27. april 2010 Generalforsamling den. 23. marts 2010 Høje Gladsaxe Skole, Festsalen Høje Gladsaxe Torv 4 2860 Søborg Dagsorden 1) Valg af dirigent. 2) Valg af stemmeudvalg. 3) Fremlæggelse/godkendelse af bestyrelsens beretning ved formanden. 4) Årsregnskab med revisionsbemærkninger og godkendelse af samme. 5) Indkomne forslag iht. 7.6 6) Godkendelse af budget. 7) Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, samt evt. valg af formand og kasserer. 8) Valg af interne revisorer iht. 10. Referat Formanden bød velkommen. Derefter var der et minuts stilhed for at mindes de medlemmer, der var gået bort i årets løb. Som gæster var inviteret kreds IV s formand, Jørgen Fritsche og sekretær i Kreds IV, Steiner Hansen samt haveforeningens eksterne revisor Erling Kristiansen og advokat Susanne Meilvang. 1) Valg af dirigent Bestyrelsen forslog Jørgen Fritsche, formand fra kreds 4. Han blev enstemmigt valgt. Dirigenten bad Steiner Hansen være behjælpelig med bogføringen Dirigenten konstaterede at indkaldelsen var rettidigt udsendt og dermed lovlig indvarslet. Der var mødt 102 haveejere op deraf var 72 stemmeberettigede. 2) Valg af stemmeudvalg Have 321 Eva Møllnitz Have 252 Tina Klingberg Have 327 Tine Pedersen Have 96 Tina Christensen Have 455 Thomas Hummel Have 93 Helle Jensen 3) Fremlæggelse/godkendelse af bestyrelsens beretning Formanden takkede den siddende bestyrelse for det store arbejde, den havde lavet i det foregående år. Beretningen, der er udsendt skriftligt til alle medlemmer sammen med indkaldelsen blev kommenteret af formanden, der bla.fokuserede på diverse tvister mellem havemedlemmer, som bestyrelsen bruger megen tid på, brandtilsynets besøg, nye vejbump, rottebekæmpelse, sommerfesten. Derefter oplyste han, at Connie Vestergaard gerne vil afhænde forretningen. Beretningen blev herefter sat til debat. Have 488 - Rafai Atia Takker for det store arbejde bestyrelsen har gjort i det sidste år. Han havde et par spørgsmål til beretningen: Vedr. luftledninger Hvilke planer er der vedr. nedgravning af kablerne og hvem der skal betale?
. Vedr. kloakering Havemedlemmet oplyste vedr. EU direktivet om kloakering at arbejdet skrider godt frem og der er flere haveforeninger der har nedsat et udvalg. Hvor langt er vi kommet med det? Vedr. købmanden Havemedlemmet efterlyste information om købmanden, der gerne vil sælge sin butik og han pegede i den forbindelse på, at vi her har mulighed for at ændre det store problem med øldrikning ved købmanden. Personligt har han ikke problem med, at man står og drikker øl, men problemet er, at de drikkende lader vandet alle vegne og det er ikke særligt lækkert. Jeg ved, at bestyrelsen har arbejdet med problemet i mange år. Ejvind Wilms svarer: Luftledninger Der er ikke noget nyt fra Dong omkring nedgravning af luftledningerne, men det er stadig vores opfattelse, at det er Dong, der står for det økonomiske. Kloakering Vi kontakter løbende Gladsaxe Kommune omkring kloakering i haveforeningen. Der skulle være en afklaring inden for de næste 10 år, men pt. ved kommunen ikke noget. Det vil ikke være Gladsaxe Kommune eller regeringen, der betaler, men det enkelte havemedlem. Sidste år fik vi ændret vores vedtægter, således der i givet fald vil være mulighed for en opsparing til dette, hvis generalforsamlingen ønsker det. Pt. vil det nok komme til at koste omkring 50. 60.000 kr.pr. have. Købmanden Den køber der var inde i billedet til køb af butikken, sprang fra aftalen i sidste øjeblik, men vi håber for købmanden, at butikken bliver solgt. Vi har i forbindelse med det forestående salg været inde i lejligheden og butikken og foretaget et fraflytter eftersyn. Øldrikning Det er ikke så let at ændre på dette, men der er nedsat et udvalg, som skulle prøve og løse problemet der er dog ikke endnu kommet noget endeligt fra udvalget. Herefter blev bestyrelsens beretning godkendt. 