1.2. Tema Brugervenlighed + værkvisning... 24 5.1.3. Tema: Søgning & udtræk... 26 5.1.4. Andre forslag til forbedringer... 27 5.2. Regin Kulturhistorie... 27 5.3. Tema: Integrationer GIS, foto/medier, arkivalier Regin kunst... 27 5.3.1. Arkæologi... 27 5.3.2. Automatisk billedformatering... 28 5.3.3. Fælles indgang... 28 5.3.4. GIS-funktionalitet... 28 5.4. Lagerstyring /Søgning & udtræk... 29 5.4.1. Søgninger... 29 5.4.2. Søgninger + lagersystem, administrationsmodel... 29 5.5. Brugervenlighed... 30 5.5.1. Standard-ramer... 30 5.5.2. Genstandsrammen... 30 5.5.3. Skærmbillede... 30 5.5.4. Andre forslag til forbedringer... 30 6. Appendiks 3: Resultat af mini-rundspørge om it blandt Regin-brugerne...33 7. Appendiks 4: Input fra Museernes Indsats Styrke, M.I.S...34 7.1. Konklusion... 34 7.2. Regin-kulturhistorie og arkæologi... 35 7.3. Regin-kulturhistorie og Regin-kunst og deres samspil med de centrale registre... 36 7.4. Handlings-funktioner... 37 7.5. Kommentarer til Regin generelt... 38 7.6. Thesauri... 39 7.7. Regin og den administrative del af museet... 39 8. Bilag 4: Notat om det internationale arbejde med Registrering...40 2
1. Bilag 1: Kort beskrivelse af museernes registreringssystemer og løsninger i analyse. I dette bilag er de systemer, som museerne anvender til registrering kort beskrevet. For en nærmere uddybning se eventuelt bilag 3, Resultat af kortlægningen 1.1. Regin Regin findes i dag i flere udgaver, der dækker forskellige områder, alle udgaver kører den samme version, men der kan være forskelle i f.eks. tabeller for Grønland og Færøerne: - Regin Kulturhistorie benyttes af de danske kulturhistoriske museer i dag ca. 100 - Regin Kunst benyttes af de danske kunstmuseer i dag ca. 20 - Regin Færøerne - Regin Grønland Regin er et registreringssystem der giver museerne mulighed for at registrere forskellige data om de enkelte museumsgenstande på en sag. Benyttes Regin til registrering overholdes de lovbestemte krav om indrapportering til de centrale registre, for de kulturhistoriske museer kan der søges i samlingerne via Museernes Samlinger (mussam). For kunstmuseerne kan der søges i de centrale registre via Kunst Indeks Danmark (KID). Regin er på det kulturhistoriske område et sagsorienteret system, hvor sagen er udgangspunktet og genstandene og andre elementer knyttes til sagen. Dette er lidt atypisk ift. de internationale systemer, hvor sagsbegrebet ikke kendes, men der tages udgangspunkt i genstanden. For kunst museerne benyttes værker som udgangspunkt for registreringen både i Danmark og internationalt. Kortlægningen viste at størstedelen af især de små og mellemstore museer var tilfredse med Regin og en central afviklet løsning. Dette bunder primært i sikkerheden for at it-løsningen er tilgængelig og at alle drift og support problemer løses centralt og ikke lokalt. De fleste af disse museer har ingen eller begrænset mulighed for at få lokal it-support. Der findes ingen alternativer til Regin i dag på det kulturhistoriske område, der benytter sagsorienteret registrering. 3
Regin dækker de primære behov, men benyttes i varieret omfang på det enkelte museum fra enkelte medarbejdere, der arbejder med registrering til mange medarbejdere, der hver dag benytter systemet til informationssøgning og opslag. Regin er udviklet af UNI-C med open-source software og på databasen MySQL, den nuværende aftale med UNI-C udløber og opgaven med at vedligeholde og udvikle Regin skal i udbud. Driften af Regin foretages i dag af UNI-C efter et udbud af hosting ydelsen for Kulturarvsstyrelsens systemer i 2010, denne aftale løber de næste 4 år med mulighed for forlængelse. Samlet udgift til drift udgør ca. 330.000 kr./ år for alle KUAS fagsystemer (KUAS hjemmeside, Fund og Fortidsminder, Regin, FBB, 1001 fortællinger). Det er vigtigt at bemærke at hosting leverandøren har ansvaret og driften af både operativsystemet (Ubuntu 64bit) og databasen (MySQL og PostgreSQL) 1.2. Andre løsninger De største museer benytter ikke Regin, men egenudviklede eller kommercielle systemer, der udvikles og vedligeholdes af dem selv, en leverandør eller et community. På det kulturhistoriske område i Danmark drejer det sig alene om egenudviklede systemer, men det på kunst området både er egenudviklede og kommercielle produkter primært baseret på The Museum System (TMS). Derudover skifter SMK i øjeblikket fra deres Globus system til Open Source systemet CollectionSpace. Alle systemerne er oprindeligt blevet udarbejdet med udgangspunkt i Dansk Museums Indeks (DMI), men de forskellige systemer har udviklet sig i lidt forskellig retning og den primære forskel på det kulturhistoriske område består primært i registreringspraksis udgangspunktet er sagsorienteret eller genstandsorienteret. Regin systemet på det kulturhistoriske område er sagsorienteret. 1.3. De tre løsninger Herunder er angivet tre løsninger der dækker de fremtidige muligheder for en samlet løsning. Løsningerne dækker både fælles applikationer, en fortsættelse af den nuværende Regin vej og en fælles data vej. - Løsning 1 Regin som tvunget registreringsværktøj og fælles applikation for alle museer. Regin fortsætter med enkelte udvidelser. 4
