21. april 2014 Slutrapport: Udviklingsprojektet Det Nye Refsnæs Med dette notat afrapporteres udviklingsprojektet Det Nye Refsnæs ( Projekt 1 ), der er gennemført i perioden april 2012 april 2014. Notatet indeholder: A. Indledning og baggrund B. Organisering og forløb af projektet C. Væsentlige resultater og effekter af projektet D. Perspektiver for de kommende år Bilag: 1. Perspektivrapport vedr. teknologiområdet 2. Produktark vedr. nye ydelser 3. Illustration af nye ydelser i pakkeforløb 4. Oversigt over salg af individuelle ydelser 5. Manual for nye metoder og processer A. Indledning og baggrund Efter kommunalreformen oplevede Synscenter Refsnæs nogle år med stærkt vigende efterspørgsel og aktivitetsniveau. Udviklingen var en direkte effekt af en ny inklusionsrettet strategi fra kommunernes side, hvor kommunerne integrerer de synshandicappede børn og unge i lokale undervisnings- og rådgivningstilbud og lader børnene blive boende hjemme hos deres forældre. I løbet af 2011 blev der gennemført en række analyser og andre aktiviteter med henblik på at skabe et grundlag for en ny strategi for Synscenter Refsnæs. De væsentligste elementer var: Synscenterets kapacitet og udvikling i efterspørgsel blev beskrevet i Kortlægning af Synscenter Refsnæs, oktober 2011, gennemført i samarbejde mellem Undervisningsministerium og Socialministerium (som de hed før valget i september 2011). Afholdelse af et kenderseminar, november 2011, der var udløber af projekt Udvikling og markedsundersøgelse, gennemført i samarbejde mellem Synscenter Refsnæs og Socialafdelingen i Region Sjælland. Kenderseminaret satte fokus på de udfordringer, som synscenteret står overfor, formuleret i dialog mellem forskellige af synscenterets interessenter: Unge synshandicappede, forældre, synskonsulenter, skolefolk, sagsbehandlere mv. Side 1
Synshandicappede børn og unge et debatoplæg om inklusion og systemer, december 2011 fra Landsforeningen af Forældre til Blinde og Svagsynede. Indsatsen for blinde og stærkt svagsynede, november 2011. Afrapportering fra den tværministerielle arbejdsgruppe. På dette samlede grundlag blev det besluttet at gennemføre et 2-årigt udviklingsprojekt, Det Nye Refsnæs. Det væsentligste formål med projektet var, jf. kommissoriet, at forandre struktur og indhold af ydelser i overensstemmelse med kommunernes behov på synsområdet, herunder at udvikle Synscenter Refsnæs til i højere grad at understøtte kommunernes opgave med at inkludere synshandicappede børn og unge i lokale undervisnings- og rådgivningstilbud. B. Organisering og forløb af projektet Projektet er gennemført i to faser, hvor de 7 delprojekter i første fase (i perioden april 2012 - september 2013) primært satte fokus på at skabe et fagligt, idémæssigt og teknologisk grundlag for en ny forretningsstrategi, og de 5 delprojekter i anden fase (i perioden oktober 2013 - april 2014) har sat fokus på at omsætte det nye grundlag til praksis. Projektet er gennemført med en organisering bestående af en styregruppe under ledelse af centerleder Kenn Steen Andersen og med deltagelse af den øvrige ledergruppe på Synscenter Refsnæs samt direktør og souschef fra Socialområdet i Regions Sjælland. Den daglige projektledelse har været varetaget af en projektleder. Derudover har der været tilknyttet en referencegruppe med deltagelse af eksterne interessenter, der har fungeret som faglig sparringspartner for Synscenter Refsnæs undervejs i projektet. C. Væsentlige resultater og effekter af projektet Projektets afsæt var en erkendelse af, at den hidtidige forretningsmodel for Synscenter Refsnæs ikke længere ville kunne være bærende for et landsdækkende