Humlebæk Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde torsdag d. 24. marts 2011 kl. 17.00 18.30 i fælleshuset, Torpenvangen 56 A, 3050 Humlebæk Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden...2 2 Godkendelse af referat...2 3 Åbent hus og udlejningssituationen...2 4 Status på samdriften...3 5 Afdelinger i drift...4 5.1 410 Enebærhaven Bygningsfysisk Helhedsplan...4 5.2 401 Torpenvangen - Beboerklagenævnssager...5 6 Mødeplanlægning...6 7 Eventuelt...6 Deltagere fra bestyrelsen: Karin Thomsen, formand Svend Aage Jensen, næstformand Lissy Holtegaard Uffe Horslef Villy Brejning Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Kristine Jacobsen, Domea Ronny Hjordt-Nielsen, Domea Kjeld Sørensen Ole Sørensen Jan Helge Madsen John Hemming Afbud: Villy Brejning Domea Boligcenter København, den 7. april 2011
1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 3. februar 2011. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referat: Der blev spurgt ind til status på katalogerne. Pixivejledning netop færdiggjort, udsendes snarest til bestyrelserne, så katalogerne kan nå at komme med på afdelingsmøderne. Referat godkendt. 3 Åbent hus og udlejningssituationen Planlægning af Åbent Hus-arrangement og en drøftelse af udlejningssituationen. Det foreslås, at der afholdes Åbent Hus-arrangement søndag den 29. maj 2011 kl. 13.00 16.00. Henholdsvis 14 og 8 dage før arrangementet, annonceres i lokalaviser, dagligvarebutikker, biblioteker, tankstationer, afdelingerne, også udenfor Humlebæk Boligselskab, Fredensborg Kommune (Borgerservice) etc. Tilsvarende ejendomsmægler virksomheder trykkes en Humlebæk-avis, hvor boligerne afbildes og evt. ledige boliger opslås. Herudover udarbejdes salgs-opstilling på ledige boliger, som kan runddeles i forbindelse med arrangementet. Det foreslås, at der kører en bus mellem afdelingerne som afgår eksempelvis hvert kvarter - ½ time. Der opstilles et lettere traktement a la en kaffe-vogn, sodavand til børnene samt lidt slik/chokolade. 2 Boligrådgivere vil være placeret ved traktementet og være behjælpelig med oplysninger om de enkelte afdelinger, opskrivninger, udlejning etc. etc. I Enebærhaven indrettes den boligsociale medarbejders kontor med store plancher af den kommende renoveringssag i afdelingen. Den boligsociale medarbejder Katja Giebel vil være til stede og fortælle om afdelingens boligsociale og bygningsfysiske tiltag. På Baunebjergvej (Stejlepladsen I) vil der blive opstillet en mock-up af multihuset samt driftscenteret på det areal, hvor den kommende bygning placeres. Herudover vil driftscenterets ledelse være tilstede og fortælle om samdriften, og hvad man som kommende beboer i Humlebæk Boligselskab kan forvente af serviceydelser herfra. Side 2 af 6
På nuværende tidspunkt tilbageholdes genudlejning af boliger i Enebærhaven, Rosenvænget, Stejlepladsen II, Ravnsbjerg II samt ungdomsboligerne i Hesselhøj. Der planlægges midlertidig indretning af boligerne i samarbejde med IKEA. Ved indflytning tømmes boligerne for møbler. I hver af lejemålene er placeret en ejendomsmester/funktionær som står for fremvisning. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om ovennævnte initiativer. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, at der udloddes 4 gavekort til IKEA á kr. 5.000 til eksempelvis tip-en-13 er eller efter først-til-mølle princippet. Referat: Lissy Holtegaard gjorde opmærksom på, at Projekt Frivillig evt. kan hjælpe med at sætte plakater op osv. Pia Christiansen orienterede uddybende om de foreslåede initiativer til åbent hus. Der er endnu ikke sat økonomi på projektet. Dette og statistik på udlejningssituationen medtages på næste møde. Der nedsættes et udvalg om Åbent Hus, der som udgangspunkt skal være hele bestyrelsen. Der skal aftales et møde i udvalget snarest. 