Effektiv brug af Outlook Gør det enkelt og simpelt
Velkommen på vores Outlook kursus Vi håber at du vil få mange gode og konkrete ting med dig herfra. Du kan være sikker på at underviseren vil være klar til at give dig en grundig og fyldestgørende gennemgang at Outlooks mange muligheder. Firma kurser Hvis der er flere i Jeres virksomhed der ønsker et kursus kunne det være en mulighed at tage en dialog med os om mulighederne for at afholde et internt kursus i Jeres virksomhed. På disse kurser kan vi langt hen af vejen tilrette indholdet direkte mod Jeres behov i det enkelte program, således får I et udbytte der oftest med det same kan overføres til det daglige arbejde. Se mere på www.officekursus.dk/kurser Vores udvalg af åbne kurser finder du på følgende adresse: www.officekursus.dk/kursuskalender Rettigheder til dette materiale: Rettighederne til dette materiale tilhører Officekursus.dk. Nogen former for gengivelse af dette materiale uden forudgående aftale er ikke tilladt. Copyright Officekursus.dk
Indholdsfortegnelse Kapitel 1. Beskrivelse af Outlook... 5 DE FORSKELLIGE PROGRAMMER I OUTLOOK... 5 Kapitel. Arbejde med e-mails... 6 HÅNDTERINGEN AF E-MAILS... 6 E-MAILS STYR DINE MAILS OG LAD IKKE DEM STYRE DIG... 9 FLYTTE E-MAILS FRA INDBAKKEN TIL UNDERMAPPER... 9 AUTOMATISK FLYTNING AF E-MAILS MED REGLER... 11 HURTIG ADGANG TIL MAPPER... 13 UDSKYD LEVERINGEN AF SENDTE E-MAILS... 14 UNDGÅ FORSTYRRELSER... 17 SØGEFUNKTIONEN... 18 SØGEMAPPER... 0 ARKIVERING AF E-MAILS... TILBAGEKALDELSE AF E-MAIL... 4 Kapitel 3. Kalender funktionen... 5 OPRET AFTALER FRA E-MAILS... 5 KATEGORIER... 7 GENTAGELSE AF AFTALER UGENTLIGT MÅNEDLIGT-ÅRLIGT... 9 INDSÆT HELLIGDAGE I KALENDEREN.... 31 SØGNING I AFTALER... 3 DEL KALENDEREN MED KOLLEGAER... 3 ÅBNE EN DELT KALENDER KALENDER... 3 Kapitel 4. Opgave funktionen... 33 PLANLÆGNING AF EN OPGAVE... 33 OPRETTELSE AF OPGAVER... 34 VISNINGER AF OPGAVERNE.... 38 UDSKRIVE OPGAVELISTEN... 44 GENTAGELSE AF OPGAVER... 44 SØGNING I OPGAVER... 45 DELE OPGAVELISTEN... 46 ÅBEN DELTE OPGAVER... 46 TILDELE EN OPGAVE... 47 4
KAPITEL 1. BESKRIVELSE AF OUTLOOK De forskellige programmer i Outlook Som tidligere har vi knapper/bjælker i nedeste venstre hjørne hvor der let kan skiftes til opgave delen eller kalenderen etc. Hvis du ønsker at se flere eller færre knapper her kan du føre musemarkøren hen over bjælken der ligger lige over post knappen, her vil du få en pil der peger op og ned, med denne kan du ændre størrelsen. Forøges området vil der kunne ses flere knapper, bla en der hedder mappelisten, som er en visning man måske kender til fra tidligere Outlook versioner, den udviser alle de mapper der er i Outlook, både post relaterede, opgave og kalender relaterede mapper, som du kan se det i eksemplet herunder Ctrl+1 Genveje til at skifte mellem programmerne Ofte skifter man mellem de forskellige dele i Outlook, dvs. man går fra postdelen til ogaver eller kalender og omvendt. Hertil findes nogle meget gode og nyttige genvejstaster som du kan se i billedet her til højre. Ctrl+ Ctrl+3 Ctrl+4 5
KAPITEL. ARBEJDE MED E-MAILS www.officekursus.dk Antallet af e-mails hober sig ofte op i din postkasse, og med respekt for at personer er forskellige også hvad angår den måde man håndterer sine e-mails på vil vi her komme ind på nogle rutiner som kan gøre arbejdet med at overskue sine e-mails lettere. Håndteringen af e-mails Der er forskellige måder du kan få listet og vist dine e-mails i indbakken og undermappern på, her gennemgås nogle forskellige indstillinger og muligheder. Grupperinger af e-mails Standarden for indkomne e-mails er at de arrangeres i grupper med de nyeste øverst, men det kan let ændres således de er vist i rækkefølge efter afsender. I billedet til højre kan du se et uddrag af de e-mails der ligger i indbakken, og som du kan se ligger de i grupper, således du let kan overskue e-mails der er modtaget I dag, I går i sidste uge, For to uger siden osv. Du kan let lukke grupperne sammen således det bliver meget lettere at overskue dine e-mails, det kan gøres ved at klikke på det minus der ud for hver gruppering. Ønskes alle grupper lukket/skjult, så kan du højreklikke på en af grupperne og vælge skjul alle grupper, som du kan se det til højre. Herunder ses alle grupperingerne som skjulte Ønsker du grupperingen helt slået fra, skal du højreklikke på bjælken der ligger over den øverste e-mail, og i menuen der kommer frem, klikker du nederst på Vis i grupper. 6
Andre arrangerings indstillinger for e-mails Hvis du i stedet for at have e-mails arrangeret efter dato for modtagelse, kan du vælge at ændre det til at de er arrangeret efter hvem afsenderen måtte være. For at ændre den måde e-mails er arrangeret på, skal du Højreklikke på bjælken der ligger lige over den første e- mail, i den menu der kommer frem kan du vælge mellem forskellige typer for arrangeringer af visningen af dine e- mails. Hvis du ønsker dem arrangeret efter afsender, så vælg feltet Fra. Her kan du se at e-mailene er arrangeret i grupper efter afsenderen. Da der i højredelen af bjælken, der ligger over den første e-mail, står A øverst, betyder der at e-mailene er arrangeret efter afsender i alfabetisk rækkefølge. Ønskes dette ændret, kan du blot klikke på feltet med A øverst så er det ændret til at der står Å øverst Læst eller ulæst Når du modtager en e-mail vil den indtil du har markeret den være angivet med en lukket konvolut ikon, som det du ser her. Outlook er normalt opsat til at når e-mailen har været vist i læseruden der normalt findes i højresiden af Outlook, så skal dette konvolut ikon ændres til et åbent konvolut ikon, som det du ser her. Og det er for så vidt også meget smart. Men har en e-mail været læst når den blot har været markeret i ganske få sekunder? Det har den vel ikke, men ikke desto mindre får den en åben konvolut ikon og dermed betegnelsen læst. Derved kan det blive svært at overskue hvilke e-mail du har læst og hvilke du i princippet ikke har læst selv om den er markeret som læst, og 7
