REFERAT Dialogmøde 2012 Fællesorganisationens Boligforening Dato: 12. november 2012 Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Bestyrelsesformand Allan Juul Forretningsfører Mona Nørgaard Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (BDA) Økonomisk konsulent Hanne Pries (HP) 1. Velkomst og præsentation BDA bød velkommen. 2. Orientering fra kommunen. Ingen. 3. Gennemgang af styringsrapporten. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen (iflg. boligorganisationen) : Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Ja, afd. 008 8, 009 9 og 060 14, se under punkt 3B4. B. Gennemgang af boligorganisationen. 1) Økonomi/drift : økonomi, administration og drift: Der stilles større og større krav til boligorganisationer, og administrationsbidrag er blevet et parameter, som boligorganisationerne måles på i sammenligning. Det betyder, at boligorganisationerne konstant skal være opmærksom på en rationel drift og finde besparelser, hvor det er muligt. Samtidig forventes et højt niveau af ekspertise og rigelig tid til at servicere beboerne. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Fællesorganisationens generalforsamling har på mødet den 25. april 2012 besluttet at trække sig ud af samarbejdet i Vestsjællands Boligadministration med virkning fra den 1. oktober 2012. Det vil ikke give (Referat fra dialogmødet 2012 med Fællesorganisationens Boligforening) 1/5
nogen problemer i drift og administration. Med hensyn til økonomien vil der være en besparelse, da der ikke fremover skal svares moms af administrationsbidraget. Nøgletallene er pæne. Der har været 2 sager ved beboerklagenævnet i regnskabsåret, heraf ingen tabte. 2) Ledelse og beboerdemokrati : ledelse og beboerdemokrati: At få beboernes interesse for beboerdemokrati. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Der samarbejdes med afdelingsbestyrelserne. Der afholdes jævnlige møder med afdelingsbestyrelserne og 2 årlige møder med samtlige afdelingsformænd for at skabe en form for erfagruppe, hvor de kan hente hjælp hos hinanden. MN supplerede med, at dette var blevet meget positivt modtaget af afdelingsformændene. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Kommunen roste den gode idé med etablering af et netværk/erfa-gruppe for afdelingsformændene. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger. Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste 62,18 % Kommunal anvisning 26,89 % Fleksibel udlejning 0,00 % Kombineret udlejning 0,00 % Annoncering 10,92 % Ledige boliger, ultimo regnskabsåret: Almene familieboliger: 0,38 % Almene ungdomsboliger: 3,45 % Boligorganisationen oplyser, at de fornemmer en minimal bedring i udlejningen på det seneste, bortset fra ungdomsboligerne. Der er afdelingsbestyrelse i 5 ud af 8 afdelinger. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden status : nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Boligorganisationen har valgt at entrere med en byggesagsforretningsfører fra BDO i forbindelse med opførelsen af nye boliger i Nyvangsparken. Med hensyn til renoveringssager, så er det en udfordring at renovere eksempelvis køkkener og badeværelser til fornuftige priser, der ikke øger huslejen i en grad, så de ikke kan udlejes. Største udfordring er holde huslejen nede og standarden på ejendomme og boliger oppe. (Referat fra dialogmødet 2012 med Fællesorganisationens Boligforening) 2/5
