Center for It, Medico og Telefoni POLITIKERSPØRGSMÅL Borgervænget 7,3 2100 København Ø Telefon +45 3864 8000 Mail IMT@regionh.dk Web www.regionh.dk CVR/SE-nr: 29190623 Dato: 29. maj 2017 Spørgsmål nr.: 103-17 Dato: 16. maj 2017 Stillet af: Charlotte Fischer (B) Besvarelse udsendt den: 29. maj 2017 Spørgsmål: Jeg har modtaget nedenstående mailtekst [bilag 1 nedenfor] fra en IT-kyndig, der oplyser om mulighederne for at måle et IT-systems brugseffektivitet. På den baggrund ønsker jeg at vide, hvad Region H pt ved om sundhedsplatformens brugseffektivitet. Jeg vil gerne have fremlagt denne viden - og hvilke metoder den er frembragt på. Svar: Regionerne har på flere måder foretaget målinger af Sundhedsplatformens brugseffektivitet det har dog ikke været på baggrund af de metoder, som nævnes i det fremsendte. Når Sundhedsplatformen er implementeret på alle matrikler, med udgangen af 2017, vil der være mulighed for at måle mere systematisk på brugseffektiviteten, bl.a. via Sundhedsplatformens indbyggede funktion kaldet Physician Efficiency Protocol (PEP). Der har i programperioden været arbejdet med usability tests i forskellige sammenhænge, herunder i forbindelse med ekspertevalueringer og evaluering af de krav, der oprindeligt blev sat til leverandøren. Ekspertevalueringer er foretaget i forskellige sammenhænge af klinikere og af Sundhedsplatformens udviklere I forbindelse med valg af leverandøren Undervejs under opsætning af systemet i form af simuleringer i et testlaboratorium (ITX) I forbindelse med vurdering af kravenes opfyldelse (Klinisk Simulation Accepttest) Desuden har der på forskellige områder været set på anvendelsen hos brugerne, herunder FMK. Sundhedsplatformen har arbejdet systematisk med udvikling af et metodeapparat for usability tests af Sundhedsplatformen, baseret på internationale anbefalinger (bl.a. fra NIST, National Institute of Standards and Technology). Disse har dannet grundlag for
Sundhedsplatformens værktøj til ekspertevalueringer dvs. tests gennemført af slutbrugere og udviklere. Simuleringerne er foregået i et klinisk træningsmiljø (ITX), hvor klinikere benyttede systemerne i test-cases, som afspejlede den virkelige verden herunder med rigtige senge, apparater og skuespillere som patienter. De arbejdsgange der blev testet var blevet udvalgt i et samarbejde med regionernes patientsikkerhedsorganisationer, hvorfor fokus var på de særligt risikofyldte situationer. Dybdegående arbejdsgangsanalyse I maj og juni måned 2017 foretages der derudover en omfattende arbejdsgangsanalyse af brugernes brug af Sundhedsplatformen med specialet karkirurgi som case. Formålet med denne analyse er at afdække: Hvor godt anvender klinikerne systemet i dag, og hvor godt passer systemets opsætning til deres arbejdsgange? Hvilke ændringer i opsætningen, eks. øget specialespecifik opsætning kan forbedre brugernes effektivitet? Hvilke optimeringer af systemet kan ekspertbrugere fra Epic anbefale, vurderet ud fra en reel brugssituation? Hvilke optimeringer vil være mest værdifulde, og dermed give de største gevinster i et fremadrettet perspektiv, dvs. for alle hospitaler, specialer, afdelinger i en videre optimeringsindsats? Analysen involverer både medarbejdere fra Sundhedsplatformen, hospitalerne og fra leverandøren Epic. Det forventes at analysen både vil resultere i hurtige løsninger, som afprøves i forlængelse af analysen sammen med afdelingen, og i mere langsigtede udviklingstiltag. Derudover er forventningen at analysen vil afdække nogle områder, hvor der er behov for intensiveret undervisning for at sikre optimal brug af Sundhedsplatformens muligheder. Medarbejderne bag Sundhedsplatformen har indgående indsigt i systemets udfordringer både udfordringer i anvendelsen og af mere teknisk karakter og der arbejdes løbende på at løse dem, der ikke allerede er løst. Denne viden er typisk isoleret til enkeltstående projekter, og derfor er arbejdsgangsanalysen iværksat for at opnå en dybere indsigt i