LUDUS Helpdesk T +45 3614 7070 sc-ludus@dxc.com CSC Scandihealth A/S - en del af DXC Technology P.O. Pedersens Vej 2 8200 Aarhus N T +45 3614 4000 Tips & Tricks nr. 100-3 Planlægning af skriftlig eksamen i LUDUS Opdateret den 1. marts 2015 www.dxc.technology www.dxc.technology/ludus CVR 25 46 93 64 Copyright 2017 DXC Technology. All rights reserved.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Planlæg skriftlige eksamensmoduler... 4 3. Kontroller overlap... 8 4. Manuel planlægning... 9 5. Del af skriftligt eksamensmodul... 11 Side 2 af 13
1. Indledning Tips & Tricks nr. 100-3 omhandler Planlægning af skriftlig eksamen, som skal være på plads inden første indberetning af elever til prøve i XPRS. Samlet oversigt over alle Tips & Tricks til eksamensplanlægning 100-1 Tips & Tricks Introduktion og tjekliste til eksamensplanlægning i LUDUS Suite 100-2 Tips & Tricks Kontrol af eksamensgrundlag 100-3 Tips & Tricks Planlægning af skriftlig eksamen 100-4 Tips & Tricks Aktiviteter inden eksamensplanlægning 100-5 Tips & Tricks Eksamensplanlægning af flerfaglige prøver 100-6 Tips & Tricks Eksamensplanlægning af mundtlig eksamen i LUDUS Suite 100-7 Tips & Tricks Frigivelse af eksamensplaner 100-8 Tips & Tricks Udmelding af censurplaner og censoropgaver fra XPRS 100-9 Tips & Tricks Tildeling af lokaler til flerfaglige prøver og eksamensmoduler i LUDUS Web Side 3 af 13
2. Planlæg skriftlige eksamensmoduler Du har nu kontrolleret eksamensgrundlaget og skal i gang med at tildele datoer på de skriftlige eksamensmoduler. Du kan nu tildele datoer på skriftlige eksamensmoduler via System >> Eksamensplan >> Planlæg skriftlige eksamensmoduler Tast terminskoden eller vælg den vha. - knappen. Sammenlagte institutioner kan evt. tilføje Institution og derved planlægge for en afdeling af gangen. Vinduet Skriftlige eksamensmoduloversigt med fremsøgte skriftlige eksamensmoduler. Side 4 af 13
Du kan ændre sorteringen ved at flytte kolonnerne og klikke på S-knappen. Der sorteres på kolonnerne fra venstre mod højre. Listen kan eksporteres til HTML- eller CSV-format ved at klikke på E-knappen. Du kan åbne et skriftligt eksamensmodul ved at dobbeltklikke på det i listen eller markere det og vælge Åbn. Hvis der er både skriftlige HF- og STX-eksamensmoduler anbefales det, at HF-eksamensmodulerne placeres først, da der kun er én prøveforekomst på disse. Automatisk planlægning Når du står på den Skriftlige eksamensmoduloversigt har du tre muligheder for automatisk at tildele datoer. Trin 1 Funktionen Gem ved 1 mulig dato anvendes til eksamensmoduler, hvor der kun er en officiel eksamensdato fra UVM. LUDUS gemmer datoerne på de enkelte eksamensmoduler. Det er ikke muligt at annullere fordelingen. Alternativt kan du foretage en manuel planlægning, som beskrevet i et senere afsnit. Side 5 af 13
Klik Yes/Ja De tildelte eksamensdatoer vises nu i oversigten I oversigten anvendes farvekoder: Sort viser, at der ikke er tildelt en eksamensdato til eksamensmodulet. Grøn viser, at eksamensmodulet har fået tildelt en gyldig eksamensdato. Rød viser, at eksamensmodulet har fået tildelt en ikke gyldig dato. Der bør vælges en officiel eksamensdato. Trin 2 Funktionen Gem 1 af 2 mulige datoer pr. trin anvendes, hvis der er to mulige eksamensdatoer. Først tildeles eksamensmoduler, hvor der findes flest kursister med trin 3, så trin 2 og til sidst trin 1. Kursister uden trin vil i denne sammenhæng behandles som trin 3. Trin 3 tildeles første mulige dag, mens trin 2 og 1 tildeles sidste mulige dag. Hvis der er en konflikt med en kursist på eksamensmodulet, så byttes dagen, og der foretages ikke yderligere tjek for, om der så opstår andre konflikter. Bemærk at alle eksamensmoduler tildeles eksamensdatoer. Du kan altså ikke markere udvalgte eksamensmoduler og alene tildele disse eksamensdatoer. Du får igen advarslen om, at alle datoer på eksamensmodulerne i vinduet overskrives. Det vil nu alene være eksamensmoduler med to mulige eksamensdatoer, som overskrives. Husk at du kan gentage den automatiske planlægning eller foretage en manuel planlægning, som beskrevet i et senere afsnit nedenfor. Side 6 af 13
