Skype for Business til computer

Skype for Business til computer

Basisopgaver i Skype for business Indhold Basisopgaver i Skype for business... 2 Forord... 2 Opstart...3 Find og tilføj en kontakt... 7 Opret en gruppe... 8 Knyt en person til en gruppe.... 9 Send en chatbesked...11 Kontrollere en lydenhed...13 Kontrollere en videoenhed...16 Foretag et videoopkald fra Skype... 18 Besvare et opkald... 20 Del skrivebord eller et program... 22 Opret møde i Outlook... 24 Outlook mødeindstillinger... 27 Outlook mødeindstillinger i mødet (fortsat)... 29 Forord Folderen er til det personale, der har brug for at lære Skype at kende. Formålet er, at læseren får et godt kendskab til Skype og kan opnå kendskab til netop den del af Skype, der anvendes i Lolland kommune. Side 2 af 32

Det første du skal gøre er at "installere" Skype på den computer du sidder ved. Det gør du ved at starte med at klikke på start. Nu åbner start menuen - nederst er der et søgefelt. Her skriver du: lync Nu fremkommer der et program der hedder: Lync 2013. Højreklik på programmet. Denne menu kommer frem. Bevæg musemarkøren ned til: Send til. Nu kommer endnu en menu frem. klik på "Skrivebord (opret genvej). Nu ligger Lync (Skype for business) på dit skrivebord. Side 3 af 32

Du kan nu dobbeltklikke på ikonet: Lync 2013. Skype for business starter op og den beder dig om dine login informationer 1: skriv din mailadresse begge steder 2: skriv din adgangskode 3: tryk på log på Din adgangskode er det samme som hvis du logger på en Lolland Kommune computer Så er du inde på Skype for business. Din startside ser cirka sådan ud. Dog er der nok ikke lige så mange kontakter. Side 4 af 32

Der er et par indstillinger, det er vigtigt du ændrer på når du skal kunne finde borgeren som kontaktperson. Start med at trykke på denne knap. (ikke den lille pil ved siden af). Nu kommer du til denne skærm hvor du kan ændre indstillinger. Start med at klik ned på "status". Herinde under skal du være sikker på at "jeg ønsker, at alle skal kunne se min tilstedeværelse" er markeret - ligesom det er på billedet. Det gør ikke noget om de to andre felter er vinget af. Det har bare noget at gøre med hvordan din status bliver vist. Side 5 af 32

Det næste vigtige at få markeret er under "vigtige beskeder". Start med at klik hen på "vigtige beskeder". Inde under menuen, er det vigtigt at få klikket "tillad at alle kan kontakte mig". Husk altid at få klikket på ok knappen til sidst. Nu er du klar til at få sendt kontakt anmodninger ud til borgerne. Side 6 af 32

Find en kontakt og tilføj til favoritter 1. Åbn Skype og gå under fanebladet kontakter. 2. Skriv (fulde) navn, mailadresse eller Lolland initialer på den person, du ønsker at tilføje til dine kontakter, i søgefeltet. Dette gør sig gældende hvis de er ansat i Lolland kommune. Hvis det er en borger du skal tilføje, så skal de have oprettet en microsoftkonto på en computer inden i går i gang. Dette gøres på følgende link: https://signup.live.com Husk at gemme kodeord og emailadressen (det skal være en mail borgeren kan komme ind på, da den bruges til at aktivere kontoen). sådan søger du på borgeren: andershansen37(gmail.com)@msn.com hvor "andershansen37" er det første i deres mail adresse (det der er før @). "gmail.com" skal erstattes af deres mailudbyder fx: sol.dk eller jubii.dk. Husk at borgeren også skal ansøge dig. Det er vigtigt at borgeren har en microsoftkonto tilknyttet deres mail adresse. Ellers kan i nok ikke etablere kontakt. 3. Når personen kommer frem på listen, skal du lade musen hænge over det tomme profilbillede. En Skype quick-menu kommer frem. 4. Tryk på Flere indstillinger, der er ikonet med de tre prikker. Side 7 af 32

5. En drop-down menu kommer frem. Klik på Føj til Favoritter i menuen. Personen er nu lagt ind under dine kontakter i mappen Favoritter. Opret en gruppe 1. Tryk på Tilføj en kontakt ikonet under fanebladet kontakter. Du finder det lige under søgningsfeltet. En drop-down menu kommer frem. 2. Tryk på Opret en gruppe i drop-down menuen. Der er nu kommet en ny gruppe under fanebladet Grupper i Skype. 3. Giv Skype gruppen et navn. Side 8 af 32

Knyt en person til en gruppe. 1. Åbn Skype og gå under fanebladet kontakter. 2. Find den person du vil tilknytte din gruppe. 3. Lad musen hænge over det tomme profilbillede. Quick Skype-menuen kommer frem. 4. Tryk på Flere indstillinger. Side 9 af 32