- Løsning 2 Regin fortsætter som hidtil som applikation for de små og mellemstore museer. De store museer indgår i et fælles samarbejde med udgangspunkt i Regin databasen og lovbestemt overførsel af data. - Løsning 3- Der etableres en fælles begrebs- og datamodel for alle museer. Den fælles database skal benyttes af alle applikationer. Regin forsætter på den nye fælles database. 1.3.1. Løsning 1 Regin er tvunget registreringsværktøj Regin applikationen skal benyttes som tvunget registreringsværktøj af alle museer, herved registreres alle data i Regin databasen. Der vil være behov for at udvide Regin databasen for at indeholde de nødvendige data især fra de største museer. I forhold til i dag vil dette betyde, at de museer der i dag ikke benytter Regin skal indarbejde Regin som registreringsmodulet i deres eksisterende løsning. Kravet i dag er på aflevering af data til en fælles database. Fordele: - Alle benytter samme registreringssystem - Begrænsede fælles omkostninger Ulemper: - Regin systemet dækker ikke bredt, der vil være behov for mange sidesystemer (placering, konservering, formidling, udstilling, digitalt medie arkiv) - De tre store museer og fire kunstmuseer skal gennemføre ændringer i deres eksisterende applikationer ift. Regin. Ændringer i registreringspraksis lokalt. - Ikke alle data kan indeholdes i den nuværende Regin datamodel. Derfor vil der være behov for ekstra data i lokale databaser. - Mængden af data vokser, behov for højere driftsstabilitet på Regin (øgede driftsomkostninger) 1.3.2. Løsning 2 Regin fortsætter som hidtil Regin fortsætter som hidtil som applikation for de små og mellemstore museer. Det vil sige en videreførelse af den eksisterende løsning. Regin udbygges med mindre funktionalitet og enkelte ekstra moduler. Regin-databasen udvides med knopskydning ift. moduler og behov. 5
De store museer indgår i et fælles samarbejde med udgangspunkt i Regindatabasen og lovbestemte krav om overførsel af data. Fordele: - Over tid vil flere kunne få dækket behov af Regin - Økonomisk begrænset risiko Ulemper: - Fortsat flere registreringssystemer i Danmark - Der vil være flere store museer, der ikke benytter Regin, men i stedet overfører lovbestemte data til Regin. 1.3.3. Løsning 3 Fælles data Udgangspunktet er en fælles datamodel, hvor museerne i fællesskab definerer en fælles datamodel, som kan rumme alle data. Der skal defineres en fælles begrebsmodel, der understøtter alle museerne og understøtter den fælles datamodel. Det er vigtigt, at datamodellen defineres og godkendes som en fælles model inden Regin og de andre applikationer, der skal benytte datamodellen bliver redesignet eller tilpasset den nye datamodel. Over datalaget vil der være et antal applikationer, der benytter den fælles datamodel, det vil være både Regin og andre applikationer. Den fælles datamodel skal altid være opdateret med de seneste data. Det vil sige at der bliver krav om at applikationen inden transaktionen i Regin eller en anden applikation afsluttes opdatere den centrale database. Ved søgninger eller udtræk vil den centrale database blive spurgt, ligesom at den vil kunne fungere som kilde for nationale og internationale databaser og formidlingsinitiativer. Det vil være muligt at foretage udvidede søgninger i alle de centrale data både fra eget museum og på tværs af alle museer. Fordele: - Alle data vil kunne rummes i en fælles begrebs- og datamodel - Alle data er tilgængelige for alle i master databasen - Applikationer kan udbygges løbende til at dække behov - Alle benytter samme centrale database 6
Ulemper: - Kræver store investeringer i starten - Først efter en overgangsperiode vil alle data kunne rummes og alle kan anvende den fælles datamodel 7
2. Bilag 2: Økonomiberegninger 2.1. Anvendte parametre Parameter Værdi Enhed Antal års drift 5 år Dagspris it-udvikler 8000 kr. Årsværk it-medarbejder 0,6 mio. kr. Vedligeholdelse 15 % af udviklingsomkostningerne til Ny Regin Dokumentation 10 % af udviklingsomkostningerne til Ny Regin Projektledelse 20 % af udviklingsomkostningerne til Ny Regin Finansieringsrente 5 % p.a. 2.2. Anvendte kilder Poster Kilde Omkostninger til udvikling og vedligehold af løsning Devoteam estimeringsmetode Museernes evt. anskaffelse af placeringsløsninger og mediearkiver Listepriser og erfaringstal fra museer Museernes efterspørgsel efter placeringsløsninger og mediearkiver Vurdering Meromkostninger til drift Nuværende omkostninger Større museers besparelse Vurdering udfra nuværende omkostningsniveau 2.3. Løsningsforslagenes økonomi over 5 år fordelt på aktører Løsning 1 Mio. kr. Udgifter Besparelser Total Kommentar Fælles it-løsning 4,2 4,2 Vedligehold + mindre udvikling Lokalt it på Nationalmuseet 0,4 1,5-1,1 Konvertering og tilpasning af systemer Lokalt it på Statensmuseum for Kunst 0,75-0,75 0,5 årsværk pr. år med indsvingning på 50% over 5 år Lokalt it på Odense Bys Museer 0,6-0,6 Konverteringsprojekt og tilpasning af systemer Lokalt it på TMS-museerne 0,5-0,5 Mindre licensomkostninger hvis nogen går fra TMS Lokalt it på andre museer 15,5 15,5 Omkostninger til DAM og Placering Total 20,1 3,4 16,8 Løsning 2 Mio. kr. Udgifter Besparelser Total Kommentar Fælles it-løsning 2,3 2,3 Vedligehold + dialog om webservice Lokalt it på Nationalmuseet 0,2 0,2 Webservice + ny genreg (ikke beregnet) Lokalt it på Statensmuseum for Kunst 0,2 0,2 Webservice Lokalt it på Odense Bys Museer 0,8 0,8 Konverteringsprojekt og tilpasning af systemer + webservice til Regin Lokalt it på TMS-museerne 0 Dækkes ind af DBC-aftale Lokalt it på andre museer 15,5 15,5 Omkostninger til DAM og Placering Total 19,0 19,0 Løsning 3 Mio. kr. Udgifter Besparelser Total Fælles it-løsning 21,3 21,3 Udvikling + 4 års vedligehold Lokalt it på Nationalmuseet 0,6-0,6 0,5 årsværk pr. år til vedligehold i 2017 og 2018 Lokalt it på Statensmuseum for Kunst 0,2-0,2 0,3 årsværk pr. år til vedligehold i 2017 og 2018 Lokalt it på Odense Bys Museer 0,6-0,6 dviklingsomkostninger til API og snitflade Lokalt it på TMS-museerne 1,0-1,0 Mindre licensomkostninger hvis nogen går fra TMS Lokalt it på andre museer 0,0 Total 21,3 2,4 18,9 8
2.4. Beregning af omkostninger til lokale placeringsløsninger og mediearkiver for Løsning 1 og 2 Placeringsløsning Investering Vedligehold og support pr. år Drift pr. år Antal museer som har/får behov Samlet anskaffelse Samlet vedligehold 5 år Samlet drift 5 år Total 5 år Værdi Enhed 300.000 kr. 45.000 kr. 25.000 kr. 15 stk 4.500.000 kr. 3.375.000 kr. 1.875.000 kr. 9.750.000 kr. Digitalt mediearkiv Anskaffelse Vedligehold og support pr. år Drift pr. år Antal museer som har/får behov Samlet anskaffelse Samlet vedligehold 5 år Samlet drift 5 år Total 5 år Værdi Enhed 60.000 kr. 9.000 kr. 25.000 kr. 25 stk. 1.500.000 kr. 1.125.000 kr. 3.125.000 kr. 5.750.000 kr. Total placeringsløsninger og mediearkiv 15,50 mio kr. 2.5. Skalering af driftsomkostninger for de undersøgte løsninger 9