derved kan du glemme at foretage handlinger eller svare på spørgsmål som er angivet i e-mailen. At man kan læse en e-mail i læse ruden er egentligt meget smart, men at konvolut ikonet derefter skal ændres til et åbent og dermed en indikation på at det er læst er ikke relevant. Nu skal vi se på en ændring af indstillingerne for den måde Outlook definere hvornår en e-mail skal vises som læst, klik på menuen Funktioner indstillinger Herefter vil du se indstillingsboksen hvor der skiftes til fanen Andet (1) hvorefter du klikker på knappen Læserude (). I boksen læserude som kommer frem skal du fjerne markeringen i feltet Marker emnet som læst, når markeringen fjernes (3) 1 3 4 Klik herefter på OK (4), Klik også på OK til den efterfølgende boks. Nu er indstillingerne for Outlook sat til at e-mails der er markeret og blot læses/gennemses i læsesruden bibeholder det lukkede konvolut ikon, og først i det øjeblik at e-mailen er blevet åbnet, som kan ske ved et dobbeltklik på det, og efterfølgende lukket igen, vil den være markeret med et åbent konvolut ikon, og dermed som læst. 8
E-mails styr dine mails og lad ikke dem styre dig Målet er en tom indbakke, utopi vil de fleste svarer, og det er måske meget rigtigt, men så vidt muligt skal du se om du ikke straks kan få dine mails væk så snart du har behandlet dem, på den måde har du kun e-mails i indbakken som du ikke har behandlet. Indbakken er det sted hvor e-mails kommer ind, egentlig ligesom postkassen der hjemme, der leverer postbuddet alle breve, avisbuddet alle aviserne og reklame drengen alle reklamerne. Men de færreste gør det samme med posten i postkassen, som de gør med e-mails i Indbakken, nemlig lader dem ligge når det er læst, hvorefter det ville fylde meget i postkassen. Tag stilling første gang du ser på en e-mail udfra følgende muligheder: 1. Brug Delete tasten så snart du har behandlet en e-mail der ikke skal gemmes/arkiveres. Gem e-mails i undermapper så snart du har behandlet dem, dvs. læst dem og besvaret 3. Hvis du ikke kan gøre noget ved opgaven lige nu, så opret den som en opgave (se vejledning herfor på side 36) Tager du stilling første gang du ser mailen, vil du spare meget tid, for tager du ikke stilling første gang bruger du tid ved flere andre lejligheder til at se og tænke på mailen. Flytte e-mails fra indbakken til undermapper Når du har modtaget e-mails og efterfølgende har læst dem, skal du vurdere om de skal slettes eller flyttes over i en undermappe som du har oprettet. En god regel er at når du har behandlet eller læst indkomne e-mails, så få dem væk fra indbakken for derved at lette overskueligheden over de e-mails du her har. På den måde har du kun e-mail i indbakken der ikke er blevet behandlet, og derved sikre du dig et godt overblik og undgår at overse vigtige e-mails. 9
Opret en undermappe For at oprette en undermappe skal du højreklikke på den mappe du ønsker at oprette undermappen til. I eksemplet til højre, højreklikkes der på indbakken (1) og i den menu der kommer frem vælges der Ny mappe (). 1 www.officekursus.dk I boksen der kommer frem skal du give den nye mappe et navn (3), klik derefter på OK (4). Således vil du efterfølgende kunne se den/de oprette undermapper ligger under indbakken. 3 Resultatet af oprettelsen af undermappen revisor ses her til højre. 4 Manuel flytning af e-mails til undermapper Når du vil flytte elementer fra indbakken til en undermappe skal du klikke på selve e-mailen og trække den hen over den mappe den skal placeres i, når den mappe den skal placeres i har en blålig markering slipper du musetasten, og e- mailen er flyttet til denne mappe. 10
Automatisk flytning af e-mails med regler Personligt har jeg det bedst med selv at flytte e-mails fra indbakken til en undermappe, på den måde er jeg selv bevidst om hvad der foregår. Man kan dog få Outlook til at flytte e-mails automatisk fra indbakken til en undermappe, hvilket jeg selv bruger i forbindelse med nogle specielle ting, f.eks. hvis man modtager nyhedsbreve fra et bestemt firma vil jeg automatisk få dem flyttet til en mappe, således jeg kun har reelle e-mails liggende i indbakken. Reglerne kan oprettes til at holde øje med mange forskellige ting. F.eks. kan de tage fat i e-mails og flytte dem til en anden mappe hvis der måtte stå et bestemt ord eller sætning i emnelinjen eller selve meddelelses teksten, ligesom den kan tage e-mails der er sendt fra en eller flere bestemte personer og flytte til en given mappe. Reglerne oprettes ved at klikke på menuen Funktioner regler og advarsler Du vil få boksen regler og beskeder frem, hvor du skal klikke på knappen i venstre hjørne der hedder Ny regel (1). 1 Herefter kommer boksen med navnet guiden regel frem, hvor der kan vælges mellem forskellige måder at oprette reglerne på (). I eksemplet her er der valgt en regel der skal flytte meddelelser fra bestemte personer til en mappe. Den bestemte person og mappe kan du definere nederst i vinduet. 3 11
