STORSTRØMSBROEN HOVEDRÅDGIVER STYRING OG SAMARBEJDE

DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON Juli 2013 Erik Stoklund Larsen esl@vd.dk +45 2122 4496 STORSTRØMSBROEN HOVEDRÅDGIVER STYRING OG SAMARBEJDE BILAG D INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELT... 2 PROJEKTGENNEMGANG OG MØDER... 2 Projektgennemgang... 2 Opstartsmøder... 3 Opstartsseminar... 3 Projektevaluering... 4 Projektkoordineringsmøder... 4 Projektledermøder... 5 Milepælsmøde (afsluttende opfølgning ved overlevering af leverancer)... 5 Øvrige møder... 5 STYRING OG DOKUMENTATION AF KVALITET... 6 Kvalitetsstyring og projektplan... 6 Kvalitets/dokumentkontrolplan... 6 Audit... 7 ARBEJDSMILJØ UNDER PROJEKTERINGEN... 7 RÅDGIVERENS DOKUMENTATION... 8 Teknisk dokumentation... 8 Som udført dokumentation... 8 Digitalt projekt... 9 TREDJEPARTSKONTROL SIKKERHEDSBESTEMMELSER FOR KONSTRUKTIONER PÅ STATSVEJENE... 9 KONTAKT TIL MYNDIGHEDER OG ANDRE... 9 MYNDIGHEDSBEHANDLING... 10 AREALBEHOV OG GRÆNSER MOD NABOER... 10 Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018

GENERELT Dette er et dokument som beskriver processen omkring indkøb og levering af rådgivningsydelser. Alle involverede skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Vejdirektoratet eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelsen af denne kontrakt. Rådgiveren må benytte Vejdirektoratet som reference, men må ikke uden Vejdirektoratets forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlig meddelelse om kontrakten eller offentliggøre noget om kontraktens indhold. Enhver publikation, udstilling eller oplysning til offentligheden vedrørende projektet f.eks. gennem presse, fagpresse, radio eller TV skal ske gennem Vejdirektoratet eller efter forudgående skriftlig aftale med Vejdirektoratet. PROJEKTGENNEMGANG OG MØDER Opgaven omfatter: Kvalificering af modtaget materiale fra Vejdirektoratet. Straks efter indgåelsen af aftalen skal rådgiveren vurdere behovet for indhentning af yderligere grundlagsmateriale og rekvirere dette hos Vejdirektoratet. Alle aktiviteter i forbindelse med projektopstart Fastlæggelse og koordinering af projektets organisation og kommunikation Styring af kvalitet og miljø Udarbejdelse og vedligeholdelse af projektplan og kvalitetsplan/dokumentkontrolplan Udarbejdelse af og opfølgning på projektets tidsplan Medvirke til udpegning af grænseflader mellem opgavens parter herunder også Vejdirektoratet og Banedanmark. Samarbejde med Vejdirektoratets øvrige rådgivere. På Vejdirektoratets vegne at varetage koordineringen af sikkerhed og sundhed i forbindelse med projektering. Projektgennemgang Efter overdragelse af opgaven vil Vejdirektoratet med passende varsel foranstalte gennemførelse af en projektgennemgang. Til projektgennemgangen deltager Vejdirektoratet samt de nøglepersoner fra rådgiveren der skal løse opgaven. Projektgennemgangen er en detaljeret gennemgang af projektet med henblik på at sikre en fælles forståelse for kontraktens bestemmelser og rammerne for udførelsen. Side 2 af 11