Nuværende dimensionering Værdi Ram 4,5 GB database 60 GB Disk 280 GB Omkostninger ved udvidelse Værdi Installation 4500 kr. Ram 54,7 kr. pr. måned pr. GB CPU 449 kr. pr. måned pr. CPU Disk 1,5 kr. pr. måned pr. GB Meromkostninger Løsning 1 Løsning 2 Løsning 3 Skalering 1 1 2 Pr. måned kr. 1.115 1.115 2.230 Pr. år kr. 13.382 13.382 26.764 5 år inkl. installation kr. 71.409 71.409 138.318 2.6. Periodiserede omkostninger ved den foreslåede løsning (udgiftsbaseret) Mio. kr. 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 I alt Udvikling Fælles database med dataservices 1,30 2,59 1,30 5,18 Ny Regin applikation 1,34 2,69 1,34 5,38 Projektledelse 0,27 0,54 0,27 1,08 Dokumentation 0,27 0,27 0,54 Buffer 0,27 0,54 0,27 1,08 I alt udvikling 3,18 6,63 3,45 - - - - - 13,25 Drift og vedligeholdelse* Vedligeholdelse og support 1,58 1,58 1,58 1,58 1,58 7,92 Ekstra omkostninger til drift 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 0,13 I alt drift og vedligehold - - - 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 8,06 Samlede omkostninger 3,18 6,63 3,45 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 21,31 * Pt. bruger KUAS ca. 0,84 mio. om året på drift og vedligehold af alle deres løsninger inkl. fx hjemmeside, Fund og Fortidsminder m.v. 1 0
2.7. Omkostningsbaseret periodisering af omkostningerne inkl. finansieringsomkostninger Neden for er gengivet en omkostningsbaseret opgørelse af udgifterne i projektet, hvis KUAS skal finansiere løsningen ved at optage et lån. Den bygger på følgende antagelser: - Afskrivning over 8 år, som er Økonomistyrelsens økonomiske levetid for egenudviklede systemer - Finansieringsrente på 5 % (2011-niveau i Staten) - Kvartalsvis afskrivning og rentetilskrivning Beløbet er højere end de 21,3 mio. kr. som indgår i rapporten, da der her indgår renter samt otteårs drift- og vedligehold mod fem i rapporten. Periodisering Udvik ling Afsk rivningsperiode I alt Mio. kr. 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Lik viditetsbehov Finansieringsbehov 3,18 6,63 3,45 13,25 Omk ostninger Afskrivninger 0,00 0,00 0,00 1,66 1,66 1,66 1,66 1,66 1,66 1,66 1,66 13,25 Rente 0,06 0,36 0,59 0,62 0,54 0,46 0,38 0,29 0,21 0,13 0,05 3,69 Drift og vedligeholdelse 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 1,61 12,89 Samlede omkostninger 0,06 0,36 0,59 3,89 3,81 3,72 3,64 3,56 3,48 3,40 3,32 29,83 Kvartalsfordeling af lånoptagning, afskrivninger og renter År 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Mio. kr. Kvartal 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Total Lånebehov 1,59 1,59 1,66 1,66 1,66 1,66 0,86 0,86 0,86 0,86 13,25 Afskrivninger 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 0,41 13,25 Kumuleret 1,59 3,18 4,83 6,49 8,15 9,80 10,67 11,53 12,39 13,25 0,41 0,83 1,24 1,66 2,07 2,48 2,90 3,31 3,73 4,14 4,56 4,97 5,38 5,80 6,21 6,63 7,04 7,45 7,87 8,28 8,70 9,11 9,52 9,94 10,35 10,77 11,18 11,60 12,01 12,42 12,84 13,25 Rente 0,02 0,04 0,06 0,08 0,10 0,12 0,13 0,14 0,15 0,16 0,16 0,16 0,15 0,15 0,14 0,14 0,13 0,13 0,12 0,12 0,11 0,11 0,10 0,10 0,09 0,09 0,08 0,08 0,07 0,07 0,06 0,06 0,05 0,05 0,04 0,04 0,03 0,03 0,02 0,02 0,01 0,01 3,69 Samlede omkostninger 0,02 0,04 0,06 0,08 0,10 0,12 0,13 0,14 0,15 0,16 0,58 0,57 0,57 0,56 0,56 0,55 0,55 0,54 0,54 0,53 0,53 0,52 0,52 0,51 0,51 0,50 0,50 0,49 0,49 0,48 0,48 0,47 0,46 0,46 0,45 0,45 0,44 0,44 0,43 0,43 0,42 0,42 16,94 1 1
3. Bilag 3: Afrapportering af kortlægning Dette notat indeholder en kort opsummering af dataindsamlingen i forbindelse med projektet Analyse af museernes centrale registre, som Devoteam Consulting udfører for Kulturministeriet og Kulturarvsstyrelsen (KUAS). Det behandler, hvordan museerne anvender museumsfaglige systemer i dag, samt hvilke behov de har tilkendegivet, i forhold til de eksisterende systemer. Notatet består af to kapitler, der opsummerer observationerne samt fire appendiks: Afsnit 3.1: Observationer om museer som anvender Regin Afsnit 3.2: Observationer om museer som ikke anvender Regin Appendiks 1: Oversigt over gennemførte interviews og workshops Appendiks 2: Dokumentation fra workshops med brugere af Regin Appendiks 3: Resultat af mini-rundspørge om it blandt Regin-brugerne (Selvstændigt regneark) Appendiks 4: Museernes Indsats Styrke M.I.S. er input fra et projekt, der udvikler modeller til registrering på de midt- og vestjyske kulturhistoriske museer. M.I.S. har tilføjet yderligere data til 3.1. Observationer om museer som anvender Regin Der er lidt over 100 museer, som anvender Regin. Det er primært de små- og mellemstore museer, som anvender Regin, og de er som udgangspunkt tilfredse med at kunne registrere i Regin. De mener, at det er et godt alternativ til lokale analoge og digitale løsninger, som de selv har ansvaret for at udvikle og vedligeholde. 3.1.1. It-organisation og -systemer De små- og mellemstore museer, som anvender Regin, har typisk ikke en egentlig it-afdeling med tilknyttede medarbejdere. Nogle museer har medarbejdere, som anvender dele af deres tid på museets it-opgaver, mens andre trækker på kommunens it-afdeling. På den baggrund har flere museer også udtrykt tilfredshed med, at KUAS stiller Regin til rådighed som en service, så de ikke skal bekymre sig om driftsopgaver som fx backup af data. Der er ikke alternativer til Regin på markedet for de kulturhistoriske museer. Udover Regin anvender de fleste kulturhistoriske museer, der har arkæologiske opgaver også et udgravningssystem i form af Museernes Udgravningsdata (MUD) eller Access-databaser og regneark. KUAS Fund og Fortidsminder er også et vig- 1 2
