Initialer: peh Sag: 306-2010-23455 Dok.: 306-2010-289257 Oprettet: 14. december 2010 Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser Baggrund Odsherred Kommunes overordnede udbudsstrategi sætter fokus på, hvordan konkurrenceudsættelse kan øge kvaliteten og effektiviteten i kommunens opgaveløsning. Odsherred Kommunes indkøbspolitik beskriver bl.a., at kommunen køber ind efter princippet bedst og billigst og at dette sker i henhold til gældende lovgivning herunder EU s udbudsdirektiver. Denne udbudspolitik beskriver nærmere, hvordan Odsherred Kommune arbejder med udbud, når det drejer sig om indkøb af varer og tjenesteydelser. Lovgivning på området Det offentliges indkøb af varer og tjenesteydelser er reguleret af 2 regelsæt EU s udbudsdirektiv for indkøb over tærskelværdierne Den danske tilbudslov for indkøb under tærskelværdierne, men over 500.000 kr excl. moms. Tærskelværdierne for varer og tjenesteydelser udgør i 2010 og 2011 kr. 1.438.448 excl. moms*. EU s udbudsdirektiv indeholder bl.a. regler, procedurer og tidsfrister for udbud, som kommuner og offentligretlige organer skal følge. Den danske tilbudslov indeholder ikke så mange regler, procedurer eller tidsfrister, men primært en pligt til at annoncere varekøb over 500.000 kr * men under tærskelværdierne. Håndhævelse af lovgivningen: Kontrolloven af 2010 (L492) giver Klagenævnet for udbud væsentlige sanktionsmuligheder overfor kommuner, som ikke efterlever udbudsreglerne herunder ikke udbyder varer, som er udbudspligtige. Sanktionerne kan være at erklære aftaler uden virkning, at pålægge krav om nyt udbud eller bøde og erstatning. * Kontraktværdien beregnes som den skønnede værdi ved enkeltkøb eller som den skønnede omsætning i aftalens løbetid for løbende indkøb typisk 4 år.
Mål for Udbudspolitikken Et af Odsherred kommunes overordnede formål med kommunens indkøbspolitik, er at efterleve national lovgivning og EU-direktiver vedr. indkøb. Udbudspolitikken fastlægger de nærmere retningslinier og mål for kommunens arbejde med udbud af varer og tjenesteydelser. Målene med udbudspolitikken er - At sikre tilstrækkelig konkurrence samt genemsigtighed og ligebehandling - At sætte rammerne for alle kommunens udbud af varer og tjenesteydelser - At sikre at standardiserede procedurer anvendes ved alle udbud, således at såvel juridiske og faglige problemstillinger vurderes i det enkelte udbud - At alle udbud tilrettelægges således at tildelingskriterierne i størst mulig omfang lever op til kommunens generelle krav og ønsker i bl.a. Udbudsstrategien og Indkøbspolitikken. - At alle udbud tilrettelægges i samarbejde med faglige repræsentanter, som sikrer at de kommunale afdelingers ønsker og behov indgår i kravspecifikationer og tildelingskriterier Overordnede principper for udbud af varer og tjenesteydelser Odsherred Kommune køber ind efter princippet bedst og billigst dvs. køber den vare, som samlet set er den bedste vare til den lavest mulige pris. Der er en række faglige hensyn på de fleste varegrupper, som dermed skal opvejes mod prisen, når udbudsmaterialet sammensættes. Desuden er der en række sociale, miljømæssige og arbejdsmæssige klausuler, som skal indgå i overvejelserne og evt. indarbejdes i udbudsmaterialet. Disse klausuler og principper er beskrevet i kommunens udbudsstrategi. Når Odsherred Kommunens samlede volumen af en varegruppe overstiger EU-direktivets tærskelværdier skal den i EU-udbud. Når Odsherred Kommunens samlede indkøbsvolumen af en varegruppe overstiger 500.000 kr skal indkøbet annonceres,jf. tilbudslovens annoncepligt. Desuden kan det i en række tilfælde være hensigtsmæssigt af gennemføre et udbud eller indhente alternative tilbud når indkøbsvolumen er under 500.000 kr, da dette ofte vil medføre bedre priser. 2/5
Udbudsformer Odsherred kommune vil som udgangspunkt anvende en af følgende 3 udbudsformer i forbindelse med udbud af varer og tjenesteydelser: Offentlige udbud, dvs. udbud hvor alle interesserede kan byde Begrænsede udbud, dvs. udbud med en prækvalifikationsfase og en tilbudsfase Miniudbud, dvs. udbud blandt i forvejen prækvalificerede leverandører, f.eks. via rammeaftaler under SKI eller indkøbsfællesskabet blandt sjællandske kommuner. Begrænset udbud vil primært blive anvendt på vareområder, hvor der er mange leverandører og hvor prækvalifikationsfasen kan anvendes til at udvælge et mindre antal leverandører til at indgå i selve tilbudsfasen. På den måde begrænses arbejdsindsatsen i forbindelse med udbuddet for såvel kommune, som leverandører. Udbud kan tilrettelægges således at hensigten er at indgå indkøbsaftale med én leverandør eller således