Parterne skal i forbindelse med projektgennemgangen identificere (kortlægge) særlige forhold, der kan have betydning for arbejdets gennemførelse i henhold til aftalens bestemmelser, herunder forhold vedrørende tidsplan, Vejdirektoratets ydelser, afrapportering, den tekniske kvalitet, arbejdsmiljø samt myndighedsbehandling. Resultatet af kortlægningen skal gennemgås med henblik på i fællesskab at beslutte foranstaltninger, der kan imødegå de registrerede forhold. Nøglepersoner forudsættes forinden projektgennemgangen af have erhvervet sig godt kendskab til projektet. Vejdirektoratet indkalder til projektgennemgang senest 15 arbejdsdage efter kontrakt indgåelse. Resultatet af projektgennemgangen dokumenteres af Rådgiveren. Opstartsmøder På disse møder gennemgås projektets mere overordnede forhold, og der tages stilling til eventuelle justeringer af projektet eller projektorganisationen. Møderne skal foregå i en åben og fordomsfri dialog mellem parterne med det formål at skabe det bedste samarbejde om gennemførelse af projektet. Dagsorden til opstartsmøde: 1. Evt. Besigtigelse af anlægsområdet 2. Projektgennemgang 3. Projektorganisation og samarbejde 4. Overordnet tidsplan og økonomi 5. Kvalitetssikring 6. Grænseflader 7. Fokusområder 8. Andet På mødet deltager rådgiverens projektleder(e), koordineringsleder og fagansvarlige samt Vejdirektoratets projektledere. Opstartsseminar Der afholdes et opstartsseminar, hvor rådgiverens og Vejdirektoratets organisationer og personer introduceres for hinanden, og der skabes en fælles viden om og forståelse af projektet. Opstartsseminaret strækker sig over 2 dage. Dagsorden for opstartsseminaret: 1. Indledning og præsentation: 2. Forventninger til samarbejdet: - Vejdirektoratet - Rådgiveren Side 3 af 11

3. Forventninger til projektet: - Vejdirektoratet - Rådgiveren 4. Hvordan undgår vi / løser vi konflikter? - Konfliktløsningsværktøjer drøftes - Konfliktløsningstrappe - Opmand/mægling 5. Værdigrundlag for samarbejdet - Respekt for det udførte arbejde - Hensyn til / koordinering med øvrige rådgivere og myndigheder - Succeskriterier 6. Aftaler vedrørende opfølgning - løbende evaluering 7. Gennemgang af projektet - Opgavens rammebetingelser - Identifikation af risikobillede - Kritisk vej - Grænseflader/leveranceidentifikation 8. Diverse Øvrige emner for opstartsseminaret fastlægges i samråd mellem Vejdirektoratet og rådgiveren. Rådgiveren skal forvente at deltage med relevante nøglepersoner med ansvar for projekteringen. Vejdirektoratet vil ligeledes deltage med folk, der repræsenterer hhv. projektledelse, VVMundersøgelse, bro-, vej- og baneprojektering, nedrivning, arealerhvervelse, anlægsøkonomi, miljøundersøgelser mv. Projektevaluering Projektevaluering foretages efter principperne i Vejdirektoratets instruktion om Lærende evaluering. Der afholdes projektevalueringer undervejs i projektet, hvor Vejdirektoratet og rådgiver mødes. Projektevalueringer forløber efter følgende dagsorden: 1. Resultater 2. Successer 3. Udfordringer og fejl 4. Forbedringstiltag Projektkoordineringsmøder Gennem hele projektforløbet fra aftaleindgåelse frem til aflevering af de beskrevne leverancer skal der afholdes regelmæssige projektkoordineringsmøder med 2-4 ugers interval. Møderne vil omhandle specifikke leverancer og status på projektet. Side 4 af 11

Formålet med møderne er følgende: Sikring af fremdrift i projektering ift. tidsplan, angivelse af planlagte aktiviteter de kommende 4 uger Sikring at projekteringen er i overensstemmelse med succeskriterier fastlagt til projektet, kvalitet mm. Sikring at anvendt tidsforbrug ift. tidplan (rådgivertimer)overholdes Sikring og fastlæggelse af handlinger for håndtering af eventuelle afvigelser. Sikring af det økonomiske budget Teknik Grænseflader Møderne vil have deltagelse af Vejdirektoratet ved projektlederen og/eller fagprojektlederen samt af rådgiveren ved projektlederen, koordineringslederen og relevante godkendte medarbejdere fra rådgiverens organisation. Rådgiverens tekniske rådgivere kan deltage i projektkoordineringsmøderne på Vejdirektoratets anmodning. Projektledermøder Hver 2. 4. uge afholdes der møde mellem Vejdirektoratets projektledere og rådgiverens projektleder. Herudover deltager projektlederne fra de øvrige rådgivere. Møderne omhandler styring af tidsplan, grænsefladekoordinering, projektets samlede økonomi samt særlige fokusområder. Milepælsmøde (afsluttende opfølgning ved overlevering af leverancer) Der afholdes milepælsmøder i forbindelse med aflevering af leverancer og gennemførsel af modtagekontrol. Det gælder både rådgiverens leverancer til Vejdirektoratet og Vejdirektoratets leverancer til rådgiveren. Møderne har til formål at sikre: At leverancerne er i overensstemmelse med det i udbudsmaterialet angivne, herunder afleveret rettidigt og til den aftalte kvalitet At leverancerne overholder de specificerede granskningsmetoder At der sker en udbedring af eventuelle mangler, som potentielt kan føre til afslag i rådgiverprisen. Disse møder vil have deltagelse af Vejdirektoratet ved projektlederen og/eller fagprojektlederen samt af rådgiveren ved projektlederen, koordineringslederen og godkendte deltagere fra dennes organisation. Vejdirektoratet indkalder til disse møder. Rådgiveren udarbejder og udsender referat fra møderne Øvrige møder Rådgiveren skal, under projektering, påregne at afholde/deltage i følgende møde- og koordineringsaktiviteter: Granskningsmøder med Vejdirektoratet Tekniske møder med Vejdirektoratet Side 5 af 11

