Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Torsdag den 26. marts 2015 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 8:30-11:30 Medlemmer: Louise Thule Michael Holst Mogens Bak Hansen Side 1
Indholdsfortegnelse 17 Orientering: Monopolbrud, Porteføljestyring; Strategi for digitalisering og velfærdsteknologi...3 18 Anlægsseminar...4 19 Ferielukning Rådhuskantinen...6 20 Planlægning af byrådets temamøder...7 21 Status på bosætningsstrategien...9 22 Opgaver og organisering...15 23 Lukket - Eventuelt...16 Side 2
17 Orientering: Monopolbrud, Porteføljestyring; Strategi for digitalisering og velfærdsteknologi Sagsnr.:15/2925 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Administrationschefen orienterer om status på Fredericia Kommunes arbejde med strategien for digitalisering og velfærdsteknologi, herunder de to tværgående programmer: Monopolbrud og Grunddata, samt koncept og organisering af kommunens Porteføljestyring. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Indstillinger: Administration indstiller at orienteringen tages til efterretning. Bilag: Beslutning i Direktion den 26-03-2015: Orientering foretaget. Side 3
18 Anlægsseminar Sagsnr.:15/3109 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: I årets budgetprocedure er det forudsat, at der i maj/juni skal afholdes et anlægsseminar. Økonomi foreslår, at emnerne på et sådant seminar kunne være som følger: Status på anlægssiden Vurdering af vedligeholdelsesstandarden på kommunens kapitalapparat, samt et bud på fornuftigt anlægsprogram til vedligeholdelse heraf. Kommunens ejendomme Overblik over kommunens bygninger samt drøftelse af strategi for, hvordan der skabes bedre sammenhæng mellem antallet af m 2 og de kommunale opgaver. Den demografiske udvikling Hvordan udvikler kommunens befolkningssammensætning i de kommende år, og hvilke krav stiller det til kommunens bygninger. Større anlægsinvesteringer I kommunens økonomiske politik er der lagt op til, at der skal investeres i kommunen med henblik på at realisere kommunens visioner. Hvilke større anlægsinvesteringer skal kommunen prioritere i de kommende år? Det foreslås endvidere, at seminaret holdes på kommunens uddannelsescenter som et heldagsseminar, hvor der er tid til debat undervejs. Dato for seminaret kunne eksempelvis være den 3. juni fra 9-16. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Se sagsbeskrivelse. Indstillinger: Økonomi indstiller 1. at programmet drøftes 2. at dato for seminarets afholdelse fastlægges Side 4
Bilag: Beslutning i Direktion den 26-03-2015: Formålet med anlægsseminariet bliver at give byrådet et overblik over anlægsområdet. Blandt emner til programmet: Anlægsprogram Status på ejendomme og infrastruktur Debat Tidspunktet forventes at blive ultimo maj/primo juni. Side 5
19 Ferielukning Rådhuskantinen Sagsnr.:15/2688 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: I forbindelse med vedtagelse af budget 2015 blev der gennemført en besparelse på 0,5 mio kr. ved sammenlægning og effektiviseringer af kantinen på Rådhuset og kantinen i HR. For at kunne levere en god service, indenfor de økonomiske rammer, til Byrådet, borgmester, direktionen og ansatte primært på Rådhuset, foreslår HR Fredericia, at Rådhuskantinen ferielukkes i perioden 7.7. 31.7. Der er på Rådhuset 9 kaffeautomater, som vil blive fyldt op 1 gang om ugen, hvilket anses som værende fuldt ud tilstrækkeligt, henset til at størsteparten af medarbejderne holder ferie. Der vil ikke være kaffe i kaffemaskinerne i kantinen. Økonomiske konsekvenser: Besparelsen et gennemført ved budget 2015 Vurdering: Det vurderes, at det kun vil blive oplevet som en minimal forringelse af serviceniveauet, da mødeaktivitet med forplejning er særdeles begrænset, og da der vil være mulighed for kaffe/the. Indstillinger: HR & Facility indstiller at Rådhuskantinen lukkes 7.7. 31.7.2015 og så fremdeles i årene fremover. Bilag: Ingen Beslutning i Direktion den 26-03-2015: Godkendt som indstillet for så vidt angår lukningen i 2015. I forhold til kommende år tages der stilling fra gang til gang. Side 6
