1-23-0-32-09 29. oktober 2015/JOS Ejerstrategi for Nordjyske Jernbaner (Endelig udgave) Formålet med at lave en ejerstrategi for Nordjyske Jernbaner (NJBA) er at sikre, at NT s ejer interesser varetages bedst muligt af NJBA gennem selskabets aktiviteter og prioriteringer. NT ønsker, at NJBA som landsdelens togselskab, skal bidrage til at fremme de resultater og værdier, som NT arbejder for at realisere på vegne af Region Nordjylland og de nordjyske kommuner. Som det nordjyske trafikselskab arbejder NT for at varetage både den enkelte ejers interesser, men i høj grad også kundernes og fællesskabets. I denne strategi udtrykkes NT s forventninger som ejer. Det er NT s forventning at NJBAs styrende organer; generalforsamling, bestyrelse og direktion, tager hensyn til disse forventninger, når der udarbejdes og vedtages en virksomhedsstrategi. De forventninger som beskrives i denne strategi afspejler, at NT er hovedaktionær i NJBA og at NT ønsker at styrke dette med et mere aktivt ejerskab. Ejerstrategien og forventninger som udtrykkes heri, må ikke forveksles med den kontrakt relation og - styring, som er mellem NT som trafikkøber og NJBA som operatør. Denne relation styres igennem en selvstændig og juridisk kontrakt med tilhørende bestemmelser omkring samarbejde, rapportering, m.v. Baggrund I nærværende ejerstrategi omtales de selskaber som er omfattet af strategien som Nordjyske Jernbaner (NJBA). Juridisk set ligger der bag denne benævnelse: Nordjyske Jernbaner Holding (NJ Holding), der er et selskab, hvis formål er at besidde og udleje infrastruktur, herunder rullende materiel. Derudover er det selskabets formål at drive jernbanetrafik i overensstemmelse med lovgivningen herom. Nordjyske Jernbaner (A/S), der er et datterselskab af NJ Holding og som fungerer som et operatørselskab, der udfører opgaven med at drive lokal jernbanerne, Hirtshals-Hjørring og Skagen- Frederikshavn samt forestå driften af infrastrukturen på vegne af NJ Holding. Nordjyllands Trafikselskab (NT) ejer 89% af aktierne i NJ Holding. De resterende aktier ejes af Hjørring kommune, Frederikshavn kommune, Aalborg kommune og en række delvist ukendte mindre aktionærer.
I henhold til vedtægterne er generalforsamlingen den øverste myndighed i NJ Holding. Selskabet ledes af en bestyrelse, der er valgt på generalforsamlingen i henhold til de gældende vedtægter (version 13.03.2010). NT har to afgørende roller i forhold til NJBA. Dels er trafikselskabet hovedaktionær i selskabet og dels er NT trafikkøber af den togservice, som udføres på Hirtshals-Hjørring og Frederikshavn-Skagen banerne, i henhold til Lov om Trafikselskaber. Grundet denne dobbelt rolle er konstruktionen omkring holdingselskabets bestyrelse således, at NT alene er repræsenteret ved sin direktør som tilforordnet og uden stemmeret. Det er aftalt mellem NT s bestyrelse og Region Nordjylland at Regionsrådet udpeger 2 medlemmer til holdingselskabets bestyrelse. Region Nordjylland yder som de eneste tilskud til NJBA s drifts- og anlægsaktiviteter, og tilskuddet er betydeligt. Regionen er trafikbestiller af den lokale togtrafik og NT er trafikkøber af såvel tog som busdrift på regionens vegne. Af den grund har Region Nordjylland en stor politisk interesse i selskabets udvikling og resultater. Hverken NT eller Region Nordjylland er repræsenteret i operatørselskabets bestyrelse. NT vil i løbet af 2015 sammen med Region Nordjylland og Nordjyske Jernbanes direktion og bestyrelse evaluere, om den nuværende governance struktur og kompetence sammensætning af bestyrelserne også er den rigtige til fremtidens udfordringer for Nordjyske jernbaner. Primo 2015 blev der indgået en aftale mellem Transportministeren og Region Nordjylland om at NJBA i 2017 skal overtage den regionale togtrafik i Nordjylland i en prøveperiode på 5 år med mulighed for forlængelse. Denne mulighed for at skabe et mere