Boligorganisationen redegjorde for afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer: Enslydende for afd. 008 8 og afd. 009 9: Bygningerne er gamle og trænger til fremtidssikring. Boligorganisationen har igangsat en teknisk gennemgang af ejendommene. Når disse rapporter foreligger, vurderes det, om der skal søges støtte i Landsbyggefonden. Det blev aftalt, at kommunen kontaktes og høres inden evt. udarbejdelse af helhedsplan og ansøgning til Landsbyggefonden. Afd. 016 16: Renoveringen (LBF-sag) af Nørre Alle 64 74 Slagelsetoget er afsluttet, skema C forventes indsendt til kommunen inden årets udgang. Klosterparkvej 156 262 (Bærhaven) er en del af helhedsplanen på Klosterparkvej, MN oplyser, at der p.t. ikke er problemer, men man er opmærksom på, at der kan komme. Boligorganisationen bliver holdt orienteret fra styregruppen. Afd. 017 17, Ungdomsboliger: Vanskeligt at udleje ungdomsboligerne. Gennem flere år har afdelingerne haft underskud. Der arbejdes på ombygning og ommærkning til familieboliger. Boligorganisationen har haft kontakt med LBF, som opfordrer til møde herom mellem boligorganisationen og kommunen. Det blev aftalt, at boligorganisationen indkalder kommunen til dette møde. Afd. 021 21: Bygningerne Slagelsevej 10-12 og Stationsvej 10-12 er gamle og trænger til gennemgribende renovering. Ejendommene blev ibrugtaget i 1021 og til trods for løbende renovering ses nu tiltagende forfald i de gamle fugtige kældre og det samme gælder klimaskærme, hvor både tag, murværk og vinduer kræver, at der handles i løbet af forholdsvis få år. Boligorganisationen arbejder på at få udarbejdet en teknisk gennemgang af ejendommene med henblik på at søge støtte til renoveringen i LBF alternativt nedrive ejendommene. Det blev aftalt, at kommunen kontaktes og høres inden evt. udarbejdelse af helhedsplan og ansøgning til Landsbyggefonden. Afd. 023 22, Nyvangsparken: Opførelsen af de nye dementboliger drøftes løbende i styregruppen. Grundpris er endnu ikke fastlagt, hvorfor skema A tidligst kan forventes fremsendt primo 2013. MN orienterede om et positivt tiltag i forbindelse med, at plejepersonalet på Nyvangsparken bl.a. er blevet hørt om diverse praktiske arbejdsrutiner, hvilket er blevet indarbejdet i planerne for byggeriet. Afd. 060 14: Tiltagende problemer med fugt i afdelingen. Boligorganisationen har igangsat en teknisk gennemgang af ejendommene. Når disse rapporter foreligger vurderes, om der skal søges støtte i Landsbyggefonden. Det blev aftalt, at kommunen kontaktes og høres inden evt. udarbejdelse af helhedsplan og ansøgning til Landsbyggefonden. Kommunen afventer indkaldelse til de aftalte møder. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne : Der er kritiske nøgletal i forhold til benchmark vedrørende: Afd. 009 9: Ledige boliger (gul markering) og fraflytning (gul markering) se nedenfor. (Referat fra dialogmødet 2012 med Fællesorganisationens Boligforening) 3/5
Afd. 017 17: Ledige boliger (gul markering) se nedenfor. Afd. 021 21: Fraflytning (rød markering) se nedenfor. Problemerne hænger sammen med afdelingernes fysiske standard, som beskrevet i punkt 3B4. Kommunen: Til efterretning D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde : Aftalerne er fulgt op: Samarbejde om helhedsplaner : Aftalen fortsættes. Mulighed for ommærkning af 8 ældreboliger i afd. 21 (Adelgade/Risumsgård): Drøftet igen, se pkt. 5 Kontaktperson i kommunen vedrørende ejerforeninger: Kommunen har tidligere udmeldt kontaktperson. 4. Regnskabet for 2011 : Regnskabet for 2011 er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Nøgletallene er pæne. Der har været overskud i organisationen og alle afdelinger. Der er et opsamlede overskud i 6 ud af 8 afdelinger. Drifts- over-/underskud afvikles efter reglerne. De opsparede henlæggelser til vedligeholdelse i afd. 023 22, Nyvangsparken er væsentlig under benchmark, hvilket blev drøftet. Som udgangspunkt behøver dette ikke være forkert, under forudsætning af afdelingens drifts- og vedligeholdelsesplaner. MN og AJ tilkendegav, at der nok vil være behov for at hæve dem fremover. MN og AJ tilkendegiver, at drifts- og vedligeholdelsesplaner ajourføres løbende. Alle øvrige afdelingers henlæggelser til vedligeholdelse er pæne i forhold til benchmark. Revisor har ingen kritiske bemærkninger til regnskabet. Kommunen henviser i øvrigt til vores udsendte skrivelse af 14. marts 2012 vedrørende krav til revisionserklæringer. Kalundborg Kommune tog herefter regnskabet for 2011 til efterretning med følgende bemærkning: Kommunen har påtalt, at de opsparede henlæggelser til vedligeholdelse i afd. 023 22, Nyvangsparken er lave i forhold til benchmark, og opfordrer boligorganisationen til at gennemgå disse i forhold til de ajourførte driftsog vedligeholdelsesplaner. 