Klik Yes/Ja Funktionen Gem 1 af 2 mulige datoer pr. niveau fordeler datoerne ved at A-niveau tildeles første mulige dag, B-niveau tildeles sidste mulige dag. Hvis der er en konflikt med en kursist på eksamensmodulet, så byttes dagen, og der foretages ikke yderligere tjek for, om der så opstår andre konflikter. Side 7 af 13
3. Kontroller overlap Efter fordeling kan du benytte funktionen Kontroller overlap for at undersøge, om der skulle være konflikter med, at elever/kursister har to skriftlige prøver samme dag. Hvis der bliver fundet konflikter, vises denne meddelelse Hver kursist, som udløser en konflikt, giver to advarsler en for hvert fag, som indgår i konflikten. Hvis du får uforholdsmæssigt mange konflikter efter første fordeling, kan det anbefales at gentage fordelingen. I forbindelse med test af funktionen, har det vist sig, at den bedste fordeling med færrest konflikter opnås ved funktionen Gem 1 af 2 mulige datoer pr. niveau. For at undgå konflikterne kan det være nødvendigt at opdele kursisterne på to eksamensmoduler, da der kun må registreres én eksamensdato på ét skriftligt eksamensmodul. Se vejledning til dette i et senere afsnit Side 8 af 13
4. Manuel planlægning Du kan foretage en manuel tildeling af skriftlige eksamensdatoer via Funktionen Tildel skriftlig eksamensdato. Marker de eksamensmoduler, som du ønsker at tildele manuel eksamensdato. Vælg Funktioner >> Tildel skriftlig eksamensdato. Du får en advarsel om, at datoer på de markerede eksamensmoduler overskrives. Klik Yes/Ja Angiv den ønskede eksamensdato og Klik Tildel dato. Der kontrolleres for lovlige eksamensdatoer på de enkelte eksamensmoduler. Hvis du tildeler en ugyldig dato, farves linjerne med rødt. Side 9 af 13
Bemærk at du ikke kan låse udvalgte eksamensdatoer og efterfølgende foretage en automatisk tildeling af eksamensdatoer til de resterende eksamensmoduler. Ved automatisk tildeling af eksamensdatoer vil de manuelt tildelte datoer blive overskrevet. Side 10 af 13
5. Del af skriftligt eksamensmodul For at undgå konflikter kan det være nødvendigt at opdele kursisterne på to eksamensmoduler, da der kun må registreres én eksamensdato på ét skriftligt eksamensmodul. Opret et nyt hold og tilknyt et eksamensmodul. Der skal ikke tilknyttes et undervisningsmodul. Du kan evt. åbne det hold og eksamensmodul, som skal dubleres, så du har alle oplysninger til rådighed. Hold >> Opret ny Gem og vælg Funktioner >> Eksamensmoduler Gem de indtastede oplysninger. Du skal nu flytte kursister fra det eksisterende eksamensmodul til det nye eksamensmodul. Åbn det eksisterende eksamensmodul via Hold >> Eksamensmoduler og udpeg den skriftlige eksamen. Vælg Funktioner >> Kursister og udpeg de kursister, som skal flyttes til det nye eksamensmodul. Vælg Funktioner >> Flyt tilmelding Side 11 af 13
For hver kursist udfyldes vinduet med oplysninger om det hold, som der skal flyttes til Klik OK og gentag for alle elever/kursister, som skal flyttes. Husk at tilføje eksamensdato til det nyoprettede eksamensmodul. Indberetning af Elever til prøve til XPRS. Side 12 af 13
XPRS vil ikke afvise indberetningen, selvom kursister har overlappende skriftlige eksamener, da de tildelte eksamensdatoer er et foreløbigt valg. Du kan derefter forbedre fordelingen ved eksamensplanlægningen, efter eksamensudtrækket er foretaget. Du skal dog sikre dig, at overlappende eksamensdatoer KAN løses for alle kursister. Når prøveplanen senere indberettes til XPRS, vil den blive afvist, hvis en kursist har to skriftlige prøver på samme dag. Du indberetter Elever til prøve til XPRS via System >> XPRS >> XPRS Prøvekalender. Markér den aktuelle linje og vælg Funktioner >> Lav indberetning. Du kan efterfølgende se om XPRS godkender indberetningen via Funktioner >> Hent status for indberetning. Fortsæt med aktiviteter inden eksamensplanlægning i 100-4 Tips & Tricks Aktiviteter inden eksamensplanlægning Side 13 af 13