Efter ansøgning om tilsagn til GAPS-projektet i 2011 blev det endelige tilsagn modtaget 15. december 2011.

5 Rapportering for Nyt Psykiatrisygehus Slagelse (GAPS) Kvartalsrapport for perioden 1. april 2015 frem til 30. juni 2015 (2. kvartal 2015) 0. Overblik 0.1 Indledning Formålet med GAPS-byggeriet er, som en konsekvens af Regionens Psykiatriplan, at samle de nuværende psykiatriske enheder placeret i Holbæk, Slagelse, Dianalund og Nykøbing Sjælland i Slagelse. Efter ansøgning om tilsagn til GAPS-projektet i 2011 blev det endelige tilsagn modtaget 15. december 2011. Til projektet er der som administrativt grundlag udarbejdet en styringsmanual, hvor den seneste version, version 3. af den 21. februar.2011, er godkendt af Regionsrådet den 7. april 2011. Et tillæg er udarbejdet d. 11. februar 2015. Bygherrerådgiveraftale blev indgået den 26. februar 2010, og totalrådgiveraftale blev indgået den 22. marts 2011, hvorefter projekteringen begyndte. Aftale med byggeledelse er indgået den 3. oktober 2012. Projektet var forventet afleveret til psykiatrien samlet d. 1. august, hvilket siden sidste kvartalsrapport har vist sig nødvendigt at justere. Sikringen (byg.5) og retspsykiatrien (byg.4) afleveres som tidligere den 1. august 2015. Ambulatorie (byg.2) og kontorbygning (byg.3) afleveres den 17. august 2015. Almen psykiatrien (byg.1) afleveres den 1. september 2015. Den officielle indvielse d. 24. august 2015. En underentreprenør har indledt en voldgiftsag mod råhusentreprenøren CG Jensen. Region Sjælland er efterfølgende blevet ad citeret i sagen. Region Sjælland har indgået aftale med et eksternt advokatfirma om juridisk bistand i forbindelse med denne voldgiftsag. Der har på denne først anlagte VBA-sag af Barslund /CGJ mod regionen været afholdt syn og skøn den 19. januar. Der var forventet en rapport i april måned fra skønsmanden dette er udsat til august grundet sygdom. Der er i december 2014 modtaget klageskrift fra CG Jensen, råhusentreprenøren, vedr. deres samlede opgjorte ikke betalte acontokrav. Region Sjælland har indgået aftale med et eksternt advokatfirma om juridisk bistand i forbindelse med denne voldgiftsag. Der er den 31. marts 2015 fremsendt svarskrift til voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed(vba). Der er i maj 2015 indleveret supplerende svarskrift samt syn og skønstemaer. Herudover har regionen efter vejledning fra sin advokat ad citeret totalrådgiveren i sagen. Sammen med klageskriftet modtog regionen den 19. december 2014 ligeledes fra CG Jensen en standsningsvarsel fra og med 9. januar 2015. Håndteringen af dette sker ved sagens parter og ved aftale med et eksternt advokatfirma om juridisk bistand i forbindelse med standsningen. Der er indgået en aftale med CGJ uden en egentlig standsning. Der er i samråd med regionens advokat indgået en tillægsaftale med C G Jensen i januar 2015. Den indgåede aftale med CG Jensen sikrer den fremadrettede byggeplads. Aftalen er udarbejdet med ekstern juridisk bistand og håndteres af byggeledelsens i samarbejde med bygherrerådgiveren. CG Jensen har siden arbejdet efter denne tillægsaftale mht. de i aftalen aftalte restarbejder. 1

Der er modtaget en begæring om aktindsigt fra CG Jensen s advokat i forbindelse med voldgiftsagen hvor regionen er adciteret. Aktindsigten omfatter et meget stort antal dokumenter, der bliver gennemgået med juridiske øjne i forhold til offentlighedsloven. Efter planen afsluttes arbejdet ultimo uge 35. Mellem afleveringen af kvartalsrapporterne er det aftalt med ministeriet at der leveres information om status og udvikling i procesrisici, specielt omkring de verserende voldgiftsager. Der er i perioden indsendt notat til ministeriet 3 gange. 1. notat indsendt 1. april 2015 2. notat indsendt 15. maj 2015 3. notat indsendt 15. juni 2015 Det udbudte projekt er i overensstemmelse med de oprindelige krav til funktioner og kvalitetsniveau. 0.2 Kortfattet status for GAPS Figur 1: Status pr. 30. juni 2015 Økonomi Tid Kvalitet Indenfor rammerne, men under observation, se note. Aflevering til psykiatrien i etaper d. 1. august til d. 1. september Indenfor rammerne NB: Vedr. økonomi henvises til noter under skema 1 i rapporten. Alle entrepriser har tiltrådt tidsplan EII med aflevering til brugerne 1. august 2015(se dog de mindre justeringer anført tidligere i denne rapport) 0.3 De involverede parter Følgende rådgivere er involveret i byggeriet: Navn Rådgivning Honorar ifølge Godkendte kontrakt tillægsarbejder Kuben Management A/S Bygherrerådgivning, BHR 5.400.000 18.318.893 Karlsson / VLA arkitekter Totalrådgivning, TR 74.520.000 51.997.504,35 Rambøll A/S Byggeledelse, BL 8.700.000 20.014.036,67 Arkitema A/S Controlling, DTØ 1.666.500 328.500 Molter Consult Aps Sikkerhedsrådgivning 500.000 640.237,12 Netplan Udbud og projektledelse DAS 200.000 0 Rådgivning i alt 90.986.500 91.299.171,14 Total kontraktbeløb + godkendte tillægsarbejder: 90.986.500 + 91.299.171,14= 182.285.671,10 2