tigt system for de kulturhistoriske museer, mens enkelte museer har ønsker ift. data der findes i de lokalhistoriske arkiver og deres Arkibas-løsning. Flere museer har stadig registreret dele af deres samlinger eller ældre informationer om samlingerne i papirprotokoller og gamle databaser, ligesom de enten har et papirarkiv eller kommunalt drevet ESDH til de administrative opgaver. Til formidling har både de kulturhistoriske og kunstmuseerne naturligvis hjemmesider, men ellers har kunstmuseerne ikke på samme måde som de kulturhistoriske andre it-systemer ved siden af Regin og de administrative systemer. Flere museer har allerede eller står overfor at skulle anskaffe løsninger til at håndtere mediefiler, som fotos, video og lyd, fordi disse går fra analog til digital form og anvendes og formidles digitalt. 3.1.2. Registrering og registreringspraksis For en del museer er den store udfordring i forhold til registrering at få data flyttet ind i Regin fra analog form, fx de såkaldte blå registreringskort eller egentlige protokoller. Et er at det tager tid at få tastet oplysningerne og eventuelt lagt et billede på i Regin, noget andet er, at det ofte kræver faglig ekspertise at samle og sortere de oplysninger, som skal registreres arbejde der i nogle tilfælde er direkte forskning. Til eksempel har et museum oplyst, at de har brugt omkring 3,5 akademiske årsværk på at få registreret omkring 11.000 værker og genstande. Samlingen var fotograferet, og det var en betydelig hjælp, da det således ikke var nødvendigt at finde genstandene frem igen for at registrere eller opdatere en allerede eksisterende registrering. KUAS har af flere omgange afsat midler, som museerne har kunnet søge til digitalisering af deres samling, herunder til indscanning af de såkaldt blå registreringskort. Fotos letter imidlertid ikke kun arbejdet med at registrere. Flere museer har peget på, at fotos er en forudsætning for, at Regin er nyttigt i forhold til effektiviteten i det daglige arbejde med genstandene fx når en medarbejder arbejder på en udstilling. Er der et digitalt foto af en hvis kvalitet på registreringen, så er det ofte ikke nødvendigt at gå på magasinet for at se genstanden eller hente den op på et kontor. 1 3
3.1.2.1. Standarder Regin tager udgangspunkt i Dansk Museums Dokumentations Standard. Flere har imidlertid henvist til, at standarden godt kunne trænge til en gennemgang og eventuel simplificering af hvad og hvordan museerne fremadrettet har behov for at registrere og formidle. Behovet for en justering har været mest utalt på det kulturhistoriske område. Derudover findes der et antal internationale standarder som bl.a. de store museer har anvendt i deres systemopbygning. F.eks. Spectrum og Cidoc, derudover findes der et antal EU-projekter som f.eks. Europeana. 3.1.3. Primære udfordringer og behov Som nævnt er det for flere museer en udfordring i sig selv at få digitaliseret registreringerne og få fotograferet hele eller dele af samlingen, så registreringerne bliver mere tilgængelige og overflødiggør det arbejde, der er forbundet med at finde genstandene frem fra magasinerne. På de to workshops med Regin-brugere er deltagerne kommet forslag til forbedringer af henholdsvis Regin Kulturhistorie og Regin Kunst. De har så prioriteret forslagene, som de efter temaer har formuleret konkrete forbedringsinitiativer til. Forslagene viser, at der ikke er behov for at tænke Regin helt om, men at det omvendt også er tydeligt, at Regin har fungeret i nogle år og trænger til en opdatering. En del af forslagene går på selve brugervenligheden ved registrering samt muligheden for at anvende registreringerne i udtræk, mens andre vidner om et behov for at anvende Regin til mere end bare registrering. Dette kan være til placering og brug af Regin i samspil med andre systemer som Fund og Fortidsminder, Museernes Udgravningsdata og GIS. Hovedtemaerne for forbedringsforslagene fra workshoppen er gengivet i tabellen og teksten nedenfor, mens selve forslagene og de forslag til initiativer, som deltagerne udarbejdede er dokumenteret i deres rå form i Appendiks 2: Dokumentation fra workshops. Temaer for forbedringsformslag Kulturhistorie Brugervenlighed Oprettelse og redigering af sager, mere overskuelige skærmbilleder. Kunst Brugervenlighed Oprettelse og redigering af værker, værkvisning. 1 4
Administration af samlingerne Placering, søgning og udtræk af rapporter. Integrationer til andre systemer Fund og fortidsminder, Museernes udgravningssystem, foto og medier, GIS m.v. Søgning og udtræk af rapporter Flere og bedre rapporter, bedre søgemuligheder og udtræk til skilte. Adgang til information og formidling Flere og mere målrettet formidling i Kunstindeks Danmark og styring af adgang til/filtrering informationer for museets ansatte. Brugervenlighed For både de kulturhistoriske og kunstmuseerne knytter udfordringerne omkring brugervenlighed sig meget til oprettelse, efterfølgende redigering og visning af sager, genstande og værker. Det er et udtalt ønske, at det bliver lettere at oprette flere sager, genstande eller værker, hvor brugeren kan anvende og/eller kopiere data fra en tidligere registrering, så data ikke skal indtastes igen. Derudover er der ønsker om at skærmbillederne forenkles enten ved at felter udgår eller skjules, og ved at de oftest anvendte data vises først, fx billede. Endvidere er valgmulighederne for enkelte felter, særligt datering, ikke hensigtsmæssige i forhold den faglige dybde, som registratorerne ønsker for registreringerne. Administration af samlingerne samt søgning og udtræk af rapporter De kulturhistoriske museer har i højere grad end kunstmuseerne ytret ønske om at få bedre muligheder for at kunne bruge Regin som placeringssystem samt til forretningsgangene omkring accession, udlån m.v. Dette kan skyldes, at disse samlinger er større, mere forskellige og at flere af dem vokser mere end kunstmuseernes. Fælles for både de kulturhistoriske og kunstmuseerne er imidlertid ønskerne til bedre at kunne søge i deres samlinger, at kunne trække flere og bedre standardrapporter samt eventuelt mulighed for at brugerne selv kan definere udtrækkene. Det er fx ikke hensigtsmæssigt, at Regin ikke har rapporter, som er egnede til gennemgang af samlingen ved revision, eller utræk som kan anvendes til effektivt at udvælge genstande til udstillinger eller konservering. Integrationer til andre systemer samt adgang til information og formidling De kulturhistoriske museer ønsker i højere grad at kunne koble information fra Regin med informationer fra andre systemer. Enten i Regin eller i andre systemer. 1 5
