Center for Undervisning Notat om Faxe Kommunale Ungdomsskoles befordringsenhed Faxe Kommune skal i henhold til folkeskolelovens 26 sørge for befordring mellem skole og hjem for elever i den undervisningspligtige alder i en række tilfælde. Det drejer sig blandt andet om: 1. Afstanden til skole, når den er større end: 2,5 km. bh. kl. - 3. Kl. 6 km. 4. kl. - 6. kl. 7 km. 7. kl. - 9. kl. 9 km. 10. klasse 2. Når hensynet til sikkerhed i trafikken gør det særlig påkrævet. 3. Når barnet er visiteret til andet skoletilbud end distriktsskolen (sprogundervisning, specialpædagogisk bistand). Ved regnskabsafslutningen for 2008 kunne forvaltningen se, at udgiften til befordring af elever i grundskolen var steget markant efter kommunesammenlægningen og var ca. 50 % højere end budgettet til opgaven. Ungdomsskolen havde på det tidspunkt 2 busser, som blev benyttet til transport af ungdomsskoleelever, og det var nærliggende at kigge på mulighederne for, at Ungdomsskolen overtog dele af den lovpligtige befordring til et lavere udgiftsniveau end det konstaterede. Der blev således indgået en aftale om, at Ungdomsskolen overtog befordringsopgaver pr. 1. august 2009. Ungdomsskolens kørselsvirksomhed blev dog hurtigt udvidet til at omfatte mere og samtidig anden kørsel. I 2010 overtog Ungdomsskolen således kørsel til specialpædagogiske tilbud uden for kommunen, og i 2011 er således tilført befordring af ældre borgere til dagcenter samt handicapkørsel. Grundtanken for optagelse af flere opgaver har været tanken om, at mere volumen ville gøre befordringsenheden mere rentabel. Samtidig med indtag af flere opgaver har det dog været nødvendigt at udvide virksomheden med nye lokaler, flere busser, IT og GPS systemer samt mere personale. Befordringsenheden er således vokset fra 2 busser til ca. 20 busser på få år. Aftaler: Der er for nærværende indgået aftaler med: Center for Undervisning: Befordring af elever efter afstandskriteriet og særlig farlig skolevej (fastprisaftale) Center for Undervisning: Befordring af elever til specialpædagisk bistand (fastprisaftale) Center for Undervisning: Befordring af elever til svømmeundervisning Ungdomsskolen: Kørsel til aktiviteter og ture Ekstern vognmand: Køb af såkaldt garantikørsel Center for Teknik og Miljø: Blandt andet "Gymnasieruten" Center for Omsorg: Kørsel til dagcentre. 1
Kommune Leasing om leasing af busser Aftale om leje af lokaler på Industrivej i Rønnede. Hvor der for de fleste opgavers vedkommende er aftalt fast pris, er aftalen med Center for Omsorg sammensat af en ydelse til administration af opgaven samt betaling pr. bustime. Som det fremgår af listen, er de fleste aftaler om salg af ydelser til de forskellige fagcentre i Faxe Kommune. En enkelt af aftalerne er indgået med ekstern vognmand med henblik på at sikre, at befordringsenheden altid kan levere de aftalte ydelser til kunderne - altså af hensyn til forsyningssikkerheden. Kontrakten er opdelt i en fast leverance - kaldet garantikørsel samt muligheden for at tilkøbe yderligere kørsel. Der er aftalt priser på henholdsvis 435,00 kr. pr. time i garantiperioden og 380,00 kr. pr. time udover garantiperioden. Prisen er indeksreguleret. Kontrakten stiller præcise og rimelige krav til vognmanden om standard for både køretøjers alder, indretning og standard samt personalets uddannelse og betjening af kunderne. Det er befordringsenheden, der suverænt tilrettelægger garantikørslen, mens vognmanden er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse. Ved driftsstop, vognnedbrud, chaufførmangel, sygdom eller lignende skal entreprenøren straks indsætte reservemateriel, reservechauffører eller træffe aftale med anden trafikudøver om kørslens gennemførelse. Kontrakten løber fra den 1. oktober 2010 til og med den 30. september 2015 og kan opsiges hvis vognmanden misligholder kontrakten eller hvis vognmandens