4 Status på samdriften Der har været afholdt skole-hjem samtaler over 3 aftener i henholdsvis Humlebæk og Fredensborg. Noter fra mødet er fremsendt til organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. Der er indkaldt til ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 24. marts 2011, hvor eneste punkt på dagsordenen er stillingtagen til samdriften. Der er afholdt møde med Ole Sørensen og Morten Magnusson, hvor det er aftalt at kommunikation til beboere (folder) med nyt telefonnummer skal være helt klar til udsendelse ugen efter evt. godkendelse på Repræsentantskabsmødet. Der opstilles en midlertidig pavillion/skurvogn (2 stk.) til kontor, omklædningsog badefaciliteter på arealet, som er beliggende på hjørnet af Baunebjergvej. Alternativt kan der benyttes en ledig bolig i Enebærhaven. Der oprettes en bredbåndsforbindelse og telefon, og det undersøges om der kan ske viderestilling af eksisterende telefonnumre. I øjeblikket pågår undersøgelse af, hvordan kontraktforholdene for de ansatte gennemføres. Det er i samdriftsudvalget aftalt, at de ejendomsmestre som får tildelt kr. 1.000 om måneden for mus-samtaler og ledelsesopgaver konverteres tillægget til et almindeligt løntillæg. Ved nyansættelser bortfalder tillægget. Herudover er det aftalt, at de tre ejendomsmestre, som har tjenesteboliger, fortsætter aftalen på uændret vilkår. Aftalen afvikles successivt ved kontraktophør. I en periode vil de ansatte være i besiddelse af synlige ID-kort. Baggrunden herfor er en vurdering af ikke at skabe unødig utryghed, hvor man skal servicere beboere i områder, hvor man ikke er kommet hidtil. Side 3 af 6
Det indstilles, at bestyrelsen træffer endelig beslutning om, at konvertere tillægget for mus- og ledelsesopgaven til almindeligt løntillæg. Det indstilles, at bestyrelsen træffer endelig beslutning om, at aftalen om tjenesteboliger fortsætter uændret og afvikles i forbindelse med kontraktophør. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om etablering af midlertidig driftscenter i skurvogne eller i en ledig bolig i Enebærhaven. Referat: Bestyrelsen besluttede at konvertere ledelsestillægget til et almindeligt løntillæg, der bortfalder ved nyansættelser. Bestyrelsen besluttede endvidere, at aftalen om tjenesteboliger fortsætter uændret og bortfalder i forbindelse med kontraktophør. Endelig besluttede bestyrelsen at etablere midlertidigt driftscenter i skurvogne. Den umiddelbart mest hensigtsmæssige placering er ved Stejlepladsen II. Afdelingen er forespurgt om muligheden for dette. Driftscenterets officielle adresse bliver Baunebjergvej 283, 3050 Humlebæk. 5 Afdelinger i drift 5.1 410 Enebærhaven Bygningsfysisk Helhedsplan På det ekstraordinære afdelingsmøde i Enebærhaven, hvor det blev godkendt at gennemføre afdelingens renoveringssag, blev der på mødet aftalt at nedsætte 3 work-shop grupper til henholdsvis, 1. køkken/bad, 2. udearealer og 3. fælleshuset. Work-shop grupperne er godt i gang og forventes færdige med deres arbejder inden sommerferien. For at sikre beslutningskompetencen i renoveringssagen skal der nedsættes en styregruppe for den fysiske helhedsplan tilsvarende den boligsociale helhedsplan. Styregruppen for den fysiske helhedsplan skal være repræsenteret med min. 2 fra organisationsbestyrelsen, hvor formanden for Humlebæk Boligselskab er født medlem. Herudover deltager 2 fra Domea, henholdsvis drifts- og regionschef. Afdelingsbestyrelsen repræsenteres af 2-3 medlemmer. Den boligsociale medarbejder Katja Giebel deltager som sekretær og koordinator for de to helhedsplaner. Arkitekt (er) fra rådgiverfirmaet Karl Henning Sørensen er repræsenteret med 1-2 personer. Herudover foreslås det, at ejendomsmesteren for Enebærhaven også er repræsenteret. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om nedsættelse af styregruppe og hvem og hvor mange der skal repræsenteres i gruppen. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at man skulle i gang med den bygningsfysiske helhedsplan og nu manglede en styregruppe til at tage beslutninger. Side 4 af 6