4) Årsregnskab med revisionsbemærkninger og godkendelse af samme Kasserer Anny Petersen fremlagde driftsregnskabet og hun kommenterede følgende punkter. Indtægter Ikke budgetterede indtægter Der er kommet et lille beløb retur fra motorvejsprojektet. Der er en uindløst check vedr. afregning af salg af have. Der er 2 uindløste checks vedr. fejlsendte forsikringspræmier Desuden har der været færre vurderinger af haver end budgetteret. Det vil altid være et skøn, hvor mange haver der er solgt i årets løb. Udgifter Vedr. ejendommens vedligeholdelse: der er en overskridelse på ca. 70.000 kr., der bl.a. skyldes en reparation af en kloakledning, der går ind under huset og det var en kostbar reparation. De udvendige lamper er blevet udskiftet Der er penge tilbage på budgettet vedr.vandafgifter, dog er årsafregningen ikke kommet ved budgetlægningen og der kan vi godt regne med, at der kommer en lille regning mere. Side 2 af 6
Vandanlæg og rørarbejde, denne post er svær at budgettere med, fordi det afhænger af vejr og slitage. I 2009 har der været mange udskiftninger af rør, heraf nogle meget svære udskiftninger af rør under vores veje. Derimod er der færre udgifter vedr. vedligeholdelse af vore veje og det skyldes udelukkende at vi har fået et bedre tilbud på de nye vejbump. Vedr. belysningen er der en lille stigning, men det skyldes almindelige prisstigning. Vedligeholdelse af anlæg: der har været uforudsete udgifter, bl.a.reparation af skråningen ved motorvejen, hvor en ukendt bil var kørt op på skråningen, fældning af træ ved søen, ( livsfarligt ) samt fjernelse af biler uden nummerplader. Desuden er der lagt nyt asfalt på festpladsen, da vi alligevel havde asfaltfolk herude vedr. vejbumpene og da bestyrelsen vurderede, at budgettet godt kunne bære udgiften. Servicehusene Her stemmer budgettet næsten på øre, men udgifterne kunne minimeres meget, hvis alle ryddede op efter sig og der ikke skete så meget hærværk på toiletterne,( I skulle lige have set toilettet nede ved søen, så havde I nok fået kvalme ). Advokatsalær: vi har nogle uafsluttede sager, hvor regningerne først komme i 2010, derfor har vi ikke brugt alle pengene på budgettet. De fester vi har holdt i 2009, har haft nogle ualmindelige økonomisk ansvarlige festudvalg, da ikke alle pengene til formålet er brugt og vi siger tak til de havemedlemmer, der har været med til at afvikle festerne og som på den måde har været med til at holde udgifterne nede. Afslutningsvis er der i alt et overskud på 291.000 kr., der hovedsageligt skyldes de ovenfornævnte uforudsete indtægter samt færre udgifter for vedligeholdelse af vejene (142.000 kr.) og mindre vandafgifter (126.000 kr.) Til slut mens jeg er på talerstolen vil jeg gerne benytte lejligheden til at omtale, at der er et havemedlem, som har spurgt, hvorfor bestyrelsen ikke har gjort noget ved den ene million vi har stående på vores konto i banken den første januar. Bestyrelsen kan hertil svare, at der i de første 3 mdr. forfalder udgifter på ejendomsskatter og renovation på 585.000 kr. og faste udgifter på omkring 300.000 kr. inklusiv afdrag på lån. Selv om vi har fået penge ind 15. februar er der stadig løbende udgifter og igangsatte aktiviteter, der skal betales. Haveforeningen har aldring haft den politik at samle penge på kistebunden. Budgettet er sat op efter de udgifter, vi forventer det indeværende år og deraf sættes vores kontingent. I 2010 er administrationsbeløbet f.eks.mindre end sidste år. Haveforeningen har, når vi når den 15. april et forventet indestående på 955.000 kr. Vi har i dag 24 havemedlemmer,der er i restance hvilket udgør 42.000. Hvis haveforeningen, når vi er kommet over de første 3 forårsmåneder har penge tilovers, vil bestyrelsen, hvis den finder det relevant tage kontakt til banken og høre om der er mulighed for at oprette en aftalekonto med 1. 