TIL BEBOERNE I AFDELING 39 Kgs. Lyngby den xx. august 2015 Referat fra ordinært afdelingsmøde Torsdag den 20. august 2015, kl. 19.00 Sted: Ny Lyngbygaard, Toftebæksvej 17, 2800 KGS. Lyngby. Indledningsvis bød afdelingsformand Gerd Strunge de fremmødte beboere og repræsentant fra Organisationsbestyrelsen i AAB Gunvor Abrahamsen velkommen til mødet. Herefter blev ejendomsfunktionærerne Ahmed Amiz og Rene Christiansen og afdelingsbestyrelsen præsenteret, kasser Rene Simonsen, bestyrelsesmedlem Tom Hassing, bestyrelsesmedlem Lennart Holmberg, suppleant Tina Madsen, suppleant Melanie Low Jacobsen og referent Lizzie Friis Jensen. DAGSORDEN: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af formandens beretning for perioden siden sidste møde. (bilag 1) 3) Regnskab 2014 til orientering (bilag 2) 4) Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. (bilag 3) 5) Orientering fra varmeudvalget 6) Behandling af indkomne forslag a) A- og B-ordning, orientering om udvalgets arbejde b) Tre forslag fra Tina Strømann: (bilag 4) 1. Inddragelse af græsarealer på bagsiden af rækkehusene 2. Nedsættelse af udvalg til fælles aktiviteter i beboerlokalet 3. Haveaffald c) Udbedring af fortov ved indkørslen til Lokal Brugsen, Steen Andresen (bilag 5) d) Forslag til tidspunkt for afholdelse af ordinært afdelingsmøde, Marion Greve (bilag 6) 7) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. a) Afdelingsformand, Gerd Strunge, modtager genvalg. b) Afdelingsbestyrelsesmedlem, Tom Hassing, modtager genvalg. c) Afdelingsbestyrelsesmedlem, Lennart Holmberg, modtager genvalg. d) Suppleant for 2 år, Melanie Louw Jacobsen, modtager genvalg. 8) Eventuelt.
Ad 1. Gunvor Abrahamsen fra Organisationsbestyrelsen i AAB blev valgt som dirigent og konstaterede, at begge indkaldelser til mødet var rettidigt udsendt og AAB`s vedtægter overholdt. Dirigenten gennemgik dagsordenen og bemærkede til: Forslag 6 b) Inddragelse af græsareal på bagside af rækkehusene. Forslaget kan ikke besluttes men alene være en vejledende afstemning, idet der ikke foreligger et anlægsbudget. Forslag 6 c) Udbedring af fortov ved indkørslen til Lokal Brugsen. Punktet drøftes under formandens beretning, idet dette er et bestyrelsesanliggende. Ved mødets start var der 48 husstande repræsenteret = 96 stemmer. Dirigenten gjorde opmærksom på, at såfremt man forlader mødet før tid, at aflevere sine stemmesedler. Stemmeudvalg. Anne Marie Nielsen og Jane Holmberg blev valgt. Ad 2. Afdelingsformand Gerd Strunge supplerede den udsendte formandsberetning herunder: Ejendomsfunktionen blev styrket pr. 1.10.2014 ved ansættelse af Rene Christiansen. Festudvalget der blev valgt ved sidste årsmøde har gjort et flot arbejde. Maria Buchardt fra Festudvalget fik ordet. Takkede for den store opbakning der har været til festudvalgets arrangementer, jule-, fastelavns- og sommerarrangement. Omkring tilmelding bad festudvalget om, at når man har tilmeldt sig, så også møde op til arrangementet. Af kommende arrangementer har festudvalget planer om: Julefest medio december 2015, bingo i januar og marts 2016, loppemarked 22.5.2016 samt evt. en Familiedag. Nærmere herom senere. Legepladsudvalget. Melanie Louw Jacobsen orienterede om udvalgets arbejde og fremviste, hvilken Model der var valgt. Legepladsen er sponsoreret og afdelingen har indgået en årlig vedligeholdelses- aftale. KUBEN. Gerd Strunge nævnte, at den rapport som KUBEN havde udarbejdet omkring afdeling 39`s fremtidige vedligeholdelsesprojekter, efter 2 år, er blevet gennemgået med bestyrelsen og en del punkter er blevet strøget, bl.a. facaderenovering til 20 mio. kr. KUBEN har dog tilkendegivet, at bestyrelsen har et godt overblik over, hvilke tiltag der skal ske. Dialogmøder med Lyngby Tårbæk Kommune. Det er nu lykkedes, at LTK fremsender invitationer Direkte til bestyrelsen, idet disse tidligere er tilgået AAB, Hovedkontor, der har glemt at videresende disse til bestyrelsen. Der pågår nu et fint samarbejde LTK. Bl.a. er det overfor LTK foreslået, at i de tilfælde, hvor LTK har indrettet en handicapbolig i afdelingen, at denne så ved ledighed ikke