Generelt vil der erfaringsmæssigt være rådgivningsydelser, der ikke kan forudses, samt ændringer i løsninger, der ikke er indeholdt i kontrakterne. Disse afregnes som tillægsarbejder. De aftalte tillægsarbejder er afregnet inden for det godkendte budget. Af de samlede godkendte tillægsarbejder kan 11 mio. kr. henføres til inventar og IT. Honoraret til denne pulje afregnes særskilt og ligger uden for de indgåede kontrakter. De 11 mio. kr. er derfor aftalt ind som tillægsarbejder primært hos totalrådgiveren. Bygherrerådgivning (BHR) honoreres efter medgået tid. Honoraret ifølge basiskontrakten på 5,4 mio. kr. omfatter ydelser leveret i perioden 2009 til og med 2010, og de godkendte tillægsarbejder omfatter ydelser, som er aftalt leveret i perioden 1. januar 2011 31. marts 2015. Honoraret fastsættes årligt ved starten af et nyt kalenderår. Indeholdt i de godkendte tillægsarbejder er ligeledes ekstra support til regionens projektteam, hvilket har betydet en mindre omkostning til interne lønninger (mindre bemanding). Totalrådgivning (TR) honoreres med et fast honorar, på baggrund af en beskrevet opgave (ydelsesbeskrivelse). Den oprindelige kontrakt med totalrådgiver lød på 79.720.000 kr., hvorfra der er udgået byggeledelse og sikkerhedskoordinering på 5.200.000 kr. Samlet honorar efter regulering er 74.520.000 kr. De godkendte tillægsarbejder omfatter primært Rådgivning i forbindelse med inventar og IT, der ikke var med i den oprindelige kontrakt. Øget rådgivning og ekstra tilsyn som følge af en pågående tilgang fra råhusentreprenør og meget vanskelige jordbundsforhold. Projektændringer efter hovedprojektet, bl.a. på baggrund af Danske Regioners nye vejledning til sikkerhed i retspsykiatrien og kriminalforsorgens krav til Sikringen. Byggeledelse (BL) honoreres med et fast honorar. De godkendte tillægsarbejder omfatter primært resultatet af en pågående tilgang fra råhusentreprenør samt meget vanskelige jordbundsforhold. Byggeledelsens honorar i forbindelse med den forlængede tidsplan er forhandlet færdigt. Det Tredje Øje/controlling (DTØ) honoreres efter fast kontrakt samt et tillæg vedr. den forlængede tidsplan. Honorar ifølge kontrakt omfatter en årlig rapport samt kvartalsvise interne statusnotater. Årsrapporten for 2014 foreligger kommenteret sammen med denne kvartalsrapport. Forsinkelsen skyldes manglende enighed om honorar for den forlængede tidsplan. Sikkerhedsrådgivningen honoreres i medgået tid. Der er indgået en samarbejdsaftale med Molter Consult med et oprindeligt honorar på 500.000 kr. Der er ved kvartalets afslutning yderligere honoreret 640.237kr., da opgaven er udvidet med planlægningsmæssige opgaver for projektledelsen, psykiatrien og driften. DAS er Regionens telefonsystem. Rådgivning, projektledelse og udbud leveres af Netplan og honoreres efter en fast kontrakt på 200.000 kr. 3

Følgende entreprenører er involveret i byggeriet: Nr. Navn Entr. E001 E002 Fældning og rydning af beplantning Jordarbejder og kalkstabilisering Kontraktbeløb, inkl. mængdeverificering eks. Byggeplads og vinter Skælskør Anlægsgartner 174.200 SR-Gruppen 1.623.949 E003 Byggepladsforberedelse Georg Berg A/S 1.427.314 E01 Jord / Råhus CG Jensen A/S 220.074.002 E02 Lukning GVL Entreprise A/S 112.390.400 E03 Komplettering Jakon A/S 114.027.225 E04 El-arbejder Wicotec A/S 35.005.662 Regulerbare ydelser indeholdt kontrakt 24.920.230,0 0 Godkendte tillægsarbejder 36.000,00 4.342.624,40 625.154,00 35.724.562,81 29.447.923,14 37.944.825,61 10.609.536,08 E05 Sikringsanlæg G4S A/S 12.413.182 E06 CTS Kemp & Lauritzen A/S 8.046.998 E07 VVS og Ventilation Wicotec A/S 65.436.052 E08 Anlægsgartner P. Malmos A/S 30.638.131 E09 LED-belysning Lindpro A/S 31.805.787-807.624,00 2.635.872,82 2.069.516,72 14.694.058,00 4.059.353,00-3.120.300,12 E10 Udgået 0 0,00 E11 Elevatorer KONE Elevator A/S 8.027.000 229.620,00 E12 Udgået 0 0,00 E13 Grønne tage P. Malmos A/S 9.260.809 1.151.020 Installation af DAS (telefonsystem) Indkøb af DAS (telefonsystem) Kemp & Lauritzen A/S 751.391 0 Eltel Networks 1.280.995 36.000 Byggeplads og øvrige entreprenører 22.191.830 Entreprenører total 652.383.097 24.112.606 162.677.597,15 Total kontraktbeløb + regulerbare ydelser + godkendte tillægsarbejder: 4