Risikomøder med Vejdirektoratet og andre rådgivere Møder med myndigheder Møder med lodsejere Møder med berørte ledningsejere Borgermøder Besigtigelses- og ekspropriationsforretninger Rådgiver skal desuden: Medvirke til koordinering af egne arbejder i forhold til Vejdirektoratets opgaver og øvrige rådgivere Deltage i læsningsmøder for udbud Deltage i besvarelse af spørgsmål under udbud Deltage i licitationer Deltage i eventuelle forhandlinger med tilbudsgivere Ved evt. forbehold påregnes en kapitalisering af forbeholdene Bistå i udvælgelsen af entreprenør Deltage i projektoverdragelse til tilsyn og entreprenør. Udføre projektopfølgning i anlægsfasen. STYRING OG DOKUMENTATION AF KVALITET Kvalitetsstyring og projektplan Rådgiveren skal udarbejde og implementere en projektplan for opgavens gennemførelse. Projektplanen skal følge Krav til rådgiverens kvalitetsarbejde, der kan hentes på www.vejdirektoratet.dk/udbud > Standarder og paradigmer > rådgiveraftaler. Udkast til projektplanen skal forelægges for Vejdirektoratet til senest 15 arbejdsdage efter aftaleindgåelse eller i forbindelse med det første opstartsseminar. Vejdirektoratets kommentarer vil foreligge senest 15 arbejdsdage efter modtagelsen. Endelig projektplan skal herefter foreligge for Vejdirektoratet til accept senest 10 arbejdsdage herefter og implementeres umiddelbart i forlængelse heraf. Kvalitets/dokumentkontrolplan Rådgiveren skal senest 10 arbejdsdage efter indgåelse af delaftaler (opgaveaftaler) fremsende en kvalitets/dokumentkontrolplan for de enkelte opgavers gennemførelse. Kvalitets/dokumentkontrolplanen skal følge beskrivelse af Kvalitetskontrol og dokumentation i Krav til rådgiverens kvalitetsarbejde, der kan hentes på www.vejdirektoratet.dk/udbud > Standarder og paradigmer > rådgiveraftaler. Side 6 af 11

Rådgiveren skal udføre kvalitetskontrol og granskning af egne leverancer før de afleveres til Vejdirektoratet. Rådgiverens kvalitets/dokumentkontrolplan vedlægges leverancerne som dokumentation for kvalitetssikring. Rådgiveren skal videregive relevante krav til dennes underrådgivere. Rådgiveren skal endvidere følge op på at kravene efterleves af alle parter. Rådgiveren skal fremsende en opdateret kvalitets/dokumentkontrolplan som minimum ved hver faseskift. Audit Rådgiveren kan forvente at Vejdirektoratet årligt vil gennemføre 1-2 audit hos rådgiveren som opfølgning på kravene til rådgiverens kvalitetsstyring. Auditering kan også omfatte eventuelle underrådgivere. Rådgiver skal afholde mindst 2 interne audits årligt i kontraktens løbetid og de skal gennemføres repræsentativt for projektet. ARBEJDSMILJØ UNDER PROJEKTERINGEN Rådgiveren skal på vegne af Vejdirektoratet forestå koordinering af sikkerhed og sundhed i overensstemmelse med bestemmelserne i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om bygherrens pligter. Rådgiveren får den fulde opgave med at varetage koordineringen af sikkerhed og sundhed fra skitseprojekt til anlægslov (VVM) og i projekteringen. Opgaven indeholder også koordinering af grænseflader med/til andre rådgivere. Rådgiveren skal være i tæt dialog med Vejdirektoratets AMK-P ansvarlig (ansvarlige for sikkerhed og sundhed i projekteringen). Rådgiveren skal følge og benytte Vejdirektoratets instruktioner, vejledninger og paradigmer for arbejdsmiljø. Rådgiveren skal orientere om fremdriften på sikkerheds og sundhedsområdet samt deltage i møder med vejdirektoratets AMK-P ansvarlige. Rådgiveren skal senest ved opgavens igangsætning oplyse navn på den medarbejder, der varetager arbejdsmiljøkoordinatorfunktionen, samt ved dennes CV og kursusbevis dokumentere de i bekendtgørelsens 5 anførte kompetencekrav. Opfyldelse af de i bekendtgørelsens 10, stk. 1, nr. 2 og 3, nævnte krav (udarbejdelse af plan for sikkerhed og sundhed og udarbejdelse af journal) skal dokumenteres over for Vejdirektoratet. Alle dele af arbejdsmiljøkortlægningen og Plan for Sikkerhed og Sundhed skal fremsendes til Vejdirektoratet for gennemsyn hos den ansvarlige person i Vejdirektoratet. Det færdige udarbejdede materiale skal fremsendes til den ansvarlige person i Vejdirektoratet med henblik på arkivering af hensyn til Arbejdstilsynets evt. senere forespørgsel. Side 7 af 11