sammenhængende togsystem i Nordjylland, har været et stort politisk ønske i flere år. Aftalen med staten indebærer, at NJBA som selskab kommer til at skulle vokse betydeligt i togmateriel, mandskab og den samlede økonomi. I løbet af 2017 bliver det NJBA, der skal varetage størstedelen af togdriften i Nordjylland. Udover at selskabet skal vokse internt, vil den nye regionale rolle også bringe selskabet i et meget større offentligt fokus. NJBA bliver et jernbane selskab, som skal levere togservice til nordjyderne og ikke kun vendelboerne. Skiftet vil også indebære et stort pres for at få hverdagen til at fungere optimalt i samarbejde med DSB, der skal køre på de samme skinner; Banedanmark, som ejer infrastrukturen og NT, som planlægger og indkøber tilbringertrafikken til regionaltogs stationerne. Dialog og samarbejde Udøvelse af aktivt ejerskab (NT) og god selskabsledelse (NJBA) forudsætter, at der er et løbende og konstruktivt samarbejde mellem NJBA og NT. NT forventer at NT og NJBA gensidigt informerer hinanden løbende om forhold, der må antages at have en interesse for den anden part og gerne så tidligt som muligt. Det forudsættes, at Side 2 af 5
vedtægter og forretningsordener tilpasses så tavshedsforpligtigelserne hos NJBA ikke er til hinder for en sådan løbende dialog. For at sikre en struktur og et flow i den rapportering, som NT ønsker fra NJBA, aftales der mellem de to administrationer et årshjul, hvor følgende informationer og aktiviteter, som minimum skal indgå: Status på godkendt virksomhedsstrategi og realiseringen af denne via handlingsplaner Status på performance i forhold til de nøgletal, som indgår i operatør kontrakt med NT, herunder handlingsplaner på evt. under-performance Status på økonomi og eventuelle afvigelser set i forhold til forudsætningerne bag aftalen med Transportministeriet. Status på godkendt udviklingsplaner omkring infrastruktur, m.v. Status på samarbejder med øvrige aktører på det nordjyske jernbane- og busnet Afrapporteringen skal også kunne danne grundlag for den årlige afrapportering til Transportministeriet vedr. den udvidede drift, herunder omkostningsfordeling, kørte km, afgange, rettidighed og kundetilfredshedsmålinger. Grundet det store skifte i selskabets omfang og aktiviteter i løbet af 2017 vil der fra NT s side af være et ønske om en tæt ejer rapportering (minimum kvartalsvis) indtil de forretnings- og driftsmæssige forhold har stabiliseret sig. Rapporteringen sker skriftligt. For at sikre en god gensidig forståelse og dialog også på det politiske niveau har NT et ønske om, at formanden for NJBA bestyrelse og direktøren fremlægger en ejer rapportering for NT s bestyrelse, minimum halvårligt i 2017 (opstartsår) og herefter efter aftale, men minimum 1 gang årligt. Der kan derudover være et ønske om at samme rapportering fremlægges på politisk niveau i Region Nordjylland. Der afholdes status møder på øverste direktør niveau, som minimum hver gang der aflægges ejer rapportering, jf. ovenstående. Forventninger til Nordjyske Jernbaner Holding De konkrete driftsmæssige forhold, som NJBA skal leve op til som operatør af regionaltogsdriften i Nordjylland er reguleret i en særskilt og juridisk operatør kontrakt med NT som trafikkøber. Der indgår i denne kontrakt en klar rolle- og ansvarsbeskrivelse omkring markedsføring, kundeservice, m.v., men også en aftale om krav til performance niveauer (regularitet, rettidighed, kundetilfredshed, m.v.) Det er naturligvis en helt overordnet ejer forventning, at NJBA lever op til den aftale, som er indgået med NT som trafikkøber. Derudover har NT, som ejer, følgende forventninger: Selskabets formål defineres i vedtægterne (gældende version er fra 13.4.2010), som primært omhandler ejerskab af infrastruktur og drift af jernbanetrafik, som operatør. Det er NT s forventning at NJBA holder fuld fokus på drift og optimering af den regionale togdrift i Nordjylland og ikke udvider Side 3 af 5