5. En drop-down menu kommer frem. Placer musen over Føj til Liste over Kontakter i menuen. 6. En menu over dine Skype grupper kommer frem. Tryk på den gruppe du vil have din nye kontaktperson lagt ned i. Kontakten er nu lagt ned i den valgte gruppe. Side 10 af 32

Chatsamtaler 1) Find en medarbejder du gerne vil starte en chatsamtale med. Brug enten søgefeltet under kontaktfanebladet i Skype til at finde personen eller vælg en person fra din kontaktliste. Du kan nu vælge mellem 2 metoder til at komme i gang med en Skype chat. 1. Dobbeltklik på billedikonet. 2. Eller - Lad musen hænge over billedikonet så Quick Skype-menuen kommer frem. Tryk på Chat i menuen. Side 11 af 32

3. Et Skype chat-vindue kommer frem. Skriv din meddelelse i tekstfeltet nederst i chatvinduet. Tryk på Enter/Return for at sende meddelelsen afsted. Vent på at personen i den anden ende sender et svar. (Valgfrit, leg med chat) o Klik på ikonet for skrifttype for at ændre typografi, størrelse eller farve på teksten. o Klik på humørikonet for at se og vælge mellem et udvalg af humørikoner, du kan tilføjes til din chat. o Klik på ikonet for prioritet for at markere din chat som høj prioritet. Luk chatvinduet for at afslutte samtalen. Side 12 af 32

Kontrollere en lydenhed Før du bruger Skype til at foretage et videoopkald eller et møde, er det nødvendigt at konfigurere pc ens lydenhed. Bruger du headset eller en bordmikrofon, skal du sætte enheden i USB stikket nu. 1. Tryk på Indstillinger Et nyt vindue, Skype-Indstillinger, åbnes. 2. Tryk på Lydenhed i sidemenuen til venstre, for at komme ind til lydindstillingerne Side 13 af 32

3. Under overskriften, Vælg den enhed, du vil bruge til lydopkald, finder du en liste over de lydenheder, der er tilknyttet din pc. Tryk på pilen for at se alle lydenheder. 4. Hvis du har mere end én lydenhed, skal du vælge den, du vil benytte til Skype opkaldet. *bemærk; De fleste pc er har en integreret lydenhed. Det anbefales dog, at I anvender headset og kameraer for bedre lyd og billedkvalitet. Side 14 af 32

5. Lav et prøveopkald- Tryk på knappen Kontrollér opkaldskvaliteten og optag en kort besked. Hvis du kan høre den indtalte besked, virker både mikrofon og højtaler i Skype. Husk at lukke prøveopkaldsvinduet ned. Side 15 af 32

Kontrol af en videoenhed Når du skal foretage et Skype videomøde, skal du huske at konfigurere din videoenhed i Skype. 1. Tryk på Indstillinger 2. Klik på Videoenhed. 3. Vælg kamera under overskriften Vælg det kamera, du vil bruge til videoopkald. 4. Hvis du har mere end et kamera tilknyttet din pc, skal du vælge det kamera, du vil benytte til mødet. Side 16 af 32

5. Hvis du kan se dig selv, virker kameraet *Bemærk: Er billedet sort, kan det skyldes at det integrerede kamera på din bærbare er valgt og låget lukket i. Side 17 af 32

Foretag et videoopkald fra Skype Efter Lyd og videoenhederne er blevet konfigureret, er du klar til at deltage i et videomøde. 1. Søg en person frem i søgefeltet, eller 2. Find en medarbejder i din kontakt liste, fx Favoritter 3. Når du har fundet personen frem lader du markøren hænge over profilbilledet, indtil Quick-Skype menuen kommer frem. Side 18 af 32

4. Klik på Video ikonet i Quick Skype-menuen for at starte dit videoopkald. Vent på at modtageren svarer. (Se "Besvar et opkald" på side 15) 5. Hold øje med om kamera og 6. Lyd er slået til i opkaldsvinduets menu. Er de ikke slået til, kan du starte lyd og video ved at trykke på ikonerne i menuen. *husk at lukke opkaldsvinduet ned igen, når samtalen er slut Side 19 af 32

Besvare et opkald Når nogen kontakter dig igennem Skype, kommer der et opkalds vindue frem i højre hjørne af din skræm. Hvis du har lyd på din pc, så skal du: Benytte en af følgende fremgangsmåder: 1. Klik et sted i billedområdet for at besvare opkaldet. 2. Du har også mulighed for at: Klikke på Ignorer for at afvise opkaldet. Side 20 af 32

