NOTAT Projekt Udbud af økonomi- og lønsystem Kunde Odsherred Kommune Dato -09-25 Til Offentliggørelse på hjemmesiden Fra Odsherred Kommune 1. Spørgsmål svar Nr. Spørgsmål Svar Dato 1. Vi kan se, at udbudsmaterialet nu er gjort tilgængeligt på Odsherred Kommunes hjemmeside. Til brug for tilbudsarbejdet vil vi bede om, at materialet bliver gjort tilgængeligt i word udgave. Dokumenterne er nu oploaded i en word udgave 05.09. 2. Krav 27: Resultat af analyse og designfasen skal dokumenteres i en løsningsbeskrivelse, som vil indgå i bilag 2 Er dette krav også gældende for ressourcestyring 3. Tilbud 12: Support Såfremt der er to organisationer som skal supporterer kunder, vil det så accepteres at der er to forskellige supportsetup i forhold til evt. forskellige platforme som skal supporteres, f.eks. økonomisystem og ressourcestyring (herunder webbaseret tidsregistreringsløsning) 4. Tilbud 50. Kunden ønsker et ressourcestyringsværktøj i forhold til drifts og anlægsområdet. Er det korrekt forstået at ressourcestyringsværktøjet skal implementeres i alle områder hvor der er drifts- og anlægsopgaver? 5. Tilbud 50: Kunden skal, hvor det er relevant, kunne detailstyre ressourceforbruget (fx mandetimer, maskintimer, materialer, underentreprenører etc.). Der gennemføres én analyse og designfase for det samlede økonomisystemet, herunder ressourcestyringsmodulet. Resultatet heraf skal beskrives i en samlet løsningsbeskrivelse for økonomisystemet Ja, der er ingen formkrav til tilbuddet. Supporten kan således variere i forhold til de medtagene moduler. Kunden har ikke på nuværende tidspunkt taget stilling til, hvordan ressourcestyringssystemet skal udrulles i organisationen. Ikke nødvendigvis at der vil, men kunden vil have friheden til at gøre det. 1/7 Rambøll Management Consulting A/S CVR-NR 60997918
Skal ordet "detailstyre ressourceforbruget" forstås på en sådan måde at der vil blive budgetteret og kalkuleret på alle ressourceformer samt lavet lagerstyring på områderne? 6. Tilbud 50: De forbrugte ressourcer skal afspejles i økonomisystemet Er det tiltænkt som finansbogføringer, bogføringer direkte på sag/ressourcer - set i forhold til medarbejdere, maskiner, materiel og varer? Eller skal ordet "afspejles i økonomisystemet forstås som om, at der kan laves integration? 7. Tilbud 50: Natur, Miljø og Trafik anvender i dag en branchespecifik ressourcestyringsløsning Microsoft Dynamics NAV2009 Er det korrekt forstået at denne skal erstattes af et nyt centralt ressourcestyringsværktøj? 8. Tilbud 50: Natur, Miljø og Trafik anvender i dag en branchespecifik ressourcestyringsløsning Microsoft Dynamics NAV2009 Indledningsvis står der skrevet at der er 3 brugere af ressourcestyring. Svarer dette antal til at alle enheder med drifts- og anlægsopgaver skal anvende systemet? Er brugere i forhold til Natur, Miljø og Trafik som er primært bruger af ressourcestyring dermed også dækket ind? 9. Tilbud 50: Budgettering og timeregistrering på sager, med hovedog underaktivitetsniveau (tværgående) for indkøb ressourcer, maskiner og for værkstedspersonale. Hvilke krav er der til indhold af funktionalitet til værkstedspersonalet? 10. Tilbud 50: Værkstedsmodul/model Ønsker kunden et integreret værkstedsmodul i ressourcestyring til styring af maskiner, reparationer, indkøb, forbrug, afskrivning og kalkulation? 11. Tilbud 50: Registrering og godkendelse af timer og maskineforbrug pr. sager, med hoved- og Ressourcestyringssystemet er en integreret del af det samlede økonomisystem. Derfor skal bogføringer på sag/ressourcer slå igennem i økonomisystemets finansbogholderi., hvordan det vil blive løst. Nej, det er der ikke truffet beslutning om endnu. Antallet af brugere svarer til de nuværende brugere af det eksisterende ressourcestyringssystem. Der er ingen specifikke krav til løsningen i forhold til værkstedspersonalet. hvad der tilbydes til værkstedspersonalet mv. Ja, idet er op til leverandøren at beskrive hvilken funktionalitet, som indgår i det tilbudte værkstedmodul Der ønskes en kommunelicens med de baggrundsoplysninger, som fremgår af udbudsmaterialet. 2/7