652.383.097 + 24.112.606 + 162.677.597,15 =839.173.300 Note1: Byggeplads og øvrige entreprenører omfatter alle de små opgaver, der ligger uden for de faste entreprenørers opgaver. E10 (svømmeanlæg) blev aflyst pga. manglende konkurrence. Arbejderne er efterfølgende lagt ind under de øvrige entrepriser i forbindelse med de respektive kontraktforhandlinger. E12 (fast inventar) blev aflyst pga. manglende konkurrence. Entreprisen er opdelt og indgår i In01, In02 og In03. Se herunder. Følgende kontrakter er indgået vedr. Støjskærm (entreprise E14) Nr. Navn Leverandør Kontraktbeløb. Ekskl moms Godkendte ekstraleverancer Entreprise (E14) Støjskærm Barslund A/S 5.571.024,00 1 Ekstra areal rydning på rasteplad-sen 2 Optagning og gen- sætning af pæl nr. 66 I alt 37.800,- 6.925,- 44.725,- 5.571.024,00+ 44.725 =5.615.749 Følgende kontrakter er indgået vedr. inventar og bygherreleverancer: Nr. Navn Leverandør Kontraktbeløb. Godkendte ekstraleverancer In01 Fast inventar, opbevaring Labflex A/S 5.539.742-251.269 In02 Industrikøkken-inventar Statager & partner 1.269.840-4.400 In03 In04 Fast inventar, specialinventar Løst inventar Scan Office A/S 11.503.427-77.249 Holmris + Flexform A/S 13.847.770-177.531 LEV 05 Transportudstyr Hotri Storkøkken 919.337-85.000 LEV 06 (71) Sports- og livredderudstyr Pedan A/S 977.654-10.050,00 LEV 06 (78) Sports- og livredderudstyr Ji Sport A/S 135.754-4.060 LEV 07 LEV 08 Hospitals- og tandlægeudstyr Sikkerhedsudstyr Plandent A/S 3.049.772-32.395,00 Selmatic Securities A/S 658.338-1060 BHL01 BL01 - Psykiatrien Udstyr Psykiatrien 384.000 BHL02 BL02 - Psykiatrien Drift Psykiatrien 436.500 BHL03 BL03 - Logistik Koncern Service 798.500 BHL04 BL04 - Køkken Koncern Service 1.505.489 BHL05 BL05 - Service Koncern Service 393.432 5

BHL08 BL08 - IT Netværk Koncern IT 5.528.378 BHL09 BL09 - IT Innovation Koncern IT 300.000 BHL10 BL10 - Telefoni Koncern IT 544.513 BHL13 BL13 - Telefoni, SINE DBK 414.100 BHL14 BL14 - ECT, udstyr Fineman 181.662 BHL15 BL15 - IT/AV udstyr Solutors 4.793.659 BHL16 BL14 - PDM, udstyr Vicare 348.975 BHL17 BL14 - PDM, software Medidyne 204.850 BHL18 BL18 - Psykiatriseng Lewel Plus 4.066.799 672.165 BHL19 BL19 - Sikkerhedssenge KR Hospitalsudstyr 151.962 BHL20 BL20 - Infoskærme Solutors 357.550 Total 58.312.003 29.151 Total kontraktbeløb + godkendte ekstraleverancer: 58.312.003+29.151= 58.341.154 Udover ovenstående entrepriseregnskab indeholder projektets samlede anlægsbudget også poster til indledende rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af kvalitetsfondsansøgning og byggeprogram, forundersøgelser, andre rådgivningsydelser som geoteknik, energimærkning og lignende, myndighedsbidrag, tilslutningsbidrag til el- og spildevand, forsikring, andre bygherreleverancer, uforudseelige omkostninger mv. 6