Klik på Indstillinger for at foretage andre handlinger: Her kan du Svare via chat i stedet for lyd eller video. Angiv Vil ikke forstyrres for at afvise opkaldet og slippe for andre opkald. Klik på Svar med kun lyd, hvis du får et videoopkald, men du kun vil besvare det med lyd. 3. Slå dit kamera til 4. Tænd for mikrofon Når samtalen er overstået, afslut opkaldet og luk opkaldsvinduet ned. Side 21 af 32

Del dit skrivebord eller et program Med Skype kan du dele et eller flere dokumenter mellem mødedeltagerne. Del Skrivebord, når du gerne vil dele et dokument fra flere aktive programmer(fx Word, Excel m.fl.) Del Program, når du har brug for at præsentere bestemte programmer eller dokumenter, men du ikke vil have folk til at se andet på din computer. 1. Peg på præsentationsknappen (skærm) i Skype menuen. 2. En pop-up-menu kommer frem. Side 22 af 32

Gør derefter ét af følgende: o o o Klik på Skrivebord(eller hvis du har flere skærme, vælg den skærm du vil dele). For at dele et aktivt program, Klik på Program, og vælg det program eller de dokumenter, du vil dele, i det pop up-vindue der kommer frem. Vis PowerPoint filer, Hvis du vil vise din kollega en PowerPoint præsentation. 3. Din Skype-status ændres nu til Præsenterer eller i telefonmøde, Du kan se din status i både Skype for business og i Outlook 4. Mens du præsenterer eller deler dokumenter, kommer der en Skype delingsværktøjsliste frem. 5. Overdrag kontrollen over det program eller dit skrivebord til en anden. 6. Tryk på Stop præsentation for at afslutte præsentationen. Ved drop-downmenuen Giv kontrol, kan du vælge at give kontrol automatisk(lad være med det) eller til en enkelt person. 7. Prøv begge to at skrive i dokumentet. Husk at lukke samtalevinduet helt ned, når i er færdige med mødet. Side 23 af 32

Opret møde i Outlook 1. Åbn Outlook og gå ind under din kalender. 2. Klik på Nyt Skype-møde. Det er et tilføjelsesprogram, der bliver installeret sammen med Skype. Du finder den under Fanebladet: Startside i værktøjslinjen øverst på siden. 3. En Skype-mødeinvitation kommer frem, 4. Bemærk linket Deltag i Skype møde. Side 24 af 32

5. Invitér en kollega til et møde, husk emne. Tryk på Send 6. Gå tilbage til din kalender. Du kan nu se at Skype-mødet er blevet tilføjet til din kalender. 7. Åbn mødeindkaldelsen i din kalender. Tryk på linket Deltag i Skype-møde for at komme ind til mødet. *Der kan opstå problemer, hvis Explorer ikke er sat til din standard browser. Side 25 af 32

8. Hold øje med om kamera og 9. lyd er slået til. 10. Luk mødevinduet når mødet er overstået. Side 26 af 32

Outlook mødeindstillinger 1. Åben Outlook og gå under kalender 2. Klik på Nyt Skype-møde, og sæt modtageren af invitationen, til minimum 2. 3. Klik på Mødeindstillinger. Du finder knappen Mødeindstillinger i værktøjslinjen, øverst i Skype mødeindkaldelsen. Side 27 af 32

4. I vinduet, Indstilling for Skype-møde, skal du gå under Tilladelser. 5. Sæt Et nyt mødested (jeg kontrollerer tilladelser) som aktiv. Side 28 af 32

6. Gå under menuen Disse personer behøver ikke at vente i lobbyen. Og vælg Kun mig, mødearrangøren. Luk Indstillinger for Skype-mødet. 7. Marker Deaktiver chat. 8. Send mødeindkaldelsen. Outlook mødeindstillinger i mødet (fortsat) *Bemærk, det er nødvendigt at have gennemgået Outlook mødeindstillinger, før du går i gang med denne del 1. For både modtager og afsender gå under kalender i Outlook. Åbn mødeindkaldelsen. Side 29 af 32

2. Tryk på linket i e-mailen. 3. Samtalevinduet lukkes op 4. Vælg Brug Skype for Business (komplet lyd- og billedeoplevelse) i menuen Deltagermødelyd 5. Tryk på OK Side 30 af 32

6. Modtageren kommer ind i en lobby, mens mødelederen kommer ind til mødet. 7. Mødeleder - Inviter de personer der venter i lobbyen ind til mødet. 8. Mødedeltager. Vent i lobby indtil mødelederen lukker dig ind *Bemærk: Chat er ikke aktiv. 9. Sig hej, hold møde og luk ned igen. Side 31 af 32

Spørgsmål? Det er her du får svar! Lolland Kommune Social & Arbejdsmarked Center for Handicap Nørrevold 1, 4900 Nakskov Teamleder: Natasja Lundh Mobil: 21 27 12 92 Mail: nalu@lolland.dk Udgave 22. marts 2016