Når du skal angive den/de bestemte navne klikker du på det blå link der hedder en person eller distributionsliste(3) og boksen til højre kommer frem. Du kan vælge personer fra dit adressekartotek, det gøres ved at vælge kontaktpersoner i det felt hvor der i billedet står Global adresse liste (4). 4 Er den person du ønsker skal omfattes af denne regel ikke oprettet i dine kontaktpersoner, kan du i Fra feltet (5) nederst i vinduet skrive e-mail adresserne på de e-mail adresser denne regel skal omfatte. Har du mere end en adresse, skal de adskilles af et semikolon (;), klik herefter på OK (6). For at angive den mappe meddelelserne skal flyttes til skal du klikke på det blå link der hedder <mappenavn> og denne boks kommer frem hvor du vælger hvilken mappe det skal flyttes til (7). Klik på OK (8) når mappen er valgt 5 7 6 8 Den udfyldte boks kan du se her til højre. Ønsker du at ændre e-mail adresserne eller mappen, så klikker du blot på de respektive blå tekster og laver de nødvendige til retninger. Klik på Udfør (9) for at sætte reglen i kraft. Du kan også klikke på næste for at lave fin justeringer af reglen, det kunne evt. være undtagelser der kunne tages højde for etc. Alle meddelelser der fremover modtages fra de nævnte afsendere vil blive omfattet af denne regel, og dermed flyttet til den angivende mappe. 9 1
Hurtig adgang til mapper Hvis du har fået en stor mappestruktur som vil betyde at du måske skal bevæge dig langt ned i strukturen for at finde en mappe du bruger ofte, så kan du i stedet for oprette den som foretruken. I venstre side af Outlook finder du foretrukne vinduet (1). For at ligge dine mapper op som en foretrukken skal du højreklikke på mappen () du ønsker at gøre til en foretrukken mappe, i menuen der kommer frem skal du klikke på Føj til foretrukken mappe (3) Herunder ses mappen Kunder liggende som en foretrukken mappe (4) 1 4 3 En foretrukken mappe fjernes ved at højreklikke på den igen, og vælge ffjern fra foretrukne mapper. 13
Udskyd leveringen af sendte e-mails I det næste afsnit ser vi på hvordan du med fordel kan opsætte Outlook til at udskyde/forsinke afsendelsen af en e-mail når du har klikket på send. Ofte finder man ud af ganske kort tid efter man har sendt en e-mail, at de vedhæftede filer manglede, eller teksten er halvt skrevet færdig og ved en fejl er afsendt. Ja løsningen hidtil har været at sende e-mailen igen, med en forklaring på at bla bla bla osv. Sådan opsætter du forsinkelsen af leveringen af e-mails. Klik på Funktioner regler og beskeder Boksen Guiden regel kommer frem Vælg Start fra en tom regel (1) Vælg Undersøg meddelelser, når de er afsendt () 1 Klik på Næste (3) 3 I det næste vindue foretages der ikke noget valg. Klik på næste (4) Klik Ja (5) til nedenstående boks 4 5 14
I det næste vindue skal du sætte en markering i feltet Udskyd levering med et antal minutter (6) I den nederste del af vinduet skal du klikke på det blå link Et antal (7) 6 7 10 I vinduet der kommer frem skal du angive hvor mange minutter der skal anføres som forsinkelse (8), Klik på OK (9) Klik på Næste (10) 8 9 Klik på Udfør (11) 11 Klik på OK (1) 1 15
Fremover vil der efter afsendelse af en e-mail gå det anførte antal minutter inden den fysisk bliver sendt af sted. Fra du klikkker på send og til den bliver sendt af sted, vil du kunne finde den i Udbakken. Har du lavet en fejl kan du åbne mailen fra udbakken og rette det der skal rettes, for igen at klikke på send. Hvis du på et tidspunkt ønsker at slå funktionen fra, går du i menuen Funktioner Regler og advarsler. I boksen der kommer frem fjerner du markeringen ud for den regel du ønsker at sætte på pause. Klik på OK efterfølgende. 16
Undgå forstyrrelser Standard indstillingerne i Outlook er opsat til, at give dig besked om når du modtager nye e-mails. Du kender sikkert det, at når du får en ny e-mail bliver du påmindet omkring dette med en pop up boks eller en lyd, og du bliver lige nød til at se hvem der skriver til dig og hvad der er skrevet, MEN DET ER EN FORSTYRRELSE der får dit fokus væk fra den igangværende opgave. Her vil vi se på nogle små og enkelte ændringer der vil nedsætte den unødige forstyrrelse som Outlook udsætter dig for. I Outlook skal du klikke på menuen funktioner Indstillinger hvorefter du får boksen Indstillinger frem på skærmen. Her skal du på fanen Indstillinger (1) vælge at klikke på knappen E-mail-indstillinger () Herefter kommer der en ny boks frem på skærmen, hvor du klikke på knappen Avancerede e-mail indstillinger (3) 1 3 I denne boks skal du fjerne de markeringer der findes i gruppen Når nye emner modtages i indbakke (4) Klik på OK(5) Klik efterfølgende på OK til de bokse der er åben. 4 5 17
Bestem selv hvornår du modtager e-mails i indbakken www.officekursus.dk I det foregående afsnit har vi fjernet unødige forstyrrelser således, at unødigt forstyrres af lyde og pop up bokse mm. Men hvis du står i Outlook og er i gang med at behandle dine indkomne e-mails, kan det være ganske forstyrrende at der kommer nye e-mails ind i indbakken, for man skal da lige se hvad det nu drejer sig om. MEN DET ER EN FORSTYRRELSE der får dit fokus væk fra den igangværende arbejde. Du kan sætte Outlook i Offline tilstand, det gøres ved at klikke på pilen der er til højre for ikonet Tilsluttet (1) som du finder i nederste højre hjørne af Outlook billedet, klik her på Arbejd offline (). Herunder kan du se at Outlook er i Offline tilstand 1 Hvis du i mellemtiden opretter nye mails, besvare e-mails og sender dem, så kan de i sagens natur ikke komme ud af Outlook. Men de mails du sender mens Outlook er Offline, vil blive lagt i udbakken, så snart der er forbindelse igen vil de automatisk blive afsendt. For at gøre Outlook Online igen, gør du det samme som du satte den i Offline tilstand. Søgefunktionen Ofte kan du have behov for at skulle finde en e-mail som du tidligere har modtaget, du ved måske hvilken mappe du skal lede i, men alligevel kan du ikke finde den. Men hvis du kan komme på et specielt ord eller sætning fra e-mailen, så kan du bruge søgefunktionen til at finde den. Søg i en bestemt mappe Søgefunktionen starer du ved at klikke på ikonet Søg (1) der ligger i værktøjslinjen, herefter vil der komme et søge felt frem, som vil blive liggende indtil du klikke på søg knappen igen. 1 18