5. Ommærkning af 8 ældreboliger til familieboliger i afd. 21, beliggende Adelgade 32-42 Kommunens visitations- og hjælpemiddelenhed har svært ved at visitere til de 8 ældreboliger. Kommunen stiller som følge deraf forslag til en ommærkning til familieboliger. MN og AJ er i lighed med sidste år positive. Det blev aftalt, at boligorganisationen behandler dette på deres bestyrelsesmøde i næste uge og snarest herefter melder tilbage til kommunen (uge 47). Det blev ligeledes aftalt, at såfremt boligorganisationen godkender det, så vil boligerne kun blive udlejet efter boligorganisationens venteliste, og vil således ikke være omfattet af 59, stk. 1. 6. Forhandling og drøftelse af ny udlejningsaftale Kommunen opsagde udlejningsaftalen med Fællesorganisationens Boligforening den 30. maj 2012 med virkning pr. 31. december 2012. Fællesorganisationens Boligforening har fremsendt deres forslag til ny udlejningsaftale pr. 1. januar 2013 (uden fleksibel udlejning). Kommunen har ikke ønsket 100 % anvisning til 12 familieboliger beliggende på Stationsvej og Slagelsevej, men ønsker dem flyttet til udlejning efter 59, stk. 1 (akutlisten), ligesom boligorganisationens øvrige familieboliger. Afd. afd. 024 023, Seniorbofællesskabet med 20 familieboliger har egen aftale. MN og AJ forventer at boligorganisationen kan godkende aftalen. Endelig tilbagemelding herom kan forventes fremsendt til kommunen i næste uge (uge 47). (Referat fra dialogmødet 2012 med Fællesorganisationens Boligforening) 4/5
Såfremt ommærkningen af de 8 ældreboliger jf. pkt. 5 godkendes, tilretter kommunen udlejningsaftalen herefter. Kommunen: Såfremt boligorganisationen godkender udlejningsaftalen, vil den blive indstillet til godkendelse i kommunalbestyrelsen inden udgangen af 2012. 7. Eventuelt : AJ orienterede om, at selskabets bestyrelse i afdeling 9, gårdmændene samt beboerne er meget tilfredse med de nedgravede renovationstanke. Når forsøget er slut, ønsker boligorganisationen derfor gerne, at det bliver udbredt til alle de steder, hvor det fysisk er muligt. HP spurgte, hvornår Fællesorganisationens Boligforening igen får sin egen hjemmeside (har været en del af Vestsjællands Boligadministration). MN oplyste, at der arbejdes på det, og forventer det inden årets udgang. 8. Næste dialogmøde 2012 : Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 31. maj 2013. Det blev aftalt, at boligforeningen indberetter styringsrapporten senest 1. juli 2013. Kommunen indberetter denne fristdato i www.almenstyringsdialog.dk. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. KONKLUSION : Fokuspunkter for boligorganisationen det kommende år : Ingen. Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Boligorganisationen fremsender underskrevet udlejningsaftale til kommunen tirsdag i uge 47. Boligorganisationen tilbagemelder deres afgørelse om ommærkning af 8 ældreboliger i afd. 21 til kommunen tirsdag i uge 47. Boligorganisationen afventer kommunen vedrørende renovationsordningen. Boligorganisationen kontakter kommunen inden evt. udarbejdelse af helhedsplaner og ansøgning til Landsbyggefonden Nærværende referat godkendes af Fællesorganisationens Boligforening Kalundborg Kommune den 20 / 11-2012 den 14/ 11-2012 Formand Allan Juul Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. (Referat fra dialogmødet 2012 med Fællesorganisationens Boligforening) 5/5