Scan@Suite Fleksibel dokumentskanning Produktbeskrivelse Neopost, juni 2015 DocID: ScanSuite produktblad.docx side 1/7
Overblik Neopost har udviklet en løsning, der hjælper private og offentlige organisationer med at etablere egen skannings kapacitet. Skanning bliver ofte en hindring både fordi bureau skanning udløser en pludselig omkostning og fordi virksomheder og organisationer ikke har den fornødne skannings kapacitet, der kan løfte et ellers fornuftigt digitaliseringsprojekt godt i gang. Løsningen sikrer en nøjagtig digitalisering af papir-sager både hvad angår læsbarhed og autenticitet specielt hvad angår rækkefølgen af dokumenter i sagen, selv i tilfælde hvor sagen består af en blanding af dokumenter og tegninger m.m. i store formater. Løsningen giver en række fordele Alle virksomhedens sager kan digitaliseres og derfor distribueres digitalt på tværs af geografisk adskilte enheder og til eksterne parter. Opgaverne løses af personale med let tilgang til viden om virksomhedens forhold og de involverede fagsystemer. Virksomhedens personale er velegnet til at løse selv de vanskelige skanningsopgaver. Dvs. skanningsopgaven løses mere præcist og med mindre efterbehandling af vanskelige sager. Kapaciteten er til rådighed for løbende opgaver indenfor skanning af daglig post, sags-arkiver, leverandørkontrakter og andre centrale eller decentrale papirbaserede arkiver. Egen skannings-kapacitet sætter en tydelig digital agenda i virksomheden. Løsningen anvender avancerede funktioner fra førende leverandører af teknologi til skanning og dokumentstyring. Løsningskoncept Løsningen understøtter forberedelse af sager til skanning på f.eks. dokument-skanner og storformat-skanner men også MFP og Flatbed skanning er understøttet. DocID: ScanSuite produktblad.docx side 2/7
Forberedelsen sker effektivt ved at et større antal sager ad gangen forberedes og gøres klar til skanning. Efter skanningen samles sagerne helt automatisk sådan at den digitale sag er identisk med papirsagen i indhold og rækkefølge af dokumenter. Løsningen understøtter automatisk eller manuel klassifikation og journalisering af sagerne. ScanSuite moduler ScanSuite består af en række moduler der kan konfigureres individuelt. Modulerne kan opdeles i to typer. Server-moduler: kører i baggrunden og automatisk sørger for at skanningsproduktionen kører Bruger-moduler: installeres på bruger arbejdspladser og anvendes til manuel styring af løsningens funktioner. DocID: ScanSuite produktblad.docx side 3/7
ScanFlow: ScanFlow sørger for at koordinere aktiviteterne mellem alle løsningens komponenter, prioritere sager efter opsatte regler og igangsætte aktiviteter efter behov. Yderligere sørger ScanFlow for at fordele tilgængelige ressourcer og dermed optimere løsningens ydeevne. ScanSplit Splitter programmet afvikles på Serveren. Programmet overvåger konstant en række mapper på det fælles netværksdrev og behandler de dokumenter, der kommer fra det tilsluttede skanningsudstyr. Som udgangspunkt afleveres skannede dokumenter samlet for hver skannet bunke. Splittteren accepterer dokumenter i de formater der typisk afleveres fra skanningsudstyr (jpg/tif eller pdf). Splitteren afkoder Batch-skillearket for eventuelle fælles meta-data parametre, der skal gælde for alle batch-ens doumenter. Herefter afkodes dokument-skillearkene og supplerende meta-data informationer per dokument oprettes. Spiltteren afleverer dokumenterne enkeltvis med meta-data til behandling i den efterfølgende arbejdsproces. ScanRecognize: I OCR modulet ScanRecognize sker to del-aktiviteter. Billederne fra skanningsprocessen af hver enkelt side af dokumentet gennemgår en avanceret billedbehandling, som gør at de mønstre der udgør bogstaver og tal i det skannede billede, omsættes til maskinlæsbar tekst. Den medsendte klip fra en skannet side viser de udfordringer, som OCR teknologien håndterer, f.eks. at adskille bogstavet u om m i nummer. Anden delaktivitet i ScanRecognize er at danne det endelige format af det digitale dokument. Der er en række muligheder for at danne dette output f.eks. PDF/A. DocID: ScanSuite produktblad.docx side 4/7
ScanValidate: Parallelt med ScanRecognize henter brugerne dokumentet ind til indeksering. Efter skanning og eventuel kvalitetskontrol 1, er dokumenterne klar til indeksering og kvalitetskontrol 2. I nogle tilfælde, hvor der ikke er behov for metadata eller hvor metadata findes i det skannede materiale, kan løsningen afkode metadata den manuelle indeksering undlades. Indeksering er den arbejdsgang, hvor dokumentet forsynes med supplerende opysninger kaldet meta-data - til brug for den videre bearbejdning f.eks. distribution til team/arbejdsgruppe, tilknytning til journalnummer og journal-emne, emne- og søge-ord m.m. Metadata anvendes til at styre overførsel og behandling herunder lagring i ESDH/Fagsystemet. Miniature-billeder Indeksfelter Brugermenu Læse-vindue DocID: ScanSuite produktblad.docx side 5/7
Nogle metadata er obligatoriske (vises med gul farve) og en forudsætning for at dokumentet kan komme videre til de næste trin i behandlingen. Andre meta-data oplysninger kan undlades under indekseringen med mulighed for at blive tilføjet i et senere behandlingstrin. F.eks. vil registrering af Journal-nummer, sagsnummer og journal-emne typisk være en forudsætning for, at dokumentet automatisk kan overføres til en eksisterende sag i ESDH/Fagsystemet. ScanStatus: Systemets tilstand kan løbende følges på en status-skærm, som kan installeres efter behov på alle relevante arbejdspladser. ScanStatus giver et billede af hvilke sager der er på vej gennem systemet. Sager der er fejlet et sted i løsningen gives en speciel status (i ovennævnte vist som status 79). Disse sager kan køres igen eller håndteres manuelt og derefter behandles videre i løsningen. ScanCorrect: Dokumenter der er fejlet, kan rettes manuelt og derefter sendes til videre behandling i løsningen. Konfigurering Løsningen konfigureres til den enkelte kundes behov af følgende komponenter: - Dokumentskanner, alle gængse skannertyper understøttes - Storformat skanner - Flatbed og andre skannere til specielle dokument-formater. - ScanSuite Neopost har udviklet en samlet løsning ved at integrere standardmodulerne og understøtter derfor en effektiv arbejdsgang. DocID: ScanSuite produktblad.docx side 6/7
Neopost tilbyder at opsætte og idriftsætte løsningen og uddanne brugere og administratorer. Der ydes teknisk support og bruger support som giver adgang til at få besvaret tekniske spørgsmål og spørgsmål om den daglige brug af løsningen per telefonisk eller per mail. Vedligeholdelse af software giver adgang til nye versioner af programmerne omfattende fejlrettelse og teknisk opdatering. Kontakt: Neopost Danmark A/S, Carsten Wiborg, +45 61 61 17 07 DocID: ScanSuite produktblad.docx side 7/7