underaktiviteter på en webbaseret løsning Hvor mange brugere skal medregnes i tilbuddet, i forhold til antal brugere der skal tidsregistrere på den web-baseret løsning som skal tilbydes i kontrakten? 12. Tilbud 50: Registrering og godkendelse af timer og maskineforbrug pr. sager, med hoved- og underaktiviteter på en webbaseret løsning Hvilke krav er der til den webbaseret tidsregistreringsløsning, skal der kun rapporteres tid, hvad med varer og skal medarbejderne selv kunne trække personlige saldi ud, så som ferie, feriefri, afspadsering med mere? 13. Tilbud 50: Registrering af fravær og flex i en webbaseret løsning Ønsker kommunen to forskellige webbaseret løsninger i forhold til tidsregistrering? 14. Tilbud 50: Oprettelse og vedligeholdelse af ressourcer og maskiner Teksten er understreget. Sætningen ønskes uddybet 15. Tilbud 50: Vedligeholdelses af kost- og salgspriser på ressourcer til fakturering (styring af mandskab og maskinpriser) Skal løsningen understøtte flere forskellige kost- og salgspriser afhængig af debitor/sag og ressourcer. Anvendes der specielle priser på maskinerne, såfremt de har ekstraudstyr med? 16. Tilbud 50: Vagtplaner for ressourcer Inden for hvilket område tænkes det? Tidsregistrerer disse personer også på den webbaseret løsning (afvigelsesregistrering)? 17. Tilbud 50: Oprettelse og vedligeholdelse af dynamisk kontoplan Bedes uddybes Kunden ønsker en løsning, hvor det er muligt at registrere og godkende timer og maskineforbrug pr. sager, med hoved- og underaktiviteter på en web-baseret løsning. hvad der tilbydes. Det er der ikke truffet beslutning om endnu. Det er en fejl, at sætningen er understreget. Oprettelse og vedligeholdelse af ressourcer og maskiner er en af de delprocesser, der er indeholdt i ressourcestyringen. Som udgangspunkt har en ressource kun én kostpris, men der kan være flere salgspriser. Såfremt en maskine har ekstraudstyr med, registreres dette også. Kunden ønsker en løsning hvor det er muligt at udarbejde vagtplaner. Det er ikke besluttet på hvilke områder. Der foretages i dag tidsregistrering på visse områder. Det skal være muligt i finanssystemet, at udarbejde en kontoplan, der understøtter kundens styringsbehov. Behovet for finans- 3/7
konti kan variere i forhold til den funktionalitet, der i øvrigt stilles til rådighed. 18. Tilbud 50: Diverse rapporter, herunder tværgående rapporter på hoved- og underaktivitet Eksempel ønskes fremsendt 19. Tilbud 50: Lagerstyring Hvilke krav er der til lagerstyring? Skal der kunnes laves bestilling, modtagelse og udlevering? Skal der kunne laves udlevering til sager og maskiner? 20. Tilbud 50: Løsningen anvendes udelukkende inden for det tekniske område, men en fremtidig løsning tænkes potentielt udbredt til yderligere områder, f.eks. projekter, det sociale område, skoler og daginstitutioner Der kan ikke fremsendes et eksempel., hvad der tilbydes. Det er en relevant funktionalitet i forhold til lagerstyring. hvad der tilbydes. Ja. Kunden har ikke på nuværende tidspunkt taget stilling til, hvordan ressourcestyringssystemet skal udrulles i organisationen. Skal det forstås, at den nuværende løsning ikke anvendes i de anførte yderligere områder og ikke kan anvendes? 21. Tilbud 50: Kunden ønsker at kunne bruge tablets, smartphones mv til decentralt registrering af data. Løsningen anvendes i dag i Natur, Miljø og Teknik. Hvor mange brugere skal tilbuddet indeholde inkl. Natur, Miljø og Teknik Der skal være mulighed for fleksibilitet i antallet af brugere af de omtalte devices. 