Notat Vedrørende: Institutionernes mulighed for at handle dagligvarer lokalt Sagsnavn: Redegørelse vedr. lokal dagligvarehandel Sagsnummer: 00.01.00-G01-76-17 Skrevet af: Birgitte Wendelboe Stobberup E-mail: bws@randers.dk Forvaltning: Budget Dato: 28-04-2017 Sendes til: Økonomiudvalget Indledning Gruppe- og udvalgsformændene har anmodet om en redegørelse over kommunens lokale dagligvarehandel, herunder institutionernes mulighed for at handle dagligvarer lokalt, samt hvornår den nuværende kontrakt på området udløber. I det følgende præsenteres forvaltningens redegørelse af ovenstående forhold. Dagligvarer afgrænses her til at omfatte fødevarer og drikkevarer (øl, vand, vin mv.). Med institutioner forstås alle kommunens aftaleenheder. Baggrund I juni 2014 præsenterede forvaltningen en redegørelse for Byrådet om lokale hensyn inden for indkøbs- og udbudsområdet med såvel fokus på understøttelse af det lokale erhvervsliv som institutionernes mulighed for at handle lokalt. Andelen af kommunens samlede indkøb, eksklusiv mellemkommunale betalinger, forsyningsvirksomhed, botilbud og offentlig transport, som blev placeret hos lokale leverandører, blev i den forbindelse opgjort til omkring 38 %, svarende til omkring 302 mio. kr. af kommunens samlede indkøb på 800 mio. kr. Det blev på den baggrund estimeret, at indkøb for omkring 80 mio. kr. potentielt ville kunne flyttes fra ikke-lokale til lokale leverandører, svarende til en potentiel stigning på 25 %. På den baggrund udarbejdede forvaltningen efterfølgende oplæg til følgende syv tiltag til at styrke og synliggøre lokale virksomheders muligheder for at handle med kommunen samt institutionernes indkøbsmuligheder: 1. Hjemtagelse af udbud flere udbud gennemføres af Randers Kommune selv 2. Lokale hensyn i udbudsprocessen samt muligheder for opdeling af udbud 3. Liste over lokale leverandører 4. Samhandel og samskabelse med det lokale erhvervsliv 5. Henstilling om, at indkøb, der ikke er annoncerings- eller udbudspligtige eller aftalebelagte, skal handles lokalt, hvis det er økonomisk forsvarligt 6. Understøttelse af decentrale indkøb dialogmøde og analyse on location Side 1 af 6
7. Frivillig deltagelse på aftalen for fødevarer Forvaltningen har efterfølgende arbejdet løbende med at understøtte disse tiltag. Med Vision 2021 er det målet, at andelen af vundne kommunale udbud i 2021 skal være øget med 25 % i forhold til niveauet i 2014. Overordnet er der endvidere formuleret en målsætning om, at andelen af køb af varer og tjenesteydelser hos lokale leverandører skal udgøre mindst 50 % i 2021 (af den såkaldte ikkeaftalebelagt handel), ligesom det er målsætningen, at andelen af anlægsopgaver udført af lokale leverandører er mindst 75 % i 2021. I budgetforliget 2017-2020 er det endvidere besluttet, at der for årene 2018-2020 ikke gennemføres prisfremskrivning af budgetterne til varekøb og tjenesteydelser. Beslutningen skal ses i sammenhæng med et fortsat arbejde for at styrke kommunens indkøbsfunktion. Som led i udmøntningen af ovenstående og kommunens indkøbspolitik i øvrigt - arbejder forvaltningen løbende med at sikre hensyntagen til lokale interesser samt små og mellemstore virksomheder i forbindelse med udbud. Blandt andet ved at egnede udbud opdeles i mindre delkontrakter samt ved, at fælleskommunale udbud opdeles i geografiske områder. Det kan i forlængelse heraf oplyses, at forvaltningen planlægger at udarbejde et forslag til en ny indkøbspolitik, der kan forelægges det nye byråd til godkendelse i 1. halvår 2018. Der er fra starten af 2016 trådt en ny udbudslov i kraft, ligesom der generelt ses et behov for, at der politisk tages stilling til, hvorledes der fremover skal arbejdes med indkøbsområdet i kommunen blandt andet set i lyset af, at indkøb er et af de temaer, som der arbejdes med i KL s og regeringens moderniserings- og effektiviseringsprogram. Status på lokal dagligvarehandel i Randers Kommune I 2016 indkøbte kommunens institutioner samlet set fødevarer og drikkevarer for omkring 42 mio. kr., hvoraf de 39 mio. kr. bliver indkøbt af institutioner, som er tilmeldt kommunens fælles, obligatoriske