2.måneders opsigelse og med renteindtægt. Jeg har før dette møde haft kontakt med 4 banker, der alle kunne oplyse, at der ikke var mulighed for at få renter på aftalekonti i år. En af bankerne ville dog godt give 1,1 %, men så skulle beløbet være bundet i 2 år. Driftsbudgettet blev godkendt. 5) Indkomne forslag iht. 7.6 Alle forslag var udsendt skriftligt sammen med indkaldelsen. 1. Bestyrelsen foreslår, at afgiften for administrationsforhold vedrørende udeblivelse fra pligtarbejde uændret.. Side 3 af 6
2. Bestyrelsen foreslår at afgiften for administrations forhold vedrørende manglende vedligeholdelse af haven - uændret 3. Bestyrelsen foreslår, at gebyret for en havevurdering forhøjes til kr. 1.000,00. Forslaget blev vedtaget. 4. Bestyrelsen forslår, at forhøje indskyd/optagelsesgebyret til kr. 1.000,00. Forslaget blev vedtaget 5. På sidste års generalforsamling fik bestyrelsen til opgave at undersøge, hvad det ville koste, hvis haveforeningens administration overgik til et eksternt firma. Bestyrelsen har derfor henvendt sig til 2 firmaer, der udfører administrationsopgaver. Det ene firma er et stort firma: C.E.J ejendomsadministration A/S, Medahlsgade 5, 1613 København V og det andet er et mindre firma: Advokaterne Munck og Rochat, Herlev Torv 1, 2730 Herlev. For at kunne sammenligne økonomien har bestyrelsen udsendt nedenstående oversigt. Navn Basis års beløb Tillæg pr. have I alt pr. år I alt pr. have C.E.Jensen 250.000 0 250.000 479 Munch og Rochat 30.000 200 134.400 257 Nuværende adm. 77.600 0 77.600 149 Bestyrelsen anbefaler, at vi ikke på nuværende tidspunkt overgår til ekstern administration Have 488 - Rafai Atia Er enig med bestyrelsen, at vi ikke skal overgå til anden form for administration, men det betyder ikke at vi ikke skal se på vores interne arbejdsgange. Meget af arbejdet foregår ved manuelt arbejde. Jeg mener, at der noget vi kan gøre anderledes f.eks. kunne foreningens hjemmeside blive omdrejningspunktet for det, der foregår i haveforeningen. På den ene side skal man ha en elektronisk boks, hvor alle dokumenter vedr. ens have ligger. Alt post bliver sendt til dennne og sidder man derhjemme og f.eks. mangler en tegning klikker man ind på hjemmesiden og henter tegningen, alle ansøgningsskemaer kan også ligger derinde, så man er fri for at stå i kø mandag aften. Det vil også gøre det lettere for bestyrelsen porto, vi bruger mere end 50.000 kr. på at sende breve, hvorfor ikke sende det via mail? denne beretning med firfarvede tryk, koster ca. 32.000 kr., det kunne være sendt på mail, jeg syntes, at der er mange måder man kan arbejde på, en af de opgaver der hiver søm ud er pligtarbejde, når havemedlemmerne er kaldt på pligtarbejde ringer de firehundrede gange for at få lavet tiden om, inde på hjemmesiden kan der være et kalendersystem, det er der det foregår. Jeg mener, den der vil bytte er også ham, der skal ha arbejdet med at få byttet. De få mennesker, der ikke har adgang til pc er skulle vi nok kunne finde en løsning på, når skat kan lade være med at sende årsopgørelser og alt muligt andet, når bankerne og kommunerne gør det, så skal vi også gøre det. Have 180 - May Hjortshøj God ide, hvis alle havde en computer, det har alle ikke og vi har nogle ældre medlemmer og de har ikke computer. Jeg ved godt, at der mange ældre, der utrolig dygtige til at bruge en computer, men jeg vil ha, at det og gå op på kontoret om mandagen er socialt og hvis vi skal have socialt samvær ved købmanden, så skal vi også have en kontortid. Side 4 af 6