20 Planlægning af byrådets temamøder Sagsnr.:15/3193 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Der er tre byrådsmøder inden sommerferien, og dermed også tre temamøder. Disse møder skal planlægges. Der er fra organisationen og byrådet foreløbigt kommet følgende ønsker til emner: 13. april Udbuds og indkøbspolitik oplæg ved EKU Borgervejleder status v. Lotte Attrup ca. 10 minutter Intro til kommuneplan v. Karin Niemann - ca. 30 minutter 18. maj Effektivisering og målstyring v. Økonomi - 2 timer 22. juni FIC - præsentation af "FIC moderniseringsplan" v. Bent Bjerre - 1 time Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Ingen Indstillinger: Byråds- og Ledelsessekretariatet indstiller at direktionen prioriter hvilke emner der programsættes til temamøderne. Bilag: Beslutning i Direktion den 26-03-2015: Til mødet den 13. april er følgende emner programsat: Udbuds og indkøbspolitik oplæg ved EKU Borgervejleder status v. Lotte Attrup ca. 10 minutter Intro til kommuneplan v. Karin Niemann - ca. 30 minutter Til mødet den 18. maj er følgende emner programsat: Bosætning v. Karin Niemann ca. 1 time og 45 min. Side 7
Flytteanalyse v. Karin Niemann ca. 15 min. Til mødet den 22. juni er følgende emner programsat: Effektivisering og målstyring v. Tommy Abildgaard - 2 timer Emnet vedr. FIC s moderniseringsplan medtages i anlægsseminariet. Side 8
21 Status på bosætningsstrategien Sagsnr.:15/2385 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Dagordenspunkt til styregruppemøde for bosætningsstrategien for Fredericia Kommune 26. marts 2015 Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til kommissorium for bosætningsstrategien. Det indstilles at styregruppen godkender nedenstående kommissorium samt fastlægger den politiske proces/tidsplan for bosætningsstrategien. Kommissorium for Bosætningsstrategi for Fredericia Kommune 1. Baggrund for projektet Fredericia har i en årrække oplevet mindre vækst i befolkningstallet end nabokommunerne i Trekantområdet, og samtidig har kommunen en række socioøkonomiske udfordringer, som et målrettet arbejde med bosætning forventes at bidrage til at kunne rette op på. Kommunens socioøkonomiske udfordringer er senest beskrevet i en AKF rapport fra 2011, hvor bl.a. kommunens forholdsvis lave uddannelsesniveau og høje andel på overførselsindkomster fremhæves som store udfordringer. Konstitueringsaftalen nævner direkte at der skal udarbejdes en bosætningsstrategi: Forligspartierne vil arbejde for at indfri de målsætninger, der danner grundlaget for den kommende bosætningsstrategi. Fredericia skal være en attraktiv bosætningskommune, der kan tiltrække flere ressourcestærke borgere med en arbejdsmarkedstilknytning til Fredericia. Forligspartierne er enige om, at detailhandelen involveres i udviklingen af bymidten samt i, hvordan der sker en harmonisk sammenbinding af den ekssisterende bydmidte med FredericiaC. Der har i 2013-2014 kørt et projekt i kommunen, der skulle munde ud i en bosætningsstrategi. Enkelte analyser derfra kan bruges ifm. denne bosætningsstrategi, herunder en boliganalyse og en flytteanalyse, men ellers startes der fra bunden. Der har således ikke tidligere været en organisatorisk ramme ift. at arbejde med bosætningsindsatser, og kommunen mangler derfor de fleste basisindsatser på bosætningsområdet. 2. Formål Bosætningsstrategien skal formulere kommunens overordnede mål og indsatser ift. bosætning. 3. Produkt Strategien beskriver og belyser flg. emner: Side 9
Den nuværende befolkningsudvikling og befolkningssammensætning af Fredericia Kommune Mål for bosætningsindsatsen Hvilke virkemidler giver mening at benytte i Fredericia Kommune, og om muligt, hvilken effekt kan de forventes at bidrage med. Indsatsområder for bosætning i Fredericia Kommune med angivelse af prioritering, økonomi samt hvilke aktører, der er ansvarlige for initiativudvikling. Behov for løbende evaluering og tilretning af indsatser 4. Succeskriterier Strategien skal belyse: de overordnede sammenhænge, der er relevante i en bosætningsindsats de mål Fredericia Kommune sætter ift. bosætning, herunder mængde / type de indsatser, som det prioriteres at eksekvere. Kommuneplanen for 2013-2025 angiver et mål om befolkningstallet skal vokse med 10% fra 2012 til 2030, svarende til 279 personer årligt. Derudover er der et langsigtet mål om at befolkningen i midtbyen skal vokse fra nuværende 5.700 til 10.000 indbyggere. Disse målsætninger skal der arbejdes videre med i bosætningsstrategien. Konstitueringsaftalen fremhæver tiltrækning af ressourcestærke borgere med tilknytning til arbejdsmarkedet som mål for en kommende bosætningsstrategi. 