Den, der varetager arbejdsmiljøkoordinatorfunktionen hos rådgiveren, skal sørge for at overdrage sin viden fra arbejdsmiljøkortlægningen til arbejdsmiljøkoordinatorfunktionen i bygge-/anlægsfasen. Dvs. at arbejdsmiljøkoordinator i projekteringsfasen skal overdrage sit arbejdsmiljømateriale og viden om arbejdsmiljøet vedr. entreprisen til arbejdsmiljøkoordinator i bygge-/anlægsfasen, med mindre det er samme person. RÅDGIVERENS DOKUMENTATION Teknisk dokumentation Krav til teknisk dokumentation fremgår af IKT Beskrivelser. Breve, referater og protokoller skal udformes i overensstemmelse med Vejledning: Rådgiveres brug af Vejdirektoratets skabeloner i anlægsfasen. Som udført dokumentation Rådgiveren udarbejder (som en del af projektopfølgningen) som udført dokumentation på baggrund af tilsynets tilbagemeldinger samt entreprenørens input under anlægsfasen. Rådgiveren skal sikre, at udbuddet for anlægsarbejderne indeholder relevante krav til eventuelle bidrag fra entreprenøren til som udført dokumentationen, herunder krav til formater. Ved Total Entrepriser kan rådgiverens rolle variere fra modtage kontrol til indsamling og udarbejdelse af Som Udført materiale, efter aftale med bygherren. Vej- og broarbejder: Ved hovedentrepriser omfatter rådgiverens ydelser udarbejdelse og overdragelse af som udført dokumentation til Vejdirektoratet, som beskrevet i Anlægsdivisionens Tilsynshåndbog, Bilag 1 til Instruktion: Som udført dokumentation og overdragelse til drift. Heraf fremgår at dokumentationen bl.a. skal omfatte: Som udført tegningsmateriale Beskrivelser og driftsinstruktioner af vejens udstyr. Alle relevante data for VejMan.dk, DANBRO, VEJLYS-WEB samt øvrige systemer anvendt af Vejdirektoratet (fremgår af Bilag 1 til instruktionen Som udført ) Som udført tegninger skal leveres med angivelse af kilometrering, som er gældende stedangivelse under drift. Vejdirektoratets stationering er gældende under projektering og anlæg. Når linjeføringen er lagt fast, udleverer Vejdirektoratet retningslinjer for omregning fra stationering til kilometrering. Side 8 af 11