I feltet Søg efter () angiver du det du vil finde/søge efter i en given e-mail. Klik på Søg nu (3) for at igangsætte søgningen i den valgte mappe. Der søges i alle felter i e-mailene, ligefra e-mail adresser til emne og meddelsestekster. 4 3 Herover ses resultatet af en søgning i Indbakken efter emner med teksten Excel De e-mail der ikke matcher de angivende søgekriterie bliver ikke vist.for at ophæve søgningen igen klikkes der på Ryd (4), som ligger til højre for søge feltet. Søg i alle e-mail mapper Skal du finde en bestemt e-mail, men du ved ikke i hvilken mappe du skal finde den, kan du heldigvis søge i alle mapperne på engang. 1 For at lave denne søgning skal du klikke på den lille pil der er til højre for ikonet Søg i (1), i den menu der kommer frem vælger du Alle postmapper () Skriv den ønskede søge tekst og igangsæt søgningen. 19
Søgemapper I afsnittet omkring søgefunktionen så vi hvorledes der kan søges efter specifikke e- mails ud fra forskellige kriterier. En søge mappe er en form for en virtuel mappe der kun indeholder, eller rettere viser emner der passer til de søge kriterier du har opsat for den enkelte søge mappe. Søgemapperne Ulæst post og Til opfølgning Som standard er der oprettet to søgemapper som er placeret i det felt der hedder foretrukne mapper, de hedder henholdsvis Ulæst post og Til opfølgning. Søgemappen kan genkendes på at den er vist med dette ikon. Søgemappen ulæst post indeholder alle de emner der ligger et eller andet sted i din mappe struktur med et ulæst post ikon anført (lukket konvolut). Dvs. at du kan klikke på søgemappen ulæst post og dermed se alle dine ulæste e-mail uanset hvor de ligger. Når du har læst dem, og konvolut ikonet ændres til et åbent, vil de ikke længere forefindes i denne søgemappe. Søgemappen Til opfølgning indeholder alle de emner der ligger et eller andet sted i din mappe struktur med et opfølgnings ikon anført. Klikker du denne søgemapper vil du få vist alle de e-mails du har sat et opfølgningsflag på. Opret dine egne søgemapper Du kan oprette din søgemappe ved at højreklikke på den mappe der hedder søgemapper, du finder den nedest i din mappe strutur. Når du højreklikker (1) på denne mappe skal du vælge punktet Ny søgemappe (), hvorefter du vil få en boks frem hvor du skal vælge de kriterier der skal opfyldes for at emnerne skal vises i den nye søgemappe. 1 I eksemplet til højre kan du se forskellige muligheder for søgemapper, her er der valgt en søge mappe der indeholder e-mails der er sendt til og modtaget fra bestemte personer (3). Derefter skal du i feltet Tilpas søgemappe angive de kriterier den skal arbejde udfra, dette gøres ved at klikke på knappen Vælg (4) 3 4 0
Her kan du vælge fra dit adressekartotek, eller du kan skrive den, eller de e-mail adresser du ønsker at anføre som kriterie, hvis du angiver flere skal du adskille dem med et semikolon (;). De e-mail adresser der står i feltet Fra eller Sendt til (5) vil være de kriterier du anvender når der efterfølgende klikkes på OK (6). 5 6 Herefter vil du i denne søgemappe kunne finde e-mails der er modtaget fra og sendt til en bestemt person, så på den måde kan du have alt korrespondance samlet i denne søge mappe selv om emnerne rent fysisk findes i egentlige mapper i din mappestruktur Der findes mange forskellige typer søgemapper du kan oprette, bla en der indeholder e-mails med bestemte ord eller sætninger, en der finder e-mails vedhæftede filer eller blot viser e-mails der er større end en given størrelse, det vil kunne bruges til at finde de store e-mails i tilfælde af plads mangel. 1
Arkivering af e-mails Gentagne gange har du sikkert oplevet at du har plads mangel i din postkasse, den fylder simpelthen formeget. Du får konstant besked på at rydde op, gør du ikke det kan du ikke sende e-mail før du har nedbragt størrelsen af din postkasse. Oprydningen foregår som oftest ved at slette en del e-mail, nogle kan man helt sikkert godt slette, men der er sikkert også nogle der burde blive gemt men som alligevel bliver slettet. Husk at alt der ligger under din postkasse fylder, dvs. indbakken, undermapper, sendt post, kalender mfl. For mange er modtagne og sendte e-mail gode at have for at kunne vende tilbage til en korrespondance, og derfor er det meget ærgerligt at skulle slette disse e-mail. Men heldigvis har Outlook en arkiveringsfunktion der kan flytte e-mails fra dine mapper til et arkiv hvor de samme mapper vil være tilstede. E-mails i et arkiv tæller ikke med i størrelsen af din postkasse. Dvs. at e-mails der ligger i de mapper du kan se her til højre automatisk efter et bestemt antal dage vil flyttes ned i et arkiv i nøjagtig de samme mapper som her. Opsætning af arkiveringsindstillingerne For at opsætte arkiveringsindstillingerne skal du klikke på menuen Funktioner og Indstillinger hvorefter du får indstillingsboksen frem, her vælger du fanebladet Andet og klikker på knappen Autoarkiver.
