Procesplan for byggerier i 2016 Følgende byggerier skal stå klar 1. januar 2017: Toftegården Regnbuen Tre Ege skolen Selve byggeriet forventes at gå i gang i april 2016, men forinden er der en række processer, der skal gennemføres. Processerne kan opdeles i følgende faser: Organisering af projekterne, bemanding af workshops og projektgrupper Udarbejdelse af. Dispositionsforslaget er en overordnet ramme for byggeriet, herunder placering på grunden, samspil med eksisterende lokaler, mv. Det endelige godkendes af BU Udarbejdelse af forprojekt. Gennem forprojektet drøftes materialevalg, indretning af de enkelte rum, facade, mv. Forprojektet skal godkendes af Kommunalbestyresen. til selve byggeriet sker på baggrund af forprojektet. Kommunalbestyrelsen godkender. Udarbejdelse af hovedprojekt. Hovedprojektet er det materiale, der bruges til at sende håndværkeropgaverne i licitation. Indhentning af tilbud fra håndværkere og godkendelse af licitationsresultat. Igangsættelse af byggeriet. Fagsekretariatet Floravej 17a 5750 Ringe Telefon 72 53 03 20 dagtilbud@fmk.dk www.fmk.dk 13-08-2015 Sagsid. 28.00.00-P20-5-15 Kontakt Rikke Jensen Telefon 72 53 32 31 Mail rikje@fmk.dk Telefontid Mandag 08:00-12:00 13:00-15:00 Tirsdag 13:00-15:00 Onsdag 08:00-12:00 Torsdag 08:00-12:00 13:00-17:30 Fredag 08:00-12:00 Dato Aktivitet Beskrivelse/formål Ansvarlig Uge 23-26 Udarbejder udbudsmateriale Udbud af rådgiveropgaven/arkitekt Uge 26-33 Udbud på UDBUD.DK Projekterne annoncering Side 1
10. august CMT MED-Møde 11. august Workshop - Lederne Præsentation af byggeproces og organisationsplan. Præsentation af byggeproces, organisationsplan, bemanding af projektgruppen. Planlægning af forældre og medarbejder involvering Det nye lederteam inkl. Mellemlederne Uge 35 19. august Børne- og uddannelsesudvalgsmøde Udvælgelse af rådgiver Kontrahering med rådgiver procesplan, herunder involveringen af forældre og medarbejdere i byggeprocesserne Tilkendegivelser om arbejdet i visionsgrupperne og formulering af kendetegn vedr. 2015 Lone L. og Heidi 31. august Økonomiudvalgsmøde 31. august Styregruppemøde Orientering om tidsplan, økonomi, kontrahering med rådgivere. 8. september Kommunalbestyrelsesmøde Workshop - orientering Side 2
9. september Børne- og uddannelsesudvalgsmøde Opsamling på visionsgruppearbejde: dialog med repræsentanter fra visionsgrupperne kl. 15-16? e for hvert projekt deltager, Lone L. Uge 36 september 1. Workshop: kl. 16.30-20.30 Man: Toftegården Tirs: Tre Ege Ons: Regnbuen Tors: 14. september 1. projektgruppemøde i 2 af grupperne (09.00-14.00) Workshop: Drøftelse af rammer for byggeriet Ny område leder Driftsleder Pædagogisk ekspert 2 medarbejder repræsentanter fra hvert børnehus og 2 forældre repræsentanter fra hvert børnehus Toftegården & 15. september 1. projektgruppemøde i 2 af grupperne (09.00-14.00) Tre Ege & Regnbuen 28. september 2. møde i projektgruppen i 2 af grupperne (09.00-14.00) Regnbuen & 29. september 2. møde i projektgruppen i 2 af grupperne (09.00-14.00) Tre Ege & Toftegården Uge 40 Kvalitetssikring af 1. oktober Evt. CMT MED-Møde Side 3
5. oktober Styregruppen 19. oktober CMT MED-Møde Orientering om til de 4 byggeprocesser 21. oktober Børne- og uddannelsesudvalg Behandling af Uge 47 2. workshop kl. 16.30-20.30 Man: Toftegården Tirs: Tre Ege Ons: Regnbuen Tors: 30. november 3. møde i projektgruppen i 1. december 3. møde i projektgruppen i Workshop: Drøftelse af forprojekt. Deltagere: Ny område leder Driftsleder Pædagogiskkonsulent 2 medarbejder repræsentanter fra hvert børnehus og 2 forældrerepræsentanter fra hvert børnehus Regnbuen & Tre Ege & Toftegården Side 4
16. december 4. møde i projektgruppen i 17. december 4. møde i projektgruppen i Uge 2 2016 20. januar Styregruppemøde forprojekt & Toftegården forprojekt Tre Ege & Regnbuen Kvalitetssikring af forprojekt/hovedprojekt forprojekt Uge 4 Børne- og uddannelsesudvalgsmøde Behandling af forprojekt Restende anlægssum 85 pct. midler afsat i 2016 Uge 6 Økonomiudvalgsmøde Behandling af forprojekt Restende anlægssum 85 pct. midler afsat i 2016 Uge 8 Kommunalbestyrelsesmøde Behandling af forprojekt Restende anlægssum 85 pct. midler afsat i 2016 Uge 4-10 Hovedprojekt (Ca. 1-2 møder i hver projektgruppe) Uge 11 Kvalitetssikring af hovedprojekt Side 5
Marts Leverance: By og egnsprofiler Muligvis politisk drøftelse ultimo 2015 hvor indikatorer på By og Egnsprofiler er færdige. Plan og Kultur Uge 12-16 Tilbudsindhentning, Licitation 19. april Styregruppen licitationsresultat og igangsættelse af projekt Uge 16 Kontrahering samt mobilisering på byggepladsen Uge 16-51 Udførelse af projekt Uge 40 Styregruppen Status på byggeproces Januar 2017 Projektaflevering og indflytning Side 6