Bestilling af Varer: Bestilling til bruger: En bestilling til bruger starter som en opgave. Brugeren henvender sig enten personligt i Helpdesk, eller sender en mail til helpdesk@nfit.au.dk. 1. Opgaven tildeles under feltet Tildelt. Dernæst sættes status i feltet Status. 2. Det er nødvendigt at indhente alle relevante oplysninger før bestillingen kan oprettes. Det kan gøres ved at spørge brugeren personligt, eller under feltet Korrespondance ved at vælge Ny mail. Her er det vigtigt at kende følgende informationer: a) Bestilling: Navn /user id (bestiller) Navn /user id (bruger/brugere) b) Betaling: Institut og konto nr/projekt nr, samt rekvisition nr. c) Specifikation: En mere detaljeret bestillingsformular findes på følgende adresse: http://nfit.au.dk/for it staff/indkoeb/hardware indkoeb/
3. Forespørgsel på info til bruger kan se ud som ovenstående eksempel. 4. Når der er svar fra brugeren, vil der findes et flag ud for den enkelte opgave.
5. Under Korrespondance kan man finde svar fra bruger. 6. Ovenstående ses et eksempel på et svar fra bruger.
7. Ovenstående eksempel er en specifikation og pris på en ekstern 1Tb harddisk med superspeed USB. Hvis brugeren accepterer tilbuddet, kan den videre bestilling foretages i Bifrost. 8. For at foretage en ny bestilling vælges Ny bestilling fra hovedmenuen.
Ex 1.: Ex2.: Ex3.: (Ex 1. er 1 stk. ekstern harddisk model My Passport Essential 1Tb Superspeed USB, som skal bestilles hos Atea. Bemærk, ved stykpris over 3000 kr. skal varer registreres. Her er stykprisen 713 kr., og den skal derfor ikke registreres. Desuden skal feltet Klargøring ikke være krydset af, da den umiddelbart kan udleveres til brugeren som den er.) (Ex 2. er 1 stk. Apple Macbook model Macbook Pro Core i7 2,2 GHz. Bemærk at, valg af kategori PC medfører, at feltet Registreres automatisk krydses af. Desuden er feltet Klargøring krydset af, som i det her tilfælde betyder, at den bl.a. skal registreres med netnavn og ip adresse. (Ex 3. er 20 stk. USB flash 16Gb som skal bestilles hos Atea. Bemærk at feltet Antal er sat til 1. stk. Det korrekte antal er i stedet skrevet i feltet Vare. Det resulterer i at alle 20 stk. USB flash kommer under samme vare nummer, og ikke som 20 separate varer. Det bør vurderes fra gang til gang om en bestilling skal separeres i flere varer afhængig af type. Det videre forløb tages med udgangspunkt i ex 1: 9. Husk at udfylde brugerens navn under feltet Navn.
10. Tryk Tilføj. 11. Tryk Ok 12. Bestillingen findes nu under Skal bestilles hos leverandør. 13. Tryk feltet under Vare for at editere varen.
14. Oplysningerne fra mail korrespondancen i opgaven skal kopieres og indsættes under feltet Beskrivelse i varen. Desuden laves en henvisning til opgave nummeret under feltet Kommentar.
15. Under opgaven laves en henvisning til vare nummeret under feltet Kommentar. Herefter kan opgaven afsluttes under feltet status. (Bemærk, hvis brugeren vælger at skrive tilbage på korrespondancen efter opgaven er afsluttet, vil den fremkomme igen under Mine i opgavelisten markeret med et flag.) 16. Varen vil nu være at finde under Skal bestilles hos leverandør. 17. For at foretage bestilling, tryk på 0 under Bestillingsnr.
18. Kryds Bestilt af på de varer som ønskes bestilt, og tryk på Ok. (Bemærk, at der blot er tale om en bestilling i Bifrost. Til bestilling hos leverandør skal der benyttes et bestillings nummer fra Bifrost.) 19. Varen vil nu være at finde under Skal modtages i bestillingsoversigten i Bifrost. Varen har samtidig fået et Bestillings nummer. 20. Tryk på den ønskede vare under feltet Vare. Herved ses et overblik over varen.
21. Ved bestilling hos leverandør skal bestillingsnr benyttes. 22. Under feltet Korrespondance skrives en meddelelse til brugeren om at bestillingen nu er sat i ordre, samt hvor lang leveringstid der forventes. 23. Når der modtages en ordre bekræftelse fra leverandør, skal denne vedhæftes under feltet Attach file. 24. Bemærk, for computere gælder, at mac adressen skal skrives ind i feltet Beskrivelse under den enkelte vare. Det fortages af modtageren ved modtagelse af varen.
25. Ved modtagelse af varer find da feltet Skal modtages i bestillingsoversigten og tryk bestillings nummeret til den pågældende vare. 26. Varen afkrydses til at være modtaget under feltet Modtaget. For varer som computere og skærme gælder at serie nummeret skal indtastes under feltet SN. For varer der skal registreres, husk indtastning af AUnr. 27. Varen påføres fysisk en seddel med vare nummeret, for videre identifikation til Helpdesk. 28. Varen vil nu være at finde under feltet Mine i opgavelisten. Vælg den ønskede vare under feltet Emne.
29. Der tages stilling til hvad der skal ske med varen efterfølgende. Hvis varen skal afhentes i Helpdesk kan man under feltet Tildelt tildele varen til den som står for at køre de enkelte varer ud til Helpdesk. 30. Under feltet Korrespondance skrives efterfølgende en meddelelse til brugeren om, at varen nu er modtaget, samt hvornår den kan forventes at være klar til afhentning i Helpdesk. 31. Varen skal nu tildeles Ingen under feltet Tildelt. Den vil herefter være at finde under "Utildelte i opgavelisten.