de tværgående problemstillinger på tværs af patientens forløb, og specifikt i klinikerens mulighed for at udføre sit arbejde effektivt. Som supplement til arbejdsgangsanalysen indeholder Sundhedsplatformen en lang række muligheder for at uddrage statistik over, hvordan brugerne benytter systemet det såkaldte PEP. Disse data kan tilgås helt ned på individniveau og viser fx, hvordan brugeren udnytter favoritter, ordinationssæt, standardnoter og meget mere. Data kan benchmarkes med kolleger på både afsnit, afdelinger, hele regionen eller andre Epic kunder. Disse statistikmuligheder er i øjeblikket ved at blive kvalitetssikret, og forvente at kunne benyttes til at optimere Sundhedsplatformen og brugen af den yderligere. Side 2
Der er stadigt et stort potentiale for at gøre Sundhedsplatformen mere brugervenligt og optimere de mange nye redskaber, som platformen indeholder. Det vil være naturligt, at foretage en mere systematisk vurdering af brugervenlighed og brugseffektivitet, når systemet er fuldt implementeret og har været igennem det første års optimering. BILAG 1 Henvendelse om brugseffektivitet Brugseffektivitet kan måles ved hjælp af teknikker som er kendt indenfor den ITfaglige disciplin kaldet User Experience (også benævnt UX, Usability eller Brugervenlighed). I grove træk handler det om, at man tager et antal rigtige brugere indenfor fagområdet, stiller dem et antal faglige opgaver som skal løses i IT-systemet, og derefter måler og observerer deres adfærd og resultater mens de forsøger at udføre opgaven i IT-systemet. Man måler både om opgaven lykkes, hvor effektivt den lykkes, og deres samlede oplevelse. I tilfældet med Sundhedsplatformen kunne man udvælge brugere både fra lægegruppen, sygeplejerskegruppen og lægesekretærerne. Det kan enten være brugere helt uden kendskab til systemet, personale som har gennemgået kursusprogrammet, eller personale som har en vis erfaring i brug af det. Opgaverne kan vælges fx. ud fra top- 20 ud fra de hyppigst benyttede opgaver i systemet indenfor den pågældende faggruppe. Måske suppleret med enkelte sjældent benyttede, men vigtige handlinger. Måleparametre kunne bl.a. indbefatte om og hvor hurtigt opgaverne lykkes og hvordan fejlsituationer håndteres. Indirekte får man derved også en indikation af, i hvilket omfang systemet passer til arbejdsgangene. Som sammenligningsgrundlag, laves den tilsvarende øvelse på et andet tilsvarende ITsystem som anvendes i det danske hospitalsvæsen (disse forefindes vel i de andre regioner). Endeligt sammenlignes de to resultater. Man får derved en vurdering af, om Sundhedsplatformen er et rimeligt effektivt værktøj, og hvis ikke, i hvilken grad. Såfremt der er målet et effektivitetstab, fx at en given opgave i Sundhedsplatformen løses X minutter langsommere end i andre tilsvarende IT-systemer, vil man kunne relativt hurtigt kunne evaluerer det samlede arbejdstidstab i hele regionen ved at gange op med antal udførelser af opgaven i regionen (kræver måske estimater) og vurdere om det er signifikant. Samlet set burde man dermed kunne danne sig et objektivt billeder om og i hvilken grad, der er et problem med effektivitet omkring Sundhedsplatformen og vejen fremad, fx tilpasning af brugergrænsefladen eller andet. Det er selvfølgelig en øvelse i at sikre realisme. Der findes brugervenligheds-specialister som kan hjælpe med dette. Jeg tillader mig at anføre nogle betragtninger relateret hertil : Side 3