22. Tilbud 50: Desuden ønskes: Elektroniske rekvisition/ ordrestyring med disponering (med vedhæftning af filer med kort, foto eller tegninger Budgettering (rådighedsbeløb og bevillingsbeløb, et-årig og flerårig) Kalkulationer (sager, mandskab og maskiner) Integration til GIS og plejeplaner Dataudtræk på tværs af systemet og med mulighed for opslag fra dataudtrækket direkte i systemet Understøtte muligheden for integration til kommunens app "Gi et Praj" Adgang til historisk data Principielt er alt i tilbud 50 ønsker. hvad der er indeholdt i tilbuddet samt hvilke opgaver der ikke understøttes af løsningen. Skal det forstås, at punkterne ikke 4/7
er krav men blot ønsker, som ikke skal være opfyldt i tilbudsøjemed? 23. Tilbud 50: Integration til økonomisystemet, herunder debitor Skal det forstås således, at ressourcestyring ikke behøves at have samme platform som økonomisystemet, men der kan etableres snitflader 24. Det fremgår af bilag 13, punkt 6, at der skal oplyses pris vedrørende tilgængeliggørelse af eksisterende data ved accept af optionen på beboerbetaling og huslejeadministration (forudsætter at data findes og tilgængeliggørelse er relevant). Det ønskes oplyst - Hvilke data fra eksisterende huslejeløsning der ønskes tilgængeliggjort - Ønskes data konverteret til det nye system Kan der gives et eksempel på data som skal konverteres over 25. Leverandøren skal beskrive option på Beboerbetaling og huslejebetaling. Til brug for prisberegning ønskes oplyst antal huslejemål, som systemet skal administrere. 26. Det fremgår af Bilag 3, at der skal tilbydes 2 alternative tilbud på uddannelsesaktiviteterne af brugerne: - Det minimale uddannelsesforløb - Den anbefalede uddannelsesforløb Antallet af administratorer og superbrugere og brugere, der ønskes uddannet indenfor de udbudte systemer fremgår af bilag 1 Det bedes oplyst, om tilbudsgiver - I det minimale uddannelsesforløb vil kunne tilbyde ingen uddannelse af administratorer, superbrugere som allerede nu arbejder på områder af løsningen og dermed har kendskab til disse områder, fx den lønfornyede udgave af KMD Opus Personale. Ja, idet dog kunden ønsker en integreret løsning, men det træffes der beslutning om senere. Der drejer sig om data fra Vitae Bolig omfattende oplysninger om ejendomme, lejemål og ventelister Pensionssystemet omfattende oplysninger om huslejen mv. Som det fremgår af kravspecifikations afsnit 4.5 ønsker kunden, at eksisterende data i kundens nuværende system i videst muligt omfang gøres tilgængelig i det nye system ved brug af den samme funktionalitet, som stilles til rådighed for nye data. Det er op til leverandøren som en del af tilbuddet, at udarbejde et for til tilgængeliggørelse. Kunden administrerer i dag ca. 650 lejemål primært til visitering. Opmærksomheden henledes på, at der i bilag 13 efterspørges en kommunelicens Kravene til leverandørens tilbud på uddannelse er beskrevet i afsnit 4.8.1. Der er ikke formuleret krav til uddannelsens indhold. Leverandøren skal derfor med baggrund i kendskab til kunden og den tilbudte løsning udforme et tilbud på en uddannelse, der sikrer en succesfuld implementering og brug af den tilbudte løsning. Der er således ikke noget formelt til hinder for, at den tilbudte uddannelse af administratorer, superbrugere, som allerede nu arbejder på områder af løsningen og dermed har kendskab til disse områder, kan undlades. Kunden vil, som en del af tilbuds- 11.09. 13.09. 18.09. 5/7