De systemer, som bliver nævnt mest er Fund og Fortidsminder, Museernes Udgravningsdata samt muligheden for at knytte GIS-data til registreringerne. 1 For begge museumstyper gælder, at de gerne vil have bedre muligheder for at knytte billeder og andre filer (tekst, video m.v.) til en registrering. Hvad billederne angår, så er der i dag en begrænsning på et billede per registrering samt væsentlige restriktioner i forhold til formatering. Det betyder, at museerne opbygger lokale mediearkiver og bruger tid på at konvertere fotos til det format, som er påkrævet i Regin. Kunstmuseerne har særligt ytret et ønske om forskellige visninger af de data, som ligger i Regin. Eksternt ønsker de at kunne vise og trække dybderegistreringerne fra Regin i Kunst Indeks Danmark. Internt ønsker de mulighed for fleksible adgangsniveauer til data, så fx medarbejdere der arbejder med placering og konservering ikke får vist alle de registrerede data, og måske ikke har adgang til fortrolige oplysninger, som fx knytter sig til donation og forsikringssum. 3.1.4. Nationalmuseet vurdering af Regin NATIONALMUSEET har udarbejdet et antal dokumenter i forbindelse med deres undersøgelser af Regin. Herunder sammenligning af Regin og genstandregistreringssystemet Genreg som benyttes på Nationalmuseet. Samlet vurderingsskema Genreg-Regin En sammenligning af Regin og Genreg Grundlæggende kan Regin i den nuværende datamodel ikke indeholde alle de data der findes i Genreg uden at samle oplysninger fra forskellige felter til fritekstfelter. Konsekvensen er et væsentligt informationstab, når eksplicitte databaserelationer således erstattes af mere simple tekstfelter. Endvidere vil det for den fremadrettede registrering vanskeliggøre en ensartet registrering, når forskellige registratorer skal registrere mange oplysninger i få felter. Dertil kommer at væsentligt flere tekstfelter i stedet for valglister efter Nationalmuseets vurdering giver begrænsede muligheder for at søge de informationer, der er indeholdt i systemet frem igen. Centralt for Nationalmuseets genstandsregistrering er hændelser, som fastholder relationerne mellem tid, sted og aktører for genstandenes præ- og postmuseale 1 GIS står for geografisk informations system og er for eksempel kendt fra forskellige løsninger på internettet, hvor data vises på kort. 1 6
livsforløb.denne mulighed for at beskrive tidsforløb og ændringer over tid er ikke mulige at beskrive i Regin som den benyttes i dag. Derudover blev følgende emner identificeret alle undersøgelser er udført i forbindelse med brug af Regin og dermed er der ikke foretaget en sammenligning af datamodel og begreber. - Sagsbegrebet benyttes ikke i Genreg i dag som udgangspunkt for registrering af en genstand, men derimod hændelsesbegrebet. - Nationalmuseets nuværende nummersystemer kan ikke indeholdes i det nuværende system ligesom Regin ikke tilbyder automatisk nummertildeling for en række forskellige nummersystemer. Endelig tilbyder Regin ikke at udskyde nummertildelingen, så den først foregår, når en samling af genstande er blevet indført i en orden som registrator er tilfreds med og som vil give en meningsfyldt genstandsnummerering. Nationalmuseets brug af virtuelle objekter til at fastholde sammenhæng mellem genstande er ikke mulig i Regin. - Beslutningsproces omkring videreudvikling skal godkendes af fællesskabet, begrænsede muligheder for indflydelse - Store udfordringer i at ændrer de nuværende arbejdsprocesser ift. Regins nuværende brugergrænseflade - Begrænsninger i den nuværende services er en udfordring ift. Nationalmuseets væsentligt større datamængder ift. visning af resultater - Det er ikke muligt at foretage en restore af et enkelt museums data til et givet tidspunkt uden at det får indflydelse for alle andre museer, der anvender Regin. 3.2. Observationer om museer som ikke anvender Regin Omkring 15 museer benytter andre systemer end Regin til registrering af kulturhistoriske data, og disse er primært blandt de større museer. Systemerne de anvender, er enten egenudviklede (typisk Access-baserede systemer eller lignende). Nationalmuseet anvender en central MS SQL Server-databaseløsning til håndtering af data om genstandene, der foruden selve genstandsregistreringsdata også omfatter placerings-, konserverings- og udstillingsdata. Applikationerne er udviklet over tid i forskellige versioner af Access og Visual Basic siden midten af 1990 erne..nyudviklede applikationer til f.eks. forskningsprojekter udvikles i dag i.net (dot net). For kunstmuseerne er Regin systemet først senere blevet tilgængeligt og dermed har Regin en lidt mindre udbredelse. Udover Regin, egenudviklede systemer (typisk Acces baserede systemer) benyttes The Museum System (TMS). Derudover 1 7
er Statens Museum for Kunst (SMK) på vej til at flytte deres nuværende Globusløsning over i en open source CollectionSpace-løsning som de selv er med til at definere udviklingen af sammen med en del andre museer. 3.2.1. It-systemer og organisation De største museer har egen it-afdeling og egne ressourcer til udvikling og tilpasning af de lokale løsninger, de anvender. Derfor er systemporteføljen og omfanget af de systemer, de anvender væsentligt større, herunder de integrationer der er mellem den brede vifte af museumsfaglige systemer, samt understøttelse af workflows og tilpasning til lokale arbejdsgange. Derudover er omfanget af administrative systemer væsentligt større og bredere end på de mindre museer. 