1) User Experience (brugervenlighed) er efterhånden en fast disciplin i ITbranchen. Målet er, at nye brugere skal kunne anvende systemet uden oplæring, at systemet er effektivt i brug, og at brugeren har kontrol - dvs. har overblik og ikke oplever fejlsituationer med baglås. Midlet er systematisk test med rigtige brugere, evaluering samt dialog omkring udformning af systemet i forhold til brugernes virkelige anvendelse. På de fleste nye udbud af IT-systemudvikling i Danmark ses der krav herom. Digitaliseringsstyrelsen har vejledning herom på http://arkitekturguiden.digitaliser.dk/210-brugertest,, der findes ISO-standarder herfor, og håndfaste vejledninger omkring målinger. Resultatet er oftest markante forbedringer af brugerfladedesignet. Typisk opdager man såkaldte showstopper -problemer, hvor brugere går i stå eller i baglås på grund af manglende overblik og forkert terminologi, ineffektivitet hvor brugerne skal bruge alt for mange handlinger eller mentale ressourcer på at udføre hyppigt benyttede funktioner, eller fejlsituationer hvor brugerne ikke gør tingene rigtigt. De fleste IT-systemer kan laves brugervenlige og effektive uden væsentlig merudgift hvis man fokuserer på det. Den generelle ambition i ITbranchen er efterhånden, at IT-systemer skal kunne anvendes uden vejledning eller blot med et minimum af introduktion. Dette gælder også interne fagsystemer, hvor brugerne er tvunget til at anvende systemerne i kraft af deres arbejde. Det kan simpelthen betale sig. 2) Samlet effektivitet. Som ved alle andre nye store IT-system-implementeringer, er der selvfølgelig noget indkøring i forbindelse med Sundhedsplatformen. Dels skal personalet lære at bruge systemet og dels skal fejl og uhensigtsmæssigheder i systemet tilrettes. Ifølge dagspressen er Regionens overordnede mål at komme op på samme produktionstal som før indførelsen af Sundhedsplatformen. Men spørgsmålet er om det er tilstrækkeligt ambition, at produktionstallene nås, såfremt det sker på bekostning af en ekstra-indsats fra hospitalspersonalets side fordi der skal kompenseres for skærmbilleder der er tunge at arbejde med.og mange registreringer. Problemstillingen er, at hospitalspersonalet, allerede inden indførelse af Sundhedsplatformen, mange steder har været hårdt presset. Der har været en del historier i dagspressen herom, og studerer man fænomenet, er der oplagte årsager hertil (se bl.a. https://www.slideshare.net/jvossda29/sundhedsvsenet-under-pres-analyse ). Generelt må der forventes yderligere pres på Sundhedsvæsenet de kommende år. Derfor er der ikke brug for en ekstrabelastning af personalet, hellere en lettelse. 3) Indicier. Jeg tillader mig nogle vinkler som måske kan bruges som en del af afsættet for eventuel kommende brugervenlighedstest: a. EPIC versus Brugervenlighed? Det er uklart i hvilken grad at EPIC har været designet med brugervenlighed som fokus og har været udsat for brugervenlighedstest. På et tidspunkt blev en floor-walker (supporter fra EPIC) spurgt om, hvorfor skærmbillederne i EPIC havde meget varierende stilarter.. Svaret var, at det var nok fordi det var forskellige udviklere der havde lavet dem. Ifølge dette udsagn, har der ikke været en UX-specialist inde over brugerfladen, endsige lavet design-guide. Så vidt jeg har forstået, startede udviklingen af EPIC i 90erne. Dengang var brugervenlighed ikke var en etableret disciplin: Brugerinddragelse i designfasen var en sjældenhed og skærmbilleder blev oftest implementeret på udviklernes præmisser. Fx var det et ideal dengang, at placere mest mulig information på skærmbilledet på en gang uanset om det var relevant i arbejdskonteksten. Og kunne systemet vise og opdatere informationerne - på en alle anden måde - var man tilfreds. Selvom det kostede lange manualer og uddannelse af brugerne, b. Amerikansk niveau for dokumentations- og kvalitetskrav? I den amerikanske sundhedssektor, er der meget fokus på dokumentation og kontrol (for at undgå sagsanlæg), afregning (mod private og sundhedsforsikringer) og performance-måling (amerikansk virksomhedskultur). Spørgsmålet er om EPIC afspejler dette fokus og, i givet fald, om der er blevet korrigeret for det ifm. den danske tilpasning af EPIC til Sundhedsplatformen. Hvis ikke, kan det betyde at Sundhedsplatformen indebærer et forøget krav til registrering i for- Side 4
hold til de tidligere systemer (Opus etc.). Finkornet registrering er en arbejdsmæssig byrde uanset om det er læger, studentermedhjælpere eller lægesekretærer der skal udføre det. Side 5