fødevareaftale. Der er i alt omkring 160 institutioner tilmeldt fødevareaftalen (ud af de omkring 170 institutioner, som blev tilbudt at deltage i aftalen; se mere om fødevareaftalen nedenfor). Disse omkring 160 institutioner på aftalen indkøbte i 2016 i alt fødevarer og drikkevarer for omkring 7 mio. kr. uden for aftale. Af kommunens samlede indkøb af fødevarer og drikkevarer på 42 mio. kr. udgjorde indkøb hos lokale leverandører 13 %, svarende til omkring 5,5 mio. kr. Fordelingen af de 5,5 mio. kr. i lokale indkøb på aftaler/ikke-aftaler og henholdsvis institutioner, der er tilmeldt og ikke tilmeldt fødevareaftalen, er illustreret i nedenstående tabel: Side 2 af 6
Tabel: Fordelingen af indkøb af fødevarer og drikkevarer hos lokale leverandører, 2016 2016 Institutioner uden for aftalen (kr.) % Institutioner tilmeldt aftalen (kr.) % Fødevareaftalen - 0% 1.315.452 30% Drikkevareaftalen 70.891 6% 535.556 12% (frivillig) Lokale 1.105.765 94% 2.476.070 57% leverandører uden for aftale I alt 1.176.657 4.327.078 Således blev omkring 1,3 mio. kr. indkøbt hos en lokal aftaleleverandør via kommunens obligatoriske indkøbsaftale på fødevarer og de 0,6 mio. kr. gennem en fælles, frivillig indkøbsaftale på drikkevarer. De resterende omkring 3,6 mio. kr. blev placeret hos lokale leverandører uden for aftale, eksempelvis hos lokale dagligvarebutikker, bagerforretninger mv. Indkøbsaftalerne på fødevarer og drikkevarer er beskrevet nedenfor. Rammerne for institutionernes indkøb Randers Kommune har indgået en række obligatoriske og frivillige indkøbsaftaler på forskellige områder. Såfremt der foreligger en obligatorisk indkøbsaftale for den vare, som skal indkøbes, skal indkøbsaftalen benyttes. Frivillige indkøbsaftaler kan anvendes efter ønske. Kun såfremt der ikke foreligger en indkøbsaftale for et område, værdien heraf er under tærskelværdierne for både udbud og tilbudsindhentning, og der ikke er grænseoverskridende interesse, er der mulighed for at handle hos lokale leverandører uden en aftale. De indkøbsaftaler, som stilles til rådighed for institutionerne, kan både være indgået af Randers Kommune selv, som led i indkøbsfællesskabet KomUdbud eller af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice); sidstnævnte vil være i tilfælde, hvor de pågældende indkøbsaftaler vurderes at være relevante og fordelagtige for kommunen. Opgaven med at foretage denne vurdering sker i kommunens centrale indkøbsfunktion (Udbud & Indkøb). Indkøbsaftalerne er forbundet med en række fordele for Randers Kommune som helhed samt for de enkelte institutioner - herunder blandt andet de følgende: - Kommunen opnår i kraft af sin størrelse og volumen ganske betydelige rabatter hos leverandørerne, som ikke vil kunne opnås, hvis alle institutioner handler på egen hånd. - Hver enkelt institution undgår at skulle være ansvarlige for, at deres indkøb foregår inden for de lovgivningsmæssige rammer og ikke overskrider udbudsretlige tærskelværdier mv. og undgår ligeledes at skulle stå for indkøbstekniske forhold som tilbudsindhentning, fornyelse af kontrakter samt overblik over udbudslovgivningen i øvrigt. - I indkøbsaftaler kan kommunen stille krav til mærkning, miljø- og sundhedsmæssige forhold, forskrifter for korrekt opbevaring og køl af fødevarer (ubrudt kølekæde) samt holdbarhed. Disse krav risikerer at blive tilsidesat, hvis der indkøbes uden for aftale. Side 3 af 6
- En del institutioner arbejder med økologimærker. Ved brug af den fælles indkøbsaftale sendes oversigten over indkøbt økologi blot ved henvendelse til leverandøren. Ved indkøb uden for aftale skal alle indkøb indtastes manuelt. - Ved eget indkøb skal institutionen selv tage hensyn til personalets arbejdsmiljø ved tunge løft. - Ved indkøb på en central aftale har kommunen overblik ved eventuelle sygdomsudbrud (fx listeria) ved, at aftaleleverandøren ved præcis hvilke institutioner, der har modtaget de berørte produkter. - Ved indkøb uden for aftale vil institutionen opleve afledte udgifter (direkte og indirekte i form af øget tidsforbrug) til transport, indkøb, betaling, bogføring, faktureringsgebyr