3.2.2. Registrering og registreringspraksis Registreringspraksis på det kulturhistoriske område er ikke så ensartet som på kunst området. Den overordnede forskel er om registreringen tager udgangspunkt i en sagsorienteret registrering eller en hændelsesorienteret genstandsregistrering. Regin repræsenterer en sagsorienteret registrering og Genreg repræsenterer en hændelsesorieteret genstandsregistrering.. Genreg sammenholder ligeledes genstandenes relationer ved hælp af virtuelle objekter.. Denne forskel har stor betydning for hvilke informationer, der kan registreres explicit i systemerne. NATIONALMUSEET giver udtryk for at kompleksiteten og udfordringerne ved at tage registreringssystemer i anvendelse der medfører en væsentlig ændring af registreringspraksis, vil påføre NATIONALMUSEET en ressourcekrævende opgave, idet de nuværende arbejdsprocesser der ligger til grund for registreringspraksis skal omlægges. Forskellen i registreringspraksis har ikke gjort det lettere at sammenstille de data som findes i Regin og i Genreg. Der er endnu ikke fundet en løsning, der sikrer at alle data i de to systemer fuldt ud kan placeres i Regins nuværende datamodel. Registreringspraksis på kunstområdet er mere ensartet og bruger for alle systemer værket som udgangspunkt for registreringen. Udover de registreringsmæssige problemstillinger er der dog også andre problemstillinger, som skal indgå i fremtidige anbefalinger: Kulturhistoriske museer der har kunstværker står med den problemstilling, om disse skal registreres i den kulturhistoriske database eller om de også 1 8
skal have et login til Regin Kunst, og hvordan sikrer de et overblik over den fælles samling? Hvor placeres ekstra data for specialsamlinger som mønter, våben, grafisk tryk etc., her opleves at data placeres forskellige steder på de lokale museer, hvilket gør det svært at konsolidere de fælles data og være sikker på hvilke data, der findes hvor. 3.2.3. Primære udfordringer og behov De store museer står meget forskellige steder i dag og dermed med forskellige udfordringer, der primært handler om hvilken vej, der skal vælges og hvor den fører hen. Udfordringerne for NATIONALMUSEET er primært med udgangspunkt i deres egenudviklede løsning, og Nationalmuseets vurdering at der ikke på markedet findes et system, der kan understøtte og dække de behov som NATIONALMU- SEET har. Det betyder, at de står overfor valget om at videreudvikle deres egen løsning eller starte med at redefinere registreringen ift. systemerne på markedet. NATIONALMUSEET har dog lavet et omfattende forarbejde til et fælles genstandsregisteringssystem baseret på den samme registreringspraksis som anvendes i dag, og som NATIONALMUSEET selv har kapacitet til at udvikle. SMK har besluttet sig for at satse ved at være med i udviklingen af et nyt itsystem sammen med et antal andre museer og flytte deres nuværende Globusløsning over i CollectionSpace. Hvis satsningen lykkedes kan det blive en spændende løsning med tydelige fingeraftryk af SMK i den fremtidige løsning. Der er dog usikkerhed om, hvornår tidsplanen ender, om den endelige løsning indeholder alt som ønskes, og hvor stor udbredelse CollectionSpace vil få på langt sigt. CollectionSpace er designet med mulighed for at forskellige typer af museer benytter det samme system med forskellige indgange som kunst, kulturhistorie og naturhistorie. Det vil derfor være muligt også at benytte systemet på det kulturhistoriske område hvis dette ønskes. Odense Bys Museer har store ambitioner for digital formidling men de står foran en konsolidering og redesign af deres begrebs- og datamodel, inden planerne kan realiseres. De kan ikke komme videre før denne opgave er afsluttet og dermed beslutningen om den fremtidige applikationer er egenudviklet, Regin eller et kommercielt system. Odense Bys Museer har derfor behov for ressourcer og viden på begrebs- og datamodelområdet og vil være en interessant deltager i det fremtidige arbejde med ny kulturhistorisk begrebs- og datamodel. 1 9
4. Appendiks 1: Oversigt over gennemførte interviews og workshops 4.1. Interviews med museer der ikke anvender Regin Der er gennemført individuelle (gruppe)interviews med følgende museer, der ikke anvender Regin: Nationalmuseet Statens Museum for Kunst Odense Bys Museer 4.2. Interviews med museer der anvender Regin Der er gennemført et individuelt gruppeinterview med Thorvaldsens Museum, der anvender Regin. 4.3. Deltagere i workshops med brugere af Regin Workshop for kulturhistoriske museer Danmarks Mediemuseum Horsens Museum Museum Lolland-Falster Ringkøbing-Skjern Museum Arbejdermuseet Københavns Museum Hørsholm Egns Museum Nordjyllands Historiske Museum Roskilde Museum Øhavsmuseet Museum Lolland-Falster Workshop for kunstmuseer: KØS Vejle Kunstmuseum Museum Sønderjylland - Kunstmuseet Brundlund Slot Fuglsang Kunstmuseum Kunsten 2 0
4.4. Interviews og workshops med medlemmer af styregruppen og nøgle personer i KUAS Følgende aktiviteter er gennemført i forhold til styregruppen og nøglepersoner i KUAS: Interviews med medlemmer af styregruppen: o Direktør Steen Hvass, Kulturarvsstyrelsen o Vicedirektør Thomas Sjøstrøm Bang, Kulturministeriets Koncerncenter o Kontorchef Katrine Tarp, Kulturministeriet Workshop med Regin-teamet i KUAS Interview om museernes økonomi med sektionsleder Erling Søbye, KUAS Inspirationsinterview om erfaringer med organiseringen på Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek med Vicedirektør Bo Öhrström, Styrelsen for Bibliotek og medier (planlagt) Telefoninterview med DBC om The Museum System (planlagt) 4.5. The Museum System (TMS) Følgende har været inddraget i informationsindsamlingen omkring TMS og brugen af systemet. DBC A/S som forhandler og udbyder af systemet i Danmark. Brugere af TMS er interviewet via telefoninterview: Louisiana Museum Museumsinspektør Kirsten Degel Skagen Museum Museumsinspektør Dorthe R. Sieben 2 1
