HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: 9940 38 90 E-mail: tbs@adm.aau.dk Dato: 26-10-2016 Sagsnr.: 2016-234-00009 Dagsorden for ekstraordinært møde i Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg, Fælles Service, onsdag d. 21. september 2016 kl. 15.00-17.00, Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207 1. Velkommen (AC) 2. Mundtlig orientering om den økonomiske situation i FS / Antonino Castrone 3. Udlevering af orienteringsskrivelsen samt drøftelse / Antonino Castrone Bilag 3.1: Den økonomiske situation i Fælles Service 4. Gennemgang af udkast til procesplan, afværgeforanstaltninger, herunder frivillige fratrædelsesordninger, kval. ansættelsesstop, udvælgelseskriterier /HR-afdelingen Bilag 4.1: Procesplan vedrørende besparelse med risiko for personalereduktioner, Bilag 4.2: Afværgeforanstaltninger i AAU Fælles Service, bilag 4.3: Medarbejderorientering om indgåelse af frivillige fratrædelsesordninger, bilag 4.4: Medarbejderorientering om seniorordninger og bilag 4.5: Udvælgelseskriterier for påtænkte uansøgte afskedigelser 5. Drøftelser 6. Evt. Side 1 af 1
Rektoratet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Universitetsdirektør Antonino Castrone t +45 9940 9502 f +45 9940 3202 Director@.aau.dk www.aau.dk Dato: 28-09-2016 Den økonomiske situation i AAU Fælles Service gældende for 2017 og frem I efteråret 2015 identificerede Fælles Service besparelser på driftsomkostningerne for 18 mio. kr. mhp. budget 2016. I 2017 skal Fælles Service spare yderligere 25 mio. kr. pga. størrelsen af det interne indkomstgrundlag ift. omkostningerne for at få budget 2017 til at hænge sammen. Omkostningerne i Fælles Service består hovedsageligt af lønomkostninger og driftsomkostninger i form af store AAU-fællesudgifter (systemudgifter, licenser, m.m.). Det er derfor urealistisk at finde alle nødvendige besparelser på driftsomkostningerne igen i år. Det vurderes, at maksimum 8½ mio. kr. kan findes som besparelser og mindre forbrug på driftsomkostninger og puljer. Dvs. at der skal spares 16½ mio. kr. på lønomkostninger. Spares der 25 mio. kr. på 2017-budgettet, vil Fælles Service med sandsynlighed - og med de kendte forhold - ikke skulle spare yderligere på lønomkostningerne i 2018. Besparelseskravet på lønomkostningerne medfører desværre, at der er stor risiko for, at afdelingerne i Fælles Service skal reducere medarbejderstaben. Herudover har rektoratet besluttet, at også CAS skal gennemføre besparelser på lønbudgettet, som vil medføre reduktion af medarbejderstaben i CAS. CAS tilhører organisatorisk set Fælles Service, men CAS økonomi er ikke en integreret del af Fælles Services økonomi, hvorfor der er taget separat beslutning herom. Side 1 af 2
Besparelseskravene fsva lønomkostningerne opgøres således: AUB STS AAU CPH HR ØA ITS RS+KOM I alt CAS 3.000.000 kr. 2.500.000 kr. 500.000 kr. 1.000.000 kr. 2.000.000 kr. 7.000.000 kr. 500.000 kr. 16.500.000 kr. 3.000.000 kr. I alt incl.cas 19.500.000 kr. Herudover forventes 3 mio. kr. sparet på puljer og 5½ mio. kr. forventes sparet på afdelingernes drift. Besparelser på lønomkostningerne på 16½ mio. kr. (excl. CAS) skal forstås som en helårseffekt. Lønomkostningsbesparelsen forventes imidlertid ikke at få helårseffekt i 2017, hvorfor det manglende beløb i 2017 éngangsfinansieres ved at reducere Fælles Service opsparede egenkapital. M.v.h. Antonino Side 2 af 2
HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Dato: 28. september 2016 Procesplan vedrørende besparelse med risiko for personalereduktioner i AAU Fælles Service Følgende procesplan skal ses som universitetsdirektørens forslag til hvordan den kommende proces ifm. besparelser i AAU Fælles Service gennemføres. Forslaget er udarbejdet under hensyn til AAU s Retningslinjer om personalereduktioner begrundet i institutionens forhold: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/5055 Drøftelser i samarbejdsudvalgene Indledning I henhold til Samarbejdsaftalens 3, skal ledelsen løbende informere samarbejdsudvalget om blandt andet arbejdspladsens udvikling mht. den økonomiske situation og forventede udvikling mht. struktur og beskæftigelse, især hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng, ligesom ledelsen skal informere om andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold. Information og drøftelse skal ske parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen og såfremt ledelses- eller medarbejderrepræsentanterne ønsker dette, skal samarbejdsudvalget drøfte de forhold, der er omfattet af informationspligten. Overordnet proces Universitetsdirektøren orienterer som det første FSA om situationen og afholder de indledende procesdrøftelser i FSA, herunder de overordnede rammer for afværgeforanstaltninger og udvælgelseskriterier. Herefter inddrages de lokale samarbejdsudvalg (SA erne) i Fælles Service med henblik på, ud fra de fastsatte rammer, at drøfte og identificere afværgeforanstaltninger og drøfte en eventuel yderligere specificering