1. Risikovurdering Håndteringen af styringen af GAPS i henhold til økonomi, tid, kvalitet og risiko er beskrevet i styringsmanualen for GAPS version nr. 3 + tillæg og i totalrådgiverkontrakten samt i kontrakten med bygherrerådgiveren og byggeledelsen. Risikolog og risiko er håndteret iht. ovenstående i månedsafrapporteringerne fra bygherrerådgiveren samt opsummeret i statusrapporterne for GAPS udarbejdet af bygherrerådgiveren for STG (styregruppen). Nedenstående resuméres ændringer siden sidste risikolog, herunder de bevægelser der har været i perioden. Risikologgen giver et overblik over det samlede risikobillede for projektet ved loggens udførelse samt udviklingen i de enkelte risici siden sidste log. Risikologgens struktur er drøftet på styregruppemøde nr. 33, hvor det blev besluttet at opdele risici i to hovedgrupper: 1. Likviditetsmæssige risici, og 2. Procesmæssige risici. Likviditetsmæssige risici er krav/indkøb, der formodes at forfalde til betaling indenfor projektets økonomisk overskuelige løbetid. Procesmæssige risici/muligheder er krav/modkrav, hvorom der er uenighed, og som formodes at finde sin afgørelse ved voldgift eller forlig. De er vanskelige at prissætte og formodes at få likviditetsmæssig virkning på et tidspunkt, der ligger uden for projektets økonomisk overskuelige løbetid. På grund af de meget store usikkerheder, der vil knytte sig til en prissætning af risici/chancer, sker dette ved en arbitrær nettoopgørelse, og kun såfremt denne nettoopgørelsen er negativ, dvs. udviser større risici end chancer, håndteres dette beløb ved belastning af budgettets risikoreserve. Risikomæssige poster, der er vurderet til at have en most likely risiko på 100%, er af styregruppen besluttet indarbejdet i budgettet. 7

Figur 3: Projektets hovedrisici (tal i mio. kr.) Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Udviklin g Kapitaliserin g af fremtidige risikoeleme nter i mio. kr. Disponeret i øvrige omkostning er/byggeregnskab Ikke disponeret Faktor (Most Likley) Vægtet most likely 1 F1 Ekstrakrav fra entreprenører - 11* 0 11 100 % 11 2 F20 Samlede udførelsestidsplan - 15 15 0 0 % 0 3 F21 Styring af indbygningsegnet og ikke-indbygningsegnet jord - jordbundsforhold - 2 2 0 0 % 0 4 F22 Ekstrakrav fra totalrådgiver, byggeledelse, bygherrerådgiver, advokat m.m. - 46 42 4 100% 4 5 F23 Forlænget byggepladsdrift - 12,2 12,2 0 0% 0 6 F24 Ekstrakrav BL har i deres regnskabsførelse ikke, prognosticerede udgifter til strømforbrug under byggepladsudgifter. Disse er således betalt over øvrige udgifter grundkøbskonto - 2 2 0 0% 0-7 F7 Arbejdskonflikter 1 1 0 0 % 0 8 F15 Beslutningsproces i byggeperioden - 0,5 0,5 0 0 % 0 9 C3 Udskiftning af nøglepersoner i projektorganisation - 0,3 0,3 0 0 % 0 Risiko i alt 90,0 75,0 15 15 8

Note: *Der er en samlet risiko på 130 mio. kr., jf. Byggeledelsen (BL), som har ændret risikoopgørelsesmetode. Der opretholdes samlede krav for 130, hvoraf de 119,2 mio. kr. er overført til procesrisiko. Nedenfor er en kort beskrivelse af de enkelte risikoelementer fra projektets risikolog. ad F1, ekstrakrav for entrepriserne Det samlede risikoemne med rejste og endnu ikke rejste krav udgør 130 mio. kr., jf. BL s ændrede opgørelsesmetode. Der opretholdes samlede krav for 130 mio. kr. Efter styregruppemøde 33 håndteres risikoemnet mht. ikke anerkendte krav, specielt for E01 som procesrisiko, og udgår herefter af likviditetsrisikoen. Det er følgende, der overgår til procesrisiko fordelt på de 2 kendte voldgiftssager: BL og TR vurderer på disse voldgiftssager most likely case til at udgøre i alt ca. kr. 23,7 mio. kr. Bruttorisikoen for afviste eller forventede afviste krav fra entrepriserne er af totalrådgiveren (TR) og byggeledelsen (BL) iht. deres faglige vurderinger vurderet til 130 mio. kr. Den samlede procesrisiko for dette risikoemne udgør således i alt 119,2 mio. kr., jf. de to VBA-sager. Tilbage som likviditetsrisiko på øvrige krav end voldgift er således vurderet opretholdes 11 mio. kr. frem til projektets aflevering. Imødegående aktiviteter TR/BL arbejder løbende med vurdering af de enkelte krav fra alle entreprenører iht. risikovurderingen af disse. ad F20 Samlede udførelsestidsplan Som følge af den korte udførelsesperiode er der risiko for, at tidsplanen for restproduktion, sammenholdt med bemandingstæthed, logistik og sikkerhed, ikke kan overholdes. Restproduktionen kan udgøre en risiko for den samlede tidsplan. De tidsmæssige konsekvenser vurderes til at kunne holdes indenfor beslutning om ibrugtagning pr. 1. august 2015, med nedenstående mindre justeringer. Sikringen (byg.5) og retspsykiatrien (byg.4) afleveres som tidligere den 1. august 2015. Ambulatorie (byg.2) og kontorbygning (byg.3) afleveres den 17. august 2015. Almen psykiatrien (byg.1) afleveres den 1. september 2015. De økonomiske konsekvenser kapitaliseres til 0 mio. kr. for nuværende. Forholdet observeres. Der er herudover indeholdt 38 mio. kr. i styrende budget (til de samlede forlig omkring tid gennem projektet samt de forhold der er prognosticeret vedr. tid). Alle forligsbeløb for tidsplan rev. EII er indlagt i det styrende budget. Der er fra sidste risikolog indlagt aftale med Jakon (E03 komplettering) på 12 mio. og forventet udgift til tilbagegang på 1,5 mio. samt forcering på de øvrige entrepriser på 1,5 mio., samlet 15 mio. kr. i seneste styrende budget. Imødegående aktiviteter Der er truffet beslutninger om, at ibrugtagning rykkes 4 måneder til 1. august 2015. BL har i nov. 2014 afsluttet drøftelser med alle entrepriser for endelig tiltrædelse af tidsplanen - der er indgået forlig med alle entrepriser. 9