Boksen du ser her vil komme frem hvor du skal anføre dine indstillinger.: 1 1. Du skal tage stilling til hvor ofte arkiveringen skal finde sted, det gør du i feltet Autoarkiver for hver XX dage 3. Hvis du vil spørges før arkiveringen skal du lade tjektegnet sidde i feltet 4 spørg før autoarkivering, hvis dette 5 ikke vælges sker det automatisk. 3. Vurder hvor gamle dine emner skal være før d flyttes i arkivet, det gøres i feltet der hedder Fjern emner, der er ældre end XX dage/måneder 4. Vælg en placering af dit arkiv, klik på knappen Gennemse for at vælge den mappe du ønsker at dit arkiv skal gemmes i, arkivet er en form for fil ligesom en Word og Excel fil, og skal derfor have en placering. Det er vigtigt at du vælger et drev der tages backup af, og ikke placere det på C: drevet. Da det vil være tabet hvis computeren går i stykker. 5. For at få dette til at gælde på alle dine mapper i Outlook, skal du klikke på knappen der hedder Anvend disse indstillinger på alle mapper nu. Klik nu på OK. Med ovennævnte indstillinger vil der gå 10 dage, og der vil komme boks frem på skærmen der spørger om du vil arkivere gamle emner nu. Klikker du Ja til dette, så vil Outlook tage de e-mails der er ældre end de dage du definerede i indstillingerne herover. Herunder kan du se resultatet af arkiveringen. Du har en tro kopi af dine mapper fra selve postkassen, e-mails vil efterfølgende kunne findes her når de er for gamle til at lægge i selve postkassen. Du kan åbne e-mails mm. på samme måde som hvis de lå i en anden mappe, og besvare eller videresend virker også fortsat. 3
Tilbagekaldelse af e-mail Hvis du kommer til at udsende en e-mail ved en fejl, kan du være heldig at du kan tilbagekalde den. For at tilbagekalde en e-mail skal du finde den sendte e-mail i Sendt post, hvorefter du åbner for den. Når den sendte e-mail er åbnet skal du klikke på menuen handlinger Tilbagekald denne meddelelse Boksen Tilbagekald denne meddelelse kommer frem Du kan foretage to handlinger, den første sletter ulæste kopier, den anden sletter ulæste kopier og du får mulighed for at sende en ny. Det sidste felt hvor der er sat en markering, kan være ganske god, da du så kan modtage en meddelelse om det er lykkedes eller ej, at tilbagekalde denne e-mail. Men har du sendt din e-mail til 100 personer, så får du også 100 retur svar så tænk lige om det er en indstilling du vil benytte fra gang til gang. Hvis personen du har sendt mailen til har åbnet den inden du tilbagekalder, så vil det ikke lykkedes dig at tilbage kalde den. Er den omvendt ikke blevet læst vil du kunne tilbage kalde den. 4
KAPITEL 3. KALENDER FUNKTIONEN Kalenderen er en uundværlig ting for de fleste, her ser vi på mulighederne der ligger i at anvende kalenderen på den mest effektive måde. Brug kalenderen til at styre din tid udfra, dvs. angivelse af møder, ferie, kurser endda måske afsætte tid til løsning af dine opgaver. Opret aftaler fra e-mails I forbindelse med en e-mail korrespondance kan der opstå aftaler der bør indlægges i kalenderen, dette kan gøres direkte fra den modtagne e-mail i indbakken. 1 I listen med alle e-mail, skal du klikke med muses på den e-mail (1) du ønsker at gøre til en del af en aftale, træk den hen over Kalender knappen (). Herefter åbnes der en ny af tale, hvor du kan anføre en mere præcis emne, samt indstillle tid, sted, kategori mm. E-mailen ligger fortsat i indbakken, og skal håndteres derfra som alle øvrige e-mails. Kopier eller flyt en aftale Hvis du skal flytte eller kopiere en aftale, findes der forskellige måder at gøre det på, det er muligt at bruge genvejstasterne Ctrl+C for at kopiere og Ctrl+X for at klippe, for at sætte ind kan Ctrl+V anvendes. Men ofte kan det letteste være at bruge musen til at kopiere eller flytte aftaler med. Hvis du vil flytte en aftale, skal du klikke (hold klikket nede) på aftalen og trække aftalen til den dato du ønsker, hvor du slipper musen. Når man er ved at flytte en aftale, vil du under pilemarkøren kunne se en lille firkant, denne betyder at du er ved at flytte en aftale. 5
Hvis du derimod ønsker at kopiere en aftale er fremgangsmåden stort set den samme som ved flytning, du skal bare kombinere klikket på musen med at trykke Ctrl tasten nede, når du har trukket aftalen til den dato du ønsker at placere den på er det vigtigt at du først slipper muse tasten og derefter Ctrl tasten. Når du er ved at kopiere en aftale vil du under pilemarkøren kunne se en lille firkant med et kryds henover. Afsæt tid i kalenderen til løsning af dine opgaver Opgaverne som du har oprettet i opgave delen i Outlook, løser jo ikke sig selv. Alt efter sine arbejdsmetoder kan man ved dagens eller ugens start lave en plan over hvilke opgaver der skal løses og hvornår på ugen/dagen. Opgaverne kan du lægge i kalenderen så du på den måde har styr på din dag og har afsat tid til løsning af opgaverne..skift til Uge eller dag visning, hvor du vil kunne se dine opgaver under de respektive dage i kalenderen 1 For at lægge en opgave i kalenderen, klikker du på den i opgavelisten i (1) og trækker den over i kalenderen, lige som det er gjrot herover med opgaven linkbytte Når den slippes i kalenderen er varigheden kun 1/ time, kør markøren hen mod kanten af den oprettede aftale i kalenderen, når du ser en dobbelt pil (), klikker du og trækker til du har strukket den ud over så lang tid som du forventer opgaven tager at udfører. 6
Kategorier Farver styrker overblikket og kan være medvirkende til en megt let og informativ kalender som ved et hurtigt visuelt blik kan give dig et overblik over kommende aftaler. Herudover er de gode til at anvende til forskellige visninger af kalenderen Til en aftale kan der oprettes kategorier og kategorierne kan tildeles en farve som vil vises i kalenderen på den pågældende aftale. Tildel og opret kategorier Klik på Knappen Kategorier (1) for at tildele aftalen en kategori, der kan vælges mellem kategorier der er oprettet. Du vil muligvis kunne se nogle kategorier der hedder Rød kategori osv. Første gang de anvendes beder dem om et andet navn For at oprette flere kategorier skal du klikke på Alle kategorier (), i den boks der kommer frem kan du klikke på knappen Ny (3) 3 7