af udvælgelseskriterierne. Når eventuelle afværgeforanstaltninger er gennemført melder FS-lederne tilbage til universitetsdirektøren, som orienterer om status på et ekstraordinært FSA-møde jf. procesplanen herunder. På samme vis orienterer FS-lederne deres egne samarbejdsudvalg (SA). Såfremt behovet for afskedigelser fortsat er til stede, igangsættes en konkret afskedigelsesproces, som i henhold til planen forventes igangsat primo november 2016. Procesplan Ekstraordinært møde i FSA onsdag den 21. september 2016 Universitetsdirektøren gør opmærksom på, at alle drøftelser skal foregå på et overordnet niveau og ikke omhandle navngivne personer. Desuden er der pålagt fortrolighed mht. den orientering og de drøftelser som finder sted i relation til denne proces. Orientering af medarbejdere i Fælles Service drøftes i FSA. Bilag til orientering eller drøftelse:
Universitetsdirektørens redegørelse Den økonomiske situation i AAU Fælles Service gældende for 2017 og frem, herunder besparelseskrav opgjort for den enkelte FS-enhed (orienteringspunkt) Procesplan (drøftelsespunkt) Afværgeforanstaltninger (drøftelsespunkt) Fratrædelsesordninger (drøftelsespunkt) Udvælgelseskriterier (drøftelsespunkt) Medarbejderorientering mv. (drøftelsespunkt) Der indkaldeles til nyt ekstraordinært FSA-møde onsdag den 28. september, jf. herunder mhp. at afslutte drøftelserne iht. ovenstående. Ekstraordinært møde i FSA onsdag den 28. september 2016 På det ekstraordinære FSA-møde kvalificeres de drøftede oplæg samt rammerne i henhold til ovenstående, på baggrund af input fra FSA-medlemmerne. Mødet skal anses som en forhandling iht. Lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang 5 og 6. Ligeledes skal FSA-medlemmerne forholde sig til universitetsdirektørens oplæg til udvælgelseskriterier. Universitetsdirektøren træffer på baggrund af disse drøftelser endelig beslutning om rammerne for udvælgelseskriterierne i Fælles Service ligesom universitetsdirektøren på baggrund af drøftelserne fastlægger den videre proces. Udfaldet af de pågældende drøftelser, herunder rammer og retningslinjer samt en nøjagtig besparelsesramme for de enkelte områder, fremsendes efterfølgende til FS-lederne, der derpå involverer de lokale samarbejdsudvalg (SA) i Fælles Service jf. herunder. Den 29. september inden kl. 11.00, skal FS-lederne orientere deres SA-medlemmer om situationen (evt. pr. mail) og fremsende SA-medlemmerne en mødeindkaldelse til SA-mødet den 30. september 2016 jf. herunder. Kl. 14.00 udgår desuden en nyhed pr. mail til alle medarbejdere i Fælles Service fra universitetsdirektøren. Der informeres i den forbindelse om konkrete fratrædelsesordninger, som en del af afværgeforanstaltningerne. Derudover vil der blive lagt en nyhed op på AAU Inside. Møder i de lokale samarbejdsudvalg /afværgeforanstaltningsperiode fra 30. september 18. oktober 2016 Der afholdes fredag den 30. september 2016 (første) møde i de lokale samarbejdsudvalg (SA) med henblik på, ud fra de fastsatte rammer, at drøfte og identificere eventuelle afværgeforanstaltninger. Desuden skal de lokale samarbejdsudvalg (SA) drøfte eventuelle behov for en yderligere specificering af udvælgelseskriterierne. Det kan være nødvendigt, at de lokale samarbejdsudvalg (SA) afholder flere møder i perioden. Møderne skal anses som en forhandling iht. Lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang 5 og 6. Universitetsdirektøren skal godkende alle konkrete afværgeforanstaltninger, jf. også nedenstående. SA skal fastsætte en frist indenfor tidsrammen for områdets medarbejderes eventuelle tilbagemeldinger til FSledelsen vedr. eventuelle forslag til afværgeforanstaltninger. Fristen skal fastlægges således at FS-lederen kan nå at vurdere de indkomne forslag og ønsker samt få de konkrete forslag og eventuelle aftaler godkendt hos universitetsdirektøren, hvorefter ledelsen endeligt kan opgøre besparelsen for det pågældende område. Fristen for anmodninger med henblik på indgåelse af eventulle frivillige fratrædelsesordninger er allerede fastlagt i materialet Medarbejderorientering om indgåelse af frivillige fratrædelsesordninger og Medarbejderorientering om seniorordninger, som fremsendes til alle medarbejdere i Fælles Service den 29. september ifm. generel orientering om processen. FS-lederen skal orientere HR-afdelingen ved Camilla Skjødt Jakobsen, pr. mail csj@adm.aau.dk når FSlederen modtager et forslag eller en ansøgning. I mailen til HR-afdelingen skal FS-lederen angive sin vurdering af ansøgningen eller forslaget. Såfremt ledelsen vurderer, at ansøgningen eller forslaget er relevant at gennem- Side 2 af 3