5. Appendiks 2: Dokumentation fra workshops med brugere af Regin Nedenfor er resultat af arbejdet på de to afholdte workshops med henholdsvis brugere af Regin Kunst og Regin Kulturhistorie gengivet i sin rå form. Udover at være opdelt efter Kunst og Kulturhistorie er dokumentationen struktureret efter de temaer, som deltagerne har arbejdet med fx brugervenlighed. Under temaerne er der skitseret en række forslag til forbedringsinitiativer med navn, beskrivelse af indholdet og for en dels vedkommende også, den målgruppe, som får glæde af forbedringen. De forslag, der ikke er beskrevet initiativer for, er gengivet i punktform. En parentes med angivelsen af et antal flag, fx (2 flag), betyder at dette forslag har fået to stemmer i prioriteringen af forslag på workshoppen. 5.1. Regin Kunst 5.1.1. Tema: Information Adgang & formidling 5.1.1.1. Forslag til initiativ: Formidling af dybderegistrering Beskrivelse Status: Ikke mulighed for at indtaste nuancer/detaljer til visning i Kunstindeks Danmark (KID), kun standardoplysninger. Målgruppe Forslag: Mulighed for at tilvælge dybderegistrering, eks. beskrivelsesfeltet, noter til datering ( Godbidderne ) i KID. Fyldigt eksternt notefelt, som kan tilvælges i KID ( Den gode historie ). KID-Brugerne 5.1.1.2. Forslag til initiativ: Fleksible adgangsniveauer Beskrivelse Status: I KID får man meget få oplysninger, i Regin får man alt. Intet midt imellem. Målgruppe Forslag: Ønske om fleksible adgangsniveauer betinget af brugerne, f.eks. håndværker, konservator, almindelige kunstinteresserede, gæster kunstfaglige medarbejdere. Det kunne dreje sig om udelukkende at læse/skrive i placering, konservering etc. Problematik omkring beskyttelse af hemmelige oplysninger. Alle brugere 2 2
5.1.1.3. Oprindelige forslag som temaet bygger på Beskrivelsesfelt er for lille også hvis man vil bruge det til formidling på nettet (KID) Proveniens bør ikke publiceres Formidling/brug af Regin til ikke kunsthistorikere internt (1 flag) Hemmelige oplysninger der kun må ses af museet hvor lægges de helt sikkert? Udtræk til KID flere lag? 2 3
5.1.2. Tema Brugervenlighed + værkvisning 5.1.2.1. Forslag til initiativ: Oprettelse af nye værker Beskrivelse Målgruppe 1. Mulighed for at oprette mange næsten ens værker på en hurtig/enkel måde 2. Mulighed for at linke i større omfang mellem værker i samlingen Internt brug 5.1.2.2. Forslag til initiativ Rediger værk (når man er inde på det enkelte værk) Beskrivelse Målgruppe 1. Foto i start format øverst på siden 2. Hele den øverste del af skærm billedet (foto i stor format + primær oplysninger) skal kunne ses i et hug (uden man behøver at scrolle ned) 3. Kommentarer til felter - Autenticitet/aut. note): Flyttes ned til/ved siden af kunstner nederst på skærm billede (sekundære oplysninger) - Ophavsret: Flyttes ned - Udstillet: Udgår (hvad betyder det?) - Topografisk anotiv: udgår - Drop down menu under erhvervelses måde reduceres væsentligt. Mulighed for at synliggøre andre fonde oprettes - Andre noter kan flyttes ned - Datering: Uden år skal kunne vælges feltet generelt ikke hensigtsmæssigt bør redigeres - Værktype, drop down menu skal redigeres/opdateres - Kunne museerne selv definere dem individuelt? o Behov meget forskellige o Det samme gælder værkstatus og materialer - Sekundære oplysninger. o Bør redigeres grundigt o noget udgå andet gøre mere brugervenligt o Vigtigt eks. litt henvisninger skal kunne rumme individuelt sidetal - Konservering: mulighed for at vedhæfte digital konserveringsrapport Internt brug samt særlige gæster typisk forskere 5.1.2.3. Forslag til initiativ: Søgeresultat - Værk Beskrivelse Målgruppe 1. Små ikon illustrationer ved hvert værk 2. Der skal kunne sorteres i /efter alle kolonner 3. Slet værk skal fjernes 4. Ny kolonne: Værket publiceret m. afkrydsningsboks Internt brug 2 4
5.1.2.4. Oprindelige forslag som temaet bygger på Værkvisning: - Foto af værket i stort format bør være øverst på siden (2 flag) - Værklistevisning m. fotos mangler (2 flag) Brugergrænseflade forbedres (skærmbilledets størrelse og indhold) (1 flag) Opret nyt værk (3 flag) - Datering Gerne vælge u.å. - Erhvervelsesmåde : Ønske, synliggøre NCF (og andre) Dateringsperioder, f.eks. 1918-1922 bliver til 1920 Smutveje til at oprette f.eks. 200 næsten ens værker (2 flag) Kopiering af oplysninger fra et kort til et andet (1 flag) Oprettelse af kort uden at skulle tilbage til forsiden Værkvisning (oversigt): (1 flag) - Hvorfor kan man ikke sortere efter: Kunstner, datering, vedhæftede filer - Slet værk : er alt for synlig! - Ønsker kolonne: publiceret (1 flag) Datering: Behov for nuancer Standardkategorier utilstrækkelige (teknik, årstal m.v.) (1 flag) 2 5
5.1.3. Tema: Søgning & udtræk 5.1.3.1. Forslag til initiativ: Udtræk til skilte Beskrivelse Målgruppe - Generering af skilte (har info kan vælges til og fra) + (valgfri formatering) 5.1.3.2. Forslag til initiativ: Søgning overordnet Beskrivelse Målgruppe - Regin-søgning (meget præcis, specifik indtastning) vs Googlesøgning (hits, selv om bred og/eller upræcis indtastning) 5.1.3.3. Forslag til initiativ: Udskrivning/søgning Beskrivelse - Udskrivning af en enkelt kunstners værkplacering - Udskrivning ud fra søgning på placering (hvad hænger i sal A, på teknisk forvaltning etc.) - Udskrivning/søgning på mere specifikke opbevaringer - Udskrivning af værkkort med foto og ALLE informationer - Udskrivning via filtrér funktion - Søgning på emneord (eksisterer ikke i Regin) (minus tags) Målgruppe - Søgning/udskrivning af værker der har været udstillet på en bestemt udstilling Museets ansatte Samarbejdspartnere Interesserede (museums) brugere 5.1.3.4. Oprindelige forslag som temaet bygger på For få udskrivningsmuligheder, eks.: - Værklister m. fotos - Visninger af enkelte værker m. fotos og samtlige oplysninger Udtræk til skilte (1 flag) - Mulighed for udtræk til skiltelister, eks. via inventarnummer mangler Bedre søgemulighed (1 flag) Udskrift af lister Prints (3 flag) 2 6