tilbageføres til oprindelig standard, men benyttes som handicapbolig når behovet er der. Akacietræer. Bestyrelsen har overfor LTK nævnt problemerne med de fredede Akacietræer i Afdelingen og der arbejdes på en løsning. De tilstedeværende blev opfordret til at ytre deres mening eventuelt via læserbreve. Varme. Fra at have været Danmarks dyreste varme er afdelingen pr. 1.1.2015 blevet Danmarks billigste varme. Flytteboliger. Indtil dato har der været 6 flytteboliger i 2015. Beboerlokale. 1.3.2015 var afdelingens nye lokale klar til brug, rammerne er i orden, så bare brug det. Regler for leje findes på afdelingens hjemmeside og er opslået ved vaskeriet. Havevandring. Den 26. maj 2015 var bestyrelsen på rundtur i afdelingen. Det var glædeligt at se, hvor fint der er mange steder. Enkelte steder lagde bestyrelsen en henstilling om beskæring, vi var opmærksomme på at det valgte tidspunkt var før Sankt Hans. Bestyrelsen går ikke ind i haverne ved denne lejlighed. Antennebidrag. I 2014 betalte vi 147,- kr. pr. måned. I 2015 skulle vi betale 162,- kr., dette er imidlertid Ikke sket, derfor vil vi skulle betale restbeløbet i 2016. Der blev stillet spørgsmål til: Tilbagebetaling af varmebidrag. Bevoksning (Akacietræer). Montering af udestuer/terrasser i stern, Hus- og haveorden ændres, idet bestyrelsen i en konkret sag har forelagt spørgsmålet hos teknisk afdeling i AAB og LTK. Indtil dette er rettet gives der dispensation herfor. Fliser på fortovet ved Lokal Brugsen. Arbejdet er igangsat. Etablering af bump på Bjælkevangen på grund af høj fart. Formandens beretning godkendt med 92 stemmer for 3 imod og 1 undlod. Ad 3. Rene` Simonsen orienterede om det udsendte regnskab for 2014, hvor afdelingen kom ud med et overskud på 1,8 mio.kr., uagtet at bestyrelsen havde gjort opmærksom på, at der ikke var behov for huslejestigning, mødte vi ikke god vilje hos hverken AAB eller Lyngby Tårbæk Kommune. Det udvidede regnskab blev tilbudt til interesserede. Regnskabet blev taget til efterretning. Ad 4. Rene Simonsen Gennemgik det udsendte driftsbudget og nævnte, hvilke tiltag bestyrelsen har besluttet ønsker at igangsætte, herunder bl.a. renovering af hoveddøre, garager, facader m.m.
Yderligere udgår der endnu et lån i 2016. Det hidtidige leasede materiel er nu færdigbetalt. Legepladsen er som aftalt reklamefinansieret imod opsætning af små skilte. En sandkasse fik vi gratis forhandlet os til. Denne aftale afventer på 2. måned underskrift fra AAB`s direktør. Kasseren nævnte ligeledes den nu Indgåede aftale med Hjortekær Tennisklub der har afventet AAB`s behandling siden december 2014. Driftsbudgettet for 2016 blev enstemmigt vedtaget. Ad 5. Jørn Damsgaard orienterede om, at varmeudvalgets arbejde med at overtage varmeværket blev droppet i forbindelse med EON`s brev om nye varmepriser pr. 1.1.2015, en nedsættelse på 60%. Afdelingen blev lagt i pulje med Frederikssund fjernvarme med dertil hørende lave priser fra overskudsvarme, fra en virksomhed. Med de lave priser kan det ikke svare sig at benytte brænde. De høje priser vi har betalt kan ikke kompenseres hos os. Der er ikke indgået nogen ny kontrakt med EON, men varmen nu leveres på almindelige betingelser for varmelevering. Gerd Strunge oplyste, at EON har tilbudt, at medvirke i et møde i afdeling 39 såfremt der er stemning herfor. 20 % af de tilstedeværende tilkendegav, at ville deltage i et sådan møde. Dirigenten takkede varmeudvalget for orienteringen. Pause indtil kl. 20.45 Ad 6 a. Lennart Holmberg orienterede om status for udvalgets arbejde. Årsmødet 2014 pålagde afdelingen at undersøge fordele og ulemper ved A- og B-ordningen. Udvalget er ikke helt færdig med at undersøge dette. Udvalget har i den mellemliggende tid haft kontakt med AAB`s afd. 16, der er den eneste afdeling i AAB der har B-ordningen. Udvalget mangler beregninger fra AAB om, hvorledes vi forholder os såfremt vi overgår til B-ordningen. Udvalget vil til næste års afdelingsmøde fremlægge resultatet. Der var ingen spørgsmål til indlægget. Ad 6 b. 1. En håndsoprækning viste, at der var stemning for at bestyrelsen undersøger om det kan lade sig gøre. 42 stemmer for 36 imod. 2. Tina Strømann, Jane Holmberg, Grete Vedel og Melanie Louw Jacobsen meldte sig til, at indgå samarbejde med festudvalget/socialt udvalg. 3. Forslagsstiller trak forslaget, idet bestyrelsen opsætter skilte og større haveaffald bortskaffes et antal gange om året. Ad 6 c. Forslag trukket, idet arbejdet er igangsat. Se under formandens beretning.
Ad 6 d. Afdelingsbestyrelsen blev pålagt, at holde afdelingens årsmøde i slutningen af september måned. Ad 7 a. Afdelingsformand Gerd Strunge modtog genvalg for 2 år med 44 stemmer mod modkandidat Maria Buchardt der fik 32 stemmer 4 blanke 3 ugyldige. Ad 7 b. Afdelingsbestyrelsesmedlem Tom Hassing modtog genvalg for 2 år med 57 stemmer Ad 7 c. Afdelingsbestyrelsesmedlem Lennart Holmberg modtog genvalgfor 2 år med 51 stemmer. Valg til bestyrelsesmedlemmer stillede Tina Strømann og Maria Buchardt op. Ad 7 d. Suppleant Melanie Low Jacobsen modtog genvalg for 2 år enstemmigt. Ad 8. Eventuelt. Anne Marie Nielsen foreslog en bedre skiltning i sløjferne i Kærparken. Gunvor Abrahamsen takkede for god ro og orden. Gerd Strunge takkede alle beboere for et godt fremmøde og for de fremsendte forslag. Tak til festudvalget, legepladsudvalget, varmeudvalget, Tina Madsen for et fint power point fremvisning og ikke mindst Gunvor Abrahamsen fra AAB for sin medvirken til en god dialog. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen afdeling 39