føre som afværgeforanstaltning, inddrager HR-afdelingen universitetsdirektøren for endelig godkendelse af ansøgningen eller forslaget. Senest fredag den 21. oktober 2016 skal FS-lederne melde tilbage til universitetsdirektøren med deres resultat af afværgeforanstaltningsperioden, inkl. eventuelle senior- og fratrædelsesordninger samt øvrige aftaler, som er godkendt af universitetsdirektøren, og deraf den samlede besparelse for det pågældende område. Resultatet af en eventuel konkretisering af udvælgelseskriterier er ligeledes en del af den samlede tilbagemelding til universitetsdirektøren. Konkret procesbeskrivelse for arbejdet i SA erne fremsendes fra HR-afdelingen til lederne af afdelinger i Fælles Service, som orienterer eget SA om processen. Opsamling og endelig orientering (uge 43/44) / Ekstraordinært møde i FSA torsdag den 27. oktober 2016 Universitetsdirektøren orienterer om det endelige udfald på et ekstraordinært FSA-møde torsdag den 27. oktober 2016, hvor der gives plads til drøftelse. Følgende vil i den forbindelse indgå som punkt på dagsordenen eller som bilag på mødet: Orientering som resultat af afværgeforanstaltningsperioden herunder en redegørelse om den aktuelle økonomiske situation efter afværgeforanstaltningsperioden samt omfang af eventuelle fortsatte nødvendige besparelser på lønbudgettet - både samlet og fordelt pr. afdeling (orienteringspunkt) Universitetsdirektørens orientering af medarbejderne i Fælles Service (drøftelsespunkt) (Hvis aktuelt) En overordnet procesplan for afskedigelsesproces som herefter håndteres lokalt af FSlederen i samarbejde med HR-afdelingen. (orienteringspunkt) Senest mandag den 31. oktober 2016 orienterer universitetsdirektøren FS-lederne, således at FS-lederne, torsdag den 3. november 2016 kan orientere deres samarbejdsudvalg om resultatet på et møde, herunder om et eventuelt fortsat besparelseskrav, og deraf omfanget af nødvendige afskedigelser. Følgende vil i den forbindelse indgå som punkt på dagsordenen eller som bilag på mødet: Orientering om resultatet af afværgeforanstaltningsperioden, herunder en redegørelse om den aktuelle økonomiske situation efter afværgeforanstaltningsperioden samt omfang af eventuelle fortsatte nødvendige besparelser på lønbudgettet - både samlet og fordelt pr. afdeling (orienteringspunkt) Universitetsdirektørens orientering af medarbejderne i Fælles Service (orienteringspunkt) (Hvis aktuelt) En overordnet procesplan for afskedigelsesproces som herefter håndteres lokalt af FSlederen i samarbejde med HR-afdelingen. (orienteringspunkt) Medarbejderne i Fælles Service orienteres om status senest mandag den 7. november 2016. Derudover vil der blive lagt en nyhed op på AAU Inside. Såfremt der stadig vil være et behov for at gennemføre personalereduktioner forventes disse igangsat i løbet af november måned 2016 og afsluttet medio december måned 2016. Side 3 af 3
Rektoratet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Universitetsdirektør Antonino Castrone t +45 9940 9502 f +45 9940 3202 Director@.aau.dk www.aau.dk Dato: 28-09-2016 Udvælgelseskriterier for påtænkte uansøgte afskedigelser i AAU Fælles Service Med udgangspunkt i universitetsdirektørens redegørelse om den økonomiske situation i AAU Fælles Service gældende for 2017 og frem af den 21. september 2016, herunder besparelse på lønbudgettet i AAU Fælles Service, er det ledelsens forventning, at en realisering af besparelseskravet medfører, at afskedigelser, trods eventuelle lokale besparelser, som følge af afværgeforanstaltninger, ikke vil kunne undgås. Det er derfor ledelsens opgave at fastlægge kriterier for udvælgelse af de medarbejdere, der bedst kan undværes, ifm. de forventede afskedigelser, begrundet i besparelseskravet. Ledelsen i AAU Fælles Service anmoder om, at FSA drøfter nedenstående oplæg til overordnet ramme for udvælgelseskriterier, som skal anvendes i de enkelte afdelinger. De lokale ledelser kan vælge at udspecificere kriterierne yderligere inden for rammen, hvilket i så fald skal drøftes i det lokale SA. Udvælgelseskriterier Udvælgelse af medarbejdere i AAU Fælles Service vil ske ud fra et strategisk og driftsmæssigt hensyn og på den baggrund har ledelsen udarbejdet følgende udvælgelseskriterier: 1. Opgaver eller opgaveområder, der skal nedprioriteres eller eventuelt helt ophøre a. Herunder opgaver eller opgaveområder der kan sammenlægges eller på anden måde ændres 2. Faglige kompetencer, som matcher de fremtidige opgaver 3. Personlige kvalifikationer samt opgavevaretagelse. Ledelsens vurdering skal ske under hensyntagen til AAU s principper for værdiskabende administration & service (jf. vedlagte bilag) Det er op til de enkelte områders ledelse, på baggrund af drøftelser i de lokale SA, at kvalificere eller fortolke ovennævnte kriterier i overensstemmelse med områdets strategiske og driftsmæssige hensyn. Elever er ikke omfattet af afskedigelserne Side 1 af 4