Du skal give din nye kategori et navn (4), vælg en farve til denne kategori (5) 5 4 6 Klik på OK (6), ligeledes til den efterfølgende boks. Herunder kan der over emne feltet ses at kategorien er tildelt Ude i kalenderen kan det ses at et emne er kategoriseret. 8
Gentagelse af aftaler ugentligt månedligt-årligt Hvis du har aftaler der skal gentages med jævne mellemrum, kan du ved oprettelsen af en aftale angive forskellige former for gentagelse. Herunder gennemgår vi oprettelse af en aftale der skal gentages hver. uge, de næste 0 uger. Opret en aftale som du normalt ville gøre det, udfyld relevante felter, så som Emne (1), Start og slut tidspunkter (), sted (3) samt kategori (4) For at oprette gentagelsen skal du klikke på ikonet Gentagelse (5) 5 4 3 1 4 Herefter kommer boksen tilbagevendende aftale frem Vælg først hvor ofte aftalen skal gentages, dette gøres i feltet Gentages (4) I feltet Gentages for hver XX Uge(r) (5) angives et tal for hvor mange uger der skal gå før den gentages igen. 4 5 6 Vælg også på hvilken uge dag gentagelsen skal foregå på. (6) Angiv hvornår gentagelsen skal stoppe (7) Klik på OK (8) Gem og luk efterfølgende den oprettede aftale, og aftalerne vil være gentaget ud fra de anførte indstillinger i kalenderen. 8 7 9
Redigering af tilbagevende aftaler Hvis du ønsker at ændre på de tilbagevendende aftaler, skal du åbne for en af de tilbagevendende aftalerne i kalenderen, det er lige meget hvilken. Boksen du ser til højre vil derefter komme frem. Hvis du vil ændre på hele gentagelses mønsteret, skal du vælge Åben serien (1), og derefter klikke på OK (). 1 For at lave ændringer på tidspunktet eller gentagelsesmønsteret, skal du klikke på Gentagelse (3) I den bokse der kommer frem kan du ændre ligesom da du anførte gentagelsen. 3 30
Indsæt helligdage i kalenderen. I kalenderen har vi mulighed for at oprette helligdagene som vi kender dem fra vores normale kalendere i papir form, herunder beskrives det hvordan du kan indsætte helligdagene i kalenderen. 1 Klik på menuen Funktioner indstillinger, i indstillingsboksen som kommer frem, skal du forblive på fanen Indstillinger hvor du klikker på knappen Kalender indstillinger (1). I denne boks som kommer frem, skal du klikke på knappen der hedder Tilføj helligdage (). Boksen der hedder føj helligdage til kalenderen kommer frem. Danmark er normalt markeret her, men du kan foretage andre andre landes helligdage markeringer (3), hvis du finder det nødvendigt. Klik på OK (4) for at begynde overførelsen af helligdagene til kalenderen. Der vil komme nogle bokse frem herefter, når du kan klikke på OK til disse gør du det. Herefter bør alle helligdagene være tilføjet i kalenderen. OBS: DU skal blot være opmærksom på at hvis de markerede landes helligdage er sammenfaldende, vil der forekomme en helligdags markering for hvet land, på den pågældende dag. 3 4 31
Søgning i aftaler www.officekursus.dk Principperne for søgning i kalenderen efter specifikke emner er de samme som ved søgning i opgaver. Dette er forklaret nærmere på side 45 Del kalenderen med kollegaer Alt efter virksomhedens politik for åbenhed i kalenderene kan det være således at ens kollegaer uden videre kan se aftaler i din kalender. Er det ikke tilfældet kan du give dem rettigheder til at se/læse aftaler i din kalender, eller sågar give dem lov til at oprette og evt. slette aftaler i din kalender. Dette virker kun hvis der i virksomheden anvendes en Exchange server, er du i tvivl så spørg den It ansvarlige. Principperne i kalender deling er de samme som ved deling af opgaver. Du kan læse mere om dette på side 46 i dette materiale Åbne en delt kalender kalender Principperne for at åbne en anden persons kalender er den samme som for at se en anden persons opgaver. Du kan læse mere om dette på side 46. 3
KAPITEL 4. OPGAVE FUNKTIONEN Vi vælter os i opgaver dagligt, opgaver kan identificeres ved at du skal gøre noget til et bestemt tidspunkt. Opgaver kan bestå af gøre mål som f.eks., at du en given dato skal lave en projektbeskrivelse færdig eller du skal give et svar på en e-mail, for det er vel også en opgave. Den gode gamle opgave blok er ganske fin, men absolut ikke dynamisk nok til den hverdag de fleste oplever på arbejdspladsen, her foregår meget i Outlook hvorfor så ikke bruge Outlooks opgave del til styringen af dine opgaver det vil vise sig, at være dynamisk da det er meget let at flytte opgaver frem eller tilbage i tiden, hvis deadlines flytter sig. Planlægning af en opgave Når du har identificeret en opgave så er der to ting du skal vurdere. 1. Hvornår skal den være færdig (forfaldsdato). Ud fra andre vigtige opgaver der falder samme dag, hvor vigtig er opgaven du er ved at oprette så. (kategoriser som en A-opgave, B- opgave eller C- opgave) Årsagen til forfaldsdatoen er at man ved hvornår opgaven skal være færdig, den er let at sorterer udfra så opgaver der står for forfald ligger øverst, hvilket jo forekommer meget naturligt. Kategorierne bruger vi så til at liste opgaverne indenfor en given forfaldsdato, således de er listet efter prioritet inden for de opgaver der ligger til fuldførelse inden for samme dag. Ved at gøre det til en vane at sætte en realistisk forfaldsdato på wn opgave, samt give den en kategori så kan du meget let skabe dig et overblik over de opgaver du skal løse og i hvilken prioriteret rækkefølge (ved hjælp af kategorierne). Hvis du opretter en opgave med forfald den 13-04-010 og giver den kategorien A- opgave, så vil det være en opgave der skal løses denne dag, da den er forholdsvis vigtig karakter. Har du en anden opgave til løsning den 13-04-010 du har kategoriseret til en B- opgave, skal den helst løses denne dag, men der vil ikke ske noget ved at udsætte den til næste dag, men sker det et par dage i træk at en B-opgave flyttes, vil den kunne blive til en A opgave. En opgave med forfald den 13-04-010 med kategorien C-opgave, er sat på til denne dato og skal løses i frem så fald der er tid til det, ellers kan den flyttes til en anden given forfaldsdato. Se skitse på næste side med Kategoriernes betydning 33