mv. Desuden forringes muligheden for statistik og løbende priskontrol. Der er således en lang række såkaldte aftalebelagte varer, hvor der eksisterer en obligatorisk indkøbsaftale på området. Andre varer er ikke-aftalebelagte, og her er det således frit for institutionerne, hvor de vil placere deres indkøb af disse varer. På fødevare- og drikkevareområdet har kommunen følgende indkøbsaftaler: - Fødevarer: Obligatorisk indkøbsaftale via KomUdbud, dog kun obligatorisk for deltagende institutioner. Kontrakten er opdelt i tre delaftaler, som er indgået med henholdsvis AB Catering og Frugtengros v/torben Overgaard (lokal leverandør). I indkøbsaftalen indgår et obligatorisk sortiment samt et begrænset, frivilligt sortiment (eksempelvis konfekture). Yderligere forhold vedrørende indkøbsaftalen er beskrevet nedenfor. - Drikkevarer: frivillig indkøbsaftale indgået af Randers Kommune. Kontrakten er indgået med Øldepotet Randers (lokal leverandør). Ifølge kommunens udbuds- og indkøbspolitik er institutionerne som udgangspunkt underlagt de obligatoriske indkøbsaftaler, som kommunen har indgået. Dog kan disse fraviges ved pædagogiske indkøb eller hasteindkøb. Endvidere er det på fødevareområdet - som følge af tiltag nr. 7 nævnt ovenfor fra 2015 blevet valgfrit for institutionerne, om de hver især ønsker at tilslutte sig den fælles obligatoriske fødevareaftale, eller om de selv vil være ansvarlige for deres fødevareindkøb. Forud for seneste fødevareudbud blev der således gennemført en tilmeldingsrunde, hvor aftaleenhederne kunne melde til/fra på deltagelse i udbuddet (uddybet nedenfor). Ved tilmelding er den efterfølgende anvendelse af den indgåede indkøbsaftale obligatorisk, idet kommunen kontraktligt har forpligtet sig herpå. Med de udbudsregler, der var gældende ved kontraktindgåelsen, gives mulighed for at anvende delydelsesreglen til at indkøbe op til 20 % af den samlede kontraktværdi uden for en udbudt indkøbsaftale, dog højst til en værdi på 596.000 kr. pr. kontrakt og kun hos én eller flere på forhånd fastsat(te) leverandør(er), som der skal indgås kontrakt med samtidigt med indgåelsen af de(n) udbudte kontrakt(er). Der blev ikke indgået delkontrakter med afsæt i delydelsesreglen, da kontrakterne på fødevarer blev indgået. De institutioner, der er tilsluttet kommunens fødevareaftale, har således ikke mulighed for at anvende delydelsesreglen til at indkøbe fødevarer uden for aftale hos eksempelvis lokale leverandører. Side 4 af 6
Rammerne for og processen forbundet med indgåelse af den fælles indkøbsaftale på fødevareområdet er uddybet i det følgende. Fælles indkøbsaftale på fødevareområdet frivillig deltagelse med forpligtelse til anvendelse 1. februar 2016 påbegyndte en ny fælles indkøbsaftale på fødevareområdet i regi af KomUdbud. Forud herfor blev kommunens budgetansvarlige områder (herunder eksempelvis dagtilbud og ældreområder, hvorunder der kan være tilknyttet et større antal institutioner) med indkøb for mindst 45.000 kr. årligt som følge af tiltag nr. 7 ovenfor tilsendt en forespørgsel pr. mail om, hvorvidt de ønskede at blive omfattet af en fælles indkøbsaftale på fødevareområdet. I forespørgslen blev områderne forelagt deres muligheder for fødevareindkøb fremadrettet, herunder deltagelse i central aftale, eget EU udbud, eget annonceringsudbud eller løbende indkøb, alt sammen defineret ud fra institutionernes årlig indkøbsvolumen. Langt størstedelen af områderne tilmeldte sig udbuddet og forpligtede sig hermed til at anvende fødevareaftalen i aftaleperioden. I aftalen indgår dog også et begrænset, frivilligt sortiment, hvori indgår eksempelvis konfekture. Udbuddet blev kørt igennem Herning Kommune. Randers Kommune deltog med to fagpersoner til definition af varebeskrivelser, sortiment, kvalitet mv. Udbuddet blev opdelt i tre delaftaler fødevarer, kød i større mængder samt frisk frugt og grønt med henblik på så vidt muligt at tilgodese lokale leverandører. AB Catering vandt de to førstnævnte delaftaler, mens den lokale Frugtengros v/torben Overgaard vandt delaftalen frisk frugt og grønt. Efter indgåelsen af aftalen har 11 yderligere