Banetekniske arbejder: Tegninger og dokumenter skal opfylde Krav til teknisk dokumentation i Banedanmark. Tegninger skal opfylde krav svarende til niveau 1 tegninger, dvs. at der skal ud over TIFF filer også afleveres originalfiler i værktøjets filformat. Bemærk, at der er krav til navngivning af dokumentfiler. Data skal opfylde Krav til tekniske data i Banedanmark. De metadatafiler (CSV-filer), som Teknisk Dokumentation har udleveret tidligere i projektet, skal oprettes og leveres tilbage til Teknisk Dokumentation. Dokumentation for afvanding, herunder også videoer fra TV-inspektion, skal også afleveres i en samlet DANDAS format. Hvis der er lavet en terrænmodel i forbindelse med projekteringen, skal den også afleveres til Teknisk Dokumentation. Rådgiveren skal sammen med det oprettede Som udført materiale aflevere dokumentation for kvalitetssikringen af, at opretningen er udført korrekt. Digitalt projekt Rådgiveren skal levere og udveksle digitalt materiale i henhold til IKT Beskrivelser (bilag E). Sker der i projektforløbet ændringer, der får indflydelse på ekspropriationsgrænser eller arbejdsarealer, skal dette omgående meddeles til Vejdirektoratet. TREDJEPARTSKONTROL SIKKERHEDSBESTEMMELSER FOR KONSTRUKTIONER PÅ STATSVEJENE Rådgivning vedrørende Ny Storstrømsbro er genstand for tredjepartskontrol. Rådgiveren skal påregne at kunne udføre en uafhængig tredjeparts kontrol af Total Entreprenørens statiske beregninger og tegninger efter nærmere aftale med Vejdirektoratet. KONTAKT TIL MYNDIGHEDER OG ANDRE Med mindre andet aftales varetager Vejdirektoratet kontakt til myndigheder. Rådgiver udarbejder myndighedsplan med udgangspunkt i Vejdirektoratets paradigme. Rådgiver foretager opfølgning efter myndighedsplan samt opfølgning på godkendelser. Rådgiver udarbejder udkast til ansøgninger til Vejdirektoratets godkendelse. Rådgiver skal på vegne af Vejdirektoratet udarbejde dokumenter til brug i korrespondance med myndigheder: Side 9 af 11

I forbindelse med korrespondance til myndigheder og lodsejere, hvor Vejdirektoratet er underskriver, skal breve sendes på Vejdirektoratets papir. Al korrespondance med myndigheder og lodsejere, skal sendes til Vejdirektoratet enten som mail, brev eller pdf-fil af brevene, som dokumentation i forbindelse med udsendelse og i henhold til dokumentplanen. Ved information til myndigheder og lodsejere, hvor Vejdirektoratet ikke er underskriver, kan rådgiveren anvende eget papir. Vejdirektoratet varetager, at der foretages arkæologiske undersøgelser. Rådgiveren skal tage højde for museets arbejder i forbindelse med projektets udførelse. Rådgiveren skal deltage og tage referater fra møder med Kulturarvsstyrelsen og berørte museer. Ved disse møder skal tidsforløbet for de arkæologiske undersøgelser og evt. arkæologiske udgravninger planlægges. Rådgiveren skal deltage i og tage referater fra teknikermøder med berørte kommuner, Kulturarvsstyrelsen, berørte museer og andre myndigheder. Principgodkendelse efter lov om naturbeskyttelse 20 skal foreligge ved besigtigelsen. Bidraget fra forhandlingen sættes ind i myndighedsplanen. Rådgiveren skal opdatere projektet og indarbejde bemærkninger/ændringer fra myndighedsforhandlingen i de endelige dispensationsansøgninger inden fremsendelse. MYNDIGHEDSBEHANDLING Rådgiveren skal deltage i forhandlinger med de relevante myndigheder ved blandt andet: Jernbanesikkerhed Sejladssikkerhed Vandsynsprotokoller Ledningsprotokoller Håndtering af forurenet jord og materialer AREALBEHOV OG GRÆNSER MOD NABOER Ekspropriationerne til vejanlægget sker efter særlig hjemmel og efter reglerne i lov om fremgangsmåden ved ekspropriation vedrørende fast ejendom. Fra besigtigelses- og ekspropriationsforretningerne udfærdiges protokoller og interne noter, der indeholder bemærkninger og aftaler med lodsejerne, som skal respekteres af rådgiver og i relevant omfang indarbejdes i projektet og udføres som en del af nærværende aftale. Arealbehov til vejanlægget, herunder til arbejdsarealer, interimsveje, regnvandsbassiner, adgangsveje, erstatningsbiotoper m.v. skal fastlægges i henhold til nærmere aftale med Vejdirektoratet forud for de forskellige forretninger. Side 10 af 11

Såfremt rådgiver har behov for at kontakte lodsejer skal dette ske ved forud indgået aftale med Vejdirektoratet. Al korrespondance mellem rådgiver og lodsejer (kopi af breve, mails og telefonnotater, mødereferater) skal videresendes til Vejdirektoratet i løbet af 2 arbejdsdage. Side 11 af 11