A-Opgaven er vigtig, skal helst løses på dagen og kan ikke udskydes B-Opgaven er delvis vigtig på dagen, men kan uden de helt store problemer udskydes til den efterfølgende dag. C-opgaven Er ikke vigtig på dagen, og kan uden problemer udskydes til senere datoer Detalje planlægning af dine opgaver dagligt - ugentligt Ved dagens slutning kan du se morgen dagens opgaver igennem og evt. ændre på kategorier eller forfaldsdatoer der kan rykkes osv. Ved ugens slutning, f.eks. fredag eftermiddag bruger du 10 min. på at planlægge den efterfølgende uges opgaver, for at se om forfaldsdatoer, og kategorier fortsat stemmer overens med det du oprettede opgaven med ved initeringen af opgaven. Oprettelse af opgaver Principperne for at oprette opgaver ligner meget de der anvendes ved oprettelse af aftaler til kalenderen. Klik på frem. i øverste venstre hjørne af skærmen, og du vil kalde en ny tom opgave Udfyld Emne (1). Som udgangspunkt er det en god idé at anføre en forfaldsdato (), samt evt. en påmindelses dato (3), og evt. ændre det forslag Opgaven selv kommer med til påmindelsestidspunktet. 5 4 1 3 Giv Opgaven en kategori, som du kan bruge til at prioritere dine opgaver efter (4). (se evt. hvordan kategorier oprettes på side 37) Klik på Gem og Luk (5)når du er færdig. 34
I billedet til højre kan den oprettede opgave med emnet ferie planlægning ses liggende øverst i opgaverækken, og som du kan se, ligger de i rækkefølge efter forfaldsdato. 35
Opret en opgave udfra en e-mail Det kan ofte forekomme at du modtager en e-mail hvori der står forskellige ting, herunder ting som du skal gøre, altså en opgave. Du kan tage fat i indkomne e-mail og oprette en opgave direkte herfra. 1 Det gøres ved at højre klikke på flaget (1) der er i højre side at mailen e-mailen og give den en forfaldsdato udfra de muligheder der kommer frem. Hvis du ikke kan bruge nogle af forslagene til noget, så kan du vælge brugerdefineret hvor du vil have mulighed for at fastsætte en specifik dato Giv også mailen, som du nu har givet et flag, en kategori A, B eler C ()som du bruger til at prioritere dine opgaver udfra. Hurtig oprettelse af opgaver alternativet til opgaveblokken Hvis du har været til møder etc. og nedskrevet nogle opgaver på din notat blok så få dem hurtigst muligt ind sammen med dine øvrige opgaver, eller du sidder og taler i telefonen og skal indskrive en opgave, så vises der herunder en let måde at gøre det på. I den øverste del af Opgave vinduet, dv. lige over dine listede opgaver, finder du en linie der kan benyttes til oprettelse af opgaver på en hurtig og effektiv måde. 36
1 3 Sæt markøren i feltet hvor der står anført Klik for at tilføje en ny opgave, angiv her opgavenbs Emne (1), anfør en forfaldsdato (), angiv en kategori (3) Opret kategorier Udfra før omtalte opgave prioriteringer skal du oprette tre kategorier, en A-opgave, B-Opgave og en C opgave. For at oprette flere kategorier skal du klikke på Kategori ikonet (1), i menuen der kommer frem kan du se de kategorier der er oprettet. For at oprette nye kategorier skal du nederst klikke på falle kategorier () 1 Klik på ny (3) for at oprette en ny kategori 3 Du skal give din nye kategori et navn (4), vælg en farve til denne kategori (5) 5 4 6 Klik på OK (6), ligeledes til den efterfølgende boks. 37
Visninger af opgaverne. Opgaverne er normalt listet efter visningen der hedder enkel liste, den lister opgaverne i rækkefølge efter forfaldsdato, hvilket der kan være meget fornuft i. I venstre side af opgave vinduet kan du vælge mellem andre forskellige visninger, således vil du kunne få listet dine opgaver på forskellige måde. En visning der kan være god til at se fordelingen af opgaver er visningen der hedder Opgavetidslinje, som det kan ses herunder viser den dine opgaver på en tidslinje Ovenstående muligheder for at få vist dine opgaver kan være fine i nogle sammenhænge, men vi vil nu se på hvordan du opretter dine egne visninger. 38
Opret egne visninger I det efterfølgende forklaring gennemgås der hvor dan du kan oprette dine egne definerede visninger. Herunder vil vi gennemgå oprettelsen af en ny visning der lister opgaverne 1. Efter Kategori. Og kun viser opgaver der forfalder på selve dagen, og de opgaver der ikke blev løst dagen før. Sådan gør du: Klik på menuen Vis Arranger efter Aktuelvisning Definer visning Herefter vil du få boksen Assistent til brugerdefinerede visninger komme frem. Klik på knappen Ny (1) 1 39
I boksen Opret ny visning skal du i feltet Navnet på den nye visning () give din visning et klart og sigende navn. Klik herefter på OK (3) 3 Boksen Tilpas visning: XXX Dit definerede navn XXX kommer frem. 4 Det første vi starter med er at definerer hvilke felter der skal vises klik derfor på knappen Felter (4) Boksen Vis felter kommer frem. Vi vil fjerne nogle af de standardfelter der vil blive vist, marker derfor samlet eller enkeltvis felterne i højre siden (5) der hedder Vedhæftet fil Status Kategorier 7 8 6 5 Når de er markeret fjernes de ved at klikke på Fjern (6) 9 Feltet Fuldført (7) skal du finde og markere i højresiden, klik derefter på knappen Tilføj (8) Rækkefølgen af felterne i højresiden skal flyttes således de ligger i følgende rækkefølge fra oven: Ikon fuldført Prioritet Forfaldsdato Emne 40
Marker feltet der skal flyttes og klik på Flyt op eller Ned (9) Efter justeringen af felterne vil det se således ud. Klik på OK (10) 10 Du vil nu være tilbage i boksen Tilpas visning: XXX Dit definerede navn XXX, hvor vi nu vil oprette gruperinger der vi liste opgaverne efter de tildelte kategorier 11 Klik på knappen Grupper efter (11) Boksen Grupper efter kommer frem. I feltet Grupper emner efter (1) skal du vælge Kategorier Klik på OK (13) 1 13 41