institutioner ønsket at tilmelde sig aftalen, mens én institution har meldt fra. Det er som udgangspunkt ikke muligt for institutionerne at framelde sig aftalen, når først de har tilmeldt sig. Der kan dog i undtagelsestilfælde gives tilladelse, hvis en institution eksempelvis stopper med at handle fødevarer. Dette vil i givet fald skulle aftales med aftaleleverandøren. Den konkrete institution, der har frameldt sig, er Randers Krisecenter, som er stoppet med at producere mad i køkkenet. Den fælles fødevareaftale har betydet en samlet besparelse på omkring 1,5 mio. kr. årligt i forhold til den tidligere indkøbsaftale på området, svarende til 6 %. Endvidere har aftalen givet institutionerne bedre muligheder for lokal styring af indkøb. Eksempelvis har Ældreområde Nord med aftalen standardiseret deres sortiment med udgangspunkt i tilbudslisten og tilgængeliggjort dette via standardlister i e-handelssystemet, som løbende pris- og kvalitetsoptimeres. Dette giver de lokale indkøbere et nemt overblik over hvor og hvad de kan købe, og har efter medvirket til, at der er fundet ressourcer til blandt andet at ansætte en økologisk bager på området. En prissammenligning, som blev gennemført primo 2016, har desuden vist, at ved samlet indkøb af 28 af de mest indkøbte fødevarer i kommunens daginstitutioner, opnår institutionerne en væsentlig Side 5 af 6
besparelse ved at indkøbe de pågældende fødevarer gennem den fælles fødevareaftale frem for, hvis indkøbene blev placeret hos to udvalgte, lokale dagligvarebutikker. Prissammenligningen blev gennemført ved at sammenligne priserne fra kommunens fødevareaftale med priserne hos to lokale dagligvarebutikker, henholdsvis Rema1000 og Dagli Brugsen. Sammenligningen tog udgangspunkt i de 30 mest indkøbte fødevarer i kommunens daginstitutioner i 2015. Det viste sig dog kun muligt at få 28 af de 30 fødevarer i de to dagligvarebutikker. Den pågældende dag, hvor indkøbene blev foretaget, havde Rema1000 fødselsdagsuge med særlige tilbud. Derfor er sammenligningen med Rema1000 s priser baseret på såvel tilbudsprisen som normalprisen. Som illustreret i tabellen nedenfor viste sammenligningen, at den samlede normalpris for de i alt 28 fødevarer hos begge dagligvarebutikker var væsentligt højere end den samlede pris under den fælles indkøbsaftale. Dog var Rema1000 marginalt billigere end indkøbsaftalen, når der sammenlignes med de særlige tilbudspriser i forbindelse med fødselsdagsugen. Det skal bemærkes, at opgørelsen af priserne hos dagligvarebutikkerne ikke tager højde for de forøgede afledte udgifter (herunder medgået tid) til transport, indkøb, betaling, bogføring, faktureringsgebyr mv. forbundet med indkøb uden for indkøbsaftalen. Leverandør Pris for samlet indkøbskurv Afvigelse ift fælles aftale AB Catering (aftalepriser) 359,7 kr. - Dagli Brugsen 476 kr. 32,3 % Rema1000 (normalpriser) 421,6 kr. 17,2 % Rema1000 (fødselsdagsuge) 355,8 kr. -1,1 % Den nuværende kontrakt på fødevareaftalen udløber 14. marts 2018. Der er mulighed for at forlænge kontraktperioden i yderligere to gange 12 måneder; da aftalen er en KomUdbud-aftale, kan Randers Kommune dog ikke individuelt beslutte, hvorvidt kontraktperioden skal forlænges. Institutionernes muligheder for lokal dagligvarehandel På baggrund af ovenstående rammer for institutionernes indkøb, og herunder de indgåede indkøbsaftaler på henholdsvis fødevarer og drikkevarer, er der kun i begrænset omfang mulighed for at indkøbe fødevarer uden for aftale og dermed for, at institutionerne kan placere deres fødevareindkøb hos lokale dagligvarebutikker. Institutionernes muligheder herfor er således begrænset til følgende tilfælde: - For institutioner, der er tilsluttet kommunens fødevareaftale: pædagogiske indkøb og hasteindkøb samt de fødevarer, som indgår som frivilligt sortiment i fødevareaftalen, eksempelvis konfekture. - For institutioner uden for fødevareaftalen: alle indkøb af fødevarer under hensyntagen til økonomisk forsvarlighed. - Alle institutioner: alle indkøb af drikkevarer (dette omfatter ikke mælk, juice og lignende, som indgår i fødevareaftalen) Side 6 af 6