- I det anbefalede uddannelsesforløb vil kunne tilbyde ingen uddannelse af administratorer, superbrugere som allerede nu arbejder på områder af løsningen og dermed har kendskab til disse områder, fx den lønfornyede udgave af KMD Opus Personale. 27. I udbudsbetingelsernes bilag 13 punkt 4 og 5 står anført at kommunen ønsker en kommunelicens dækkende 2900 ansatte. Tilbudsgiver ønsker derfor en præcisering af, hvilke løsninger kravet er gældende, idet det ikke er uvæsentligt for prissætningen i hvor stor et omfang medarbejderen skal have adgang til funktionalitet (se, indberette, opdatere etc.). Præciseringen kunne fx opdeles i systemadministratorer, superbrugere, lejlighedsvise brugere der kun skal attestere, brugere der kun skal se XX (XX står for given information) etc. vurderingen, vurdere den tilbudte uddannelse. Kunden kan ikke og ønsker heller ikke at udarbejde den ønskede præcisering. Kunden har en oplevelse af, at kundens opgavevaretagelse ikke afviger markant fra andre kommuner. Det er således op til leverandøren at prissætte løsningen ud fra leverandørens generelle kendskab til brugen af den tilbudte løsning. 18.09. 28. Jf Kontrakten, punkt 32, kan En parts samlede erstatningspligt i kontraktperioden kan maksimalt udgøre de seneste 12 måneders faste vederlag for brugsret, drift og vedligeholdelse. Denne erstatning forstår vi således, at den kan udløses, hvis kunden dokumenterer et tab ud over boden. Det foreslås, at kontraktens pkt. 32, 3. afsnit ændres til følgende ordlyd: En parts samlede bod og erstatning i hele kontraktens løbetid ikke kan overstige hvad der svarer til det gennemsnitlige årlige kontraktvederlag. 29. Det fremgår af bilag 9, at Driftseffektiviteten beregnes for rullende 3 måneders perioder, således at der ved udgangen af hver måned foretages en beregning af den gennemsnitlige driftseffektivitet for denne og de forudgående 2 måneder. Med en driftseffektivitet på 99,5% kan dette medføre, at samme fejl kan medføre bod i flere på hinanden følgende måneder, hvilket Leverandøren finder urimeligt. Det foreslås, at bestemmelsen ændres, så driftseffektiviteten beregnes for 1 måned ad gangen. Det fremgår af udbudsbetingelsernes pkt. 8, at der ikke kan tages forbehold over for kontrakten. Odsherred Kommune ønsker ikke kontrakten ændret som foreslået. Ifølge udbudsbetingelsernes pkt. 8 kan der tages forbehold over for bilag 9. Tilbudsgiver kan derfor indarbejde den foreslåede ændring i sit tilbud. Bemærk, at eventuelle forbehold over for udkast til bilag skal angives i bilagene med tydelig markering og angivelse af, hvilken anden konkret formulering af de pågældende bestemmelser tilbudsgiveren vil indgå på. Et forbehold over for bilag 9 vil indgå i tilbudsvurderingen i relation til kriteriet vedligeholdelse, vi- 6/7
dereudvikling og servicemål. 30. Jf Kontrakten, punkt 32.2 fremgår, at Sker overflytningen af de af kontrakten omfattede data som følge af leverandørens misligholdelse, skal alle udgifter til overflytningen afholdes for leverandørens regning. Leverandøren finder det urimeligt, at denne bestemmelse gælder i hele kontraktens løbetid, og ønsker bestemmelsen ændret til kun at gælde de første to år af kontraktens løbetid. 31. Jf Kontrakten, punkt 37 Leverandøren kan kun med kundens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser til tredjemand. E det er muligt at præcisere i kontrakten, at tredjemand ikke omfatter overdragelse af kontrakten inde for Leverandørens egen koncern. 32. Det fremgår af bilag 1 Kravspecifikation økonomi og løn, punkt 3.1, tilbud 3, at Leverandøren skal udfylde appendiks 1 og vedlægge det udfyldte appendiks til underbilag til bilag 2. Det nævnte appendiks fremgår ikke af udbudsmaterialet på kommunens hjemmeside? 33. Det fremgår af udbudsbetingelsernes pkt. 8, at der ikke kan tages forbehold over for kontrakten. Odsherred Kommune ønsker ikke kontrakten ændret som foreslået. Det fremgår af udbudsbetingelsernes pkt. 8, at der ikke kan tages forbehold over for kontrakten. Odsherred Kommune ønsker ikke kontrakten ændret som foreslået. Det er en beklagelig fejl. Tilbud 3 udgår. 27.09. 7/7