Du vil nu være tilbage i boksen Tilpas visning: XXX Dit definerede navn XXX, hvor vi nu vil oprette sorteringer der tager fat i forfadsfatoerne og vil liste dem i forfalds orden 14 Klik på knappen Sorter (14) Boksen sorter efter kommer frem. I feltet Sorter emner efter (15) skal du vælge forfaldsdato Klik på OK (16) 15 16 Du vil nu være tilbage i boksen Tilpas visning: XXX Dit definerede navn XXX, hvor vi nu vil oprette et filter der sørger for at vi kun ser opgaver der forfalder i dag, og de der i øvrigt er forfaldne fra tidligere dage, men som ikke er løst 17 Klik på knappen Filter (17) Boksen filter efter kommer frem. 18 Skift til fanen Avanceret (18) Klik her på knappen Felt (19) 19 4
Under knappen felt vælger du Hyppige Anvendte felter (0) Forfaldsdato (1) 0 1 Boksen Filter kommer frem. I feltet Betingelse () vælger du på eller før, og i feltet Værdi (3) skriver du i dag. Klik på knappen Tilføj til listen (4) Klik herefter på OK (5) Klik OK til den efterfølgende boks og Luk til den sidste boks der er fremme på skærmen. 3 Nu vil du være tilbage i Opgave visningen, hvor du i venstre side kan se din oprettede visning, herunder er den oprettede visning valgt, og der ses kun emner fra opgavelisten der forfalder i dag (18/3-010), og de opgaver der ikke blev løst dagen før. 5 4 Du kan med fordel oprette flere visninger, bla. en der viser hele næste uges opgaver, så du på den måde om fredagen evt. kan planlægge og fin justerer opgave listen for næste uges opgaver. 43
Ligeledes kunne du med fordel oprette en visning der viser alle opgaver for i morgen, så du derved ved dages afslutning kan fin justere den efterfølgende dags opgaver. Principperne herfor vil være de samme som det der lige er gennemgået. Udskrive opgavelisten Ved dagens begyndelse kan du udskrive en opgaveliste med de opgaver der skal løses, på den måde har du en opgave blok fra Outlook på papir som du kan skrive noter mm. På. Ved dagens afslutning går du ind i opgavelisten og markerer udførte opgaver som fuldført, evt. flytter opgaver til andre forfaldsdatoer,. Ændre på kategorierne etc. For at udskrive opgave listen, skal du sørge for at de opgaver du vil udskrive er listet på skærmen i opgavevisningen. Klik herefter på menuen Filer udskriv Klik på OK for at udskrive listen, herunder ses et eksempel på en udskrift af en opgave liste Gentagelse af opgaver Principperne for gentagelse af opgaver, er de samme som for gentagelse af aftaler i kalenderen, du kan derfor læse om dette i kapitlet om gentagelse af aftaler i kalenderen, dette finde du på side 7. 44
Søgning i opgaver Hvis du har en opgave du skal ændre noget i, men du kan ikke lige se og finde den. Søgningen der er vist herunder er gældende for og virker på samme måde i kalenderen, Emails mm. I værktøjslinjen der ligger under menuerne, finder du ikonet Søg (1), klik på dette ikoen for igangsætte søgningen. Der vil nu komme et felt frem mellem opgavevisningen og værktøjslinjen. 1 5 3 4 For at søge skal du skrive det du vil søge efter, dette gøres i feltet Søg efter () ok igangsæt søgningen ved at klikke på Søg nu (3). Søgningen vil igangsættes og det du har angivet som søgeord, vil den finde i de opgaver hvor det ord findes i emnet eller selve teksten. De opgaver for det anførte søgeord står i vil blive vist på listen derunder efterfølgende. Ophæv søgningen ved at klikke på Ryd (4). Hvis du vil søge efter både e-mails, kalender mm. Kan du vælge dette ved at klikke på Søg i (5). 45
Dele opgavelisten Hvis du vil dele dine opgaver med udvalgte kollegaer, således de kan se dine opgaver hvis du er på ferie, eller syg etc. Så kan du gøre følgende. I Opgave delens venstre side finder du 3 blå link, hvor du klikker på Del mine opgaver (1) 1 I boksen der kommer frem skal du via knappen Tilføj () vælge den/de personer du vil dele din opgaveliste ud til. Dernæst skal du angive hvad de må gøre når de ser din kalender (3). I billedet til højre er markeringen Læs emner sat til, hvilket betyder at når en kollega ser opgaverne, så kan denne se opgaverne, dvs. læse rettigheder og ikke andet. 3 De andre indstillinger kan give sig selv hvad de betyder når teksten ud for dem tages i betragtning 4 Når indstillingerne er foretaget skal du klikke på OK (4) Åben delte opgaver Hvis du vil se en anden kollegas opgaver skal du gøre følgende: I Opgave delens venstre side finder du 3 blå link, hvor du klikker på Åben delte opgaver (1) 1 I boksen der kommer frem, skal du klikke på knappen Navn () for at vælge fra adressekartoteket, du kan også blot vælge at skrive navnet på personen i feltet. Klik på OK (3) 3 46
Herefter vil du åbne personens opgave vindue i din egen Outlook, som det fremgår af billedet herunder. Tildele en opgave Hvis du har mulighed for det kan du uddeligere dine opgaver, det gøres ved at åbne en opgave. Denne udfylder du ligesom normalt, dvs. med forfaldsdato, Emne etc. Herefter klikke du på ikonet Tildel opgave (1) 1 Der åbner sig et til felt (), hvor du angiver navnet på den person der skal have opgaven tildelt. Tryk på send (3). Når den er afsendt vil den ligge som en kopi på afsenderens opgaveliste 3 Efter afsendelsen vil modtageren få en e-mail der ser således ud 4 Klik på Accepter (4), klik OK (5) til nedenstående boks for at bekræfte opgavens modtagelse 5 47
Opgaven anmoderen vil nu få besked om at opgaven er accepteret, og opgaven vil være at finde på opgave modtagerens opgaveliste (6) sammen med øvrige opgaver. Kendetegnet på at det er en opgave der er tildelt, er ikon typen. 6 Når Opgaven er fuldført sættes der en markering ud for opgaven, og opgave anmoderen vil straks automatisk få en besked om at opgaven er løst, samtidig vil den få en overstreget markering i opgavelisten. 48
49