Marts 2016 DE 5 PRINCIPPER PRINCIP 1 Vi leverer løsningsorienteret og værdiskabende administration og service Det gør vi ved at: hjælpe brugeren med at nå sit mål bedst muligt, evaluere vores opgaveløsning og lære af det kommunikere modtagerorienteret, forstå brugerens opgaver og mål samt tilføre værdi med egen stærke faglighed tage stilling til den nødvendige kvalitet, omfang af opgaven og placere beslutningskompetence tæt på opgaverne Løsningsorienteret og værdiskabende administration og service er kernen i de administrative enheders opgaveløsning, og begreberne det løsningsorienterede og værdiskabende hhv. administration og service - hænger uløseligt sammen. Administrative opgaver og løsninger indgår i komplekse sammenhænge, hvor bl.a. lovgrundlag, systemunderstøttelse og ressourceforhold spiller en rolle. Ambitionen er at bringe den administrative faglighed i spil i en sammenhæng, hvor den enkelte bruger oplever at blive serviceret med høj kvalitet, samtidig med at de administrative løsninger er hensigtsmæssige og fungerer som en helhed. Vi sikrer at give hinanden god kollegial feedback og skaber dermed læring ved at opfordre til, at tilfredshed såvel som utilfredshed med ydelsen åbent kommunikeres direkte til opgaveløser. Vi kommunikerer modtagerorienteret, idet vi lytter, spørger og taler i et forståeligt sprog, som giver en god dialog og afklarer brugerens behov. Vi hjælper altid brugeren til en løsning og inddrager eventuelt dén kollega, der har den nødvendige faglighed til at løse opgaven. Vi bliver i processen, indtil opgaven er afsluttet. Vi tager stilling til den nødvendige kvalitet, omfang af opgaven og placerer generelt beslutningskompetencerne tæt på opgaverne. Sammen med brugeren forventningsafstemmer vi således tid, indhold, kvalitet og ressourceforbrug. Vi sikrer, at den formelle og faglige beslutningskompetence er direkte tilstede hos opgaveløser. PRINCIP 2 Vi leverer organisatorisk helhedssyn Det gør vi ved at: Samarbejde og have blik for viden i organisationen, der kan bidrage og anvendes kreativt Repræsentere det fælles frem for egeninteresser og hjælpe kolleger på tværs Anerkende gensidige afhængigheder og fælles ansvar Gode administrative løsninger er helhedsorienterede og tager højde for AAU s samlede interesser. Dette indebærer, at den centrale administration inddrager den lokale og omvendt. Vi vil dele viden ved at indgå i samarbejde og dialog på tværs. Vi har en ambition om at opnå fælles forståelse i forhold til opgaveløsning. Vi anerkender, at vi arbejder med afsæt i egen del af organisationen, men forventer, at alle særinteresser er i overensstemmelse med AAU s helhedsinteresser. Det er vigtigt, idet administrative opgaver ofte indgår i en sammenhængende række af opgaveløsninger, og derfor har betydning for hele AAU. Vi vil have blik for de faglige fællesskaber, udnytte de kollegiale muligheder, både med henblik på faglig udvikling og med henblik på optimering af løsninger og ressourceforbrug. I opgaveløsningen forholder vi os til de Side 2 af 4
sammenhængende processer og det flow, der skal være mellem de enkelte led såvel vertikalt som horisontalt, så opgaver bringes smidigt i mål med god kvalitet. Vurderinger af de administrative løsningers kvalitet og effektivitet sker med udgangspunkt i en helhedsbetragtning. PRINCIP 3 Vi leverer relevant standardisering Det gør vi ved at: Sikre effektive processer, fælles systemer og ensrettede løsninger til ensartede opgaver Søge enkle løsninger med færrest mulige arbejdsgange og løbende optimere arbejdsgange Være opmærksom på behov for særlige løsninger Vi ønsker at reducere den administrative kompleksitet og herved sikre effektive og kvalificerede arbejdsprocesser i forhold til vores brugere. Relevant standardisering er et af midlerne. Universitetets drift giver anledning til mange ensartede opgaver, som ofte er forankret mange forskellige steder på universitetet. Ensartede opgaver udføres som udgangspunkt på en ensartet måde i fælles standardiserede processer, så der som udgangspunkt kun skal udvikles og vedligeholdes ét sæt af processer. Med denne tilgang til opgaverne skaber vi samtidig det bedste udgangspunkt for overskud til at håndtere de særlige sager, som indimellem opstår. Vi lægger vægt på, at vores processer er udformet med størst mulig enkelhed, brug af best practice og generelle statslige aftaler. Målgruppen for processerne skal involveres og høres i forbindelse med procesbeskrivelserne. Administrative regler, arbejdsgange, og løsninger evalueres løbende, og der er en særlig opmærksomhed rettet mod at forenkle og optimere, så ressourceforbruget til de administrative opgaver står mål med opgaveudførelsens værdi. PRINCIP 4 Vi bidrager til et attraktivt og udviklende arbejdsmiljø Det gør vi ved at: Udvikle kompetencer til gavn for den enkeltes og den fælles opgaveløsning Lægge vægt på en god omgangstone og gensidig respekt for hinandens arbejdsopgaver og faglighed Sikre rammer, der motiverer til at gøre en forskel og nå vore mål Medarbejderne er en afgørende ressource for universitetet, og universitetet er afhængig af, at medarbejderne forstår at bruge egne og andres viden og kompetencer i løsning af de fælles opgaver samt at samarbejde på tværs. Vi vil styrke opbygning og udvikling af en stærk faglighed i alle dele af administrationen og understøtte, at medarbejderne til stadighed besidder de nødvendige faglige kompetencer. Vi skal have øje for talentet og give plads til, at det kan udvikle sig, så det kan være med til fagligt at løfte andre medarbejdere og de faglige fællesskaber, de indgår i. Vi vil sikre et vedvarende godt arbejdsmiljø, som præges af gensidig respekt og anerkendelse af andres indsats og faglighed. Vi skal kommunikere respektfuldt med hinanden og om hinanden. Vi vil skabe gode rammer for medarbejderne både i forhold til det fysiske, psykiske og sociale arbejdsmiljø. Det omfatter også de rette it-systemer, øvrige arbejdsredskaber og processer. Vi ønsker en arbejdskultur, hvor medarbejderne forfølger nye idéer for at nå frem til bedre løsningsmuligheder. Side 3 af 4