specialtilbud for blinde og svagseende børn og unge. Projektet har således ikke blot foretaget mindre justeringer i forretningsmodellen. Projektet har etableret en helt ny forretningsmodel, der tager afsæt i en markedsmæssig forståelse og tænkning. Dermed har projektet skabt mange resultater, som ikke er umiddelbart målbare, men som er helt afgørende for, at der også i fremtiden kan være et landsdækkende specialtilbud for blinde og svagsynede børn og unge. Det drejer sig bl.a. om åbenhed og samspil med omverdenen, bruger- og kundeorientering, ny forståelse af kernefagligheden for Synscenter Refsnæs, ny intern organisering og arbejdsmetode samt nye interne styringsmodeller. Projektet har således også lagt grunden til en helt ny identitet og kultur for de ansatte på Synscenter Refsnæs. På disse områder er udviklingen godt i gang. En anden væsentlig effekt, der begynder at vise sig, er forandringer i roller, opgaver og samarbejdsstrukturer mellem Synscenter Refsnæs og de andre aktører inden for SynDanmark. Dialogen og samarbejdet med de andre aktører afspejler tydeligt, at opfattelsen af Synscenter Refsnæs rolle og position i det samlede landskab er under forandring. Side 2
I det følgende beskrives kort de væsentligste mere synlige og konkret konstatérbare resultater og effekter af projektet: a. Nyt teknologisk fundament b. Nye ydelser i pakkeforløb, der er målrettet den enkelte bruger c. Efterskole for blinde og svagsynede elever i folkeskolens ældste klasser d. Ny forståelse og ny adfærd i den daglige opgaveløsning Ad a. Nyt teknologisk fundament Synscenter Refsnæs står i dag som et nationalt videns- og kompetencecenter for IKT på synsområdet. Dermed er en af de væsentligste forventninger fra brugere og fra andre faglige aktører imødekommet. Dette tydelige resultat er bl.a. blevet muligt i kraft af en særlig bevilling på 1,62 mio. kr. fra Region Sjælland. De konkrete resultatet kan sammenfattes i følgende overskrifter: Investering og implementering af hardware, software og styrkelse af netværk Intern kompetenceudvikling i synskompenserende teknologi Etablering af IKT-miljø og internt IKT-team til sikring af drift og udvikling Teknologifaglig netværksdannelse og indtægtsdækket virksomhed Udvikling af det digitale bibliotek Biblus.dk og etablering af et Mediatek, der sikrer tilgængelighed samt digitalisering af materialeproduktion og distribution Som bilag 1 er vedlagt notat af 27. september 2013: Perspektivrapport vedr. teknologiområdet. Ad b. Nye ydelser i pakkeforløb, der er målrettet den enkelte bruger En af Synscenter Refsnæs væsentlige ydelser er de mange tilbud i kursuskataloget, som grundlæggende er finansieret via den objektive bevilling. Parallelt hermed har Synscenter Refsnæs som en del af udviklingsprojektet Det Nye Refsnæs etableret en række tilbud, som er målrettet den enkelte bruger, og som finansieres som indtægtsdækket virksomhed. De nye kurser bliver tilrettelagt med nøje fokus på de enkelte deltagere, baseret på en forudgående behovsafklaring. Kurserne følges op med individuel fremadrettet rådgivning. For kunderne bliver valget således, om de ønsker at deltage i et åbent kursus fra kursuskataloget, eller om de ønsker et mere individuelt tilrettelagt kursus. Eksempler på de nye ydelser er beskrevet i produktark, der er blevet markedsført målrettet. På nuværende tidspunkt er udarbejdet følgende produktark på nye ydelser: Workshop i de inklusionsunderstøttende tjenester VI-reader, Biblus og RoboBraille Kursus i sociale kompetencer Kurserne: Klædt på til afgangsprøverne for svagsynede samt Opfølgningskursus Kurserne: Klædt på til afgangsprøverne for punktlæsere samt Opfølgningskursus Kurset: Efter folkeskolen hva så? Side 3