med øvrige væsentlige forretningsmæssige aktiviteter uden forudgående godkendelse på selskabets generalforsamling. En af grundene til at transportministeren, regeringen og støttepartierne blev overbevist om at lave et forsøg i Nordjylland, var at Nordjyske Jernbaner kunne levere meget mere togdrift for de samme penge. Det er væsentligt at NJBA i denne forsøgsperiode (og tiden derefter) fastholder sin konkurrenceevne, både i forhold til de øvrige jernbane operatører, men også af hensyn til den business case, der ligger til grund for aftalen med Transportministeriet. Et vedvarende fokus på effektiviseringer og optimeringer er vitalt. Det forventes af den samlede økonomi i NJBA, at selskabet er økonomisk bæredygtigt med den aftale om tilskud fra NT/Region Nordjylland, som aftales i operatøraftalen. NJBAs ejerskab og vedligeholdelse af infrastrukturen, herunder materiel, på de nuværende banestrækninger har hidtil vist sig at være en fornuftig økonomisk disposition. Det er NT s forventning at NJBA med jævne mellemrum afdækker, om såvel ejerskab som egen vedligeholdelse er økonomisk og praktisk fornuftigt. I samme forbindelse bør det afdækkes, om der er mere attraktive alternativer. Så længe selskabet ejer og står for vedligeholdelsen af infrastrukturen på disse strækninger, er det forventningen at disse anlæg vedligeholdes og er optimeret til formålet inden for de givne og foruddefinerede økonomiske rammer. I samarbejde med Region Nordjylland vil NT løbende arbejde for at NJBA involveres i aktiviteter, der kan skaffe midler til yderligere infrastruktur investeringer i Nordjylland, både på Banedanmarks og NJ Holdings banenet. Kollektiv trafik er i sig selv bedre for miljøet end privatbilisme. Uagtet dette, bør alle aktører inden for den kollektive trafik også arbejde for at yde deres bidrag til at miljøet får det bedre. En reduktion af udledningen af CO2 fra den kollektive trafik indgår som et centralt indsatsområde i NT s forretningsplan. Hertil kommer at Region Nordjylland var Danmarks første klimaregion og iværksætter mange tiltag, hvor regionen tager et medansvar for klimaudfordringen. NT forventer at mål og initiativer på miljø området indgår som et centralt element i den kommende virksomhedsstrategi for NJBA. Kollektiv trafik er en kollektiv indsats, hvor der er en stor afhængighed mellem mange aktører. Det er NT s erfaring at viljen til samarbejde og pragmatisme bringer os langt over for de mange kunder, som dybest set ikke kender den bagvedliggende struktur. NT forventer at NJBA forbliver en aktør, der er kendt for samarbejde, fleksibilitet og pragmatiske løsninger. NT har forretnings- og trafikplaner, som løber over en 4 årig periode. Som nævnt ovenfor er det NT s forventning, at NJBA virksomhedsstrategi er med til at fremme de resultater og værdier, som indgår i NT s forretnings-, trafikplaner og brandingplatform. I indeværende år (2015) godkendes en ny samlet forretningsplan og brandingplatform, hvorfor det vil være oplagt at afstemme NJBA virksomhedsstrategi med dette. Det forventes, at NJBA arbejder med overordnede virksomhedsstrategier, der som minimum behandles og justeres hvert 4. år. Side 4 af 5
Offentlighed NT forventer at NJBA orienterer sig om de offentligheds regler, som selskabet er underlagt som et offentligt ejet selskab, jf. Lov om offentlighed i forvaltningen. Desuden bør NJBAs bestyrelse aktivt beslutte hvilken offentligheds politik, selskabet ønsker at praktisere inden for de rammer, som lovgivningen giver. Strategiperiode NT s ejerstrategi er gældende indtil en anden strategi vedtages. NT kan til enhver tid ændre eller justere ejerstrategien, efter en forudgående dialog med NJBAs bestyrelse og direktion. Ejerstrategien og evt. ændringer heri godkendes i NT s bestyrelse efter høring i Regionsrådet i Region Nordjylland. Side 5 af 5