tilladelser efter Taxiloven eller Bus loven tilbagekaldes. Center for Undervisning vurderer, at den aftalte pris ligger på et rimeligt niveau. Kørslen bliver udført med 2 garantivogne med 37,5 timers garanteret kørsel ugentligt i skoleuger og 1 garantivogn i øvrige uger. Hertil kommer mulighed for tilvalg af yderligere 5 timers kørsel pr. dag. I uger med mindre en fem hverdage beregnes det garanterede ugentlige timeantal som antal hverdage x otte timer. Kontrakten med ekstern vognmand forpligter således befordringsenheden til køb af kørsel for ca. 1,4 mio. kr. årligt. Principielt må det betegnes som fornuftigt at befordringsenheden er opbygget omkring egne busser, leasede busser samt muligheden for at få ydelser fra ekstern vognmand. Dette giver meget stor fleksibilitet og muligheder for tilpasning. Det er således alene befordringsenhedens prisfastsættelse og muligheden for at fakturere kunderne den faktiske udgift, som kan anses for problematisk. Det skal bemærkes at en tvist om opgørelse af tid betyder, at kontrakten vedrørende køb af garantikørsel for tiden er genstand for en juridisk tolkning og forhandling med leverandøren. Busserne: Befordringsenheden råder i øjeblikket over 20 busser i forskellige størrelser. Ejet af Faxe Kommune: 4 stk. Lejede: 4 stk. Leasede: 12 stk. Hovedparten af busserne er således leasede til opgaven. Der er for de fleste køretøjers vedkommende tale om aftaler om såkaldt finansiel leasing indgået med Kommune Leasing. De indgåede kontrakter er indgået som 5 årige kontrakter, men kan opsiges og indfries i perioden f.eks. ved driftstilpasninger eller salg. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt og på det foreliggende grundlag at 2
fastslå, om alle leasede busser kan afhændes uden tab. Det vil naturligvis afhænge af bl.a. markedspris og efterspørgsel. Økonomi: Befordringsafdelingen er tænkt drevet efter hvile-i-sig-selv -princippet. Det betyder, at befordringsafdelingens udgifter skal dækkes af tilsvarende indtægter. Nettobudgettet for befordringsafdelingen er således 0 kr. Ved udgangen af 2010 blev der konstateret en overskridelse på ca. 1,6 mio. kr. En del af dette merforbrug kan tilskrives nødvendige investeringer i nyt materiel. Faxe Kommunes revisionsfirma PWC, som har vurderet befordringsenheden i 2011, peger således også på, at befordringsenhedens bæredygtighed må vurderes i et flerårigt perspektiv. Befordringsenheden fik overført -708.000 kr. fra 2010 til 2011. Underskuddet udbygges i 2011 med yderligere -3.288.000 kr. således det samlede underskud for drift af specialkørsel ved udgangen af 2011 udgør -3.996.000 kr. Selvom også driften i 2011 rummer nødvendige investeringer, så kan bæredygtig drift heller ikke opnås i 2012. Der forventes således - ved uændret drift - et underskud for 2012 i størrelsesordenen -2,5 mio. kr. Analysearbejdet: PWC rapporten, der blev behandlet på Uddannelsesudvalget møde d. 22. november 2011 peger på, at med den hast befordringsopgaverne blev hjemtaget på, har der været forhold omkring helt sikre kalkulationer på etableringsomkostninger, og driftsudgifter for de konkrete befordringsopgaver, der ikke har kunnet udarbejdes på tilstrækkeligt solidt grundlag. Helt konkret peger PWC på, at der bør kigge nærmere på økonomisk dokumentation for "hvile-i-sig-selv"-princippet en klarere adskillelse mellem befordringsafdelingen og Ungdomsskolen. På den baggrund har Center for Økonomi & HR og Center for Undervisning forsøgt at analysere befordringsenhedens aktiviteter med henblik på at kortlægge faktiske driftsudgifter fordelt på opgaverne fastsætte realistiske timepriser sikre at hvile-i-sig-selv"-princippet kan nås, set i flerårigt perspektiv. Resultatet af analysearbejdet kan opgøres således: 3