PRINCIP 5 Vi udviser god ledelse og godt samarbejde Det gør vi ved at: Omsætte strategi til lokale mål og prioritere engagerende kommunikation Uddelegere, involvere, prioritere og samtidig tage ansvar for beslutninger og resultater Udvise loyalitet i holdning og handling ved at efterleve målsætninger, beslutninger og fælles værdier Ledelse skal udøves med respekt, integritet og god dømmekraft overalt, og samtidig skal god ledelse respekteres. Når beslutninger er taget, efterlever vi beslutningerne, fordi vi ønsker en ensartet og effektiv administration og vil bruge vores ressourcer fokuseret. Den enkelte leder har ansvaret for at kommunikere klart om politiske og administrative beslutninger. Lokale drifts- og udviklingsopgaver sættes i sammenhæng med overordnede mål for eget funktionsområde for hele administrationen og for universitetets strategiske indsatser og generelle virke. Retning, rammer og råderum for medarbejderne skal tydeliggøres gennem dialog og inddragelse. Vi har en løbende dialog i universitetets forskellige ledelseslag og mellem ledelse og medarbejdere om, hvordan konkrete beslutninger skal implementeres bedst muligt. Dialogen skal give plads til nytænkning og udfordre plejer. Ledelse og medarbejdere vil bidrage proaktivt til forbedring og udvikling af eget opgaveområde, egen enhed og hele det administrative område. Vi evaluerer systematisk vores gældende praksis, og vi vil handle og tage initiativ, hvis noget ikke fungerer optimalt. Der vil være en klar forventningsafstemning mellem ledere og medarbejdere, ligesom der skal gives konstruktiv feedback både i relationen mellem ledere og medarbejdere og mellem medarbejderne. Side 4 af 4
HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Dato: 28. september 2016 Afværgeforanstaltninger i AAU Fælles Service Med henvisning til universitetsdirektørens redegørelse Den økonomiske situation i AAU Fælles Service gældende for 2017 og frem, skal langt størstedelen af besparelsen i AAU Fælles Service findes via en reducering af lønomkostningerne, da det alene vurderes, at der kan findes en mindre besparelse på driftsomkostningerne. Dette skal blandt andet ses i lyset af, at Fælles Service allerede i efteråret 2015 identificerede besparelser på driftsomkostningerne for 18. mio. kr. Fælles Service skal stadig være en attraktiv arbejdsplads, hvorfor universitetsdirektøren ikke anser mindre besparelser på eksempelvis frugtordninger, kaffe og midler til kompetenceudvikling mv. som aktuelle besparelser i denne proces. Der skal således først og fremmest fokuseres på at finde besparelser på lønomkostningerne, eksempelvis via; Naturlig afgang Undladelse af forlængelser/genbesættelse af midlertidige stillinger Kompetenceudvikling med henblik på intern omplacering på ansættelsesområdet Deltidsansættelse Frivillig fratræden (Jf. bilag Medarbejderorientering om indgåelse af frivillige fratrædelsesordninger ) Indgåelse af seniorordninger (Jf. bilag Medarbejderorientering om seniorordninger) Universitetsdirektøren har af den årsag besluttet, at der pr. 29. september 2016 indføres et kvalificeret ansættelsesstop for hele Fælles Service. Ansættelsesstoppet vil indtil videre have effekt indtil udgangen af februar måned 2017. Det kvalificerede ansættelsesstop medfører, at afdelingerne i Fælles Service ikke kan slå stillinger op eller ansætte, med mindre universitetsdirektøren dispenserer derfor. Dispensation kan f.eks. gives i forhold til stillingsbesættelse, der er kritisk for organisationens funktioner eller strategiske satsninger. Det er de lokale samarbejdsudvalg i Fælles Service (SA erne), der, ud fra de fastsatte rammer, som er fastlagt på baggrund af drøftelserne i FSA, skal drøfte eventuelle afværgeforanstaltninger lokalt. SA skal drøfte, hvorvidt der skal ske en inddragelse af afdelingens/områdets medarbejdere med henblik på at finde afværgeforanstaltninger ud over de mulige fratrædelses- og seniorordninger jf. dokumenterne Medarbejderorientering om indgåelse af frivillige fratrædelsesordninger og Medarbejderorientering om seniorordninger. Det er op til FSA at drøfte den ramme for afværgeforanstaltninger som SA erne skal håndtere lokalt. Eksempelvis hvorvidt de oplistede afværgeforanstaltninger anses som relevante i denne sammenhæng og hvorvidt der kan være øvrige relevante afværgeforanstaltninger som bør inddrages.
HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Dato: 28. september 2016 Medarbejderorientering om indgåelse af frivillige fratrædelsesordninger På baggrund af den kommende proces ifm. den nødvendige besparelse i AAU Fælles Service, har universitetsdirektøren som følge af drøftelserne i det Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service den 21. og 28. september 2016, besluttet, at der åbnes mulighed for at indgå afværgeforanstaltninger i perioden fra 30. september til 18. oktober 2016, hvorefter universitetsdirektøren, vurderer behovet for at træffe beslutning om igangsættelse af personalereduktioner samt omfanget af disse, af hensyn til 2017 budgettet for Fælles Service. Universitetsdirektøren har på baggrund af drøftelserne i FSA besluttet, at medarbejdere i Fælles Service med mindst 9 års uafbrudt ansættelse i staten eller folkekirken har mulighed for at ansøge om at indgå en aftale om frivillig fratrædelse. Dette skal anses som en del af de afværgeforanstaltninger som kan bringes i anvendelse for at afværge behovet for afskedigelser. Procedure for indgåelse af aftalerne Aftaler om frivillig fratræden kan indgås i perioden 30. september 18. oktober 2016. En ansøgning om at indgå aftale om frivillig fratrædelse skal dog fremsendes senest onsdag den 12. oktober 2016 kl. 12.00. Ansøgningen drøftes herefter med HR-afdelingen og den forelægges for universitetsdirektøren, som træffer endelig beslutning. Hvis du som overenskomstansat medarbejder i Fælles Service er interesseret i at søge om indgåelse af en aftale om frivillig fratrædelse, skal du sende din ansøgning til lederen for det område du er ansat på: Rektorsekretariatet AAU Kommunikation AAU IT Services Campus Service AUB Fælles Service CPH Studieservice Økonomiafdelingen HR-afdelingen Sekretariatsleder, Ulla Gjørling Sekretariatsleder, Ulla Gjørling IT Direktør, Flemming Koch Campus Direktør, Mogens Juul Møller Overbibliotekar, Niels Henrik Gylstorff Campuschef, Martin Vive Ivø Studiechef, Lone Vestergaard Økonomidirektør, Morten Winterberg HR-chef, Henrik H. Søndergaard Der stilles ingen formkrav til din ansøgning, ud over at den skal fremsendes pr. e-mail og at den skal angive hvilken af de nævnte ordninger herunder, du som medarbejder er interesseret i at indgå aftale om. Bemærk Du har ikke krav på at indgå en aftale om frivillig fratrædelse, og der kan opstå situationer, hvor ledelsen bliver nødt til at afvise din ansøgning. Dette kan eksempelvis være tilfældet, hvis ledelsen vurderer, at din stilling ikke kan undværes. Årsagen er, at der juridisk ikke er hjemmel til at ansætte nye medarbejdere i stillinger, hvor der umiddelbart forinden er indgået en aftale om frivillig fratræden. Side 1 af 3
Ledelsen sørger for, at der gives en konkret og individuel tilbagemelding på hver enkelt ansøgning, uanset om der er tale om at afslag eller en imødekommelse af ansøgningen. Hvis du får afslag på din ansøgning vil det ikke påvirke dit fremadrettede ansættelsesforhold. Regelgrundlag og aftaleindhold De overordnede rammer for forskellige aftaler om fratrædelsesordninger findes i Cirkulære om aftale om Senior- og fratrædelsesordninger af 29. august 2011. FSA har på møde den 28. september 2016 drøftet og tiltrådt nedenstående vilkår, inden for hvilke, aftaler i Fælles Service kan indgås. Der vil være mulighed for at ansøge om et fratrædelsesbeløb på op til fem måneders løn ekskl. pension og feriepenge samt om tjenestefrihed i en periode på op til seks måneder. Det maksimale fratrædelsesbeløb som kan ansøges om afhænger af din anciennitet. Ancienniteten beregnes som din samlede uafbrudte ansættelsesperiode på Aalborg Universitet samt eventuelle direkte forudgående ansættelse i staten eller folkekirken. Aftalemulighederne er skitseret nedenfor, og kan kun fraviges, hvis ledelsen vurderer, at dette reducerer antallet af uansøgte afskedigelser eller i øvrigt er i universitetets interesse. Fælles betingelser for at indgå en aftale om frivillig fratrædelse Særlige i forhold til ferie og særlige feriedage Såfremt du som medarbejder indgår en aftale om frivillig fratrædelse, som indebærer tjenestefrihed, da anses din restferie for ferieåret 2016/2017 som værende afholdt i tjenestefrihedsperioden. Ligeledes