Dette førte til, at man besluttede at ændre i den eksisterende boligsociale styregruppes sammensætning i forbindelse med nedsættelsen af den bygningsfysiske styregruppe. Styregrupperne er herefter sammensat som følger: Boligsocial styregruppe: Karin Thomsen Lissy Holtegaard Pia Christiansen Ronny Hjordt-Nielsen Bygningsfysisk styregruppe: Lissy Holtegaard Svend Aage Jensen Karin Thomsen Pia Christiansen Ronny Hjordt-Nielsen. 5.2 401 Torpenvangen - Beboerklagenævnssager Der vedlægges kopi af afgørelser fra beboerklagenævnet i Fredensborg Kommune. Nærmere orientering om beboerklagenævnssagerne vedr. Torpenvangen gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning. 5.3 401 Torpenvangen - Landsbyggefonden Landsbyggefonden har i brev af 2. marts 2011 til Domea meddelt, at Torpenvangen vil blive besigtiget i april 2011. Til orientering kan det oplyses, at hverken afdelingsbestyrelsen, organisationsbestyrelsen, Fredensborg Kommune eller Domea har fremsendt helhedsplan til Landsbyggefonden. På adskillige afdelingsmøder har Domea overfor afdelingsmødet oplyst, at Torpenvangen på det foreliggende grundlag ikke kan komme i betragtning til midler fra fonden. Her skal det nævnes at Landsbyggefonden normalt kun bevilger midler efter følgende kriterier, 1. boligsociale forhold, 2. større renoveringsopgaver (ikke vedligeholdelsesopgaver), 3. tilgængelighed, 4. oplagte energispareprojekter, 5. udlejningsvanskeligheder som følge af bl.a. for høj husleje. Ingen af de nævnte kriterier opfylder Torpenvangen. Det er Domeas opfattelse, at der er en række andre afdelinger i Humlebæk Boligselskab, som er langt mere trængende til en gennemgang af Landsbyggefonden. Specielt Rosenhaven og herefter Stejlepladsen II bør prioriteres. Der er en stærk formodning i Domea om, at en beboer i afdelingen (Gyda Pedersen) gentagne gange har rettet henvendelse til Landsbyggefonden og at man uden skelen til de organisatoriske beslutningsorganer derfor har valgt, at prioritere Torpenvangen med et besøg. Side 5 af 6
Udover det underminerer Domeas autoritet som rådgiver i afdelingen, sætter Landsbyggefonden således også organisationsbestyrelsen og Fredensborg Kommune i et dilemma. Domea vil gerne forespørge Landsbyggefonden om baggrunden for denne interesse i Torpenvangen samt udtrykke undren over sagens forløb på vegne af organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter politiske principper for ansøgninger til Landsbyggefonden, herunder godkender formel henvendelse til Landsbyggefonden om Torpenvangen. Referat: Pia Christiansen orienterede om sagen. Efter en kort drøftelse enedes bestyrelsen om, at Domea skal rette henvendelse til Landsbyggefonden. 6 Mødeplanlægning Der er ikke for nuværende planlagt fremtidige møder. Bestyrelsen bedes derfor medbringe kalendere, så fremtidig mødeplanlægning kan finde sted. Det indstilles, at bestyrelsen at planlægge fremtidige møder. Referat: Følgende møder blev aftalt: 7. april 2011 klokken 17.00, Organisationsbestyrelsesmøde. 18. maj klokken 17.00, organisationsbestyrelsesmøde. 31. maj klokken 18.00, repræsentantskabsmøde. 17. august klokken 17.00, organisationsbestyrelsesmøde. 7. november klokken 17.00, organisationsbestyrelsesmøde. Domea fremkommer med forslag til samdriftsmødeplan på næste organisationsbestyrelsesmøde. 7 Eventuelt Referat: Karin Thomsen har modtaget et brev fra borgmesteren, der ønsker at deltage i et af boligorganisationens møder. Borgmesteren inviteres d. 31. maj 2011 til repræsentantskabsmøde. Derudover forespurgte Karin Thomsen, om nogen allerede nu kunne sige, at de ønskede at deltage i Almene Boligdage. Karin Thomsen melder tilbage at 5 fra bestyrelsen påtænker at deltage. Side 6 af 6