Kurset: Inklusion kræver gode ADL og Mobility kompetencer Kurset: Bliv god til punktskrift De nye produktark er vedlagt som bilag 2. De nye ydelser er beskrevet i pakkeforløb, der er målrettet specifikke bruger-grupper. I nedenstående figur vises et eksempel på et pakkeforløb: Case 1: Individuelt sammensat pakke-forløb for elev med synsdiagnoserne grå og grøn stær 1. Elevens syn er progredierende, og det bliver nødvendigt at lære ham punktskrift. Lokalt tilrettelagt undervisning i hjælpemidler og punktskrift Efter kurset er eleven meget hurtig til at mestre både punktapparat og punktskrift. 2. I skolen er eleven meget dominerende og kommer ofte i konflikt med andre. Sociale kompetencer understøtter inklusion Med kurset får eleven hjælp til sin identitet som blind. Der sker en markant ændring i fh.t. kammerater og samspil. 3. I starten af 9. klasse er både elev og lærer på kurser for at forberede elevens afgangsprøve. Klædt på til afgangsprøverne for punktlæsere Klædt på til afgangsprøverne for punktlæsere opfølgning på kursus Eleven afslutter herefter en fin eksamen. 4. Efter eksamen søger eleven inspiration til valg af uddannelse. Efter folkeskolen Hva så Eleven har efterfølgende besluttet sig for at gå i gymnasiet. Der henvises til bilag 3 for yderligere illustrationer. De nye ydelser afregnes på grundlag af et omkostningsbudget. I 2014 forventes en samlet indtægt fra de ydelser, der er beskrevet i ovenstående 9 produktark, at udgøre i alt ca. 200.000 kr. Hertil kommer indtægter fra de individuelt tilpassede ydelser, der ikke er indeholdt i netop disse 9 produktark. Der henvises i øvrigt til bilag 4, der indeholder en oversigt over de individuelle ydelser, der er solgt i perioden januar 2013 til januar 2014. Ad c. Efterskole for blinde og svagsynede elever i folkeskolens ældste klasser I august 2014 åbner et helt nyt tilbud for blinde og svagsynede elever i folkeskolens ældste klasser: Efterskolen på Refsnæs. Der er tale om et unikt tilbud, som kun udbydes af Synscenter Refsnæs, og som giver optimale muligheder for individuelt tilrettelagt undervisning til den enkelte elev. På nuværende tidspunkt tegner det til, at efterskolen åbner med 7-8 elever, som med efterskoleopholdet på Refsnæs kan tage et stort skridt i retning af Side 4
at få optimalt udbytte af folkeskolens afgangsprøver med synskompenserende hjælpemidler og metoder at blive fagligt og socialt rustet til videreuddannelse at blive yderligere selvhjulpne at blive personligt og teknologisk rustet til øget inklusion i eget nærmiljø og i en uddannelses- eller jobsammenhæng Efterskolen er er godt eksempel på et nyt og væsentligt tilbud til målgruppen, som kun Synscenter Refsnæs kan levere. Synscenter Refsnæs er den eneste institution, der rummer den bredde i specialiserede kompetencer, der skal bringes i spil i et tilbud af denne karakter. Ad d. Ny forståelse og ny adfærd i den daglige opgaveløsning Udviklingsprojektet har allerede forandret hverdagen for ledere og medarbejdere. Den nye forståelse og den nye adfærd i den daglige opgaveløsning er formaliseret og understøttet via nye interne procedurer og koncepter for individuel tilpasning af ydelser nye interne procedurer og værktøjer til aktivitetsmæssig styring og opfølgning Disse procedurer og beskrivelser er samlet i en intern manual, der udgør grundstenen i arbejdsmetoder mv. for fremtidens Synscenter Refsnæs. Manualen er vedlagt som bilag 5. Hele dette arbejde tager afsæt i en ny forståelse af Synscenter Refsnæs rolle, ydelser og samspil med omverdenen, som er illustreret ved nedenstående figur: Ny ydelse Produktark Markedsføring Opfølgning/ monitorering Underliggende dokumenter Organisatorisk parathed Nye interne procedurer og koncepter for individuel tilpasning af ydelser De nye interne procedurer og koncepter for individuel tilpasning af ydelser rummer følgende: Skabelon for produktark Produktark er kernen i arbejdet med at udforme og senere præsentere nye, individuelt tilpassede ydelser. Skabelonen sikrer ensartethed og konsistens i dette arbejde. Parathedsvurdering og implementeringsplan Side 5