anses de særlige feriedage optjent i 2015 for værende afholdt i tjenestefrihedsperioden. Eventuel restferie og særlige feriedage som er overført fra tidligere ferie år, anses ligeledes som afholdt i perioden. Hvis al restferie ikke kan indeholdes i tjenestefrihedsperioden, forudsætter aftalen at denne ferie afvikles i en nærmere bestemt periode forud for tjenestefrihedsperioden/fratrædelsen. Du optjener på sædvanlig vis ferie indtil din fratrædelse. Hvis du får anden stilling i tjenestefrihedsperioden Hvis du har indgået en frivillig fratrædelsesaftale med tjenestefrihed og får en anden stilling i tjenestefrihedsperioden, er du forpligtet til at opsige din stilling ved Aalborg Universitet. Hvis du opsiger din stilling på Aalborg Universitet til fratrædelses tidligere end den aftalte fratrædelsesdato (30. april 2017) vil dit fratrædelsesbeløb blive udbetalt, når du fratræder. Medarbejdere, som har været ansat i mindst 9 år, men mindre end 12 år kan indgå følgende aftaler: 1. Efter ansøgning kan der aftales tjenestefrihed med løn i perioden fra 1. november 2016 til 30. april 2017 (6 måneder). Ved fratræden den 30. april 2017 udbetales et fratrædelsesbeløb svarende til én månedsløn ekskl. pension og feriepenge. 2. Efter ansøgning kan der aftales tjenestefrihed med løn i perioden fra 1. marts 2017 og indtil 30. april 2017 (2 måneder). Ved fratrædelsen 30. april 2017 udbetales et fratrædelsesbeløb svarende til to måneders løn ekskl. pension og feriepenge. Medarbejdere, som har været ansat i mindst 12 år, men mindre end 15 år kan indgå følgende aftaler: 1. Efter ansøgning kan der aftales tjenestefrihed med løn i perioden fra 1. november 2016 til 30. april 2017 (6 måneder). Ved fratrædelsen den 30. april 2017 udbetales et beløb svarende til to måneders løn ekskl. pension og feriepenge. Side 2 af 3
2. Efter ansøgning kan der aftales tjenestefrihed med løn i perioden fra 1. marts 2017 til 30. april 2017 (2 måneder). Ved fratrædelsen 30. april 2017 udbetales et beløb svarende til tre måneders løn ekskl. pension og feriepenge. Medarbejdere, som har været ansat i mindst 15 år, men mindre end 18 år kan indgå følgende aftaler: 1. Efter ansøgning kan der aftales tjenestefrihed med løn i perioden fra 1. november 2016 til 30. april 2017 (6 måneder). Ved fratrædelsen den 30. april 2017 udbetales et beløb svarende til tre måneders løn ekskl. pension og feriepenge. 2. Efter ansøgning kan der aftales tjenestefrihed med løn i perioden fra 1. marts 2017 til 30. april 2017 (2 måneder). Ved fratrædelsen 30. april 2017 udbetales et beløb svarende til fire måneders løn ekskl. pension og feriepenge. Medarbejdere, som har været ansat i mindst 18 år kan indgå følgende aftaler: 1. Efter ansøgning kan der aftales tjenestefrihed med løn i perioden fra 1. november 2016 til 30. april 2017 (6 måneder). Ved fratrædelsen den 30. april 2017 udbetales et beløb svarende til fire måneders løn ekskl. pension og feriepenge. 2. Efter ansøgning kan der aftales tjenestefrihed med løn i perioden fra 1. marts 2017 til 30. april 2017 (2 måneder). Ved fratrædelsen 30. april 2017 udbetales et beløb svarende til fem måneders løn ekskl. pension og feriepenge. Tjenestemænd: Tjenestemænd er omfattet af et særligt regelsæt og kan derfor ikke indgå ovenstående aftaler. Hvis du er tjenestemand, måtte være interesseret i at indgå en aftale skal du rette henvendelse til ledelsen for det område du er ansat på iht. ovenstående. Denne inddrager HR-afdelingen der kan vejlede konkret om mulighederne. Hvis du har spørgsmål, opfordrer jeg dig til at rette henvendelse til din leder, din tillidsrepræsentant eller HRafdelingen ved HR-chef, Henrik H. Søndergaard eller fuldmægtig Camilla S. Jakobsen. Side 3 af 3
HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Dato: 28. september 2016 Medarbejderorientering om seniorordninger På baggrund af den kommende proces ifm. den nødvendige besparelse i AAU Fælles Service, har universitetsdirektøren som følge af drøftelserne i det Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service den 21. og 28. september 2016, besluttet, at der åbnes mulighed for at indgå afværgeforanstaltninger i perioden fra 30. september til 18. oktober 2016, hvorefter universitetsdirektøren vurderer behovet for og træffer beslutning om igangsættelse af personalereduktioner samt omfanget af disse, af hensyn til 2017 budgettet for Fælles Service. En seniorordning forudsætter ikke en obligatorisk fratrædelse. Anvendelsen af seniorordninger etableres efter en konkret og individuel vurdering og kan i den forestående afværgesituation suppleres med en aftale om et fratrædelsestidspunkt, hvor medarbejderen efter egen opsigelse fratræder sin stilling. Seniorordninger, der suppleres med en aftale om fratræden, hvor medarbejderen efter egen opsigelse fratræder sin stilling, vil i et vist omfang medvirke som en afværgeforanstaltning til at begrænse antallet af uansøgte afskedigelser. Procedure for indgåelse af aftalerne Ansøgninger om seniorordning kan indgives på alle tider af året i medfør af universitetets seniorpolitik. Ansøgninger om seniorordning indgivet til nærmeste leder inden onsdag den 12. oktober 2016 kl. 12:00 kan i et vist omfang medvirke til at begrænse antallet af uansøgte afskedigelser i 2016, herunder især hvis seniorordningen er kombineret med en aftale om fratrædelsestidspunkt, hvor medarbejderen efter egen opsigelse fratræder sin stilling. Ansøgningen drøftes herefter med HR-afdelingen og den forelægges for universitetsdirektøren, som træffer endelig beslutning. Hvis du som medarbejder i Fælles Service er interesseret i at søge om indgåelse af en aftale om seniorordning, skal du sende din ansøgning til lederen for det område du er ansat på: Rektorsekretariatet AAU Kommunikation AAU IT Services Campus Service AUB Fælles Service CPH Studieservice Økonomiafdelingen HR-afdelingen Sekretariatsleder, Ulla Gjørling Sekretariatsleder, Ulla Gjørling IT Direktør, Flemming Koch Campus Direktør, Mogens Juul Møller Overbibliotekar, Niels Henrik Gylstorff Campuschef, Martin Vive Ivø Studiechef, Lone Vestergaard Økonomidirektør, Morten Winterberg HR-chef, Henrik H. Søndergaard Der stilles ingen formkrav til din ansøgning, ud over at den skal fremsendes pr. e-mail. Side 1 af 2
Bemærk: Du har ikke krav på at indgå en aftale, og der kan opstå situationer, hvor ledelsen bliver nødt til at afvise din ansøgning. Dette kan eksempelvis være tilfældet, hvis ledelsen vurderer, at indgåelse af en seniorordning ikke er forenelig med varetagelsen af den daglige drift eller at den konkrete ordning ikke er forenelig med den nuværende økonomiske situation. Ledelsen sørger for, at der gives en konkret og individuel tilbagemelding på hver enkelt ansøgning, uanset om der er tale om at afslag eller en imødekommelse af ansøgningen. Hvis du får afslag på din ansøgning vil det ikke påvirke dit fremadrettede ansættelsesforhold. Regelgrundlag og aftaleindhold De overordnede rammer for forskellige aftaler om fratrædelsesordninger findes i Cirkulære om aftale om Senior- og fratrædelsesordninger af 29. august 2011. Seniorordninger skal ses som en mulighed for at imødekomme seniorers særlige behov i arbejdstilrettelæggelse i form af nedtrapnings- og aftrædelsesordninger. Betingelser for at indgå senioraftale om aftrapning i tid (deltid) Det er en forudsætning for at indgå en seniorordning, at medarbejderen: - Er fyldt 60 år, når seniorordningen træder i kraft - Har været ansat i sammenlagt 10 år inden for staten eller folkekirken, når aftalen indgås. Hvis arbejdstiden efter nedsættelsen udgør mindst 15 timer pr. uge, er der mulighed for at aftale supplerende pensionsindbetaling. Indbetaling af det ekstra pensionsbidrag må højst svare til forskellen mellem det aktuelle, samlede pensionsbidrag og det samlede pensionsbidrag ved den hidtidige beskæftigelsesgrad. Pensionsbidragets størrelse afhænger af den overenskomst, man er ansat på. I vurderingen af en ansøgning om en senioraftale kan hensynet til anerkendelse af en mangeårig indsats, afslutning af særlige opgaver samt arbejdspladsens behov for kontinuerlig og fremtidig opgavevaretagelse indgå. Flere oplysninger om seniorordninger findes i AAU Håndbogen: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/571 Hvis du har spørgsmål, opfordrer jeg dig til at rette henvendelse til din leder, din tillidsrepræsentant eller HRafdelingen ved HR-chef, Henrik H. Søndergaard eller fuldmægtig Camilla S. Jakobsen. Side 2 af 2