5. Projektets organisering og afgrænsning Bosætningsstrategiens skal tage udgangspunkt i den kommende politiske vision for Fredericia Kommune, der forventes at være på plads i april 2015 og planstrategien, der blev vedtaget i februar 2015. Derudover skal strategien tænkes sammen med den fælles bosætningsindsatser, der foregår i regi af Trekantområdet Danmark, og Work Live Stay projektet, der kører i Region Syddanmark. Bosætningsstrategien forventes at få betydning for en lang række områder og initiativer, da bosætning ses sammen med erhverv som en af de to overordnede drivere for vækst. Udover en række kommunikative indsatser, der direkte skal understøtte bosætning, forventes bosætningsstrategien også at indeholde målsætninger for mange af kommunens eksisterende vækstinitiativer, og foreslå en række nye initiativer. Herunder er en foreløbig kortlægning af vækstinitiativerne i Fredericia Kommune: Side 10
Der planlægges et temamøde for byrådet i maj 2015 med henblik på at fremme det politiske ejerskab. Det skal afklares hvilke udvalg, der skal inddrages i bosætningsstrategien. Bosætningsstrategien skal ses i sammenhæng med andre fokusområder såsom Bülows Kaserne, FredericiaC, sygehusgrunden og en kommende brandingstrategi. Organiseringen af projektet: Bosætningsstrategi for Fredericia Kommune Projektejer: Direktør for vækst Mogens Bak Hansen Programleder : Chef for strategisk planlægning Karin Niemann- Christensen Projektleder: Specialkonsulent i Strategisk Planlægning Martin Bach Sørensen Styregruppe: Direktionen i Fredericia Kommune Projektgruppe: Mogens Bak Hansen, Direktør for vækst Karin Niemann-Christensen, Chef for strategisk planlægning Martin Bach Sørensen, Specialkonsulent i strategisk planlægning Michael Beltrão Sørensen, Strategisk konsulent 6. Tidsramme Side 11
Opstart af projektet i februar 2015 og forventet politisk behandling juni 2015. Samtidig med udarbejdelse af bosætningsstrategien opstartes en række basisaktiviteter på bosætningsområdet, herunder bosætningsinformation på relevante hjemmesider og sociale medier, fotos og udarbejdelse af bosætningsbrochure og øvrigt bosætningsmateriale. 7. Økonomi/ressourcer I første halvår af 2015 må der forventes at skulle afsættes økonomi til: Analyser og i mindre omfang konsulenthonorar: 50.000 kr. Afholdelse af møder og workshops: 20.000 kr. Basisindsats omkring bosætning (udmøntes samtidig med udarbejdelse af strategien): 30.000 kr. Side 12
Økonomi til at gennemføre bosætningsinitiativerne fastlægges senere. Forventet tidsforbrug i første halvår af 2015: Martin Bach Sørensen: 400 timer Michael Beltrão Sørensen: 400 timer Andre afdelinger og eksterne parter inddrages ad hoc i udarbejdelse af bosætningsstrategien. Kort & Data (Teknik & Miljø) og Budget & Udvikling (Økonomi) inddrages ift. analysearbejdet, og medarbejdere fra de enkelte kommunale fagområder involveres i kortlægning af indsatser, der er relevante ud fra et bosætningsperspektiv. 8. Evaluering af projektet Bosætningsindsatsen forventes at være langvarig, og der må forventes at være behov for løbende evaluering og tilretning af initiativer efterhånden som der opnås konkrete erfaringer med indsatserne i Fredericia Kommune. Processen omkring udarbejdelsen af bosætningsstrategien og indholdet af strategien evalueres i forbindelse med den politiske godkendelse af bosætningsstrategien. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Strategisk Planlægning indstiller at styregruppen godkender kommissoriet samt fastlægger den politiske proces/tidsplan for bosætningsstrategien. Side 13
Bilag: Beslutning i Direktion den 26-03-2015: Direktionen godkendte kommissoriet. Side 14
22 Opgaver og organisering Sagsnr.:15/2928 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Direktionen drøfter organisering og opgaveflow for direktionens strategiske konsulenter. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Direktion den 26-03-2015: Udsat. Side 15
23 Lukket - Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Side 16
Underskriftsside Michael Holst Mogens Bak Hansen Louise Thule