Have 488 Rafai Atia Det handler ikke om sociat samvær, men om at gøre det lettere for bestyrelsen, så de ikke bliver overbebyrdede med administrative opgaver, så de kan komme i gang med det de skal nemlig bestyrelsesarbejde, der hedder at sætte retning for hvad vi vil med denne haveforening. Det andet er fint, de få mennesker som ikke har computer, skal være velkommen på kontoret, det er ikke det det handler om, men lad os gøre det nemmere, det gør det også nemmere for jer, når i sidder derhjemme og mangler en blanket, så skal i ikke vente til mandag aften. Ejvind Wilms svarer: Bestyrelsen higer ikke efter mere arbejde, vi har på sidste generalforsamling fået til opgave at gøre rede for anden form for administration og derfor har vi indhentet to tilbud og sammenlignet med den administration, vi fører i dag. Den måde vi gør det på er den billigste og det er klart, at man altid kan gøre det nemmere og hvis I går ind på vores hjemmeside, kan I allerede i dag hente forskellige dokumenter, såsom tegninger og referater m.m. Have 180 May Hjortshøj Nu skal man jo ikke misforstå det med socialt samvær, men det er rigtig hyggeligt at komme på kontoret og det hele skal vel heller ikke være så koldt. Forslaget blev ikke vedtaget det betyder, at vi ikke går over til anden administration 6) Godkendelse af budget Kassereren fremlagde budgettet og kommenterede nogle af de væsentlige poster: Administrationsbidraget i 2010 er på 7.200 kr. for en have på 394 m2, der lidt lavere end sidste år. For de havemedlemmer, der er borger i Gladsaxe Kommune er der et fradrag i renovationsafgiften på 786 kr. I år skal vi have malet resten af huset samt mødelokalet og køkkenet Lagt 12 nye vejbump Asfalteret syrenvej Sat nye skilte op. Den gamle del af legepladsen udskiftes for omkring 125.000 kr., Beskåret div. hække og rettet flere skilte op. Kassereren påpegede yderlig, at der var afsat: 165.000 kr. til rørarbejde 25.000 kr. til vicevært 19.000 kr. til rottebekæmpelse 150.000 kr. til advokatbistand ( skønnet beløb) Omkring sociale arrangementer er der afsat samme beløb som sidste år. Bestyrelsen efterlyser havemedlemmer, der kunne tænke sig og hjælpe. Budgettet blev godkendt. 7) Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, samt evt. valg af kasserer og suppleanter. Valg af interne revisorer iht. 10. For en ny toårig periode blev følgende genvalgt: Side 5 af 6
Formand, Lars Jensen, have 88 Linda Hougaard Andersen, have 282 Tom Atkins, have 395 Dennis Kjærgaard, have 321 Tine Pedersen, have 327 20. april 2009 For en periode af et år, skal der vælges mindst 2 bestyrelsessuppleanter: Tina Klingberg, have 252 Annette Pallisgaard, have 167 8) Valg af interne revisorer og revisorsuppleanter iht. 10 Valg af intern revisor for to år: Klare Dam, have 287 Valg af to revisor suppleanter for et år: Birgit Jutta Rasmussen, have 538 blev genvalgt Kirsten Fauerholt, have 406 blev genvalgt Herefter var generalforsamlingen slut. Dirigenten takkede for god ro og orden. Formanden afsluttede mødet med at takke forsamlingen for en god og saglig debat og oplyste, at der vil blive lukket op for vandet den 27. marts. Samtidig rettede han kontortiden,der er optrykt i Havenyt 1. 2010. Kontortiden er hver mandag i sommerperioden fra kl. 18.00 til 19.30. Sekretær Formand Dirigent Linda H. Andersen Lars Jensen Jørgen Fritsche Side 6 af 6