Der er udviklet en skabelon for systematisk vurdering og sikring af den faglige, kompetencemæssige og organisatoriske parathed til at levere de nye ydelser, der beskrives i produktark. Underliggende dokumenter Sidste hånd er ved at blive lagt på 6 underliggende dokumenter, som tilsammen skal sikre en ensartet og professionel håndtering af salg og leverance af ydelser fra Refsnæs. Arbejdet med disse dokumenter bygger videre på det fundament, der blev skabt i et af de første delprojekter, hvor Synscenter Refsnæs samlede dokumentationsarbejde blev løftet til et tidssvarende niveau med fokus på o Modtagernes behov og krav til de rapporter og planer, der sendes ud til samarbejdsparter og kommunerne som opfølgning på kursusforløb mv. o Standarder for beskrivelse af indsats og resultater o Kvalitetssikring af rapporter og planer, der sendes ud fra Refsnæs o Nye arbejdsgange, der understøtter de nye standarder Strategi og handleplan for sikring og udvikling af unikke specialkompetencer I maj 2014 skal MED-udvalget drøfte en strategi for sikring og udvikling af de unikke specialkompetencer, der skal være bærende for fremtidens Synscenter Refsnæs. Kernen i den nye strategi er allerede udmøntet i bl.a. en målrettet kompetenceudvikling på det synsfaglige område og på IKT-området. Nye interne procedurer og værktøjer til aktivitetsmæssig styring og opfølgning De nye interne procedurer og værktøjer til aktivitetsmæssig styring og opfølgning rummer følgende: Planer for monitorering og opfølgning på efterspørgsel og salg af nye ydelser Der er udviklet en skabelon, der i praksis implementerer en systematisk monitorering og opfølgning på efterspørgsel og salg af nye ydelser. Model og procedure for rapportering og aktivitetsopfølgning Der er udviklet en model og tilhørende procedurer for en konsistent ledelsesmæssig opfølgning på udviklingen i salg af nye ydelser. Modellen implementerer et nyt fokus i ledelsesarbejdet med fokus på faktiske resultater i stedet for fokus på opgaver. Model for gennemsigtig omkostningsbaseret prissætning ( Projekt 2 ) Effekterne af Projekt 1 understøttes desuden af resultaterne i Projekt 2, som helt konkret betyder, at Synscenter Refsnæs nu kan foretage en omkostningsbaseret prissætning på de individuelt tilpassede ydelser. D. Perspektiver for de kommende år Med udviklingsprojektet Det Nye Refsnæs er Synscenter Refsnæs i dag en anden organisation end for 2 år siden. Dette mærkes også i samspillet med omgivelserne. Der har været mange positive reaktioner på forandringerne. Og der har været reaktioner, der afspejler, at Side 6
Synscenter Refsnæs nye rolle og position også indebærer forandringer for nogle af de andre aktører på området. Opgaven i de kommende år bliver således at fastholde effekterne og udviklingen internt på Synscenter Refsnæs som et fundament for en varig forandring af det samlede Syn Danmark med et fælles fokus på de blinde og svagseende børn og unge i Danmark. Med afsæt i udviklingsprojektet Det Nye Refsnæs er der skabt et fundament for, at Synscenter Refsnæs som landsdækkende institution kommer til at spille en central og afgørende rolle i dette arbejde. Side 7