5.1.4. Andre forslag til forbedringer Illustrationer skal fremhæves Ajourføring af nye kunstnere Konservering: I note? Oplysning om bevaringstilstand mangler (kun egentlig konservering) Forsikringer Værdiansættelser ændrer sig men kronologi mangler Tilknytnings funktioner ofte uhensigtsmæssig/ulogisk Tilknytning af poster (Litt./udstillinger) For få muligheder til at generere brugbare lister: - Værker, udstillede værker, uddeponerede værker mm. Visninger Værkspecifikke info vs. delte info (underkategorierne) sidst nævnte kan skabe fejl Metoden med at OPRETTE og TILKNYTTE volder problemer (dobbeltopretninger, kunstnere, udstillinger mm.) Hierarkier svære at bruge Litteratur anvisninger: (1 flag) - mulighed for at tilknytte individuelt sidetal mangler Værk/delværk Under andre relaterede værker -> museumsliste er noget rod Billeder i høj opløsning Flere primær billeder Forbedring af opbevaring + udlån Opbevaring kronologien fungerer ikke Systemet for tungt - Levn fra DMI - + kulturhistorisk tankesæt For mange kliks generelt for at (hierarkisk opbygning) finde info 5.2. Regin Kulturhistorie 5.3. Tema: Integrationer GIS, foto/medier, arkivalier Regin kunst 5.3.1. Arkæologi Beskrivelse - Prioritering af kobling mellem Regin og F.F. - Integration af MUD (Museernes Udgravningsdata) - Søgning og listning af anlægs-id - Søgning på SB-nr. 2 7
Målgruppe 5.3.2. Automatisk billedformatering Beskrivelse Målgruppe Implementering af funktionalitet vil gøre arbejdet bedre og billigere 5.3.3. Fælles indgang Beskrivelse Mulighed for brede tematiske søgninger på tværs af samlinger Målgruppe Eksempler: - Regin kulturhistorie Regin kunst - Museer med flere adskilte samlinger - Sammenlagte museer 5.3.4. GIS-funktionalitet Beskrivelse Målgruppe - Kobling mellem alle dele af samlingen - Bedre oversigt over samlingens fysiske proveniens - Formidlingsredskab - Forvaltningsredskab 5.3.4.1. Oprindelige forslag som temaet bygger på Direkte sammenhæng mellem sager og værker til glæde for museer med blandede samlinger (2 flag) Fællesudtræk/søgninger i flere Regin Baser (1 flag) Automatisk billedformatering (2 flag) Bedre forbindelse mellem Regin kunst & Regin kulturhistorie (1 flag) GIS-funktionalitet (2 flag) Kobling mellem Regin og F&F (1 flag) 2 8
5.4. Lagerstyring /Søgning & udtræk 5.4.1. Søgninger Beskrivelse Målgruppe - Fleksible søgninger, f.eks.: o Søge på alle eksisterende felter ved at sætte i ønskede felter o Lokalitetsnummer/SB-nummer - Tilsvarende udskrivningsmuligheder med mulighed for at udvælge hvilke felter der vises i listerne Medarbejdere 5.4.2. Søgninger + lagersystem, administrationsmodel Beskrivelse Målgruppe - Mulighed for at udarbejde formularer for udlån, deponering, konservering mv. - Accessionsmodul : o Med mulighed for at printe kvittering til giver Medarbejdere 5.4.2.1. Oprindelige forslag som temaet bygger på Bedre rapporter (eksport af søgninger) Vedrørende magasin placering også på sagsniveau (af bl.a. hensyn til arkæologi) Bedre mulighed for avancerede søgninger Lager styring (til erstatning for opbevaring, udstilling, udlån, taget ud entiteter) (2 flag) Let måde at flytte alle genstande fra en opbevaring til en anden (1 flag) Fleksible udskrifts lister (1 flag) Bedre og flere udskriftsformater (skal selv kunne definere) (1 flag) Bedre muligheder for at udtrække lister (4 flag) Pluklister Forenklede søgemuligheder (1 flag) Bedre deponering/styring af udlån/indtag Ind- og uddeponerings kvitteringer/styring Accessionsmodul, Magasinstyringsmodul (1 flag) Udlånsstyring 2 9
5.5. Brugervenlighed 5.5.1. Standard-ramer Beskrivelse Målgruppe I store sager vil der ofte være mange poster, hvor indstillingerne er ens. Det ville være rart at kunne kopiere en sådan standard-ramme. Desuden ønskes flere kopi-muligheder. Registratorer 5.5.2. Genstandsrammen Beskrivelse Målgruppe Optimering af skærmbilledet - Flere folde-ud muligheder - Foto op til beskrivelsesfeltet - Fotos indstilles som udgangspunkt som publiceret - Fotos udskrives på blåt kort Registratorer 5.5.3. Skærmbillede Beskrivelse Målgruppe - Grundlæggende skal der scrolles for meget. - Kan skærmbilledet optimeres/komprimeres? o Eks.: Sagsniveau: Sagsoplysningsfeltet er smalt -> plads ved side af er tom! Alle der registrerer/søger 5.5.3.1. Oprindelige forslag som temaet bygger på Lettere arbejdsgange ved registrering (færre klik, større udklipsholder) (7 flag) Flere genvejstaster (1 flag) Drag-and-drop -funktion ved indsætning af fotos Bedstemoragtig import til Regin (1 flag) Større smidighed i systemet gælder både brugerflade og søgmuligheder (2 flag) Multi kopieringsfunktion (2 flag) Medtagning af fotos ved udskrift på blåt kort 5.5.4. Andre forslag til forbedringer Smidighed ved sammenkøring af flere Regin-systemer (f.eks. fusioner med flere enslydende nummerrækker) 3 0
Bedre udklips/kopieringsmuligheder Mulighed for at slette arkivfonde helt (som f.eks. genstande, fotos etc.) Bedre brug af konserveringsentitet (1 flag) Mulighed for at udtrække genstande til udlånsformular Prioritering af kobling fund & fortidsminder Mulighed for fælles udtræk FBB, Regin, Arkibas, MUD (Museernes Udgravningsdata) etc. Lettere at udtrække valgte data til andre databaser Bedre sammenhæng mellem Regin og Regin Tools f.eks. at kunne bruge andet end primært foto (1 flag) Bedre kobling kunst R og kultur R Bedre integrering af arkivfonde Bedre udskriftsmuligheder Bedre søgemuligheder Diskussion om: - Fra pegepind til den egentlige database Bedre definition af arkivfonde Bedre arkivfonde (aktioner skal kunne knyttes til indhold) (1 flag) Arkivfonde sidestilles med sager (opgradere arkivindhold) (1 flag) Ønske om at Regin også bliver opbevaringssted, så digital dokumentation sikres bevaring Regin-kurser for super brugere (f.eks. XML eksport/import) Vedhæftning af text-filer? Brugerdreven tilretning af Mussam Begrænsning af beskrivelsesfeltet. P.t. kan det udvides, men kun skærmbilledets tekst kommer med ved udskrift Bedre definition af storformat ikke efter størrelsen Huske hvilken entitet der søges i fra forsiden og den detaljerede søgning Hvad er forskellen på magnetmedium og foto/film (der er felt for spilletid i foto/film)? (1 flag) - Og hvor registreres digitalt født filmmateriale? Mange museer lægges sammen - Smidighed ved sammenkøring Søgning på SB-nr. Søgning og listning af anlægs-id Opbevaring på sagsniveau Skabelonrammer (genstande/værk) med de fælles informationer - Datering: søgning indenfor intervaller - Emneordssøgning 3 1