F21 Styring af indbygningsegnet og ikke-indbygningsegnet jord jordbundsforhold Sammenblanding af indbygningsegnet og ikke-indbygningsegnet jord vil kunne betyde væsentligt øgede omkostninger for bygherre. Jordbundsforholdene har vist sig væsentligt værre end antaget og angivet i de geotekniske rapporter der resterer p.t. kun mindre jordarbejder. Størstedelen af forholdet er håndteret i april 2014, idet råhusentreprisen næsten har færdiggjort jordarbejderne. Forholdet vurderes ikke at have tidsmæssige konsekvenser, idet påvirkning er registreret i F1 og F20. Det vurderes for nuværende til ca. 2 mio. kr. i risikoforhold, som er indarbejdet i det seneste styrende budget, hvorefter der ikke vurderes behov for yderligere risikoafsætning. Imødegående aktivitet Grundet de geotekniske forhold har bygherren tilknyttet et geoteknisk tilsyn i forbindelse med jordarbejderne. Entreprenøren holdes i kort snor i udførelsesfasen, for at undgå unødige ekstraomkostninger. F22 Ekstrakrav fra totalrådgiver, byggeledelse, bygherrerådgiver, advokat m.m. Ekstrakrav vil belaste projektøkonomien, og risikoen for større ekstrakrav skal derfor undgås. Uenigheder om ekstrakrav kan resultere i voldgiftssager og afledt heraf forøgede omkostninger til rådgivere. Økonomi: Der er i forbindelse med tidsforlængelsen indlagt 42 mio. kr. i samlet honorar for alle rådgivningsydelser i senest styrende budget. Herudover opretholdes en risikoafsætning på 4,0 mio. kr. for projektets gennemførelse, specielt mht. ny voldgiftssag anlagt af CG Jensen (E01 jord/råhus) december 2014. Imødegående aktiviteter Styregruppen har på møde den 31. oktober 2014 besluttet at igangsætte en proces for håndtering af ekstrakrav mod rådgiverne efter foreløbige vurderinger ved Regionens advokat Kromann Reumert. F23 forlænget byggepladsdrift (UFO (uforudsete omkostninger), Vinter, byggeplads) Efter udførelsestidsplan rev. EII er forhandlet på plads med entrepriserne, er det muligt at vurdere den forlængede byggepladsdrift iht. de budgetlagte midlers tilstrækkelighed. Samlet økonomi: Der er i seneste styrende budget indlagt 12,2 mio. kr. for forlænget byggepladsdrift. Der vurderes ikke at være risiko herudover. Tidsmæssig vurderes ingen konsekvenser. Handlinger: Byggeledelse og fagtilsyn følger proaktivt op, så ekstrakrav fra entrepriserne minimeres i den resterende byggeperiode. F24 Forsyning byggeperioden, el BL har i deres regnskabsførelse ikke medtaget udgifter til strømforbrug i byggefasen under byggepladsudgifter. Disse er således betalt over øvrige udgifter på grundkøbskonto. Tid: Ingen konsekvenser. Økonomi: Der er indlagt i alt 4,0 mio. kr. i seneste styrende budget, og der vurderes ikke risiko herudover. Handlinger: Energiforbruget følges tæt i den resterende periode. F7 Arbejdskonflikter 10