at der indgås rammeaftale med flere leverandører. Indkøbskontoret vil sammen med repræsentanter for relevante kommunale afdelinger tage stilling til dette i forarbejdet til hvert udbud under hensyn til de principper for kan/skal-aftaler, som er beskrevet i kommunens indkøbspolitik. Udbud kan opdeles i delaftaler, således at leverandører kan byde på mindre dele af det samlede varekøb. Derved åbnes mulighed for at mindre firmaer herunder lokale firmaer - kan deltage i kommunens udbud. Odsherred Kommune vil anvende delaftaler i et omfang, som optimerer mulighederne for at få mange tilbud og dermed attraktive priser på de ønskede varer og tjenesteydelser. Udbudspligten kan også afløftes via direkte tildeling af en ordre til en leverandør på en rammeaftale efter særlige regler. Annoncering af varekøb over 500.000 kr men under tærskelværdien, vil ske på kommunens hjemmeside. Annoncering følger stort set samme proces som udbud, men er ikke underlagt samme formelle formkrav og tidsfrister. Udbudsprocessen En udbudsproces eller en annoncering er en såvel ressource- som tidskrævende proces. Et EU- udbud tager typisk 6 8 måneder at gennemføre og kræver i gennemsnit 200 300 arbejdstimer fra udbudsmedarbejderen i Projekt indkøb samt et antal timer for fagpersoner i arbejdsgruppen. Et miniudbud vil kunne gennemføres på 4 10 uger. Processen kan inddeles i 4 faser, som alle skal gennemgås, uanset om der er tale om udbud eller annoncering. 3/5
Foranalyse Inden et udbud besluttes igangsat foretages en foranalyse af varegruppen. Under foranalysen undersøges bl.a. - afgrænsning af varegruppen - kommunens omsætning på varegruppen - Kommunens leverandørsammensætning - Markedet for den pågældende varegruppe herunder gevinstkalkulation - Evt. mulighed for udbud i samarbejde med andre kommuner - Evt. mulighed for anvendelse af rammeaftaler under SKI på området På denne baggrund træffes beslutning om udbud skal gennemføres og i givet fald hvordan en arbejdsgruppe skal sammensættes til udarbejdelse af udbudsmateriale. Udbudsmateriale En arbejdsgruppe bestående af udbudsmedarbejdere samt fagpersoner fra de afdelinger, som køber de pågældende varer tager stilling til udbudsform og udarbejder udbudsmateriale. Udbudsmaterialet indeholder bl.a. mindstekrav til leverandør, tildelingskriterier, kravspecifikation, tilbudslister og kontraktudkast. Arbejdsgruppen overvejer hvilken kontraktlængde, der vil være hensigtsmæssig på det pågældende område, under hensyn til bl.a. prisudvikling på området, markedsvilkår på området samt evt. transaktionsomkostninger ved leverandørskifte. Arbejdsgruppen sørger desuden for kvalitetssikring af materialet ved brug af kommunens jurist eller om nødvendigt ved ekstern konsulent- eller advokatbistand. Endelig udarbejder arbejdsgruppen en tidsplan for udbuddet inden annoncering i EU-tidende via kommunens elektroniske udbudsværktøj. Tilbudsvurdering og tildeling Når tilbuddene er indgået foretager arbejdsgruppen en tilbudsvurdering. Der foretages en tildeling og efter stand-still periodens udløb, underskrives kontrakt med udvalgt eneleverandør eller med flere leverandører på rammeaftaler. Implementering af indkøbsaftale Indkøbskontoret har i samarbejde med en fagperson fra arbejdsgruppen ansvaret for at få alle indkøbsaftaler implementeret og evalueret. Implementering omfatter bl.a. information om aftalen til kommunens ledere og indkøbere samt leverandøropfølgning, fakturakontrol m.m. En fagperson fra arbejdsgruppen er i driftsfasen/kontraktperioden ansvarlig for indkøbsaftalen og kontakten til leverandøren, medens indkøbskontoret er kontraktansvarlig og inddrages i kontraktretslige spørgsmål. 4/5
Samarbejde Odsherred Kommune indgår i flere indkøbssamarbejder, herunder Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), Indkøbsfællesskabet Sjælland samt div. klyngesamarbejder. Disse fællesskaber er opstået fordi der er dokumenterede gevinster ved at pulje sine indkøb, når disse konkurrenceudsættes/udbydes. Fællesskaberne giver desuden bedre udnyttelse af de faglige og udbudstekniske kompetencer og ressourcer på tværs af kommuner og myndigheder. Odsherred Kommune kan ikke løfte udbudsopgaven alene og drager mange fordele af fællesskaberne. Udfordringen i fællesskaberne er at skabe plads til egne særegne behov og standarder. Udbudsplan Der udarbejdes hvert år en udbudsplan, som indeholder en oversigt over de varegrupper, som indkøbskontoret forventer at udbyde alene eller i samarbejde med andre i årets løb. Udbudsplanen offentliggøres på såvel kommunens Intranet som på kommunens hjemmeside. Godkendt i Byrådet d. 14. december 2010. 5/5