Der fremgår af tabellen et underskud på ca. 2,8 mio. kr. idet ca. 550.000 kr. kan henføres til andet end egentlig drift (investeringer og handel med busser). Men det fremgår dog tydeligt, at en del opgaver koster mere at løse end befordringsenheden opkræver for løsning af opgaven. Mens befordringsenheden i 2011 har opbygget en konsekvent opgørelse af udgifter på den enkelte bus (brændstof, reparation, m.v.) har opgørelsen af tid på den enkelte opgavetype ikke været det. Dette er også sværere, da der kan befinde sig flere typer passagerer i busserne på samme tid. Fordelingen af tid er således i nogen grad baseret på skøn. Befordringsenheden har taget opgaver ind med henblik på at udnytte materiellet bedre og dermed reducere prisen pr. driftstime. Det er heller ikke muligt på det foreliggende grundlag at afdække, om underskuddet ville være større på primære opgaver såfremt dette ikke var sket. Blot kan det konstateres, at opgaveløsningen koster mere end befordringsenheden fakturerer. Med afsæt i det foreliggende analysearbejde har Center for Undervisning opstillet en model, hvor den faktiske pris pr. fakturerbar time kan fastsættes. Modellen tager blandt andet højde for: administration ikke fakturerbar chaufførtid husleje, varme ikke fakturerbare driftstimer al drift og vedligehold af busser personaleudgifter - herunder arbejdstøj m.v. tilkøb af garantikørslen. Med baggrund i modellen kan timeprisen fastsættes således: lille bus: 617 kr. pr. time inkl. chauffør mellem bus: 604 kr. pr. time inkl. chauffør stor bus: 684 kr. pr. time inkl. chauffør Såfremt ovenstående timepriser benyttes af befordringsenheden, ser nettoresultatet således ud: Det vil således være muligt - samlet set - at opnå en rentabel drift med disse priser. Ikke alle de løste opgaver vil hvile i sig selv, men befordringsenheden vil præstere 4
et mindre overskud. Det vil også i et forretningsmæssigt perspektiv være nødvendigt at vurdere om underskuddet på nogle opgaver flyttes til andre dele af organisationen, såfremt disse underskudsgivende aktiviteter opgives. Der blev d. 24. april 2012 holdt et møde med formand og næstformand for Ungdomsskolens bestyrelse. Der var enighed om, at det samlede økonomiske resultat for 2011 ikke kan betegnes som tilfredsstillende. Og det blev på mødet aftalt, at der 2 gange hver måned afholdes et møde om den økonomiske udvikling både i befordringsenheden og i den egentlige ungdomsskoledel. På disse møder vil deltage: Ungdomsskolens ledelse Repræsentanter fra Ungdomsskolens bestyrelse Konsulent fra Center for Undervisning Konsulent fra Center for Økonomi og HR Formålet med møderne er at følge den økonomiske udvikling meget nøje og i givet fald foretage nødvendige justeringer af aktiviteter og udgifter, - med henblik på at overholde budgettet. Ungdomsskolen har i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 31. marts fremlagt et disponeringsregnskab, som indikerer at budgettet for 2012 kan overholdes inkl. afdrag af gammel gæld på Ungdomsskoledelen. Ungdomsskolens bestyrelse anbefaler, at befordringsenheden flyttes til anden kommunal enhed, da det ikke vurderes at denne opgave har noget med ungdomsskoledrift at gøre. Anbefalinger: Med henblik på hurtigst muligt at nå "hvile-i-sig-selv"-princippet, vil det være nødvendigt at tage en lang række tiltag. Center for Undervisning anbefaler, at der gennemføres en revisitation af samtlige elever til kørslen, således det sikres, at alle der befordres reelt har krav på dette. Gældende aftaler med de enkelte fagcentre i kommunen evalueres med henblik på eventuel genforhandling Administrationen kommer med et samlet plan for den fremadrettede organisatoriske forankring af befordringsenheden, som det anbefales af Ungdomsskolens bestyrelse Hver enkelt rute bør vurderes i forhold til lønsomhed, - herunder bør det i hvert enkelt tilfælde vurderes, om den enkelte rute faktisk kan udføres billigere af ekstern leverandør f.eks. Flextur, taxa eller andet busselskab. 5