Arbejdskonflikter kan påvirke tidsplanen og dermed øge økonomiske krav fra entreprenører og rådgivere. Evt. arbejdsnedlæggelse kan medføre forsinkelser. Tid kan vanskeligt opgøres. Forholdet kapitaliseret til 1 mio. kr., der er afsat i det styrende budget. Imødegående aktivitet: Der er fokus på dette i udførelsesfasen, hvor der afholdes fællesmøder og workshops som planlagt. F15 Beslutningsproces i byggeperioden Der er en risiko for, at beslutningsprocessen i byggeperioden er kompliceret eller lang, hvilket kan medføre ekstrakrav fra entreprenører. Forholdet vurderes ikke at have tidsmæssige konsekvenser. De økonomiske konsekvenser kapitaliseres til 500.000 kr. Der er afsat 0,5 mio. kr. i styrende budget. Imødegående aktivitet: Beslutningsprocessen er afklaret for TR og BL iht. fagbeskrivelser og procesplan fra BL. Beslutningsprocessen for BH er 12 dage. C3 Udskiftning af nøglepersoner i projektorganisation Det vurderes, at projektorganisationens enkelte led er kompetent bemandet og velfungerende, men at visse områder har en smal og sårbar struktur. En eventuel fratrædelse i projektledelsen, byggeledelsen eller hos totalrådgiver vil, i en periode med stor byggeaktivitet, kunne svække projektorganisationen væsentligt og medføre tab i fremdrift og kvalitet. I projektorganisationen er en stor mængde viden koncentreret på meget få nøglemedarbejdere. Eventuelle ændringer i bemandingen i projektorganisationens ledelse vil kunne have væsentlig betydning for tid og økonomi. Påvirkningen vurderes til at være mellem til høj. Projektet vurderes at være meget sårbart i tilfælde af fratrædelse af nøglemedarbejdere, og det vurderes, at risikoen for flaskehals-problemstillinger er sandsynlig. Påvirkningen vil især være væsentlig for tid, og den samlede risiko vurderes som medium. Der vurderes for nuværende ikke at være tidsmæssige konsekvenser. Forholdet observeres og håndteres i forhold til udviklingen. Kapitaliseret til 250.000 kr. Beløbet er disponeret i Styrende budget. Imødegående aktivitet: Der er løbende vurdering af projektorganisationen og tilpasning med sikring af kompetencer og ressourcer samt viden. Der er proaktivt sket en tilpasning af projektorganisationen hos BL, TR og BHR. Der er ved BL allokeret relevante ressourcer og en separat Claimmanagerfunktion efter flere møder vedr. den aktuelle situation og byggeledelsens ydelser. Herudover er der aftalt udvidet tilsyn og opfølgning for TR, som er til stede på pladsen for alle fag med deres underrådgivere. Bygherrerådgiveren er tilført ressourcer for bygherretilsyn. Der pågår desuden sikring af nøglemedarbejdere i de enkelte organisationer. 2. Projektets økonomi Det samlede budget er på kr. 1.188 mio. kr. inklusive indeksregulering, jf. Region Sjællands investeringsoversigt for 2015. 11

Skema 1: Kvartalsstatus for økonomi og fremdrift Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift - vurderet Oprindeligt budget Mio. kr. Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Disponeret Korrigeret Forbrug til forbrug til budget 30.06.2015 30.06.2015 (pl-09) (a) (b) (c) (d) (e= b+c+d) Evt. difference: budget og forventet forbrug (ae) Planlagt færdiggørelsesgrad Pct. Realiseret færdiggørelsesgrad Delproj. A 247 260 298 0,0-38,0 260,0 0 100% 99% Delproj. B 356 380 375,5 4,5 0,0 380,0 0 100% 95% Delproj. C 290 312 276,2 30,8 5,0 312,0 0 100% 95% Delproj. D 100 108 20,3 77,7 10,0 108,0 0 100% 95% Total 993 1.060 970 113,0-23,0(1) 1.060 0 100% 96% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering - - - - - 0 - - - 18 19,5 13,7 0 5,8 19,5 0 - - Andre reserver 100 107,4 106,3 0 1,1 107,4 0 - - GAPS i alt 1.110 1.187 1090 113,0-16,1(2) 1.187 0 - - Noter: Tal i skema: Note 1: Tallet -23 mio. kr. i total under kolonne (d) er justeret grundet afrundinger Note 2: Tallet -16,1 mio. kr. i GAPS i alt kolonne (d) er justeret grundet afrunding i medfølgende skema 1 er tallet -- 15.044.348 kr. Note 3: På baggrund af den forlængede tidsplan og hensynet til fremdriften er der indregnet rådgiverhonorar i budgettet der ikke er enighed om. Der er reklameret og taget forbehold for modregning efter projektets aflevering, Beløbet er trukket i reserverne. Der er betalt omkostninger til entrepriser og rådgivere der er forsikringsdækket ved stormskade i bygning 3 og 4 samt vandskader i bygning 1, 2, 4 og 5. Der er således afholdt forsikringsudgifter men endnu ikke modtaget kompensation fra forsikringen, der er tale om fuld forsikringsdækning - forsikringsbudgettet er på ca. 6,0 mio. kr. for stormskaden og ca. 2,0 mio. kr. for øvrige forsikringsskader. Der er pt følgende forsikringssager kørende: 12

Stormskade kr. 5.950.000 (5,4 mio.) Flydespartel sag kr. 254.000 (190.000) Vandskade bygning 5A/5B tag kr. 1.350.000 (300.000) Vandskade bygning 2A tag kr. 300.000 (150.000) Vandskade Spindeltrappe kr. 250.000 (25.000) (tal i parentes angiver hvad der p.t ligger i prognosen) Beløbene er trukket i reserverne indtil de dækkes af forsikringen. Der står ved afleveringen 10 % af kontraktbeløbene for entrepriserne ca. 42 mio. kr. som ikke udbetalt. Disse beløb kan jf. kontrakterne først udbetales når alle mangler er udbedret. Regionen har i forbindelse med forberedelsen til de første afleveringsforretninger opgjort deres modkrav overfor entrepriserne, disse andrager ca. 20 mio. kr. Der pågår arbejde med dokumentation og videreførelse af de reklamerede krav samt endelige opgørelser frem til 21. september 2015. Øvrige noter: Delprojekt A Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder Delprojekt B - Jord, Råhus, Lukning Entre. 1+2 Delprojekt C - Resterende entrepriser Entre. 3 13 Delprojekt D - Løst/fast inventar, bygherreleverancer Det skal bemærkes, at der løbende fortages posteringer efter et kvartals afslutning. 13

Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for projektet Skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Dato: 31.12.2014 Projekt: GAPS Løbende priser 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 I alt ------------------------------------------- Mio. kr. -------------------------------------------- PL indeks 100,00 101,00 102,80 105,30 106,40 107,20 108,80 Delprojektoversigt Delprojekt A - Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder 2 6 48 106 44 49 5 260 247 22% Udførelse Delprojekt B - Jord, Råhus, Lukning - Ent 1+2 193 159 28 380 355 32% Udførelse Delprojekt C - Resterende entrepriser Ent 3-13 24 165 123 312 290 26% Udførelse Delprojekt D - Løst/fast inventar, bygherreleverencer 0 13 95 108 99 9% Uførelse/Licitation Reserve til regionsrådets disposition 0 Reserve til prisregulering 2 18 20 18 2% Evt. andre relevante reserveposter 23 68 16 107 100 9% UFO, risikopuljer Samlede investeringer 2 6 48 106 284 456 285 1.187 1.110 99% - heraf donationer I alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår 2 6 48 106 284 456 285 1.187 1.110 100% - heraf change request 27 15 8 50 47 4% - heraf reserver i alt 23 68 16 107 100 9% - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 13 95 108 100 9% I alt 09-pl Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag Kalkulationsfase Licitation Udførelse Noter: Delprojekt A - Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder Delprojekt B - Jord, Råhus, Lukning Entre. 1+2 Delprojekt C - Resterende entrepriser Entre. 3-13 Delprojekt D - Løst/fast inventar, bygherreleverancer 14

3 Byggeriets fremdrift Brugerne overtager bygningerne den 1. august 2015 i overensstemmelse med den reviderede tidsplan(se dog mindre justering vedr. bygning 1-3). Byggeriet samlede fremdrift, Figur 2. Byggeriets fremdrift Millioner kr. 1.200 1.100 1.000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 år / kvartal Oprindelig investerin gsprofil Forbrug Ny investerin gsprofil Udbetalingsanmodningen blev godkendt den 28.marts 2014. Som led i den regionale budgetopfølgning vedrørende kvalitetsfondsprojekterne er der nu fastsat prisniveau for 2012-2013. prisniveauet fra 2013 og frem til afslutningen beror stadigvæk på anslåede værdier. Rådighedsbeløb for 2013-2015 samt bevilling er således justeret, og andrager nu totalt 1,188 mia. kr. Note: Den seneste P/L regulering der bliver effektueret i august (+6,1 mio.) opdaterede PL giver et totalbudget på 1.184.017.000 d.v.s. en tilvækst på 6.081.000 og dermed en større positiv nettoreserve. Dette implementeres når der er modtaget meddelelse herom fra region rådet. 15

Skema til figur 2 År Kvt. Oprindelig Investeringsprofil kr. (før førskydning af tidsplan) Pct. af total Ny Investeringsprofil kr. (efter tidsplan forskydning - udførelsestidsplan rev. D) Pct. af total Forbrug kr. Pct. af total 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 3 600.000 0,1 600.000 0,1 519.146 0,0 4 2.000.000 0,2 2.000.000 0,2 1.968.045 0,2 1 3.000.000 0,3 3.000.000 0,3 1.968.045 0,2 2 4.000.000 0,3 4.000.000 0,3 1.968.045 0,2 3 6.500.000 0,5 6.500.000 0,5 1.968.045 0,2 4 8.000.000 0,7 8.000.000 0,7 7.847.464 0,7 1 11.000.000 0,9 11.000.000 0,9 9.275.857 0,8 2 21.000.000 1,8 21.000.000 1,8 22.549.181 1,9 3 40.000.000 3,4 40.000.000 3,4 38.893.952 3,3 4 56.000.000 4,7 56.000.000 4,7 55.762.528 4,7 1 63.000.000 5,3 63.000.000 5,3 62.058.898 5,2 2 135.000.000 11,4 135.000.000 11,4 130.486.715 11,0 3 140.000.000 11,8 140.000.000 11,8 139.017.957 11,7 4 163.000.000 13,7 163.000.000 13,7 161.648.188 13,6 1 167.000.000 14,1 167.000.000 14,1 167.810.923 14,1 2 200.000.000 16,8 200.000.000 16,8 201.653.609 17,0 3 212.000.000 17,8 290.000.000 24,4 286.691.820 24,1 4 475.000.000 40,0 460.000.000 43,7 446.849.899 37,6 1 621.000.000 52,3 520.000.000 43,8 502.824.547 42,3 2 811.000.000 68,3 660.000.000 55,6 647.709.978 54,5 3 965.000.000 81,2 791.000.000 66,6 782.338.205 65,9 4 1.089.000.000 91,7 925.000.000 77,9 878.931.549 74,0 1 1.187.900.000 100,0 1.052.000.000 88,6 982.534.643 82,7 2 1.187.900.000 100,0 1.097.000.000 92,3 1.089.956.501 91,8 3 1.187.900.000 100,0 1.122.000.000 94,5 4 1.187.900.000 100 1.187.900.000 100 Note 1: GAPS har haft et forbrug for 2. kvartal, der er bogført efter afslutning af sidste rapport på 11.796.768,96 kr. Dette beløb er lagt til i 1. kvartal 2015. I 2. kvartal 2015 har GAPS haft et forbrug på 95.625.088,67 kr., dvs. at det samlede forbrug, der angives i 2. kvartal, 2015 er følgende: 95.625.088,67 + 11.796.768,96 = 107.421.857,63 kr. 3.1 Kvalitet og indhold Projektet opfylder de oprindelige kvalitetskrav til byggeriet. 4 Generelle principper Der henvises til generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. 16

Håndteringen af styringen af GAPS i henhold til økonomi, tid, kvalitet og risiko er beskrevet i styringsmanualen for GAPS version nr. 3 + tillæg og i totalrådgiverkontrakten samt i kontrakten med bygherrerådgiveren og byggeledelsen. Risikolog og risici håndteres iht. ovenstående i månedsafrapporteringerne fra bygherrerådgiveren samt opsummeres i statusrapporterne for GAPS udarbejdet af bygherrerådgiveren til styregruppen. Der er udarbejdet et resumé af risikolog, hvor ændringer siden sidste risikolog, hvor der har været bevægelser i perioden, beskrives og fremhæves. Resuméet af risikologgen giver et overblik over det samlede risikobillede for projektet ved loggens udførelse samt udviklingen i de enkelte risici siden sidste log. Projektets hovedrisici i udførelsesfasen er et udtræk fra projektets risikolog, der med jævne mellemrum bliver ajourført med deltagelse af alle parter i projektgruppen på bygherremøder afholdt hver 14. dag. Herudover afholdes med jævne mellemrum særskilte risikomøder, og der har, jf. PRINCE 2, været afholdt risikoworkshop ved faseskift i projektet senest 14. marts 2014. Den dynamiske og operationelle risikolog omfatter en sandsynlighedsvurdering og en konsekvensvurdering pr. hændelse samt hvilke parametre der er omfattet af hændelsen (tid, økonomi, kvalitet, andet). Projektets økonomi følges på bygherremøder hver 14. dag samt ved særskilte økonomimøder hver 14. dag. Én gang om måneden opdateres byggeregnskabet af byggeledelsen. Byggeregnskabet styrer for hver entreprise. Tillægsarbejder og forventede ekstraarbejder summeres i en overbliksside med alle økonomiske hoveddata. Hver måned opdaterer bygherrerådgiver det samlede anlægsregnskab med input fra byggeregnskabet og Region Sjællands økonomifunktion. Det samlede anlægsregnskab indgår i fremdriftsrapporten, som fremsendes til styregruppen månedligt. Fremdriften i figur 2 er beregnet ud fra periodens samlede forbrug i kr. i procent af projektets budget og er angivet i skema 1. Byggeriets fremdrift drøftes også på bygherremøderne, og en fremdriftsoversigt i form af et stavdiagram med vist fremdriftsprocent udarbejdes månedligt. Fremdriftsprocenten indgår i den månedlige fremdriftsrapport. Byggelederen har med input fra entreprenørerne udarbejdet en arbejdsplan, som der følges op på, ved at der fra byggestart og frem til byggeriets aflevering holdes ugemøder med entreprenørerne, hvor den kommende uges aktiviteter planlægges. Ligeledes planlægges de kommende aktiviteter for de næste 6 uger. Herudover afholdes der af byggeledelsen byggemøder, kontraktmøder med hver enkelt entreprise hver 14. dag samt tilsynsmøder med totalrådgiverens tilsyn. Totalrådgiveren afholder projektopfølgningsmøder med alle entrepriser ca. hver 14. dag. Projektets håndtering af entreprenørernes claims sker ved, at ekstrakravet varsles og herefter registreres i byggeregnskabet af byggeledelsen. Efter forhandlinger med entreprenøren fremsender byggeledelsen en tillægsaftale til godkendelse af hhv. bygherrerådgiveren og bygherren. Først herefter indgås aftale om ekstraarbejde, og entreprenøren kan fremsende en faktura på sine ekstraarbejder, når arbejdet er udført. Byggeleder og bygherrerådgiver kan disponere op til ca. kr. 100.000,- pr. hændelse, hvorimod større tillægsaftaler skal godkendes i projektledelsen eller styregruppen. På bygherremøderne og økonomimøderne, som typisk afholdes hver 14. dag, orienterer byggeledelsen og totalrådgiveren om nye varslede entreprenørkrav samt hvorledes forhandlingerne udvikler sig på de tidligere varslede krav. 17

5 Bilag Til Regionsrådet: Skema B (deponering) Skema C (Tidsplan) Påtegning af risikoprofil Revisorerklæring Ledelseserklæring DTØ Årsrapport for 2014 m. kommentarer Til Ministeriet: Skema B (deponering) Skema C (tidsplan) Påtegning af risikoprofil Revisorerklæring Ledelseserklæring DTØ Årsrapport for 2014 m. kommentarer 18